Utilizzare il centro di comando per la qualità dei dati

Il centro di comando della qualità dei dati mostra una panoramica di come i dati sono archiviati nel vostro HubSpot CRM ed evidenzia i potenziali problemi con i vostri dati. È possibile valutare eventuali problemi con le proprietà, i record, le integrazioni di sincronizzazione dei dati e i flussi di lavoro. Dal centro di comando è anche possibile approfondire ogni asset e intraprendere azioni per migliorare la qualità dei dati.

Solo gli utenti con accesso Super amministratore o Strumenti di qualità dei dati e autorizzazioni di visualizzazione per contatti e aziende possono accedere al centro di comando della qualità dei dati.

Per accedere al centro di comando:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.

• Monitoraggio dei dati: il numero totale di modifiche inattese nei dati. Tracciate proprietà specifiche nello strumento di qualità dei dati per monitorare gli aggiornamenti dei valori della proprietà sui record CRM alla ricerca di anomalie utilizzando l'IA HubSpot. È possibile tenere traccia del numero di volte in cui i valori della proprietà sono stati aggiornati, rispetto all'intervallo di aggiornamenti previsto per questa proprietà.
• Proprietà: il numero totale di proprietà dei contatti, delle aziende, delle trattative e dei ticket nell'account, un report giornaliero sulle tendenze dei problemi delle proprietà e il numero di proprietà che HubSpot ha identificato come aventi uno dei seguenti problemi:

• • Nessun dato: nei record sono presenti valori vuoti o incompleti per la proprietà.
  • Non utilizzata: la proprietà non è utilizzata in nessuno strumento di HubSpot, come elenchi, flussi di lavoro o report.
  • Duplicati: esiste un'altra proprietà simile a questa.

• Record: il numero totale di record del contatto e dell'azienda, un report giornaliero sulle tendenze dei record e il numero di record che HubSpot ha identificato come aventi uno dei seguenti problemi:
  • Problemi di formattazione: il record ha un valore di proprietà che potrebbe essere formattato in modo errato (ad esempio, manca una lettera maiuscola per il cognome).

Nota bene: se un record viene aggiornato dal centro di comando della qualità dei dati, ma successivamente viene aggiornato manualmente con un altro valore formattato in modo errato, il centro di comando della qualità dei dati non segnalerà nuovamente il record. I valori aggiornati aggiunti tramite aggiornamento manuale da parte dell'utente, API, integrazione, importazione o migrazione dei dati non verranno in genere segnalati di nuovo. Ad esempio, se un nome è visualizzato nell'account come "LORELAI GILMORE", il centro di comando della qualità dei dati suggerirà di cambiarlo in "Lorelai Gilmore". Tuttavia, se questo contatto viene nuovamente aggiornato tramite un'API a "LORELAI GILMORE", il centro di comando della qualità dei dati non lo segnalerà nuovamente, poiché interpreta il formato sovrascritto come corretto.

• • Duplicati: esiste un altro record simile al record.

• Data Sync: il numero totale di app di sincronizzazione dei dati connesse, un report giornaliero sulle tendenze dei problemi di sincronizzazione dei dati e il numero di app che HubSpot ha identificato come aventi uno dei seguenti problemi:
  • App con errori di sincronizzazione: l'app è connessa e la sincronizzazione dei dati è attivata, ma HubSpot ha identificato che alcuni record non vengono sincronizzati.
  • App senza sincronizzazioni attive: l'app non si sincronizza perché l'account è disconnesso, le sincronizzazioni esistenti sono in pausa o la sincronizzazione dei dati non è stata impostata o attivata.
• Flussi di lavoro: il numero totale di flussi di lavoro attivi, un report giornaliero sulle tendenze dei problemi dei flussi di lavoro e il numero di flussi di lavoro che HubSpot ha identificato come inutilizzati o a rischio. Le opzioni di correzione del formato sono disponibili solo per i contatti e la deduplicazione è disponibile solo per i contatti e le aziende.
  • Flussi di lavoro inutilizzati: il flusso di lavoro è stato disattivato o non ha avuto alcuna attività negli ultimi 90 giorni.
  • Flussi di lavoro a rischio: il flusso di lavoro presenta almeno un errore unico.

Di seguito, scoprirete come accedere a ulteriori informazioni sugli approfondimenti di ciascuna sezione e come agire in base ai suggerimenti sulla qualità dei dati.

Monitoraggio delle proprietà

Se il numero di aggiornamenti non rientra nell'intervallo previsto, viene considerata un'anomalia. Ad esempio, se una proprietà è stata aggiornata 15 volte in un certo giorno e l'intervallo previsto è da 5 a 10 volte, verrà segnalata come anomalia. È possibile esaminare questi problemi nello strumento di qualità dei dati e sottoscrivere le notifiche quando si verificano queste anomalie.

Impostare una proprietà da monitorare

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• In alto, nella sezione Monitoraggio dati , fare clic su Inizia o su Visualizza tutti i problemi monitorati.
• Passare alla scheda Anomalie delle proprietà .
• In alto a destra, fare clic su Monitora nuova proprietà.
• Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Seleziona un tipo di oggetto e selezionare il tipo di proprietà da monitorare.
• Fare clic sul menu a discesa Cerca o scegli una proprietà per selezionare una proprietà da monitorare.

• Passare alla scheda Notifiche.
• Fare clic sul menu a discesa Cerca utenti e selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente. Per ricevere le notifiche, gli utenti devono avere accesso al centro di comando Qualità dei dati . Per ulteriori informazioni sulla gestione delle notifiche, consultare le impostazioni di notifica.
• Per rimuovere un utente iscritto, fare clic su Rimuovi accanto al nome dell'utente.
• In fondo, fare clic su Salva.

Gestire le proprietà monitorate

Una volta create le proprietà monitorate, è possibile modificare le notifiche o le proprietà impostate.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• In alto a destra, fare clic su Visualizza tutti i problemi monitorati.
• Passare alla scheda Anomalie delle proprietà.
• Per modificare una proprietà o una notifica monitorata, fare clic su Gestisci proprietà monitorate in alto a destra.
• Nel pannello di destra, passare il mouse sulla proprietà e fare clic su Modifica.

• Per aggiungere un altro utente da notificare, fare clic sul menu a discesa Seleziona utenti da notificare e fare clic sulla casella di controllo accanto al nome dell'utente.
• Per rimuovere un utente iscritto, fare clic su Rimuovi accanto al nome dell'utente.
• Per interrompere il monitoraggio di una proprietà, fare clic in alto a destra su Interrompi monitoraggio proprietà. Quindi, fare clic su Interrompi monitoraggio.

Problemi di revisione

Quando IA HubSpot rileva un'anomalia, questa viene visualizzata nella dashboard. Da qui è possibile visualizzare ulteriori dettagli:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• In alto a destra, fare clic su Visualizza tutti i problemi monitorati.
• Per visualizzare ulteriori dettagli, nella colonna Azioni, fare clic su Rivedi.
• Per nascondere un avviso, nella colonna Azioni, fare clic su Congeda.
• Nel pannello di destra, è possibile visualizzare i dettagli delle anomalie, compresa una visualizzazione dei dati e qualsiasi altro caso verificatosi negli ultimi 30 giorni.

Visualizza gli approfondimenti sulle proprietà

La scheda Proprietà visualizza le informazioni sulle proprietà del contatto, dell'azienda, della trattativa e del ticket. Da qui è possibile intervenire per risolvere i problemi o nascondere le proprietà che non si desidera monitorare, in modo che non abbiano un impatto sui rapporti sulle proprietà.

• Per regolare i dati visualizzati nel grafico, fare clic sui menu a discesa Intervallo di date e Frequenza e selezionare i filtri desiderati.

• Passare il mouse su una data nel report Numero di problemi per visualizzare il conteggio di ogni problema in quel giorno.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulle proprietà, fare clic su Visualizza tutti gli approfondimenti sulle proprietà.

• Visualizzare una panoramica di quante proprietà non hanno dati, sono inutilizzate o sono possibili duplicati.
• Nella scheda Proprietà da rivedere, visualizzare un elenco di proprietà che presentano almeno un potenziale problema. Le proprietà sono elencate in ordine alfabetico e tutti i problemi sono mostrati.
  • Per filtrare in base a problemi specifici, fare clic sul menu a discesa Tutti i problemi, quindi selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di problemi che si desidera visualizzare.
  • Per visualizzare solo le proprietà di un oggetto specifico, fare clic sul menu a discesa Tutti gli oggetti, quindi selezionare l'oggetto che si desidera visualizzare.
  • Utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della tabella per cercare una proprietà specifica.
  • Fare clic su una colonna per ordinare le proprietà in base ai dati contenuti nella colonna. Le colonne comprendono:
    • Nome: il nome della proprietà.
    • Problema: il tipo di problema identificato per la proprietà. Le opzioni includono Nessun dato, Non utilizzato o Duplicati.
    • Oggetto: l'oggetto a cui si applica la proprietà.
    • Proprietà aggiornata: la data più recente di aggiornamento del valore della proprietà.
    • Fonte di aggiornamento: per l'aggiornamento più recente, come è stato aggiornato il valore della proprietà.
    • Tasso di riempimento (%): la percentuale di record che hanno un valore per la proprietà.
    • Utilizzato in: il numero di strumenti (ad esempio, elenchi, flussi di lavoro) che attualmente utilizzano la proprietà.
• Per nascondere una proprietà dai rapporti sui problemi, passare il mouse sulla proprietà e fare clic su Azioni > Nascondi. Le proprietà verranno spostate nella scheda Proprietà nascoste.
• Fare clic sulla scheda Proprietà nascoste per visualizzare le proprietà che si è scelto di non monitorare. Per riavviare il monitoraggio di una proprietà nascosta, passate il mouse sulla proprietà e fate clic su Azioni > Mostra. Per mostrare più proprietà nascoste, selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà, quindi selezionare Mostra nella parte superiore della tabella.
• In entrambe le schede, per visualizzare ulteriori dettagli o agire su una proprietà specifica, fare clic sul nome della proprietà.
• Per modificare la proprietà, fare clic su Modifica proprietà in alto a destra. Nel pannello di destra, modificare la proprietà.

• Per esportare i valori storici della proprietà, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Esporta cronologia proprietà.
• Per archiviare una proprietà, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Archivia. Per archiviare più proprietà, fare clic sulla casella di controllo accanto alla proprietà e fare clic su Archivia. Per saperne di più sull'archiviazione delle proprietà.
• Visualizzare ulteriori informazioni sulla proprietà:
  • Dettagli proprietà: nome della proprietà, descrizione, tipo di oggetto, data di creazione, data dell'ultimo aggiornamento e tipo di campo.
  • Tasso di riempimento/Record con valore: la percentuale di record che hanno un valore per la proprietà. Fare clic su Visualizza elenco nel CRM per visualizzare un elenco completo di record con valori per la proprietà.

• • Fonti di aggiornamento della proprietà: un rapporto che mostra come sono stati aggiornati i valori della proprietà. Fare clic sui menu a discesa per filtrare il report in base all'intervallo di date e alla frequenza.
  • Strumenti che utilizzano questa proprietà: un elenco di risorse in cui la proprietà è attualmente utilizzata. Fare clic sul menu a discesa Tutti gli strumenti per filtrare le risorse in base a strumenti specifici.

Record per duplicati o problemi di formattazione

Nella scheda Record è possibile visualizzare una panoramica dei potenziali problemi con i record del contatto e dell'azienda e risolverli. I possibili problemi includono una formattazione errata dei valori delle proprietà (ad esempio, il nome di un contatto non è maiuscolo) e record duplicati. Per quanto riguarda la formattazione dei valori, è possibile impostare delle regole per risolvere automaticamente alcuni problemi.

Nota bene: al momento i problemi di formattazione e la gestione dei duplicati sono disponibili solo per i contatti e le aziende.

Impostare il monitoraggio dei duplicati

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• In alto a destra, fare clic su Inizia o su Visualizza tutti i problemi monitorati. Quindi, fare clic su Regola impostazioni per i duplicati.
• Nel pannello di destra, selezionare gli oggetti da monitorare per verificare la presenza di nuovi record duplicati. Fare clic per attivare l'interruttore Contatti e/o Aziende .
• Sotto ogni oggetto, selezionare il limite giornaliero di duplicati. Si tratta del numero di duplicati consentiti in un periodo di 24 ore prima che venga inviata una notifica.
• Passare alla scheda Notifiche.
• Selezionare gli utenti che riceveranno le notifiche.
• Fare clic su Salva.

Visualizza i problemi dei record duplicati

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• Nella scheda Monitoraggio dati , fare clic su Visualizza tutto accanto a Nuovi problemi duplicati.
• Per regolare i dati mostrati nel grafico, fare clic sui menu a discesa Intervallo di date e Frequenza e selezionare i filtri desiderati.
• Nella tabella dei problemi duplicati, fare clic sul conteggio dei duplicati nella colonna Contatto o Aziende.
• Nello strumento dei record duplicati, fare clic sul record duplicato e selezionare Record o Rifiuta.

Correggere i problemi di formattazione

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• Fare clic sul conteggio dei numeri in Problemi di formattazione, nella tabella dei record.

• • Per accettare o rifiutare manualmente le proposte di correzione della formattazione, nella tabella, visualizzare e gestire i suggerimenti di formattazione.
  • Per gestire le impostazioni che risolvono automaticamente alcuni problemi di formattazione, in alto a destra fare clic su Automazione. Nel pannello di destra, impostare le regole per risolvere automaticamente i problemi di formattazione attuali e futuri.
  • Per modificare un record, passare il mouse sulla correzione proposta e fare clic sull'icona della matita.
  • Per cancellare un record, fare clic sul record e poi, nel pannello di destra, fare clic su Elimina record.

• Per visualizzare un elenco di eventuali record del contatto o dell'azienda duplicati, fare clic su Record tutti nella rigaDuplicati. Verrà visualizzata la pagina Gestione record duplicati. Nella tabella, esaminare i possibili duplicati.

Record da cancellare

Nello strumento Problemi di formattazione , eliminare i record che non devono più essere inclusi nel conto.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• Nella scheda Record, fare clic su Problemi di formattazione.
• Esaminare i problemi di formattazione, quindi fare clic su Altro e selezionare Elimina questo record.

• Nel riquadro a comparsa, selezionare Record [record].

Esportazione dei duplicati in CSV

Esportare in un file CSV i record duplicati identificati nel centro di comando della qualità dei dati.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
• Fare clic su Visualizza tutto nella riga Problemi duplicati.
• In alto a destra, fare clic su Esporta duplicati.

Visualizza le informazioni sull'applicazione Data Sync

Nella scheda Data Sync è possibile visualizzare una panoramica dei possibili problemi di sincronizzazione delle app collegate a Data Sync by HubSpot e intervenire per risolverli.

• Per regolare i dati mostrati nel grafico, fare clic sui menu a discesa Intervallo di date e Frequenza e selezionare i filtri desiderati.
• Passare il mouse su una data del report Numero di problemi per visualizzare il conteggio di ciascun problema in quel giorno.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulle app, fare clic su Visualizza tutte le informazioni sulle app di Data Sync.

• Visualizzare il numero di app con errori di sincronizzazione o nessuna sincronizzazione attiva.
• Nella scheda Attività di sincronizzazione è possibile visualizzare tutte le app di sincronizzazione dei dati. Per impostazione predefinita, le app sono elencate in ordine alfabetico e tutte le app sono visualizzate.
  • Per filtrare gli stati di sincronizzazione specifici, fare clic sul menu a discesa Tutti gli stati, quindi selezionare lo stato che si desidera visualizzare. Per saperne di più sugli stati di sincronizzazione.
  • Utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della tabella per cercare un'app specifica.
  • Fare clic su una colonna per ordinare le app in base ai dati contenuti nella colonna. Le colonne includono:
    • App: il nome dell'app collegata.
    • Account: l'account dell'app collegata.
    • Stato: lo stato di sincronizzazione dell'app.
    • Mancata sincronizzazione: il numero di record che non sono stati sincronizzati.
    • Ultima attività di sincronizzazione: la data o l'ora più recente in cui l'app è stata sincronizzata.
• Fare clic sul nome di un'app per accedere alle sue impostazioni di sincronizzazione
• Nella colonna Mancata sincronizzazione, fare clic sul numero per visualizzare un elenco dei record con errori. Nel pannello di destra, visualizzare i record interessati, l'oggetto da sincronizzare, l'app a cui i record non vengono sincronizzati e il motivo dell'errore.

• • Fare clic sui menu a discesa per filtrare i record in base al tipo di sincronizzazione e alle categorie di errore.
  • Passare il mouse sull'icona info accanto a un errore per ottenere ulteriori informazioni su come risolverlo.

Per saperne di più sull'impostazione e l'utilizzo della sincronizzazione dei dati di HubSpot.

Esaminare i flussi di lavoro a rischio e non utilizzati

Nella scheda Flussi di lavoro è possibile visualizzare una panoramica dei flussi di lavoro senza attività recenti o con errori.

• Per regolare i dati mostrati nel grafico, fare clic sui menu a discesa Intervallo di date e Frequenza e selezionare i filtri desiderati.
• Passare il mouse su una data del report Numero di problemi per visualizzare il conteggio di ogni problema in quel giorno.
• Per visualizzare un elenco di flussi di lavoro non utilizzati, fare clic su Visualizza tutto nella riga Flussi di lavoro non utilizzati. Si accede alla scheda Flussi di lavoro non utilizzati dello strumento Flussi di lavoro, , dove è possibile agire per spostare, disattivare o eliminare i flussi di lavoro non necessari.

• Per visualizzare un elenco di flussi di lavoro a rischio con errori, fare clic su Visualizza tutto nella riga Flussi di lavoro a rischio. Si accede alla scheda Flussi di lavoro a rischio dello strumento Flussi di lavoro, dove è possibile risolvere gli errori dei flussi di lavoro.

Per saperne di più sull'organizzazione dei flussi di lavoro.

Utilizzate le informazioni sulla qualità dei dati nel visualizzatore di report

Dopo aver creato un report basato su contatti, aziende, trattative e ticket, è possibile visualizzare le informazioni sulla qualità dei dati delle proprietà. Questo può aiutare a determinare quali proprietà utilizzare per raggiungere un obiettivo di reporting e quanti dati sono disponibili. Gli strumenti per la qualità dei dati offrono un contesto che aiuta a comprendere le proprietà, la provenienza dei dati e la quantità di dati disponibili.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Fare clic sul nome di un report basato su contatti, aziende, trattative o ticket.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Altro > Qualità dei dati.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulle proprietà del report, tra cui problemi di proprietà, tassi di riempimento e un collegamento diretto al centro di comando della qualità dei dati per un contesto aggiuntivo.