HubSpot의 중복 레코드 제거

HubSpot은 이메일 주소를 사용하여 연락처를, 도메인 이름을 사용하여 기업을 자동으로 중복 제거합니다. 또한 레코드 ID를 사용하여 연락처, 기업, 거래, 티켓, 제품, 관리자 활성화 개체 (예: 약속) 및 사용자 정의 개체를 수동으로 중복 제거할 수도 있습니다 . 가져오기를 통해 중복 제거를 수행하려면, 가져오기 파일에 레코드 ID 속성이나 고유한 값이 필요한 사용자 정의 속성을 포함시키면 됩니다.

HubSpot의 자동 중복 제거

HubSpot은 CRM에서 생성된 연락처 및 기업(예: 가져오기, 양식 제출)에 대해 다음과 같은 방법으로 자동으로 중복을 제거합니다:

• 이메일 주소를 기준으로 연락처 자동 중복 제거
• 회사 도메인 이름을 기준으로 회사 자동 중복 제거

HubSpot에서 추적을 위해 쿠키가 사용되는 방식이나 양식 제출 중복 항목 관리 방법에 대해 자세히 알아보세요.

이메일 주소를 기준으로 연락처 자동 중복 제거

새로운 연락처가 추가되면 HubSpot은 이메일 속성에서 일치하는 값을 찾습니다. 

• 수동: 기존 연락처와 동일한 이메일 주소를 사용하여 수동으로 연락처를 생성하려고 하면, HubSpot에서 해당 연락처가 이미 존재한다는 알림을 표시하며 추가 연락처를 생성할 수 없습니다.
• 양식 제출: 계정에 동일한 이메일 주소를 가진 연락처가 이미 존재하는 경우, 새로운 연락처 정보가 기존 연락처에 추가됩니다. 연락처가 보조 이메일 주소로 양식을 제출하면, 해당 이메일 주소가 연락처의 기존 이메일 주소를 덮어씁니다. HubSpot 양식 제출 중복 제거 설정 또는 HubSpot 외부의 양식에 대해 자세히 알아보세요.
• 가져오기:
  • 계정에 동일한 이메일 주소를 가진 연락처가 이미 존재하는 경우, 새로운 연락처 정보가 기존 연락처에 추가됩니다. 예를 들어, "admin@hubspot.com"이 포함된 연락처 목록을 가져오고 HubSpot 계정에 "admin@hubspot.com"이라는 이메일을 가진 기존 연락처가 있는 경우, 가져온 정보는 해당 기존 연락처에 추가됩니다.
  • 가져오기 파일에 보조 이메일 및 레코드 ID 열이 포함되어 있고 보조 이메일을 고유 식별자로 사용하는 경우, 보조 이메일이 기존 연락처의 기본 이메일을 대체합니다. 기본 이메일이 덮어쓰는 것을 방지하려면 위 시나리오에서 레코드ID 열을 포함하지 마십시오.
  • 가져오기 파일에 이메일 속성이 포함되어 있지 않은 경우 , 가져오기 파일의 각 행이 새로운 연락처 레코드로 가져오게 됩니다.
  • 가져오려는 연락처와 동일한 이메일 주소를 가진 레코드가 이미 여러 개 존재하는 경우, 가져오기 오류가 발생하며 해당 연락처는 가져오지 않습니다. 

회사 도메인을 기준으로 회사 중복 항목 자동 제거

• 수동: 기존 회사의 기본 도메인과 동일한 도메인 이름으로 회사를 수동으로 생성하려고 하면, HubSpot에서 해당 회사가 이미 존재한다는 알림을 표시합니다.
• 양식 제출: 양식 제출 내용에 회사 속성이 포함되어 있고 '회사 도메인 이름'이 포함된 경우, 해당 도메인을 가진 기존 회사가 업데이트됩니다. 제출 내용에 도메인이 없는 경우, 해당되는 경우 연락처의 주 연관 회사가 업데이트됩니다.
• 가져오기: 가져오기를 통해 추가할 경우, 고유 식별자로 사용자 지정 고유 값 속성을 선택하지 않은 한, 기본 및 보조 회사 도메인 이름 값이 회사 중복 제거에 사용됩니다. 사용자 지정 고유 값 속성을 사용하는 경우, 파일에는 중복된 회사 도메인 이름이 포함될 수 있습니다.
  • 계정에 동일한 도메인 이름이나 사용자 지정 고유 ID 속성 값을 가진 회사가 이미 존재하는 경우, 새로운 회사 정보는 기존 회사에 추가됩니다.
  • 동일한 도메인 이름이나 사용자 지정 고유 ID 속성 값을 가진 회사가 이미 여러 개 존재하는 경우, 가져오기 오류가 발생하며 해당 회사는 가져오지 않습니다. 

• • 가져오기에 기본 또는 보조 회사 도메인 이름이나다른 사용자 지정 고유 ID 속성을 포함하지 않으면, 파일의 각 행이 새로운 회사로 가져오게 됩니다.

참고: API를 통해 생성된 회사는 '회사 도메인 이름' 속성을 기준으로 중복 제거되지 않습니다. 여기에는 설치된 타사 동기화 앱도 포함됩니다.

HubSpot에서 수동 중복 제거

CRM에서 생성된 개체(예: 연락처, 리스팅, 사용자 정의 개체)는 다음 방법들을 통해 수동으로 중복을 제거할 수 있습니다:

• 레코드 ID 속성을사용하여 레코드 중복 제거
• 사용자 정의 고유 값 속성을 사용하여 레코드 중복 제거

레코드 ID 속성을 사용하여 레코드 중복 제거

연락처, 회사, 거래, 티켓, 제품, 관리자 활성화 개체(예: 서비스) 또는 사용자 정의 개체 레코드를 가져올 때, 레코드 ID 속성을 사용하여 이러한 레코드를 HubSpot의 기존 레코드와 매칭할 수 있습니다. 이는 레코드의 고유 값을 저장하는 기본 속성으로, 가져오기 과정에서 레코드를 중복 제거하거나 HubSpot에서 특정 레코드를 검색하는 데 사용할 수 있습니다.

1. 레코드 ID를 확인하려면 레코드를 내보내거나 개별 레코드의 레코드 ID 값을 확인하세요.
2. 레코드를 HubSpot으로 가져올 때 파일에 레코드 ID 열을 포함하십시오. 가져오기 파일에 레코드 ID 열을 포함하면, 레코드 ID값이 없는 행은 새 레코드로 생성됩니다.
3. 가져오기 과정에서 HubSpot 속성 열의 '레코드 ID'와 해당 열을 매칭하라는 메시지가 표시됩니다.

레코드 ID 가져오기및 가져오기 파일 설정방법에 대해 자세히 알아보세요 .

고유 값이 필요한 사용자 지정 속성을

사용하여 레코드를 수동으로 중복 제거하기

각 개체에 대해 고유 값이 필요한 사용자 지정 속성을 최대 10개까지 생성할 수 있습니다. 속성에 고유 값이 필요한 경우, 사용자는 여러 레코드에 동일한 값을 입력할 수 없습니다.

예를 들어, 귀사에서 온라인 구매 건마다 주문 번호를 생성한다고 가정해 보겠습니다. 각 거래에 대해 고유한 번호를 요구하는 '주문 번호' 속성을 설정할 수 있습니다. 사용자가 기존 주문 번호 값을 사용하여 거래를 생성하거나 편집하려고 하면, 해당 번호가 이미 사용 중이라는 알림이 표시되며 거래를 저장할 수 없게 됩니다.

고유 값 속성에 대해서는 다음과 같은 동작이 예상됩니다:

• HubSpot에서 레코드를 수동으로 생성하거나 편집할 때, 그리고 가져오기를 통해 레코드를 생성, 업데이트 또는 연결할 때 지원됩니다.
• 양식에서는 지원되지 않습니다. 양식 제출을 통해 기존 레코드를 업데이트하거나 연결하려는 경우, 대신 기본 중복 제거 속성(예: 이메일, 회사 도메인 이름, 레코드 ID)을 사용하는 것이 좋습니다.
• 방문자를 연락처로 변환할 때 지원됩니다. 고유 값 요구 사항을 위반하는 방문자 속성 값은 삭제됩니다. 방문자 식별에 대해 자세히 알아보세요.

중복 가능성이 있는 연락처 및 회사를 수동으로 검토하세요

요구 사항 이해하기

예를 들어, 사용자의편집 권한이 '모든 연락처'에는 설정되어 있지만 '모든 기업'에는 설정되어 있지 않은 경우, 해당 사용자는 연락처 중복 항목만 관리할 수 있습니다.

중복 관리 도구는 다음 속성에 대한 레코드 값을 비교하여 중복 항목을 식별합니다:

• 연락처: 이름, 성, 이메일 주소, IP 국가, 전화번호, 우편번호, 회사명.
• 기업: 기업 도메인 이름, 기업명, 국가/지역, 전화번호, 업종.

이 도구는 새로운 연락처 및 회사가 생성될 때마다 결과를 자동으로 계산합니다. 또한 해당 날에 레코드가 생성되지 않은 경우 하루에 한 번씩 확인합니다.

중복 관리 도구 사용

1. 연락처 또는 회사로 이동:
   
   • 연락처: HubSpot 계정에서 CRM > 연락처로 이동합니다.
   • 기업: HubSpot 계정에서 CRM > 회사로 이동합니다.
2. 오른쪽 상단에서 '작업'을 클릭한 다음'중복 항목 관리'를 선택하세요.
3. 검토를 위해 중복된 연락처 또는 회사 쌍 목록을 확인하세요. 가장 최근에 중복 항목이 식별된 시점도 확인할 수 있습니다.

참고: 표 상단의 '중복 마지막 확인일: [날짜]'는 스캔을 통해 중복이 마지막으로 식별된 시점을 나타냅니다.

• 표의 열을 추가하거나 제거하려면:
  • 열 머리글에서 세 개의 수직 점으로 된 메뉴 아이콘을 클릭한 다음, '열 추가' 또는 '열 제거'를 선택합니다.
  • 팝업 상자에서 추가할 속성을 선택합니다. 추가된 속성은 중복 레코드를 검토할 때 추가 세부 정보를 제공하는 열로 표시됩니다. 
• 표 상단의 속성드롭다운 메뉴를클릭한 다음, 레코드를 필터링할 기준을 선택합니다. 소유자, 생성 날짜, 마지막 활동 날짜 및 발견 날짜 (중복 가능성이 있는 레코드가 발견된 날짜)로 필터링할 수 있습니다. 연락처의 경우 라이프사이클 단계로도 필터링할 수 있습니다.
• 중복 가능성이 있는 한 쌍의 연락처나 기업을 집중적으로 검토하려면 해당 항목 옆에 있는 '검토'를 클릭하세요. 대화 상자에서 레코드 속성을 비교하고 유지할 레코드를 분석할 수 있습니다.
  
  • 레코드 비교 시 표시할 속성을 변경하려면 '검토할 속성 설정'을 클릭하세요. 속성을 선택한 후 '적용'을 클릭하세요.
  • 유지할 연락처/기업을 선택한 다음 '병합'을 클릭합니다. 또는 각 레코드에서 유지할 연락처/기업 속성을 선택합니다. HubSpot에서 연락처 또는 기업 병합에 대해 자세히 알아보세요.
  • 두 레코드가 중복이 아닌 경우, 대화 상자에서 '취소'를 클릭하세요. 표에서 '거부'를 클릭하여 중복 관리 대시보드에서 식별된 이 쌍을 제거하세요 . 거부된 제안은 앞으로 중복 도구에서 더 이상 표시되지 않습니다.

• 중복 제안 사항을 일괄적으로 거부하려면:
  • 원하는 레코드 옆의 확인란 을 선택합니다.
  • 테이블 상단의 '거부'를 클릭합니다. 해당 레코드는 대시보드에서 제거되며, 앞으로는 제안으로 표시되지 않습니다.

  참고: 이전에 거부된 제안의 레코드가 다른 레코드와 병합될 경우, 중복 항목 도구에서 다시 나타날 수 있습니다.

• 거부된 쌍을 취소하려면:
  • 오른쪽 상단에서 '거부된 중복 항목 검토'를 클릭합니다.
  • '취소'를 클릭합니다.
• 중복 레코드를 일괄 병합하려면:
  • 원하는 레코드 옆의 확인란 을 선택합니다.
  • 표 상단에서 '검토'를 클릭합니다.
  • 대화 상자에서 '병합 기준' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 레코드를 병합하는 방식을 결정하는 기준을 선택합니다:
    • 가장 최근의 참여: 선택한 모든 레코드가 '마지막 참여 날짜' 속성의 값이 가장 최근인 레코드로 병합됩니다. 이 속성에 영향을 미치는 참여 활동에는 웹 페이지, 양식, 문서, 회의 링크 또는 추적된 일대일 이메일과의 상호 작용이 포함됩니다.
    • 가장 오래된 참여: 선택한 모든 레코드가 '마지막 참여 날짜' 속성의 값이 가장 오래된 레코드로 병합됩니다.
    • 최초 생성: 선택한 모든 레코드가 '생성 날짜' 속성을 기준으로 가장 오래된 레코드로 병합됩니다.
    • 생성일 기준 최신: 선택한 모든 레코드가 '생성일' 속성을 기준으로 가장 최근에 생성된 레코드로 병합됩니다.
    • 가장 최근에 업데이트됨: 선택한 모든 레코드가 속성 값이 가장 최근에 업데이트된 레코드로 병합됩니다. 숨겨진 내부 HubSpot 속성을 포함한 모든 속성이 평가됩니다.
  • '모두 병합'을 클릭합니다.

연락처 또는 회사를 병합할 때 발생하는 사항에 대해 자세히 알아보세요.

사용자 지정 중복 규칙 관리 (베타)

'중복 레코드 관리를 위한 사용자 지정 규칙 생성' 베타 프로그램에 등록된 계정의 사용자라면, 중복 레코드 알림을 트리거하는 사용자 지정 규칙을 구성할 수 있습니다. 개체당 최대 두 개의 규칙을 생성할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙을 구성하려면:

1. HubSpot 계정에서 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동합니다.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. '중복 관리'섹션에서'사용자 지정 규칙 만들기'를 클릭합니다.
4. 오른쪽 패널에서: 
   • '개체 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭하고개체를 선택합니다.
   • 속성 드롭다운메뉴를 클릭하고속성을 선택합니다. 최대 3개까지 선택할 수 있습니다.
   • '규칙 이름' 텍스트 필드에이름을 입력합니다.
   • 완료되면'생성'을 클릭합니다.
5. '중복 관리' 섹션에서 규칙을 생성한 개체이름을 클릭합니다.
6. 왼쪽 사이드바에서 규칙이름을 클릭하십시오.
7. 중복 가능성 표를 검토하십시오.

사용자 지정 규칙을 삭제하려면:

1. HubSpot 계정에서 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동합니다.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. '중복 관리 ' 섹션에서'작업'을클릭한다음'규칙 관리'를 선택합니다.
4. 오른쪽 패널에서 규칙 위에 마우스를 올린 후'삭제'를 클릭합니다.
5. 작업이 완료되면X를 클릭합니다.

중복 관리에 대한 감사 로그 보기

최근 자동 병합된 레코드 및 거부된 제안에 대한 정보를 공유하는 감사 로그를 확인하세요. 이를 통해 수동으로 병합된 레코드는 표시하지 않으면서 시스템이 수행한 자동화된 작업을 더 잘 추적할 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동합니다.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. '작업'을 클릭한 다음'내역 보기'를 클릭하여 감사 로그에 액세스합니다.