Gebruik het commandocentrum Gegevenskwaliteit

Het gegevenskwaliteit commandocentrum toont een overzicht van hoe gegevens zijn opgeslagen in uw HubSpot CRM en benadrukt mogelijke problemen met uw gegevens. Je kunt mogelijke problemen met je eigenschappen, records, integraties voor gegevenssynchronisatie en workflows evalueren. Vanuit het commandocentrum kun je ook dieper ingaan op elk onderdeel en actie ondernemen om de gegevenskwaliteit te verbeteren.

Alleen gebruikers met Superbeheer of Toegang tot hulpmiddelen voor gegevenskwaliteit en Weergave-machtigingen voor contactpersonen en bedrijven hebben toegang tot het commandocentrum voor gegevenskwaliteit.

Om toegang te krijgen tot het commandocentrum:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.

• Gegevensmonitoring: het totale aantal onverwachte wijzigingen in uw gegevens. Volg specifieke eigenschappen in de tool voor gegevenskwaliteit om updates van de waarden van de eigenschap in CRM-records te controleren op afwijkingen met HubSpot AI. Je kunt bijhouden hoe vaak de waarden van eigenschappen zijn bijgewerkt, vergeleken met het verwachte aantal updates voor deze eigenschap.
• Eigenschappen: het totale aantal contacteigenschappen, bedrijfseigenschappen, deal eigenschappen en ticket eigenschappen in je account, een dagelijks trendrapport voor eigendomsproblemen en het aantal eigenschappen waarvan HubSpot heeft geïdentificeerd dat ze een van de volgende problemen hebben:

• • Geen gegevens: er zijn lege of onvolledige waarden voor de eigenschap op records.
  • Ongebruikt: de eigenschap wordt niet gebruikt in HubSpot tools zoals lijsten, workflows of rapporten.
  • Duplicaten: er is een andere eigenschap die lijkt op de eigenschap.

• Records: het totale aantal contactpersoon- en bedrijfsrecords, een dagelijks trendrapport voor recordproblemen en het aantal records waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Opmaakproblemen: het record heeft een eigenschapwaarde die mogelijk onjuist is opgemaakt (er ontbreekt bijvoorbeeld een hoofdletter voor Achternaam).

Let op: als een record wordt bijgewerkt door het gegevenskwaliteits-commandocentrum, maar later handmatig wordt bijgewerkt naar een andere onjuist geformatteerde waarde, zal het gegevenskwaliteits-commandocentrum het record niet opnieuw markeren. Bijgewerkte waarden die zijn toegevoegd via een handmatige gebruikersupdate, API, integratie, import of gegevensmigratie worden doorgaans niet opnieuw gemarkeerd. Als bijvoorbeeld een naam in je account wordt weergegeven als "LORELAI GILMORE", zal het gegevenskwaliteitscentrum voorstellen om deze te wijzigen in "Lorelai Gilmore". Als deze contactpersoon echter via een API opnieuw wordt bijgewerkt naar "LORELAI GILMORE", wordt dit niet opnieuw gemarkeerd in het gegevenskwaliteits-commandocentrum, omdat het de overschreven indeling als de juiste interpreteert.

• • Duplicaten: er is een ander record dat lijkt op het record.

• Gegevenssynchronisatie: het totale aantal verbonden gegevenssynchronisatie-apps, een dagelijks trendrapport voor gegevenssynchronisatieproblemen en het aantal apps waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Apps met synchronisatiefouten: de app is verbonden en gegevenssynchronisatie is ingeschakeld, maar HubSpot heeft vastgesteld dat sommige records niet synchroniseren.
  • Apps zonder actieve synchronisaties: de app synchroniseert niet omdat de verbinding met het account is verbroken, bestaande synchronisaties zijn gepauzeerd of de gegevenssynchronisatie niet is ingesteld of ingeschakeld.
• Workflows: het totale aantal actieve workflows, een dagelijks trendrapport voor workflow problemen en het aantal workflows dat HubSpot heeft geïdentificeerd als ongebruikt of risicovol. Merk op dat opties voor het herstellen van formaten alleen beschikbaar zijn voor contactpersonen en dat ontdubbeling alleen beschikbaar is voor contactpersonen en bedrijven.
  • Ongebruikte workflows: de workflow is uitgeschakeld of heeft de afgelopen 90 dagen geen activiteit gehad.
  • At-risk workflows: de workflow heeft ten minste één unieke fout.

Lees hieronder hoe u meer informatie kunt krijgen over de inzichten van elk onderdeel en hoe u kunt reageren op suggesties voor gegevenskwaliteit.

Eigenschappen van monitor

Als het aantal updates buiten het verwachte bereik ligt, wordt dit beschouwd als een afwijking. Als een eigenschap bijvoorbeeld 15 keer is bijgewerkt op een bepaalde dag en het verwachte bereik is 5 tot 10 keer, dan wordt dit gemarkeerd als een afwijking. Je kunt deze problemen bekijken in de gegevenskwaliteit en je aanmelden voor meldingen wanneer deze afwijkingen zich voordoen.

Een eigenschap instellen om te bewaken

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik bovenaan in de sectie Gegevensmonitoring op Aan de slag of Alle gemonitorde problemen weergeven.
• Navigeer naar het tabblad Eigenschap afwijkingen .
• Klik rechtsboven op Nieuwe eigenschap bewaken.
• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Selecteer een objecttype en selecteer het type eigenschap dat u wilt bewaken.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Zoeken naar of kies een eigenschap om een eigenschap te selecteren die je wilt bewaken.

• Navigeer naar het tabblad Meldingen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Zoeken naar gebruikers en klik op het selectievakje naast de naam van de gebruiker. Gebruikers moeten toegang hebben tot het Gegevenskwaliteit commandocentrum om meldingen te ontvangen. Lees meer over het beheren van meldingen in de instellingen voor meldingen.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klikt u op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Klik onderaan op Opslaan.

Beheer bewaakte eigenschappen

Wanneer je bewaakte eigenschappen hebt aangemaakt, kun je je meldingen of de ingestelde eigenschap wijzigen.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Alle bewaakte problemen weergeven.
• Navigeer naar het tabblad Eigenschap afwijkingen.
• Om een bewaakte eigenschap of melding te bewerken, klik je rechtsboven op Bewaakte eigenschappen beheren.
• Ga in het rechterpaneel met de muis over de eigenschap en klik op Bewerken.

• Om een andere gebruiker toe te voegen om te waarschuwen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikers selecteren om te waarschuwen en klikt u op het selectievakje naast de naam van de gebruiker.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klik je op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Om het monitoren van een eigenschap te stoppen, klikt u rechtsboven op Stop monitoring eigenschap. Klik vervolgens op Stop monitoring.

Herzieningsproblemen

Wanneer HubSpot AI een afwijking detecteert, verschijnt deze in je dashboard. Van hieruit kun je meer details bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Alle gemonitorde problemen weergeven.
• Klik in de kolom Acties op Bekijken om meer details te bekijken.
• Om een waarschuwing te verbergen, klikt u in de kolom Acties op Afwijzen.
• Bekijk in het rechterpaneel details over afwijkingen, inclusief een datavisualisatie en andere gevallen die zich in de afgelopen 30 dagen hebben voorgedaan.

Inzichten in eigenschappen bekijken

De kaart Eigenschappen geeft inzicht in je contact-, bedrijfseigenschappen, deal en ticket eigenschappen. Van hieruit kunt u actie ondernemen om problemen op te lossen of eigenschappen verbergen die u niet wilt controleren zodat ze geen invloed hebben op uw inzichtrapporten over eigenschappen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.

• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal uitgiftes om een telling van elke uitgifte op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over je eigenschappen te bekijken, klik je op Bekijk alle inzichten in eigenschappen.

• Bekijk een overzicht van hoeveel eigenschappen geen gegevenshebben, ongebruikt zijn of mogelijk dubbel voorkomen.
• Bekijk op de kaart Eigenschappen die u wilt bekijken een lijst met eigenschappen die ten minste één mogelijk probleem hebben. De eigenschappen worden in alfabetische volgorde weergegeven en alle problemen worden getoond.
  • Om te filteren op specifieke problemen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle problemen en selecteert u de selectievakjes naast de probleemtypen die u wilt bekijken.
  • Om alleen de eigenschappen van een specifiek object te bekijken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle objecten en selecteert u het object dat u wilt bekijken.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke eigenschap te zoeken.
  • Klik op een kolom om de eigenschappen te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • Naam: de naam van de eigenschap.
    • Eigenschap: het type kwestie dat voor de eigenschap is geïdentificeerd. Opties zijn Geen gegevens, Ongebruikt of Duplicaten.
    • Object: het object waarop de eigenschap van toepassing is.
    • Eigenschap bijgewerkt: de meest recente datum waarop een waarde voor de eigenschap is bijgewerkt.
    • Update bron: voor de meest recente update, hoe de waarde van de eigenschap werd bijgewerkt.
    • Vulgraad (%): het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft.
    • Gebruikt in: het aantal tools (bijv. lijsten, workflows) die de eigenschap momenteel gebruiken.
• Om een individuele eigenschap te verbergen van de issue rapporten, ga met de muis over de eigenschap en klik dan op Acties > Verbergen. Deze eigenschappen worden verplaatst naar het tabblad Verborgen eigenschappen.
• Klik op het tabblad Verborgen eigenschappen om eigenschappen te bekijken die u niet wilt monitoren. Om het monitoren van een verborgen eigenschap voor problemen opnieuw te starten, gaat u met de muis over de eigenschap en klikt u vervolgens op Acties > Tonen. Om meerdere verborgen eigenschappen weer te geven, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Weergeven boven in de tabel.
• Op beide tabbladen klikt u op de naam van de eigenschap om meer details te bekijken of actie te ondernemen op een specifieke eigenschap.
• Om de eigenschap te bewerken, klikt u rechtsboven op Eigenschap bewerken. Bewerk de eigenschap in het rechterpaneel .

• Om de historische waarden voor de eigenschap te exporteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Geschiedenis van eigenschap exporteren.
• Om een eigenschap te archiveren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Archief. Om meerdere eigenschappen te archiveren, klikt u op het selectievakje naast de eigenschap en klikt u op Archiveren. Meer informatie over het archiveren van eigenschappen.
• Bekijk aanvullende informatie over de eigenschap:
  • Eigenschapdetails: de naam, beschrijving, het object, de aanmaakdatum, de laatst bijgewerkte datum en het veldtype van de eigenschap.
  • Vulgraad/Records met waarde: het percentage records dat een waarde heeft voor de eigenschap. Klik op Lijst weergeven in het CRM om een volledige lijst weer te geven van records met waarden voor de eigenschap.

• • Eigenschap update bronnen: een rapport dat laat zien hoe waarden zijn bijgewerkt voor de eigenschap. Klik op de vervolgkeuzemenu's om het rapport te filteren op datumbereik en frequentie.
  • Hulpmiddelen die deze eigenschap gebruiken: een lijst met bedrijfsmiddelen waar de eigenschap momenteel wordt gebruikt. Klik op het vervolgkeuzemenu Alle tools om de assets te filteren op specifieke tools.

Records controleren op duplicaten of opmaakproblemen

Op de kaart Records kunt u een overzicht bekijken van mogelijke problemen met contactpersonen en bedrijfsrecords en deze oplossen. Mogelijke problemen zijn onder andere onjuiste opmaak van de waarde van eigenschappen (bijvoorbeeld de voornaam van een contactpersoon is geen hoofdletter) en dubbele records. Voor waardeopmaak kunt u regels instellen om bepaalde problemen automatisch op te lossen.

Let op: op dit moment zijn opmaakproblemen en dubbel beheer alleen beschikbaar voor contactpersonen en bedrijven.

Dubbele bewaking instellen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Aan de slag of Alle gemonitorde problemen weergeven. Klik vervolgens op Instellingen voor duplicaten aanpassen.
• Selecteer in het rechterpaneel de objecten die u wilt bewaken op nieuwe dubbele records. Klik om Contactpersonen en/of Bedrijven in te schakelen.
• Selecteer onder elk object de dagelijkse duplicaatlimiet. Dit is het aantal toegestane duplicaten in een periode van 24 uur voordat er een melding wordt verstuurd.
• Navigeer naar het tabblad Meldingen.
• Selecteer welke gebruikers meldingen moeten ontvangen.
• Klik op Opslaan.

Problemen met dubbele records bekijken

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik in de kaart Gegevensmonitoring op Alles weergeven naast Nieuwe dubbele problemen.
• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.
• Klik in de tabel met dubbele issues op het aantal duplicaten in de kolom Contactpersoon of Bedrijven.
• Klik in het hulpprogramma voor duplicaatrecords op het duplicaatrecord en selecteer Bekijken of Afwijzen.

Bekijk afwijkingen in eigenschappen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Alle bewaakte problemen weergeven.
• Om een lijst met records met eigenschap opmaakproblemen te bekijken, klik linksboven op het vervolgkeuzemenu Gegevensmonitoring en selecteer opmaakproblemen. Je komt nu op de pagina Opmaakproblemen oplossen waar je het volgende kunt doen:

• • Om voorgestelde opmaakcorrecties handmatig te accepteren of af te wijzen, in de tabel, bekijk en beheer opmaaksuggesties.
  • Om instellingen te beheren waarmee bepaalde opmaakproblemen automatisch worden opgelost, klik je rechtsboven op Automatisering. Stel in het rechterpaneel regels in om huidige en toekomstige opmaakproblemen automatisch te verhelpen.
  • Om een record te bewerken, ga met de muis over de voorgestelde correctie en klik op het potloodpictogram.
  • Om een record te verwijderen, klikt u op het record en vervolgens in het rechterpaneel op Record verwijderen.

• Om een lijst met mogelijke dubbele contactpersonen of Bedrijfsrecords te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rijDuplicaten. Je komt nu op de pagina Dubbele records beheren. Bekijk mogelijke duplicaten in de tabel .

Records verwijderen

Verwijder in de tool Opmaakproblemen records die niet langer in uw account hoeven te worden opgenomen.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik in de Records-kaart op Opmaakproblemen.
• Bekijk de opmaakproblemen, klik op Meer en selecteer Dit record verwijderen.

• Selecteer Delete [record] in het pop-upvenster.

Duplicaten exporteren naar CSV

Exporteer dubbele records die zijn geïdentificeerd in het gegevenskwaliteits-commandocentrum naar een CSV-bestand.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik op Alles weergeven in de rij Dubbele problemen.
• Klik rechtsboven op Duplicaten exporteren.

Bekijk de inzichten van de Data Sync app

Op de Data Sync kaart kun je een overzicht bekijken van mogelijke synchronisatieproblemen voor je Data Sync by Hubspot verbonden apps, en actie ondernemen om deze problemen op te lossen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over uw apps te bekijken, klikt u op Alle inzichten van Data Sync app bekijken.

• Bekijk hoeveel van je apps Sync mislukt of Geen actieve synchronisaties hebben.
• Op de kaart Synchronisatieactiviteit kunt u al uw apps voor gegevenssynchronisatie bekijken. Standaard worden de apps in alfabetische volgorde weergegeven en worden alle apps getoond.
  • Om te filteren op specifieke sync-statussen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle statussen en selecteert u de status die u wilt bekijken. Meer informatie over synchronisatiestatussen.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke app te zoeken.
  • Klik op een kolom om de apps te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • App: de naam van de verbonden app.
    • Account: het verbonden app-account.
    • Status: de synchronisatiestatus van de app.
    • Failing to sync: het aantal records dat niet isgesynchroniseerd.
    • Laatste synchronisatieactiviteit: de meest recente datum of tijd waarop de app werd gesynchroniseerd.
• Klik op de naam van een app om naar de synchronisatie-instellingen van de app te gaan
• Klik in de kolom Niet gesynchroniseerd op het nummer om een lijst met records met fouten weer te geven. Bekijk in het rechterpaneel de betrokken records, het object dat wordt gesynchroniseerd, de app waarmee de records niet worden gesynchroniseerd en een reden voor de fout.

• • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de records te filteren op basis van synchronisatietype en foutcategorieën.
  • Beweeg de muis over het info informatiepictogram naast een fout voor meer informatie over hoe u de fout kunt oplossen.

Meer informatie over het instellen en gebruiken van HubSpot gegevenssynchronisatie.

Risicovolle en ongebruikte workflows beoordelen

Op de kaart Workflows kun je een overzicht bekijken van workflows zonder recente activiteit of met fouten.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om een lijst met ongebruikte workflows te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Ongebruikte workflows. Je komt dan op het tabblad Ongebruikte workflows van de workflowtool, , waar je actie kunt ondernemen om ongebruikte workflows te verplaatsen, uit te schakelen of te verwijderen.

• Om een lijst met workflows met fouten te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Workflows met fouten. Je komt nu op het tabblad Risico-workflows van de workflow tool, waar je workflow fouten kunt oplossen.

Meer informatie over het organiseren van uw workflows.