Gestire i problemi di formattazione delle proprietà dei contatti

Per mantenere un CRM organizzato, i superamministratori o gli utenti con i permessi di accesso agli strumenti di qualità dei dati possono visualizzare eventuali problemi di formattazione dei valori delle proprietà dei contatti e correggerli (ad esempio, un valore di Nome in tutte lettere maiuscole). Risolvere i problemi di formato può aiutare il vostro team a cercare più facilmente nel CRM, oltre a garantire che i token di personalizzazione utilizzati nelle e-mail o nei contenuti siano formattati in modo coerente.

Per saperne di più sull'uso dello strumento di qualità dei dati.

Visualizzare e gestire i problemi di formattazione

È possibile risolvere singoli problemi di formattazione per le proprietà dei contatti. Per visualizzare e accettare o rifiutare manualmente le raccomandazioni per i problemi di formattazione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni.
3. Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.

4. Nella sezione Problemi di formattazione, vengono visualizzate le proprietà che presentano un possibile problema di formato e il numero di record con problemi per quella proprietà. Fare clic sul nome della proprietà della colonna per la quale si desidera gestire i problemi di formato.
5. Nella tabella, visualizzare i possibili problemi e accettare o rifiutare le risoluzioni proposte:
   • Contatto: il record il cui valore di proprietà presenta un possibile problema di formattazione.

• • Problema: il motivo per cui è stato rilevato un problema di formattazione del valore (ad esempio, un numero dicaratteri inferiorea quello previsto).
  • Attuale: il valore corrente della proprietà che presenta un problema di formattazione.

• • Correzione proposta: la soluzione proposta o il nuovo valore per risolvere il problema di formattazione.

• • Azioni: selezionare se accettare o rifiutare la soluzione proposta. Se il problema può essere risolto da una regola di automazione, fare clic su Automatizza per gestire le impostazioni di automazione.

6. Per accettare o rifiutare in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun problema di formattazione, quindi fare clic su Accetta o Rifiuta nella parte superiore della tabella. Per selezionare tutti, fare clic sulla casella di controllo in alto a sinistra della tabella.

Impostare regole per risolvere automaticamente i problemi di formattazione

Se l'account ha un abbonamento a Data Hub Professional o Enterprise, è possibile attivare le impostazioni per risolvere automaticamente alcuni problemi di formattazione delle proprietà dei contatti. Le regole impostate accetteranno automaticamente i suggerimenti per i record attualmente elencati nella tabella e per i nuovi record in arrivo.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni.
3. Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.
4. Nella sezione Problemi di formattazione, fare clic su Azioni e selezionare Automazione.
5. Nel pannello di destra, nella scheda Regole:
   • Fare clic su una sezione per espandere le opzioni della regola.
   • Selezionare la casella di controllo per attivare l'automazione per una regola di formattazione (ad esempio, Nome in maiuscolo). Se una regola è attivata, i valori con quel problema di formattazione saranno automaticamente corretti (ad esempio, un contatto con il nome jOhN sarà aggiornato in John).
   • Deselezionare la casella di controllo per disattivare l'automazione di una regola specifica.
6. Fare clic sulla scheda Modifiche ai record per visualizzare tutti i record i cui valori sono stati aggiornati dalle regole automatiche. Fare clic sui menu a discesa per filtrare i record in base al problema o alla data di aggiornamento.
7. Al termine, fare clic su Salva.

I seguenti problemi possono essere rilevati e risolti automaticamente per le proprietà e-mail, nome e cognome dei contatti:

• Capitalizzazione: il valore ha una capitalizzazione mancante o imprevista (ad esempio, JOHN verrebbe aggiornato a John, macdonald verrebbe aggiornato a MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com verrebbe aggiornato a example@hubspot.com).
• Campi combinati: i valori di nome e cognome sono combinati (ad esempio, JohnSmith verrebbe aggiornato a John Smith).
• Spaziatura e punteggiatura: il valore contiene spaziature o punteggiature impreviste. Esempi di come verranno corretti questi campi:
  • Rimuovere i caratteri speciali dalla fine dei nomi (ad esempio, ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Eliminare i caratteri speciali all'interno dei nomi (ad esempio, ;:<)
  • Rimuovere gli spazi bianchi all'inizio e alla fine dei nomi.
  • Pulire i nomi con spazi mancanti (ad esempio, Chris's in Chris, St.James in St. James, John! in John, JohnDoe in John Doe).

Gestione del monitoraggio dei problemi di formato

Personalizzate i problemi di formattazione che HubSpot monitora per i contatti, selezionando le regole di formattazione più importanti per il vostro team.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni.
3. Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.
4. In alto a destra, fare clic su Azioni > Gestisci tipi di problemi.
5. Nel pannello di destra, disattivare l'interruttore delle proprietà che non si desidera monitorare per i problemi di formattazione.

6. Fare clic su Salva.

Impostare le preferenze di formattazione per i dati di localizzazione

È possibile regolare la formattazione dei dati delle proprietà Stato/Regione e Paese/Regione per i contatti. Una volta impostata una preferenza, le raccomandazioni di formattazione rileveranno il formato errato e suggeriranno il formato preferito da accettare.

Per aggiornare queste preferenze:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare Contatti.

3. Per la proprietà predefinita Stato/Regione, selezionare la formattazione preferita, ovvero il nome completo dello Stato (ad esempio, Massachusetts) o l'abbreviazione dello Stato (ad esempio, MA).

4. Per la proprietà predefinita Paese, selezionare la formattazione preferita: nome completo del Paese (ad esempio, Stati Uniti) o abbreviazione del Paese (ad esempio, USA). Le modifiche verranno salvate automaticamente.

È ora possibile accedere ai problemi di formattazione rilevati per correggere i valori delle proprietà Stato/Regione o Paese/Regione in modo da adattarli al formato preferito.

Problemi di formattazione rilevati da HubSpot

Per identificare i record e fornire raccomandazioni, alcune proprietà vengono valutate automaticamente per individuare eventuali problemi di formattazione.

Nota bene: HubSpot utilizza Breeze per identificare i potenziali problemi, pertanto è possibile che l'utente non sia d'accordo con un problema rilevato o una soluzione suggerita. In questo caso, è possibile rifiutare il suggerimento.

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata. I problemi possibili includono:
  
  • Il valore contiene tutte lettere maiuscole.
  • Il valore non contiene lettere maiuscole.
  • Il valore contiene altre capitalizzazioni inaspettate (ad esempio, JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Il valore contiene un altro carattere che dovrebbe essere maiuscolo ma non lo è (ad esempio, Desantos invece di DeSantos, macdonald invece di MacDonald).
• Il valore contiene un testo che non è comunemente riconosciuto come indirizzo e-mail o nome.
• Il valore contiene almeno un numero inaspettato.
• Il valore contiene un URL o un dominio che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il valore contiene un saluto inaspettato (ad esempio, signor, signora, ecc.).
• Il valore contiene una formattazione del nome e del cognome non corretta. I possibili problemi includono:
  • I valori di nome e cognome possono essere combinati.
  • I valori di nome e cognome sono uguali.
  • I valori di nome e cognome possono essere scambiati.
• Per questa proprietà può essere preferito un formato diverso.
• Il valore è vuoto.
• Il valore dell'indirizzo e-mail è probabilmente temporaneo e non valido.
• Il valore non è un indirizzo e-mail valido.
• Il formato è inaspettato o non valido per la proprietà.
• Il valore contiene caratteri inattesi o un testo che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il formato è imprevisto o non valido per un nome.
• Il valore contiene un testo inatteso o probabilmente inappropriato.
• Il valore include un testo segnaposto comune (ad esempio, n/a, Sconosciuto).
• Il valore contiene spaziatura o punteggiatura inaspettata. Ciò include caratteri speciali alla fine dei nomi (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), caratteri speciali all'interno dei nomi (`;:<`), spazi all'inizio e alla fine dei nomi e spazi mancanti.
• Il valore contiene un numero imprevisto di caratteri (cioè il valore è troppo lungo o troppo corto).

Un contatto sarà incluso nell'elenco se viene identificato uno dei seguenti problemi per le proprietà Stato/Regione e Paese:

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata.
• Il valore ha una spaziatura o una punteggiatura imprevista (ad esempio, UnitedStates, USA?).
• Il valore è vuoto.
• Il valore è errato (ad esempio, è stato selezionato il fuso orario non corretto).
• Potrebbe essere preferibile un formato diverso per questa proprietà. La soluzione consigliata si basa sulle preferenze di formattazione della località.