コンタクトプロパティーのフォーマットに関する問題の管理

CRM の整理整頓を維持するために、Super AdminまたはData quality tools access権限を持つユーザーは、コンタクトプロパティー値の可能性のある書式問題を表示し、修正することができます（例： First nameの値が全て大文字）。EメールアドレスCRMの検索をより簡単にしたり、Eメールやコンテンツで使用されるパーソナライズトークンの書式を統一したりすることができます。

アカウントにOperations Hub ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションがある場合は、データ品質コマンドセンターでフォーマットの修正を自動化し、データの概要を表示できます。

フォーマットに関する問題の表示と管理

全てのOperations Hubアカウントで、コンタクトプロパティーに関する書式に関する問題を修正することができます。フォーマットに関する推奨事項を表示し、手動で承認または拒否するには。

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
• 右上で、「アクション」をクリックする。
• ドロップダウンメニューで、「書式に関する問題を修正」を選択します。

• 左サイドバーのメニューで、フォーマットの問題の可能性があるプロパティーと、そのプロパティーに問題があるレコード数を表示します。フォーマット の問題を管理 し たいプロパティー 名をクリック。
• 表では、起こりうる問題を表示し、提案された解決策を受け入れるか、却下するか：
  • コンタクト：プロパティー値にフォーマットの問題がある可能性のあるレコード。

• • Issue : 値の書式設定に問題があることが検出された理由（例：F 、予想よりも文字数が多い）。
  • Current : フォーマットに問題がある現在のプロパティー値。

• • 提案された修正 : フォーマットの問題を解決するために提案された解決策または新しい値。

• • 「アクション」 : 提案された決議案をAcceptまたはRejectするかどうかを選択する。問題が自動化ルールで解決できる場合は、Automateをクリックして、自動化設定を管理します。

• 一括して承認または却下するには、各フォーマットの問題の横にあるチェックボックスを選択し、表の上部にあるAcceptまたはRejectをクリックします。すべてを選択するには、表の左上にあるチェックボックスをクリックする。

• 解決策を受け入れるか拒否するかを選択すると、フォーマットの問題はリストから削除されます。承諾を選択した場合、コンタクトのプロパティー値はProposed列に表示されている値に更新されます。

書式の問題を自動的に修正するルールを設定 ( ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

アカウントにOperations Hub ProfessionalまたはEnterpriseサブスクリプションがある場合、特定のフォーマットの問題 for contactプロパティーを自動的に修正する設定をオンにすることができます。設定したルールは、現在テーブルに表示されているレコードと、今後表示される新しいレコードに対する提案を自動的に受け付けます。

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
• 右上で、「アクション」をクリックする。
• ドロップダウンメニューで、「書式に関する問題を修正」を選択します。
• 右上の［自動化］をクリックします。
• 右側のパネルで、「ルール」タブを選択します。
  • セクションをクリックすると、そのルールのオプションが展開されます。
  • チェックボックスを選択すると、書式ルール（例：名前の大文字）の自動化をオンにすることができます。ルールがオンになっている場合、そのフォーマットの問題がある値は自動的に修正されます（例：名がjOhNのコンタクトは、Johnに更新されます）。
  • チェックボックスをオフにすると、特定のルールの自動化をオフにすることができます。

• レコードの変更 ]タブをクリックすると、自動化ルールによって値が更新されたすべてのレコードが表示されます。ドロップダウンメニューをクリックすると、課題または更新日に基づいてレコードを絞り込みできます。
• 完了したら、［保存］をクリックします。

Eメール、ファーストネーム、ラストネームのコンタクトプロパティーについて、以下の問題を自動的に検出し、修正することができます。

• 大文字小文字 : 値に大文字小文字の欠落または予期せぬ大文字小文字がある (例: JOHNはJohnに、macdonaldはMacDonaldに、EXAMPLE@HUBSPOT.comはexample@hubspot.comに更新される)。
• 複合フィールド：姓と名の値が複合される（例：JohnSmithはJohn Smithに更新されます）。
• Spacing and punctuation : 値に予期せぬ間隔や句読点が含まれている。これらのフィールドがどのように修正されるかの例：
  • 名前の末尾から特殊文字を取り除く（例： ,!#$ &*+\-/:; <=^_|~?".）
  • 送信者名から特殊文字を取り除く（例： ;:<）。
  • 名前の先頭と末尾の空白文字を削除する。
  • 空白のない名前を整理する（例：Chris's→Chris、St.James→St.James、John！→John、JohnDoe→John Doe）。

位置情報のフォーマット設定

都道府県と国プロパティーは、コンタクトに対してどのようにデータをフォーマットするかを調整することができます。一旦設定がなされると、推奨される書式は正しくない書式を検出し、を受け入れるために、望ましい書式を提案します。

これらの設定を更新する：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

• 左サイドバーのメニューで、オブジェクトに移動し、コンタクトを選択します。

• デフォルトのState/Regionプロパティーについては、「州の正式名称」 (e.g., Massachusetts)または「州の略記」 (e.g., MA)のどちらか、お好みのフォーマットを選択してください。

• デフォルトの「国」プロパティーでは、「国の正式名称」 (e.g., 「米国」)、または「国の略記」 (e.g., US)のどちらか、お好みのフォーマットを選択してください。

• 変更は自動的に保存されます。検出された設定問題にアクセスし、州/地域または国のプロパティー値を、お好みのフォーマットに合うように修正できるようになりました。

HubSpotで検出されたフォーマット上の問題

レコードを識別し、推奨を提供するために、特定のプロパティーは、可能性のあるフォーマットの問題について自動的に評価されます。

注： HubSpotは人工知能（AI）を使用して潜在的な問題を特定するため、検出された問題や提案された修正に同意できない場合があります。この場合、提案を却下することができます。

• 値に欠落または予期せぬ大文字がある。考えられる問題は以下の通り：
  
  • 値はすべて大文字である。
  • 値は大文字を含まない。
  • 値には、その他の予期せぬ大文字小文字が含まれる（例：JoHn , SMith , test@HUBSPOT.com）。
  • 値には、大文字にする必要があるがそうでない別の文字が含まれる（例：DeSantosの代わりにDesantos、MacDonaldの代わりにmacdonald）。
• この値には、メールアドレスや名前として一般に認識されないテキストが含まれています。
• 値に、少なくとも1個の予期されない数値が含まれています。
• この値には、一般にプロパティーに含まれないURLやドメインが含まれています。
• 値に予期せぬ敬語（Mr.やMrs.など）が含まれている。
• 値に不正な姓と名のフォーマットが含まれています。考えられる問題点は以下の通りです。
  • 姓と名の値は、組み合わせてもよい。
  • 名と姓の値が同じです。
  • 名と姓の値を交換できます。
• このプロパティーには、別のフォーマットが好まれる場合があります。
• 値は空である。
• Eメールアドレスの値が一時的で無効である可能性があります。
• 値が有効なEメールアドレスでない。
• フォーマットが予期しないか、プロパティーに対して無効である。
• 値に予期せぬ文字や一般的に含まれないテキストが含まれている。
• 形式が予期されないか、名前で無効です。
• 値に予期されないか、不適切な可能性があるテキストが含まれています。
• 値には一般的なプレースホルダーテキスト（例：n/a、Unknown）が含まれる。
• 値に予期されないスペースまたは句読点が含まれています。これには、名前の末尾の特殊文字(`,!#$ &*+-/:; <=^_|~?.`)、名前内の特殊文字(`;:<`)、名前の先頭と末尾の空白、空白の欠落が含まれる。
• 値が予期せぬ文字数を含んでいる（つまり、値が長すぎるか短すぎる）。

State/Regionおよび「国」プロパティーについて、以下のいずれかの問題が確認された場合、コンタクトがリストに含まれる：

• 値に欠落または予期せぬ大文字がある。
• 値に予期せぬスペースや句読点がある（例：UnitedStates, USA?）
• 値は空である。
• 値が間違っている（間違ったタイムゾーンが選択されているなど）。 
• このプロパティーには、別のフォーマットが好まれる場合があります。推奨される修正は、ロケーションフォーマットの設定に基づきます。