Håndtere problemer med formatering av kontaktegenskaper

For å opprettholde et ryddig CRM kan brukere med tilgangsrettigheter til Super admin eller datakvalitetsverktøy se mulige formateringsproblemer for kontaktverdier og korrigere dem (f.eks. en fornavnsverdi med store bokstaver). Hvis du løser formatproblemer, kan du gjøre det enklere for teamet ditt å søke i CRM og sikre at personaliseringstokener som brukes i e-poster eller innhold, er formatert på en konsekvent måte.

Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere formateringsrettinger og se en oversikt over dataene dine i kommandosenteret for datakvalitet.

Vis og håndter formateringsproblemer

Alle Operations Hub-kontoer kan løse formateringsproblemer for kontaktegenskaper. For å se og manuelt godta eller avvise anbefalinger for formateringsproblemer:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre.
• Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.

• I menyen til venstre kan du se egenskaper som har et mulig formatproblem, og antall oppføringer med problemer for den aktuelle egenskapen. Klikk på navnet på egenskapen du vil håndtere formatproblemer for.
• I tabellen kan du se mulige problemer og godta eller avvise foreslåtte løsninger:
  • Kontakt: Posten hvis egenskapsverdi har et mulig formateringsproblem.

• • Problem: årsaken til at verdien har et formateringsproblem (f.eks.færre tegn enn forventet).
  • Aktuell: den aktuelle egenskapsverdien som har et formateringsproblem.

• • Foreslått løsning: den foreslåtte løsningen eller den nye verdien for å løse formateringsproblemet.

• • Handlinger: velg om du vil godta eller avvise den foreslåtte løsningen. Hvis problemet kan løses med en automatiseringsregel, klikker du på Automatiser for å administrere automatiseringsinnstillingene .

• Hvis du vil godta eller avvise flere problemer, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av hvert formatproblem og klikker deretter på Godta eller Avvis øverst i tabellen. Hvis du vil velge alle, klikker du i avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen.

• Når du har valgt å godta eller avvise løsningen, fjernes formatproblemet fra listen. Hvis du velger å godta, oppdateres kontaktens egenskapsverdi til verdien som vises i kolonnen Foreslått.

Angi regler for automatisk løsning av formateringsproblemer( kunProfessional og Enterprise )

Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du aktivere innstillinger som automatisk løser visse formateringsproblemer for kontaktegenskaper. Reglene du angir, vil automatisk godta forslag for poster som for øyeblikket er oppført i tabellen, og for nye poster fremover.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på Handlinger øverst til høyre.
• Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.
• Klikk på Automatisering øverst til høyre.
• Klikk på fanen Regler i panelet til høyre:
  • Klikk på en seksjon for å utvide regelalternativene.
  • Merk av i avmerkingsboksen for å aktivere automatisering for en formateringsregel (f.eks. Store bokstaver i fornavn). Hvis en regel er slått på, vil verdier med det aktuelle formateringsproblemet bli rettet automatisk (f.eks. vil en kontakt med fornavnet jOhN bli oppdatert til John).
  • Fjern merket i avmerkingsboksen for å slå av automatiseringen for en bestemt regel.

• Klikk på fanen Endringer i oppføringer for å se alle oppføringer hvis verdier har blitt oppdatert av de automatiserte reglene. Klikk på rullegardinmenyene for å filtrere postene basert på problemet eller når det ble oppdatert.
• Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Følgende problemer kan oppdages og løses automatisk for kontaktegenskapene E-post, Fornavn og Etternavn:

• Store bokstaver: verdien har manglende eller uventede store bokstaver (f.eks. vil JOHN bli oppdatert til John, macdonald vil bli oppdatert til MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com vil bli oppdatert til example@hubspot.com).
• Kombinerte felt: verdiene for for- og etternavn er kombinert (f.eks. vil JohnSmith bli oppdatert til John Smith).
• Mellomromog tegnsetting: verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting (f.eks. vil St.James oppdateres til St. James).

Angi formateringspreferanser for stedsdata

Du kan justere hvordan dataene for egenskapene Stat/Region og Land skal formateres for kontakter. Når du har angitt en preferanse, vil formateringsanbefalingene oppdage feil format og foreslå det foretrukne formatet som du kan godta.

Slik oppdaterer du disse innstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Objekter i menyen til venstre, og velg deretter Kontakter.

• For standardegenskapen State/Region velger du ønsket formatering, enten fullt navn på delstaten (f.eks. Massachusetts) eller forkortelse for del staten (f.eks. MA).

• For standardegenskapen Land velger du ønsket formatering, enten fullt landnavn (f.eks. USA) eller landforkortelse (f.eks. US).

• Endringene lagres automatisk. Du kan nå få tilgang til de oppdagede formateringsproblemene for å korrigere egenskapsverdiene for stat/region eller land slik at de passer til ditt foretrukne format.

Formateringsproblemer oppdaget av HubSpot

For å identifisere poster og gi anbefalinger, evalueres visse egenskaper automatisk for mulige formateringsproblemer.

Merk: HubSpot bruker kunstig intelligens (AI) for å identifisere potensielle problemer, så det kan hende du ikke er enig i et oppdaget problem eller en foreslått løsning. I så fall kan du avvise forslaget.

• Verdien mangler eller har uventede store bokstaver. Mulige problemer inkluderer:
  
  • Verdien inneholder bare store bokstaver.
  • Verdien inneholder ingen store bokstaver.
  • Verdien inneholder andre uventede store bokstaver (f.eks. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Verdiene inneholder et annet tegn som skal være med stor bokstav, men som ikke er det (f.eks. Desantos i stedet for DeSantos, macdonald i stedet for MacDonald).
• Verdien inneholder tekst som ikke vanligvis gjenkjennes som en e-postadresse eller et navn.
• Verdien inneholder minst ett uventet tall.
• Verdien inneholder en URL-adresse eller et domene som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Verdien inneholder en uventet tiltaleform (f.eks. herr, fru osv.).
• Verdien inneholder feil formatering av for- og etternavn. Mulige problemer inkluderer:
  • Verdiene for for- og etternavn kan være kombinert.
  • Verdiene for for- og etternavn er de samme.
  • Verdiene for for- og etternavn kan være byttet om.
• Et annet format kan være foretrukket for denne egenskapen.
• Verdien er tom.
• Verdien for e-postadresse er sannsynligvis midlertidig og ugyldig.
• Verdien er ikke en gyldig e-postadresse.
• Formatet er uventet eller ugyldig for egenskapen.
• Verdien inneholder uventede tegn eller tekst som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Formatet er uventet eller ugyldig for et navn.
• Verdien inneholder uventet eller muligens upassende tekst.
• Verdien inneholder vanlig plassholdertekst (f.eks. n/a, Unknown).
• Verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting.
• Verdien inneholder et uventet antall tegn (dvs. verdien er enten for lang eller for kort).

En kontakt inkluderes i listen hvis noen av følgende problemer identifiseres for egenskapene Stat/Region og Land:

• Verdien har manglende eller uventede store bokstaver.
• Verdien har uventet mellomrom eller tegnsetting.
• Verdien er tom.
• Verdien er feil (f.eks. feil tidssone er valgt).
• Et annet format kan være å foretrekke for denne egenskapen. Den anbefalte løsningen vil være basert på dine preferanser for stedsformatering.