Records ontdubbelen in HubSpot

HubSpot ontdubbelt automatisch contactpersonen met behulp van e-mailadressen en bedrijven met behulp van domeinnamen. Record ID's kunnen ook worden gebruikt om contacten, bedrijven, deals, tickets, producten en aangepaste objecten te ontdubbelen. Om te ontdubbelen via import, kun je Record ID's of aangepaste eigenschappen die unieke waarden vereisen opnemen in je importbestand.

Gebruikers met een Professional of Enterprise account kunnen mogelijke duplicaten ook handmatig beheren met de tool voor duplicaatbeheer.

Automatische ontdubbeling in HubSpot

HubSpot ontdubbelt objecten die zijn gemaakt in het CRM (bijv. import, formulierverzendingen) op de volgende manieren:

• Contactpersonen ontdubbelen op gebruikersnummer
• Contactpersonen ontdubbelen op e-mailadres
• Ontdubbel bedrijven op bedrijfsdomeinnaam
• Ontdubbelen van records op record-ID
• Ontdubbelen van records op aangepaste unieke waarde eigenschappen

Contactpersonen ontdubbelen op gebruikersnummer

Wanneer een nieuw contactpersoon wordt toegevoegd aan Hubspot via een formulierverzending, controleert HubSpot het gebruikerstoken van een contactpersoon (d.w.z. hubspotutk cookie) om te zien of het overeenkomt met een bestaand contactpersoon. Als u de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in uw account, moet een gebruiker de banner van uw privacybeleid accepteren om deze cookie te kunnen koppelen aan zijn contactpersoonrecord.

Als twee formulierverzendingen afkomstig zijn van dezelfde browser en computer, worden de formulierverzendingen samengevoegd tot één contactpersoonrecord omdat HubSpot voor beide formulierverzendingen hetzelfde gebruikerstoken detecteert. In dit geval gebeurt het volgende:

• De informatie van de tweede formulierverzending zal de informatie van de eerste formulierverzending overschrijven omdat ze dezelfde cookie in hun browser hebben opgeslagen.
• Als het e-mailadres van de tweede indiening nog niet bestaat als contactpersoon in HubSpot, zal het e-mailadres het bestaande e-mailadres voor de contactpersoon overschrijven.
• Als de contactpersoon het formulier verzendt met een van zijn secundaire e-mailadressen in HubSpot, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres na de formulierverzending.

Als u wilt dat bij elke formulierverzending vanuit dezelfde browser een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt, kunt u de instellingAltijd nieuwe contactpersoon aanmaken voor nieuwe e-mail inschakelen in uw formulieropties.

Contactpersonen ontdubbelen op e-mailadres

Wanneer een nieuw contactpersoon wordt toegevoegd, zoekt HubSpot naar een overeenkomende waarde in de eigenschap E-mail.

• Als je handmatig een Contactpersoon probeert te maken met hetzelfde e-mailadres als een bestaand contactpersoon, zal HubSpot je waarschuwen dat er al een contactpersoon bestaat en kun je geen extra contactpersoon toevoegen.
• Als je contactpersonen toevoegt via formulierverzendingen en er bestaat al een contactpersoon in je account met hetzelfde e-mailadres, dan worden de nieuwe contactgegevens toegevoegd aan het bestaande contactpersoonrecord. Als de contactpersoon een formulier indient met zijn of haar tweede e-mailadres, wordt het bestaande e-mailadres voor de contactpersoon overschreven. Als u wilt dat bij elke formulierverzending vanuit dezelfde browser een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt, kunt u de instellingAltijd nieuwe contactpersoon aanmaken voor nieuwe e-mail in uw formulieropties inschakelen.
• Wanneer toegevoegd via importeren:
  • Als er al een contactpersoon bestaat in je account met hetzelfde e-mailadres, worden de nieuwe contactgegevens toegevoegd aan het bestaande contactpersoonrecord. Als je bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen importeert met "admin@hubspot.com" en een bestaand contactpersoon in je HubSpot-account heeft het e-mailadres "admin@hubspot.com", dan wordt de geïmporteerde informatie toegevoegd aan dat bestaande contactpersoonrecord.
  • Als je het secundaire e-mailadres van een contactpersoon in HubSpot gebruikt als hun unieke identificatiecode in een import, als je zowel het secundaire e-mailadres als Record ID als kolommen in je bestand opneemt, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres bij het importeren. Als je niet wilt dat de secundaire e-mail de primaire overschrijft, neem dan niet ook de kolom Record ID op in je bestand.
  • Als u de eigenschap E-mail niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuw contactpersoonrecord.
  • Als er al meerdere records bestaan met hetzelfde e-mailadres als een contactpersoon die je importeert, krijg je een importfout en wordt die contactpersoon niet geïmporteerd.

Bedrijven ontdubbelen op bedrijfsdomein

• Als je handmatig een bedrijf probeert te maken met dezelfde domeinnaam als het primaire domein van een bestaand bedrijf, zal HubSpot je waarschuwen dat er al een bedrijf bestaat.
• Als een formulierverzending bedrijfseigenschappen bevat, zal wanneer de domeinnaam Bedrijf is opgenomen, het bestaande bedrijf met dat domein worden bijgewerkt. Als er geen domein wordt opgegeven, wordt, indien van toepassing, het primaire bedrijf van de contactpersoon bijgewerkt.
• Wanneer het bedrijf wordt toegevoegd via importeren, wordt de domeinnaam van het bedrijf gebruikt om bedrijven te ontdubbelen , tenzij je ervoor hebt gekozen om in plaats daarvan een aangepaste eigenschap te gebruiken die unieke waarden vereist als unieke identificatiecode. Als u een aangepaste eigenschap gebruikt die unieke waarden vereist, kan uw bestand dubbele bedrijfsdomeinnamen bevatten.
  • Als er al een bedrijf bestaat in je account met dezelfde domeinnaam of aangepaste unieke id-eigenschap, wordt de nieuwe bedrijfsinformatie toegevoegd aan het bestaande bedrijfsrecord.
  • Als er al meerdere bedrijven bestaan met dezelfde domeinnaam of unieke aangepaste ID-eigenschap, ontvangt u een importfout en wordt dat bedrijf niet geïmporteerd.

• • Als u de domeinnaam Bedrijf of een andere aangepaste unieke ID-eigenschap niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuw bedrijfsrecord.

Let op: bedrijven die via API zijn aangemaakt, worden niet ontdubbeld door de eigenschap Bedrijfseigenschap.

Records ontdubbelen op Record ID

Wanneer je contact, bedrijf, deal, ticket, product of Aangepast object records wilt importeren, kun je een unieke Record ID gebruiken om deze records te matchen met bestaande records in HubSpot. Deze Record ID kan worden gebruikt om records te ontdubbelen tijdens het importeren of om te zoeken naar een specifiek record in HubSpot.

• Om de Record ID's te krijgen, exporteer je records of bekijk je de waarde van een specifiek object voor hun Record ID.
• Neem een kolom Record ID op in je bestand wanneer je je records importeert in Hubspot. Als je de kolom Record ID in je bestand opneemt, zullen alle rijen zonder een waarde voor Record ID nieuwe records maken.
• Tijdens het importeren wordt je gevraagd om de kolom met Record ID in de Hubspot eigenschap kolom te matchen.

Meer informatie over het importeren van Record ID's en hoe u uw importbestanden instelt.

Records ontdubbelen op aangepaste eigenschappen met unieke waarde

Voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten kun je tot tien aangepaste eigenschappen maken die unieke waarden vereisen. Wanneer een eigenschap unieke waarden vereist, kunnen gebruikers niet dezelfde waarde invoeren voor meerdere records.

Je bedrijf maakt bijvoorbeeld een bestelnummer aan voor elke online aankoop. U kunt een eigenschap Bestelnummer instellen die voor elke deal een uniek nummer vereist. Als een gebruiker een deal probeert te maken of te bewerken met een bestaande waarde voor Bestelnummer, krijgt hij een melding dat het nummer al in gebruik is en kan hij de deal niet opslaan.

Het volgende gedrag wordt verwacht voor eigenschappen met unieke waarden:

• Unieke waarden worden ondersteund bij het handmatig maken of bewerken van een record in HubSpot en bij het maken, bijwerken of associëren van records via import.
• Unieke waarden worden momenteel niet ondersteund in formulieren. Als je doel is om bestaande records bij te werken of te koppelen via formulierverzendingen, is het aan te raden om in plaats daarvan de standaard ontdubbelingseigenschappen te gebruiken (d.w.z. E-maildomein, Record ID).
• Als u een unieke waarde eigenschap voor contactpersonen, wanneer bezoekers worden geconverteerd naar een contactpersoonrecord, zullen alle bezoeker eigenschap waarden die in strijd zijn met de unieke eigenschap eisen worden gewist. Meer informatie over het identificeren van bezoekers.

Contactpersonen en bedrijven handmatig ontdubbelen (alleenProfessional en Enterprise )

Je kunt ook contactpersonen en bedrijven in je HubSpot account ontdubbelen met de tool voor duplicaatbeheer. Als je account een abonnement heeft op Operations Hub Professional of Enterprise, kun je records in bulk ontdubbelen en een overzicht van dubbele recordgegevens bekijken in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit.

De duplicaatbeheertool identificeert duplicaten door de waarden van de records voor de volgende eigenschappen te vergelijken:

• Contactpersonen: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, IP-land, Telefoonnummer, Postcode en Bedrijfsnaam.
• Bedrijven: Domeinnaam bedrijf, bedrijfsnaam, land/regio, telefoonnummer en branche.

• Navigeer in je HubSpot account naar contactpersonen of bedrijven:
  
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Klik rechtsboven op Acties > Duplicaten beheren.
• Bekijk een lijst met dubbele contactpersonen of bedrijven. U kunt ook zien wanneer de meest recente duplicaten zijn geïdentificeerd.

Let op: boven de tabel verwijst Laatste controle op duplicaten op [datum] naar de laatste keer dat een duplicaat werd geïdentificeerd door een scan. Scans op duplicaten vinden dagelijks plaats.

• Om de records te filteren, klik je op de eigenschap dropdownmenu's boven de tabel en selecteer je criteria. Je kunt filteren op Verantwoordelijke, Aanmaakdatum, Datum laatste activiteit en Ontdekt (de datum waarop het potentiële duplicaat is gevonden). Voor contactpersonen kun je ook filteren op Levenscyclusfase.
• Om een enkel paar mogelijke duplicaten te vergelijken, klik je op Controleren naast een paar contactpersonen of bedrijven. In het dialoogvenster kunt u de eigenschappen van de records vergelijken en analyseren welke record u wilt behouden.
  
  • Om te wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klikt u op Eigenschappen instellen om te beoordelen. Klik op Toepassen als u de eigenschappen hebt geselecteerd.
  • Selecteer de contactpersoon/hetbedrijf dat u wilt behouden en klik op Samenvoegen. Of, als je een Operations Hub Professional of Enterprise abonnementhebt, selecteer de contactpersoon-/bedrijfseigenschappen die je van elke record wilt behouden. Meer informatie over het samenvoegen van contactpersonen of bedrijven in HubSpot.
  • Als de twee records geen duplicaten zijn, klik je in het dialoogvenster op Annuleren. Klik in de tabel op Afwijzen om dit geïdentificeerde paar te verwijderen uit het Dashboard Duplicaten beheren. Afgewezen suggesties verschijnen voortaan niet meer in de duplicatentool.

• Schakel de selectievakjes naast de records in om dubbele records samen te voegen of suggesties in bulk af te wijzen( alleenOperations Hub Professional en Enterprise ).

• Om het voorgestelde paar af te wijzen, klik je op Afwijzen bovenaan de tabel. De records worden verwijderd van het Dashboard en verschijnen niet meer als suggestie. Als een record van een eerder afgewezen suggestie wordt samengevoegd in een andere record, kan deze opnieuw verschijnen in de duplicaten-tool.
• Om een afgewezen paar ongedaan te maken, klik je rechtsboven op Afgewezen duplicaten beoordelen. Klik vervolgens op Ongedaan maken.

• Om de records te vergelijken, klikt u op Review bovenaan de tabel.
  • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Criteria samenvoegen en selecteer het criterium dat bepaalt hoe de records worden samengevoegd:

• • • Meest recente interactie: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de meest recente waarde voor de eigenschapDatum laatste interactie. Interacties die van invloed zijn op deze eigenschap zijn interacties met websitepagina's, formulieren, documenten, meetinglink of gevolgde één-op-één e-mails.
    • Oudste interactie: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de oudste waarde voor de eigenschapDatum laatste interactie.
    • Eerst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het oudste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Laatst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het nieuwste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Meest recent bijgewerkt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de meest recente eigenschap waarde update. Alle eigenschappen, inclusief verborgen interne HubSpot eigenschappen, worden geëvalueerd.
  • Klik op Alles samenvoegen.

Lees meer over wat er gebeurt als u contactpersonen of bedrijven samenvoegt.