Korzystanie z centrum dowodzenia jakością danych

Centrum dowodzenia jakością danych pokazuje przegląd sposobu przechowywania danych w funkcjach systemu CRM HubSpot i podkreśla potencjalne problemy z danymi. Możesz ocenić możliwe problemy z właściwościami, rekordami, integracjami synchronizacji danych i przepływami pracy. Z poziomu centrum dowodzenia można również zagłębić się w każdy zasób i podjąć działania w celu poprawy jakości danych.

Tylko użytkownicy z uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach lub Dostęp do narzędzi jakości danych i Wyświetlanie dla kontaktów i firm mogą uzyskać dostęp do centrum dowodzenia jakością danych.

Aby uzyskać dostęp do centrum dowodzenia:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.

• Monitorowanie danych: całkowita liczba nieoczekiwanych zmian w danych. Śledź określone właściwości w narzędziu jakości danych, aby monitorować aktualizacje wartości właściwości w rekordach systemu CRM HubSpot pod kątem anomalii przy użyciu HubSpot AI. Możesz śledzić liczbę aktualizacji wartości właściwości w porównaniu z oczekiwanym zakresem aktualizacji dla tej właściwości.
• Właściwości: łączna liczba właściwości kontaktu, firmy, transakcji i zgłoszeń na koncie, dzienny raport trendów dla problemów z właściwościami oraz liczba właściwości, które HubSpot zidentyfikował jako mające którykolwiek z poniższych problemów:

• • Brak danych: istnieją puste lub niekompletne wartości dla właściwości w rekordach.
  • Nieużywana: właściwość nie jest używana w żadnych narzędziach HubSpot, takich jak listy, przepływy pracy lub raporty.
  • Duplikaty: istnieje inna właściwość, która jest podobna do tej właściwości.

• Rekordy: łączna liczba rekordów kontaktu i firmy, dzienny raport trendów dla problemów z rekordami oraz liczba rekordów, które HubSpot zidentyfikował jako posiadające którykolwiek z obserwujących je problemów:
  • Problemy z formatowaniem: rekord ma właściwość, która może być nieprawidłowo sformatowana (np. brak wielkiej litery w polu Nazwisko).

Uwaga: jeśli rekord zostanie zaktualizowany przez centrum dowodzenia jakością danych, ale później zostanie ręcznie zaktualizowany do innej nieprawidłowo sformatowanej wartości, centrum dowodzenia jakością danych nie oznaczy go ponownie. Zaktualizowane wartości dodane za pomocą ręcznej aktualizacji użytkownika, interfejsu API, integracji, importu lub migracji danych zazwyczaj nie będą ponownie oznaczane. Na przykład, jeśli nazwisko jest wyświetlane na koncie jako "LORELAI GILMORE", centrum dowodzenia jakością danych zasugeruje zmianę na "Lorelai Gilmore". Jeśli jednak ten kontakt zostanie ponownie zaktualizowany za pośrednictwem interfejsu API do "LORELAI GILMORE", nie zostanie to ponownie oznaczone w centrum dowodzenia jakością danych, ponieważ interpretuje nadpisany format jako prawidłowy.

• • Duplikaty: istnieje inny rekord, który jest podobny do danego rekordu.

• Synchronizacja danych: łączna liczba połączonych aplikacji do synchronizacji danych, dzienny raport trendów dotyczący problemów z synchronizacją danych oraz liczba aplikacji, które HubSpot zidentyfikował jako mające którykolwiek z poniższych problemów:
  • Aplikacje z błędami synchronizacji: aplikacja jest połączona i synchronizacja danych jest włączona, ale HubSpot zidentyfikował, że niektóre rekordy nie są synchronizowane.
  • Aplikacje bez aktywnych synchronizacji: aplikacja nie synchronizuje się, ponieważ konto jest odłączone, istniejące synchronizacje są wstrzymane lub synchronizacja danych nie została skonfigurowana lub włączona.
• Przepływy pracy: łączna liczba aktywnych przepływów pracy, dzienny raport trendów dotyczący problemów z przepływami pracy oraz liczba przepływów pracy, które HubSpot zidentyfikował jako nieużywane lub zagrożone. Należy pamiętać, że opcje naprawy formatu są dostępne tylko dla kontaktów, a deduplikacja jest dostępna tylko dla kontaktów i firm.
  • Nieużywane przepływy pracy: przepływ pracy został wyłączony lub nie wykazywał żadnej aktywności w ciągu ostatnich 90 dni.
  • Przepływy pracy zagrożone: przepływ pracy ma co najmniej jeden unikalny błąd.

Poniżej dowiesz się, jak uzyskać więcej informacji na temat spostrzeżeń w każdej sekcji i postępować zgodnie z sugestiami dotyczącymi jakości danych.

Właściwość monitorowania

Jeśli liczba aktualizacji wykracza poza oczekiwany zakres, zostanie to uznane za anomalię. Na przykład, jeśli właściwość została zaktualizowana 15 razy w danym dniu, a oczekiwany zakres wynosi od 5 do 10 razy, zostanie to oznaczone jako anomalia. Możesz przejrzeć te kwestie w narzędziu jakości danych i zasubskrybować powiadomienia o wystąpieniu tych anomalii.

Skonfiguruj właściwość do monitorowania

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• W górnej części sekcji Monitorowanie danych kliknij opcję Rozpocznij lub Wyświetl wszystkie monitorowane sprawy.
• Przejdź do karty Nieprawidłowości właściwości .
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Monitoruj nową właściwość.
• W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz typ obiektu i wybierz typ właściwości, którą chcesz monitorować.
• Kliknij menu rozwijane Wyszukaj lub wybierz właściwość , aby wybrać właściwość do monitorowania.

• Przejdź do karty Powiadomienia.
• Kliknij menu rozwijane Wyszukaj użytkowników i kliknij pole wyboru obok nazwy użytkownika. Użytkownicy muszą mieć dostęp do centrum dowodzenia jakością danych , aby otrzymywać powiadomienia. Więcej informacji na temat zarządzania powiadomieniami można znaleźć w ustawieniach powiadomień.
• Aby usunąć subskrybowanego użytkownika, kliknij przycisk Usuń obok jego nazwy.
• Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Zarządzanie monitorowanymi właściwościami

Po utworzeniu monitorowanych właściwości można zmienić powiadomienia lub skonfigurowaną właściwość.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl wszystkie monitorowane sprawy.
• Przejdź do karty Nieprawidłowości właściwości.
• Aby edytować monitorowaną właściwość lub powiadomienie, kliknij opcję Zarządzaj monitorowanymi właściwościami w prawym górnym rogu.
• W prawym panelu najedź kursorem na właściwość i kliknij Edytuj.

• Aby dodać innego użytkownika do powiadamiania, kliknij menu rozwijane Wybierz użytkowników do powiadamiania i kliknij pole wyboru obok nazwy użytkownika.
• Aby usunąć subskrybowanego użytkownika, kliknij przycisk Usuń obok jego nazwy.
• Aby zatrzymać monitorowanie właściwości, w prawym górnym rogu kliknij opcję Zatrzymaj monitorowanie właściwości. Następnie kliknij przycisk Zatrzymaj monitorowanie.

Przegląd zagadnień

Gdy HubSpot AI wykryje anomalię, pojawi się ona na pulpicie nawigacyjnym. W tym miejscu można wyświetlić więcej szczegółów:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl wszystkie monitorowane sprawy.
• Aby wyświetlić więcej szczegółów, w kolumnie Akcje kliknij opcję Przejrzyj.
• Aby ukryć alert, w kolumnie Akcje kliknij Odrzuć.
• W prawym panelu wyświetl szczegóły dotyczące wszelkich anomalii, w tym wizualizację danych i wszelkie inne przypadki, które wystąpiły w ciągu ostatnich 30 dni.

Wyświetl informacje o Właściwościach

Karta Właściwości wyświetla wgląd we właściwości kontaktu, firmy, transakcji i zgłoszeń. Z tego miejsca możesz podjąć działania w celu rozwiązania problemów lub ukryć właściwości, których nie chcesz monitorować, aby nie miały wpływu na raporty dotyczące właściwości.

• Aby dostosować dane wyświetlane na wykresie, kliknij menu rozwijane Zakres dat i Częstotliwość i wybierz żądane filtry.

• Najedź kursorem na datę w raporcie Liczba spraw, aby wyświetlić liczbę spraw w danym dniu.
• Aby wyświetlić więcej informacji o właściwościach, kliknij opcję Wyświetl wszystkie spostrzeżenia dotyczące właściwości.

• Wyświetl przegląd tego, ile właściwości nie ma danych, jest nieużywanych lub może być duplikatami.
• Na karcie Właściwość do sprawdzenia wyświetl listę właściwości, które mają co najmniej jeden potencjalny problem. Właściwość jest wymieniona w kolejności alfabetycznej i wyświetlane są wszystkie problemy.
  • Aby filtrować według określonych problemów, kliknij menu rozwijane Wszystkie problemy, a następnie zaznacz pola wyboru obok typów problemów, które chcesz wyświetlić.
  • Aby wyświetlić tylko właściwości określonego obiektu, kliknij menu rozwijane Wszystkie obiekty, a następnie wybierz obiekt, który chcesz wyświetlić.
  • Użyj paska wyszukiwania w górnej części tabeli, aby wyszukać określoną właściwość.
  • Kliknij kolumnę, aby posortować właściwości według danych w kolumnie. Kolumny obejmują:
    • Nazwa: nazwa właściwości.
    • Problem: typ problemu zidentyfikowany dla właściwości. Dostępne opcje to Brak danych, Nieużywane lub Duplikaty.
    • Obiekt: obiekt, którego dotyczy Właściwość.
    • Właściwość zaktualizowana: ostatnia data aktualizacji wartości dla właściwości.
    • Źródło aktualizacji: dla ostatniej aktualizacji, w jaki sposób wartość właściwości została zaktualizowana.
    • Współczynnik wypełnienia (%): procent rekordów, które mają wartość dla właściwości.
    • Used in: liczba narzędzi (np. list, przepływów pracy), które obecnie używają danej właściwości.
• Aby ukryć pojedynczą właściwość z raportów wydań, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Akcje > Ukryj. Właściwość ta zostanie przeniesiona na kartę Ukryte właściwości.
• Kliknij kartę Ukryte właściwości, aby wyświetlić właściwości, których nie chcesz monitorować. Aby ponownie rozpocząć monitorowanie ukrytej właściwości pod kątem problemów, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij kolejno Akcje > Pokaż. Aby wyświetlić wiele ukrytych właściwości, zaznacz pola wyboru obok właściwości, a następnie wybierz Pokaż w górnej części tabeli.
• Na obu kartach, aby wyświetlić więcej szczegółów lub podjąć działanie na określonej właściwości, kliknij jej nazwę.
• Aby edytować właściwość, kliknij Edytuj właściwość w prawym górnym rogu. W prawym panelu edytuj właściwość.

• Aby wyeksportować historyczne wartości właściwości, kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Eksportuj historię właściwości.
• Aby zarchiwizować właściwość, kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Archiwizuj. Aby zarchiwizować wiele właściwości, kliknij pole wyboru obok właściwości i kliknij przycisk Archiwizuj. Dowiedz się więcej o archiwizowaniu właściwości.
• Wyświetlanie dodatkowych informacji o właściwości:
  • Szczegóły właściwości: nazwa właściwości, opis, obiekt, data utworzenia, data ostatniej aktualizacji i typ pola.
  • Współczynnik wypełnienia/Rekordy z wartością: procent rekordów, które mają wartość dla właściwości. Kliknij Wyświetl listę w CRM, aby wyświetlić pełną listę rekordów z wartościami dla właściwości.

• • Źródła aktualizacji właściwości: raport pokazujący, w jaki sposób wartości zostały zaktualizowane dla danej właściwości. Kliknij menu rozwijane, aby filtrować raport na podstawie zakresu dat i częstotliwości.
  • Narzędzia używające tej właściwości: lista zasobów, w których właściwość jest obecnie używana. Kliknij menu rozwijane Wszystkie narzędzia, aby filtrować zasoby na podstawie określonych narzędzi.

Sprawdź rekordy pod kątem duplikatów lub problemów z formatowaniem

Na karcie Rekordy można wyświetlić przegląd potencjalnych problemów z rekordami kontaktów i firm oraz je rozwiązać. Możliwe problemy obejmują nieprawidłowe formatowanie wartości właściwości (np. imię kontaktu nie jest pisane wielkimi literami) i zduplikowane rekordy. W przypadku formatowania wartości można skonfigurować reguły, aby automatycznie naprawiać określone problemy.

Uwaga: w tej chwili formatowanie i zarządzanie duplikatami są dostępne tylko dla kontaktów i firm.

Konfiguracja monitorowania duplikatów

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Rozpocznij lub Wyświetl wszystkie monitorowane sprawy. Następnie kliknij opcję Dostosuj ustawienia dla duplikatów.
• W prawym panelu wybierz obiekty, które chcesz monitorować pod kątem nowych zduplikowanych rekordów. Kliknij, aby włączyć Kontakt i/lub Firmy .
• Pod każdym obiektem wybierz dzienny limit duplikatów. Jest to dopuszczalna liczba duplikatów w ciągu 24 godzin, po przekroczeniu której zostanie wysłane powiadomienie.
• Przejdź do karty Powiadomienia.
• Wybierz, którzy użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Wyświetlanie zduplikowanych rekordów

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• Na karcie Monitorowanie danych kliknij opcję Wyświetl wszystkie obok opcji Nowe zduplikowane sprawy.
• Aby dostosować dane wyświetlane na wykresie, kliknij menu rozwijane Zakres dat i Częstotliwość i wybierz żądane filtry.
• W tabeli zduplikowanych spraw kliknij liczbę duplikatów w kolumnie Kontakt lub Firmy.
• W narzędziu zduplikowanych rekordów kliknij zduplikowany rekord i wybierz opcję Przejrzyj lub Odrzuć.

Wyświetl anomalie dotyczące Właściwości

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl wszystkie monitorowane problemy.
• Aby wyświetlić listę rekordów z problemami z formatowaniem właściwości, w lewym górnym rogu kliknij menu rozwijane Monitorowanie danych i wybierz opcję Problemy z formatowaniem. Zostaniesz przeniesiony na stronę Napraw błędy formatowania, gdzie możesz wykonać następujące czynności:

• • Aby ręcznie zaakceptować lub odrzucić proponowane poprawki formatowania, w tabeli wyświetl sugestie formatowania i zarządzaj nimi .
  • Aby zarządzać ustawieniami, które automatycznie naprawiają określone błędy formatowania, w prawym górnym rogu kliknij opcję Automatyzacja. W prawym panelu skonfiguruj reguły automatycznego naprawiania bieżących i przyszłych błędów formatowania.
  • Aby edytować rekord, najedź kursorem na proponowaną poprawkę i kliknij ikonę ołówka.
  • Aby usunąć rekord, kliknij rekord, a następnie w prawym panelu kliknij Usuń rekord.

• Aby wyświetlić listę możliwych duplikatów rekordów kontaktu lub firmy, kliknij Wyświetl wszystkie w wierszuDuplikaty. Zostaniesz przeniesiony na stronę Zarządzaj zduplikowanymi rekordami. W tabeli przejrzyj możliwe duplikaty.

Usuwanie rekordów

W narzędziu Kwestie formatowania usuń rekordy, które nie muszą być już uwzględniane na koncie.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• Na karcie Rekord kliknij opcję Problemy z formatowaniem.
• Przejrzyj problemy z formatowaniem, a następnie kliknij przycisk Więcej i wybierz opcję Usuń ten rekord.

• W wyskakującym okienku wybierz Usuń [rekord].

Eksport duplikatów do CSV

Eksport zduplikowanych rekordów zidentyfikowanych w centrum dowodzenia jakością danych do pliku CSV.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
• Kliknij opcję Wyświetl wszystkie w wierszu Zduplikowane sprawy.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Eksportuj duplikaty.

Wyświetl szczegółowe informacje o aplikacji Data Sync

Na karcie Data Sync można wyświetlić przegląd możliwych problemów z synchronizacją połączonych aplikacji Data Sync by HubSpot i podjąć działania w celu ich rozwiązania.

• Aby dostosować dane wyświetlane na wykresie, kliknij menu rozwijane Zakres dat i Częstotliwość i wybierz żądane filtry.
• Najedź kursorem na datę w raporcie Liczba zgłoszeń, aby wyświetlić liczbę zgłoszeń w danym dniu.
• Aby wyświetlić więcej informacji o aplikacjach, kliknij opcję Wyświetl wszystkie szczegółowe informacje o aplikacji Data Sync.

• Wyświetlanie liczby aplikacji, w których wystąpiły błędy synchronizacji lub brak aktywnych synchronizacji.
• Na karcie Aktywność synchronizacji można wyświetlić wszystkie aplikacje do synchronizacji danych. Domyślnie aplikacje są wyświetlane w kolejności alfabetycznej i wyświetlane są wszystkie aplikacje.
  • Aby filtrować według określonych statusów synchronizacji, kliknij menu rozwijane Wszystkie statusy, a następnie wybierz status, który chcesz wyświetlić. Dowiedz się więcej o statusach synchronizacji.
  • Użyj paska wyszukiwania w górnej części tabeli, aby wyszukać określoną aplikację.
  • Kliknij kolumnę, aby posortować aplikacje według danych w kolumnie. Kolumny obejmują:
    • Aplikacja: nazwa połączonej aplikacji.
    • Konto: konto połączonej aplikacji.
    • Status: status synchronizacji aplikacji.
    • Nie udało się zsynchronizować: liczba rekordów, które nie zostały zsynchronizowane.
    • Ostatnia aktywność synchronizacji: ostatnia data lub godzina synchronizacji aplikacji.
• Kliknij nazwę aplikacji, aby przejść do jej ustawień synchronizacji
• W kolumnie Nie udało się zsynchronizować kliknij liczbę, aby wyświetlić listę rekordów z błędami. W prawym panelu można wyświetlić rekordy, których dotyczy błąd, synchronizowany Obiekt, aplikację, z którą rekordy nie są synchronizowane oraz przyczynę błędu.

• • Kliknij menu rozwijane, aby filtrować rekordy na podstawie typu synchronizacji i kategorii błędów.
  • Najedź kursorem naikonę informacji info obok błędu, aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu jego rozwiązania.

Dowiedz się więcej o konfigurowaniu i korzystaniu z synchronizacji danych HubSpot.

Przegląd zagrożonych i nieużywanych przepływów pracy

Na karcie Przepływy pracy można wyświetlić przegląd przepływów pracy bez ostatniej aktywności lub z błędami.

• Aby dostosować dane wyświetlane na wykresie, kliknij menu rozwijane Zakres dat i Częstotliwość i wybierz żądane filtry.
• Najedź kursorem na datę w raporcie Liczba spraw, aby wyświetlić liczbę spraw w danym dniu.
• Aby wyświetlić listę nieużywanych przepływów pracy, kliknij przycisk Wyświetl wszystkie w wierszu Nieużywane przepływy pracy. Zostaniesz przeniesiony do karty Nieużywane przepływy pracy narzędzia Przepływy pracy, , gdzie możesz podjąć działania w celu przeniesienia, wyłączenia lub usunięcia niepotrzebnych przepływów pracy.

• Aby wyświetlić listę zagrożonych przepływów pracy z błędami, kliknij przycisk Wyświetl wszystkie w wierszu Przepływy pracy zagrożone. Zostaniesz przeniesiony do zakładki Przepływy pracy zagrożone w narzędziu Przepływy pracy, gdzie możesz rozwiązać błędy przepływu pracy.

Dowiedz się więcej o organizacji przepływów pracy.