Håndtere problemer med formatering av kontaktegenskaper

For å opprettholde en organisert CRM  kan brukere med tilgangstillatelser for superadministrator eller datakvalitetsverktøy se mulige formateringsproblemer for kontaktegenskapsverdier og korrigere dem (f.eks. en Fornavn-verdi med store bokstaver). Hvis du løser problemer med formatet, kan du gjøre det enklere for teamet å søke i CRM-systemet, og du kan også sørge for at tilpassingstokenene som brukes i e-poster eller innhold, formateres konsekvent.

Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere formateringsreparasjoner og vise en oversikt over dataene dine i kommandosenteret for datakvalitet.

Se og administrer formateringsproblemer

Alle driftshubkontoer kan løse formateringsproblemer for kontaktegenskaper. Slik viser og godtar eller avviser du anbefalinger for formateringsproblemer manuelt:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre.
• Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.

• I menyen til venstre i sidepanelet viser du egenskaper som har et mulig formatproblem, og antall poster med problemer for den aktuelle egenskapen. Klikk på egenskapsnavnet du vil administrere formatproblemer for.
• Se mulige problemer i tabellen, og godta eller avvis løsningsforslag:
  • Kontakt: posten hvis egenskapsverdi har et mulig formateringsproblem.

• • Problem: hvorfor verdien ble oppdaget å ha et formateringsproblem (f.eks. Fewer-tegn enn forventet).
  • Gjeldende: Gjeldende egenskapsverdi som har et formateringsproblem.

• • Foreslått løsning: den foreslåtte løsningen eller den nye verdien for å løse formateringsproblemet.

• • Handlinger: Velg om du vil godta eller avvise den foreslåtte løsningen. Hvis problemet kan løses med en automatiseringsregel, klikker du på Automatiser for å administrere automatiseringsinnstillingene. 

• Hvis du vil godta eller avvise flere ganger, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av hvert formatproblem, og deretter klikker du på Godta eller Avvis øverst i tabellen. Hvis du vil merke av for alle, klikker du på avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen.

• Når du har valgt å godta eller avvise løsningen, fjernes formatproblemet fra listen. Hvis du velger å godta, oppdateres kontaktens egenskapsverdi til verdien som vises i kolonnen Foreslått.

Angi regler for å løse formateringsproblemer automatisk (kun Professional og Enterprise)

Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du slå på innstillinger for automatisk å løse visse formateringsproblemer for kontaktegenskaper. Reglene du angir, godtar automatisk forslag til poster som er oppført i tabellen, og til nye poster fremover.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre.
• Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.
• Klikk på Automatisering øverst til høyre.
• I det høyre panelet, på fanen Regler:
  • Klikk på en del for å utvide regelalternativene.
  • Merk av for å slå på automatisering for en formateringsregel (f.eks. Fornavn med stor forbokstav). Hvis en regel er slått på, vil verdier med det formateringsproblemet automatisk bli løst (f.eks. vil en kontakt med fornavnet jOhN bli oppdatert til John).
  • Fjern merket i avmerkingsboksen for å slå av automatiseringen for en bestemt regel.

• Klikk på fanen Endringer i poster for å vise alle poster hvis verdier har blitt oppdatert av de automatiske reglene. Klikk på rullegardinmenyene for å filtrere oppføringer basert på problemet eller når det ble oppdatert.
• Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Følgende problemer kan oppdages og løses automatisk for kontaktegenskapene E-post, Fornavn og Etternavn:

• Kapitalisering: verdien har manglende eller uventet kapitalisering (f.eks. JOHN vil bli oppdatert til John, macdonald vil bli oppdatert til MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com vil bli oppdatert til example@hubspot.com).
• Kombinerte felt: Verdiene for for- og etternavn kombineres (f.eks. JohnSmith vil bli oppdatert til John Smith).
• Mellomrom og tegnsetting: verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting. Eksempler på hvordan disse feltene skal fikses:
  • Fjern spesialtegn fra slutten av navn (f.eks. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Fjern spesialtegn fra navnene (f.eks.;:<)
  • Fjern mellomromstegn i begynnelsen/slutten av navnene.
  • Rydd opp i navn med manglende mellomrom (f.eks. Chris til Chris, St.James til St. James, John! til John, JohnDoe til John Doe).

Administrer sporing av formatproblemer

Tilpass hvilke formateringsproblemer HubSpot overvåker for kontakter ved å velge de formateringsreglene som passer best for teamet ditt.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre.
• Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.
• Øverst til høyre klikker du på Handlinger > Administrer problemtyper.
• 
  I det høyre panelet slår du egenskapsbryteren av for egenskaper du ikke vil overvåke for formateringsproblemer. 

• Klikk på Lagre.

Angi formateringsinnstillinger for stedsdata

Du kan justere hvordan data for egenskapene Stat/Region og Land skal formateres for kontakter. Når du har angitt en innstilling, oppdager formateringsanbefalingene feil format og foreslår ønsket format som du kan godta.

Slik oppdaterer du disse innstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Objekter i menyen til venstre i sidepanelet, og velg deretter Kontakter.

• For standard tilstand/region-egenskapen velger du ønsket formatering, enten fullt tilstandsnavn (f.eks. Massachusetts) eller tilstandsforkortelse (f.eks. MA).

• Velg ønsket formatering for standard landegenskap, enten Fullstendig landsnavn (f.eks. USA) eller Land-forkortelse (f.eks. USA).

• Endringene lagres automatisk. Du kan nå få tilgang til de oppdagede formateringsproblemene for å fikse egenskapsverdier for stat/region eller land slik at de passer til ønsket format.

Formateringsproblemer oppdaget av HubSpot

For å identifisere poster og gi anbefalinger, evalueres visse egenskaper automatisk for mulige formateringsproblemer.

Merk: HubSpot bruker kunstig intelligens (AI) til å identifisere potensielle problemer, slik at du kan være uenig i et oppdaget problem eller foreslått løsning. I dette tilfellet kan du avvise forslaget.

• Verdien har manglende eller uventet kapitalisering. Mulige problemer inkluderer:
  
  • Verdien inneholder alle store bokstaver.
  • Verdien inneholder ingen store bokstaver.
  • Verdien inneholder annen uventet kapitalisering (f.eks. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com)
  • Verdiene inneholder et annet tegn som skal kapitaliseres, men som ikke er det (f.eks. Desantos i stedet for DeSantos, macdonald i stedet for MacDonald).
• Verdien inneholder tekst som vanligvis ikke gjenkjennes som en e-postadresse eller et navn.
• Verdien inneholder minst ett uventet tall.
• Verdien inneholder en nettadresse eller et domene som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Verdien inneholder en uventet hilsen (f.eks. Herr, Fru, osv.).
• Verdien inneholder feil for- og etternavnformatering. Mulige problemer inkluderer:
  • Verdiene for for- og etternavn kan kombineres.
  • Verdiene for for- og etternavn er de samme.
  • Verdiene for for- og etternavn kan byttes.
• Et annet format kan være å foretrekke for denne egenskapen.
• Verdien er tom.
• Verdien for e-postadressen er sannsynligvis midlertidig og ugyldig.
• Verdien er ikke en gyldig e-postadresse.
• Formatet er uventet eller ugyldig for eiendommen.
• Verdien inneholder uventede tegn eller tekst som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Formatet er uventet eller ugyldig for et navn.
• Verdien inneholder uventet eller muligens upassende tekst.
• Verdien inkluderer vanlig plassholdertekst (f.eks. n/a, ukjent).
• Verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting. Dette inkluderer spesialtegn på slutten av navn (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), spesialtegn i navn (`;:<`), mellomrom i begynnelsen og slutten av navn, og manglende mellomrom.
• Verdien inneholder et uventet antall tegn (dvs. verdien er enten for lang eller for kort).

En kontakt vil bli inkludert i listen hvis noen av følgende problemer er identifisert for egenskapene Stat/Region og Land:

• Verdien har manglende eller uventet kapitalisering.
• Verdien har uventet avstand eller tegnsetting (f.eks. USA, USA?).
• Verdien er tom.
• Verdien er feil (f.eks. feil tidssone er valgt). 
• Et annet format kan være å foretrekke for denne egenskapen. Den anbefalte reparasjonen vil være basert på dine posisjonsformateringspreferanser.