Deduplikacja rekordów w HubSpot

HubSpot automatycznie deduplikuje kontakty za pomocą wiadomości e-mail, a firmy za pomocą nazw domen. Identyfikatory rekordów mogą być również używane do ręcznej deduplikacji kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, produktów, obiektów aktywowanych przez administratora (np. terminów) i obiektów niestandardowych. Aby deduplikować poprzez import, można dołączyć właściwość ID rekordu lub właściwości niestandardowe, które wymagają unikalnych wartości w pliku importu.

Użytkownicy konta Professional lub Enterprise mogą również ręcznie zarządzać ewentualnymi duplikatami za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami.

Automatyczna deduplikacja w HubSpot

HubSpot automatycznie deduplikuje kontakty i firmy, które są tworzone w funkcjach systemu CRM (np. Import, Przesyłanie formularza) w następujący sposób:

• Automatyczna deduplikacja kontaktów według wiadomości e-mail
• Automatycznie deduplikuj firmy według nazwy domeny firmy

Dowiedz się więcej o wykorzystaniu plików cookie do śledzenia w HubSpot lub zarządzania duplikatami przesyłania formularza.

Automatyczna deduplikacja kontaktów według wiadomości e-mail

Po dodaniu nowego kontaktu HubSpot będzie szukał pasującej wartości we Właściwości e-mail.

• W przypadku próby ręcznego utworzenia kontaktu z tym samym adresem e-mail, co istniejący kontakt, HubSpot wyświetli ostrzeżenie, że kontakt już istnieje i nie będzie można dodać dodatkowego kontaktu.
• W przypadku dodawania za pośrednictwem przesyłania formularza, jeśli na koncie istnieje już kontakt z tym samym adresem e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Jeśli kontakt prześle formularz z dodatkowym adresem e-mail, adres e-mail zastąpi istniejący adres e-mail kontaktu. Dowiedz się więcej o ustawieniach deduplikacji przesyłania formularza HubSpot lub formularzy innych niż HubSpot.
• Reklamy dodane poprzez import:
  • Jeśli na koncie istnieje już kontakt z tym samym adresem e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Na przykład, jeśli importujesz listę kontaktów zawierającą "admin@hubspot.com", a istniejący kontakt na Twoim koncie HubSpot ma wiadomość e-mail "admin@hubspot.com", zaimportowane informacje zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu.
  • Jeśli używasz dodatkowego adresu e-mail kontaktu w HubSpot jako unikalnego identyfikatora w imporcie, jeśli umieścisz zarówno dodatkowy adres e-mail, jak i identyfikator rekordu jako kolumny w pliku, dodatkowy adres e-mail zastąpi główny adres e-mail podczas importu. Jeśli nie chcesz, aby dodatkowa wiadomość e-mail zastąpiła główną, nie umieszczaj w pliku kolumny ID rekordu.
  • Jeśli właściwość E-mail nie zostanie uwzględniona w imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord kontaktu.
  • Jeśli istnieje już wiele rekordów z tym samym adresem e-mail, co importowany kontakt, pojawi się błąd importu, a kontakt nie zostanie zaimportowany.

Automatyczna deduplikacja firm według domeny firmy

• W przypadku próby ręcznego utworzenia firmy o tej samej nazwie domeny, co główna domena istniejącej firmy, HubSpot wyświetli ostrzeżenie, że firma już istnieje.
• Jeśli Przesyłanie formularza zawiera właściwości firmy, po dołączeniu nazwy domeny Firma, istniejąca firma z tą domeną zostanie zaktualizowana. Jeśli w zgłoszeniu nie ma domeny, zaktualizowana zostanie podstawowa powiązana firma kontaktu.
• Po dodaniu za pomocą importu, nazwa domeny firmy zostanie użyta do deduplikacji firm, chyba że wybrano użycie właściwości niestandardowej , która wymaga unikalnych wartości jako unikalnego identyfikatora. Jeśli używasz Właściwość firmy, która wymaga unikalnych wartości, plik może zawierać zduplikowane nazwy domeny firmy.
  • Jeśli na koncie istnieje już firma o tej samej nazwie domeny lub niestandardowej unikalnej wartości właściwości ID, nowe informacje o firmie zostaną dodane do istniejącego rekordu firmy.
  • Jeśli istnieje już wiele firm z tą samą nazwą domeny lub niestandardową unikalną wartością właściwości ID, pojawi się błąd importu i firma nie zostanie zaimportowana.

• • Jeśli nazwa domeny firmy lub inna niestandardowa unikalna właściwość ID nie zostanie uwzględniona w imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord firmy.

Uwaga: firmy utworzone za pośrednictwem API nie będą deduplikowane przez Właściwość nazwy domeny firmy. Dotyczy to również zainstalowanych aplikacji synchronizacyjnych innych firm.

Ręczna deduplikacja w HubSpot

Możesz ręcznie deduplikować obiekty (np. kontakty, Listy, obiekty niestandardowe), które są tworzone w CRM na następujące sposoby:

• Ręczna deduplikacja rekordów według właściwości ID Rekordu
• Ręczna deduplikacja rekordów według niestandardowych unikalnych właściwości wartości

Ręczna deduplikacja rekordów według właściwości Rekord ID

Gdy chcesz zaimportować rekordy kontaktu, firmy, transakcji, biletu, produktu, obiektu aktywowanego przez administratora (np. usługi) lub obiektu niestandardowego, możesz użyć właściwości Record ID, aby dopasować te rekordy do istniejących rekordów w HubSpot. Jest to domyślna właściwość, która przechowuje unikalną wartość rekordu i może być używana do deduplikacji rekordów podczas procesu importu lub do wyszukiwania określonego rekordu w HubSpot.

• Aby uzyskać identyfikatory rekordów, wyeksportuj swoje rekordy lub wyświetl wartośćidentyfikatora rekordu dla pojedynczego rekordu.
• Dołącz kolumnę Rekord ID do pliku podczas importu rekordów do HubSpot. Jeśli umieścisz kolumnę Rekord ID w pliku importu, wszystkie wiersze bez wartości Rekord ID utworzą nowe rekordy.
• Podczas importu pojawi się monit o dopasowanie kolumny z ID rekorduw kolumnie właściwości HubSpot .

Dowiedz się więcej o importowaniu identyfikatorów rekordów i konfigurowaniu plików importu.

Ręczna deduplikacja rekordów według niestandardowych unikalnych właściwości wartości

Dla każdego obiektu można utworzyć do dziesięciu niestandardowych właściwości, które wymagają unikalnych wartości. Gdy właściwość wymaga unikalnych wartości, użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów.

Na przykład firma tworzy numer zamówienia dla każdego zakupu online. Możesz skonfigurować właściwość Order number, która wymaga unikalnego numeru dla każdej transakcji. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć lub edytować transakcję przy użyciu istniejącej wartości numeru zamówienia, zostanie powiadomiony, że numer jest już używany i nie będzie mógł zapisać transakcji.

Obserwujące zachowanie jest oczekiwane dla unikalnych właściwości wartości:

• Unikalne wartości są obsługiwane podczas ręcznego tworzenia lub edytowania rekordu w HubSpot, a także podczas tworzenia, aktualizowania lub Powiązania rekordów poprzez import.
• Unikalne wartości nie są obecnie obsługiwane w formularzach. Jeśli Twoim celem jest aktualizacja lub Powiązanie istniejących rekordów poprzez Przesyłanie formularza, zalecane jest użycie domyślnych Właściwości firmy (tj. Wiadomość e-mail, Nazwa domeny firmy, Identyfikator rekordu).
• Jeśli utworzysz unikalną właściwość wartości dla kontaktów, gdy odwiedzający zostaną przekonwertowani na Rekord kontaktu, wszelkie wartości właściwości odwiedzających, które naruszają wymagania unikalnej właściwości, zostaną wyczyszczone. Dowiedz się więcej o identyfikowaniu odwiedzających.

Ręczna ocena potencjalnie zduplikowanych kontaktów i firm( tylkoProfessional i Enterprise )

Możesz również dokonać oceny ewentualnych duplikatów kontaktów i firm na swoim koncie HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Oznacza to, że możesz zarządzać nimi indywidualnie.

Można również hurtowo deduplikować rekordy i wyświetlać przegląd zduplikowanych danych rekordów w centrum dowodzenia jakością danych(tylkoOperations Hub Professional lub Enterprise ).

Narzędzie do zarządzania duplikatami identyfikuje duplikaty poprzez porównanie wartości rekordów dla następujących właściwości:

• Kontakt: Imię, Nazwisko, Wiadomość e-mail, Kraj IP, Numer telefonu, Kod pocztowy i Nazwa firmy.
• Firmy: Nazwa domeny firmy, nazwa firmy, kraj/region, numer telefonu i branża.

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów lub firm:
  
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
• W prawym górnym rogu kliknij Akcje > Zarządzaj duplikatami.
• Wyświetl listę zduplikowanych par kontaktów lub firm do oceny. Możesz także sprawdzić, kiedy zostały zidentyfikowane ostatnie duplikaty.

Uwaga: nad tabelą Ostatnia kontrola duplikatów w dniu [data] odnosi się do ostatniego przypadku wykrycia duplikatu w wyniku skanowania.

• Aby przefiltrować rekordy, kliknij menu rozwijane Właściwość nad tabelą, a następnie wybierz kryteria. Możesz filtrować według właściciela, daty utworzenia, daty ostatniej aktywności i daty wykrycia (daty znalezienia potencjalnego duplikatu). W przypadku kontaktów można również filtrować według Etapu cyklu życia.
• Aby porównać pojedynczą parę możliwych duplikatów, kliknij przycisk Ocena obok pary kontaktów lub firm. W oknie dialogowym możesz porównać właściwości rekordów i przeanalizować, który z nich zachować.
  
  • Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij przycisk Ustaw właściwości do oceny. Po wybraniu właściwości kliknij przycisk Zastosuj.
  • Wybierz kontakt/firmę , którą chcesz zachować, a następnie kliknij Scal. Możesz też wybrać właściwości kontaktu/firmy, które chcesz zachować z każdego rekordu (tylkoOperations Hub Professional lub Enterprise ). Dowiedz się więcej o łączeniu kontaktów lub firm w HubSpot.
  • Jeśli dwa rekordy nie są duplikatami, w oknie dialogowym kliknij przycisk Anuluj. W tabeli kliknij przycisk Odrzuć , aby usunąć tę zidentyfikowaną parę z pulpitu Zarządzaj duplikatami. Odrzucone sugestie nie będą pojawiać się w narzędziu do zarządzania duplikatami.

• Aby scalić zduplikowane rekordy lub odrzucić sugestie zbiorczo( tylkoOperations Hub Professional i Enterprise ), zaznacz pola wyboru obok rekordów.

• Aby odrzucić sugerowaną parę, kliknij przycisk Odrzuć w górnej części tabeli. Rekordy zostaną usunięte z pulpitu i nie będą wyświetlane jako sugestie w przyszłości.

Uwaga: Jeśli rekord z poprzednio odrzuconej sugestii zostanie połączony z innym rekordem, może ponownie pojawić się w narzędziu duplikatów....

• Aby cofnąć odrzuconą parę, kliknij opcję Ocena odrzuconych duplikatów w prawym górnym rogu. Następnie kliknij Cofnij.

• Aby porównać rekordy, kliknij przycisk Ocena w górnej części tabeli.
  • W oknie dialogowym kliknij rozwijane menu Kryteria scalania i wybierz kryterium decydujące o sposobie scalania rekordów:

• • • Najnowsze Zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najnowszą wartością właściwościData Ostatniego Zaangażowania. Zaangażowania, które mają wpływ na tę właściwość, obejmują interakcje ze stronami w witrynie internetowej, formularzami, dokumentami, łączami do spotkań lub śledzonymi wiadomościami e-mail.
    • Najstarsze Zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najstarszą wartością dla właściwościData Ostatniego Zaangażowania.
    • Utworzony jako pierwszy : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najstarszy rekord na podstawie właściwości Data utworzenia.
    • Utworzony jakoostatni : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najnowszy rekord na podstawie właściwości Data utworzenia.
    • Ostatnio zaktualizowany : wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najnowszą aktualizacją wartości właściwości. Oceniane są wszystkie właściwości, w tym ukryte wewnętrzne właściwości HubSpot.
  • Kliknij przycisk Scal wszystko.

Dowiedz się więcej o tym, co się dzieje, gdy łączysz kontakty lub firmy.