Zarządzanie formatowaniem właściwości kontaktu

Aby utrzymać uporządkowany CRM, superadministratorzy lub użytkownicy z uprawnieniami dostępu do narzędzi jakości danych mogą wyświetlać możliwe problemy z formatowaniem wartości właściwości kontaktu i poprawiać je (np. wartość Imię pisana wielkimi literami). Rozwiązywanie problemów z formatowaniem może pomóc zespołowi w łatwiejszym przeszukiwaniu CRM, a także zapewnić spójne formatowanie tokenów personalizacji używanych w wiadomościach e-mail lub treści.

Dowiedz się więcej o korzystaniu z narzędzia jakości danych.

Wyświetlanie błędów formatowania i zarządzanie nimi

Możesz naprawić indywidualne błędy formatowania dla właściwości kontaktu. Aby wyświetlić i ręcznie zaakceptować lub odrzucić zalecenia dotyczące błędów formatowania:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania.
3. Z rozwijanego menu wybierz opcję Napraw błędy formatowania.

4. W sekcji Problemy z formatowaniem wyświetlane są właściwości z możliwym błędem formatowania oraz liczba rekordów z błędami dla danej właściwości. Kliknij nazwę właściwości kolumny, dla której chcesz zarządzać błędami formatowania.
5. W tabeli wyświetl możliwe problemy i zaakceptuj lub odrzuć proponowane rozwiązania:
   • Kontakt: rekord, którego wartość właściwości ma możliwy problem z formatowaniem.

• • Problem: dlaczego wykryto, że wartość ma problem z formatowaniem (np. Mniejznaków niż oczekiwano).
  • Current: bieżąca wartość właściwości, która ma problem z formatowaniem.

• • Proponowana poprawka: proponowane rozwiązanie lub nowa wartość w celu rozwiązania problemu z formatowaniem.

• • Actions: wybierz, czy chcesz zaakceptować, czy odrzucić proponowane rozwiązanie. Jeśli problem można rozwiązać za pomocą reguły automatyzacji, kliknij przycisk Automate, aby zarządzać ustawieniami automatyzacji.

6. Aby zaakceptować lub odrzucić zbiorczo, zaznacz pola wyboru obok każdego błędu formatowania, a następnie kliknij przycisk Zaakceptuj lub Odrzuć w górnej części tabeli. Aby wybrać wszystkie, kliknij pole wyboru w lewym górnym rogu tabeli.

Ustaw reguły, aby automatycznie naprawiać błędy formatowania

Jeśli twoje konto ma subskrypcję Data Hub Professional lub Enterprise, możesz włączyć ustawienia, aby automatycznie naprawić pewne problemy z formatowaniem właściwości kontaktu. Ustawione reguły będą automatycznie akceptować sugestie dla rekordów aktualnie wymienionych w tabeli i dla nowych rekordów w przyszłości.

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij Akcje.
3. Z rozwijanego menu wybierz opcję Napraw błędy formatowania.
4. W sekcji Problemy z formatowaniem kliknij Działania i wybierz Automatyzacja.
5. W prawym panelu, na karcie Reguły:
   • Kliknij sekcję, aby rozwinąć opcje reguł.
   • Zaznacz pole wyboru, aby włączyć automatyzację dla reguły formatowania (np. Akapit imienia). Jeśli reguła jest włączona, wartości z tym błędem formatowania zostaną automatycznie poprawione (np. kontakt o imieniu jOhN zostanie zaktualizowany na John).
   • Wyczyść pole wyboru, aby wyłączyć automatyzację dla określonej reguły.
6. Kliknij kartę Zmiany w rekordach, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których wartości zostały zaktualizowane przez reguły automatyczne. Kliknij menu rozwijane, aby filtrować rekordy na podstawie wydania lub daty aktualizacji.
7. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

Następujące problemy mogą być automatycznie wykrywane i naprawiane dla właściwości kontaktu Email, Imię i Nazwisko:

• Kapitalizacja: wartość ma brakującą lub nieoczekiwaną kapitalizację (np. JOHN zostanie zaktualizowana do John, macdonald zostanie zaktualizowana do MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com zostanie zaktualizowana do example@hubspot.com).
• Połączone pola: wartości imienia i nazwiska są połączone (np. JohnSmith zostanie zaktualizowane do John Smith).
• Odstępy i interpunkcja: wartość zawiera nieoczekiwane odstępy lub interpunkcję. Przykłady poprawek dla tych pól:
  • Usunięcie znaków specjalnych z końca nazw (np. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.).
  • Usuwanie znaków specjalnych wewnątrz nazw (np. ;:<)
  • Usuwanie białych znaków na początku/końcu nazw.
  • Usuwanie nazw z brakującymi spacjami (np. Chris's do Chris, St.James do St. James, John! do John, JohnDoe do John Doe).

Zarządzanie śledzeniem błędów formatu

Dostosuj, które kwestie formatowania HubSpot monitoruje dla kontaktów, wybierając reguły formatowania, które są najbardziej istotne dla Twojego zespołu.

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania.
3. Z rozwijanego menu wybierz opcję Napraw błędy formatowania.
4. W prawym górnym rogu kliknij Akcje > Zarządzaj typami spraw.
5. W prawym panelu wyłącz przełącznik właściwości dla właściwości, których nie chcesz monitorować pod kątem błędów formatowania.

6. Kliknij przycisk Zapisz.

Ustawianie preferencji formatowania danych lokalizacji

Możesz dostosować sposób formatowania danych właściwości State/Region i Country/Region dla kontaktów. Po ustawieniu preferencji zalecenia dotyczące formatowania wykryją nieprawidłowy format i zasugerują preferowany format do zaakceptowania.

Aby zaktualizować te preferencje:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..

2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz Kontakty.

3. Dla domyślnej właściwości State/Region wybierz preferowane formatowanie: Pełna nazwa stanu (np. Massachusetts) lub Skrót stanu (np. MA).

4. Dla domyślnej właściwości Kraj wybierz preferowane formatowanie: Pełna nazwa kraju (np. Stany Zjednoczone) lub Skrót kraju (np. USA). Zmiany zostaną automatycznie zapisane.

Możesz teraz uzyskać dostęp do wykrytych błędów formatowania, aby poprawić wartości właściwości State/Region lub Country/Region, aby dopasować je do preferowanego formatu.

Problemy z formatowaniem wykryte przez HubSpot

Aby zidentyfikować rekordy i dostarczyć rekomendacje, niektóre właściwości są automatycznie oceniane pod kątem możliwych problemów z formatowaniem.

Uwaga: HubSpot używa Breeze do identyfikowania potencjalnych problemów, więc możesz nie zgadzać się z wykrytym problemem lub sugerowaną poprawką. W takim przypadku możesz odrzucić sugestię.

• Wartość ma brakujące lub nieoczekiwane wielkie litery. Możliwe problemy obejmują:
  
  • Wartość zawiera wszystkie wielkie litery.
  • Wartość nie zawiera wielkich liter.
  • Wartość zawiera inne nieoczekiwane wielkie litery (np. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Wartość zawiera inny znak, który powinien być pisany wielką literą, ale nie jest (np. Desantos zamiast DeSantos, macdonald zamiast MacDonald).
• Wartość zawiera tekst, który nie jest powszechnie rozpoznawany jako adres e-mail lub nazwa.
• Wartość zawiera co najmniej jedną nieoczekiwaną liczbę.
• Wartość zawiera adres URL lub domenę, która nie jest powszechnie uwzględniana we właściwościach.
• Wartość zawiera nieoczekiwane pozdrowienie (np. Pan, Pani itp.).
• Wartość zawiera nieprawidłowe formatowanie imienia i nazwiska. Możliwe problemy obejmują:
  • Wartości imienia i nazwiska mogą być połączone.
  • Wartości imienia i nazwiska są takie same.
  • Wartości imienia i nazwiska mogą być zamienione.
• Dla tej właściwości może być preferowany inny format.
• Wartość jest pusta.
• Wartość adresu e-mail jest prawdopodobnie tymczasowa i nieprawidłowa.
• Wartość nie jest prawidłowym adresem e-mail.
• Format jest nieoczekiwany lub nieprawidłowy dla właściwości.
• Wartość zawiera nieoczekiwane znaki lub tekst, który nie jest powszechnie zawarty we właściwości.
• Format jest nieoczekiwany lub nieprawidłowy dla nazwy.
• Wartość zawiera nieoczekiwany lub niewłaściwy tekst.
• Wartość zawiera typowy tekst zastępczy (np. n/a, Unknown).
• Wartość zawiera nieoczekiwane odstępy lub znaki interpunkcyjne. Obejmuje to znaki specjalne na końcu nazw (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), znaki specjalne wewnątrz nazw (`;:<`), spacje na początku i końcu nazw oraz brakujące spacje.
• Wartość zawiera nieoczekiwaną liczbę znaków (tj. wartość jest za długa lub za krótka).

Kontakt zostanie uwzględniony na liście, jeśli którykolwiek z poniższych problemów zostanie zidentyfikowany dla właściwości State/Region i Country:

• W wartości brakuje wielkich liter lub są one nieoczekiwane.
• Wartość ma nieoczekiwane odstępy lub znaki interpunkcyjne (np. UnitedStates, USA?).
• Wartość jest pusta.
• Wartość jest nieprawidłowa (np. wybrano nieprawidłową strefę czasową).
• Preferowany może być inny format dla tej właściwości. Zalecana poprawka będzie oparta na preferencjach formatowania lokalizacji.