Dédupliquer des fiches d'informations dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine. Les ID d'enregistrement peuvent également être utilisés pour dédupliquer les contacts, les entreprises, les offres, les billets, les produits , et les objets personnalisés . Pour dédupliquer via l'importation, vous pouvez inclure des ID d'enregistrement ou des propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques dans votre fichier d'importation.

Les utilisateurs d'un compte Pro ou Entreprise peuvent également gérer manuellement les doublons possibles en utilisant l'outil de gestion des doublons.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique les objets créés dans le CRM (ex : imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

• Dédupliquer des contacts par jeton d'utilisateur
• Dédupliquer les contacts par adresse e-mail
• Dédupliquer des entreprises par nom de domaine
• Dédupliquer des fiches d'informations par ID de fiche d'informations
• Dédupliquer des fiches d'informations en fonction de propriétés à valeur unique personnalisées

Dédupliquer des contacts par jeton d'utilisateur

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté à HubSpot par le biais d'un formulaire , HubSpot vérifie le jeton d'utilisateur du contact (c'est-à-dire hubspotutk cookie) pour voir s'il correspond à un contact existant. Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, un utilisateur doit accepter votre bannière de politique de confidentialité pour que ce cookie soit associé à son dossier de contact.

Si deux soumissions de formulaire proviennent du même navigateur et ordinateur, les soumissions seront fusionnées en une seule fiche d’informations d’un contact car HubSpot détectera le même jeton utilisateur pour les deux soumissions. Dans ce cas, voici ce qui se passe :

• Les informations de la seconde soumission de formulaire écraseront les informations fournies par la première soumission, car elles auront le même cookie stocké dans leur navigateur. 
• Si l'adresse e-mail de la deuxième soumission n'existe pas déjà en tant que contact dans HubSpot, l'adresse e-mail écrasera l'adresse e-mail existante pour le contact.
• Si le contact soumet le formulaire en utilisant l'un de ses e-mails secondaires dans HubSpot, l'e-mail secondaire remplacera l'e-mail principal à la suite de la soumission.

Si vous souhaitez que chaque soumission de formulaire à partir du même navigateur crée un nouveau contact, vous pouvez activer le paramètre Toujours créer un contact pour une nouvelle adresse e-mail dans vos options de formulaire.

Dédupliquer les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail.

• Si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu'un contact existant, HubSpot vous avertira qu'un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
• Lors d'un ajout via des soumissions de formulaires, si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Si vous souhaitez que chaque soumission de formulaire à partir du même navigateur crée un nouveau contact, vous pouvez activer le paramètre Toujours créer un contact pour une nouvelle adresse e-mail dans vos options de formulaire.
• Lors d'un ajout via un import :
  • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Par exemple, si vous importez une liste de contacts qui inclut « admin@hubspot.com » et qu'un contact existant dans votre compte HubSpot possède l'adresse e-mail « admin@hubspot.com », les informations importées seront ajoutées à cette fiche d'informations de contact existante.
  • Si vous utilisez l'e-mail secondaire d'un contact dans HubSpot comme son identifiant unique dans un import, si vous incluez à la fois l'e-mail secondaire et Enregistrement ID comme colonnes dans votre fichier, l'e-mail secondaire remplacera l'e-mail principal lors de l'importation. Si vous ne voulez pas que l'adresse e-mail secondaire remplace la principale, n'incluez pas la colonne ID de fiche d'informationsdans votre fichier.
  • Si vous n'incluez pas la propriété E-mail dans votre importation, chaque ligne de votre fichier d'importation sera importée comme un nouvel enregistrement de contact.
  • Si plusieurs enregistrements existent déjà avec la même adresse e-mail qu'un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d'importation et ce contact ne sera pas importé . 

Dédupliquer les entreprises par domaine d'entreprise

• Si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine que le domaine principal d'une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu'une entreprise existe déjà.
• Si une soumission de formulaire inclut des propriétés d’entreprise, lorsque le nom de domaine de l’entreprise est inclus, l’entreprise existante avec ce domaine sera mise à jour. Si la soumission ne contient aucun domaine, le cas échéant, l’entreprise principale associée du contact sera mise à jour.
• Lorsqu'il est ajouté via l'import, le nom de domaine de la société sera utilisé pour dédupliquer les sociétés sauf si vous avez choisi d'utiliser une propriété personnalisée qui nécessite des valeurs uniques comme identifiant unique à la place. Si vous utilisez une propriété personnalisée qui requiert des valeurs uniques, votre fichier peut inclure des noms de domaine d'entreprise en double.
  • Si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d'ID unique personnalisée, les nouvelles informations d'entreprise seront ajoutées à la fiche d'informations existante.
  • Si plusieurs entreprises existent déjà avec le même nom de domaine ou la même propriété d'identifiant unique personnalisé, vous recevrez une erreur d'importation et cette entreprise ne sera pas importée . 

• • Si la propriété Nom de domaine de l'entreprise ou une autre propriété d'ID unique personnalisée n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations.

Remarque : Les entreprises créées via l’API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l’entreprise .

Dédupliquer des fiches d'informations par ID de fiche d'informations

Lorsque vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser un ID de fiche d'informations unique pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'informations existantes dans HubSpot. Cet ID de fiche d'informations peut être utilisé pour dédupliquer les fiches d'informations pendant l'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

• Pour obtenir les identifiants Record , exporter vos enregistrements ou visualiser la valeur d'un objet spécifique pour leur Record ID.
• Incluez une colonne Record ID dans votre fichier lorsque vous importez vos enregistrements dans HubSpot. Si vous incluez la colonne ID de fiche d'informations dans votre fichier, toutes les lignes sans valeur pour ID de fiche d'informationscréeront de nouvelles fiches d'informations.
• Lors de l'import, vous serez invité à associer la colonne avec l'ID de fiche d'informations dans la colonne Propriété HubSpot.

Pour en savoir plus sur l'importation Record IDs et comment configurer vos fichiers d'importation.

Dédupliquer des fiches d'informations en fonction de propriétés à valeur unique personnalisées

Pour les contacts, les sociétés, les transactions, les tickets et les objets personnalisés, vous pouvez créer jusqu'à dix propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques. Lorsqu'une propriété requiert des valeurs uniques, les utilisateurs ne peuvent pas saisir la même valeur pour plusieurs fiches d'informations.

Par exemple, votre entreprise crée un numéro de commande pour chaque achat en ligne. Vous pouvez configurer une propriété Numéro de commande qui nécessite un numéro unique pour chaque transaction. Si un utilisateur tente de créer ou de modifier une transaction en utilisant un numéro de commande existant, il sera averti que le numéro est déjà utilisé et ne pourra pas enregistrer la transaction.

Le comportement suivant est attendu pour les propriétés à valeur unique :

• Les valeurs uniques sont prises en charge lors de la création ou de la modification manuelle d’une fiche d’informations dans HubSpot, ainsi que lors de la création, de la mise à jour ou de l’association de fiches d’informations via l’import.
• Les valeurs uniques ne sont actuellement pas prises en charge dans les formulaires. Si votre objectif est de mettre à jour ou d'associer des fiches d'informations existantes via la soumission de formulaires, il est recommandé d'utiliser les propriétés de déduplication par défaut (E-mail, Nom de domaine, ID de fiche d'informations).
• Si vous créez une propriété à valeur unique pour les contacts, lorsque les visiteurs sont convertis en fiche d'informations de contact, toutes les valeurs de propriété des visiteurs qui ne satisfont pas aux exigences de propriété unique seront supprimées. Découvrez-en davantage sur l’identification des visiteurs.

Dédupliquer manuellement les contacts et les entreprises (Pro et Entreprise uniquement)

Vous pouvez également dédupliquer des contacts et des entreprises dans votre compte HubSpot en utilisant l'outil de gestion des doublons. Si votre compte dispose d'un abonnement à Operations Hub Professional ou Entreprise, vous pouvez dédupliquer des enregistrements en masse, et afficher une vue d'ensemble des données d'enregistrement dupliquées dans le centre de commande de la qualité des données . 

L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant les valeurs des fiches d'informations pour les propriétés suivantes :

• Contacts : Prénom, Nom, Adresse e-mail, Pays de l'adresse IP, Numéro de téléphone, Code postal et Nom de l'entreprise.
• Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise, Nom de l'entreprise, Pays/région, Numéro de téléphone et Secteur d'activité.

• Dans votre compte HubSpot, accédez aux contacts ou aux entreprises :
  
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• En haut à droite, cliquez sur Actions > Gérer les doublons.
• Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également afficher la date à laquelle les doublons les plus récents ont été identifiés.

Remarque : Au-dessus du tableau, Dernière vérification des doublons le [date] fait référence à la dernière fois qu'un doublon a été identifié par une analyse. Des analyses de doublons sont effectuées quotidiennement.

• Pour filtrer les fiches d'informations, cliquez sur les menus déroulants des propriétés au-dessus du tableau, puis sélectionnez des critères. Vous pouvez filtrer selon Propriétaire, Date de création, Date de dernière activité et Date de découverte (date à laquelle le doublon potentiel a été trouvé). Pour les contacts, vous pouvez également filtrer par phase du cycle de vie.
• Pour identifier une seule paire d'éventuels doublons, cliquez sur Vérifier à côté d'une paire de contacts ou d'entreprises. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez comparer les propriétés des fiches d'informations et choisir celle qui sera conservée.
  
  • Pour modifier les propriétés qui s'affichent lors de la comparaison des fiches d'informations, cliquez sur Définir les propriétés à examiner. Cliquez sur Appliquer une fois que vous avez sélectionné les propriétés.
  • Sélectionnez le contact ou l'entreprise que vous souhaitez conserver, puis cliquez sur Fusionner. Ou, si vous avez un abonnement "Operations Hub Entreprise" Professional ou Enterprise , sélectionnez les propriétés du contact/de la société que vous souhaitez conserver dans chaque enregistrement. En savoir plus sur la fusion des contacts ou des entreprises dans HubSpot.
  • Si les deux fiches d'informations ne sont pas des doublons, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler. Dans le tableau, cliquez sur Rejeter pour supprimer cette paire identifiée du tableau de bord Gérer les doublons. Les suggestions rejetées n'apparaîtront plus dans l'outil de duplication.

• Pour fusionner les fiches d'informations en double ou rejeter les suggestions en masse (Operations Hub Pro et Entreprise uniquement), sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations.

• Pour rejeter la paire suggérée, cliquez sur Rejeter en haut du tableau. Les fiches d'informations seront supprimées du tableau de bord et n'apparaîtront plus comme suggestion à l'avenir. Si un enregistrement provenant d'une suggestion précédemment rejetée est fusionné dans un autre enregistrement, il pourrait réapparaître dans l'outil de duplication.
• Pour annuler une paire rejetée, cliquez sur Review rejected duplicates dans le coin supérieur droit. Cliquez ensuite sur Undo.

• Pour comparer les fiches d'informations, cliquez sur Vérifier en haut du tableau.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Fusionner les critères et sélectionnez le critère qui détermine la façon dont les fiches d'informations sont fusionnées :

• • • Engagement le plus récent : tous les enregistrements sélectionnés seront fusionnés dans l'enregistrement ayant la valeur la plus récente pour la propriété Date du dernier engagement. Les engagements qui ont un impact sur cette propriété comprennent les interactions avec les pages du site web, les formulaires, les documents, les liens de réunion ou les e-mails individuels suivis.
    • Fiançailles les plus anciennes : tous les enregistrements sélectionnés seront fusionnés dans l'enregistrement ayant la valeur la plus ancienne pour la date des dernières fiançailles propriété.
    • Créé en premier : tous les enregistrements sélectionnés seront fusionnés dans l'enregistrement le plus ancien sur la base de la propriété Date de création.
    • Créé en dernier : tous les enregistrements sélectionnés seront fusionnés dans l'enregistrement le plus récent sur la base de la propriété Date de création.
    • Mis à jour le plus récemment : toutes les fiches d'informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d'informations avec la mise à jour la plus récente de la valeur de la propriété. Toutes les propriétés, y compris les propriétés internes cachées de HubSpot, sont prises en compte. 
  • Cliquez sur Fusionner tout.

Découvrez-en davantage sur ce qui se passe lorsque vous fusionnez des contacts ou des entreprises.