Håndtere problemer med formatering av kontaktegenskaper

For å opprettholde et organisert CRM-system kan superadministratorer eller brukere med tilgangsrettigheter til datakvalitetsverktøy se mulige formateringsproblemer for kontaktegenskaper og korrigere dem (f.eks. en fornavnsverdi med store bokstaver). Ved å løse formatproblemer kan teamet lettere søke i CRM-systemet, og samtidig sikre at personaliseringstokener som brukes i e-post eller innhold, er formatert på en konsekvent måte.

Finn ut mer om hvordan du bruker datakvalitetsverktøyet.

Vis og håndter formateringsproblemer

Du kan løse individuelle formateringsproblemer for kontaktegenskaper. Slik viser du og godtar eller avviser anbefalinger for formateringsproblemer manuelt:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre.
3. Velg Løs formateringsproblemer i rullegardinmenyen.

4. I delen Formateringsproblemer kan du se egenskaper som har et mulig formatproblem, og antall poster med problemer for den aktuelle egenskapen. Klikk på kolonnens egenskapsnavn som du vil administrere formatproblemer for.
5. I tabellen kan du vise mulige problemer og godta eller avvise foreslåtte løsninger:
   • Kontakt: posten hvis egenskapsverdi har et mulig formateringsproblem.

• • Problem: hvorfor verdien ble oppdaget å ha et formateringsproblem (f.eks.færre tegn enn forventet).
  • Current: den gjeldende egenskapsverdien som har et formateringsproblem.

• • Foreslått løsning: den foreslåtte løsningen eller den nye verdien for å løse formateringsproblemet.

• • Handlinger: Velg om du vil godta eller avvise den foreslåtte løsningen. Hvis problemet kan løses ved hjelp av en automatiseringsregel, klikker du på Automatiser for å administrere automatiseringsinnstillingene.

6. Hvis du vil godta eller avvise i bulk, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av hvert formatproblem, og klikker deretter på Godta eller Avvis øverst i tabellen. Hvis du vil velge alle, klikker du i avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen.

Angi regler for automatisk løsning av formateringsproblemer

Hvis kontoen din har et Data Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du aktivere innstillinger som automatisk løser visse formateringsproblemer for kontaktegenskaper. Reglene du angir, vil automatisk godta forslag for poster som for øyeblikket er oppført i tabellen, og for nye poster fremover.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre.
3. I rullegardinmenyen velger du Løs formateringsproblemer.
4. I delen Formateringsproblemer klikker du på Handlinger og velger Automatisering.
5. I panelet til høyre klikker du på fanen Regler:
   • Klikk på en seksjon for å utvide regelalternativene.
   • Merk av i avmerkingsboksen for å slå på automatisering for en formateringsregel (f.eks. Store bokstaver i fornavn). Hvis en regel er slått på, vil verdier med det aktuelle formateringsproblemet automatisk bli rettet (f.eks. vil en kontakt med fornavnet jOhN bli oppdatert til John).
   • Fjern merket i avmerkingsboksen for å slå av automatiseringen for en bestemt regel.
6. Klikk på fanen Endringer i poster for å vise alle poster der verdiene har blitt oppdatert av de automatiserte reglene. Klikk på rullegardinmenyene for å filtrere poster basert på problem eller når de ble oppdatert.
7. Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Følgende problemer kan oppdages og løses automatisk for kontaktegenskapene E-post, Fornavn og Etternavn:

• Store bokstaver: Verdien mangler eller har uventede store bokstaver (f.eks. vil JOHN bli oppdatert til John, macdonald vil bli oppdatert til MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com vil bli oppdatert til example@hubspot.com).
• Kombinerte felt: Verdiene for fornavn og etternavn er kombinert (f.eks. vil JohnSmith bli oppdatert til John Smith).
• Mellomrom og tegnsetting: Verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting. Eksempler på hvordan disse feltene vil bli rettet:
  • Fjern spesialtegn fra slutten av navn (f.eks. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Fjern spesialtegn inni navnene (f.eks. ;:<)
  • Fjern mellomromstegn i begynnelsen/slutten av navn.
  • Rydd opp i navn med manglende mellomrom (f.eks. Chris's til Chris, St. James til St. James, John! til John, JohnDoe til John Doe).

Administrer sporing av formatproblemer

Tilpass hvilke formateringsproblemer HubSpot overvåker for kontakter ved å velge de formateringsreglene som er viktigst for teamet ditt.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre.
3. I rullegardinmenyen velger du Løs formateringsproblemer.
4. Klikk på Handlinger > Administrer problemtyper øverst til høyre.
5. I høyre panel slår du av egenskapsbryteren for egenskaper du ikke vil overvåke for formateringsproblemer.

6. Klikk på Lagre.

Angi formateringspreferanser for stedsdata

Du kan justere hvordan dataene for State/Region- og Country/Region-egenskapene skal formateres for kontakter. Når du har angitt en preferanse, vil formateringsanbefalingene oppdage feil format og foreslå det foretrukne formatet som du kan godta.

Slik oppdaterer du disse innstillingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Objects i menyen til venstre, og velg deretter Contacts.

3. For standardegenskapen State/Region velger du ønsket formatering, enten fullt delstatsnavn (f.eks. Massachusetts) eller delstatsforkortelse (f.eks. MA).

4. For standardegenskapen Land velger du ønsket formatering, enten fullt landnavn (f.eks. USA) eller landforkortelse (f.eks. USA). Endringene lagres automatisk.

Du kan nå gå til de oppdagede formateringsproblemene for å rette opp State/Region- eller Country/Region-egenskapsverdiene slik at de passer til ditt foretrukne format.

Formateringsproblemer oppdaget av HubSpot

For å identifisere poster og gi anbefalinger, blir visse egenskaper automatisk evaluert for mulige formateringsproblemer.

Merk: HubSpot bruker Breeze til å identifisere potensielle problemer, så du kan være uenig i et oppdaget problem eller en foreslått løsning. I så fall kan du avvise forslaget.

• Verdien mangler eller har uventede store bokstaver. Mulige problemer inkluderer:
  
  • Verdien inneholder alle store bokstaver.
  • Verdien inneholder ingen store bokstaver.
  • Verdien inneholder andre uventede store bokstaver (f.eks. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Verdien inneholder et annet tegn som skal ha stor forbokstav, men som ikke har det (f.eks. Desantos i stedet for DeSantos, macdonald i stedet for MacDonald).
• Verdien inneholder tekst som ikke er vanlig å gjenkjenne som en e-postadresse eller et navn.
• Verdien inneholder minst ett uventet tall.
• Verdien inneholder en URL-adresse eller et domene som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Verdien inneholder en uventet hilsen (f.eks. Mr., Mrs. osv.).
• Verdien inneholder feil formatering av for- og etternavn. Mulige problemer inkluderer:
  • Verdiene for for- og etternavn kan være kombinert.
  • Verdiene for for- og etternavn er de samme.
  • Verdiene for for- og etternavn kan være byttet om.
• Et annet format kan foretrekkes for denne egenskapen.
• Verdien er tom.
• Verdien for e-postadresse er sannsynligvis midlertidig og ugyldig.
• Verdien er ikke en gyldig e-postadresse.
• Formatet er uventet eller ugyldig for egenskapen.
• Verdien inneholder uventede tegn eller tekst som vanligvis ikke er inkludert i egenskapen.
• Formatet er uventet eller ugyldig for et navn.
• Verdien inneholder uventet eller mulig upassende tekst.
• Verdien inneholder vanlig plassholdertekst (f.eks. n/a, Unknown).
• Verdien inneholder uventet mellomrom eller tegnsetting. Dette inkluderer spesialtegn på slutten av navn (`,!#$&*+-/-/:;<=^_|~?.`), spesialtegn i navn (`;:<`), mellomrom i begynnelsen og slutten av navn, og manglende mellomrom.
• Verdien inneholder et uventet antall tegn (dvs. verdien er enten for lang eller for kort).

En kontakt vil bli inkludert i listen hvis noen av følgende problemer er identifisert for egenskapene State/Region og Country:

• Verdien mangler eller har uventede store bokstaver.
• Verdien har uventet mellomrom eller tegnsetting (f.eks. UnitedStates, USA?).
• Verdien er tom.
• Verdien er feil (f.eks. feil tidssone er valgt).
• Et annet format kan være å foretrekke for denne egenskapen. Den anbefalte løsningen vil være basert på dine preferanser for stedsformatering.