Use o centro de comando de qualidade de dados

O centro de comando de qualidade de dados mostra uma visão geral de como os dados são armazenados em seu HubSpot CRM e destaca possíveis problemas com seus dados. Você pode avaliar possíveis problemas com suas propriedades, registros, integrações de sincronização de dados , e fluxos de trabalho. No centro de comando, você também pode detalhar cada ativo e tomar medidas para melhorar a qualidade dos seus dados.

Somente usuários com Superadministrador ou Acesso a ferramentas de qualidade de dados e Ver permissões para contatos e empresas podem acessar o centro de comando de qualidade de dados. 

Para acessar o centro de comando:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.

• Monitoramento de dados: o número total de alterações inesperadas em seus dados. Rastreie propriedades específicas na ferramenta de qualidade de dados para monitorar atualizações nos valores da propriedade nos registros de CRM em busca de anomalias usando o HubSpot AI. Você pode acompanhar o número de vezes que os valores da propriedade foram atualizados em comparação com o intervalo de atualizações esperado para esta propriedade.
• Propriedades : o número total de propriedades de contato, empresa, negócio e ticket em sua conta, um relatório diário de tendências para problemas de propriedade e o número de propriedades que a HubSpot identificou como tendo qualquer um dos seguintes problemas:

• • Sem dados : há valores vazios ou incompletos para a propriedade nos registros.
  • Não utilizado : a propriedade não é usada em nenhuma ferramenta do HubSpot, como listas, fluxos de trabalho ou relatórios.
  • Duplicatas : existe outra propriedade semelhante à propriedade.

• Registros : o número total de registros de contato e da empresa, um relatório diário de tendências para problemas de registro e o número de registros que a HubSpot identificou como tendo qualquer um dos seguintes problemas:
  • Problemas de formatação : o registro tem um valor de propriedade que pode estar formatado incorretamente (por exemplo, faltando uma letra maiúscula para Sobrenome).

Observe: se um registro for atualizado pelo centro de comando de qualidade de dados, mas posteriormente for atualizado manualmente para um valor diferente formatado incorretamente, o centro de comando de qualidade de dados não sinalizará o registro novamente. Valores atualizados adicionados por meio de atualização manual do usuário, API, integração, importação ou migração de dados normalmente não serão sinalizados novamente. Por exemplo, se um nome for exibido em sua conta como “LORELAI GILMORE”, o centro de comando de qualidade de dados irá sugerir alterá-lo para “Lorelai Gilmore”. No entanto, se esse contato for atualizado novamente por meio de uma API para "LORELAI GILMORE", isso não será sinalizado novamente no centro de comando de qualidade de dados, pois ele interpreta o formato substituído como correto.

• • Duplicatas : há outro registro semelhante ao registro.

• Sincronização de dados : o número total de conectados aplicativos de sincronização de dados , um relatório diário de tendências para problemas de sincronização de dados e o número de aplicativos que a HubSpot identificou como tendo algum dos seguintes problemas:
  • Aplicativos com falhas de sincronização : o aplicativo está conectado e a sincronização de dados está ativada, mas a HubSpot identificou que alguns registros não estão sincronizando.
  • Aplicativos sem sincronizações ativas : o aplicativo não está sincronizando porque a conta está desconectada, as sincronizações existentes estão pausadas ou a sincronização de dados não foi configurar ou ligado.
• Fluxos de trabalho : o número total de ativos fluxos de trabalho , um relatório diário de tendências para problemas de fluxo de trabalho e o número de fluxos de trabalho que a HubSpot identificou como não utilizados ou em risco. Não que as opções de correção de formato estejam disponíveis apenas para contatos e a desduplicação esteja disponível apenas para contatos e empresas.
  • Fluxos de trabalho não utilizados : o fluxo de trabalho foi desativado ou não teve nenhuma atividade nos últimos 90 dias.
  • Fluxos de trabalho em risco : o fluxo de trabalho tem pelo menos um erro exclusivo.

Abaixo, saiba como acessar mais informações sobre os insights de cada seção e agir de acordo com sugestões de qualidade de dados.

Monitorar propriedades

Se o número de atualizações estiver fora do intervalo esperado, isso será considerado uma anomalia. Por exemplo, se uma propriedade tiver sido atualizada 15 vezes em um determinado dia e o intervalo esperado for de 5 a 10 vezes, ela será sinalizada como uma anomalia. Você pode revisar esses problemas na ferramenta de qualidade de dados e assinar as notificações quando essas anomalias ocorrerem.

Configurar uma propriedade para monitorar

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No topo, no Monitoramento de dados seção, clique Começar ou Ver todos os problemas monitorados.  
• Navegue até o Anomalias de propriedade aba.
• No canto superior direito, clique em Monitorar nova propriedade.
• No painel direito, clique no Selecione um tipo de objeto menu suspenso e selecione o tipo de propriedade que você deseja monitorar.
• Clique no Pesquise ou escolha um imóvel menu suspenso para selecionar um propriedade para monitorar.

• Navegue até o Notificações aba.
• Clique no Pesquisar por usuários menu suspenso e clique em caixa de seleção ao lado do nome do usuário. Os usuários precisam ter acesso ao Centro de comando de qualidade de dados para receberem notificações. Saiba mais sobre como gerenciar notificações em as configurações de notificação.
• Para remover um usuário inscrito, clique em Remover ao lado do nome do usuário.
• No canto inferior, clique em Salvar.

Gerenciar propriedades monitoradas 

Depois de criar propriedades monitoradas, você poderá alterar suas notificações ou a propriedade que foi configurada.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No canto superior direito, clique em Ver todos os problemas monitorados.
• Navegue até o Anomalias de propriedade aba.
• Para editar uma propriedade ou notificação monitorada, clique em Gerenciar propriedades monitoradas no canto superior direito.
• No painel direito, passe o mouse sobre a propriedade e clique em Editar. 

• Para adicionar outro usuário para notificar, clique no menu suspenso Selecionar usuários para notificar e clique na caixa de seleção ao lado do nome do usuário. 
• Para remover um usuário inscrito, clique em Remover ao lado do nome do usuário.
• Para parar de monitorar uma propriedade, no canto superior direito, clique em Parar de monitorar a propriedade. Então clique Pare de monitorar. 

Revisar problemas

Quando o HubSpot AI detectar uma anomalia, ela aparecerá no seu painel. A partir daqui você pode ver mais detalhes:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No canto superior direito, clique em Ver todos os problemas monitorados.
• Para ver mais detalhes, na coluna Ações, clique em Revisar. 
• Para ocultar um alerta, na coluna Ações, clique em Dispensar.
• No painel direito, veja detalhes sobre quaisquer anomalias, incluindo uma visualização de dados e quaisquer outras ocorrências que tenham ocorrido nos últimos 30 dias.

Ver informações sobre propriedades

O Propriedades O cartão exibe insights sobre suas propriedades de contato, empresa, negócio e ticket. A partir daqui, você pode tomar medidas para resolver problemas ou ocultar propriedades que você não deseja monitorar para que não afetem seus relatórios de informações sobre propriedades.

• Para ajustar os dados mostrados no gráfico, clique no botão Período e Frequência menus suspensos e selecione o desejado filtros.

• Passe o mouse sobre um data no Número de problemas relatório para visualizar uma contagem de cada problema naquele dia.
• Para ver mais informações sobre suas propriedades, clique Veja todas as informações sobre propriedades.

• Veja uma visão geral de quantas propriedades possuem Sem dados , são Não utilizado , ou são possíveis Duplicatas.
• No Propriedades a serem revisadas cartão, veja uma lista de propriedades que têm pelo menos um problema potencial. As propriedades estão listadas em ordem alfabética e todos os problemas são mostrados.
  • Para filtrar por problemas específicos, clique no botão Todos os problemas menu suspenso e selecione o caixas de seleção ao lado dos tipos de problemas que você deseja visualizar.
  • Para visualizar apenas as propriedades de um objeto específico, clique no botão Todos os objetos menu suspenso e selecione o objeto você deseja visualizar.
  • Use o Barra de pesquisa no topo da tabela para procurar um imóvel específico.
  • Clique em um coluna para classificar as propriedades pelos dados na coluna. As colunas incluem:
    • Nome : O nome da propriedade.
    • Emitir : o tipo de problema identificado para a propriedade. As opções incluem Sem dados , Não utilizado , ou Duplicatas.
    • Objeto : o objeto ao qual a propriedade se aplica. 
    • Propriedade atualizada : a data mais recente em que um valor foi atualizado para a propriedade.
    • Fonte de atualização : para a atualização mais recente, como o valor da propriedade foi atualizado.
    • Taxa de preenchimento (%) : a porcentagem de registros que possuem um valor para a propriedade.
    • Usado em : o número de ferramentas (por exemplo, listas, fluxos de trabalho) que estão usando a propriedade atualmente.
• Para ocultar uma propriedade individual dos relatórios de problemas, passe o mouse sobre o propriedade , então clique Ações > Esconder. Essas propriedades serão movidas para o Propriedades ocultas aba. 
• Clique no Propriedades ocultas para visualizar as propriedades que você optou por não monitorar. Para reiniciar o monitoramento de problemas em uma propriedade oculta, passe o mouse sobre o propriedade , então clique Ações > Mostrar. Para mostrar várias propriedades ocultas, selecione o caixas de seleção ao lado das propriedades e selecione Mostrar no topo da mesa.
• Em qualquer guia, para ver mais detalhes ou tomar medidas em uma propriedade específica, clique no ícone da propriedade nome.
• Para editar a propriedade, clique em Editar propriedade no canto superior direito. No painel direito, edite a propriedade.

• Para exportar os valores históricos da propriedade , Clique no Ações menu suspenso e selecione Exportar histórico de propriedade.
• Para arquivar uma propriedade, clique no botão Ações menu suspenso e selecione Arquivo. Para arquivar múltiplas propriedades, clique no botão caixa de seleção ao lado da propriedade e clique Arquivo. Aprender mais sobre propriedades de arquivamento.
• Veja informações adicionais sobre o imóvel:
  • Detalhes da propriedade : o nome da propriedade, descrição, objeto, data de criação, data da última atualização e tipo de campo.
  • Taxa de preenchimento/registros com valor : a porcentagem de registros que possuem um valor para a propriedade. Clique Ver lista no CRM para visualizar uma lista completa de registros com valores da propriedade.

• • Fontes de atualização de propriedade : um relatório que mostra como os valores foram atualizados para a propriedade. Clique no menus suspensos para filtrar o relatório com base em Período e Frequência. 
  • Ferramentas que usam esta propriedade : uma lista de ativos onde a propriedade está sendo usada atualmente. Clique no Todas as ferramentas menu suspenso para filtrar os ativos com base em ferramentas específicas.

Verifique os registros em busca de duplicatas ou problemas de formatação

No Registros cartão, você pode visualizar uma visão geral de possíveis problemas com registros de contato e da empresa e resolvê-los. Os possíveis problemas incluem formatação incorreta do valor da propriedade (por exemplo, o primeiro nome de um contato não está em maiúscula) e registros duplicados. Para formatação de valor, você pode configurar regras para corrigir automaticamente determinados problemas.  

Observe: neste momento, problemas de formatação e gerenciamento de duplicatas estão disponíveis apenas para contatos e empresas.

Configurar monitoramento duplicado

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No canto superior direito, clique em iniciar ou Ver todos os problemas monitorados. Então clique Ajustar configurações para duplicatas.
• No painel direito, selecione os objetos que você deseja monitorar em busca de novos registros duplicados. Clique para alternar o Contato e/ou Empresas ligar.
• Em cada objeto, selecione o limite diário de duplicatas. Este é o número de duplicatas permitidas em um período de 24 horas antes do envio de uma notificação.
• Navegue até o Notificações aba.
• Selecione quais usuários receberão notificações.
• Clique em Salvar.

Ver problemas de registros duplicados

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No Monitoramento de dados cartão, clique Ver tudo ao lado de Novos problemas duplicados.
• Para ajustar os dados mostrados no gráfico, clique no botão Período e Frequência menus suspensos e selecione o desejado filtros.
• Na tabela de problemas duplicados, clique no botão contar de duplicatas no Contato ou Empresas coluna.
• Na ferramenta de registros duplicados, clique no registro duplicado e selecione Análise ou Rejeitar.

Corrigir problemas de formatação

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• Clique na contagem de números em Problemas de formatação, na tabela de registros.

• • Para aceitar ou rejeitar manualmente as correções propostas para a formatação, na tabela, visualizar e gerenciar sugestões de formatação.
  • Para gerenciar configurações que corrigem automaticamente determinados problemas de formatação, no canto superior direito, clique em Automação. No painel direito, configure regras para corrigir automaticamente problemas de formatação atuais e futuros.
  • Para editar um registro, passe o mouse sobre a correção proposta e clique no botão ícone de lápis.
  • Para excluir um registro, clique nele e, no painel direito, clique em Apagar registro.

• Para visualizar uma lista de possíveis contatos duplicados ou registros de empresa, clique em Ver tudo no Duplicatas linha. Você será levado ao Gerenciar registros duplicados página. Na mesa, revisar possíveis duplicatas.

Excluir registros

No Problemas de formatação ferramenta, exclua registros que não precisam mais ser incluídos em sua conta. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• No Registros cartão, clique no Problemas de formatação.
• Revise os problemas de formatação e clique em Mais e selecione Excluir este registro.

• Na caixa pop-up, selecione Apagar registro].

Exportar duplicatas para CSV

Exporte registros duplicados identificados no centro de comando de qualidade de dados para um arquivo CSV.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de dados.
• Clique Ver tudo no Problemas duplicados linha . 
• No canto superior direito, clique em Exportar duplicatas.

Ver insights do aplicativo Data Sync

No Sincronização de dados cartão, você pode ver uma visão geral de possíveis problemas de sincronização para o seu Sincronização de dados por aplicativos conectados da HubSpot e tome medidas para resolver esses problemas.

• Para ajustar os dados mostrados no gráfico, clique no botão Período e Frequência menus suspensos e selecione o desejado filtros.
• Passe o mouse sobre um data no Número de problemas relatório para visualizar uma contagem de cada problema naquele dia.
• Para ver mais informações sobre seus aplicativos, clique em Veja todos os insights do aplicativo Data Sync.

• Veja quantos de seus aplicativos têm Falhas de sincronização ou Nenhuma sincronização ativa.
• No Sincronizar atividade cartão, você pode visualizar todos os seus aplicativos de sincronização de dados. Por padrão, os aplicativos são listados em ordem alfabética e todos os aplicativos são mostrados.
  • Para filtrar por status de sincronização específicos, clique no botão Todos os status menu suspenso e selecione o status você deseja visualizar. Aprender mais sobre status de sincronização.
  • Use o Barra de pesquisa na parte superior da tabela para procurar um aplicativo específico.
  • Clique em um coluna para classificar os aplicativos pelos dados na coluna. As colunas incluem:
    • Aplicativo : o nome do aplicativo conectado.
    • Conta : a conta do aplicativo conectado.
    • Status : o status de sincronização do aplicativo.
    • Falha ao sincronizar : o número de registros que não foram sincronizados.
    • Última atividade de sincronização : a data ou hora mais recente em que o aplicativo foi sincronizado.
• Clique no nome de um aplicativo para navegar até as configurações de sincronização do aplicativo
• No Falha ao sincronizar coluna, clique no número para visualizar uma lista dos registros com erros. No painel direito, visualize os registros afetados, o objeto que está sendo sincronizado, o aplicativo com o qual os registros não estão sendo sincronizados e o motivo do erro.

• • Clique no menus suspensos para filtrar os registros com base no tipo de sincronização e nas categorias de erro.
  • Passe o mouse sobre info ícone de informações ao lado de um erro para obter mais informações sobre como resolver o erro.

Aprender mais sobre configurar e usar a sincronização de dados do HubSpot.

Revise fluxos de trabalho em risco e não utilizados

No Fluxos de trabalho cartão, você pode visualizar uma visão geral dos fluxos de trabalho sem atividade recente ou com erros.

• Para ajustar os dados mostrados no gráfico, clique no botão Período e Frequência menus suspensos e selecione o desejado filtros.
• Passe o mouse sobre um data no Número de problemas relatório para visualizar uma contagem de cada problema naquele dia.
• Para visualizar uma lista de fluxos de trabalho não utilizados, clique em Ver tudo no Fluxos de trabalho não utilizados linha. Você será levado ao Fluxos de trabalho não utilizados guia da ferramenta de fluxos de trabalho, onde você pode tome medidas para mover, desativar ou excluir fluxos de trabalho desnecessários.

• Para visualizar uma lista de fluxos de trabalho em risco com erros, clique em Ver tudo no Fluxos de trabalho em risco linha. Você será levado ao Fluxos de trabalho em risco guia da ferramenta de fluxos de trabalho, onde você pode solucionar erros de fluxo de trabalho.

Aprender mais sobre organizando seus fluxos de trabalho.

Usar insights de qualidades de dados no visualizador de relatórios

Depois de criar um relatório baseado em contato, empresa, negócio e ticket, você pode exibir os insights de propriedades de qualidades de dados. Isso pode ajudar a determinar quais propriedades usar para alcançar um meta de relatório e quantos dados estão disponíveis. As ferramentas de qualidades de dados oferecem contexto para ajudar a entender as propriedades, de onde os dados estão vindo e quantos dados estão disponíveis.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• Clique no nome de um relatório baseado em contato, empresa, negócio ou ticket. 
• Na barra lateral direita, clique em Mais > Qualidades de dados .
• Visualize informações adicionais sobre as propriedades no relatório, incluindo problemas com propriedades, taxas de preenchimento e um link direto para o centro de comando de qualidades de dados para contexto adicional.