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在HubSpot中刪除重複記錄

上次更新時間: 二月 15, 2024

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所有產品和版本

HubSpot會使用電子郵件地址自動刪除聯絡人,以及使用網域名稱的公司。 記錄ID也可用於刪除聯絡人、公司、交易、票證、產品和 自訂物件的重複資料。 若要透過匯入進行重複資料刪除,您可以在匯入檔案中包含需要唯一值的記錄ID或自訂屬性。 專業 版或企業版帳戶中的使用者也可以使用重複管理工具手動 管理可能的重複項目。

HubSpot中的自動重複資料刪除

HubSpot以以下方式刪除在CRM中建立的物件(例如匯入、表單提交) :

按usertoken刪除重複聯絡人

當透過表單提交將新聯絡人新增至HubSpot時, HubSpot會檢查聯絡人的使用者權杖(即hubspotutk Cookie ) ,以查看其是否與現有聯絡人相符。 如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定,使用者必須接受您的隱私政策橫幅,才能將此Cookie與其聯絡人記錄相關聯。

如果兩個表單提交來自同一個瀏覽器和電腦,則提交將合併到一個記錄中,因為HubSpot將為兩個提交偵測到相同的使用者權杖。 在這種情況下,將發生以下情況:

  • 第二次提交表單的資訊將覆蓋第一次提交表單的資訊,因為他們的瀏覽器中儲存了相同的Cookie。 
  • 如果第二次提交的電子郵件地址在HubSpot中尚未作為聯絡人存在,該電子郵件地址將覆蓋聯絡人的現有電子郵件地址。
  • 如果客服案件使用HubSpot中的其中一封次要電子郵件提交表單,次要電子郵件將取代提交後的主要電子郵件。

如果您希望從同一個瀏覽器提交每個表單以建立新聯絡人,您可以在表單選項中啟用「始終為新電子郵件設定建立新聯絡人」。

請注意:

  • 如果透過會議連結提交表單,即使現有的聯絡人具有相符的使用者權杖,唯一的電子郵件地址也會始終建立新的聯絡人。 在這種情況下,新電子郵件地址不會覆寫現有聯絡人的電子郵件地址。
  • 如果表單是透過非HubSpot表單提交,則法透過usertoken或電子郵件進行重複資料刪除。 所有來自同一瀏覽器和裝置的非HubSpot表單提交將與單個聯絡人相關聯。 

透過電子郵件地址刪除重複聯絡人

新增聯絡人時, HubSpot會在電子郵件屬性中尋找相符的值。

  • 如果您嘗試使用與現有聯絡人相同的電子郵件地址手動建立聯絡人, HubSpot會提醒您聯絡人已存在,您將無法新增其他聯絡人。
  • 透過表單提交新增時,如果您的帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人,新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 如果客服案件提交的表單包含其次要電子郵件地址,該電子郵件地址將覆蓋客服案件的現有電子郵件地址。 如果您希望從同一個瀏覽器提交每個表單以建立新聯絡人,您可以在表單選項中啟用「始終為新電子郵件設定建立新聯絡人」。
  • 透過匯入新增時:
    • 如果您的帳戶中已存在使用相同電子郵件地址的聯絡人,新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 例如,如果您匯入包含「admin@hubspot.com」的聯絡人清單,而您的HubSpot帳戶中的現有聯絡人具有電子郵件「admin@hubspot.com」,則匯入的資訊將新增到該現有聯絡人記錄中。
    • 如果您在匯入時使用HubSpot中聯絡人的次要電子郵件作為其唯一識別碼,如果您在檔案中同時包含次要電子郵件和記錄 ID作為欄,則次要電子郵件在匯入時取代主要電子郵件。 如果您不希望次要電子郵件覆蓋主要電子郵件,請檔案中包含「記錄ID」欄。
    • 如果匯入時未包含電子郵件屬性,匯入檔案的每一列都會匯入為新的聯絡人記錄。
    • 如果有多筆記錄與您匯入的聯絡人使用相同的電子郵件地址,您會收到匯入錯誤,該聯絡人將不會被匯入。 

按公司網域刪除公司重複資料

新增公司時, HubSpot會查看公司網域名稱屬性的主要值, 以刪除公司的重複資料。 記錄中作為附加 網域包含的 次要網域不會用 於刪除公司的重複資料。 瞭解如何將 網域設為主要網域。
  • 如果您嘗試使用與現有公司主要網域相同的網域名稱手動建立公司, HubSpot會提醒您公司已存在。
  • 透過匯入新增時,除非您選擇使用需要唯一值的自訂屬性作為唯一識別碼否則 公司網域名稱將用於刪除公司的重複資料。 如果您使用需要唯一值的自訂屬性,您的檔案可能會包含重複的公司網域名稱。
    • 如果您的帳戶中已存在具有相同網域名稱或自訂唯一ID屬性值的公司,新的公司資訊將新增到現有的公司記錄中。
    • 如果已有多家公司使用相同的網域名稱或自訂唯一ID屬性值,系統會顯示匯入錯誤,且不會匯入該公司。 
    • 如果您的匯入中未包含公司網域名稱或其他自訂唯一ID屬性,則匯入檔案的每一行都將匯入為新的公司記錄。

請注意: 透過API建立的公司不會被公司網域名稱屬性刪除重複資料。

按記錄ID刪除重複記錄

當您想要匯入客服案件、公司、交易、支援查詢、產品或自訂物件記錄時,您可以使用唯一的記錄ID來將這些記錄與HubSpot中的現有記錄進行比對。 此記錄ID可用於在匯入過程中刪除重複記錄,或在HubSpot中搜尋特定記錄。

record-id-selected

深入瞭解匯入記錄ID以及如何設定匯入檔案。

請注意:如果您僅使用記錄 ID進行重複資料刪除,建議在匯入外部檔案之前檢查HubSpot中的現有記錄。 若要執行此操作,請按照以下步驟操作:

  • 匯出您的記錄及其記錄 ID ,以及外部檔案中包含的至少一個屬性。
  • 使用VLOOKUP函數將新檔案中的資訊與匯出的檔案進行交叉參照。 深入瞭解如何在ExcelGoogle試算表中使用VLOOKUP。
  • 將正確的記錄 ID值分配給您確定的任何重複項。
  • 將資料分為兩個匯入檔案:一個檔案包含現有記錄及其記錄 ID ,另一個檔案包含所有新記錄。
  • 匯入檔案。具有記錄 ID的檔案將更新您的現有記錄,而另一個檔案將創建新記錄。

按自訂唯一值屬性刪除重複記錄

對於聯絡人、公司、交易、票證和自訂物件,您最多可以建立十個需要唯一值的自訂屬性。 當屬性需要唯一值時,使用者將無法為多個記錄輸入相同的值。

例如,貴公司會為每筆線上購物建立訂單號碼。 您可以設置一個訂單編號屬性,每個交易都需要一個唯一的編號。 如果用戶嘗試使用現有的訂單編號值創建或編輯交易,他們將收到該編號已被使用的通知,並且將無法保存交易。

UNIQUE值屬性預期會有下列行為:

  • 在HubSpot中手動建立或編輯記錄時,以及透過匯入建立、更新或關聯公司、交易、票證和自訂物件時,支援 唯一值。 您目前無法在匯入中使用聯絡人唯一值屬性。
  • 單中當前支持唯一值。 如果您的目標是透過表單提交來更新或關聯現有記錄,建議改用預設的重複資料刪除屬性(例如電子郵件、網域名稱、記錄ID)。
  • 如果您為聯絡人建立唯一值屬性,當訪客轉換為聯絡人記錄時,任何違反獨特屬性要求的訪客屬性值都將被清除。 進一步了解如何識別訪客

手動刪除客服案件和公司的重複資料(僅限專 業版和企業版)

您也可以使用重複管理工具,在HubSpot帳戶中刪除重複的客服案件和公司。 如果您的帳戶擁有Operations Hub Professional或Enterprise訂閱,您可以大量刪除重複記錄,並在資料品質指揮中心查看重複記錄資料的概覽。 

若要使用重複項管理工具,使用者必須擁有 資料品質工具的存取權,且 聯絡人和/或公司物件的 編輯權限設定必須設為 「所有聯絡人和/或 所有公司」(即存取聯絡人以管理聯絡人重複項、公司管理公司重複項,以及兩者皆可存取所有重複項)。

重複項管理工具通過比較以下屬性的記錄值來識別重複項:

  • 聯絡人:名字、姓氏、電子郵件地址、IP國家/地區、電話號碼、郵遞區號和公司名稱。
  • 公司:公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼和行業。
該工具每天會自動計算結果,並顯示最多5,000 ( Operations Hub Professional)或10,000 ( Operations Hub Enterprise)個最有可能重複的配對。 
  • 在HubSpot帳戶中,前往聯絡人或公司:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
  • 在右上角,按一下「操作」>「管理重複項」。 manage-duplicate-contacts
  • 檢視重複的客服案件或公司配對清單,以供審查。 您還可以查看最近識別重複項的時間。

請注意:上表中,上次檢查[DATE]的重複項目是指上次掃描發現重複項目的時間。 每天都會進行重複掃描。


    • 若要移除顯示的屬性,請在[選取的屬性]區段中按一下該屬性旁邊的[X]。
    • 若要顯示屬性,請按一下該屬性旁邊的核取方塊。
    • 選取房源後,按一下「套用」。

select-display-properties-duplicates

  • 若要比較一對可能的重複項目,請按一下一對聯絡人或公司旁邊的「檢閱」。
     
    review-reject-duplicate
    • 在對話框中,您可以比較記錄屬性並分析要保留的記錄。 選擇要保留的聯絡人或公司,然後按一下「合併」。 深入瞭解如何在HubSpot中合併聯絡人或公司
    • 如果兩個記錄不是重複的,請在對話框中單擊取消。 在表格中,按一下「拒絕」,從「管理重複項」儀表板中移除此已識別的配對。 被拒絕的建議不會再出現在重複項工具中。
  • 若要大量合併重複記錄或拒絕建議(僅限Operations Hub Professional和Enterprise) ,請選取記錄旁的核取方塊。
  • 若要拒絕建議的配對,請按一下表格頂端的「拒絕」。 紀錄將從控制臺中移除,且不會在之後顯示為建議。 如果先前被拒絕的建議中的記錄被合併到另一個記錄中,它可能會重新出現在重複項工具中。
  • 若要比較記錄,請按一下表格上方的「檢閱」。
    • 在對話框中,單擊合併條件下拉菜單,然後選擇決定記錄合併方式的條件:
      • 最新參與度:所有選定的記錄都將合併到記錄中,其中包含上次參與日期屬性的最新值。 影響此屬性的互動包括與網站頁面、表單、文件、會議連結或追蹤的一對一電子郵件的互動。
      • 最舊的參與度:所有選定的記錄都將合併到最舊的「上次參與日期」屬性的記錄中。
      • 首先創建:所有選定的記錄將根據創建日期屬性合併到最舊的記錄中。
      • 上次創建:所有選定的記錄將根據創建日期屬性合併到最新的記錄中。
      • 最新更新:所有選定的記錄都將合併到記錄中,並包含最新的屬性值更新。 會評估所有屬性,包括隱藏的內部HubSpot屬性。 
  • bulk-merge-dialog-box
    • 按一下全部合併。

進一步了解合併聯絡人或公司後會發生什麼事。

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