在 HubSpot 中重複記錄

HubSpot 會根據電子郵件地址自動對聯絡人進行去重，並根據網域名稱對公司進行去重。您也可以使用記錄 ID 手動對聯絡人、公司、商機、服務單、產品、管理員啟用的物件（例如：預約）以及自訂物件進行去重。若要透過匯入進行去重，您可以在匯入檔案中包含「記錄 ID」屬性，或包含需要唯一值的自訂屬性。

HubSpot 中的自動去重

HubSpot 會透過以下方式，自動對在 CRM 中建立的聯絡人與公司（例如：匯入資料、表單提交）進行去重：

• 根據電子郵件地址自動去重聯絡人
• 根據公司網域名稱自動去重企業

進一步了解 HubSpot 如何使用 Cookie 進行追蹤，或管理表單提交的重複資料。

根據電子郵件地址自動去重聯絡人

當新增聯絡人時，HubSpot 會檢查「電子郵件」屬性中是否存在相符的值。 

• 手動操作：若您嘗試手動建立與現有聯絡人電子郵件地址相同的聯絡人，HubSpot 會提示您該聯絡人已存在，且您將無法新增該聯絡人。
• 表單提交：若您的帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人，新聯絡人的資訊將被新增至現有聯絡人中。若聯絡人使用次要電子郵件地址提交表單，該電子郵件地址將覆寫該聯絡人的現有電子郵件地址。進一步了解HubSpot 表單提交去重設定或 非 HubSpot 表單。
• 匯入：
  • 若您的帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人，新聯絡人資訊將被新增至該現有聯絡人。例如，若您匯入的聯絡人清單包含「admin@hubspot.com」，而您的 HubSpot 帳戶中已有聯絡人使用該電子郵件地址，則匯入的資訊將被新增至該現有聯絡人。
  • 若您的匯入檔案包含次要電子郵件和記錄 ID欄位，且您使用次要電子郵件作為唯一識別碼，則次要電子郵件將取代現有聯絡人的主要電子郵件。若要防止主要電子郵件被覆寫 ，請勿在上述情況下包含記錄ID欄位。
  • 若您在匯入時未包含「電子郵件」屬性，匯入檔案的每一列將被匯入為新的聯絡人記錄。
  • 若系統中已存在多個與您要匯入的聯絡人電子郵件地址相同的記錄，您將收到匯入錯誤，且該聯絡人將不會被匯入。 

根據公司網域自動去重

公司

公司

去重

• 手動：若您嘗試手動建立與現有公司主要網域名稱相同的公司，HubSpot 會提示您該公司已存在。
• 表單提交：若表單提交內容包含公司屬性，當「公司網域名稱」被包含時，系統會更新與該網域名稱相符的現有公司；若網域名稱與現有值不符，則會建立新公司。若提交內容中未包含網域名稱，在適用情況下，系統將更新該聯絡人主要關聯的公司。
• 匯入：透過匯入功能新增資料時，系統會使用主要和次要 的公司網域名稱值來進行公司去重，除非您已選擇自訂唯一值屬性作為唯一識別碼。若使用自訂唯一值屬性，您的檔案可包含重複的公司網域名稱。
  • 若您的帳戶中已存在具有相同網域名稱或自訂唯一識別碼屬性值的公司，新公司資訊將被新增至該現有公司。
  • 若已有數間公司具備相同的網域名稱或自訂唯一識別碼屬性值，系統將顯示匯入錯誤，且該公司將不會被匯入。 

• • 若您在匯入時未包含主要或次要的公司網域名稱，或其他自訂唯一識別碼屬性，檔案中的每一列資料都將被匯入為一家新公司。

請注意： 透過 API 建立的公司 不會根據「公司網域名稱」屬性進行去重。這包括已安裝的第三方同步應用程式。

在 HubSpot 中手動去重

您可以透過以下方式，手動對在 CRM 中建立的物件（例如：聯絡人、房源、自訂物件）進行去重：

• 透過「記錄 ID」屬性手動去重
• 透過自訂唯一值屬性手動去重記錄

透過「記錄 ID」屬性 手動去重

當您要匯入聯絡人、公司、交易、服務單、產品、管理員啟用物件（例如服務）或自訂物件記錄時，可使用「記錄 ID」屬性將這些記錄與 HubSpot 中的現有記錄進行比對。 此為預設屬性，用於儲存記錄的唯一值，可在匯入過程中用於去重，或用於在 HubSpot 中搜尋特定記錄。

1. 若要取得記錄 ID，請匯出您的記錄，或檢視個別記錄的「記錄 ID」值。
2. 將「記錄 ID」欄位 包含在檔案中，以便將記錄匯入 HubSpot。若在匯入檔案中包含「記錄 ID」欄位，任何未填寫「記錄 ID」值的列都將建立新記錄。
3. 在匯入過程中，系統會提示您將該欄位與 HubSpot 屬性欄位 中的「記錄 ID 」進行配對。

進一步了解如何匯入記錄 ID 以及如何設定匯入檔案。

透過自訂

唯一值屬性

手動去除重複記錄

對於每個物件，您可以建立最多十個要求唯一值的自訂屬性。當屬性要求唯一值時，使用者將無法在多個記錄中輸入相同的值。

例如，貴公司為每筆線上訂單生成一個訂單編號。您可以建立一個「訂單編號」屬性，要求每筆交易皆須具備唯一的編號。若使用者嘗試使用已存在的訂單編號值來建立或編輯交易，系統將通知該編號已被使用，且無法儲存該交易。

針對唯一值屬性，預期行為如下：

• 在 HubSpot中手動建立或編輯記錄時，以及透過匯入建立、更新或關聯記錄時皆受支援。
• 不支援於表單中。若您的目標是透過表單提交來更新或關聯現有記錄，建議改用預設的去重屬性（例如：電子郵件、公司網域名稱、記錄 ID）。
• 在將訪客轉換為聯絡人時受支援；違反唯一值要求的訪客屬性值將會被清除。進一步了解如何識別訪客。

手動審查潛在重複的聯絡人與公司

了解要求

例如，某使用者對「所有聯絡人

的編輯權限設定為「全部」，但 對公司的 編輯權限設定為「無」 。這表示該使用者僅能管理聯絡人重複資料。

重複資料管理工具會透過比較記錄中以下屬性的值來識別重複資料：

• 聯絡人：名字、姓氏、電子郵件地址、IP 國家/地區、電話號碼、郵遞區號及公司名稱。
• 公司：公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼及產業類別。

當建立新的聯絡人或公司時，此工具會自動計算結果。若當天未建立任何記錄，系統亦會每日檢查一次。

使用重複資料管理工具

1. 導航至聯絡人或公司：
   
   • 聯絡人：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
   • 企業：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
2. 在右上角，點擊「動作」，然後選擇「管理重複項目」。
3. 檢視重複聯絡人或公司配對清單以供您審核。您亦可查看最近一次識別出重複項目的時間。

請注意：表格上方的「最後檢查重複項日期：[日期]」指的是系統上次透過掃描識別出重複項的時間。

4. 若要新增或移除表格中的欄位：
   • 在欄位標題上，點擊垂直選單圖示（三個垂直點圖示），然後選擇「新增欄位」或「移除欄位」。
   • 在彈出視窗中，選擇您要新增的屬性。新增的屬性將以欄位形式顯示，供您在檢視重複記錄時查看更多詳細資訊。 
5. 點擊表格上方的屬性下拉選單，然後選擇篩選條件以篩選記錄。您可以依「擁有者」、「建立日期」、「最後活動日期」及「發現日期」（即發現潛在重複項的日期）進行篩選。對於聯絡人，您亦可依「生命週期階段」進行篩選。
6. 點擊一對聯絡人或公司名稱旁的「檢視」 ，即可專注於單一組可能的重複記錄。在對話方塊中，您可以比較記錄屬性並分析應保留的記錄。
   
   • 若要變更比對記錄時顯示的屬性，請點擊「設定待審查屬性」。選取完屬性後，點擊「套用」。
   • 選取您要 保留的聯絡人/公司 ，然後點擊「合併」。或者，從每筆記錄中選取您 要保留的聯絡人/公司屬性 。進一步了解如何在 HubSpot中 合併聯絡人 或公司 。
   • 若兩筆記錄並非重複，請在對話方塊中點擊「取消」。在表格中點擊「拒絕 」，即可將 此識別出的配對從「管理重複項」儀表板中移除。被拒絕的建議今後將不會再出現在重複項工具中。

7. 要批量拒絕重複建議：

   • 勾選所需記錄旁的核取方塊。

   • 在表格頂端，點擊「拒絕」。這些記錄將從儀表板中移除，並不會再作為建議顯示。

   請注意：若先前已拒絕的建議中的某筆記錄與其他記錄合併，該記錄可能會再次出現在重複項工具中。

8. 要撤銷已拒絕的配對：
   • 在右上角，點擊「檢視已拒絕的重複項目」。
   • 點擊「撤銷」。
9. 要批量合併重複記錄：
   • 勾選所需記錄旁的核取方塊。
   • 在表格頂端，點擊「檢視」。
   • 在對話方塊中，點擊「合併條件」下拉式選單，然後選擇決定記錄合併方式的條件：
     • 最近一次互動：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值最為近期之記錄。影響此屬性的互動包含與網站頁面、表單、文件、會議連結或已追蹤的一對一電子郵件之互動。
     • 最舊互動：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值最舊的記錄中。
     • 最先建立：所有選取的記錄將合併至根據「建立日期」屬性最舊的記錄中。
     • 最後建立：所有選取的記錄將合併至根據「建立日期」屬性最為新穎的記錄中。
     • 最近更新：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值更新時間最晚的記錄中。所有屬性（包括隱藏的 HubSpot 內部屬性）均會納入評估。
   • 點擊「合併全部」。

若您已知要合併的記錄，請瞭解如何合併個別記錄。進一步瞭解合併聯絡人或公司時的運作方式。

管理自訂重複規則 (BETA)

若您所屬的帳戶已註冊「建立自訂規則以管理重複記錄」公開測試版，即可設定自訂規則以觸發重複記錄警示。每個物件最多可建立兩條規則。

設定自訂規則的方法：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料管理」>「資料品質」。
2. 點擊「管理重複資料」分頁。
3. 在「管理重複資料」區段中，點擊「建立自訂規則」。
4. 在右側面板中： 
   • 點擊「選取物件」下拉式選單並選擇一個物件。
   • 點擊「屬性」下拉式選單並選擇屬性。最多可選取三項。
   • 在「規則名稱」文字欄位中，輸入名稱。
   • 完成後，請點擊「建立」。
5. 在「管理重複項目」區段中，點擊您已建立規則的物件名稱。
6. 在左側邊欄中，點擊某條規則的名稱。
7. 檢視「潛在重複項目」表格。

若要刪除自訂規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料管理」>「資料品質」。
2. 點擊「管理重複資料」標籤頁。
3. 在「管理重複項目」區段中，點擊「動作」，然後選擇「管理規則」。
4. 在右側面板中，將滑鼠懸停於某條規則上，然後點擊「刪除」。
5. 完成後，點擊X。

檢視重複資料管理的稽核日誌

檢視稽核日誌，其中包含近期自動合併的記錄及遭拒絕的建議相關資訊。這有助於您更有效地追蹤系統執行的自動化操作，同時不會顯示手動合併的記錄。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料管理」>「資料品質」。
2. 點擊「管理重複資料」標籤頁。
3. 點擊「動作」，然後點擊「檢視歷史記錄」以存取稽核日誌。