Använd kommandocentralen för datakvalitet

Kommandocentralen för datakvalitet visar en översikt över hur data lagras i ditt Hubspot CRM och belyser potentiella problem med dina data. Du kan utvärdera möjliga problem med dina egenskaper, poster, integrationer för datasynkronisering och arbetsflöden. Från kommandocentralen kan du också gå djupare in i varje tillgång och vidta åtgärder för att förbättra datakvaliteten.

Endast användare med Superadmin eller åtkomst till verktyg för Datakvalitet och Visningsbehörighet för kontakter och företag har åtkomst till kommandocentralen för datakvalitet.

För att komma åt kommandocentralen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.

• Dataövervakning: det totala antalet oväntade förändringar i dina data. Spåra specifika egenskaper i verktyget för Datakvalitet för att övervaka uppdateringar av egenskapens värden på CRM-poster för avvikelser med hjälp av HubSpot AI. Du kan hålla reda på antalet gånger som egenskapens värden har uppdaterats, jämfört med det förväntade antalet uppdateringar för den här egenskapen.
• Egenskaper: det totala antalet kontakt-, företags-, affärs- och ärendeegenskaper i ditt konto, en daglig trendrapport för egenskapsproblem och antalet egenskaper som HubSpot har identifierat som ha något av följande problem:

• • Inga data: det finns tomma eller ofullständiga värden för egenskapen i poster.
  • Oanvänd: egenskapen används inte i några HubSpot-verktyg, t.ex. listor, arbetsflöden eller rapporter.
  • Duplikat: det finns en annan egenskap som liknar egenskapen.

• Poster: det totala antalet kontakt- och företagsposter, en daglig trendrapport för postproblem och antalet poster som HubSpot har identifierat som ha något av följande problem:
  • Formateringsproblem: posten har en egenskap som kan vara felaktigt formaterad (t.ex. saknas en stor bokstav för Efternamn).

Observera: om en post uppdateras av kommandocentralen för datakvalitet men senare uppdateras manuellt till ett annat felaktigt formaterat värde, kommer kommandocentralen för datakvalitet inte att flagga posten igen. Uppdaterade värden som läggs till via en manuell användaruppdatering, API, integration, import eller Datamigrering kommer vanligtvis inte att flaggas igen. Om till exempel ett namn visas i ditt konto som "LORELAI GILMORE" kommer kommandocentralen för datakvalitet att föreslå att det ändras till "Lorelai Gilmore". Men om den här kontakten uppdateras via ett API till "LORELAI GILMORE" igen, kommer detta inte att flaggas i kommandocentralen för datakvalitet igen eftersom den tolkar det överskrivna formatet som det korrekta.

• • Duplikat: det finns en annan post som liknar posten.

• Datasynkronisering: det totala antalet anslutna datasynkroniseringsappar, en daglig trendrapport för datasynkroniseringsproblem och antalet appar som HubSpot har identifierat som har något av följande problem:
  • Appar med synkroniseringsfel: appen är ansluten och datasynkroniseringen är aktiverad, men HubSpot har identifierat att vissa poster inte synkroniseras.
  • Appar utan aktiva synkroniseringar: appen synkroniserar inte antingen för att kontot är frånkopplat, befintliga synkroniseringar är pausade eller för att datasynkronisering inte har konfigurerats eller slagits på.
• Arbetsflöden: det totala antalet aktiva arbetsflöden, en daglig trendrapport för arbetsflödesproblem och antalet arbetsflöden som HubSpot har identifierat som oanvända eller i riskzonen. Observera att alternativ för formatfixning endast är tillgängliga för kontakter och att deduplicering endast är tillgängligt för kontakter och företag.
  • Oanvända arbetsflöden: arbetsflödet har stängts av eller har inte haft någon aktivitet under de senaste 90 dagarna.
  • Arbetsflödeni riskzonen: arbetsflödet har minst ett unikt fel.

Nedan kan du läsa om hur du får tillgång till mer information om varje avsnitts insikter och agerar på förslag om datakvalitet.

Övervaka egenskaper

Om antalet uppdateringar ligger utanför det förväntade intervallet kommer detta att betraktas som en avvikelse. Om en egenskap till exempel har uppdaterats 15 gånger en viss dag, och det förväntade intervallet är 5 till 10 gånger, kommer det att flaggas som en anomali. Du kan granska dessa problem i verktyget för datakvalitet och prenumerera på meddelanden när dessa avvikelser inträffar.

Skapa en egenskap som ska övervakas

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Kom igång eller Visa alla övervakade frågor högst upp i avsnittet Dataövervakning .
• Navigera till fliken Egenskap anomalier .
• Klicka på Övervaka ny egenskap längst upp till höger.
• I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj en objekttyp och väljer den typ av egenskap som du vill övervaka.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sök efter eller välj en egenskap för att välja en egenskap att övervaka.

• Navigera till fliken Notifications.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sök efter användare och klicka på kryssrutan bredvid användarens namn. Användare måste ha åtkomst till kommandocentralen för Datakvalitet för att kunna ta emot aviseringar. Läs mer om hur du hanterar aviseringar i aviseringsinställningarna.
• Om du vill ta bort en användare som prenumererar klickar du på Ta bort bredvid användarens namn.
• Klicka på Spara längst ned.

Hantera övervakade egenskaper

När du har skapat bevakade egenskaper kan du ändra dina meddelanden eller den egenskap som har skapats.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på View all monitored issues (Visa alla övervakade frågor) längst upp till höger.
• Navigera till fliken Egenskap anomalier.
• Om du vill redigera en övervakad egenskap eller ett meddelande klickar du på Hantera övervakade egenskaper längst upp till höger.
• Håll muspekaren över egenskapen i den högra panelen och klicka på Redigera.

• Om du vill lägga till en annan användare som ska meddelas klickar du på rullgardinsmenyn Välj användare som ska meddelas och klickar i kryssrutan bredvid användarens namn.
• Om du vill ta bort en användare som prenumererar klickar du på Ta bort bredvid användarens namn.
• Om du vill sluta övervaka en egenskap klickar du på Sluta övervaka egenskap längst upp till höger. Klicka sedan på Stoppa övervakning.

Granskning av frågor

När HubSpot AI upptäcker en avvikelse kommer den att visas i din instrumentpanel. Härifrån kan du se mer information:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla övervakade frågor längst upp till höger.
• Om du vill visa mer information klickar du på Granska i kolumnen Åtgärder.
• Om du vill dölja en varning klickar du på Avfärda i kolumnen Åtgärder.
• I den högra panelen kan du visa detaljer om eventuella avvikelser, inklusive en datavisualisering och eventuella andra fall som har inträffat under de senaste 30 dagarna.

Visa insikter om egenskaper

Kortet Egenskaper visar insikter i dina kontakt-, företags-, affärs- och ärendeegenskaper. Härifrån kan du vidta åtgärder för att lösa problem eller dölja egenskaper som du inte vill övervaka så att de inte påverkar dina rapporter om egenskaper.

• För att justera de data som visas i diagrammet klickar du på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och väljer önskade filter.

• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal ärenden för att se en sammanställning av varje ärende den dagen.
• Om du vill visa mer information om dina egenskaper klickar du på Visa alla insikter om egenskaper.

• Visa en översikt över hur många egenskaper som inte har några data, är oanvända eller är möjliga duplikat.
• På kortet Properties to review visas en lista över egenskaper som har minst ett potentiellt problem. Egenskaperna listas i alfabetisk ordning och alla problem visas.
  • Om du vill filtrera efter specifika problem klickar du på rullgardinsmenyn Alla problem och markerar sedan kryssrutorna bredvid de problemtyper som du vill visa.
  • Om du bara vill visa egenskaper för ett visst objekt klickar du på rullgardinsmenyn Alla objekt och väljer sedan det objekt du vill visa.
  • Använd sökfältet längst upp i tabellen för att söka efter en viss egenskap.
  • Klicka på en kolumn för att sortera egenskaperna efter data i kolumnen. Kolumnerna inkluderar:
    • Namn: namnet på egenskapen.
    • Problem: den typ av problem som identifierats för egenskapen. Alternativen inkluderar Ingen data, Oanvänd eller Duplikat.
    • Objekt: det objekt som egenskapen gäller för.
    • Egenskapuppdaterad: det senaste datumet då ett värde uppdaterades för egenskapen.
    • Uppdateringskälla: för den senaste uppdateringen, hur värdet för egenskapen uppdaterades.
    • Fyllnadsgrad (%): andelen poster som har ett värde för egenskapen.
    • Används i: antalet verktyg (t.ex. listor, arbetsflöden) som för närvarande använder egenskapen.
• Om du vill dölja en enskild egenskap från problemrapporterna håller du muspekaren över egenskapen och klickar sedan på Åtgärder > Dölj. Dessa egenskaper flyttas till fliken Dolda egenskaper.
• Klicka på fliken Dolda egenskaper för att visa egenskaper som du har valt att inte övervaka. Om du vill återuppta övervakningen av en dold egenskap för problem håller du muspekaren över egenskapen och klickar sedan på Åtgärder > Visa. Om du vill visa flera dolda egenskaper markerar du kryssrutorna bredvid egenskaperna och väljer sedan Visa högst upp i tabellen.
• Om du vill visa mer information eller vidta åtgärder för en viss egenskap klickar du på egenskapens namn på någon av flikarna.
• Om du vill redigera egenskapen klickar du på Redigera egenskap längst upp till höger. Redigera egenskapen i den högra panelen.

• Om du vill exportera de historiska värdena för egenskapen klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Exportera egenskapshistorik.
• Om du vill arkivera en egenskap klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Arkivera. Om du vill arkivera flera egenskaper klickar du på kryssrutan bredvid egenskapen och sedan på Arkivera. Läs mer om hur du arkiverar egenskaper.
• Visa ytterligare information om egenskapen:
  • Detaljer om egenskapen: egenskapens namn, beskrivning, objekt, skapandedatum, senaste uppdateringsdatum och fälttyp.
  • Fyllnadsgrad/Poster med värde: procentandelen poster som har ett värde för egenskapen. Klicka på Visa lista i CRM för att visa en fullständig lista över poster med värden för egenskapen.

• • Uppdateringskällor för Egenskap: en rapport som visar hur värden har uppdaterats för egenskapen. Klicka på rullgardinsmenyerna för att filtrera rapporten baserat på Datumintervall och Frekvens.
  • Verktyg som använder den här egenskapen: en lista över tillgångar där egenskapen används för närvarande. Klicka på rullgardinsmenyn Alla verktyg för att filtrera tillgångarna baserat på specifika verktyg.

Kontrollera poster för dubbletter eller formateringsproblem

På kortet Records kan du visa en översikt över potentiella problem med kontakt- och företagsposter och lösa dem. Möjliga problem är felaktig formatering av värden för egenskaper (t.ex. att en kontakts förnamn inte skrivs med stor bokstav) och dubbletter av poster. För värdeformatering kan du ställa in regler för att automatiskt åtgärda vissa problem.

Observera: För närvarande är formateringsfrågor och duplikathantering endast tillgängliga för kontakter och företag.

Ställ in duplikatövervakning

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Kom igång eller Visa alla övervakade problem längst upp till höger. Klicka sedan på Justera inställningar för dubbletter.
• I den högra panelen väljer du de objekt som du vill övervaka för nya dubbletter. Klicka på för att aktivera Kontakt och/eller Företag .
• Under varje objekt väljer du den dagliga duplikatgränsen. Detta är det antal dubbletter som tillåts under en 24-timmarsperiod innan en avisering skickas.
• Navigera till fliken Notifications.
• Välj vilka användare som ska få aviseringar.
• Klicka på Spara.

Visa problem med dubbletter av poster

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla bredvid Nya duplicerade problem på kortet Dataövervakning .
• För att justera de data som visas i diagrammet klickar du på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och väljer önskade filter.
• Klicka på antalet dubbletter i kolumnen Kontakt eller Företag i tabellen Dubblettärenden.
• I verktyget för dubblettposter klickar du på dubblettposten och väljer Granska eller Avvisa.

Åtgärda formateringsproblem

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på antalsräkningen under Formateringsproblem i posttabellen.

• • För att manuellt acceptera eller avvisa föreslagna korrigeringar av formatering, i tabellen, visa och hantera formateringsförslag.
  • Om du vill hantera inställningar som automatiskt åtgärdar vissa formateringsproblem klickar du på Automatisering längst upp till höger. I den högra panelen ställer du in regler för att automatiskt åtgärda aktuella och framtida formateringsproblem.
  • Om du vill redigera en post håller du muspekaren över den föreslagna korrigeringen och klickar på pennikonen.
  • Om du vill ta bort en post klickar du på posten och sedan på Ta bort post i den högra panelen.

• Om du vill visa en lista över eventuella dubbletter av kontakt- eller företagsposter klickar du på Visa alla i radenDubletter. Du kommer till sidan Hantera dub blettposter. Granska eventuella dubbletter i tabellen.

Radera poster

I verktyget Formateringsproblem tar du bort poster som inte längre behöver finnas med i ditt konto.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• På kortet Records klickar du på Formateringsproblem.
• Granska formateringsproblemen, klicka sedan på Mer och välj Ta bort den här posten.

• I popup-fönstret väljer du Ta bort [post].

Exportera dubbletter till CSV

Exportera dubbletter av poster som identifierats i kommandocentralen för datakvalitet till en CSV-fil.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla i raden Duplicerade problem.
• Klicka på Exportera dubbletter längst upp till höger.

Visa insikter om Data Sync-appen

På Data Sync-kortet kan du se en översikt över möjliga synkroniseringsproblem för dina Data Sync by HubSpot-anslutna appar och vidta åtgärder för att lösa dessa problem.

• Du kan justera de data som visas i diagrammet genom att klicka på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och välja önskade filter.
• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal problem för att visa en räkning av varje problem den dagen.
• Om du vill visa mer information om dina appar klickar du på Visa alla insikter om Data Sync-appar.

• Visa hur många av dina appar som har Synkroniseringsfel eller Inga aktiva synkroniseringar.
• På aktivitetskortet Synkronisering kan du visa alla dina datasynkroniseringsappar. Som standard listas apparna i alfabetisk ordning och alla appar visas.
  • Om du vill filtrera efter specifika synkroniseringsstatusar klickar du på rullgardinsmenyn Alla statusar och väljer sedan den status du vill visa. Läs mer om synkroniseringsstatusar.
  • Använd sökfältet längst upp i tabellen för att söka efter en viss app.
  • Klicka på en kolumn för att sortera apparna efter data i kolumnen. Kolumnerna inkluderar:
    • App: namnet på den anslutna appen.
    • Konto: den anslutna appens konto.
    • Status: appens synkroniseringsstatus .
    • Synkronisering misslyckad: antalet poster som inte har synkroniserats.
    • Senaste synkroniseringsaktivitet: det senaste datumet eller den senaste tiden då appen synkroniserades.
• Klicka på namnet på en app för att navigera till appens synkroniseringsinställningar
• Klicka på siffran i kolumnen Misslyckad synkron isering för att visa en lista över poster med fel. I den högra panelen kan du se de berörda posterna, objektet som synkroniseras, appen som posterna inte synkroniseras med och en orsak till felet.

• • Klicka på rullgardinsmenyerna för att filtrera posterna baserat på synktyp och felkategorier.
  • Håll muspekaren överinformationsikonen info bredvid ett fel om du vill ha mer information om hur du löser felet.

Läs mer om hur du ställer in och använder HubSpot-datasynkronisering.

Granska riskfyllda och oanvända arbetsflöden

På kortet Arbetsflöden kan du se en översikt över arbetsflöden som inte har någon aktivitet nyligen eller som har fel.

• Du kan justera de data som visas i diagrammet genom att klicka på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och välja önskade filter.
• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal ärenden för att visa en räkning av varje ärende den dagen.
• Om du vill visa en lista över oanvända arbetsflöden klickar du på Visa alla i raden Oanvända arbets flöden. Du kommer till fliken Oanvända arbetsflöden i arbetsflödesverktyget, där du kan vidta åtgärder för att flytta, stänga av eller ta bort onödiga arbetsflöden.

• Om du vill visa en lista över riskfyllda arbetsflöden med fel klickar du på Visa alla i raden Riskfyllda arbetsflöden. Du kommer till fliken Arbetsflöden i riskzonen i arbetsflödesverktyget, där du kan felsöka fel i arbetsflödet.

Läs mer om hur du organiserar dina arbetsflöden.

Använd insikter om datakvalitet i rapportvisaren

När du har skapat en kontakt-, företags-, affärs- och ärendebaserad rapport kan du visa insikter om datakvalitet. Detta kan hjälpa till att avgöra vilka egenskaper som ska användas för att nå ett rapporteringsmål och hur mycket data som finns tillgänglig. Verktyg för datakvalitet erbjuder sammanhang som hjälper till att förstå egenskaper, var data kommer ifrån och hur mycket data som finns tillgänglig.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter.
• Klicka på namnet på en kontakt-, företags-, avtals- eller biljettbaserad rapport.
• Klicka på Mer > Datakvalitet i den högra sidofältet.
• Visa ytterligare insikter om egenskaperna i rapporten, inklusive fastighetsproblem, fyllnadsgrad och en direktlänk till kommandocentralen för Datakvalitet för ytterligare sammanhang.