Deduplikacja rekordów w HubSpot

HubSpot automatycznie deduplikuje kontakty za pomocą adresów e-mail, a firmy za pomocą nazw domen. Identyfikatory rekordów mogą być również używane do deduplikacji kontaktów, firm, transakcji, biletów, produktów i obiektów niestandardowych. Aby dokonać deduplikacji poprzez import, można umieścić w pliku importu identyfikatory rekordów lub niestandardowe właściwości, które wymagają unikalnych wartości.

Użytkownicy konta Professional lub Enterprise mogą również ręcznie zarządzać ewentualnymi duplikatami za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami.

Automatyczna deduplikacja w HubSpot

Funkcje systemu CRM HubSpot deduplikują obiekty tworzone w CRM (np. importy, przesyłanie formularza) w następujący sposób:

• Deduplikacja kontaktów według usertokenu
• Deduplikacja kontaktów według adresu e-mail
• Deduplikacja firm według nazwy domeny firmy
• Deduplikacja rekordów według identyfikatora rekordu
• Deduplikacja rekordów według niestandardowych unikalnych właściwości wartości

Deduplikacja kontaktów według identyfikatora użytkownika

Gdy nowy kontakt jest dodawany do HubSpot poprzez przesyłanie formularza, HubSpot sprawdza token użytkownika kontaktu (tj. plik cookie hubspotutk), aby sprawdzić, czy pasuje on do istniejącego kontaktu. Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, użytkownik musi zaakceptować baner dotyczący polityki prywatności, aby ten plik cookie został powiązany z jego rekordem kontaktu.

Jeśli dwa przesyłania formularza pochodzą z tej samej przeglądarki i komputera, zgłoszenia zostaną połączone w jeden rekord kontaktu, ponieważ HubSpot wykryje ten sam token użytkownika dla obu zgłoszeń. W takim przypadku obserwujący będzie miał do czynienia z następującą sytuacją:

• Informacje z drugiego przesyłania formularza zastąpią informacje z pierwszego przesyłania, ponieważ mają ten sam plik cookie przechowywany w przeglądarce.
• Jeśli adres e-mail z drugiego zgłoszenia nie istnieje jeszcze jako kontakt w HubSpot, adres e-mail zastąpi istniejący adres e-mail kontaktu.
• Jeśli kontakt prześle formularz przy użyciu jednego ze swoich dodatkowych adresów e-mail w HubSpot, dodatkowy adres e-mail zastąpi podstawowy adres e-mail po przesłaniu.

Jeśli chcesz, aby każde przesyłanie formularza z tej samej przeglądarki tworzyło nowy kontakt, możesz włączyć ustawienieZawsze twórz nowy kontakt dla nowego e-maila w opcjach formularza.

Deduplikacja kontaktów według adresu e-mail

Po dodaniu nowego kontaktu, HubSpot będzie szukał pasującej wartości we właściwości Email.

• Jeśli spróbujesz ręcznie utworzyć kontakt z tym samym adresem e-mail, co istniejący kontakt, HubSpot powiadomi Cię, że kontakt już istnieje i nie będziesz mógł dodać dodatkowego kontaktu.
• W przypadku dodawania za pośrednictwem przesyłania formularza, jeśli na koncie istnieje już kontakt z tym samym adresem e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Jeśli kontakt prześle formularz z dodatkowym adresem e-mail, adres e-mail zastąpi istniejący adres e-mail kontaktu. Jeśli chcesz, aby każde przesyłanie formularza z tej samej przeglądarki tworzyło nowy kontakt, możesz włączyć opcję Zawsze twórz nowy kontakt dla nowego adresu e-mail w opcjach formularza.
• Reklamy dodane przez import:
  • Jeśli na koncie istnieje już kontakt z tym samym adresem e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Na przykład, jeśli zaimportujesz listę kontaktów zawierającą "admin@hubspot.com", a istniejący kontakt na Twoim koncie HubSpot ma adres e-mail "admin@hubspot.com", zaimportowane informacje zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu.
  • Jeśli używasz dodatkowego adresu e-mail kontaktu w HubSpot jako jego unikalnego identyfikatora w imporcie, jeśli umieścisz zarówno dodatkowy adres e-mail, jak i Rekord ID jako kolumny w pliku, dodatkowy adres e-mail zastąpi podstawowy adres e-mail podczas importu. Jeśli nie chcesz, aby dodatkowy adres e-mail zastąpił podstawowy, nie umieszczaj w pliku kolumny ID rekordu.
  • Jeśli właściwość Email nie zostanie uwzględniona w imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord kontaktu.
  • Jeśli istnieje już wiele rekordów z tym samym adresem e-mail, co importowany kontakt, pojawi się błąd importu i kontakt ten nie zostanie zaimportowany.

Deduplikacja firm według domeny firmy

• W przypadku próby ręcznego utworzenia firmy o tej samej nazwie domeny, co domena podstawowa istniejącej firmy, HubSpot wyświetli ostrzeżenie, że firma już istnieje.
• Jeśli przesyłanie formularza zawiera właściwości firmy, po dołączeniu nazwy domeny Firma istniejąca firma z tą domeną zostanie zaktualizowana. Jeśli w zgłoszeniu nie ma domeny, w stosownych przypadkach zaktualizowana zostanie podstawowa powiązana firma kontaktu.
• Po dodaniu przez import, nazwa domeny Firmy zostanie użyta do deduplikacji firm, chyba że wybrano użycie właściwości niestandardowej, która wymaga unikalnych wartości jako unikalnego identyfikatora. W przypadku użycia niestandardowej właściwości, która wymaga unikatowych wartości, plik może zawierać zduplikowane nazwy domen firm.
  • Jeśli na koncie istnieje już firma o tej samej nazwie domeny lub niestandardowej unikalnej wartości właściwości ID, nowe informacje o firmie zostaną dodane do istniejącego rekordu firmy.
  • Jeśli istnieje już wiele firm z tą samą nazwą domeny lub niestandardową unikalną wartością właściwości ID, pojawi się błąd importu, a firma nie zostanie zaimportowana.

• • Jeśli nazwa domeny firmy lub inna niestandardowa unikalna właściwość ID nie zostanie uwzględniona w imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord firmy.

Uwaga: firmy utworzone przez API nie będą deduplikowane przez Właściwość firmy.

Deduplikacja rekordów według ID Rekordu

Gdy chcesz zaimportować rekordy kontaktu, firmy, Rekordu transakcji, Rekordu zgłoszenia, produktu lub Obiektu niestandardowego, możesz użyć unikalnego identyfikatora rekordu, aby dopasować te rekordy do istniejących rekordów w HubSpot. Ten identyfikator rekordu może być używany do deduplikacji rekordów podczas procesu importowania lub do wyszukiwania określonego rekordu w HubSpot.

• Aby uzyskać identyfikatory rekordów, wyeksportuj rekordy lub wyświetl wartośćidentyfikatora rekordu konkretnego obiektu.
• Dołącz kolumnę Rekord ID do pliku podczas importowania rekordów do HubSpot. Jeśli uwzględnisz kolumnę Rekord ID w swoim pliku, wszystkie wiersze bez wartości Rekord ID utworzą nowe rekordy.
• Podczas importu pojawi się monit o dopasowanie kolumny z ID rekorduw kolumnie właściwości HubSpot .

Dowiedz się więcej o importowaniu identyfikatorów rekordów i konfigurowaniu plików importu.

Deduplikacja rekordów według niestandardowych właściwości unikalnych wartości

W przypadku kontaktów, firm, transakcji, biletów i obiektów niestandardowych można utworzyć do dziesięciu właściwości niestandardowych, które wymagają unikatowych wartości. Gdy właściwość wymaga unikalnych wartości, użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów.

Na przykład firma tworzy numer zamówienia dla każdego zakupu online. Możesz skonfigurować właściwość Order number, która wymaga unikalnego numeru dla każdej transakcji. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć lub edytować transakcję przy użyciu istniejącej wartości numeru zamówienia, zostanie powiadomiony, że numer jest już używany i nie będzie mógł zapisać transakcji.

Obserwujące zachowanie jest oczekiwane dla unikalnych właściwości wartości:

• Unikalne wartości są obsługiwane podczas ręcznego tworzenia lub edytowania rekordu w HubSpot, a także podczas tworzenia, aktualizowania lub kojarzenia rekordów poprzez import.
• Unikalne wartości nie są obecnie obsługiwane w formularzach. Jeśli celem jest aktualizacja lub powiązanie istniejących rekordów poprzez przesyłanie formularza, zaleca się użycie domyślnych właściwości deduplikacji (tj. E-mail, Nazwa domeny, Identyfikator rekordu).
• Jeśli utworzysz unikalną właściwość wartości dla kontaktów, gdy odwiedzający zostaną przekonwertowani na Rekord kontaktu, wszelkie wartości właściwości odwiedzających, które naruszają wymagania unikalnej właściwości, zostaną wyczyszczone. Dowiedz się więcej o identyfikowaniu odwiedzających.

Ręczne deduplikowanie kontaktów i firm( tylkoProfessional i Enterprise )

Możesz również deduplikować kontakty i firmy na swoim koncie HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise, możesz masowo deduplikować rekordy i wyświetlać przegląd zduplikowanych danych w centrum dowodzenia jakością danych.

Narzędzie do zarządzania duplikatami identyfikuje duplikaty poprzez porównanie wartości rekordów dla następujących właściwości:

• Kontakt: Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Kraj IP, Numer telefonu, Kod pocztowy i Nazwa firmy.
• Firmy: Nazwa domeny firmy, nazwa firmy, kraj/region, numer telefonu i branża.

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów lub firm:
  
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
• W prawym górnym rogu kliknij Akcje > Zarządzaj duplikatami.
• Wyświetl listę zduplikowanych par kontaktów lub firm do przejrzenia. Możesz także sprawdzić, kiedy zostały zidentyfikowane ostatnie duplikaty.

Uwaga: nad tabelą, ostatnio sprawdzane pod kątem duplikatów w dniu [data] odnosi się do ostatniego razu, gdy duplikat został zidentyfikowany przez skanowanie. Skanowanie duplikatów odbywa się codziennie.

• Aby przefiltrować rekordy, kliknij menu rozwijane Właściwość nad tabelą, a następnie wybierz kryteria. Możesz filtrować według właściciela, daty utworzenia, daty ostatniej aktywności i daty wykrycia (daty znalezienia potencjalnego duplikatu). W przypadku kontaktów można również filtrować według Etapu cyklu życia.
• Aby porównać pojedynczą parę możliwych duplikatów, kliknij przycisk Sprawdź obok pary kontaktów lub firm. W oknie dialogowym możesz porównać właściwości rekordów i przeanalizować, który z nich zachować.
  
  • Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij przycisk Ustaw właściwości do sprawdzenia. Po wybraniu właściwości kliknij przycisk Zastosuj.
  • Wybierz kontakt/firmę , którą chcesz zachować, a następnie kliknij Scal. Lub, jeśli maszsubskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise , wybierz właściwości kontaktu/firmy, które chcesz zachować z każdego rekordu. Dowiedz się więcej o łączeniu kontaktów lub firm w HubSpot.
  • Jeśli oba rekordy nie są duplikatami, w oknie dialogowym kliknij przycisk Anuluj. W tabeli kliknij przycisk Odrzuć , aby usunąć tę zidentyfikowaną parę z pulpitu nawigacyjnego Zarządzaj duplikatami. Odrzucone sugestie nie będą pojawiać się w narzędziu do zarządzania duplikatami.

• Aby scalić zduplikowane rekordy lub odrzucić sugestie zbiorczo( tylkoOperations Hub Professional i Enterprise ), zaznacz pola wyboru obok rekordów.

• Aby odrzucić sugerowaną parę, kliknij przycisk Odrzuć w górnej części tabeli. Rekordy zostaną usunięte z pulpitu nawigacyjnego i nie będą wyświetlane jako sugestie w przyszłości. Jeśli rekord z wcześniej odrzuconej sugestii zostanie połączony z innym rekordem, może pojawić się ponownie w narzędziu duplikatów.
• Aby cofnąć odrzuconą parę, kliknij opcję Przejrzyj odrzucone duplikaty w prawym górnym rogu. Następnie kliknij Cofnij.

• Aby porównać rekordy, kliknij przycisk Recenzja w górnej części tabeli.
  • W oknie dialogowym kliknij rozwijane menu Kryteria scalania i wybierz kryterium decydujące o sposobie scalania rekordów:

• • • Najnowsze Zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najnowszą wartością właściwościData Ostatniego Zaangażowania. Zaangażowania, które mają wpływ na tę właściwość, obejmują interakcje ze stronami w witrynie internetowej, formularzami, dokumentami, łączami do spotkań lub śledzonymi wiadomościami e-mail typu one-to-one.
    • Najstarsze Zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najstarszą wartością dla właściwościData Ostatniego Zaangażowania.
    • Utworzony jako pierwszy : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najstarszy rekord na podstawie właściwości Data utworzenia.
    • Utworzony jakoostatni : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najnowszy rekord na podstawie właściwości Data utworzenia.
    • Ostatnio zaktualizowany : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najnowszą aktualizacją wartości właściwości. Oceniane są wszystkie właściwości, w tym ukryte wewnętrzne właściwości HubSpot.
  • Kliknij przycisk Scal wszystko.

Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się podczas łączenia kontaktów lub firm.