管理客服案件屬性格式設定問題

為了維護有組織的CRM ，擁有超級管理員或資料品質工具存取權限的使用者可以檢視聯絡人屬性值可能的格式設定問題，並加以更正（例如，所有大寫字母中的名字值）。 解決格式問題可以幫助您的團隊更輕鬆地搜索CRM ，並確保電子郵件或內容 中使用的個人化令牌格式一致。

如果您的帳戶擁有Operations Hub Professional或Enterprise訂閱，您可以在資料品質指揮中心自動修正格式，並查看資料概覽。

檢視和管理格式設定問題

所有Operations Hub帳戶都能修正客服案件屬性的格式設定問題。 若要檢視和手動接受或拒絕格式問題的建議：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
• 在右上角，按一下操作。
• 在下拉式選單中，選擇修復格式問題。

• 在左側邊欄功能表中，檢視可能存在格式問題的屬性，以及該屬性存在問題的記錄數。 按一下要管理格式問題的屬性名稱。
• 在表格中，查看可能的問題，並接受或駁回建議的解決方案：
  • Contact ：其屬性值可能存在格式問題的記錄。

• • 問題：為什麼檢測到該值存在格式問題（例如，字符數超出預期）。
  • 當前：具有格式問題的當前屬性值。

• • 建議修復：建議的解決方案或解決格式問題的新值。

• • 行動：選擇接受或拒絕建議的解決方案。 如果問題可以透過自動化規則解決，請按一下「自動化」以管理您的自動化設定。 

• 若要批次接受或關閉，請勾選每個格式問題旁的核取方塊，然後按一下表格頂端的「接受」或「拒絕」。 若要全選，請按一下表格左上角的核取方塊。

• 選擇接受或拒絕解決方案後，系統會從清單中移除格式問題。 如果您選擇接受，客服案件的屬性值將更新為「建議」欄中顯示的值。

設定規則以自動修正格式設定問題（僅限專 業版和企業版）

如果您的帳戶具有Operations Hub Professional或Enterprise訂閱，您可以開啟設定，以自動修復聯絡人屬性的某些格式設定問題。 您設定的規則將自動接受對表格中目前列出的記錄和未來新記錄的建議。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
• 在右上角，按一下操作。
• 在下拉式選單中，選擇修復格式問題。
• 在右上角，按一下「自動化」。
• 在右側面板的「規則」標籤頁中：
  • 按一下區段即可展開其規則選項。
  • 選取核取方塊以開啟格式規則的自動化（例如，名字大寫）。 如果開啟規則，則會自動修復該格式問題的值（例如，名字為jOhN的客服案件將更新為John ）。
  • 清除核取方塊以關閉特定規則的自動化。

• 按一下「變更記錄」索引標籤，以檢視其值已由自動化規則更新的所有記錄。 按一下下拉式選單，即可根據問題或更新時間篩選記錄。
• 完成後，按一下「儲存」。

電子郵件、名字和姓氏聯絡人屬性可以自動偵測並修復以下問題：

• 大寫：值缺少或意外大寫（例如， JOHN將更新為John ， Macdonald將更新為MacDonald ， EXAMPLE@HUBSPOT.com將更新為example@hubspot.com ）。
• 合併欄位：合併名字和姓氏的值（例如， JohnSmith將更新為John Smith ）。
• 間距和標點符號：值包含意外的間距或標點符號。 如何修復這些欄位的範例：
  • 從名稱末尾刪除特殊字元（例如， ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • 從名稱中刪除特殊字元（例如：;: < ）
  • 移除名稱開頭/結尾的空白字元。
  • 清理缺少空格的姓名（例如， Chris's to Chris、St. James to St. James、John! to John、JohnDoe to John Doe ）。

設定位置資料的格式偏好設定

您可以調整聯絡人的州/地區和國家/地區屬性資料的格式。 設定偏好後，您的格式建議將偵測到不正確的格式，並建議您接受的偏好格式。

若要更新這些偏好設定，請按照以下步

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」，然後選取「聯絡人」。

• 對於預設的州/地區屬性，請選擇您偏好的格式，可以是全州名稱（例如麻薩諸塞州）或州縮寫（例如馬薩諸塞州）。

• 對於預設的國家/地區屬性，請選擇您偏好的格式，可以是完整的國家/地區名稱（例如美國）或國家/地區縮寫（例如美國）。

• 系統會自動儲存你的變更。 您現在可以存取檢測到的格式問題，以修復州/地區或國家/地區屬性值，使其適合您偏好的格式。

HubSpot偵測到的格式問題

為了識別記錄並提供建議，系統會自動評估某些屬性是否存在格式問題。

請注意： HubSpot使用人工智慧(AI)來識別潛在問題，因此您可能不同意偵測到的問題或建議的解決方案。 在這種情況下，您可以忽略建議。

• 值缺少大寫字母或出現意外。可能的問題包括：
  
  • 該值包含所有大寫字母。
  • 值不包含大寫字母。
  • 該值包含其他意外的大寫字母（例如JoHn、SMith、test@HUBSPOT.com ）
  • 這些值包含另一個應該大寫但不是大寫的字元（例如， Desantos而不是DeSantos ， Macdonald而不是MacDonald ）。
• 該值包含通常不被視為電子郵件地址或名稱的文字。
• 該值至少包含一個意外的數字。
• 值包含屬性中通常不包含的URL或網域。
• 該值包含意外的稱呼（例如，先生、太太等）。
• 該值包含不正確的名字和姓氏格式。可能的問題包括：
  • 名字和姓氏的值可以組合在一起。
  • 名字和姓氏的值相同。
  • 名字和姓氏的值可以交換。
• 此屬性可能偏好其他格式。
• 值爲空。
• 電子郵件地址的值可能是暫時的，並且無效。
• 此值不是有效的電子郵件地址。
• 對於屬性來說，格式是意外的或無效的。
• 此值包含屬性中通常不包含的意外字元或文字。
• 名稱的格式意外或無效。
• 該值包含意外或可能不當的文字。
• 該值包括常見的佔位符文本（例如，不適用，未知）。
• 該值包含意外的間距或標點符號。 這包括名稱中名稱結尾的特(`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`),殊字元特殊字元(`;: <`)、名稱開頭和結尾的空格，以及缺少的空格。
• 值包含意外數量的字元（即值太長或太短）。

如果在州/地區和國家/地區屬性中發現以下任何問題，則聯絡人將包含在列表中：

• 值缺少大寫字母或出現意外。
• 該值具有意外的間距或標點符號（例如，美國，美國？ ）。
• 值爲空。
• 數值錯誤（例如，選擇的時區不正確）。 
• 此屬性可能偏好其他格式。 建議的修繕方法將根據你的位置格式偏好而定。