Håndter problemer med formatering af kontaktegenskaber

For at opretholde et organiseret CRM kan brugere med adgangsrettighederne Super admin eller Data quality tools se mulige formateringsproblemer for kontaktværdier og rette dem (f.eks. en fornavneværdi med store bogstaver). At løse formatproblemer kan hjælpe dit team med lettere at søge i CRM samt sikre, at personaliseringstokens, der bruges i e-mails eller indhold, er formateret konsekvent.

Hvis din konto har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere formateringsrettelser og se en oversigt over dine data i kommandocentralen for datakvalitet.

Se og håndter formateringsproblemer

Alle Operations Hub -konti kan rette formateringsproblemer for kontaktegenskaber. For at se og manuelt acceptere eller afvise anbefalinger til formateringsproblemer:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på Handlinger øverst til højre.
• Vælg Fix formatting issues i dropdown-menuen.

• I menuen i venstre side kan du se egenskaber, der har et muligt formatproblem, og antallet af poster med problemer for den pågældende egenskab. Klik på det egenskabsnavn, som du vil håndtere formatproblemer for.
• I tabellen kan du se mulige problemer og acceptere eller afvise foreslåede løsninger:
  • Kontakt: den post, hvis egenskabsværdi har et muligt formateringsproblem.

• • Problem: hvorfor det blev opdaget, at værdien havde et formateringsproblem (f.eks.Færre tegn end forventet).
  • Aktuel: den aktuelle egenskabsværdi, der har et formateringsproblem.

• • Foreslået løsning: den foreslåede løsning eller nye værdi til at løse formateringsproblemet.

• • Handlinger: Vælg, om du vil acceptere eller afvise den foreslåede løsning. Hvis problemet kan løses med en automatiseringsregel, skal du klikke på Automatiser for at administrere dine automatiseringsindstillinger .

• Hvis du vil acceptere eller afvise en masse, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for hvert formatproblem og derefter klikke på Acceptér eller Afvis øverst i tabellen. Hvis du vil vælge alle, skal du klikke på afkrydsningsfeltet øverst til venstre i tabellen.

• Når du har valgt at acceptere eller afvise løsningen, vil formatproblemet blive fjernet fra listen. Hvis du vælger at acceptere, vil kontaktens egenskabsværdi blive opdateret til den værdi, der vises i kolonnen Foreslået.

Indstil regler til automatisk at løse formateringsproblemer( kunProfessional og Enterprise )

Hvis din konto har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du slå indstillinger til for automatisk at rette visse formateringsproblemer for kontaktegenskaber. De regler, du indstiller, vil automatisk acceptere forslag til poster, der i øjeblikket er opført i tabellen, og til nye poster fremover.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på Handlinger øverst til højre.
• Vælg Fix formatting issues i dropdown-menuen.
• Klik på Automatisering øverst til højre.
• Klik på fanen Regler i højre panel:
  • Klik på en sektion for at udvide dens regelindstillinger.
  • Marker afkrydsningsfeltet for at slå automatisering til for en formateringsregel (f.eks. Store bogstaver i fornavn). Hvis en regel er slået til, vil værdier med det pågældende formateringsproblem automatisk blive rettet (f.eks. vil en kontakt med fornavnet jOhN blive opdateret til John).
  • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at slå automatiseringen fra for en bestemt regel.

• Klik på fanen Ændringer i poster for at se alle poster, hvis værdier er blevet opdateret af de automatiserede regler. Klik på dropdown-menuerne for at filtrere posterne baseret på problemet, eller hvornår det blev opdateret.
• Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

Følgende problemer kan automatisk registreres og løses for kontaktegenskaberne E-mail, Fornavn og Efternavn:

• Store bogstaver: værdien har manglende eller uventede store bogstaver (f.eks. ville JOHN blive opdateret til John, macdonald ville blive opdateret til MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com ville blive opdateret til example@hubspot.com).
• Kombinerede felter: værdierne for for- og efternavn er kombineret (f.eks. ville JohnSmith blive opdateret til John Smith).
• Mellemrum og tegnsætning: Værdien indeholder uventet mellemrum eller tegnsætning (f.eks. vil St.James blive opdateret til St. James).

Indstil formateringspræferencer for lokationsdata

Du kan justere, hvordan data for egenskaberne Stat/Region og Land skal formateres for kontakter. Når en præference er indstillet, vil dine formateringsanbefalinger registrere det forkerte format og foreslå det foretrukne format, som du kan acceptere.

Sådan opdaterer du disse præferencer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

• I menuen i venstre side skal du navigere til Objects og derefter vælge Contacts.

• For standardegenskaben Stat/Region skal du vælge din foretrukne formatering, enten fuldt statsnavn (f.eks. Massachusetts) eller statsforkortelse (f.eks. MA).

• For standardegenskaben Land skal du vælge din foretrukne formatering, enten fuldt landenavn (f.eks. USA) eller landeforkortelse (f.eks. US).

• Dine ændringer bliver automatisk gemt. Du kan nu få adgang til dine registrerede formateringsproblemer og rette egenskabsværdierne for Stat/Region eller Land, så de passer til dit foretrukne format.

Formateringsproblemer opdaget af HubSpot

For at identificere poster og give anbefalinger bliver visse egenskaber automatisk evalueret for mulige formateringsproblemer.

Bemærk: HubSpot bruger kunstig intelligens (AI) til at identificere potentielle problemer, så du kan være uenig i et opdaget problem eller en foreslået løsning. I dette tilfælde kan du afvise forslaget.

• Værdien har manglende eller uventede store bogstaver. Mulige problemer omfatter:
  
  • Værdien indeholder alle store bogstaver.
  • Værdien indeholder ingen store bogstaver.
  • Værdien indeholder andre uventede store bogstaver (f.eks. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Værdierne indeholder et andet tegn, der burde være stort, men ikke er det (f.eks. Desantos i stedet for DeSantos, macdonald i stedet for MacDonald).
• Værdien indeholder tekst, der ikke almindeligvis genkendes som en e-mailadresse eller et navn.
• Værdien indeholder mindst ét uventet tal.
• Værdien indeholder en URL eller et domæne, der ikke normalt er inkluderet i egenskaben.
• Værdien indeholder en uventet tiltaleform (f.eks. Mr., Mrs. osv.).
• Værdien indeholder forkert formatering af for- og efternavn. Mulige problemer omfatter:
  • Værdierne for for- og efternavn kan være kombineret.
  • Værdierne for for- og efternavn er de samme.
  • Værdierne for for- og efternavn kan være byttet om.
• Et andet format kan være foretrukket for denne egenskab.
• Værdien er tom.
• Værdien for e-mailadresse er sandsynligvis midlertidig og ugyldig.
• Værdien er ikke en gyldig e-mailadresse.
• Formatet er uventet eller ugyldigt for egenskaben.
• Værdien indeholder uventede tegn eller tekst, der ikke normalt er inkluderet i egenskaben.
• Formatet er uventet eller ugyldigt for et navn.
• Værdien indeholder uventet eller muligvis upassende tekst.
• Værdien indeholder almindelig pladsholdertekst (f.eks. n/a, Unknown).
• Værdien indeholder uventet afstand eller tegnsætning.
• Værdien indeholder et uventet antal tegn (dvs. værdien er enten for lang eller for kort).

En kontakt vil blive inkluderet i listen, hvis et af følgende problemer er identificeret for egenskaberne Stat/Region og Land:

• Værdien har manglende eller uventede store bogstaver.
• Værdien har uventet afstand eller tegnsætning.
• Værdien er tom.
• Værdien er forkert (f.eks. er den forkerte tidszone valgt).
• Et andet format kan være at foretrække for denne egenskab. Den anbefalede løsning vil være baseret på dine præferencer for formatering af lokationen.