Desduplicar registros en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio. Los ID de registro también se pueden utilizar para desduplicar manualmente contactos, empresas, negocios, tickets, productos, objetos activados por el administrador (por ejemplo, citas) y objetos personalizados. Para desduplicar a través de la importación, puede incluir la propiedad ID de registro o propiedades personalizadas que requieran valores únicos en su archivo de importación.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos y empresas que se crean en el CRM (por ejemplo, importaciones, envíos de formularios) de las siguientes maneras:

• Desduplicar automáticamente contactos por dirección de correo electrónico
• Desduplicar automáticamente las empresas por nombre de dominio de la empresa

Obtén más información sobre cómo se utilizan las cookies para el seguimiento en HubSpot o la gestión de duplicados de envío de formularios.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico. 

• Manual: si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico que un contacto existente, HubSpot te avisará de que ya existe un contacto y no podrás añadir el contacto adicional.
• Envío de formularios: si ya existe un contacto en su cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la información del nuevo contacto se añadirá al contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Más información sobre la configuración de desduplicación de envío de formularios de HubSpot o formularios externos.
• Importación:
  • Si ya existe un contacto en su cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la información del nuevo contacto se añadirá al contacto existente. Por ejemplo, si importa una lista de contactos que incluye "admin@hubspot.com", y un contacto existente en su cuenta de HubSpot tiene el correo electrónico "admin@hubspot.com", la información importada se añadirá a ese contacto existente.
  • Si su archivo de importación contiene columnas de correo electrónico secundario e ID de registro y está utilizando el correo electrónico secundario como identificador único, el correo electrónico secundario sustituye al correo electrónico principal en el contacto existente. Para evitar que se sobrescriba el correo electrónico principal, no incluya la columna ID de registro para el escenario anterior.
  • Si no incluye la propiedad de correo electrónico en su importación, cada fila de su archivo de importación se importará como un nuevo registro de contacto.
  • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará. 

Desduplicar automáticamente empresas por dominio de empresa

• Manual: si intentas crear manualmente una empresa con el mismo dominio que el dominio principal de una empresa existente, HubSpot te avisará de que ya existe una empresa.
• Envío de formularios: si un envío de formularios incluye propiedades de empresa, cuando se incluya el dominio Empresa , se actualizará la empresa existente con ese dominio. Cuando no haya dominio en el envío, si procede, se actualizará la empresa asociada principal del contacto.
• Importación: cuando se añade a través de la importación, los valores de nombre de dominio de empresa principal y secundario se utilizan para desduplicar empresas a menos que haya seleccionado una propiedad de valor único personalizada como identificador único en su lugar. Si utiliza una propiedad de valor único personalizada, su archivo puede incluir nombres de dominio de empresa duplicados.
  • Si ya existe una empresa en su cuenta con el mismo nombre de dominio o valor de propiedad de ID único personalizado, la información de la nueva empresa se añadirá a la empresa existente.
  • Si ya existen varias empresas con el mismo nombre de dominio o valor de propiedad de ID único personalizado, recibirá un error de importación y esa empresa no se importará. 

• • Si no incluye el nombre de dominio principal o secundario de la empresa u otra propiedad de ID única personalizada en su importación, cada fila de su archivo se importará como una nueva empresa.

Atención: las empresas creadas a través de API no serán desduplicadas por la propiedad de empresa . Esto incluye las aplicaciones de sincronización de terceros instaladas. 

Desduplicación manual en HubSpot

Puedes desduplicar manualmente los objetos (por ejemplo, contactos, listados, objetos personalizados) que se crean en el CRM de las siguientes formas:

• Desduplicar registros manualmente por la propiedad ID de registro
• Desduplicar registros manualmente por propiedades de valor único personalizadas

Desduplicar registros manualmente por la propiedad ID de registro

Cuando desees importar registros de contactos, empresas, negocios, tickets, productos, objetos activados por el administrador (por ejemplo, servicios) u objetos personalizados, puede utilizar la propiedad de ID de registro para hacer coincidir estos registros con los registros existentes en HubSpot. Esta es una propiedad predeterminada que almacena el valor único del registro y se puede utilizar para desduplicar registros durante el proceso de importación, o para buscar un registro específico en HubSpot.

1. Para obtener los ID de registro, exporta tus registros o consulta el valor de un registro individual para su ID de registro.
2. Incluye una columna de ID de registro en tu archivo cuando importes tus registros a HubSpot. Si incluyes la columna ID de registro en tu archivo de importación, cualquier fila sin un valor para ID de registro creará nuevos registros.
3. Durante la importación, se te pedirá que hagas coincidir la columna con el ID de registro en la columna propiedad de HubSpot.

Más información sobre la importación de ID de registro y cómo ajustar los archivos de importación.

Desduplicar registros manualmente por propiedades de valor único personalizadas

Para cada objeto, puedes crear hasta diez propiedades personalizadas que requieren valores únicos. Cuando una propiedad requiere valores únicos, los usuarios no podrán introducir el mismo valor para varios registros.

Por ejemplo, su empresa crea un número de pedido para cada compra online. Puedes configurar una propiedad Número de pedido que requiera un número único para cada negocio. Si un usuario intenta crear o editar un negocio utilizando un número de pedido existente, se le notificará que el número ya está en uso y no podrá guardar el negocio.

Se espera el siguiente comportamiento para las propiedades de valor único:

• Se admite al crear o editar manualmente un registro en HubSpot, y al crear, actualizar o asociar registros mediante importación.
• No se admite en formularios. Si su meta es actualizar o asociar registros existentes a través de envíos de formularios, se recomienda utilizar en su lugar las propiedades de desduplicación predeterminadas (es decir, correo electrónico, nombre de dominio de empresa, ID de registro).
• Se admite al convertir visitantes en contactos; los valores de propiedad del visitante que infrinjan los requisitos de valor único se borrarán. Más información sobre la identificación de visitantes.

Revisar manualmente los posibles contactos y empresas duplicados

Comprender los requisitos

Por ejemplo, un usuario tiene permisos de Edición establecidos en Todos los Contactos pero Ninguno para empresas. Esto les permite acceder únicamente a la gestión de duplicados de contactos. 

La herramienta de gestión de duplicados identifica los duplicados comparando los valores de los registros para las siguientes propiedades:

• Contactos: Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico, País IP, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.
• Empresas: Nombre de dominio de la empresa, Nombre de la empresa, País/Región, Número de teléfono y Sector.

La herramienta calcula automáticamente los resultados a medida que se crean nuevos contactos y empresas. También comprobará una vez al día si no se ha creado ningún registro ese día concreto.

Utilice la herramienta de gestión de duplicados

1. Navegue hasta contactos o empresas:
   
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Gestionar duplicados.
3. Ver una lista de pares de contactos o empresas duplicadas para tu revisión. También puedes ver cuándo se identificaron los duplicados más recientes.

Nota: sobre la tabla, Última comprobación de duplicados en [fecha] se refiere a la última vez que se identificó un duplicado mediante un escaneado.

• Para añadir o eliminar columnas en la tabla:
  • En la cabecera de una columna, haga clic en el icono verticalMenuIcon tres puntos verticales y, a continuación, seleccione Añadir columna o Eliminar columna.
  • En el cuadro emergente, seleccione la propiedad que desea añadir. Se ha añadido la visualización de propiedades como columnas para obtener más detalles al revisar registros duplicados. 
• Haga clic en los menús desplegables de propiedades situados encima de la tabla y, a continuación, seleccione los criterios para filtrar los registros. Puedes filtrar por Propietario, Fecha de creación, Fecha de última actividad, y Fecha de descubrimiento (la fecha en que se encontró el posible duplicado). Para los contactos, también puedes filtrar por Etapa del ciclo de la vida.
• Haga clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas para centrarse en un único par de posibles duplicados. En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener.
  
  • Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, haz clic en Establecer propiedades a revisar. Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.
  • Selecciona el contacto/empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. O bien, seleccione las propiedades de contacto/empresa que desea conservar de cada registro. Más información sobre la fusión de contactos o empresas en HubSpot.
  • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados. Las sugerencias rechazadas no aparecerán en la herramienta de duplicados en adelante.

• Para rechazar sugerencias duplicadas en bloque:
  • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros deseados.
  • En la parte superior de la tabla, haga clic en Rechazar. Los registros se eliminarán del panel y no aparecerán como sugerencia en el futuro.

  Nota: Si un registro de una sugerencia rechazada anteriormente se fusiona con otro registro, podría volver a aparecer en la herramienta de duplicados.

• Para deshacer un par rechazado:
  • En la parte superior derecha, haga clic en Revisar duplicados rechazados.
  • Haz clic en Deshacer.
• Para fusionar registros duplicados en bloque:
  • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros deseados.
  • En la parte superior de la tabla, haga clic en Revisar.
  • En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Criterios de fusión y seleccione el criterio que decide cómo se fusionan los registros:
    • Interacción más reciente: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más reciente de la propiedadFecha de la última interacción. Las interacciones que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas web, formularios, documentos, enlaces a reuniones o correos electrónicos individuales rastreados.
    • Interacción más antigua: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedadFecha de la última interacción.
    • Creado primero: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más antiguo en función de la propiedadFecha de creación.
    • Creado en último lugar: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más reciente en función de la propiedadFecha de creación.
    • Actualización más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot.
  • Haz clic en Combinar todo.

Obtén más información sobre lo que ocurre cuando combinas contactos o empresas.

Gestión de reglas de duplicado personalizadas (BETA)

Si es usuario de una cuenta inscrita en la beta Crear reglas personalizadas para gestionar registros duplicados, puede configurar reglas personalizadas que desencadenen alertas de registros duplicados. Puede crear hasta dos reglas por objeto.

Para configurar una regla personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Calidad de los datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. En la sección Gestionar duplicados , haga clic en Crear regla personalizada.
4. En el panel derecho: 
   • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar objeto y seleccione un objeto.
   • Haga clic en el menú desplegable Propiedades y seleccione Propiedades. Puedes seleccionar hasta tres.
   • Introducir un nombre en el campo de texto Nombre de la regla .
   • Cuando haya terminado, haga clic en Crear.
5. En la sección Gestionar duplicados , haga clic en el nombre del objeto para el que creó la regla.
6. Haga clic en el nombre de una regla en la barra lateral izquierda.
7. Revise la tabla de duplicados potenciales.

Para eliminar una regla personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Calidad de los datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. En la sección Gestionar duplicados , haga clic en Acciones y seleccione Gestionar reglas.
4. En el panel derecho, sitúe el cursor sobre una regla y haga clic en Eliminar.
5. Cuando hayas terminado, haz clic en la X.

Ver un registro de auditoría para la gestión de duplicados

Ver un registro de auditoría que comparte información sobre los registros autofusionados recientemente y las sugerencias rechazadas. Esto le ayuda a realizar un mejor seguimiento de las acciones automatizadas llevadas a cabo por el sistema, sin que aparezcan registros fusionados manualmente.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Calidad de los datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Ver historial para acceder al registro de auditoría.