Dédupliquer des fiches d'informations dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine. Les ID de fiche d’informations peuvent également être utilisés pour dédupliquer manuellement les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits, les objets activés par l’administrateur (par exemple, les rendez-vous) et les objets personnalisés. Pour dédupliquer via un import, vous pouvez inclure la propriété ID de fiche d’informations ou des propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques dans votre fichier d’import.

Les utilisateurs d'un compte Pro ou Entreprise peuvent également gérer manuellement les doublons possibles en utilisant l'outil de gestion des doublons.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts et les entreprises créés dans le CRM (par exemple, imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

• Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail
• Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

Découvrez-en davantage sur la façon dont les cookies sont utilisés pour le suivi dans HubSpot ou la gestion des soumissions de formulaires en double.

Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail.

• Si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu’un contact existant, HubSpot vous indiquera qu’un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
• Lors d'un ajout via des soumissions de formulaires, si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Découvrez-en davantage sur les paramètres de déduplication des soumissions de formulaires HubSpot ou les formulaires externes à HubSpot.
• Lors d'un ajout via un import :
  • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Par exemple, si vous importez une liste de contacts qui inclut « admin@hubspot.com » et qu'un contact existant dans votre compte HubSpot possède l'adresse e-mail « admin@hubspot.com », les informations importées seront ajoutées à cette fiche d'informations de contact existante.
  • Si vous utilisez l’adresse e-mail secondaire HubSpot d’un contact comme son identifiant unique dans un import, si vous incluez à la fois l’adresse e-mail secondaire et ID de fiche d’informations comme colonnes dans votre fichier, l’adresse e-mail secondaire remplacera l’adresse e-mail principale lors de l’import.  Si vous ne voulez pas que l'adresse e-mail secondaire remplace la principale, n'incluez pas la colonne ID de fiche d'informationsdans votre fichier.
  • Si la propriété Adresse e-mail n’est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d’import sera importée en tant que nouvelle fiche d’informations d’un contact.
  • Si plusieurs fiches d’informations existent déjà avec la même adresse e-mail qu’un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d’import et ce contact ne sera pas importé. 

Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

• Si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine que le domaine principal d'une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu'une entreprise existe déjà.
• Si une soumission de formulaire inclut des propriétés d'entreprise, lorsque le nom de domaine de l'entreprise est inclus, l'entreprise existante avec ce domaine sera mise à jour. Si la soumission ne contient aucun domaine, le cas échéant, l'entreprise principale associée du contact sera mise à jour.
• Lors de l’ajout via un import, le nom de domaine de l’entreprise sera utilisé pour dédupliquer les entreprises, sauf si vous avez choisi d’utiliser une propriété personnalisée qui exige des valeurs uniques comme identifiant unique à la place. Si vous utilisez une propriété personnalisée qui requiert des valeurs uniques, votre fichier peut contenir des noms de domaine d’entreprise en double.
  • Si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d'ID unique personnalisée, les nouvelles informations d'entreprise seront ajoutées à la fiche d'informations existante.
  • Si plusieurs entreprises existent déjà avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d’ID unique personnalisée, vous recevrez une erreur d’import et cette entreprise ne sera pas importée. 

• • Si la propriété Nom de domaine de l'entreprise ou une autre propriété d'ID unique personnalisée n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations.

Remarque : Les entreprises créées par l’intermédiaire d’une API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l’entreprise . Cela inclut les applications de synchronisation tierces installées. 

Déduplication manuelle dans HubSpot

Vous pouvez dédupliquer manuellement les objets (contacts, listes, objets personnalisés, etc.) créés dans le CRM des manières suivantes :

• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations
• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations

Si vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit, d'objet activé par l'administrateur (par exemple, un service) ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser la propriété ID de fiche d'informations pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'informations existantes dans HubSpot. Il s'agit d'une propriété par défaut qui stocke la valeur unique de la fiche d'informations et qui peut être utilisée pour dédupliquer les fiches d'informations pendant le processus d'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

• Pour obtenir les ID de fiche d'informations, exportez vos fiches d'informations ou affichez la valeur de la valeur ID de fiche d'informations d'une fiche d'informations.
• Incluez la colonne ID de fiche d’informations dans votre fichier lorsque vous importez vos fiches d’informations dans HubSpot. Si vous incluez la colonne ID de fiche d'informations dans votre fichier d'import, toutes les lignes sans valeur pour ID de fiche d'informationscréeront de nouvelles fiches d'informations.
• Lors de l'import, vous serez invité à associer la colonne avec l'ID de fiche d'informations dans la colonne Propriété HubSpot.

Découvrez-en davantage sur l’import d’ID de fiches d’informations et la configuration de vos fichiers d’import.

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Pour chaque objet, vous pouvez créer jusqu’à dix propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques. Lorsqu'une propriété requiert des valeurs uniques, les utilisateurs ne peuvent pas saisir la même valeur pour plusieurs fiches d'informations.

Par exemple, votre entreprise crée un numéro de commande pour chaque achat en ligne. Vous pouvez configurer une propriété Numéro de commande qui nécessite un numéro unique pour chaque transaction. Si un utilisateur tente de créer ou de modifier une transaction en utilisant un numéro de commande existant, il sera averti que le numéro est déjà utilisé et ne pourra pas enregistrer la transaction.

Le comportement suivant est attendu pour les propriétés à valeur unique :

• Les valeurs uniques sont prises en charge lors de la création ou de la modification manuelle d'une fiche d'informations dans HubSpot, ainsi que lors de la création, de la mise à jour ou de l'association de fiches d'informations via l'import.
• Les valeurs uniques ne sont actuellement pas prises en charge dans les formulaires. Si votre objectif est de mettre à jour ou d'associer des enregistrements existants via des soumissions de formulaire, il est recommandé d'utiliser les propriétés de déduplication par défaut (par exemple, e-mail, nom de domaine de l'entreprise, ID d'enregistrement).
• Si vous créez une propriété à valeur unique pour les contacts, lorsque les visiteurs sont convertis en fiches d'informations de contact, toutes les valeurs de propriété des visiteurs qui ne satisfont pas aux exigences de propriété unique seront supprimées. Découvrez-en davantage sur l’identification des visiteurs.

Consulter manuellement les potentiels contacts et entreprises en double (Pro et Entreprise uniquement)

Vous pouvez également consulter les potentiels contacts et entreprises en double dans votre compte HubSpot à l'aide de l'outil de gestion des doublons. Cela signifie que vous pouvez les gérer individuellement.

Vous pouvez également dédupliquer des fiches d’informations en masse et afficher une vue d’ensemble des doublons dans le centre de commande de la qualité des données (Data Hub Pro ou Entreprise uniquement).

Compréhension des exigences

Pour utiliser l’outil de gestion des doublons, les utilisateurs doivent disposer des autorisations d’accès aux outils de Qualité des données. Ils doivent également disposer des autorisations Modifier définies sur Tous les contacts et/ou Toutes les entreprises (c’est-à-dire accès aux contacts pour gérer les doublons de contacts, aux entreprises pour gérer les doublons d’entreprises et aux deux pour accéder à tous les doublons). 

L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant les valeurs des fiches d'informations pour les propriétés suivantes :

• Contacts : Prénom, Nom, Adresse e-mail, Pays de l'adresse IP, Numéro de téléphone, Code postal et Nom de l'entreprise.
• Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise, Nom de l'entreprise, Pays/région, Numéro de téléphone et Secteur d'activité.

L'outil calcule automatiquement les résultats à mesure que de nouveaux contacts et entreprises sont créés. Il vérifiera également une fois par jour si aucune fiche d'informations n'est créée ce jour-là. Il affiche jusqu’à 5 000 (Data Hub Pro) ou 10 000 (Data Hub Entreprise) parmi les paires les plus susceptibles de dupliquer. 

Utiliser l’outil de gestion des doublons

1. Accédez aux contacts ou aux entreprises :
   
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Gérer les doublons.
3. Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également afficher la date à laquelle les doublons les plus récents ont été identifiés.

Remarque : Au-dessus du tableau, Dernière vérification des doublons le [date] fait référence à la dernière fois qu'un doublon a été identifié par une analyse.

• Pour filtrer les fiches d'informations, cliquez sur les menus déroulants des propriétés au-dessus du tableau, puis sélectionnez des critères. Vous pouvez filtrer selon Propriétaire, Date de création, Date de la dernière activité et Date de découverte (date à laquelle le doublon potentiel a été trouvé). Pour les contacts, vous pouvez également filtrer selon Phase du cycle de vie.
• Pour identifier une seule paire d’éventuels doublons, cliquez sur Vérifier à côté d’une paire de contacts ou d’entreprises. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez comparer les propriétés des fiches d'informations et choisir celle qui sera conservée.
  
  • Pour modifier les propriétés qui s'affichent lors de la comparaison des fiches d'informations, cliquez sur Définir les propriétés à examiner. Cliquez sur Appliquer une fois que vous avez sélectionné les propriétés.
  • Sélectionnez le contact ou l'entreprise que vous souhaitez conserver, puis cliquez sur Fusionner. Vous pouvez également sélectionner les propriétés de contact/d’entreprise que vous souhaitez conserver dans chaque fiche d’informations (Data Hub Pro ou Entreprise uniquement). Découvrez-en davantage sur la fusion des contacts ou des entreprises dans HubSpot.
  • Si les deux fiches d'informations ne sont pas des doublons, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler. Dans le tableau, cliquez sur Rejeter pour supprimer cette paire identifiée du tableau de bord Gérer les doublons. Les suggestions rejetées n'apparaîtront plus dans l'outil de duplication.

• Pour fusionner les fiches d’informations en double ou rejeter les suggestions en masse (Data Hub Pro et Entreprise uniquement), sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations.
• Pour rejeter la paire suggérée, cliquez sur Rejeter en haut du tableau. Les fiches d'informations seront supprimées du tableau de bord et n'apparaîtront plus comme suggestion à l'avenir.

Remarque : Si une fiche d'informations provenant d'une suggestion précédemment rejetée est fusionnée avec une autre fiche d'informations, elle pourra réapparaître dans l'outil de duplication.

• Pour annuler une paire rejetée, cliquez sur Examiner les doublons rejetés dans l'angle supérieur droit. Cliquez ensuite sur Annuler.
• Pour comparer les fiches d'informations, cliquez sur Vérifier en haut du tableau.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Fusionner les critères et sélectionnez le critère qui détermine la façon dont les fiches d'informations sont fusionnées :
    • Engagement le plus récent : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations ayant la valeur la plus récente pour la propriété Date du dernier engagement . Les engagements qui ont un impact sur cette propriété comprennent les interactions avec les pages du site web, les formulaires, les documents, les liens de réunion ou les e-mails individuels suivis.
    • Engagements les plus anciens : tous les enregistrements sélectionnés seront fusionnés dans l'enregistrement ayant la valeur la plus ancienne pour la date des derniers engagements propriété.
    • Premier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus ancienne en fonction de la propriété Date de création .
    • Dernier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus récente en fonction de la propriété Date de création .
    • Mis à jour le plus récemment : toutes les fiches d'informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d'informations avec la mise à jour la plus récente de la valeur de la propriété. Toutes les propriétés, y compris les propriétés internes cachées de HubSpot, sont prises en compte. 
  • Cliquez sur Fusionner tout.

Gérer les règles personnalisées de doublon (BÊTA) (Data Hub Pro et Entreprise uniquement)

Si vous faites partie d’un compte inscrit à la version bêta Créer des règles personnalisées pour gérer les doublons de fiches d’informations , vous pouvez configurer des règles personnalisées qui déclenchent des alertes pour les doublons de fiches d’informations. Vous pouvez créer jusqu’à deux règles par objet.

Pour configurer une règle personnalisée :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur Créer une règle personnalisée.
4. Dans le panneau de droite : 
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez un objet.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriétés et sélectionnez Propriétés. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois réponses.
   • Dans le champ de texte Règle de nom , saisissez un nom.
   • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.
5. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous avez créé la règle.
6. Cliquez sur le nom d’une règle dans la barre latérale de gauche.
7. Consultez le tableau des doublons potentiels.

Pour supprimer une règle personnalisée :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les règles.
4. Dans le panneau de droite, passez le curseur de la souris sur une règle et cliquez sur Supprimer.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le X.

Affichage d’un journal d’audit pour la gestion des doublons (Data Hub Pro et Entreprise uniquement) 

Affichez un journal d’audit contenant des informations sur les fiches d’informations récemment fusionnées automatiquement et les suggestions rejetées. Cela vous aide à mieux suivre les actions automatisées effectuées par le système, sans faire apparaître les fiches d’informations fusionnées manuellement.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur Actions, puis sur Afficher l’historique pour accéder au journal d’audit.