ทำซ้ำระเบียนใน HubSpot

HubSpot จะลบล้างรายชื่อติดต่อโดยอัตโนมัติโดยใช้ที่อยู่อีเมลและบริษัทที่ใช้ชื่อโดเมน ID ระเบียนยังสามารถใช้เพื่อคัดลอกรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วผลิตภัณฑ์วัตถุที่เปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ (เช่นการนัดหมาย) และวัตถุที่กำหนดเองได้ด้วยตนเอง หากต้องการทำซ้ำผ่านการนำเข้าคุณสามารถรวมคุณสมบัติรหัสบันทึกหรือคุณสมบัติที่กำหนดเองที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกันในไฟล์นำเข้าของคุณ

การทำสำเนาอัตโนมัติใน HubSpot

HubSpot จะลบล้างรายชื่อผู้ติดต่อและบริษัทที่สร้างขึ้นใน CRM โดยอัตโนมัติ (เช่นการนำเข้าการส่งแบบฟอร์ม) ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• อนุมานผู้ติดต่อซ้ำโดยอัตโนมัติตามที่อยู่อีเมล
• แยกบริษัทตามชื่อโดเมนของบริษัทโดยอัตโนมัติ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้คุกกี้สำหรับการติดตามใน HubSpot หรือการจัดการการส่งแบบฟอร์มที่ซ้ำกัน

อนุมานผู้ติดต่อซ้ำโดยอัตโนมัติตามที่อยู่อีเมล

เมื่อมีการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ HubSpot จะมองหาค่าที่ตรงกันในคุณสมบัติ อีเมล  

• คู่มือ: หากคุณพยายามสร้างผู้ติดต่อด้วยตนเองด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกับผู้ติดต่อที่มีอยู่ HubSpot จะแจ้งเตือนคุณว่ามีผู้ติดต่ออยู่แล้วและคุณจะไม่สามารถเพิ่มผู้ติดต่อเพิ่มเติมได้
• การส่งแบบฟอร์ม: หากมีผู้ติดต่อในบัญชีของคุณที่มีที่อยู่อีเมลเดียวกันอยู่แล้วข้อมูลติดต่อใหม่จะถูกเพิ่มไปยังผู้ติดต่อที่มีอยู่ หากผู้ติดต่อส่งแบบฟอร์มพร้อมที่อยู่อีเมลสำรองที่อยู่อีเมลจะเขียนทับที่อยู่อีเมลที่มีอยู่สำหรับผู้ติดต่อ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการทำสำเนาการส่งแบบฟอร์ม HubSpot หรือแบบฟอร์มที่ไม่ใช่ของ HubSpot
• นำเข้า:
  • หากมีผู้ติดต่อในบัญชีของคุณที่ใช้อีเมลเดียวกันอยู่แล้วข้อมูลติดต่อใหม่จะถูกเพิ่มไปยังผู้ติดต่อที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่นหากคุณนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อที่มี "admin@hubspot.com" และผู้ติดต่อที่มีอยู่ในบัญชี HubSpot ของคุณมีอีเมล "admin@hubspot.com" ข้อมูลที่นำเข้าจะถูกเพิ่มไปยังผู้ติดต่อที่มีอยู่นั้น
  • หากไฟล์นำเข้าของคุณมีอีเมลสำรองและคอลัมน์ Record ID และคุณกำลังใช้อีเมลสำรองเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอีเมลสำรองจะแทนที่อีเมลหลักในรายชื่อติดต่อที่มีอยู่ เพื่อป้องกันการเขียนทับอีเมลหลักอย่ารวมคอลัมน์ Record ID สำหรับสถานการณ์ข้างต้น
  • หากคุณไม่รวมคุณสมบัติอีเมลในการนำเข้าของคุณไฟล์นำเข้าแต่ละแถวของคุณจะถูกนำเข้าเป็นบันทึกการติดต่อใหม่
  • หากมีหลายระเบียนที่มีที่อยู่อีเมลเดียวกับผู้ติดต่อที่คุณนำเข้าอยู่แล้วคุณจะได้รับข้อผิดพลาดในการนำเข้าและผู้ติดต่อนั้นจะไม่ถูกนำเข้า 

อนุมานบริษัทโดยอัตโนมัติตามโดเมนของบริษัท

• คู่มือ: หากคุณพยายามสร้างบริษัทด้วยชื่อโดเมนเดียวกันกับโดเมนหลักของบริษัทที่มีอยู่แล้ว HubSpot จะแจ้งเตือนคุณว่ามีบริษัทอยู่แล้ว
• การส่งแบบฟอร์ม: หากการส่งแบบฟอร์มมีคุณสมบัติของบริษัทเมื่อรวมชื่อโดเมนของบริษัทบริษัทที่มีอยู่ที่ตรงกับโดเมนจะได้รับการอัปเดตหรือบริษัทใหม่จะถูกสร้างขึ้นหากโดเมนไม่ตรงกับค่าที่มีอยู่ เมื่อไม่มีโดเมนในการส่งถ้ามีบริษัทที่เกี่ยวข้องหลักของผู้ติดต่อจะได้รับการอัปเดต
• การนำเข้า: เมื่อเพิ่มผ่านการนำเข้าค่าชื่อโดเมนหลักและรองของบริษัทจะถูกใช้เพื่อหักบริษัทออกเว้นแต่คุณจะเลือกคุณสมบัติค่าที่ไม่ซ้ำกันที่กำหนดเองเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันแทน หากคุณใช้คุณสมบัติค่าที่ไม่ซ้ำกันที่กำหนดเองไฟล์ของคุณสามารถรวมชื่อโดเมนของบริษัทที่ซ้ำกันได้
  • หากมีบริษัทอยู่แล้วในบัญชีของคุณที่มีชื่อโดเมนเดียวกันหรือมีค่าคุณสมบัติ ID ที่ไม่ซ้ำกันที่กำหนดเองข้อมูลบริษัทใหม่จะถูกเพิ่มไปยังบริษัทที่มีอยู่
  • หากมีหลายบริษัทที่มีชื่อโดเมนเดียวกันหรือมีค่าคุณสมบัติ ID เฉพาะที่กำหนดเองอยู่แล้วคุณจะได้รับข้อผิดพลาดในการนำเข้าและบริษัทนั้นจะไม่ถูกนำเข้า 

• • หากคุณไม่มีชื่อโดเมนของบริษัทหลักหรือรองหรือคุณสมบัติ ID ที่ไม่ซ้ำกันอื่นที่กำหนดเองในการนำเข้าของคุณไฟล์แต่ละแถวของคุณจะถูกนำเข้าเป็นบริษัทใหม่

โปรดทราบ: บริษัทที่สร้างผ่าน API จะไม่ถูกคัดลอกโดยทรัพย์สินชื่อโดเมนของบริษัท ซึ่งรวมถึงแอปซิงค์ของบุคคลที่สามที่ติดตั้งไว้ 

การทำสำเนาด้วยตนเองใน HubSpot

คุณสามารถลบล้างออบเจ็กต์ที่ซ้ำกันได้ด้วยตนเอง (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อรายชื่อออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง) ที่สร้างขึ้นใน CRM ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ทำสำเนาระเบียนด้วยตนเองโดยคุณสมบัติ ID ระเบียน
• ทำซ้ำระเบียนด้วยตนเองตามคุณสมบัติค่าที่ไม่ซ้ำกันที่กำหนดเอง

ทำสำเนาระเบียนด้วยตนเองโดยคุณสมบัติ ID ระเบียน

เมื่อคุณต้องการนำเข้าผู้ติดต่อบริษัทข้อตกลงตั๋วผลิตภัณฑ์วัตถุที่เปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ (เช่นบริการ) หรือระเบียนวัตถุที่กำหนดเองคุณสามารถใช้คุณสมบัติ ID ระเบียนเพื่อจับคู่ระเบียนเหล่านี้กับระเบียนที่มีอยู่ใน HubSpot นี่คือคุณสมบัติเริ่มต้นที่จัดเก็บค่าที่ไม่ซ้ำกันของระเบียนและสามารถใช้เพื่อทำซ้ำระเบียนในระหว่างกระบวนการนำเข้าหรือเพื่อค้นหาระเบียนเฉพาะใน HubSpot

1. หากต้องการรับ ID ระเบียนให้ส่งออกระเบียนของคุณหรือดูค่าของระเบียนแต่ละรายการสำหรับ ID ระเบียนของพวกเขา
2. รวมคอลัมน์ ID ระเบียนในไฟล์ของคุณเมื่อคุณนำเข้าระเบียนของคุณลงใน HubSpot หากคุณรวมคอลัมน์ ID ระเบียนในไฟล์นำเข้าแถวใดๆที่ไม่มีค่าสำหรับ ID  ระเบียนจะสร้างระเบียนใหม่
3. ในระหว่างการนำเข้าคุณจะได้รับแจ้งให้จับคู่คอลัมน์กับ ID ระเบียน ในคอลัมน์คุณสมบัติ HubSpot

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้า ID ระเบียนและวิธีการตั้งค่าไฟล์นำเข้าของคุณ

ทำซ้ำระเบียนด้วยตนเองตามคุณสมบัติค่าที่ไม่ซ้ำกันที่กำหนดเอง

สำหรับออบเจ็กต์แต่ละรายการคุณสามารถสร้างคุณสมบัติที่กำหนดเองได้สูงสุดสิบรายการที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกัน เมื่อพร็อพเพอร์ตี้ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกันผู้ใช้จะไม่สามารถป้อนค่าเดียวกันสำหรับหลายระเบียนได้

ตัวอย่างเช่นบริษัทของคุณสร้างหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับการซื้อออนไลน์แต่ละครั้ง คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติหมายเลขคำสั่งซื้อที่ต้องใช้หมายเลขเฉพาะสำหรับแต่ละดีลได้ หากผู้ใช้พยายามสร้างหรือแก้ไขข้อตกลงโดยใช้ค่าหมายเลขคำสั่งซื้อที่มีอยู่ผู้ใช้จะได้รับแจ้งว่ามีการใช้หมายเลขนี้แล้วและจะไม่สามารถบันทึกข้อตกลงได้

ลักษณะการทำงานต่อไปนี้คาดหวังสำหรับคุณสมบัติค่าที่ไม่ซ้ำกัน:

• รองรับเมื่อสร้างหรือแก้ไขระเบียนใน HubSpot ด้วยตนเองและเมื่อสร้างอัปเดตหรือเชื่อมโยงระเบียนผ่านการนำเข้า
• ไม่รองรับในแบบฟอร์ม หากเป้าหมายของคุณคือการอัปเดตหรือเชื่อมโยงระเบียนที่มีอยู่ผ่านการส่งแบบฟอร์มขอแนะนำให้ใช้คุณสมบัติการลบข้อมูลซ้ำเริ่มต้นแทน (เช่นอีเมล ชื่อโดเมนของบริษัท รหัสระเบียน)
• รองรับเมื่อแปลงผู้เข้าชมเป็นผู้ติดต่อค่าที่พักของผู้เข้าชมที่ละเมิดข้อกำหนดด้านค่าที่ไม่ซ้ำกันจะถูกล้าง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการระบุผู้เข้าชม

ตรวจสอบรายชื่อผู้ติดต่อและบริษัทที่ซ้ำกันที่อาจเกิดขึ้นด้วยตนเอง

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

ตัวอย่างเช่นผู้ใช้มีสิทธิ์แก้ไขที่ตั้งค่าเป็นผู้ติดต่อทั้งหมดแต่ไม่มีสำหรับบริษัท ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเข้าถึงการจัดการผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเท่านั้น 

เครื่องมือการจัดการที่ซ้ำกันจะระบุรายการที่ซ้ำกันโดยการเปรียบเทียบค่าของระเบียนสำหรับคุณสมบัติต่อไปนี้:

• ผู้ติดต่อ: ชื่อนามสกุลที่อยู่อีเมลประเทศ IP หมายเลขโทรศัพท์รหัสไปรษณีย์และชื่อบริษัท
• บริษัท: ชื่อโดเมนบริษัทชื่อบริษัทประเทศ/ภูมิภาคหมายเลขโทรศัพท์และอุตสาหกรรม

เครื่องมือจะคำนวณผลลัพธ์โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างผู้ติดต่อและบริษัทใหม่ นอกจากนี้ยังจะตรวจสอบวันละครั้งหากไม่มีการสร้างบันทึกในวันที่ระบุ

ใช้เครื่องมือจัดการรายการที่ซ้ำกัน

1. ไปที่รายชื่อผู้ติดต่อหรือบริษัท:
   
   • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
   • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
2. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกจัดการรายการที่ซ้ำกัน
3. ดูรายชื่อผู้ติดต่อหรือคู่บริษัทที่ซ้ำกันสำหรับรีวิวของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูเมื่อมีการระบุรายการที่ซ้ำกันล่าสุด

โปรดทราบ: เหนือตารางตรวจสอบรายการซ้ำล่าสุดในวันที่ [วันที่] หมายถึงครั้งสุดท้ายที่มีการระบุรายการซ้ำโดยการสแกน

4. วิธีเพิ่มหรือลบคอลัมน์ในตาราง:
   • บนส่วนหัวของคอลัมน์ให้คลิverticalMenuIcon ไอคอน verticalMenuIcon สามจุดแนวตั้งจากนั้นเลือกเพิ่มคอลัมน์หรือ ลบคอลัมน์
   • ในกล่องป็อปอัพให้เลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการเพิ่ม คุณสมบัติที่เพิ่มจะแสดงเป็นคอลัมน์เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเมื่อตรวจสอบระเบียนที่ซ้ำกัน 
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลง  คุณสมบัติเหนือตารางจากนั้นเลือกเกณฑ์เพื่อกรองระเบียน คุณสามารถกรองตามเจ้าของ วันที่สร้างวันที่ กิจกรรมล่าสุดและวัน ที่ค้นพบ (วันที่อาจพบวันที่ซ้ำกัน) สำหรับผู้ติดต่อคุณยังสามารถกรองตามระยะวงจรชีวิต
6. คลิกตรวจสอบถัดจากคู่ของผู้ติดต่อหรือบริษัทเพื่อมุ่งเน้นไปที่คู่ของรายการที่ซ้ำกันที่เป็นไปได้คู่เดียว ในกล่องโต้ตอบคุณสามารถเปรียบเทียบคุณสมบัติระเบียนและวิเคราะห์ระเบียนที่จะเก็บไว้
   
   • หากต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติที่จะแสดงเมื่อเปรียบเทียบระเบียนให้คลิกตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อตรวจสอบ คลิกใช้เมื่อคุณเลือกที่พักแล้ว
   • เลือกรายชื่อติดต่อ/บริษัทที่คุณต้องการเก็บไว้จากนั้นคลิก ผสาน หรือเลือกคุณสมบัติผู้ติดต่อ/บริษัทที่คุณต้องการเก็บไว้จากแต่ละระเบียน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมรายชื่อผู้ติดต่อหรือบริษัทใน HubSpot
   • หากระเบียนทั้งสองไม่ซ้ำกันในกล่องโต้ตอบให้คลิกยกเลิก ในตารางให้คลิกปฏิเสธเพื่อลบคู่ที่ระบุนี้ออกจากแดชบอร์ดจัดการการทำซ้ำ คำแนะนำที่ถูกปฏิเสธจะไม่ปรากฏในเครื่องมือที่ซ้ำกันเพื่อดำเนินการต่อ

7. วิธีปฏิเสธคำแนะนำที่ซ้ำกันเป็นกลุ่ม:

   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากระเบียนที่ต้องการ

   • ที่ด้านบนของตารางให้คลิก ปฏิเสธ บันทึกจะถูกลบออกจากแดชบอร์ดและจะไม่ปรากฏเป็นข้อเสนอแนะในอนาคต

   โปรดทราบ: หากเรคคอร์ดจากข้อเสนอแนะที่ถูกปฏิเสธก่อนหน้านี้ถูกรวมเข้ากับเรคคอร์ดอื่นเรคคอร์ดนั้นอาจปรากฏในเครื่องมือที่ซ้ำกันอีกครั้ง

8. วิธียกเลิกคู่ที่ถูกปฏิเสธ:
   • ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันที่ถูกปฏิเสธ
   • คลิกเลิกทำ
9. ในการรวมระเบียนที่ซ้ำกันเป็นกลุ่ม:
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากระเบียนที่ต้องการ
   • ที่ด้านบนของตารางให้คลิกตรวจสอบ
   • ในกล่องโต้ตอบให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเกณฑ์การผสานจากนั้นเลือกเกณฑ์ที่กำหนดวิธีการผสานระเบียน:
     • การมีส่วนร่วมล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีค่าล่าสุดสำหรับคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมล่าสุด การมีส่วนร่วมที่ส่งผลกระทบต่อคุณสมบัตินี้รวมถึงการโต้ตอบกับหน้าเว็บไซต์แบบฟอร์มเอกสารลิงก์การประชุมหรืออีเมลแบบตัวต่อตัวที่ติดตาม
     • การมีส่วนร่วมที่เก่าที่สุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีค่าที่เก่าที่สุดสำหรับคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมครั้งล่าสุด
     • สร้างก่อน: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่เก่าแก่ที่สุดตามคุณสมบัติสร้างวันที่
     • สร้างล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนใหม่ล่าสุดตามคุณสมบัติสร้างวันที่
     • อัพเดทล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีการอัพเดทมูลค่าทรัพย์สินล่าสุด คุณสมบัติทั้งหมดรวมถึงคุณสมบัติ HubSpot ภายในที่ซ่อนอยู่จะได้รับการประเมิน
   • คลิกผสานทั้งหมด

หากคุณทราบเรคคอร์ดที่คุณต้องการรวมอยู่แล้วให้เรียนรู้วิธีรวมเรคคอร์ดแต่ละรายการ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อรวมรายชื่อติดต่อหรือบริษัทเข้าด้วยกัน

จัดการกฎซ้ำที่กำหนดเอง (เบต้า)

หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชีที่ลงทะเบียนในเบต้าสาธารณะของสร้างกฎที่กำหนดเองเพื่อจัดการระเบียนที่ซ้ำกันคุณสามารถกำหนดกฎที่กำหนดเองที่เรียกใช้การแจ้งเตือนระเบียนที่ซ้ำกันได้ สร้างกฎได้สูงสุดสองกฎต่อวัตถุ

วิธีกำหนดค่ากฎที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. ในส่วน จัดการการทำซ้ำให้คลิกสร้างกฎที่กำหนดเอง
4. ในแผงด้านขวา:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุและเลือก วัตถุ
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์ที่พักแล้วเลือกที่ พัก คุณสามารถเลือกได้สูงสุดสามข้อ
   • ในฟิลด์ข้อความกฎชื่อให้ป้อน ชื่อ
   • เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก สร้าง
5. ในส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกชื่อออบเจ็กต์ที่คุณสร้างกฎ
6. คลิกชื่อกฎที่แถบด้านซ้าย
7. ตรวจสอบตารางรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้น

วิธีลบกฎที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. ในส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกการดำเนินการแล้วเลือกจัดการกฎ
4. ในแผงด้านขวาให้เลื่อนเมาส์ไปที่กฎแล้วคลิก ลบ
5. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก X

ดูบันทึกการตรวจสอบสำหรับการจัดการที่ซ้ำกัน

ดูบันทึกการตรวจสอบที่แชร์ข้อมูลเกี่ยวกับระเบียนที่จดทะเบียนอัตโนมัติและคำแนะนำที่ถูกปฏิเสธเมื่อเร็วๆนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามการดำเนินการอัตโนมัติที่ดำเนินการโดยระบบได้ดียิ่งขึ้นโดยไม่ต้องบันทึกการผสานด้วยตนเอง

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. คลิกการดำเนินการจากนั้นคลิกดูประวัติเพื่อเข้าถึงบันทึกการตรวจสอบ