Deduplikering af poster i HubSpot

HubSpot fjerner automatisk dubletter blandt kontakter ved hjælp af e-mailadresser og blandt virksomheder ved hjælp af domænenavne. Record-id’er kan også bruges til manuelt at fjerne dubletter blandt kontakter, virksomheder, aftaler, tickets, produkter, administratoraktiverede objekter (f.eks. aftaler) og brugerdefinerede objekter. For at fjerne dubletter via import kan du medtage egenskaben Record-id eller brugerdefinerede egenskaber, der kræver unikke værdier, i din importfil.

Automatisk deduplikering i HubSpot

HubSpot deduplicerer automatisk kontakter og virksomheder, der oprettes i CRM (f.eks. import, formularindsendelser) på følgende måder:

• Fjern automatisk dubletter af kontakter efter e-mailadresse
• Automatisk deduplikering af virksomheder efter virksomhedens domænenavn

Få mere at vide om, hvordan cookies bruges til sporing i HubSpot, eller

du administrerer dubletter i formularindsendelser.

Automatisk fjernelse af dubletter blandt kontakter efter e-mailadresse

Når en ny kontakt tilføjes, vil HubSpot søge efter en matchende værdi i egenskaben E-mail. 

• Manuelt: Hvis du forsøger at oprette en kontakt manuelt med samme e-mailadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot advare dig om, at der allerede findes en kontakt, og du vil ikke kunne tilføje den ekstra kontakt.
• Formularindsendelse: Hvis der allerede findes en kontakt i din konto med den samme e-mailadresse, tilføjes de nye kontaktoplysninger til den eksisterende kontakt. Hvis kontakten indsender en formular med sin sekundære e-mailadresse, overskriver e-mailadressen den eksisterende e-mailadresse for kontakten. Få mere at vide om indstillingerne for deduplikering af formularindsendelser i HubSpot eller formularer, der ikke er fra HubSpot.
• Import:
  • Hvis der allerede findes en kontakt i din konto med den samme e-mailadresse, vil de nye kontaktoplysninger blive tilføjet til den eksisterende kontakt. Hvis du f.eks. importerer en liste over kontakter, der indeholder "admin@hubspot.com", og en eksisterende kontakt i din HubSpot-konto har e-mailadressen "admin@hubspot.com", vil de importerede oplysninger blive tilføjet til den eksisterende kontakt.
  • Hvis din importfil indeholder kolonner med sekundær e-mail og rekord-id, og du bruger den sekundære e-mail som unik identifikator, erstatter den sekundære e-mail den primære e-mail på den eksisterende kontakt. For at forhindre overskrivning af den primære e-mail skal du ikkemedtage kolonnenmed rekord-id i ovenstående scenario.
  • Hvis du ikke inkluderer e-mail-egenskaben i din import, importeres hver række i din importfil som en ny kontaktpost.
  • Hvis der allerede findes flere poster med samme e-mailadresse som en kontakt, du importerer, får du en importfejl, og den pågældende kontakt importeres ikke. 

Fjern automatisk dubletter af virksomheder efter virksomhedsdomæne

• Manuelt: Hvis du forsøger at oprette en virksomhed manuelt med det samme domænenavn som en eksisterende virksomheds primære domæne, vil HubSpot advare dig om, at en virksomhed allerede findes.
• Formularindsendelse: hvis en formularindsendelse indeholder virksomhedsegenskaber, og virksomhedens domænenavn er angivet, opdateres en eksisterende virksomhed, der matcher domænet, eller der oprettes en ny, hvis domænet ikke matcher en eksisterende værdi. Når der ikke er noget domæne i indsendelsen, opdateres kontaktens primære tilknyttede virksomhed, hvis det er relevant.
• Import: Når der tilføjes via import, bruges de primære og sekundære værdier for virksomhedens domænenavn til at fjerne dubletter af virksomheder, medmindre du i stedet har valgt en brugerdefineret unik værdi som den unikke identifikator. Hvis du bruger en brugerdefineret unik værdi, kan din fil indeholde dubletter af virksomhedens domænenavne.
  • Hvis der allerede findes en virksomhed i din konto med det samme domænenavn eller den samme brugerdefinerede unikke ID-egenskabsværdi, tilføjes de nye virksomhedsoplysninger til den eksisterende virksomhed.
  • Hvis der allerede findes flere virksomheder med det samme domænenavn eller den samme brugerdefinerede unikke ID-egenskabsværdi, får du en importfejl, og den pågældende virksomhed importeres ikke. 

• • Hvis du ikke inkluderer det primære eller sekundære virksomhedsdomænenavneller en anden brugerdefineret unik ID-egenskab i din import, importeres hver række i din fil som en ny virksomhed.

Bemærk: Virksomheder oprettet via API vil ikke blive dedupliceret ved hjælp af egenskaben Virksomhedsdomænenavn. Dette omfatter installerede tredjepartssynkroniseringsapps.

Manuel deduplikering i HubSpot

Du kan manuelt deduplicere objekter (f.eks. kontakter, lister, brugerdefinerede objekter), der er oprettet i CRM, på følgende måder:

• Manuelt at fjerne dubletter af poster ved hjælp afegenskaben Post-ID
• Manuelt fjerne dubletter af poster ved hjælp af egenskaber med brugerdefinerede unikke værdier

Manuelt deduplicere poster ved hjælp af egenskaben Record ID

Når du vil importere poster for kontakter, virksomheder, aftaler, tickets, produkter, administratoraktiverede objekter (f.eks. service) eller brugerdefinerede objekter, kan du bruge egenskaben Record ID til at matche disse poster med eksisterende poster i HubSpot. Dette er en standardegenskab, der gemmer den unikke værdi for posten og kan bruges til at fjerne dubletter under importprocessen eller til at søge efter en bestemt post i HubSpot.

1. For at få Record ID'erne skal du eksportere dine poster eller se værdien for en enkelt posts Record ID.
2. Inkluder en kolonne med Record ID i din fil, når du importerer dine poster til HubSpot. Hvis du inkluderer kolonnen Record ID i din importfil, vil alle rækker uden en værdi for Record IDoprette nye poster.
3. Under importen bliver du bedt om at matche kolonnen med Record ID i HubSpot-egenskabskolonnen .

Få mere at vide om import af rekord-id'er, oghvordan du konfigurerer dine importfiler.

Fjern dubletter manuelt ved hjælp af brugerdefinerede egenskaber med unikke værdier

For hvert objekt kan du oprette op til ti brugerdefinerede egenskaber, der kræver unikke værdier. Når en egenskab kræver unikke værdier, kan brugerne ikke indtaste den samme værdi for flere poster.

For eksempel opretter din virksomhed et ordrenummer for hvert onlinekøb. Du kan oprette en egenskab for ordrenummer, der kræver et unikt nummer for hver aftale. Hvis en bruger forsøger at oprette eller redigere en aftale ved hjælp af en eksisterende ordrenummerværdi, får vedkommende besked om, at nummeret allerede er i brug, og kan ikke gemme aftalen.

Følgende adfærd forventes for egenskaber med unikke værdier:

• Understøttes ved manuel oprettelse eller redigering af en post i HubSpot og ved oprettelse, opdatering eller sammenkædning af poster via import.
• Understøttes ikke i formularer. Hvis dit mål er at opdatere eller knytte eksisterende poster via formularindsendelser, anbefales det i stedet at bruge standardegenskaberne til deduplikering (dvs. e-mail, virksomhedsdomænenavn, post-id).
• Understøttes ved konvertering af besøgende til kontakter; værdier for besøgendeegenskaber, der overtræder kravene til unikke værdier, slettes. Få mere at vide om identifikation af besøgende.

Gennemgå potentielle dubletter af kontakter og virksomheder manuelt

Forstå kravene

For eksempel har en brugerredigeringsrettighederindstillet til Alle kontakter, men Ingen for virksomheder. Dette giver dem kun adgang til at administrere kontaktduplikater.

Værktøjet til duplikatadministration identificerer duplikater ved at sammenligne oplysningernes værdier for følgende egenskaber:

• Kontakter: Fornavn, efternavn, e-mailadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Virksomheder: Virksomhedsdomænenavn, virksomhedsnavn, land/region, telefonnummer og branche.

Værktøjet beregner automatisk resultaterne, når der oprettes nye kontakter og virksomheder. Det tjekker også en gang dagligt, hvis der ikke er oprettet nogen poster på den pågældende dag.

Brug værktøjet til håndtering af dubletter

1. Gå til kontakter eller virksomheder:
   
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
2. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefterAdministrer dubletter.
3. Se en liste over par af dubletter af kontakter eller virksomheder, som du kan gennemgå. Du kan også se, hvornår de seneste dubletter blev identificeret.

Bemærk: Over tabellen henviser Sidst kontrolleret for dubletter den [dato] til den sidste gang, en dublet blev identificeret ved en scanning.

4. Sådan tilføjer eller fjerner du kolonner i tabellen:
   • Klik på ikonet med de tre lodrette prikker i en kolonneoverskrift, og vælg derefter Tilføj kolonne eller Fjern kolonne.
   • I pop op-vinduet skal du vælge den egenskab, du vil tilføje. Tilføjede egenskaber vises som kolonner med yderligere detaljer, når du gennemgår dubletter. 
5. Klikpå rullemenuerne for egenskaberover tabellen, og vælg derefter kriterier for at filtrere posterne. Du kan filtrere efter Ejer, Oprettelsesdato, Seneste aktivitetsdato og Fundet dato (datoen, hvor den potentielle dublet blev fundet). For kontakter kan du også filtrere efter Livscyklusfase.
6. Klik på Gennemse ved siden af et par kontakter eller virksomheder for at fokusere på et enkelt par mulige dubletter. I dialogboksen kan du sammenligne postens egenskaber og analysere, hvilken post der skal bevares.
   
   • For at ændre, hvilke egenskaber der vises, når du sammenligner posterne, skal du klikke på Indstil egenskaber, der skal gennemgås. Klik på Anvend, når du har valgt egenskaberne.
   • Vælg denkontakt/virksomhed, du vil beholde, og klik derefter på Flet. Eller vælg de kontakt-/virksomhedsegenskaber, du vil beholde fra hver post. Få mere at vide om at flette kontakter eller virksomheder i HubSpot.
   • Hvis de to poster ikke er dubletter, skal du klikke på Annuller i dialogboksen. Klik på Afvis i tabellen for at fjerne dette identificerede par fra dashboardet Administrer dubletter. Afviste forslag vises ikke længere i værktøjet til dubletter.

7. Sådan afviser du flere forslag til dubletter på én gang:

   • Marker afkrydsningsfelterne ud for de ønskede poster.

   • Klik på Afvis øverst i tabellen. Posterne fjernes fra dashboardet og vises ikke længere som forslag.

   Bemærk: Hvis en post fra et tidligere afvist forslag flettes sammen med en anden post, kan den dukke op igen i værktøjet til dubletter.

8. Sådan fortryder du et afvist par:
   • Klik på Gennemse afviste dubletter øverst til højre.
   • Klik på Fortryd.
9. Sådan flettes duplikatposter i massevis:
   • Marker afkrydsningsfelterne ud for de ønskede poster.
   • Klik på Gennemse øverst i tabellen.
   • Klik på rullemenuen Sammenfletningskriterier i dialogboksen, og vælg derefter det kriterium, der bestemmer, hvordan posterne skal sammenfletnes:
     • Seneste interaktion: Alle valgte poster flettes sammen med den post, der har den seneste værdi for egenskabenDato for seneste interaktion. Interaktioner, der påvirker denne egenskab, omfatter interaktioner med websider, formularer, dokumenter, mødelinks eller sporede en-til-en-e-mails.
     • Ældste interaktion: Alle valgte poster flettes sammen med den post, der har den ældste værdi for egenskabenDato for sidste interaktion.
     • Oprettet først: Alle valgte poster flettes sammen til den ældste post baseret på egenskabenOprettelsesdato.
     • Oprettet sidst: Alle valgte poster flettes sammen til den nyeste post baseret på egenskabenOprettelsesdato.
     • Senest opdateret: Alle valgte poster flettes sammen med den post, der har den seneste opdatering af egenskabsværdien. Alle egenskaber, herunder skjulte interne HubSpot-egenskaber, evalueres.
   • Klik på Sammenlæg alle.

Hvis du allerede ved, hvilke poster du vil flette, kan du læse, hvordan du fletter individuelle poster. Få mere at vide om, hvad der sker, når du fletter kontakter eller virksomheder.

Administrer brugerdefinerede regler for dubletter (BETA)

Hvis du er bruger på en konto, der er tilmeldt den offentlige betaversion af Opret brugerdefinerede regler til at administrere dubletter, kan du konfigurere brugerdefinerede regler, der udløser advarsler om dubletter. Opret op til to regler pr. objekt.

Sådan konfigurerer du en brugerdefineret regel:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til Datahåndtering > Datakvalitet.
2. Klik på fanenAdministrer dubletter.
3. Klik påOpret brugerdefineret regel iafsnittet Administrer dubletter.
4. I panelet til højre: 
   • Klik på rullemenuen "Vælg objekt ", og vælg etobjekt.
   • Klik pårullemenuen Egenskaber, og vælgegenskaber. Du kan vælge op til tre.
   • Indtast etnavn i tekstfeltetNavngiv regel.
   • Når du er færdig, skal du klikke påOpret.
5. I afsnittet "Administrer dubletter " skal du klikke pånavnet på det objekt, som du har oprettet reglen for.
6. Klik pånavnet på en regel i venstre sidepanel.
7. Gennemgå tabellen med potentielle dubletter.

Sådan sletter du en brugerdefineret regel:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til Datahåndtering > Datakvalitet.
2. Klik på fanenAdministrer dubletter.
3. I afsnittetAdministrer dubletter skal du klikke påHandlinger og dereftervælgeAdministrer regler.
4. Hold markøren over en regel i panelet til højre, og klik påSlet.
5. Når du er færdig, skal du klikke påX.

Se en revisionslog for håndtering af dubletter

Se en revisionslog, der indeholder oplysninger om nyligt automatisk sammenflettede poster og afviste forslag. Dette hjælper dig med bedre at spore automatiserede handlinger, der udføres af systemet, uden at manuelt sammenflettede poster vises.

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til Datahåndtering > Datakvalitet.
2. Klik på fanenAdministrer dubletter.
3. Klik påHandlinger, og klik derefter påVis historik for at få adgang til revisionsloggen.