Bruk kommandosenteret for datakvalitet

Kommandosenteret for datakvalitet viser en oversikt over hvordan data er lagret i HubSpot CRM, og fremhever potensielle problemer med dataene dine. Du kan evaluere mulige problemer med egenskaper, poster, datasynkroniseringsintegrasjoner og arbeidsflyter. Fra kommandosenteret kan du også gå dypere inn i hver enkelt ressurs og iverksette tiltak for å forbedre datakvaliteten.

Kun brukere med tilgangsrettigheter for superadministrator eller datakvalitetsverktøy har tilgang til kommandosenteret for datakvalitet.

Slik får du tilgang til kommandosenteret:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.

• Dataovervåking: det totale antallet uventede endringer i dataene dine. Spor spesifikke egenskaper i datakvalitetsverktøyet for å overvåke oppdateringer av egenskapens verdier i CRM-poster for å finne avvik ved hjelp av HubSpot AI. Du kan holde oversikt over hvor mange ganger egenskapsverdiene har blitt oppdatert, sammenlignet med det forventede antallet oppdateringer for denne egenskapen.
• Egenskaper: det totale antallet kontakt-, firma-, avtale- og ticket-egenskaper i kontoen din, en daglig trendrapport for egenskapsproblemer og antall egenskaper som HubSpot har identifisert som å ha noen av følgende problemer:

• • Ingen data: det er tomme eller ufullstendige verdier for egenskapen i postene.
  • Ubrukt: egenskapen brukes ikke i HubSpot-verktøy som lister, arbeidsflyter eller rapporter.
  • Duplikater: det finnes en annen egenskap som ligner på egenskapen.

• Poster: totalt antall kontakt- og bedriftsposter, en daglig trendrapport for postproblemer og antall poster som HubSpot har identifisert som å ha noen av følgende problemer:
  • Formateringsproblemer: posten har en egenskapsverdi som kan være feil formatert (f.eks. mangler en stor bokstav i etternavn).
  • Duplikater: det finnes en annen post som ligner på posten.

• Datasynkronisering: totalt antall tilkoblede datasynkroniseringsapper, en daglig trendrapport for datasynkroniseringsproblemer og antall apper som HubSpot har identifisert som å ha noen av følgende problemer:
  • Apper med synkroniseringsfeil: appen er tilkoblet og datasynkronisering er slått på, men HubSpot har identifisert at noen poster ikke synkroniseres.
  • Apper uten aktive synkroniseringer: Appen synkroniserer ikke, enten fordi kontoen er frakoblet, eksisterende synkroniseringer er satt på pause eller fordi datasynkronisering ikke er konfigurert eller slått på.
• Arbeidsflyter: totalt antall aktive arbeidsflyter, en daglig trendrapport for arbeidsflytproblemer og antall arbeidsflyter som HubSpot har identifisert som ubrukte eller i faresonen. Merk at alternativer for formatfiksing kun er tilgjengelige for kontakter, og at deduplikering kun er tilgjengelig for kontakter og selskaper.
  • Ubrukte arbeidsflyter: arbeidsflyten er slått av eller har ikke hatt noen aktivitet de siste 90 dagene.
  • Risikofylte arbeidsflyter: arbeidsflyten har minst én unik feil.

Nedenfor kan du se hvordan du får tilgang til mer informasjon om innsikten i hver seksjon og hvordan du følger opp forslagene om datakvalitet.

Overvåke egenskaper

Hvis antallet oppdateringer er utenfor det forventede intervallet, vil dette bli betraktet som et avvik. Hvis en egenskap for eksempel har blitt oppdatert 15 ganger på en bestemt dag, og det forventede intervallet er 5 til 10 ganger, vil det bli flagget som et avvik. Du kan gå gjennom disse problemene i datakvalitetsverktøyet og abonnere på varsler når slike avvik oppstår.

Konfigurer en egenskap som skal overvåkes

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.
• Klikk på Kom i gang eller Vis alle problemer øverst i delen Dataovervåking .
• Klikk på Overvåk ny egenskap øverst til høyre.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg objekttype i panelet til høyre, og velg hvilken type egenskap du vil overvåke.
• Klikk på rullegardinmenyen Søk etter eller velg en egenskap for å velge en egenskap du vil overvåke.

• Gå til fanen Varslinger.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg brukere som skal varsles , og merk av i avmerkingsboksen ved siden av brukerens navn. Brukere må ha tilgang til kommandosenteret for datakvalitet for å motta varsler. Finn ut mer om hvordan du administrerer varslinger i varslingsinnstillingene.
• Hvis du vil fjerne en bruker som abonnerer, klikker du på Fjern ved siden av brukerens navn.
• Klikk på Lagre nederst.

Administrere overvåkede egenskaper

Når du har opprettet overvåkede egenskaper, kan du endre varslene eller egenskapen som er opprettet.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.
• Klikk på Vis alle problemer øverst til høyre.
• Hvis du vil redigere en overvåket egenskap eller varslinger, klikker du på Administrer overvåkede egenskaper øverst til høyre.
• Hold markøren over egenskapen i panelet til høyre, og klikk på Rediger.

• Hvis du vil legge til en annen bruker som skal varsles, klikker du på rullegardinmenyen Velg brukere som skal varsles og merker av i avmerkingsboksen ved siden av brukerens navn.
• Hvis du vil fjerne en bruker som abonnerer, klikker du på Fjern ved siden av brukerens navn.
• Hvis du vil slutte å overvåke en egenskap, klikker du på Stopp overvåking av egenskap øverst til høyre. Klikk deretter på Stopp overvåking.

Gjennomgå problemer

Når HubSpot AI oppdager et avvik, vises det i dashbordet ditt. Her kan du se flere detaljer:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.
• Klikk på Vis alle problemer øverst til høyre.
• Hvis du vil se flere detaljer, klikker du på Gjennomgang i kolonnen Handlinger.
• Hvis du vil skjule et varsel, klikker du på Avvis i kolonnen Handlinger.
• I panelet til høyre kan du se detaljer om eventuelle avvik, inkludert en datavisualisering og eventuelle andre tilfeller som har oppstått de siste 30 dagene.

Se eiendomsinnsikt

Kortet Egenskaper viser innsikt i kontakt-, firma-, avtale- og billettegenskaper. Her kan du iverksette tiltak for å løse problemer eller skjule egenskaper du ikke ønsker å overvåke, slik at de ikke påvirker innsiktsrapportene dine.

• Hvis du vil justere dataene som vises i grafen, klikker du på rullegardinmenyene Datointervall og Frekvens og velger ønsket filter.

• Hold musepekeren over en dato i rapporten Antall problemer for å se antall problemer den aktuelle dagen.
• Hvis du vil se mer informasjon om eiendommene dine, klikker du på Vis all eiendomsinnsikt.

• Se en oversikt over hvor mange egenskaper som ikke har data, er ubrukte eller er mulige duplikater.
• På kortet Eiendommer som skal gjennomgås kan du se en liste over eiendommer som har minst ett potensielt problem. Egenskapene er oppført i alfabetisk rekkefølge, og alle problemer vises.
  • Hvis du vil filtrere etter spesifikke problemer, klikker du på rullegardinmenyen Alle problemer og merker av i avmerkingsboksene ved siden av problemtypene du vil vise.
  • Hvis du bare vil vise egenskapene til et bestemt objekt, klikker du på rullegardinmenyen Alle objekter og velger deretter objektet du vil vise.
  • Bruk søkefeltet øverst i tabellen til å søke etter en bestemt egenskap.
  • Klikk på en kolonne for å sortere egenskapene etter dataene i kolonnen. Kolonnene inkluderer:
    • Navn: navnet på egenskapen.
    • Problem: typen problem som er identifisert for egenskapen. Alternativene inkluderer Ingen data, Ubrukt eller Duplikater.
    • Objekt: objektet egenskapen gjelder for.
    • Egenskap oppdatert: den siste datoen en verdi ble oppdatert for egenskapen.
    • Oppdateringskilde: hvordan egenskapsverdien ble oppdatert for den siste oppdateringen.
    • Fyllingsgrad (%): prosentandelen av postene som har en verdi for egenskapen.
    • Brukti: antall verktøy (f.eks. lister, arbeidsflyter) som for øyeblikket bruker egenskapen.
• Hvis du vil skjule en enkelt egenskap fra problemrapportene, holder du musepekeren over egenskapen og klikker deretter på Handlinger > Skjul. Hvis du vil skjule flere egenskaper, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene og velger deretter Skjul øverst i tabellen. Disse egenskapene flyttes til kategorien Skjulte egenskaper.
• Klikk på kategorien Skjulte egenskaper for å se egenskaper du har valgt å ikke overvåke. Hvis du vil begynne å overvåke en skjult egenskap for problemer på nytt, holder du markøren over egenskapen og klikker deretter på Handlinger > Vis. Hvis du vil vise flere skjulte egenskaper, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene og velger deretter Vis øverst i tabellen.
• Hvis du vil se mer informasjon eller utføre handlinger på en bestemt egenskap, klikker du på egenskapens navn i en av fanene.
• Klikk på Rediger egenskap øverst til høyre for å redigere egenskapen. Rediger egenskapen i panelet til høyre.

• Hvis du vil eksportere de historiske verdiene for egenskapen, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger deretter Eksporter eiendomshistorikk.
• Hvis du vil arkivere egenskapen, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger deretter Arkiver. Finn ut mer om arkivering av egenskaper.
• Se ytterligere informasjon om egenskapen:
  • Egenskapsdetaljer: Egenskapens navn, beskrivelse, objekt, opprettelsesdato, dato for siste oppdatering og felttype.
  • Fyllingsgrad/oppføringer med verdi: prosentandelen av oppføringer som har en verdi for egenskapen. Klikk på Vis liste i CRM for å se en fullstendig liste over poster med verdier for egenskapen.

• • Eiendomsoppdateringskilder: en rapport som viser hvordan verdiene for eiendommen er oppdatert. Klikk på rullegardinmenyene for å filtrere rapporten basert på datointervall og frekvens.
  • Verktøy som bruker denne egenskapen: en liste over ressurser der egenskapen brukes for øyeblikket. Klikk på rullegardinmenyen Alle verktøy for å filtrere eiendelene basert på spesifikke verktøy.

Sjekk poster for duplikater eller formateringsproblemer

På postkortet kan du se en oversikt over potensielle problemer med kontakt- og bedriftsposter og løse dem. Mulige problemer omfatter feilaktig formatering av egenskapsverdier (f.eks. at en kontakts fornavn ikke er skrevet med store bokstaver) og dupliserte poster. For verdiformatering kan du sette opp regler som automatisk løser visse problemer.

Merk: For øyeblikket er formateringsproblemer og håndtering av duplikater kun tilgjengelig for kontakter og selskaper.

Konfigurer overvåking av duplikater

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.
• Klikk på Kom i gang øverst til høyre. Klikk deretter på Juster innstillinger for nye duplikater.
• I panelet til høyre velger du objektene du vil overvåke for nye duplikatoppføringer. Klikk for å slå på Kontakt og/eller Bedrifter .
• Under hvert objekt velger du den daglige duplikatgrensen. Dette er antallet duplikater som tillates i løpet av en 24-timersperiode før det sendes et varsel.
• Gå til fanen Varslinger.
• Velg hvilke brukere som skal motta varsler.
• Velg hvilke typer varsler de skal motta: E-post, Bell, Slack eller Microsoft Teams.
• Klikk på Lagre.

Se duplikat- og formateringsproblemer

• Hvis du vil justere dataene som vises i grafen, klikker du på rullegardinmenyene Datointervall og Frekvens og velger ønsket filter.
• Hold musepekeren over en dato i rapporten Antall problemer for å se antall problemer den aktuelle dagen.
• Hvis du vil se en liste over poster med formateringsproblemer, klikker du på Vis alle i raden Formateringsproblemer. Du kommer til siden Løs formateringsproblemer, der du kan gjøre følgende:

• • Godta eller avvise forslag til formatering manuelt i tabellen for å vise og administrere formateringsforslag.
  • Klikk på Automatisering øverst til høyre for å administrere innstillinger som automatisk løser visse formateringsproblemer. I panelet til høyre kan du sette opp regler for automatisk løsning av nåværende og fremtidige formateringsproblemer.
  • Du kan redigere en post ved å holde musepekeren over den foreslåtte løsningen og klikke på blyantikonet.
  • Hvis du vil slette en post, klikker du på posten og deretter på Slett post i panelet til høyre.

• Hvis du vil se en liste over mulige duplikater av kontakt- eller bedriftsposter, klikker du på Vis alle i radenDuplikater. Du kommer til siden Administrer dupliserte oppføringer. Gå gjennom mulige duplikater i tabellen.

Eksporter duplikater til CSV

Eksporter duplikatoppføringer som er identifisert i kommandosenteret for datakvalitet, til en CSV-fil.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Datakvalitet.
• Klikk på Vis alle i raden Duplikatproblemer.
• Klikk på Eksporter duplikater øverst til høyre.

Vis innsikt fra Data Sync-appen

På datasynkroniseringskortet kan du se en oversikt over mulige synkroniseringsproblemer for Data Sync by HubSpot-tilkoblede apper og iverksette tiltak for å løse disse problemene.

• Hvis du vil justere dataene som vises i grafen, klikker du på rullegardinmenyene Datointervall og Frekvens og velger de ønskede filtrene.
• Hold musepekeren over en dato i rapporten Antall problemer for å se antall problemer den aktuelle dagen.
• Hvis du vil se mer informasjon om appene dine, klikker du på Vis all innsikt om Data Sync-apper.

• Se hvor mange av appene dine som har Synkroniseringsfeil eller Ingen aktive synkroniseringer.
• På Synkroniseringsaktivitetskortet kan du se alle datasynkroniseringsappene dine. Som standard er appene oppført i alfabetisk rekkefølge, og alle appene vises.
  • Hvis du vil filtrere etter spesifikke synkroniseringsstatuser, klikker du på rullegardinmenyen Alle status er og velger deretter statusen du vil vise. Finn ut mer om synkroniseringsstatuser.
  • Bruk søkefeltet øverst i tabellen til å søke etter en bestemt app.
  • Klikk på en kolonne for å sortere appene etter dataene i kolonnen. Kolonnene inkluderer:
    • App: navnet på den tilkoblede appen.
    • Konto: den tilkoblede appkontoen.
    • Status: synkroniseringsstatus for appen.
    • Ikke synkronisert: antall poster som ikke er synkronisert.
    • Siste synkroniseringsaktivitet: den siste datoen eller klokkeslettet appen ble synkronisert.
• Klikk på navnet til en app for å navigere til appens synkroniseringsinnstillinger.
• I kolonnen Ikke synkronisert klikker du på tallet for å se en liste over poster med feil. I panelet til høyre kan du se de berørte postene, objektet som synkroniseres, appen som postene ikke synkroniseres med, og årsaken til feilen.

• • Klikk på rullegardinmenyene for å filtrere postene basert på synkroniseringstype og feilkategorier.
  • Hold musepekeren overinformasjonsikonet info ved siden av en feil for å få mer informasjon om hvordan du løser feilen.

Finn ut mer om hvordan du konfigurerer og bruker HubSpot-datasynkronisering.

Gjennomgå risikofylte og ubrukte arbeidsflyter

På Workflows-kortet kan du se en oversikt over arbeidsflyter uten nylig aktivitet eller med feil.

• Hvis du vil justere dataene som vises i grafen, klikker du på rullegardinmenyene Datointervall og Frekvens og velger ønsket filter.
• Hold musepekeren over en dato i rapporten Antall problemer for å se antall problemer den aktuelle dagen.
• Hvis du vil se en liste over ubrukte arbeidsflyter, klikker du på Vis alle i raden Ubrukte arbeidsflyter. Du kommer til fanen Ubrukte arbeids flyter i arbeidsflytverktøyet, , der du kan flytte, slå av eller slette arbeidsflyter du ikke trenger.

• Hvis du vil se en liste over risikofylte arbeidsflyter med feil, klikker du på Vis alle i raden Risikofylte arbeidsflyter. Du kommer til fanen Risikoutsatte arbeidsflyter i arbeidsflytverktøyet, der du kan feilsøke arbeidsflytfeil.

Finn ut mer om hvordan du organiserer arbeidsflytene dine.