Håndter problemer med formatering af kontaktegenskaber

For at opretholde et organiseret CRM kan brugere med adgangsrettigheder til Super Admin eller datakvalitetsværktøjer se mulige formateringsproblemer for kontaktegenskabsværdier og rette dem (f.eks. en fornavnsværdi med store bogstaver). Ved at løse formatproblemer kan dit team lettere søge i CRM og sikre, at personaliseringstokens, der bruges i e-mails eller indhold, er formateret konsekvent.

Hvis din konto har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere formateringsrettelser og se en oversigt over dine data i kommandocenteret for datakvalitet.

Se og administrer formateringsproblemer

Alle Operations Hub -konti kan løse formateringsproblemer for kontaktegenskaber. For at se og manuelt acceptere eller afvise anbefalinger til formateringsproblemer:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på Handlinger øverst til højre.
• Vælg Fix formatting issues i dropdown-menuen.

• I menuen i venstre side kan du se egenskaber, der har et muligt formatproblem, og antallet af poster med problemer for den pågældende egenskab. Klik på navnet på den egenskab, du vil håndtere formatproblemer for.
• I tabellen kan du se mulige problemer og acceptere eller afvise foreslåede løsninger:
  • Kontakt: den post, hvis egenskabsværdi har et muligt formateringsproblem.

• • Problem: hvorfor værdien blev opdaget som havende et formateringsproblem (f.eks.færre tegn end forventet).
  • Aktuel: den aktuelle egenskabsværdi, der har et formateringsproblem.

• • Foreslået løsning: den foreslåede løsning eller nye værdi til at løse formateringsproblemet.

• • Handlinger: Vælg, om du vil acceptere eller afvise den foreslåede løsning. Hvis problemet kan løses med en automatiseringsregel, skal du klikke på Automatiser for at administrere dine automatiseringsindstillinger .

• Hvis du vil acceptere eller afvise en masse, skal du markere afkrydsningsfelterne ved siden af hvert formatproblem og derefter klikke på Accept eller Reject øverst i tabellen. Hvis du vil vælge alle, skal du klikke på afkrydsningsfeltet øverst til venstre i tabellen.

• Når du har valgt at acceptere eller afvise løsningen, fjernes formatproblemet fra listen. Hvis du vælger at acceptere, opdateres kontaktpersonens egenskabsværdi til den værdi, der vises i kolonnen Forslag.

Indstil regler for automatisk løsning af formateringsproblemer (kunProfessional og Enterprise )

Hvis din konto har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du slå indstillinger til for automatisk at løse visse formateringsproblemer for kontaktegenskaber. De regler, du indstiller, vil automatisk acceptere forslag for poster, der i øjeblikket er opført i tabellen, og for nye poster fremover.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på Handlinger øverst til højre.
• Vælg Fix formatting issues i dropdown-menuen.
• Klik på Automation øverst til højre.
• Klik på fanen Regler i højre panel:
  • Klik på et afsnit for at udvide dets regelindstillinger.
  • Marker afkrydsningsfeltet for at slå automatisering til for en formateringsregel (f.eks. Store bogstaver i fornavn). Hvis en regel er slået til, vil værdier med det pågældende formateringsproblem automatisk blive rettet (f.eks. vil en kontakt med fornavnet jOhN blive opdateret til John).
  • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at slå automatiseringen af en bestemt regel fra.

• Klik på fanen Ændringer i poster for at se alle poster, hvis værdier er blevet opdateret af de automatiserede regler. Klik på rullemenuerne for at filtrere poster baseret på problemet, eller hvornår det blev opdateret.
• Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

Følgende problemer kan automatisk registreres og løses for kontaktegenskaberne E-mail, Fornavn og Efternavn:

• Store bogstaver: værdien har manglende eller uventede store bogstaver (f.eks. vil JOHN blive opdateret til John, macdonald vil blive opdateret til MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com vil blive opdateret til example@hubspot.com).
• Kombinerede felter: Værdierne for for- og efternavn er kombineret (f.eks. ville JohnSmith blive opdateret til John Smith).
• Mellemrum og tegnsætning: Værdien indeholder uventet mellemrum eller tegnsætning. Eksempler på, hvordan disse felter vil blive rettet:
  • Fjern specialtegn fra slutningen af navne (f.eks. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Fjern specialtegn inde i navne (f.eks. ;:<)
  • Fjern whitespace-tegn i begyndelsen/slutningen af navne.
  • Ryd op i navne med manglende mellemrum (f.eks. Chris's til Chris, St. James til St. James, John! til John, JohnDoe til John Doe).

Indstil formateringspræferencer for placeringsdata

Du kan justere, hvordan dataene i egenskaberne Stat/Region og Land skal formateres for kontakter. Når en præference er indstillet, vil dine formateringsanbefalinger opdage det forkerte format og foreslå det foretrukne format, som du kan acceptere.

Sådan opdaterer du disse præferencer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

• Naviger til Objects i menuen i venstre side, og vælg derefter Contacts.

• For standardegenskaben State/Region skal du vælge din foretrukne formatering, enten statens fulde navn (f.eks. Massachusetts) eller statens forkortelse (f.eks. MA).

• For standardegenskaben Land skal du vælge din foretrukne formatering, enten fuldt landenavn (f.eks. USA) eller landeforkortelse (f.eks. US).

• Dine ændringer gemmes automatisk. Du kan nu få adgang til dine registrerede formateringsproblemer og rette State/Region- eller Country-egenskabsværdierne, så de passer til dit foretrukne format.

Formateringsproblemer opdaget af HubSpot

For at identificere poster og give anbefalinger evalueres visse egenskaber automatisk for mulige formateringsproblemer.

Bemærk: HubSpot bruger kunstig intelligens (AI) til at identificere potentielle problemer, så du kan være uenig i et registreret problem eller en foreslået løsning. I så fald kan du afvise forslaget.

• Værdien har manglende eller uventede store bogstaver. Mulige problemer omfatter:
  
  • Værdien indeholder alle store bogstaver.
  • Værdien indeholder ingen store bogstaver.
  • Værdien indeholder andre uventede store bogstaver (f.eks. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Værdien indeholder et andet tegn, der burde have stort begyndelsesbogstav, men ikke har det (f.eks. Desantos i stedet for DeSantos, macdonald i stedet for MacDonald).
• Værdien indeholder tekst, der ikke almindeligvis genkendes som en e-mailadresse eller et navn.
• Værdien indeholder mindst ét uventet tal.
• Værdien indeholder en URL eller et domæne, der ikke normalt indgår i ejendommen.
• Værdien indeholder en uventet tiltale (f.eks. hr., fru osv.).
• Værdien indeholder forkert formatering af for- og efternavn. Mulige problemer omfatter:
  • Værdierne for for- og efternavn kan være kombineret.
  • Værdierne for for- og efternavn er de samme.
  • Værdierne for for- og efternavn kan være byttet om.
• Et andet format kan være foretrukket for denne egenskab.
• Værdien er tom.
• Værdien for e-mailadresse er sandsynligvis midlertidig og ugyldig.
• Værdien er ikke en gyldig e-mailadresse.
• Formatet er uventet eller ugyldigt for egenskaben.
• Værdien indeholder uventede tegn eller tekst, der ikke normalt indgår i egenskaben.
• Formatet er uventet eller ugyldigt for et navn.
• Værdien indeholder uventet eller muligvis upassende tekst.
• Værdien indeholder almindelig pladsholdertekst (f.eks. n/a, Unknown).
• Værdien indeholder uventet afstand eller tegnsætning. Dette omfatter specialtegn i slutningen af navne (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), specialtegn i navne (`;:<`), mellemrum i begyndelsen og slutningen af navne og manglende mellemrum.
• Værdien indeholder et uventet antal tegn (dvs. værdien er enten for lang eller for kort).

En kontakt vil blive inkluderet i listen, hvis et af følgende problemer identificeres for egenskaberne State/Region og Country:

• Værdien har manglende eller uventede store bogstaver.
• Værdien har uventede mellemrum eller tegnsætning (f.eks. UnitedStates, USA?).
• Værdien er tom.
• Værdien er forkert (f.eks. er den forkerte tidszone valgt).
• Et andet format kan være at foretrække for denne egenskab. Den anbefalede løsning er baseret på dine præferencer for lokationsformatering.