Utilizzare strumenti per la qualità dei dati

La pagina di panoramica sulla qualità dei dati aiuta a identificare, comprendere e risolvere i problemi dei dati. Nella pagina di panoramica della qualità dei dati è possibile:

• Vedere una panoramica dei dati: accedere a un riepilogo, alle azioni consigliate e agli approfondimenti sulle proprietà.
• Gestire i duplicati: visualizzare e gestire i duplicati di contatti e aziende e visualizzare gli avvisi quando il numero di duplicati supera il limite giornaliero consentito.
• Risolvere i problemi di formattazione: risolvere i problemi di formattazione di diverse proprietà degli oggetti.
• Gestire l'arricchimento dei record: visualizzare e gestire la copertura dell'arricchimento dei contatti e delle aziende.
• Ottenere informazioni sulle proprietà: capire dove e come vengono utilizzate le proprietà nel CRM.

Prima di iniziare

Prima di iniziare, è necessario tenere presente quanto segue:

• Solo il Super Admin o gli utenti con accesso agli strumenti di qualità dei dati e autorizzazioni di visualizzazione possono visualizzare la pagina di panoramica della qualità dei dati.
• Solo il Super Admin o gli utenti con accesso agli strumenti di qualità dei dati e con i permessi di visualizzazione di tutti i contatti e delle aziende possono correggere e risolvere i singoli oggetti dei contatti e delle aziende nella pagina di panoramica della qualità dei dati.
• Se un record viene aggiornato nella pagina di riepilogo della qualità dei dati, ma successivamente viene aggiornato manualmente in un formato non corretto, la pagina di riepilogo della qualità dei dati non segnalerà nuovamente il record.

Vedere una panoramica dei dati

Per visualizzare un riepilogo dei problemi dei dati, delle azioni consigliate e degli approfondimenti sulle proprietà:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Per regolare l'intervallo di date dei dati visualizzati, fare clic sul menu a discesa Intervallo di date e selezionare l'intervallo di date desiderato.
3. Nella sezione Riepilogo, si vedrà quanto segue:
   • Problemi di duplicazione: la variazione percentuale del numero di duplicati nell'account dalla data di inizio dell'intervallo di date. Per visualizzare i problemi, fare clic su Visualizza problemi per accedere alla scheda Gestisci duplicati.
   • Problemi di formattazione: la variazione percentuale del numero di problemi di formattazione nell'account dalla data di inizio dell'intervallo di date. Per visualizzare i problemi, fare clic su Visualizza problemi per accedere alla scheda Problemi di formattazione .
4. Nella sezione Azioni consigliate, viene visualizzato quanto segue:
   
   • Duplicati: il numero di duplicati rilevati da Breeze. Fare clic su Visualizza duplicati per accedere alla scheda Gestisci duplicati.
   • Problemi di formattazione: il numero di problemi di formattazione per una proprietà specifica che potrebbe essere necessario risolvere. Fare clic su Visualizza problemi di formattazione per accedere alla scheda Problemi di formattazione.
   • Flussi di lavoro: il numero di flussi di lavoro non utilizzati. Fare clic su Rivedi flussi di lavoro per accedere all'elenco dei flussi di lavoro non utilizzati.
   • Digest della qualità dei dati: impostare un digest settimanale che aggiorna l'utente sui problemi di qualità dei dati e sulle modifiche apportate ai dati dalla settimana precedente. Fare clic su Imposta per accedere alle impostazioni di notifica.
     • Fare clic per espandere la sezione Qualità dei dati, quindi fare clic sulle caselle di controllo nella colonna E-mail.
     • A questo punto si riceveranno le e-mail di digest settimanale sulla qualità dei dati. Una volta impostata, la casella Digest della qualità dei dati non apparirà più nella scheda Panoramica.
5. Nella sezione Approfondimenti sulle proprietà, è possibile visualizzare un grafico che mostra le proprietà totali e il numero di problemi in un intervallo di date specifico.
   • Per impostare l'intervallo di date, fare clic sui menu a discesa Intervallo dati e Frequenza e selezionare l'intervallo di dati e la frequenza.
   • Per visualizzare un tipo specifico di problema nel grafico, passate il mouse su Duplicati, Nessun dato o Non utilizzato nella chiave per evidenziare il problema specifico nel grafico.
   • Fare clic su Visualizza tutti gli approfondimenti sulle proprietà per accedere alla scheda Approfondimenti sulle proprietà.

Gestire i duplicati

Per gestire i duplicati degli oggetti e visualizzare gli avvisi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla scheda Gestisci duplicati.
3. In alto, apparirà un banner di avvisi sui duplicati con il numero di duplicati rilevati oltre il limite giornaliero consentito. Fare clic su Visualizza avvisi per accedere alla scheda Avvisi.
4. Nella sezione Gestione duplicati, fare clic sulla scheda Contatti o Aziende per visualizzare una tabella degli oggetti duplicati.
   • Utilizzare la barra di ricerca o fare clic sui filtri per affinare ulteriormente i duplicati visualizzati nella tabella.
   • Fare clic su un record della tabella per visualizzare un pannello laterale con le informazioni sul record.
   • Esaminare la colonna Scoperto in data per vedere la data e l'ora in cui è stato trovato il duplicato.
   • Fare clic su Rivedi o Rifiuta accanto al problema del duplicato.
     • Revisione: unirà i record duplicati. Nella finestra di dialogo, fare clic per personalizzare le proprietà da unire. Quindi fare clic su Unisci e rivedi.
     • Rifiuta: conferma che i record NON sono duplicati e mantiene entrambi i record.
5. Nella sezione Avvisi è possibile visualizzare una tabella dei duplicati che hanno superato il limite giornaliero consentito( solo perData Hub Professional ed Enterprise ). Il conto viene controllato ogni 24 ore. Questi numeri mostrano il totale al momento dell'invio della notifica e non cambiano in base alle azioni di pulizia.
6. In alto a destra, fare clic su Revisione dei duplicati rifiutati per aprire un pannello laterale dei duplicati rifiutati.
7. In alto a destra, fare clic su Esporta duplicati per esportare un file CSV, XLS o XLSX dei duplicati.

Per saperne di più sulla gestione dei contatti e delle aziende duplicati e sulla configurazione dell'unione automatica(BETA).

Correggere i problemi di formattazione

Per risolvere i problemi di formattazione di diverse proprietà degli oggetti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla scheda Problemi di formattazione.
3. In alto appare un banner con il numero di problemi di formattazione relativi a una proprietà specifica. Fare clic su Visualizza problemi per accedere alla scheda della proprietà specifica.
4. Nella sezione Problemi di formattazione, fare clic tra le diverse schede degli oggetti per visualizzare i problemi di formattazione relativi alle proprietà degli oggetti.
5. Per gestire i singoli record:
   
   • Nella tabella, accanto a un record, è possibile esaminare il problema di formattazione della proprietà.
   • Fare clic su Accetta, Rifiuta o sul menu a discesa Altro:
     • Accetta: aggiorna il record con la risoluzione proposta.
     • Rifiuta: rimuove il record dalla tabella senza apportare modifiche.
     • Menu a discesa Altro: fare clic su Correggi e automatizza per impostare le regole per tutti i record attuali con problemi di formattazione. Se viene aggiunto un nuovo record con lo stesso problema, questo verrà corretto automaticamente. Fare clic su Salva. Fare clic su Elimina questo record per eliminare il record.
6. Per gestire in blocco i record( soloData Hub Starter, Professional ed Enterprise ):
   
   • Nella tabella, accanto al nome del record, selezionare la casella di controllo.
   • Al termine della selezione, nella parte superiore della tabella, fare clic su Accetta, Rifiuta o Elimina questi record:
     • Accetta: aggiorna il record con la risoluzione proposta.
     • Rifiuta: rimuove il record dalla tabella senza apportare modifiche.
     • Elimina questi record: elimina i record dall'account.
7. In alto a destra, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi su Automazione o Gestione tipi di problemi.
   • Automazione (soloData Hub Professional ed Enterprise ): imposta le regole per tutti i record correnti con problemi di formattazione. Se viene aggiunto un nuovo record con lo stesso problema, questo verrà risolto automaticamente. Fare clic su Salva.
   • Gestisci tipi di problemi: attivare i selettori di proprietà per i problemi di formattazione che si desidera monitorare. Fare clic su Salva.

Attenzione: se un record viene aggiornato dallo strumento di qualità dei dati, ma successivamente viene aggiornato manualmente con un altro valore formattato in modo errato, il centro di comando della qualità dei dati non segnalerà nuovamente il record. I valori aggiornati aggiunti tramite un aggiornamento manuale da parte dell'utente, API, integrazione, importazione o migrazione dei dati non verranno in genere segnalati di nuovo. Ad esempio, se un nome è visualizzato nell'account come "LORELAI GILMORE", il centro di comando della qualità dei dati suggerirà di cambiarlo in "Lorelai Gilmore". Tuttavia, se questo contatto viene nuovamente aggiornato tramite API a "LORELAI GILMORE", il centro di comando della qualità dei dati non lo segnalerà di nuovo, poiché interpreta il formato sovrascritto come corretto.

Gestire l'arricchimento dei record

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla scheda Arricchimento dei dati.
3. Fare clic su Scansione delle lacune di arricchimento.
4. Al termine della scansione, esaminare la sezione Copertura dell'arricchimento per i seguenti risultati:
   • Tasso di corrispondenza: la percentuale di record idonei all'arricchimento.
   • Possibilità di arricchimento per proprietà: la copertura dell'arricchimento per proprietà visualizzata in percentuale. Fare clic su Contatti o Aziende per visualizzare le proprietà per oggetto.
5. Nella sezione Arricchimento disponibile :
   • Fare clic sul menu a discesa Arricchisci tutti i record di un segmento e selezionare un segmento.
   • Esaminare la tabella che mostra un campione del segmento selezionato.
   • Fare clic su Arricchisci segmento.

Per saperne di più sull'arricchimento dei record di contatti e aziende.

Ottenere informazioni sulle proprietà

Per capire dove e come vengono utilizzate le proprietà nel vostro CRM:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla scheda Approfondimenti proprietà.
3. In alto, apparirà un banner Anomalie delle proprietà con il numero di proprietà che non rientrano nell'intervallo previsto. Fare clic su Visualizza avvisi per accedere alla scheda Anomalie( soloData Hub Professional ed Enterprise ).
4. Nella sezione Proprietà da esaminare, fare clic tra le schede degli oggetti per visualizzare le proprietà che potrebbero presentare uno o più problemi. Le proprietà da esaminare vengono aggiornate quotidianamente.
   • Nella tabella, accanto a una proprietà, è possibile esaminare il problema.
   • Per visualizzare i dettagli della proprietà, passare il mouse sulla proprietà e fare clic su Visualizza dettagli(soloData Hub Professional ed Enterprise ). Nella schermata dei dettagli della proprietà, fare clic su Modifica proprietà per gestire i dettagli, i tipi di campo e altro. Quindi, fare clic su Salva.
   • Per nascondere, esportare la cronologia della proprietà o archiviare la proprietà, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Nascondi, Esporta cronologia della proprietà o Archivia.

Utilizzate gli approfondimenti sulla qualità dei dati nel visualizzatore di report.

Dopo aver creato un report basato su contatti, aziende, transazioni e ticket, è possibile visualizzare gli approfondimenti sulla qualità dei dati relativi alle proprietà. Questo può aiutare a determinare quali proprietà utilizzare per raggiungere un obiettivo di reporting e quanti dati sono disponibili. Gli strumenti di qualità dei dati offrono un contesto che aiuta a comprendere le proprietà, la provenienza dei dati e la quantità di dati disponibili.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Fare clic sul nome di un rapporto basato su contatti, aziende, transazioni o ticket.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Altro > Qualità dei dati.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulle proprietà nel rapporto, tra cui i problemi delle proprietà, i tassi di riempimento e un collegamento diretto al centro di comando della qualità dei dati per un ulteriore contesto.

Visualizzazione delle anomalie dei dati nel costruttore di report

Quando si utilizza il visualizzatore di report, il costruttore di report a oggetto singolo o il costruttore di report personalizzati, è possibile visualizzare le irregolarità nei dati.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Fare clic sul nome di un rapporto basato sul tempo di un contatto, di un'azienda, di un affare o di un ticket.
• Nella parte superiore sinistra del grafico, fare clic sul menu a discesa Tendenze e selezionare Anomalie.