Hantera problem med formatering av kontaktegenskaper

För att upprätthålla ett organiserat CRM kan användare med åtkomstbehörighet för Super Admin eller Data quality tools visa möjliga formateringsproblem för kontaktegenskapsvärden och korrigera dem (t.ex. ett förnamnsvärde med versaler). Genom att åtgärda formatproblem kan ditt team lättare söka i CRM och se till att personaliseringstoken som används i e-postmeddelanden eller innehåll formateras på ett konsekvent sätt.

Om ditt konto har en prenumeration på Operations Hub Professional eller Enterprise kan du automatisera formateringskorrigeringar och visa en översikt över dina data i kommandocentralen för datakvalitet.

Visa och hantera formateringsproblem

Alla Operations Hub -konton kan åtgärda formateringsproblem för kontaktegenskaper. För att visa och manuellt acceptera eller avvisa rekommendationer för formateringsproblem:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Klicka på Åtgärder längst upp till höger.
• I rullgardinsmenyn väljer du Åtgärda formateringsproblem.

• I menyn i vänster sidofält visas egenskaper som har ett möjligt formatproblem och antalet poster med problem för den egenskapen. Klicka på det egenskapsnamn som du vill hantera formatproblem för.
• I tabellen kan du visa möjliga problem och acceptera eller avvisa föreslagna lösningar:
  • Kontakt: den post vars egenskapsvärde har ett möjligt formateringsproblem.

• • Problem: varför värdet upptäcktes ha ett formateringsproblem (t.ex.Färre tecken än förväntat).
  • Current: det aktuella fastighetsvärdet som har ett formateringsproblem.

• • Föreslagen lösning: den föreslagna lösningen eller det nya värdet för att lösa formateringsproblemet.

• • Åtgärder: välj om du vill acceptera eller förkasta den föreslagna lösningen. Om problemet kan lösas med en automatiseringsregel klickar du på Automatisera för att hantera dina automatiseringsinställningar .

• Om du vill acceptera eller avvisa i bulk markerar du kryssrutorna bredvid varje formatfråga och klickar sedan på Acceptera eller Avvisa högst upp i tabellen. Om du vill välja alla klickar du på kryssrutan längst upp till vänster i tabellen.

• När du har valt att acceptera eller förkasta lösningen tas formatfrågan bort från listan. Om du väljer att acceptera uppdateras kontaktens egenskapsvärde till det värde som visas i kolumnen Proposed.

Ange regler för att automatiskt åtgärda formateringsproblem (endastProfessional och Enterprise )

Om ditt konto har en prenumeration på Operations Hub Professional eller Enterprise kan du aktivera inställningar för att automatiskt åtgärda vissa formateringsproblem för kontaktegenskaper. De regler du ställer in kommer automatiskt att acceptera förslag för poster som för närvarande listas i tabellen och för nya poster framöver.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Klicka på Åtgärder längst upp till höger.
• Välj Åtgärda formateringsproblem i rullgardinsmenyn.
• Klicka på Automation längst upp till höger.
• I den högra panelen klickar du på fliken Regler:
  • Klicka på ett avsnitt för att expandera dess regelalternativ.
  • Markera kryssrutan för att aktivera automatisering för en formateringsregel (t.ex. Stor bokstav i förnamn). Om en regel är aktiverad kommer värden med det formateringsproblemet att åtgärdas automatiskt (t.ex. kommer en kontakt med förnamnet jOhN att uppdateras till John).
  • Avmarkera kryssrutan om du vill stänga av automatiseringen för en viss regel.

• Klicka på fliken Changes to records för att visa alla poster vars värden har uppdaterats av de automatiserade reglerna. Klicka på rullgardinsmenyerna för att filtrera poster baserat på frågan eller när den uppdaterades.
• När du är klar klickar du på Spara.

Följande problem kan automatiskt upptäckas och åtgärdas för kontaktegenskaperna E-post, Förnamn och Efternamn:

• Stor bokstav: värdet saknar eller har oväntad stor bokstav (t.ex. JOHN skulle uppdateras till John, macdonald skulle uppdateras till MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com skulle uppdateras till example@hubspot.com).
• Kombinerade fält: värdena för för- och efternamn är kombinerade (t.ex. JohnSmith skulle uppdateras till John Smith).
• Mellanslag och skiljetecken: värdet innehåller oväntat mellanslag eller skiljetecken. Exempel på hur dessa fält kommer att åtgärdas:
  • Ta bort specialtecken från slutet av namn (t.ex. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Ta bort specialtecken inom namn (t.ex. ;:<)
  • Ta bort blankstegstecken i början/slutet av namn.
  • Rensa upp namn som saknar mellanslag (t.ex. Chris's till Chris, St.James till St. James, John! till John, JohnDoe till John Doe).

Ange formateringspreferenser för platsdata

Du kan justera hur data för egenskaperna State/Region och Country ska formateras för kontakter. När du har angett en preferens kommer dina formateringsrekommendationer att upptäcka det felaktiga formatet och föreslå det önskade formatet som du kan acceptera.

Så här uppdaterar du dessa inställningar:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

• Navigera till Objects i menyn till vänster i sidofältet och välj sedan Contacts.

• För standardegenskapen State/Region väljer du önskad formatering, antingen fullständigt delstatsnamn (t.ex. Massachusetts) eller delstatsförkortning (t.ex. MA).

• För standardegenskapen Country, välj önskad formatering, antingen fullständigt landsnamn (t.ex. United States) eller landsförkortning (t.ex. US).

• Dina ändringar sparas automatiskt. Du kan nu komma åt dina upptäckta formateringsproblem och korrigera egenskaperna State/Region eller Country så att de passar ditt önskade format.

Formateringsproblem som upptäckts av HubSpot

För att identifiera poster och ge rekommendationer utvärderas vissa egenskaper automatiskt för eventuella formateringsproblem.

Observera: HubSpot använder artificiell intelligens (AI) för att identifiera potentiella problem, så du kanske inte håller med om ett upptäckt problem eller en föreslagen lösning. I så fall kan du avvisa förslaget.

• Värdet saknar eller har oväntad stor bokstav. Möjliga problem inkluderar:
  
  • Värdet innehåller alla stora bokstäver.
  • Värdet innehåller inga stora bokstäver.
  • Värdet innehåller andra oväntade versaler (t.ex. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com)
  • Värdet innehåller ett annat tecken som ska ha stor bokstav men inte har det (t.ex. Desantos i stället för DeSantos, macdonald i stället för MacDonald).
• Värdet innehåller text som inte är allmänt känd som en e-postadress eller ett namn.
• Värdet innehåller minst ett oväntat nummer.
• Värdet innehåller en URL eller domän som inte vanligtvis ingår i egenskapen.
• Värdet innehåller en oväntad hälsningsfras (t.ex. herr, fru etc.).
• Värdet innehåller felaktig formatering av för- och efternamn. Möjliga problem inkluderar:
  • Värdena för för- och efternamn kan vara kombinerade.
  • Värdena för för- och efternamn är desamma.
  • Värdena för för- och efternamn kan vara ombytta.
• Ett annat format kan vara att föredra för denna egenskap.
• Värdet är tomt.
• Värdet för e-postadress är sannolikt tillfälligt och ogiltigt.
• Värdet är inte en giltig e-postadress.
• Formatet är oväntat eller ogiltigt för egenskapen.
• Värdet innehåller oväntade tecken eller text som vanligtvis inte ingår i egenskapen.
• Formatet är oväntat eller ogiltigt för ett namn.
• Värdet innehåller oväntad eller eventuellt olämplig text.
• Värdet innehåller vanlig platshållartext (t.ex. n/a, Unknown).
• Värdet innehåller oväntat avstånd eller skiljetecken. Detta inkluderar specialtecken i slutet av namn (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), specialtecken inom namn (`;:<`), mellanslag i början och slutet av namn och mellanslag som saknas.
• Värdet innehåller ett oväntat antal tecken (d.v.s. värdet är antingen för långt eller för kort).

En kontakt kommer att tas med i listan om någon av följande frågor identifieras för egenskaperna State/Region och Country:

• Värdet har saknad eller oväntad versalisering.
• Värdet har oväntat avstånd eller skiljetecken (t.ex. UnitedStates, USA?).
• Värdet är tomt.
• Värdet är felaktigt (t.ex. fel tidszon är vald).
• Ett annat format kan vara att föredra för den här egenskapen. Den rekommenderade lösningen baseras på dina preferenser för platsformatering.