Dédupliquer des fiches d'informations dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine. Les ID de fiche d’informations peuvent également être utilisés pour dédupliquer manuellement les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits, les objets activés par l’administrateur (par exemple, les rendez-vous) et les objets personnalisés. Pour dédupliquer via un import, vous pouvez inclure la propriété ID de fiche d’informations ou des propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques dans votre fichier d’import.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts et les entreprises créés dans le CRM (par exemple, imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

• Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail
• Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

Découvrez-en davantage sur la façon dont les cookies sont utilisés pour le suivi dans HubSpot ou la gestion des soumissions de formulaires en double.

Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail. 

• Manuellement : si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu’un contact existant, HubSpot vous indiquera qu’un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
• Soumission de formulaire : si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse email, les nouvelles informations de contact seront ajoutées au contact existant. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Découvrez-en davantage sur les paramètres de déduplication des soumissions de formulaires HubSpot ou les formulaires externes à HubSpot.
• Importation :
  • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées au contact existant. Par exemple, si vous importez une liste de contacts comprenant « admin@hubspot.com » et qu’un contact existant dans votre compte HubSpot a l’adresse e-mail « admin@hubspot.com », les informations importées seront ajoutées à ce contact existant.
  • Si votre fichier d’import contient des colonnes d’adresse e-mail et d’ID de fiche d’informations secondaires et que vous utilisez l’adresse e-mail secondaire comme identifiant unique, l’adresse e-mail secondaire remplace l’adresse e-mail principale du contact existant. Pour éviter le remplacement de l’adresse e-mail principale, n’incluez pas la colonne ID de fiche d’informations pour le scénario ci-dessus.
  • Si la propriété E-mail n’est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d’import sera importée en tant que nouvelle fiche d’informations d’un contact.
  • Si plusieurs fiches d’informations existent déjà avec la même adresse e-mail qu’un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d’import et ce contact ne sera pas importé. 

Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

• Manuellement : si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine que le domaine principal d’une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu’une entreprise existe déjà.
• Soumission de formulaire : si une soumission de formulaire comprend des propriétés d’entreprise, lorsque le nom de domaine de l’entreprise est inclus, une entreprise existante correspondant au domaine sera mise à jour ou une nouvelle sera créée si le domaine ne correspond pas à une valeur existante. Si la soumission ne contient aucun domaine, le cas échéant, l'entreprise principale associée du contact sera mise à jour.
• Importer : lors de l’ajout via un import, les valeurs principale et secondaire Nom de domaine de l’entreprise sont utilisées pour dédupliquer les entreprises, sauf si vous avez sélectionné une propriété de valeur unique personnalisée comme identifiant unique à la place. Si vous utilisez une propriété de valeur unique personnalisée, votre fichier peut inclure des noms de domaine d’entreprise en double.
  • Si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d’ID unique personnalisée, les nouvelles informations d’entreprise seront ajoutées à l’entreprise existante.
  • Si plusieurs entreprises existent déjà avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d’ID unique personnalisée, vous recevrez une erreur d’import et cette entreprise ne sera pas importée. 

• • Si vous n’incluez pas le nom de domaine de l’entreprise principale ou secondaire ou une autre propriété d’ID unique personnalisée dans votre import, chaque ligne de votre fichier sera importée en tant que nouvelle entreprise.

Remarque : Les entreprises créées par l’intermédiaire d’une API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l’entreprise . Cela inclut les applications de synchronisation tierces installées. 

Déduplication manuelle dans HubSpot

Vous pouvez dédupliquer manuellement les objets (contacts, listes, objets personnalisés, etc.) créés dans le CRM des manières suivantes :

• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations
• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations

Si vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit, d'objet activé par l'administrateur (par exemple, un service) ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser la propriété ID de fiche d'informations pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'informations existantes dans HubSpot. Il s'agit d'une propriété par défaut qui stocke la valeur unique de la fiche d'informations et qui peut être utilisée pour dédupliquer les fiches d'informations pendant le processus d'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

1. Pour obtenir les ID de fiche d'informations, exportez vos fiches d'informations ou affichez la valeur de la valeur ID de fiche d'informations d'une fiche d'informations.
2. Incluez la colonne ID de fiche d’informations dans votre fichier lorsque vous importez vos fiches d’informations dans HubSpot. Si vous incluez la colonne ID de fiche d'informations dans votre fichier d'import, toutes les lignes sans valeur pour ID de fiche d'informationscréeront de nouvelles fiches d'informations.
3. Lors de l'import, vous serez invité à associer la colonne avec l'ID de fiche d'informations dans la colonne Propriété HubSpot.

Découvrez-en davantage sur l’import d’ID de fiches d’informations et la configuration de vos fichiers d’import.

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Pour chaque objet, vous pouvez créer jusqu’à dix propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques. Lorsqu’une propriété exige des valeurs uniques, les utilisateurs ne pourront pas saisir la même valeur pour plusieurs fiches d’informations.

Par exemple, votre entreprise crée un numéro de commande pour chaque achat en ligne. Vous pouvez configurer une propriété Numéro de commande qui nécessite un numéro unique pour chaque transaction. Si un utilisateur tente de créer ou de modifier une transaction en utilisant une valeur de numéro de commande existante, il sera informé que le numéro est déjà utilisé et ne pourra pas enregistrer la transaction.

Le comportement suivant est attendu pour les propriétés à valeur unique :

• Pris en charge lors de la création ou de la modification manuelle d’une fiche d’informations dans HubSpot, et lors de la création, de la mise à jour ou de l’association de fiches d’informations via un import.
• Non pris en charge dans les formulaires. Si votre objectif est de mettre à jour ou d’associer des fiches d’informations existantes via des soumissions de formulaires, il est recommandé d’utiliser plutôt les propriétés de déduplication par défaut (par exemple, E-mail, Nom de domaine de l’entreprise, ID de la fiche d’informations).
• Pris en charge lors de la conversion des visiteurs en contacts ; Les valeurs de propriété de visiteur qui enfreignent les exigences de valeur unique seront effacées. Découvrez-en davantage sur l’identification des visiteurs.

Examiner manuellement les doublons potentiels de contacts et d’entreprises

Compréhension des exigences

Par exemple, un utilisateur dispose des autorisations Modifier définies sur Tous les contacts , mais Aucun pour les entreprises. Cela leur permet d’accéder uniquement à la gestion des doublons de contacts. 

L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant les valeurs des fiches d'informations pour les propriétés suivantes :

• Contacts : Prénom, Nom, Adresse e-mail, Pays de l'adresse IP, Numéro de téléphone, Code postal et Nom de l'entreprise.
• Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise, Nom de l'entreprise, Pays/région, Numéro de téléphone et Secteur d'activité.

L'outil calcule automatiquement les résultats à mesure que de nouveaux contacts et entreprises sont créés. Il vérifiera également une fois par jour si aucune fiche d'informations n'est créée ce jour-là.

Utiliser l’outil de gestion des doublons

1. Accédez aux contacts ou aux entreprises :
   
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les doublons.
3. Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également afficher la date à laquelle les doublons les plus récents ont été identifiés.

Remarque : Au-dessus du tableau, Dernière vérification des doublons le [date] fait référence à la dernière fois qu'un doublon a été identifié par une analyse.

4. Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le tableau :
   • Sur un en-tête de colonne, cliquez sur l’icône des verticalMenuIcon trois points verticaux, puis sélectionnez Ajouter une colonne ou Supprimer la colonne.
   • Dans la boîte contextuelle, sélectionnez la propriété que vous souhaitez ajouter. Les propriétés ajoutées s’affichent sous forme de colonnes pour plus de détails lors de l’examen des fiches d’informations en double. 
5. Cliquez sur les menus déroulants des propriétés au-dessus du tableau, puis sélectionnez des critères pour filtrer les fiches d’informations.  Vous pouvez filtrer selon Propriétaire, Date de création, Date de la dernière activité et Date de découverte (date à laquelle le doublon potentiel a été trouvé). Pour les contacts, vous pouvez également filtrer selon Phase du cycle de vie.
6. Cliquez sur Vérifier à côté d’une paire de contacts ou d’entreprises pour vous concentrer sur une seule paire d’éventuels doublons. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez comparer les propriétés des fiches d'informations et choisir celle qui sera conservée.
   
   • Pour modifier les propriétés qui s'affichent lors de la comparaison des fiches d'informations, cliquez sur Définir les propriétés à examiner. Cliquez sur Appliquer une fois que vous avez sélectionné les propriétés.
   • Sélectionnez le contact ou l'entreprise que vous souhaitez conserver, puis cliquez sur Fusionner. Vous pouvez également sélectionner les propriétés de contact/d’entreprise que vous souhaitez conserver dans chaque fiche d’informations. Découvrez-en davantage sur la fusion des contacts ou des entreprises dans HubSpot.
   • Si les deux fiches d'informations ne sont pas des doublons, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler. Dans le tableau, cliquez sur Rejeter pour supprimer cette paire identifiée du tableau de bord Gérer les doublons. Les suggestions rejetées n'apparaîtront plus dans l'outil de duplication.

7. Pour rejeter en masse les suggestions en double :

   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations souhaitées.

   • En haut du tableau, cliquez sur Rejeter. Les fiches d'informations seront supprimées du tableau de bord et n'apparaîtront plus comme suggestion à l'avenir.

   Remarque : Si une fiche d’informations provenant d’une suggestion précédemment rejetée est fusionnée avec une autre fiche d’informations, elle pourra réapparaître dans l’outil de duplication.

8. Pour annuler une paire rejetée :
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier les doublons rejetés.
   • Cliquez sur Annuler.
9. Pour fusionner en masse les doublons de fiches d’informations :
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations souhaitées.
   • En haut du tableau, cliquez sur Vérifier.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Fusionner les critères , puis sélectionnez le critère qui détermine la façon dont les fiches d’informations sont fusionnées :
     • Engagement le plus récent : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations ayant la valeur la plus récente pour la propriété Date du dernier engagement. Les engagements qui ont un impact sur cette propriété comprennent les interactions avec les pages du site web, les formulaires, les documents, les liens de réunion ou les e-mails individuels suivis.
     • Engagement le plus ancien : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations ayant la valeur la plus ancienne pour la propriété Date du dernier engagement.
     • Premier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus ancienne en fonction de la propriété Date de création.
     • Dernier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus récente en fonction de la propriété Date de création.
     • Mis à jour le plus récemment : toutes les fiches d'informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d'informations avec la mise à jour la plus récente de la valeur de la propriété. Toutes les propriétés, y compris les propriétés internes cachées de HubSpot, sont prises en compte.
   • Cliquez sur Fusionner tout.

Si vous connaissez déjà les fiches d’informations que vous souhaitez fusionner, découvrez comment fusionner des fiches d’informations individuelles. Découvrez-en davantage sur ce qui se passe lorsque vous fusionnez des contacts ou des entreprises.

Gérer les règles personnalisées de doublon (BÊTA)

Si vous êtes un utilisateur d’un compte inscrit à la bêta publique Créer des règles personnalisées pour gérer les doublons de fiches d’informations , vous pouvez configurer des règles personnalisées qui déclenchent des alertes pour les doublons de fiches d’informations. Créez jusqu’à deux règles par objet.

Pour configurer une règle personnalisée :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur Créer une règle personnalisée.
4. Dans le panneau de droite : 
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez un objet.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriétés et sélectionnez Propriétés. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois réponses.
   • Dans le champ de texte Règle de nom , saisissez un nom.
   • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.
5. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous avez créé la règle.
6. Cliquez sur le nom d’une règle dans la barre latérale de gauche.
7. Consultez le tableau des doublons potentiels.

Pour supprimer une règle personnalisée :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les règles.
4. Dans le panneau de droite, passez le curseur de la souris sur une règle et cliquez sur Supprimer.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le X.

Affichage d’un journal d’audit pour la gestion des doublons

Affichez un journal d’audit contenant des informations sur les fiches d’informations récemment fusionnées automatiquement et les suggestions rejetées. Cela vous aide à mieux suivre les actions automatisées effectuées par le système, sans faire apparaître les fiches d’informations fusionnées manuellement.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur Actions, puis sur Afficher l’historique pour accéder au journal d’audit.