Deduplikowanie rekordów w HubSpot

HubSpot automatycznie usuwa duplikaty kontaktów na podstawie adresów e-mail oraz firm na podstawie nazw domen. Identyfikatory rekordów można również wykorzystać do ręcznego usuwania duplikatów kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, produktów, obiektów aktywowanych przez administratora (np. spotkań) oraz obiektów niestandardowych. Aby usunąć duplikaty podczas importu, w pliku importowym można uwzględnić właściwość „Identyfikator rekordu” lub właściwości niestandardowe wymagające unikalnych wartości.

Automatyczne usuwanie duplikatów w HubSpot

HubSpot automatycznie usuwa duplikaty kontaktów i firm utworzonych w CRM (np. poprzez importy, przesłane formularze) w następujący sposób:

• Automatyczne usuwanie duplikatów kontaktów na podstawie adresu e-mail
• Automatyczne usuwanie duplikatów firm na podstawie nazwy domeny firmy

Dowiedz się więcej o tym, jak pliki cookie są wykorzystywane do śledzenia w HubSpot lub zarządzania duplikatami przesłanych formularzy.

Automatyczne usuwanie duplikatów kontaktów na podstawie adresu e-mail

Gdy dodawany jest nowy kontakt, HubSpot szuka pasującej wartości we właściwości „E-mail ”. 

• Ręcznie: jeśli spróbujesz ręcznie utworzyć kontakt o tym samym adresie e-mail, co istniejący kontakt, HubSpot powiadomi Cię, że kontakt już istnieje, i nie będziesz w stanie dodać dodatkowego kontaktu.
• Przesłanie formularza: jeśli w Twoim koncie istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego kontaktu. Jeśli kontakt prześle formularz, podając swój dodatkowy adres e-mail, adres ten zastąpi istniejący adres e-mail dla tego kontaktu. Dowiedz się więcej o ustawieniach deduplikacji przesłanych formularzy w HubSpot lub o formularzach spoza HubSpot.
• Import:
  • Jeśli w Twoim koncie istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego kontaktu. Na przykład, jeśli zaimportujesz listę kontaktów zawierającą adres „admin@hubspot.com”, a istniejący kontakt w Twoim koncie HubSpot ma adres e-mail „admin@hubspot.com”, zaimportowane informacje zostaną dodane do tego istniejącego kontaktu.
  • Jeśli plik importu zawiera kolumny z dodatkowym adresem e-mail i identyfikatorem rekordu, a dodatkowy adres e-mail jest używany jako unikalny identyfikator, zastąpi on główny adres e-mail istniejącego kontaktu. Aby zapobiec nadpisaniu głównego adresu e-mail, nie należyuwzględniać kolumnyz identyfikatorem rekordu w powyższym scenariuszu.
  • Jeśli nie uwzględnisz właściwości „E-mail” w imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord kontaktu.
  • Jeśli istnieje już wiele rekordów o tym samym adresie e-mail, co importowany kontakt, pojawi się błąd importu, a kontakt nie zostanie zaimportowany. 

Automatyczne deduplikowanie firm według domeny firmy

• Ręcznie: jeśli spróbujesz ręcznie utworzyć firmę o tej samej nazwie domeny, co domena podstawowa istniejącej firmy, HubSpot wyświetli powiadomienie, że firma już istnieje.
• Przesłanie formularza: jeśli przesłany formularz zawiera właściwości firmy, a podana jest nazwa domeny firmy, istniejąca firma z tą domeną zostanie zaktualizowana. Jeśli w przesłanym formularzu nie ma domeny, w stosownych przypadkach zaktualizowana zostanie główna firma powiązana z danym kontaktem.
• Import: w przypadku dodania poprzez import wartości głównych i dodatkowych nazw domen firmy są wykorzystywane do deduplikacji firm, chyba że jako unikalny identyfikator wybrano niestandardową właściwość o unikalnej wartości. Jeśli używasz niestandardowej właściwości o unikalnej wartości, plik może zawierać zduplikowane nazwy domen firm.
  • Jeśli w Twoim koncie istnieje już firma o tej samej nazwie domeny lub wartości niestandardowej właściwości unikalnego identyfikatora, nowe informacje o firmie zostaną dodane do istniejącej firmy.
  • Jeśli istnieje już wiele firm o tej samej nazwie domeny lub wartości niestandardowej właściwości unikalnego identyfikatora, pojawi się błąd importu, a dana firma nie zostanie zaimportowana. 

• • Jeśli w pliku do importu nie uwzględnisz głównej lub dodatkowej nazwy domeny firmyani innej niestandardowej właściwości identyfikatora unikalnego, każdy wiersz pliku zostanie zaimportowany jako nowa firma.

Uwaga: firmy utworzone za pośrednictwem API nie będą deduplikowane na podstawie właściwości nazwy domeny firmy. Dotyczy to również zainstalowanych aplikacji synchronizacyjnych innych firm.

Ręczna deduplikacja w HubSpot

Możesz ręcznie deduplikować obiekty (np. kontakty, oferty, obiekty niestandardowe) utworzone w CRM w następujący sposób:

• Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawiewłaściwości Identyfikator rekordu
• Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawie niestandardowych właściwości o unikalnych wartościach

Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawie właściwości „Identyfikator rekordu”

Jeśli chcesz zaimportować rekordy kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, produktów, obiektów aktywowanych przez administratora (np. usług) lub obiektów niestandardowych, możesz użyć właściwości „Identyfikator rekordu”, aby dopasować te rekordy do istniejących rekordów w HubSpot. Jest to domyślna właściwość, która przechowuje unikalną wartość rekordu i może być używana do deduplikacji rekordów podczas procesu importu lub do wyszukiwania konkretnego rekordu w HubSpot.

1. Aby uzyskać identyfikatory rekordów, wyeksportuj swoje rekordy lub wyświetl wartośćidentyfikatora rekordu dla poszczególnych rekordów.
2. Dodaj kolumnę „Identyfikator rekordu ” do pliku podczas importowania rekordów do HubSpot. Jeśli dodasz kolumnę „Identyfikator rekordu ” do pliku importu, wszystkie wiersze bez wartości identyfikatora rekordu utworzą nowe rekordy.
3. Podczas importu pojawi się monit o dopasowanie kolumny dokolumny Identyfikator rekorduw kolumnie właściwości HubSpot .

Dowiedz się więcej o importowaniu identyfikatorów rekordów io tym, jak skonfigurować pliki importu.

Ręczne usuwanie duplikatów rekordów za pomocą niestandardowych właściwości o unikalnych wartościach

Dla każdego obiektu można utworzyć do dziesięciu niestandardowych właściwości, które wymagają unikalnych wartości. Gdy właściwość wymaga unikalnych wartości, użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów.

Na przykład Twoja firma tworzy numer zamówienia dla każdego zakupu online. Możesz skonfigurować właściwość „Numer zamówienia”, która wymaga unikalnego numeru dla każdej transakcji. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć lub edytować transakcję przy użyciu istniejącej wartości numeru zamówienia, otrzyma powiadomienie, że numer jest już używany, i nie będzie mógł zapisać transakcji.

W przypadku właściwości o unikalnych wartościach spodziewane jest następujące zachowanie:

• Obsługiwane podczas ręcznego tworzenia lub edytowania rekordu w HubSpot oraz podczas tworzenia, aktualizowania lub powiązania rekordów poprzez import.
• Nie jest obsługiwane w formularzach. Jeśli Twoim celem jest aktualizacja lub powiązanie istniejących rekordów poprzez przesłanie formularza, zaleca się zamiast tego użycie domyślnych właściwości deduplikacji (tj. adres e-mail, nazwa domeny firmy, identyfikator rekordu).
• Obsługiwane podczas konwersji odwiedzających na kontakty; wartości właściwości odwiedzających, które naruszają wymagania dotyczące unikalnych wartości, zostaną wyczyszczone. Dowiedz się więcej o identyfikowaniu odwiedzających.

Ręcznie sprawdź potencjalne duplikaty kontaktów i firm

Zapoznaj się z wymaganiami

Na przykład użytkownik mauprawnienia do edycjiustawione na „Wszystkie kontakty”, ale „Brak” dla firm. Dzięki temu ma dostęp wyłącznie do zarządzania duplikatami kontaktów.

Narzędzie do zarządzania duplikatami identyfikuje duplikaty poprzez porównanie wartości rekordów dla następujących właściwości:

• Kontakty: imię, nazwisko, adres e-mail, kraj IP, numer telefonu, kod pocztowy i nazwa firmy.
• Firmy: nazwa domeny firmy, nazwa firmy, kraj/region, numer telefonu i branża.

Narzędzie automatycznie oblicza wyniki w miarę tworzenia nowych kontaktów i firm. Sprawdzi również raz dziennie, czy w danym dniu nie utworzono żadnych rekordów.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania duplikatami

1. Przejdź do kontaktów lub firm:
   
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierzZarządzaj duplikatami.
3. Wyświetl listę par zduplikowanych kontaktów lub firm do sprawdzenia. Możesz również sprawdzić, kiedy wykryto ostatnie duplikaty.

Uwaga: nad tabeląinformacja Ostatnia kontrola podwójnych wpisów w dniu [data] odnosi się do ostatniego skanowania, podczas którego zidentyfikowano duplikaty.

• Aby dodać lub usunąć kolumny w tabeli:
  • W nagłówku kolumny kliknij ikonę menu ( trzy pionowe kropki), a następnie wybierz opcję Dodaj kolumnę lub Usuń kolumnę.
  • W wyskakującym okienku wybierz właściwość, którą chcesz dodać. Dodane właściwości są wyświetlane jako kolumny zawierające dodatkowe szczegóły podczas przeglądania zduplikowanych rekordów. 
• Kliknijmenu rozwijane właściwościnad tabelą, a następnie wybierz kryteria filtrowania rekordów. Możesz filtrować według Właściciela, Daty utworzenia, Daty ostatniej aktywności oraz Daty wykrycia (daty znalezienia potencjalnego duplikatu). W przypadku kontaktów możesz również filtrować według Etapu cyklu życia.
• Kliknij Przejrzyj obok pary kontaktów lub firm, aby skupić się na jednej parze potencjalnych duplikatów. W oknie dialogowym możesz porównać właściwości rekordów i przeanalizować, który rekord zachować.
  
  • Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij Ustaw właściwości do przeglądu. Po wybraniu właściwości kliknij Zastosuj.
  • Wybierzkontakt/firmę, którą chcesz zachować, a następnie kliknij „Scal”. Możesz też wybrać właściwości kontaktu/firmy, które chcesz zachować z każdego rekordu. Dowiedz się więcej o scalaniu kontaktów lub firm w HubSpot.
  • Jeśli te dwa rekordy nie są duplikatami, w oknie dialogowym kliknij Anuluj. W tabeli kliknij Odrzuć, aby usunąć tę zidentyfikowaną parę z pulpitu nawigacyjnego Zarządzaj duplikatami. Odrzucone sugestie nie będą już pojawiać się w narzędziu do obsługi duplikatów.

• Aby zbiorczo odrzucić sugestie dotyczące duplikatów:
  • Zaznacz pola wyboru obok wybranych rekordów.
  • W górnej części tabeli kliknij Odrzuć. Rekordy zostaną usunięte z pulpitu nawigacyjnego i nie będą już wyświetlane jako sugestie.

  Uwaga: Jeśli rekord z wcześniej odrzuconej sugestii zostanie scalony z innym rekordem, może ponownie pojawić się w narzędziu do wykrywania duplikatów.

• Aby cofnąć odrzucenie pary:
  • W prawym górnym rogu kliknij Przejrzyj odrzucone duplikaty.
  • Kliknij Cofnij.
• Aby zbiorczo połączyć zduplikowane rekordy:
  • Zaznacz pola wyboru obok wybranych rekordów.
  • W górnej części tabeli kliknij opcję Przejrzyj.
  • W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Kryteria scalania, a następnie wybierz kryterium decydujące o sposobie scalania rekordów:
    • Najnowsza interakcja: wszystkie zaznaczone rekordy zostaną scalone z rekordem o najnowszej wartości właściwościData ostatniej interakcji. Interakcje mające wpływ na tę właściwość obejmują interakcje ze stronami internetowymi, formularzami, dokumentami, linkami do spotkań lub śledzonymi wiadomościami e-mail typu „jeden do jednego”.
    • Najstarsze zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z rekordem o najstarszej wartości właściwościData ostatniego zaangażowania.
    • Utworzone jako pierwsze: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z najstarszym rekordem na podstawie właściwości„Data utworzenia”.
    • Utworzone jako ostatnie: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z najnowszym rekordem na podstawie właściwości„Data utworzenia”.
    • Ostatnio zaktualizowane: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z rekordem o najnowszej aktualizacji wartości właściwości. Oceniane są wszystkie właściwości, w tym ukryte wewnętrzne właściwości HubSpot.
  • Kliknij opcję Połącz wszystko.

Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się podczas scalania kontaktów lub firm.

Zarządzaj niestandardowymi regułami dotyczącymi duplikatów (BETA)

Jeśli jesteś użytkownikiem konta zarejestrowanego w wersji beta funkcji Tworzenie niestandardowych reguł do zarządzania zduplikowanymi rekordami, możesz skonfigurować niestandardowe reguły, które uruchamiają alerty o zduplikowanych rekordach. Możesz utworzyć maksymalnie dwie reguły na obiekt.

Aby skonfigurować niestandardową regułę:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartęZarządzaj duplikatami.
3. Wsekcji Zarządzaj duplikatamikliknij opcjęUtwórz regułę niestandardową.
4. W prawym panelu: 
   • Kliknij menu rozwijane„Wybierz obiekt ” i wybierzobiekt.
   • Kliknij menurozwijane właściwościi wybierzwłaściwości. Możesz wybrać maksymalnie trzy.
   • W polu tekstowymNazwa reguły wprowadźnazwę.
   • Po zakończeniu kliknijUtwórz.
5. W sekcjiZarządzaj duplikatami kliknijnazwę obiektu, dla którego utworzono regułę.
6. Kliknijnazwę reguły na lewym pasku bocznym.
7. Przejrzyj tabelę potencjalnych duplikatów.

Aby usunąć regułę niestandardową:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartęZarządzaj duplikatami.
3. W sekcjiZarządzaj duplikatami kliknijDziałania, a następniewybierzZarządzaj regułami.
4. W prawym panelu najedź kursorem na regułę i kliknij„Usuń”.
5. Po zakończeniu kliknij przyciskX.

Wyświetl dziennik audytowy dotyczący zarządzania duplikatami

Wyświetl dziennik audytowy zawierający informacje o ostatnio automatycznie scalonych rekordach i odrzuconych sugestiach. Pomaga to lepiej śledzić automatyczne działania podejmowane przez system, bez uwidaczniania ręcznie scalanych rekordów.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartęZarządzaj duplikatami.
3. Kliknijopcję Działania, a następnie kliknijopcję Wyświetl historię, aby uzyskać dostęp do dziennika audytowego.