Gebruik het commandocentrum voor gegevenskwaliteit

Het commandocentrum voor gegevenskwaliteit toont een overzicht van hoe gegevens zijn opgeslagen in je HubSpot CRM en laat mogelijke problemen met je gegevens zien. Je kunt mogelijke problemen met je eigenschappen, records, integraties voor gegevenssynchronisatie en workflows evalueren. Vanuit het commandocentrum kun je ook dieper ingaan op elk onderdeel en actie ondernemen om de kwaliteit van je gegevens te verbeteren.

Alleen gebruikers met Super admin of Data quality tools access en View permissies voor contactpersonen en bedrijven kunnen het Data Quality Command Center bekijken. Om individuele contactpersonen en bedrijven te bekijken en problemen met de gegevenskwaliteit op te lossen, moet een gebruiker Superbeheerder zijn of toegang hebben tot de hulpmiddelen voor gegevenskwaliteit en alle rechten voor contactpersonen en bedrijven bekijken.

Om toegang te krijgen tot het commandocentrum:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.

• Gegevensmonitoring: het totale aantal onverwachte wijzigingen in uw gegevens. Volg specifieke eigenschappen in de tool voor gegevenskwaliteit om updates van de waarden van de eigenschap in CRM-records te controleren op afwijkingen met behulp van HubSpot AI. Je kunt bijhouden hoe vaak de waarden van eigenschappen zijn bijgewerkt, vergeleken met het verwachte aantal updates voor deze eigenschap.
• Eigenschappen: het totale aantal contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen in je account, een dagelijks trendrapport voor eigenschapsproblemen en het aantal eigenschappen waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:

• • Geen gegevens: er zijn lege of onvolledige waarden voor de eigenschap in records.
  • Ongebruikt: de eigenschap wordt niet gebruikt in HubSpot-tools zoals lijsten, workflows of rapporten.
  • Duplicaten: er is een andere eigenschap die lijkt op de eigenschap.

• Records: het totale aantal contact- en bedrijfsrecords, een dagelijks trendrapport voor recordproblemen en het aantal records waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Opmaakproblemen: het record heeft een eigenschapwaarde die mogelijk onjuist is opgemaakt (er ontbreekt bijvoorbeeld een hoofdletter voor Achternaam).

Let op: als een record wordt bijgewerkt door het commandocentrum voor gegevenskwaliteit, maar later handmatig wordt bijgewerkt naar een andere onjuist geformatteerde waarde, zal het commandocentrum voor gegevenskwaliteit het record niet opnieuw markeren. Bijgewerkte waarden die zijn toegevoegd via een handmatige gebruikersupdate, API, integratie, import of gegevensmigratie worden doorgaans niet opnieuw gemarkeerd. Als bijvoorbeeld een naam in je account wordt weergegeven als "LORELAI GILMORE", zal het commandocentrum voor gegevenskwaliteit voorstellen om deze te wijzigen in "Lorelai Gilmore". Als deze contactpersoon echter via een API opnieuw wordt bijgewerkt naar "LORELAI GILMORE", wordt dit niet opnieuw gemarkeerd in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit, omdat het de overschreven indeling als de juiste interpreteert.

• • Duplicaten: er is een ander record dat lijkt op het record.

• Gegevenssynchronisatie: het totale aantal verbonden gegevenssynchronisatie-apps, een dagelijks trendrapport voor gegevenssynchronisatieproblemen en het aantal apps waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Apps met synchronisatiefouten: de app is verbonden en gegevenssynchronisatie is ingeschakeld, maar HubSpot heeft vastgesteld dat sommige records niet synchroniseren.
  • Apps zonder actieve synchronisaties: de app synchroniseert niet omdat de verbinding met het account is verbroken, bestaande synchronisaties zijn gepauzeerd of de gegevenssynchronisatie niet is ingesteld of ingeschakeld.
• Workflows: het totale aantal actieve workflows, een dagelijks trendrapport voor workflowproblemen en het aantal workflows dat HubSpot heeft geïdentificeerd als ongebruikt of risicovol. Merk op dat opties voor het vastzetten van formaten alleen beschikbaar zijn voor contactpersonen en dat ontdubbeling alleen beschikbaar is voor contactpersonen en bedrijven.
  • Ongebruikte workflows: de workflow is uitgeschakeld of heeft geen activiteit gehad in de afgelopen 90 dagen.
  • Risicowerkstromen: de werkstroom heeft ten minste één unieke fout.

Lees hieronder hoe u meer informatie kunt krijgen over de inzichten van elk onderdeel en hoe u kunt reageren op suggesties voor gegevenskwaliteit.

Eigenschappen bewaken

Als het aantal updates buiten het verwachte bereik valt, wordt dit beschouwd als een afwijking. Als een eigenschap bijvoorbeeld 15 keer is bijgewerkt op een bepaalde dag en het verwachte bereik is 5 tot 10 keer, dan wordt dit gemarkeerd als een afwijking. Je kunt deze problemen bekijken in de datakwaliteitstool of objectinstellingen en je aanmelden voor meldingen wanneer deze afwijkingen zich voordoen.

Een eigenschap instellen om te controleren

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik bovenaan in de sectie Gegevensmonitoring op Aan de slag of Alle gemonitorde problemen weergeven.
• Navigeer naar het tabblad Afwijkingen in eigenschappen .
• Klik rechtsboven op Monitor nieuwe eigenschap.
• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Selecteer een objecttype en selecteer het type eigenschap dat je wilt bewaken.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Zoeken naar of kiezen van een object om een object te selecteren dat je wilt bewaken.

• Navigeer naar het tabblad Meldingen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Zoeken naar gebruikers en klik op het selectievakje naast de naam van de gebruiker. Gebruikers moeten toegang hebben tot het Data Quality commandocentrum om meldingen te ontvangen. Lees meer over het beheren van meldingen in de instellingen voor meldingen.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klikt u op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Klik onderaan op Opslaan.

Bewaakte eigenschappen beheren

Wanneer je bewaakte eigenschappen hebt aangemaakt, kun je je meldingen of de ingestelde eigenschap wijzigen.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Alle bewaakte problemen weergeven.
• Navigeer naar het tabblad Afwijkingen van eigenschappen.
• Om een bewaakte eigenschap of melding te bewerken, klik je rechtsboven op Bewaakte eigenschappen beheren.
• Ga in het rechterpaneel met de muis over de eigenschap en klik op Bewerken.

• Om nog een gebruiker te notificeren, klik je op het Select users to notify dropdown menu en klik je op het selectievakje naast de naam van de gebruiker.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klik je op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Om het monitoren van een eigenschap te stoppen, klikt u rechtsboven op Stop monitoring eigenschap. Klik vervolgens op Stop monitoring.

Herzieningsproblemen

Wanneer HubSpot AI een afwijking detecteert, verschijnt deze in je dashboard. Van hieruit kun je meer details bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Alle gemonitorde problemen weergeven.
• Klik in de kolom Acties op Bekijken om meer details te bekijken.
• Om een waarschuwing te verbergen, klikt u in de kolom Acties op Afwijzen.
• Bekijk in het rechterpaneel details over afwijkingen, inclusief een datavisualisatie en andere gevallen die zich in de afgelopen 30 dagen hebben voorgedaan.

Inzichten in onroerend goed bekijken

De eigenschappenkaart geeft inzicht in je contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen. Van hieruit kunt u actie ondernemen om problemen op te lossen of eigenschappen verbergen die u niet wilt controleren zodat ze geen invloed hebben op uw inzichtrapporten over eigenschappen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.

• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal uitgiftes om een telling van elke uitgifte op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over je objecten te bekijken, klik je op Bekijk alle objectinzichten.

• Bekijk een overzicht van hoeveel eigenschappen geen gegevenshebben, ongebruikt zijn of mogelijk dubbel voorkomen.
• Bekijk op de kaart Eigenschappen die u wilt bekijken een lijst met eigenschappen die ten minste één mogelijk probleem hebben. De eigenschappen worden in alfabetische volgorde weergegeven en alle problemen worden getoond.
  • Om te filteren op specifieke problemen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle problemen en selecteert u de selectievakjes naast de probleemtypen die u wilt bekijken.
  • Om alleen de eigenschappen van een specifiek object te bekijken, klik je op het vervolgkeuzemenu Alle objecten en selecteer je vervolgens het object dat je wilt bekijken.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke eigenschap te zoeken.
  • Klik op een kolom om de eigenschappen te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • Naam: de naam van de eigenschap.
    • Kwestie: het type kwestie dat is geïdentificeerd voor de eigenschap. Opties zijn Geen gegevens, Ongebruikt of Duplicaten.
    • Object: het object waarop de eigenschap van toepassing is.
    • Eigenschap bijgewerkt: de meest recente datum waarop een waarde voor de eigenschap is bijgewerkt.
    • Updatebron: voor de meest recente update, hoe de waarde van de eigenschap werd bijgewerkt.
    • Vullingsgraad (%): het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft.
    • Gebruikt in: het aantal tools (bijv. lijsten, workflows) dat de eigenschap momenteel gebruikt.
• Om een individuele eigenschap te verbergen van de issue rapporten, ga met de muis over de eigenschap en klik op Acties > Verbergen. Deze eigenschappen worden verplaatst naar het tabblad Verborgen eigenschappen.
• Klik op het tabblad Verborgen eigenschappen om eigenschappen weer te geven die u niet wilt monitoren. Om het monitoren van een verborgen eigenschap voor problemen opnieuw te starten, gaat u met de muis over de eigenschap en klikt u vervolgens op Acties > Tonen. Om meerdere verborgen eigenschappen weer te geven, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Weergeven boven in de tabel.
• Op beide tabbladen klikt u op de naam van de eigenschap om meer details te bekijken of actie te ondernemen op een specifieke eigenschap.
• Om de eigenschap te bewerken, klikt u rechtsboven op eigenschap bewerken. Bewerk de eigenschap in het rechterpaneel .

• Om de historische waarden voor de eigenschap te exporteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Geschiedenis van eigenschap exporteren.
• Om een eigenschap te archiveren, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Archief. Om meerdere eigenschappen te archiveren, klikt u op het selectievakje naast de eigenschap en klikt u op Archiveren. Meer informatie over het archiveren van eigenschappen.
• Bekijk aanvullende informatie over de eigenschap:
  • Details van de eigenschap: naam, beschrijving, object, aanmaakdatum, laatst bijgewerkte datum en veldtype van de eigenschap.
  • Vulgraad/Records met waarde: het percentage records dat een waarde heeft voor de eigenschap. Klik op Lijst weergeven in CRM om een volledige lijst weer te geven van records met waarden voor de eigenschap.

• • Eigendomsupdatebronnen: een rapport dat laat zien hoe waarden voor de eigenschap zijn bijgewerkt. Klik op de vervolgkeuzemenu's om het rapport te filteren op datumbereik en frequentie.
  • Hulpmiddelen die deze eigenschap gebruiken: een lijst met bedrijfsmiddelen waar de eigenschap momenteel wordt gebruikt. Klik op het vervolgkeuzemenu Alle tools om de onderdelen te filteren op specifieke tools.

Records controleren op duplicaten of opmaakproblemen

Op de kaart Records kunt u een overzicht bekijken van mogelijke problemen met contact- en bedrijfsrecords en deze oplossen. Mogelijke problemen zijn onder andere onjuiste opmaak van eigenschappen (bijvoorbeeld de voornaam van een contactpersoon is geen hoofdletter) en dubbele records. Voor waardeopmaak kunt u regels instellen om bepaalde problemen automatisch op te lossen.

Let op: op dit moment zijn opmaakproblemen en duplicaatbeheer alleen beschikbaar voor contactpersonen en bedrijven.

Dubbele monitoring instellen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik rechtsboven op Aan de slag of Alle gemonitorde problemen weergeven. Klik vervolgens op Instellingen voor duplicaten aanpassen.
• Selecteer in het rechterpaneel de objecten die u wilt bewaken op nieuwe dubbele records. Klik om Contacten en/of Bedrijven in te schakelen.
• Selecteer onder elk object de dagelijkse duplicaatlimiet. Dit is het aantal toegestane duplicaten in een periode van 24 uur voordat er een melding wordt verstuurd.
• Navigeer naar het tabblad Meldingen.
• Selecteer welke gebruikers meldingen moeten ontvangen.
• Klik op Opslaan.

Problemen met dubbele records bekijken

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik in de kaart Gegevensmonitoring op Alles weergeven naast Nieuwe dubbele problemen.
• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.
• Klik in de tabel met dubbele issues op het aantal duplicaten in de kolom Contactpersoon of Bedrijven.
• Klik in de tool voor duplicaatrecords op de duplicaatrecord en selecteer Bekijken of Afwijzen.

Opmaakproblemen oplossen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik op het aantal onder Opmaakproblemen in de tabel met records.

• • Om voorgestelde opmaakcorrecties handmatig te accepteren of af te wijzen, in de tabel, bekijk en beheer opmaaksuggesties.
  • Om instellingen te beheren waarmee bepaalde opmaakproblemen automatisch worden opgelost, klik je rechtsboven op Automatisering. Stel in het rechterpaneel regels in om huidige en toekomstige opmaakproblemen automatisch te verhelpen.
  • Om een record te bewerken, ga met de muis over de voorgestelde correctie en klik op het potloodpictogram.
  • Om een record te verwijderen, klikt u op het record en vervolgens in het rechterpaneel op Record verwijderen.

• Als je een lijst met mogelijk dubbele contact- of bedrijfsrecords wilt bekijken, klik je op Alles weergeven in de rijDuplicaten. Je komt nu op de pagina Dubbele records beheren. Bekijk mogelijke duplicaten in de tabel .

Records verwijderen

Verwijder in de tool Opmaakproblemen records die niet langer in uw account hoeven te worden opgenomen.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik in de Records-kaart op Opmaakproblemen.
• Bekijk de opmaakproblemen, klik op Meer en selecteer Deze record verwijderen.

• Selecteer Delete [record] in het pop-upvenster.

Duplicaten exporteren naar CSV

Exporteer dubbele records die zijn geïdentificeerd in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit naar een CSV-bestand.

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
• Klik op Alles weergeven in de rij Dubbele problemen.
• Klik rechtsboven op Duplicaten exporteren.

Bekijk de inzichten van de Data Sync app

Op de Data Sync kaart kun je een overzicht bekijken van mogelijke synchronisatieproblemen voor je Data Sync by HubSpot verbonden apps, en actie ondernemen om deze problemen op te lossen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over uw apps te bekijken, klikt u op Alle inzichten van Data Sync app bekijken.

• Bekijk hoeveel van je apps Sync mislukt of Geen actieve synchronisaties hebben.
• Op de kaart Synchronisatieactiviteit kunt u al uw apps voor gegevenssynchronisatie bekijken. Standaard worden de apps in alfabetische volgorde weergegeven en worden alle apps getoond.
  • Om te filteren op specifieke sync-statussen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle statussen en selecteert u de status die u wilt bekijken. Meer informatie over synchronisatiestatussen.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke app te zoeken.
  • Klik op een kolom om de apps te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • App: de naam van de verbonden app.
    • Account: het verbonden app-account.
    • Status: de synchronisatiestatus van de app.
    • Niet gesynchroniseerd: het aantal records dat niet is gesynchroniseerd.
    • Laatste synchronisatieactiviteit: de meest recente datum of tijd waarop de app werd gesynchroniseerd.
• Klik op de naam van een app om naar de synchronisatie-instellingen van de app te gaan
• Klik in de kolom Niet gesynchroniseerd op het nummer om een lijst met records met fouten weer te geven. Bekijk in het rechterpaneel de betrokken records, het object dat wordt gesynchroniseerd, de app waarmee de records niet worden gesynchroniseerd en een reden voor de fout.

• • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de records te filteren op basis van synchronisatietype en foutcategorieën.
  • Beweeg de muis over het info informatiepictogram naast een fout voor meer informatie over hoe u de fout kunt oplossen.

Meer informatie over het instellen en gebruiken van HubSpot gegevenssynchronisatie.

Risicovolle en ongebruikte workflows beoordelen

Op de kaart Workflows kun je een overzicht bekijken van workflows zonder recente activiteit of met fouten.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om een lijst met ongebruikte workflows te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Ongebruikte workflows. Je komt dan op het tabblad Ongebruikte workflows van de workflows-tool, , waar je actie kunt ondernemen om ongebruikte workflows te verplaatsen, uit te schakelen of te verwijderen.

• Om een lijst met risico-workflows met fouten te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Risico-workflows. Je komt nu op het tabblad Risicowerkflows van de workflowtool, waar je workflowfouten kunt oplossen.

Meer informatie over het organiseren van je workflows.

Inzichten in gegevenskwaliteit gebruiken in de rapportviewer

Nadat je een rapport hebt gemaakt op basis van contactpersonen, bedrijven, deals en tickets, kun je inzichten in eigenschappen van gegevenskwaliteit bekijken. Dit kan helpen om te bepalen welke eigenschappen moeten worden gebruikt om een rapportagedoel te bereiken en hoeveel gegevens beschikbaar zijn. Tools voor gegevenskwaliteit bieden context om eigenschappen te helpen begrijpen, waar gegevens vandaan komen en hoeveel gegevens beschikbaar zijn.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Klik op de naam van een rapport op basis van contactpersoon, bedrijf, deal of ticket.
• Klik in de rechter zijbalk op Meer > Gegevenskwaliteit.
• Bekijk extra inzichten over de eigenschappen in het rapport, waaronder eigenschapsproblemen, vullingspercentages en een directe link naar het commandocentrum voor gegevenskwaliteit voor extra context.

Afwijkingen in gegevens bekijken in de rapportbouwer

Als je de rapportviewer, de bouwer voor een enkel objectrapport of de bouwer voor aangepaste rapporten gebruikt, kun je onregelmatigheden in je gegevens bekijken.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Klik op de naam van een contactpersoon-, bedrijfs-, deal- of tickettijdrapport.
• Klik linksboven in de grafiek op het vervolgkeuzemenu Trends en selecteer Anomalieën.