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請注意::這篇文章的翻譯只是為了方便而提供。譯文透過翻譯軟體自動建立,可能沒有經過校對。因此,這篇文章的英文版本應該是包含最新資訊的管理版本。你可以在這裡存取這些內容。

使用資料品質指揮中心

上次更新時間: 二月 27, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

Operations Hub Professional, Enterprise

資料品質指揮中心會顯示HubSpot CRM中資料儲存方式的概覽,並突顯資料的潛在問題。 您可以評估屬性、記錄、資料同步整合 和工作流程的可能問題。 從指揮中心,您還可以進一步深入了解每個資產,並採取行動來提高數據的質量。

只有擁有超級管理員資料品質工具存取權限的使用者才能存取資料品質指揮中心。

如要進入指揮中心:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
您可以檢視資料概觀,包括監控、屬性、記錄、資料同步整合及工作流程。 卡片上包含以下信息:
  • 資料監控:資料中意外變更的總數。 使用HubSpot AI追蹤資料品質工具中的特定屬性,以監控CRM記錄上的屬性值是否有異常更新。 與此屬性的預期更新範圍相比,您可以追蹤屬性值更新的次數。
  • 屬性:帳戶中的聯絡人、公司、交易和門票屬性的總數、屬性問題的每日趨勢報告,以及HubSpot確定存在以下任何問題的屬性數量:
    • 無資料:記錄中的屬性值為空或不完整。
    • 未使用:該屬性未在任何HubSpot工具中使用,例如清單、工作流程或報告。
    • 重複項:有其他與旅居類似的旅居。
  • :客服案件和公司記錄的總數、記錄問題的每日趨勢報告,以及HubSpot確定存在以下任何問題的記錄數量:
    • 格式問題:記錄的屬性值格式可能不正確(例如,姓氏缺少大寫字母)。
    • 重複項:還有另一個與記錄相似的記錄。
  • 資料同步:已連線的資料同步應用程式總數、資料同步問題的每日趨勢報告,以及HubSpot識別出存在以下任何問題的應用程式數量:
    • 同步失敗的應用程式:應用程式已連線且已開啟資料同步,但HubSpot發現某些記錄未同步。
    • 沒有使用中同步處理的應用程式:應用程式未同步處理,可能是因為帳戶已中斷連線、現有同步處理已暫停,或資料同步處理尚未設定或開啟。
  • 工作流程:使用中的工作流程總數、工作流程問題的每日趨勢報告,以及HubSpot已識別為未使用或存在風險的工作流程數量。 並非格式修正選項僅適用於聯絡人,重複資料刪除功能僅適用於聯絡人和公司。
    • 未使用的工作流程:工作流程已關閉或在過去90天內沒有任何活動。
    • 有風險的工作流程:工作流程至少有一個獨特的錯誤。

在下方瞭解如何存取各部分深入分析的詳細資訊,並根據資料品質建議採取行動。

監控屬性

如果更新次數超出預期範圍,這將被視為異常。 例如,如果房源在某一天更新了15次,而預期範圍為5至10次,則會標記為異常。 您可以在資料品質工具中查看這些問題,並在發生這些異常情況時訂閱通知。

設定要監控的旅居

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
  • 在頂部的「資料監控」部分,按一下「開始使用」或「檢視所有 問題」。 
  • 在右上角,按一下「監控新旅居」。
  • 在右側面板中,按一下選取物件類型下拉式選單,然後選取要監控的屬性類型。
  • 點擊搜尋或選擇旅居下拉式選單,以選擇要監控的旅居。

 

  • 前往「通知」分頁。
  • 按一下「選擇要通知的使用者」下拉式選單,然後按一下使用者名稱旁的核取方塊 。 使用者必須擁有資料品質指揮中心存取權,才能接收通知。 進一步了解如何在通知設定中管理通知
  • 若要移除已訂閱的使用者,請按一下使用者名稱旁邊的移除 。
  • 按一下底部的「儲存」。

 

管理受監控的屬性 

建立受監控的屬性後,您可以變更通知或已設定的屬性。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
  • 點擊右上角的「查看所有問題」。
  • 若要編輯受監控的旅居或通知,請按一下右上角的「管理受監控的旅居」。
  • 在右側面板中,將遊標暫留於旅居上方,然後點擊「編輯」。 

  • 若要新增要通知的使用者,請按一下「選擇要通知的使用者」下拉式選單,然後按一下使用者名稱旁的核取方塊 。 
  • 若要移除已訂閱的使用者,請按一下使用者名稱旁邊的移除 。
  • 若要停止監控屬性,請在右上角按一下「停止監控屬性」。 然後按一下「停止監控」。 

查看問題

當HubSpot AI偵測到異常時,它將出現在您的儀表板中。 您可以在此處查看更多詳細資訊:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
  • 點擊右上角的「查看所有問題」。
  • 若要查看更多詳細資訊,請在「操作」欄中按一下「檢閱」。 
  • 若要隱藏快訊,請在「操作」欄中按一下「關閉」。
  • 在右側面板中,查看任何異常情況的詳細資訊,包括數據可視化和過去30天內發生的任何其他情況。

查看旅居分析

「屬性」卡片會顯示聯絡人、公司、交易和門票屬性的深入分析。 在這裡,你可以採取行動解決問題,或隱藏不想監控的旅居,以免影響旅居分析報告。

  • 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
  • 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
  • 如要查看更多有關旅居的資料,請點擊「查看所有旅居分析」。

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  • 檢視無資料、未使用或可能重複的屬總數。
  • 在要檢閱卡片的屬性上,檢視至少有一個潛在問題的屬性清單。 房源按字母順序列出,並顯示所有問題。
    • 若要依特定問題篩選,請按一下「所有問題」下拉式選單,然後勾選您要檢視的問題類型旁的核取方塊。
    • 若要僅檢視特定物件的屬性,請按一下所有物件下拉式功能表,然後選擇要檢視的物件。
    • 使用表格頂端的搜尋列來搜尋特定的屬性。
    • 按一下欄可依據欄中的資料排序屬性。列包括:
      • 名稱:屬性的名稱。
      • 問題:發現的旅居問題類型。 選項包括「無資料」、「未使用」或「重複項」。
      • 物件:屬性套用的物件。 
      • 屬性更新:屬性值更新的最近日期。
      • 更新來源:對於最近的更新,屬性值是如何更新的。
      • 填充率(%) :具有屬性值的記錄百分比。
      • 用於:目前使用屬性的工具數量(例如清單、工作流程)。
  • 若要在問題報告中隱藏個別屬性,請將遊標暫留於該屬性上,然後按一下「操作」>「隱藏」。 若要隱藏多個屬性,請選取屬性旁的核取方塊,然後選取表格頂端的隱藏。 這些屬性將移至「隱藏屬性」索引標籤。 
  • 按一下「隱藏屬性」索引標籤,即可檢視您選擇不監控的屬性。 若要重新開始監控隱藏的屬性是否有問題,請將遊標暫留於該屬性上,然後按一下「操作」>「顯示」。 若要顯示多個隱藏的屬性,請選取屬性旁的核取方塊,然後選取表格頂端的顯示。
  • 在任一分頁上,若要檢視更多詳細資訊或對特定旅居採取行動,請按一下旅居名稱。
  • 如要編輯旅居,請點擊右上角的「編輯旅居」。 在右側面板中,編輯屬性。

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  • 若要匯出旅居的歷史值,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「匯出旅居歷史」。
  • 若要封存房源,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「封存」。 深入瞭解封存屬性。
  • 查看有關該物業的其他資訊:
    • 屬性詳細資訊:屬性的名稱、描述、物件、建立日期、上次更新日期和欄位類型。
    • Fill rate/Records with value :具有屬性值的記錄百分比。 按一下CRM中的檢視清單,以檢視包含屬性值的完整記錄清單。
    • 屬性更新來源:顯示屬性值的更新方式的報告。 按一下下拉式選單,即可根據日期範圍和頻率篩選報告。 
    • 使用此屬性的工具:目前正在使用該屬性的資產清單。 單擊所有工具下拉菜單,根據特定工具篩選資產。

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檢查記錄是否有重複或格式問題

在「記錄」卡片上,您可以查看客服案件和公司記錄的潛在問題概覽,並解決這些問題。 可能的問題包括屬性值格式不正確(例如,客服案件的名字沒有大寫) ,以及記錄重複。 對於值格式,您可以設置規則以自動修復某些問題。

請注意:目前,格式問題和重複管理僅適用於客服案件和公司。

設定重複監控

請注意:此功能目前處於測試階段。 進一步了解如何將帳戶加入測試版功能

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
  • 點擊右上角的「開始使用」。 然後,按一下調整新副本的設定。
  • 在右側面板中,選擇要監控新重複記錄的物件。 按一下即可開啟客服案件和/或公司功能。
  • 在每個物件下方,選擇每日重複次數上限。 這是發送通知前24小時內允許的重複數量。
  • 前往「通知」分頁。
  • 選擇哪些用戶將收到通知。
  • 選擇他們將收到的通知類型:電子郵件、Bell、Slack或Microsoft Teams。
  • 按一下儲存。

檢視重複項和格式設定問題

  • 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
  • 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
  • 若要檢視有屬性格式問題的記錄清單,請按一下「格式問題」列中的檢視全部 系統會帶你前往「修正格式問題」頁面,你可以執行以下操作:
  • 若要檢視可能重複的客服案件或公司記錄清單,請按一下「重複項」列中的「檢視全部」。 系統會帶你前往「管理重複紀錄」頁面。 在表格中,查看可能的重復內容。

將重複項匯出為CSV

將資料品質指揮中心中識別的重複記錄匯出到CSV檔案。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「報告」>「資料管理」>「資料品質」。
  • 在「 重複議題」列中按一下「檢視全部。 
  • 在右上角,按一下匯出重複項。

檢視資料同步應用程式深入解析

在資料同步卡上,您可以檢視Data Sync by HubSpot連線應用程式的可能同步問題概觀,並採取行動解決這些問題。

  • 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
  • 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
  • 若要檢視有關應用程式的更多資訊,請按一下「檢視所有資料同步應用程式深入解析」。

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  • 檢視有多少應用程式同步失敗或沒有使用中的同步。
  • 在「同步」活動卡片上,您可以檢視所有資料同步應用程式。 預設情況下,應用程式會按字母順序列出,並顯示所有應用程式。
    • 若要依特定同步狀態篩選,請按一下「所有狀態」下拉式選單,然後選擇要檢視的狀態。 深入瞭解同步狀態。
    • 使用表格頂部的搜尋列搜尋特定應用程式。
    • 按一下欄,即可根據欄中的資料對應用程式進行排序。列包括:
      • 應用程式:已連線應用程式的名稱。
      • 帳戶:已連結的App帳戶。
      • 狀態:應用程式的同步狀態
      • 無法同步:尚未同步的記錄數量。
      • 上次同步處理活動:應用程式最近一次同步處理的日期或時間。
  • 按一下應用程式的名稱,即可前往應用程式的同步設定
  • 在「無法同步」欄中,按一下號碼以檢視有錯誤的記錄清單。 在右側面板中,查看受影響的記錄、正在同步的物件、未同步記錄的應用程式,以及發生錯誤的原因。

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    • 按一下下拉式選單,根據同步類型和錯誤類別篩選記錄。
    • 將遊標移至錯誤旁邊的資訊圖示,即可深入瞭解如何解決錯誤。

深入瞭解如何設定和使用HubSpot資料同步。

檢閱有風險和未使用的工作流程

在「工作流程」卡片上,您可以檢視沒有近期活動或有錯誤的工作流程概觀。

  • 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
  • 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
  • 若要檢視未使用的工作流程清單,請按一下「未使用的工作流程」列中的「檢視全部」。 系統會帶你前往工作流程工具的「未使用的工作流程」標籤頁,你可 以在該處採取行動,以移動、關閉或刪除不需要的工作流程

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  • 若要檢視有錯誤的高風險工作流程清單,請按一下「高風險工作流程」列中的「 檢視全部」。 系統會帶你前往工作流程工具的「有風險的工作流程」分頁,你可以在其中解決工作流程錯誤

深入瞭解如何組織工作流程

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