Utiliser les outils de qualité des données

La page de vue d’ensemble de la qualité des données vous aide à identifier, comprendre et corriger les problèmes liés aux données. Sur la page Vue d’ensemble de la qualité des données, vous pouvez :

• Consultez un aperçu de vos données : accédez à un résumé, aux actions recommandées et à des informations sur les propriétés.
• Gérer les doublons : affichez et gérez les doublons de contacts et d’entreprises, et affichez des alertes lorsque le nombre de doublons dépasse la limite quotidienne autorisée.
• Corriger les problèmes de formatage : résolvez les problèmes de formatage pour différentes propriétés d’objet.
• Gérer l’enrichissement des fiches d’informations : affichez et gérez la couverture d’enrichissement des contacts et des entreprises.
• Obtenez des informations sur les propriétés : découvrez où et comment les propriétés sont utilisées dans votre CRM.

Avant de commencer

Veuillez noter les points suivants avant de commencer :

• Seuls les super administrateurs ou les utilisateurs disposant d’un accès aux outils de qualité des données et d’autorisations d’affichage peuvent afficher la page de vue d’ensemble de la qualité des données.
• Seuls les super administrateurs ou les utilisateurs disposant d’un accès aux outils de qualité des données et Afficher toutes les autorisations pour les autorisations de contacts et d’entreprises peuvent corriger et résoudre des objets de contact et d’entreprise individuels dans la page de vue d’ensemble de la qualité des données.
• Si une fiche d’informations est mise à jour dans la page Vue d’ensemble de la qualité des données, mais qu’elle est mise à jour manuellement dans un format incorrect par la suite, la page Vue d’ensemble de la qualité des données ne la signalera plus.

Voir un aperçu de vos données

Pour afficher un résumé de vos problèmes de données, des actions de recommandation et des informations sur les propriétés :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Pour ajuster la plage de dates des données affichées, cliquez sur le menu déroulant Plage de dates et sélectionnez la plage de dates.
3. Dans la section Résumé , vous verrez les éléments suivants :
   • Problèmes de doublons : l’évolution en pourcentage du nombre de doublons dans votre compte depuis la date de début de votre plage de dates. Pour afficher les problèmes, cliquez sur Afficher les problèmes pour accéder à l’onglet Gérer les doublons .
   • Problèmes de formatage : l’évolution en pourcentage du nombre de problèmes de formatage dans votre compte depuis la date de début de votre plage de dates. Pour afficher les problèmes, cliquez sur Afficher les problèmes pour accéder à l’onglet Problèmes de formatage .
4. Dans la section Actions recommandées , vous verrez les éléments suivants :
   
   • Doublons : le nombre de doublons détectés par Breeze. Cliquez sur Afficher les doublons pour accéder à l’onglet Gérer les doublons .
   • Problèmes de formatage : le nombre de problèmes de formatage pour une propriété spécifique qui peuvent nécessiter une résolution. Cliquez sur Afficher les problèmes de formatage pour accéder à l’onglet Problèmes de formatage .
   • Workflows : le nombre de workflows inutilisés. Cliquez sur Consulter les workflows pour accéder à la liste de vos workflows inutilisés.
   • Résumé de la qualité des données : configurez un résumé hebdomadaire qui vous informe des problèmes de qualité des données et des modifications apportées à vos données la semaine précédente. Cliquez sur Configurer pour accéder à vos paramètres de notification.
     • Cliquez pour développer la section Qualité des données , puis cochez les cases dans la colonne E-mail .
     • Vous recevrez désormais des résumés hebdomadaires sur la qualité des données par e-mail. La case Résumé de la qualité des données ne s’affichera plus dans l’onglet Vue d’ensemble une fois qu’elle sera configurée.
5. Dans la section Informations sur les propriétés , affichez un graphique qui indique le nombre total de propriétés et le nombre de problèmes sur une période spécifique.
   • Pour définir la plage de dates, cliquez sur les menus déroulants Plage de données et Fréquence et sélectionnez votre plage de données et votre fréquence.
   • Pour afficher un type de problème spécifique dans le graphique, passez la souris sur Doublons, Aucune donnée ou Inutilisé dans la clé pour mettre en évidence ce problème spécifique dans le graphique.
   • Cliquez sur Afficher toutes les informations sur les propriétés pour accéder à l’onglet Informations sur les propriétés .

Gérer les doublons

Pour gérer les doublons d’objets et voir les alertes :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. En haut, une bannière d’alertes de doublons apparaît avec le nombre de doublons détectés au-delà de la limite quotidienne autorisée. Cliquez sur Afficher les alertes pour accéder à l’onglet Alertes .
4. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur l’onglet Contacts ou Entreprises pour afficher un tableau des objets en double.
   • Utilisez la barre de recherche ou cliquez sur les filtres pour affiner davantage les doublons qui apparaissent dans le tableau.
   • Cliquez sur une fiche d’informations dans le tableau pour afficher un panneau latéral avec des informations sur la fiche d’informations.
   • Consultez la colonne Découvert à pour voir la date et l’heure auxquelles le doublon a été trouvé.
   • Cliquez sur Vérifier ou Rejeter à côté du problème dupliqué.
     • Vérifier : fusionnera les fiches d’informations en double. Dans la boîte de dialogue, cliquez pour personnaliser les propriétés à fusionner. Cliquez ensuite sur Fusionner et vérifier ensuite.
     • Rejeter : confirmera que les fiches d’informations ne sont PAS des doublons et conservera les deux fiches d’informations
5. Dans la section Alertes , consultez un tableau des doublons qui ont dépassé la limite quotidienne autorisée (Data Hub Pro et Entreprise uniquement). Votre compte est vérifié toutes les 24 heures. Ces numéros indiquent le total au moment de l’envoi de la notification et ne changeront pas en fonction de l’action de nettoyage.
6. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Consulter les doublons rejetés pour ouvrir un panneau latéral des doublons rejetés.
7. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Exporter les doublons pour exporter un fichier CSV, XLS ou XLSX de vos doublons.

Découvrez-en davantage sur la gestion des contacts et des entreprises en double et la configuration de la fusion automatique (BÊTA).

Corriger les problèmes de formatage

Pour résoudre les problèmes de formatage de différentes propriétés d’objet :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Problèmes de formatage .
3. En haut, une bannière apparaît avec le nombre de problèmes de formatage liés à une propriété spécifique. Cliquez sur Afficher les problèmes pour accéder à l’onglet de propriété spécifique.
4. Dans la section Problèmes de formatage , cliquez entre les différents onglets d’objet pour afficher les problèmes de formatage liés aux propriétés de l’objet.
5. Pour gérer des fiches d’informations individuelles :
   
   • Dans le tableau, à côté d’une fiche d’informations, vous pouvez voir le problème de formatage de la propriété.
   • Cliquez sur Accepter, Rejeter ou sur le menu déroulant Plus :
     • Accepter : mettre à jour l’enregistrement avec la résolution proposée.
     • Rejeter : supprimez la fiche d’informations du tableau sans effectuer de modifications.
     • Menu déroulant Plus : cliquez sur Corriger et automatiser pour définir des règles pour toutes les fiches d’informations actuelles présentant des problèmes de formatage. Si une nouvelle fiche d’informations est ajoutée avec le même problème, il sera automatiquement corrigé. Cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur Supprimer cette fiche d’informations pour la supprimer.
6. Pour gérer en masse les fiches d’informations (Data Hub Starter, Pro et Entreprise uniquement) :
   
   • Dans le tableau, à côté du nom de la fiche d’informations, sélectionnez la case à cocher.
   • Lorsque vous avez terminé de sélectionner, en haut du tableau, cliquez sur Accepter, Rejeter ou Supprimer ces enregistrements :
     • Accepter : mettre à jour l’enregistrement avec la résolution proposée.
     • Rejeter : supprimez la fiche d’informations du tableau sans effectuer de modifications.
     • Supprimer ces fiches d’informations : supprimez les fiches d’informations de votre compte.
7. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sur Automatisation ou Gérer les types de problèmes.
   • Automatisation (Data Hub Pro et Entreprise uniquement) : définissez des règles pour toutes les fiches d’informations actuelles présentant des problèmes de formatage.  Si une nouvelle fiche d’informations est ajoutée avec le même problème, il sera automatiquement corrigé. Cliquez sur Enregistrer.
   • Gérer les types de problèmes : activez les changements de propriété pour les problèmes de formatage que vous souhaitez surveiller. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si une fiche d’informations est mise à jour par l’outil de qualité des données, mais qu’elle est ensuite mise à jour manuellement avec une autre valeur incorrectement formatée, le centre de contrôle de la qualité des données ne la signalera plus. Les valeurs mises à jour ajoutées via une mise à jour manuelle de l'utilisateur, une API, une intégration, un import ou une migration de données ne seront généralement pas signalées à nouveau. Par exemple, si un nom est affiché dans votre compte sous la forme "LORELAI GILMORE", le centre de commande de la qualité des données vous suggérera de le remplacer par "Lorelai Gilmore". Toutefois, si ce contact est à nouveau mis à jour via une API et devient "LORELAI GILMORE", le centre de commande de la qualité des données ne le signalera pas à nouveau, car il interprète le format écrasé comme étant le format correct.

Gérer l’enrichissement des fiches d’informations

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Enrichissement des données .
3. Cliquez sur Rechercher des lacunes dans l’enrichissement.
4. Une fois l’analyse terminée, consultez la section Couverture de l’enrichissement pour les résultats suivants :
   • Taux de correspondance : le pourcentage de fiches d’informations éligibles à l’enrichissement.
   • Possibilités d’enrichissement par propriété : la couverture d’enrichissement par propriété affichée en pourcentage. Cliquez sur Contacts ou Entreprises pour afficher les propriétés par objet.
5. Dans la section Enrichissement disponible :
   • Cliquez sur le menu déroulant Enrichir toutes les fiches d’informations à partir d’un segment et sélectionnez un segment. 
   • Consultez le tableau qui montre un échantillon du segment sélectionné.
   • Cliquez sur Enrichir le segment.

Découvrez-en davantage sur l’enrichissement des fiches d’informations de contact et d’entreprise.

Obtenir des informations sur les propriétés

Pour savoir où et comment les propriétés sont utilisées dans votre CRM :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Informations sur les propriétés .
3. En haut, une bannière Anomalies de propriété apparaît avec le nombre de propriétés qui se trouvent en dehors de la plage prévue. Cliquez sur Afficher les alertes pour accéder à l’onglet Anomalies (Data Hub Pro et Entreprise uniquement).
4. Dans la section Propriétés à examiner , cliquez entre les onglets d’objets pour afficher les propriétés qui pourraient présenter un ou plusieurs problèmes. Les propriétés à examiner sont mises à jour quotidiennement.
   • Dans le tableau, à côté d’une propriété, vous pouvez examiner le problème. 
   • Pour afficher les détails de la propriété, passez le curseur sur la propriété, puis cliquez sur Afficher les détails (Data Hub Pro et Entreprise uniquement). Sur l’écran Détails de la propriété , cliquez sur Modifier la propriété pour gérer les détails, les types de champs, etc. Cliquez ensuite sur Enregistrer. 
   • Pour masquer, exporter l’historique de la propriété ou archiver la propriété, cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sélectionnez Masquer, Exporter l’historique de la propriété ou Archiver.

Utiliser les informations sur la qualité des données dans le visionneur de rapports

Après avoir créé un rapport basé sur les contacts, les entreprise, les transaction et les tickets, vous pouvez consulter qualité des données propriété informations. Cela peut aider à déterminer les propriétés à utiliser pour atteindre un objectif de reporting et la quantité de données disponibles. Les outils de qualité des données offrent un contexte pour aider à comprendre les propriétés, l'origine des données ainsi que la quantité de données disponibles.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Cliquez sur le nom d'un rapport basé sur un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket. 
• Dans le menu latéral de droite, cliquez sur Plus > de qualité des données.
• Consultez des informations supplémentaires sur les propriétés du rapport, notamment les problèmes de propriété, les taux de remplissage et un lien direct vers le centre de contrôle du qualité des données pour plus de contexte.

Afficher les anomalies de données dans l'éditeur de rapports

Lorsque vous utilisez la visionneuse de rapports, le générateur de rapports à objet unique ou le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez afficher les irrégularités dans vos données. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Cliquez sur le nom d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un rapport basé sur le temps de ticket. 
• Dans l'angle supérieur gauche du graphique, cliquez sur le menu déroulant Tendances et sélectionnez Anomalies.