Gestire i problemi di formattazione delle proprietà dei contatti

Per mantenere un CRM organizzato, gli utenti con i permessi di accesso a Super Admin o agli strumenti di qualità dei dati possono visualizzare eventuali problemi di formattazione dei valori delle proprietà dei contatti e correggerli (ad esempio, un valore di Nome in tutte lettere maiuscole). Risolvere i problemi di formato può aiutare il vostro team a cercare più facilmente nel CRM, oltre a garantire che i token di personalizzazione utilizzati nelle e-mail o nei contenuti siano formattati in modo coerente.

Se il vostro account ha un abbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise, potete automatizzare le correzioni di formattazione e visualizzare una panoramica dei vostri dati nel centro di comando della qualità dei dati.

Visualizzare e gestire i problemi di formattazione

Tutti gli account di Operations Hub possono risolvere i problemi di formattazione delle proprietà dei contatti. Per visualizzare e accettare o rifiutare manualmente le raccomandazioni per i problemi di formattazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.

• Nel menu della barra laterale di sinistra, visualizzare le proprietà che presentano un possibile problema di formato e il numero di record con problemi per quella proprietà. Fare clic sul nome della proprietà per la quale si desidera gestire i problemi di formato.
• Nella tabella, visualizzare i possibili problemi e accettare o rifiutare le risoluzioni proposte:
  • Contatto: il record il cui valore di proprietà presenta un possibile problema di formattazione.

• • Problema: il motivo per cui è stato rilevato un problema di formattazione del valore (ad esempio, un numero dicaratteri inferiorea quello previsto).
  • Attuale: il valore corrente della proprietà che presenta un problema di formattazione.

• • Correzione proposta: la soluzione proposta o il nuovo valore per risolvere il problema di formattazione.

• • Azioni: selezionare se accettare o rifiutare la soluzione proposta. Se il problema può essere risolto da una regola di automazione, fare clic su Automatizza per gestire le impostazioni di automazione.

• Per accettare o rifiutare in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun problema di formato, quindi fare clic su Accetta o Rifiuta nella parte superiore della tabella. Per selezionare tutti, fare clic sulla casella di controllo in alto a sinistra della tabella.

• Dopo aver scelto di accettare o rifiutare la risoluzione, il problema di formato verrà rimosso dall'elenco. Se si sceglie di accettare, il valore della proprietà del contatto verrà aggiornato al valore indicato nella colonna Proposta.

Impostare le regole per risolvere automaticamente i problemi di formattazione( solo perProfessional ed Enterprise )

Se l'account dispone di un abbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise, è possibile attivare le impostazioni per risolvere automaticamente alcuni problemi di formattazione delle proprietà dei contatti. Le regole impostate accetteranno automaticamente i suggerimenti per i record attualmente elencati nella tabella e per i nuovi record in futuro.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.
• In alto a destra, fare clic su Automazione.
• Nel pannello di destra, nella scheda Regole:
  • Fare clic su una sezione per espandere le opzioni della regola.
  • Selezionare la casella di controllo per attivare l'automazione per una regola di formattazione (ad esempio, Nome in maiuscolo). Se una regola è attivata, i valori con quel problema di formattazione verranno automaticamente corretti (ad esempio, un contatto con il nome jOhN verrà aggiornato in John).
  • Deselezionare la casella di controllo per disattivare l'automazione di una regola specifica.

• Fare clic sulla scheda Modifiche ai record per visualizzare tutti i record i cui valori sono stati aggiornati dalle regole automatiche. Fare clic sui menu a discesa per filtrare i record in base al problema o alla data di aggiornamento.
• Al termine, fare clic su Salva.

I seguenti problemi possono essere rilevati e risolti automaticamente per le proprietà e-mail, nome e cognome dei contatti:

• Capitalizzazione: il valore ha una capitalizzazione mancante o imprevista (ad esempio, JOHN verrebbe aggiornato a John, macdonald verrebbe aggiornato a MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com verrebbe aggiornato a example@hubspot.com).
• Campi combinati: i valori di nome e cognome sono combinati (ad esempio, JohnSmith verrebbe aggiornato a John Smith).
• Spaziatura e punteggiatura: il valore contiene spaziature o punteggiature impreviste. Esempi di come verranno corretti questi campi:
  • Rimuovere i caratteri speciali dalla fine dei nomi (ad esempio, ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Eliminare i caratteri speciali all'interno dei nomi (ad esempio, ;:<)
  • Rimuovere gli spazi bianchi all'inizio e alla fine dei nomi.
  • Pulire i nomi con spazi mancanti (ad esempio, Chris's in Chris, St.James in St. James, John! in John, JohnDoe in John Doe).

Impostazione delle preferenze di formattazione per i dati di localizzazione

È possibile regolare la formattazione dei dati delle proprietà Stato/Regione e Paese per i contatti. Una volta impostata una preferenza, le raccomandazioni di formattazione rileveranno il formato errato e suggeriranno il formato preferito da accettare.

Per aggiornare queste preferenze:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare Contatti.

• Per la proprietà predefinita Stato/Regione, selezionare la formattazione preferita, ovvero il nome completo dello Stato (ad esempio, Massachusetts) o l'abbreviazione dello Stato (ad esempio, MA).

• Per la proprietà predefinita Paese, selezionare la formattazione preferita, ovvero il nome completo del Paese (ad esempio, Stati Uniti) o l'abbreviazione del Paese (ad esempio, USA).

• Le modifiche verranno salvate automaticamente. È ora possibile accedere ai problemi di formattazione rilevati per correggere i valori delle proprietà Stato/Regione o Paese in modo da adattarli al formato preferito.

Problemi di formattazione rilevati da HubSpot

Per identificare i record e fornire raccomandazioni, alcune proprietà vengono valutate automaticamente per individuare eventuali problemi di formattazione.

Nota bene: HubSpot utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per identificare i potenziali problemi, pertanto è possibile che l'utente non sia d'accordo con un problema rilevato o una soluzione suggerita. In questo caso, è possibile rifiutare il suggerimento.

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata. I problemi possibili includono:
  
  • Il valore contiene tutte lettere maiuscole.
  • Il valore non contiene lettere maiuscole.
  • Il valore contiene altre capitalizzazioni inaspettate (ad esempio, JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Il valore contiene un altro carattere che dovrebbe essere maiuscolo ma non lo è (ad esempio, Desantos invece di DeSantos, macdonald invece di MacDonald).
• Il valore contiene un testo che non è comunemente riconosciuto come indirizzo e-mail o nome.
• Il valore contiene almeno un numero inaspettato.
• Il valore contiene un URL o un dominio che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il valore contiene un saluto inaspettato (ad esempio, signor, signora, ecc.).
• Il valore contiene una formattazione del nome e del cognome non corretta. I possibili problemi includono:
  • I valori di nome e cognome possono essere combinati.
  • I valori di nome e cognome sono uguali.
  • I valori di nome e cognome possono essere scambiati.
• Per questa proprietà può essere preferito un formato diverso.
• Il valore è vuoto.
• Il valore dell'indirizzo e-mail è probabilmente temporaneo e non valido.
• Il valore non è un indirizzo e-mail valido.
• Il formato è inaspettato o non valido per la proprietà.
• Il valore contiene caratteri inattesi o un testo che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il formato è imprevisto o non valido per un nome.
• Il valore contiene un testo inatteso o probabilmente inappropriato.
• Il valore include un testo segnaposto comune (ad esempio, n/a, Sconosciuto).
• Il valore contiene spaziatura o punteggiatura inaspettata. Ciò include caratteri speciali alla fine dei nomi (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), caratteri speciali all'interno dei nomi (`;:<`), spazi all'inizio e alla fine dei nomi e spazi mancanti.
• Il valore contiene un numero imprevisto di caratteri (cioè il valore è troppo lungo o troppo corto).

Un contatto verrà incluso nell'elenco se viene identificato uno dei seguenti problemi per le proprietà Stato/Regione e Paese:

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata.
• Il valore ha una spaziatura o una punteggiatura imprevista (ad esempio, UnitedStates, USA?).
• Il valore è vuoto.
• Il valore è errato (ad esempio, è stato selezionato un fuso orario non corretto).
• Potrebbe essere preferibile un formato diverso per questa proprietà. La soluzione consigliata si basa sulle preferenze di formattazione della località.