Scalanie rekordów

Na koncie HubSpot można scalić dwa rekordy tego samego obiektu w jeden rekord. Na przykład, jeśli utworzono dwa rekordy firmy dla HubSpot, można je scalić. Spowoduje to utworzenie jednego rekordu firmy z działaniami i powiązaniami z obu rekordów.

Zanim zaczniesz

Przygotowując się do scalania rekordów, należy zrozumieć, w jaki sposób wpłynie to na dane rekordu. Oczekiwane zachowanie podczas scalania rekordów różni się w zależności od tego, które rekordy obiektu są scalane. Dowiedz się więcej o tym , co dzieje się z danymi dla każdego typu scalenia.

Ważne jest również, aby pamiętać, że po scaleniu dwóch rekordów nie można ich usunąć. W przypadku kontaktów i firm można utworzyć nowy rekord z połączonymi adresami e-mail lub nazwami domen. W przypadku wszystkich obiektów można użyć właściwościMerged [record] IDs, aby wyświetlić wcześniej scalone rekordy.

Scalanie rekordów

Aby scalić rekordy na koncie:

• Przejdź do swoich rekordów:
  
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Spotkania (jeśli są aktywowane): Na koncie HubSpot przejdź do CRM > Spotkania.
  • Kursy (jeśli są aktywowane): Na koncie HubSpot przejdź do CRM > Kursy.
  • Listy (jeśli są aktywne): Na koncie HubSpot przejdź do CRM > Listings.
  • Usługi (jeśli aktywowano): Na koncie HubSpot przejdź do CRM > Usługi.

• • Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy..
• Kliknij nazwę rekordu, który zostanie uznany za rekord podstawowy.
• W lewym panelu kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Scal.

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz rekord, który ma zostać scalony z rekordem podstawowym. Jest to rekord dodatkowy.
  
  • Aby wybrać, które wartości właściwości zostaną zachowane w rekordzie wynikowym, kliknij wartości, które chcesz zachować. Domyślnie wybrane są właściwości rekordu podstawowego, ponieważ są one zazwyczaj zachowywane po scaleniu.
  • Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij opcję Ustaw właściwości do przejrzenia. Po wybraniu właściwości kliknij przycisk Zastosuj.

• Kliknij przycisk Scal.

Uwaga: jeśli scalisz rekordy podczas połączenia, połączenie zostanie automatycznie rozłączone.

Zostaniesz powiadomiony, że scalanie jest w toku. Synchronizacja wszystkich aktywności rekordów może potrwać do 30 minut.

Jeśli scalanie nie powiedzie się, może to być spowodowane limitem scalania. Nie można scalać rekordów, jeśli zostały one uwzględnione w łącznej sumie ponad 250 scaleń (np. kontakt A i kontakt B były zaangażowane w 130 scaleń każdy). Po osiągnięciu tego limitu należy utworzyć nowy rekord lub ręcznie edytować rekord zamiast go scalać. Istnieją również pewne scenariusze, w których nie będzie można scalić firm.

Wyświetlanie rekordów, które zostały połączone

Możesz użyć właściwości Identyfikatory scalonych [rekordów ], aby wyświetlić, które rekordy były wcześniej zaangażowane w scalanie. Możesz uzyskać dostęp do tej właściwości dla pojedynczego rekordu lub filtrować wszystkie rekordy na podstawie tego, czy mają wartość dla tej właściwości.

Aby wyświetlić właściwość dla pojedynczego rekordu:

• Przejdź dorekordów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij Akcje, a następnie kliknij Wyświetl wszystkie właściwości.
• Na pasku wyszukiwania wpisz Merged.
• Jeśli rekord brał udział w scaleniu, właściwość Merged [record] IDs będzie zawierać wartości Record ID wszystkich rekordów wcześniej scalonych z tym rekordem. Dowiedz się , jak edytować właściwości wyświetlane w sekcjach właściwości.

Aby wyświetlić wszystkie rekordy określonego obiektu, które brały udział w scaleniu:

• Przejdź dorekordów.
• Nad tabelą kliknij opcję Wszystkie filtry.
• W prawym panelu na pasku wyszukiwania wpisz Merged, a następnie wybierz Merged [record] IDs.
• Wybór jest znany.

• Kliknij X w prawym górnym rogu, aby zamknąć panel.

• Widok będzie zawierał tylko rekordy, które zostały uwzględnione w scaleniu. W przypadku tych rekordów właściwość będzie zawierać wartości Record ID wszystkich rekordów wcześniej scalonych z tym rekordem.

Dowiedz się więcej o filtrowaniu rekordów.

Co się stanie, gdy scalę rekordy?

Podczas scalania rekordów domyślnie wystąpią następujące zdarzenia:

• Identyfikator rekordu: dla scalonego rekordu tworzony jest nowy, unikalny identyfikator rekordu. Oryginalne wartości ID rekordu będą nadal wskazywać na nowy scalony rekord, więc wyszukiwanie rekordów z oryginalnymi wartościami ID rekordu zwróci nowy rekord.
• Data utworzenia: zachowana zostanie wartość najstarszego rekordu.
• Wartości właściwości: ogólnie rzecz biorąc, wartości właściwości rekordu głównego są traktowane priorytetowo, co oznacza, że wartości scalonego rekordu będą odzwierciedlać te z rekordu głównego. Wyjątki obejmują identyfikator rekordu, datę utworzenia oraz niektóre właściwości kontaktu i firmy. W razie potrzeby można wybrać, które wartości właściwości mają zostać zachowane w wynikowym scalonym rekordzie.
• Działania: wszystkie działania na osi czasu obu rekordów uwzględnionych w scaleniu pojawią się w nowym rekordzie.
• Asocjacje: wszystkie powiązane rekordy obu rekordów uwzględnionych w scaleniu pojawią się w nowym rekordzie. W przypadku skojarzeń firm z etykietąPrimary, priorytet ma firma główna z głównego rekordu scalenia. Główne powiązanie rekordu podrzędnego będzie nadal wyświetlane w nowym rekordzie, ale etykieta Primary zostanie usunięta.
• Członkostwo w liście: rekord dodatkowy jest usuwany ze wszystkich list statycznych. Aktywne członkostwo na liście może ulec zmianie w wyniku zmian danych po scaleniu.
• Przesyłanie formularzy (tylko kontakty): wszystkie pliki cookie(HubSpot usertokens), które były powiązane z którymkolwiek z kontaktów, zostaną połączone z kontaktem podstawowym, a adres e-mail kontaktu dodatkowego zostanie trwale powiązany z kontaktem podstawowym. Jeśli drugorzędny kontakt prześle formularz na urządzeniu, z którego wcześniej przesłał formularz, dane zgłoszenia zostaną zdeduplikowane na podstawie usertokenu i zostaną powiązane z kontaktem podstawowym. Jeśli kontakt prześle formularz z nowego urządzenia przy użyciu adresu e-mail z rekordu kontaktu dodatkowego, to przesłanie zostanie odzwierciedlone w rekordzie kontaktu głównego.
• Rejestracja przepływu pracy ( tylkoProfessional i Enterprise ): rekordy zawarte w scaleniu zostaną odłączone od wszystkich przepływów pracy. Rekord wynikowy nie zostanie automatycznie zarejestrowany w żadnych przepływach pracy w wyniku zmian danych, które miały miejsce podczas scalania, chyba że zezwolono na rejestrację kontaktów z połączeń. W przyszłości rekord wynikowy może zostać zarejestrowany w przepływach pracy z powodu zmian właściwości lub działań niezwiązanych ze scaleniem.
• Playbooki( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional i Enterprise ): zarejestrowane playbooki w obu rekordach uwzględnionych w scaleniu pojawią się w nowym rekordzie. Wersje robocze playbooków w obu rekordach nie zostaną zachowane.
• Synchronizacja Salesforce( tylkoProfessional i Enterprise ):
  • Kontakty: tylko główny kontakt będzie nadal synchronizowany z rekordem Salesforce. Jeśli drugorzędny kontakt był synchronizowany z Salesforce, ten rekord w Salesforce nie będzie już synchronizowany z HubSpot, ponieważ rekord już nie istnieje.
  • Firmy: jeśli włączono integrację HubSpot Salesforce, nie będzie można scalać firm. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zduplikowanymi firmami z Salesforce.

Logika scalania zależy od obiektu i rekordu, z którym pracujesz. Poniżej znajduje się przegląd wyjątków lub specjalnych zachowań dla odpowiednich obiektów.

Wyjątki scalania firm

Następujące właściwości firmy stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• Nazwa domeny firmy: podczas gdy nazwa domeny firmy podstawowej jest utrzymywana jako domena podstawowa, nazwa domeny firmy dodatkowej zostanie dodana jako nazwa domeny dodatkowej. Jeśli firma podstawowa nie ma nazwy domeny przed scaleniem, wybrana zostanie wartość domeny firmy dodatkowej.
• Etap cyklu życia: zachowany zostanie etap znajdujący się najdalej w dół lejka. Na przykład, jeśli jedna firma jest Lead, a druga jest Customer, połączona firma będzie miała etap cyklu życia Customer.
• Właściwości Analytics: te właściwości zostaną ponownie zsynchronizowane i zobaczysz całkowitą liczbę odsłon i wizyt dla obu połączonych firm.
• Oryginalne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość dla oryginalnej właściwości źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku ręcznie zaktualizowana wartość pozostanie.

Istnieją również scenariusze, w których scalenie firm nie jest możliwe lub zakończy się niepowodzeniem:

• Firma jest obecnie firmą nadrzędną lub podrzędną. Jeśli relacja nadrzędna-podrzędna zawiera pętlę, scalenie może się nie powieść.
• Jeśli włączono integrację HubSpot Salesforce, nie będzie można scalać firm. Aby wyczyścić zduplikowane rekordy w HubSpot, gdy integracja jest zainstalowana, można usunąć dodatkowe zduplikowane firmy w HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Upewnij się, że zachowujesz firmę w HubSpot, która synchronizuje się z głównym kontem w Salesforce. Jeśli masz zduplikowane firmy synchronizujące się z Salesforce, możesz scalić konta lub usunąć dodatkowe zduplikowane konta w Salesforce. Jeśli Twoje konto ma włączone ustawienie HubSpot, aby automatycznie tworzyć i kojarzyć firmy z kontaktami, zaleca się również wyłączenie tego ustawienia, aby uniknąć przyszłych duplikatów.

Wyjątki dotyczące scalania kontaktów

Następujące właściwości kontaktów stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• E-mail: podczas gdy adres e-mail głównego kontaktu jest utrzymywany jako główny adres e-mail, adres e-mail dodatkowego kontaktu zostanie dodany jako dodatkowy adres e-mail.
• Etap cyklu życia: zachowany zostanie etap znajdujący się najdalej w dół lejka. Na przykład, jeśli jeden kontakt to Lead, a drugi to Customer, połączony kontakt będzie miał etap cyklu życia Customer.
• Liczba konwersji i Liczba przesłanych unikalnych formularzy: są one sumowane z wartościami dla każdego kontaktu. Na przykład, jeśli główny kontakt przesłał trzy formularze, a drugi kontakt przesłał dwa formularze, wartość dla Liczba przesłanych formularzy wyniesie pięć.
• Status kontaktu marketingowego: jeśli konto ma kontakty marketingowe, zachowany zostanie status najbardziej rynkowy. Na przykład, jeśli jeden kontakt jest ustawiony jako Marketing, a drugi jako Non-marketing, połączony kontakt zostanie ustawiony jako Marketing.
• Właściwości Analytics: te właściwości zostaną ponownie zsynchronizowane i zobaczysz całkowitą liczbę odsłon dla obu połączonych kontaktów.
• Oryginalne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość dla oryginalnej właściwości źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku pozostanie ręcznie zaktualizowana wartość.
• Podstawa prawna: przechowywane są najnowsze wartości z obu rekordów kontaktów.

W przypadku rejestracji w przepływach pracy( tylkoProfessional i Enterprise ), domyślnie główny kontakt nie będzie automatycznie rejestrowany w żadnych przepływach pracy w wyniku zmian danych, które mają miejsce podczas scalania. Można jednak zezwolić połączonym kontaktom na rejestrację w momencie połączenia w ustawieniach przepływu pracy.

Czy mogę cofnąć scalenie rekordów?

Nie ma możliwości cofnięcia scalenia rekordów. Możesz użyć właściwościIdentyfikatory scalonych [rekordów ], aby wyświetlić , które rekordy zostały wcześniej scalone z istniejącym rekordem. W przypadku kontaktów i firm można użyć wynikowego dodatkowego adresu e-mail lub nazwy domeny, aby utworzyć nowy rekord.

Jeśli scalony kontakt ma wiele adresów e-mail, usuń dodatkowy adres e-mail w scalonym kontakcie i utwórz nowy kontakt z tym adresem e-mail:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Kliknij nazwę kontaktu.
• W sekcji O tym kontakcie najedź kursorem na właściwość E-mail i kliknijikonę ołówka edit .

• Obok dodatkowej wiadomości e-mail kliknij przycisk Usuń.
• W oknie dialogowym kliknij Usuń e-mail, aby potwierdzić.
• Utwórz nowy kontakt z usuniętym adresem e-mail.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy..
• Kliknij nazwę firmy.
• W sekcji O tej firmie najedź kursorem na właściwość Nazwa domeny firmy i kliknijikonę ołówka edit .

• Obok dodatkowej domeny kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Usuń. Zmiana zostanie automatycznie zapisana. Dowiedz się więcej o tym, jak cofnąć akcję zmiany wartości właściwości.
• Utwórz nową firmę z usuniętą nazwą domeny firmy.