Zarządzanie formatowaniem właściwości kontaktu

Aby utrzymać uporządkowany CRM, użytkownicy z uprawnieniami Super Admin lub narzędziami jakości danych mogą wyświetlać możliwe problemy z formatowaniem wartości właściwości kontaktu i poprawiać je (np. wartość Imię pisana wielkimi literami). Rozwiązywanie problemów z formatowaniem może pomóc zespołowi w łatwiejszym przeszukiwaniu CRM, a także zapewnić spójne formatowanie tokenów personalizacji używanych w wiadomościach e-mail lub treści.

Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise, możesz zautomatyzować poprawki formatowania i wyświetlić przegląd danych w centrum dowodzenia jakością danych.

Wyświetlanie błędów formatowania i zarządzanie nimi

Wszystkie konta Operations Hub mogą naprawiać błędy formatowania właściwości kontaktów. Aby wyświetlić i ręcznie zaakceptować lub odrzucić zalecenia dotyczące błędów formatowania:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania.
• W menu rozwijanym wybierz opcję Napraw błędy formatowania.

• W menu na lewym pasku bocznym można wyświetlić właściwości z możliwym błędem formatowania oraz liczbę rekordów z błędami dla danej właściwości. Kliknij nazwę właściwości, dla której chcesz zarządzać błędami formatowania.
• W tabeli wyświetl możliwe problemy i zaakceptuj lub odrzuć proponowane rozwiązania:
  • Kontakt: rekord, którego wartość właściwości ma możliwy problem z formatowaniem.

• • Problem: dlaczego wykryto, że wartość ma problem z formatowaniem (np. Mniejznaków niż oczekiwano).
  • Current: bieżąca wartość właściwości, która ma problem z formatowaniem.

• • Proponowana poprawka: proponowane rozwiązanie lub nowa wartość w celu rozwiązania problemu z formatowaniem.

• • Actions: wybierz, czy chcesz zaakceptować, czy odrzucić proponowane rozwiązanie. Jeśli problem można rozwiązać za pomocą reguły automatyzacji, kliknij przycisk Automate, aby zarządzać ustawieniami automatyzacji.

• Aby zaakceptować lub odrzucić zbiorczo, zaznacz pola wyboru obok każdego problemu formatu, a następnie kliknij przycisk Zaakceptuj lub Odrzuć w górnej części tabeli. Aby wybrać wszystkie, kliknij pole wyboru w lewym górnym rogu tabeli.

• Po wybraniu opcji zaakceptowania lub odrzucenia rozwiązania, problem z formatem zostanie usunięty z listy. Jeśli zdecydujesz się zaakceptować, wartość właściwości kontaktu zostanie zaktualizowana do wartości pokazanej w kolumnie Proponowane.

Ustaw reguły, aby automatycznie naprawiać problemy z formatowaniem( tylkoProfessional i Enterprise )

Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise, możesz włączyć ustawienia, aby automatycznie naprawić niektóre problemy z formatowaniem właściwości kontaktu. Ustawione reguły będą automatycznie akceptować sugestie dla rekordów aktualnie wymienionych w tabeli i dla nowych rekordów w przyszłości.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• W prawym górnym rogu kliknij Akcje.
• Z rozwijanego menu wybierz opcję Napraw błędy formatowania.
• W prawym górnym rogu kliknij Automation.
• W prawym panelu, na karcie Reguły:
  • Kliknij sekcję, aby rozwinąć opcje reguły.
  • Zaznacz pole wyboru, aby włączyć automatyzację dla reguły formatowania (np. Akapit imienia). Jeśli reguła jest włączona, wartości z tym błędem formatowania zostaną automatycznie poprawione (np. kontakt o imieniu jOhN zostanie zaktualizowany na John).
  • Wyczyść pole wyboru, aby wyłączyć automatyzację dla określonej reguły.

• Kliknij kartę Zmiany w rekordach, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których wartości zostały zaktualizowane przez reguły automatyczne. Kliknij menu rozwijane, aby filtrować rekordy na podstawie wydania lub daty aktualizacji.
• Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

Następujące problemy mogą być automatycznie wykrywane i naprawiane dla właściwości kontaktu Email, Imię i Nazwisko:

• Kapitalizacja: wartość ma brakującą lub nieoczekiwaną kapitalizację (np. JOHN zostanie zaktualizowana do John, macdonald zostanie zaktualizowana do MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com zostanie zaktualizowana do example@hubspot.com).
• Połączone pola: wartości imienia i nazwiska są połączone (np. JohnSmith zostanie zaktualizowane do John Smith).
• Odstępy i interpunkcja: wartość zawiera nieoczekiwane odstępy lub interpunkcję. Przykłady poprawek dla tych pól:
  • Usunięcie znaków specjalnych z końca nazw (np. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.).
  • Usuwanie znaków specjalnych wewnątrz nazw (np. ;:<)
  • Usuwanie białych znaków na początku/końcu nazw.
  • Usuwanie nazw z brakującymi spacjami (np. Chris's do Chris, St.James do St. James, John! do John, JohnDoe do John Doe).

Ustawianie preferencji formatowania danych lokalizacji

Możesz dostosować sposób formatowania danych właściwości State/Region i Country dla kontaktów. Po ustawieniu preferencji zalecenia dotyczące formatowania wykryją nieprawidłowy format i zasugerują preferowany format do zaakceptowania.

Aby zaktualizować te preferencje:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty, a następnie wybierz pozycję Kontakty.

• Dla domyślnej właściwości State/Region wybierz preferowane formatowanie: Pełna nazwa stanu (np. Massachusetts) lub Skrót stanu (np. MA).

• Dla domyślnej właściwości Kraj wybierz preferowane formatowanie: Pełna nazwa kraju (np. Stany Zjednoczone) lub Skrót kraju (np. USA).

• Zmiany zostaną automatycznie zapisane. Możesz teraz uzyskać dostęp do wykrytych błędów formatowania, aby poprawić wartości właściwości State/Region lub Country, aby dopasować je do preferowanego formatu.

Problemy z formatowaniem wykryte przez HubSpot

Aby zidentyfikować rekordy i dostarczyć rekomendacje, niektóre właściwości są automatycznie oceniane pod kątem możliwych problemów z formatowaniem.

Uwaga: HubSpot wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do identyfikacji potencjalnych problemów, więc możesz nie zgadzać się z wykrytym problemem lub sugerowaną poprawką. W takim przypadku możesz odrzucić sugestię.

• Wartość ma brakujące lub nieoczekiwane wielkie litery. Możliwe problemy obejmują:
  
  • Wartość zawiera wszystkie wielkie litery.
  • Wartość nie zawiera wielkich liter.
  • Wartość zawiera inne nieoczekiwane wielkie litery (np. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Wartość zawiera inny znak, który powinien być pisany wielką literą, ale nie jest (np. Desantos zamiast DeSantos, macdonald zamiast MacDonald).
• Wartość zawiera tekst, który nie jest powszechnie rozpoznawany jako adres e-mail lub nazwa.
• Wartość zawiera co najmniej jedną nieoczekiwaną liczbę.
• Wartość zawiera adres URL lub domenę, która nie jest powszechnie uwzględniana we właściwościach.
• Wartość zawiera nieoczekiwane pozdrowienie (np. Pan, Pani itp.).
• Wartość zawiera nieprawidłowe formatowanie imienia i nazwiska. Możliwe problemy obejmują:
  • Wartości imienia i nazwiska mogą być połączone.
  • Wartości imienia i nazwiska są takie same.
  • Wartości imienia i nazwiska mogą być zamienione.
• Dla tej właściwości może być preferowany inny format.
• Wartość jest pusta.
• Wartość adresu e-mail jest prawdopodobnie tymczasowa i nieprawidłowa.
• Wartość nie jest prawidłowym adresem e-mail.
• Format jest nieoczekiwany lub nieprawidłowy dla właściwości.
• Wartość zawiera nieoczekiwane znaki lub tekst, który nie jest powszechnie zawarty we właściwości.
• Format jest nieoczekiwany lub nieprawidłowy dla nazwy.
• Wartość zawiera nieoczekiwany lub niewłaściwy tekst.
• Wartość zawiera typowy tekst zastępczy (np. n/a, Unknown).
• Wartość zawiera nieoczekiwane odstępy lub znaki interpunkcyjne. Obejmuje to znaki specjalne na końcu nazw (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), znaki specjalne wewnątrz nazw (`;:<`), spacje na początku i końcu nazw oraz brakujące spacje.
• Wartość zawiera nieoczekiwaną liczbę znaków (tj. wartość jest za długa lub za krótka).

Kontakt zostanie uwzględniony na liście, jeśli którykolwiek z poniższych problemów zostanie zidentyfikowany dla właściwości State/Region i Country:

• W wartości brakuje wielkich liter lub są one nieoczekiwane.
• Wartość ma nieoczekiwane odstępy lub znaki interpunkcyjne (np. UnitedStates, USA?).
• Wartość jest pusta.
• Wartość jest nieprawidłowa (np. wybrano nieprawidłową strefę czasową).
• Preferowany może być inny format dla tej właściwości. Zalecana poprawka będzie oparta na preferencjach formatowania lokalizacji.