Käytä tietojen laatu komentokeskusta

tietojen laatu komentokeskus näyttää yleiskatsauksen siitä, miten tiedot on tallennettu HubSpot CRM ään, ja tuo esiin mahdollisia ongelmakohtia tiedoissasi. Voit arvioida ominaisuuksia, tietueita, tietojen synkronointiintegraatioita ja työnkulkuja koskevia mahdollisia ongelmia. Komentokeskuksesta voit myös porautua tarkemmin kuhunkin omaisuuserään ja ryhtyä toimiin tietojesi laadun parantamiseksi.

Vain käyttäjät, joilla on Pääjärjestelmänvalvoja tai Tietojen laatu tools -käyttöoikeus sekä yhteystietojen ja yritysten Näytä-oikeudet, voivat käyttää tietojen laatu komentokeskusta.

Pääset komentokeskukseen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.

• Tietojen seuranta: tietojen odottamattomien muutosten kokonaismäärä. Seuraa tiettyjä ominaisuuksia tietojen laatu, jotta voit seurata ominaisuus arvojen päivityksiä CRM-tietueissa poikkeamien varalta HubSpotin tekoäly avulla. Voit seurata, kuinka monta kertaa ominaisuus arvoja on päivitetty verrattuna kyseisen ominaisuus odotettuun päivityskertojen vaihteluväliin.
• Ominaisuudet: tililläsi olevien yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja tikettiominaisuuksien kokonaismäärä, päivittäinen trendiraportti ominaisuus ongelmista ja niiden ominaisuuksien määrä, joissa HubSpot on tunnistanut olevan jokin seuraavista ongelmista:

• • Ei tietoja: tietueissa on tyhjiä tai epätäydellisiä arvoja ominaisuus.
  • Käyttämätön: ominaisuus ei käytetä missään HubSpotin työkaluissa, kuten luetteloissa, työnkuluissa tai raporteissa.
  • Kaksoiskappaleet: on olemassa toinen ominaisuus, joka on samanlainen kuin ominaisuus.

• Tietueet: yhteyshenkilö- ja yritystietueiden kokonaismäärä, päivittäinen trendiraportti tietueiden ongelmista ja niiden tietueiden määrä, joissa HubSpot on tunnistanut olevan jokin seuraavista ongelmista:
  • Muotoiluongelmat: tietueella on ominaisuus, joka on ehkä muotoiltu väärin (esim. Sukunimestä puuttuu iso kirjain).

Huomaa: jos tietueen päivittää tietojen laatu ohjauskeskus, mutta se päivitetään myöhemmin manuaalisesti toiseen virheellisesti muotoiltuun arvoon, tietojen laatu ohjauskeskus ei merkitse tietuetta uudelleen. Käyttäjän manuaalisen päivityksen, API:n, integraation, tuonnin tai tietojen siirto kautta lisättyjä päivitettyjä arvoja ei yleensä merkitä uudelleen. Jos esimerkiksi nimi näkyy tililläsi muodossa "LORELAI GILMORE", tietojen laatu komentokeskus ehdottaa, että nimi muutetaan muotoon "Lorelai Gilmore". Jos tämä yhteyshenkilö kuitenkin päivitetään API:n kautta uudelleen muotoon "LORELAI GILMORE", tietojen laatu komentokeskus ei merkitse tätä uudelleen, koska se tulkitsee korvatun muodon oikeaksi.

• • Kaksoiskappaleet: on olemassa toinen tietue, joka on samanlainen kuin tietue.

• Datasynkronointi: yhdistettyjen datasynkronointisovellusten kokonaismäärä, päivittäinen trendiraportti datasynkronointiongelmista ja niiden sovellusten määrä, joissa HubSpot on tunnistanut olevan jokin seuraavista ongelmista:
  • Sovellukset, joissa on synkronointivirheitä: sovellus on yhdistetty ja tietojen synkronointi on päällä, mutta HubSpot on tunnistanut, että jotkin tietueet eivät synkronoidu.
  • Sovellukset, joissa ei ole aktiivisia synkronointeja: Sovellus ei synkronoi joko siksi, että tili on katkaistu, olemassa olevat synkronoinnit on keskeytetty tai datasynkronointia ei ole määritetty tai otettu käyttöön.
• Työnkulut: aktiivisten työnkulkujen kokonaismäärä, päivittäinen trendiraportti työnkulkuongelmista ja niiden työnkulkujen määrä, jotka HubSpot on tunnistanut käyttämättömiksi tai riskialttiiksi. Huomaa, että muodonkorjausvaihtoehdot ovat käytettävissä vain yhteystiedoille ja deduplikointi on käytettävissä vain yhteystiedoille ja yrityksille.
  • Käyttämättömät työnkulut: Työnkulku on kytketty pois päältä tai sillä ei ole ollut toimintaa viimeisten 90 päivän aikana.
  • Riskissä olevat työnkulut: Työnkulussa on vähintään yksi ainutkertainen virhe.

Alla kerrotaan, miten saat lisätietoja kunkin osion oivalluksista ja miten voit toimia tietojen laatu koskevien ehdotusten mukaisesti.

Monitorin ominaisuudet

Jos päivitysten määrä on odotetun vaihteluvälin ulkopuolella, tätä pidetään poikkeamana. Jos esimerkiksi ominaisuus on päivitetty 15 kertaa tiettynä päivänä ja odotettu vaihteluväli on 5-10 kertaa, se merkitään poikkeavaksi. Voit tarkastella näitä ongelmia tietojen laatu ja tilata ilmoituksia, kun näitä poikkeamia esiintyy.

Määritä seurattava ominaisuus

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta yläreunassa Datan seuranta -osiossa Aloita tai Näytä kaikki seuratut asiat.
• Siirry Ominaisuus .
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Monitor new ominaisuus.
• Napsauta oikeassa paneelissa Valitse kohdetyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus, jota haluat valvoa.
• Valitse seurattava ominaisuus napsauttamalla Etsi tai valitse ominaisuus -pudotusvalikkoa .

• Siirry Ilmoitukset-välilehdelle.
• Napsauta Search for users -pudotusvalikkoa ja napsauta käyttäjän nimen vieressä olevaa valintaruutua . Käyttäjillä on oltava Data Quality -komentokeskuksen käyttöoikeus, jotta he voivat vastaanottaa ilmoituksia. Lisätietoja ilmoitusten hallinnasta ilmoitusasetuksissa.
• Jos haluat poistaa tilatun käyttäjän, valitse Poista käyttäjän nimen vieressä.
• Napsauta alareunassa Tallenna.

Hallitse valvottuja ominaisuuksia

Kun olet luonut valvottuja ominaisuuksia, voit muuttaa ilmoituksia tai määritettyä ominaisuus.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä kaikki seuratut ongelmat.
• Siirry Ominaisuus anomalies -välilehdelle.
• Jos haluat muokata valvottua ominaisuus tai ilmoitusta, valitse oikeassa yläkulmassa Hallitse valvottuja ominaisuuksia.
• Vie hiiren kursori oikeassa paneelissa ominaisuus päälle ja valitse Muokkaa.

• Jos haluat lisätä toisen käyttäjän ilmoitettavaksi, napsauta Valitse ilmoitettavat käyttäjät -pudotusvalikkoa ja napsauta käyttäjän nimen vieressä olevaa valintaruutua .
• Jos haluat poistaa tilatun käyttäjän, napsauta käyttäjän nimen vieressä olevaa Poista-painiketta .
• Jos haluat lopettaa ominaisuus tarkkailun, valitse oikeassa yläkulmassa Lopeta ominaisuus tarkkailu . Napsauta sitten Lopeta seuranta.

Arviointikysymykset

Kun HubSpotin tekoäly havaitsee poikkeaman, se näkyy kojelaudallasi. Sieltä voit tarkastella lisätietoja:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä kaikki seuratut ongelmat.
• Voit tarkastella lisätietoja valitsemalla Toiminnot-sarakkeessa Tarkista.
• Voit piilottaa hälytyksen valitsemalla Toiminnot-sarakkeessa Hylkää.
• Näytä oikeassa paneelissa lisätietoja kaikista poikkeamista, mukaan lukien tietojen visualisointi ja kaikki muut tapaukset, joita on esiintynyt viimeisten 30 päivän aikana.

Näytä ominaisuus oivallukset

Ominaisuudet-kortti näyttää tietoja yhteyshenkilön, yrityksen, sopimuksen ja lipun ominaisuuksista. Täältä voit ryhtyä toimiin ongelmien ratkaisemiseksi tai piilottaa ominaisuudet, joita et halua seurata, jotta ne eivät vaikuta ominaisuus oivallusraportteihisi.

• Jos haluat säätää kuvaajassa näkyviä tietoja, napsauta avattavia valikoita Päivämääräalue ja Taajuus ja valitse haluamasi suodattimet.

• Kun viet hiiren kursorin päivämäärän päälle Issues Number of Issues -raportissa, näet kunkin kyseisen päivän issueiden lukumäärän.
• Jos haluat tarkastella lisätietoja kiinteistöistäsi, valitse Näytä kaikki ominaisuus.

• Näytä yleiskatsaus siitä, kuinka monessa ominaisuudessa ei ole tietoja, ne ovat käyttämättömiä tai mahdollisia kaksoiskappaleita.
• Tarkistettavat ominaisuudet -kortissa on luettelo ominaisuuksista, joissa on vähintään yksi mahdollinen ongelma. Ominaisuudet luetellaan aakkosjärjestyksessä ja kaikki ongelmat näytetään.
  • Jos haluat suodattaa tiettyjen ongelmien mukaan, napsauta pudotusvalikkoa Kaikki ongelmat ja valitse sitten valintaruudut niiden ongelmatyyppien vieressä, joita haluat tarkastella.
  • Jos haluat tarkastella vain tietyn kohteen ominaisuuksia, napsauta All objects (Kaikki kohteet ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten kohde, jota haluat tarkastella.
  • Käytä taulukon yläosassa olevaa hakupalkkia tietyn ominaisuus etsimiseen.
  • Napsauta saraketta lajitellaksesi ominaisuudet sarakkeen tietojen mukaan. Sarakkeita ovat mm:
    • Nimi: ominaisuus nimi.
    • Ongelma: ominaisuus tunnistetun ongelman tyyppi. Vaihtoehdot ovat Ei tietoja, Käyttämätön tai Kaksoiskappaleet.
    • Object (Kohde): kohde, johon ominaisuus kohdistuu.
    • Ominaisuus updated ( Ominaisuus päivitetty): Viimeisin päivämäärä, jolloin ominaisuus arvo päivitettiin.
    • Päivityslähde: viimeisimmän päivityksen osalta, miten ominaisuus arvo päivitettiin.
    • Täyttöaste (%): niiden tietueiden prosenttiosuus, joilla on arvo ominaisuus.
    • Käytössä: niiden työkalujen (esim. luettelot, työnkulut) määrä, jotka käyttävät ominaisuus tällä hetkellä.
• Jos haluat piilottaa yksittäisen ominaisuus ongelmaraporteista, siirrä hiiren kursori ominaisuus päälle ja valitse sitten Toiminnot > Piilota. Nämä ominaisuudet siirretään Piilotetut ominaisuudet -välilehdelle.
• Napsauta Piilotetut ominaisuudet -välilehteä nähdäksesi ominaisuudet, joita et ole valinnut valvottavaksi. Jos haluat aloittaa piilotetun ominaisuus ongelmien seurannan uudelleen, siirrä hiiren kursori ominaisuus päälle ja valitse sitten Toiminnot > Näytä. Jos haluat näyttää useita piilotettuja ominaisuuksia, valitse ominaisuuksien vieressä olevat valintaruudut ja valitse sitten Näytä taulukon yläreunasta.
• Jos haluat tarkastella lisätietoja tai ryhtyä toimiin tietyn ominaisuus suhteen, napsauta ominaisuus nimeä kummallakin välilehdellä.
• Jos haluat muokata ominaisuus, valitse oikeassa yläkulmassa Muokkaa ominaisuus. Muokkaa ominaisuus oikeassa paneelissa.

• Voit viedä ominaisuus historialliset arvot napsauttamalla pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitsemalla sitten Vie ominaisuus historia.
• Jos haluat arkistoida ominaisuus, napsauta pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse sitten Arkisto. Jos haluat arkistoida useita ominaisuuksia, napsauta ominaisuus vieressä olevaa valintaruutua ja valitse Arkistoi. Lisätietoja ominaisuuksien arkistoinnista.
• Näytä lisätiedot ominaisuus:
  • Ominaisuus tiedot: ominaisuus nimi, kuvaus, kohde, luontipäivämäärä, viimeinen päivityspäivämäärä ja kenttätyyppi.
  • Täyttöaste/Tietueet, joilla on arvo: niiden tietueiden prosenttiosuus, joilla on arvo ominaisuus. Valitse Näytä luettelo CRM:ssä, jos haluat tarkastella täydellistä luetteloa tietueista, joissa on ominaisuus arvoja.

• • Ominaisuus päivityslähteet: raportti, josta käy ilmi, miten ominaisuus arvot on päivitetty. Voit suodattaa raportin päivämäärän ja taajuuden perusteella napsauttamalla pudotusvalikoita.
  • Työkalut, jotka käyttävät tätä ominaisuus: luettelo omaisuuseristä, joissa ominaisuus käytetään tällä hetkellä. Voit suodattaa omaisuuserät tiettyjen työkalujen perusteella napsauttamalla pudotusvalikkoa Kaikki työkalut.

Tarkista tietueet päällekkäisyyksien tai muotoiluun liittyvien ongelmien varalta

Tietueet-kortilla voit tarkastella yleiskatsausta mahdollisista yhteyshenkilö- ja yritystietueisiin liittyvistä ongelmista ja ratkaista ne. Mahdollisia ongelmia ovat esimerkiksi ominaisuus virheellinen muotoilu (esim. yhteyshenkilön etunimi ei ole kirjoitettu isolla alkukirjaimella) ja päällekkäiset tietueet. Arvojen muotoilua varten voit määrittää sääntöjä, jotka korjaavat tietyt ongelmat automaattisesti.

Huomaa: tällä hetkellä muotoiluongelmat ja kaksoiskappaleiden hallinta ovat käytettävissä vain yhteystietojen ja yritysten osalta.

Määritä päällekkäinen seuranta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Get started (Aloita ) tai View all monitored issues (Näytä kaikki seuratut ongelmat). Napsauta sitten Säädä asetuksia päällekkäisyyksiä varten.
• Valitse oikeassa paneelissa kohteet, joita haluat seurata uusien kaksoistietueiden varalta. Napsauta Contact- ja/tai Companies-kytkintä päälle.
• Valitse kunkin kohteen kohdalla päivittäinen kaksoiskappaleiden raja. Tämä on 24 tunnin aikana sallittujen kaksoiskappaleiden määrä, ennen kuin ilmoitus lähetetään.
• Siirry Ilmoitukset-välilehdelle.
• Valitse, ketkä käyttäjät saavat ilmoituksia.
• Napsauta Tallenna.

Näytä päällekkäisten tietueiden ongelmat

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta Tiedonseuranta-kortissa Näytä kaikki -kohdan vieressä olevaa Uusi päällekkäinen ongelma-painiketta.
• Jos haluat säätää kuvaajassa näkyviä tietoja, napsauta Date range (Päivämääräalue ) ja Frequency (Taajuus ) -pudotusvalikoita ja valitse haluamasi suodattimet.
• Napsauta kaksoiskappaleiden taulukossa Yhteystiedot- tai Yritykset-sarakkeessa olevaa kaksoiskappaleiden lukumäärää.
• Napsauta kaksoistietueet-työkalussa kaksoistietuetta ja valitse Tarkista tai Hylkää.

Näytä ominaisuus poikkeamat

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä kaikki valvotut ongelmat.
• Jos haluat tarkastella luetteloa tietueista, joissa on ominaisuus muotoiluun liittyviä ongelmia, napsauta vasemmassa yläkulmassa Data monitoring -pudotusvalikkoa ja valitse Formatting issues. Pääset Fix formatting issues -sivulle, jossa voit tehdä seuraavat toimet:

• • Voit hyväksyä tai hylätä manuaalisesti muotoiluun ehdotetut korjaukset taulukossa Näytä ja hallitse muotoiluehdotuksia.
  • Jos haluat hallita asetuksia, jotka korjaavat automaattisesti tiettyjä muotoiluongelmia, valitse oikeassa yläkulmassa Automaatio. Määritä oikeassa paneelissa säännöt, joilla korjataan automaattisesti nykyiset ja tulevat muotoilukysymykset.
  • Jos haluat muokata tietuetta, siirrä hiiren kursori korjausehdotuksen päälle ja napsauta kynäkuvaketta.
  • Voit poistaa tietueen napsauttamalla tietuetta ja napsauttamalla sitten oikeassa paneelissa Poista tietue.

• Jos haluat tarkastella luetteloa mahdollisista päällekkäisistä yhteyshenkilö- tai yritystietueista, napsauta Näytä kaikki -rivinKaksoisista. Pääset Hallitse päällekkäisiä tietueita -sivulle. Tarkastele taulukossa mahdollisia kaksoistietoja.

Tietueiden poistaminen

Poista Muotoilukysymykset-työkalussa tietueet, joita ei enää tarvitse sisällyttää tiliisi.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta Tietueet-kortissa Muotoilukysymyksiä.
• Tarkista muotoilukysymykset, napsauta Lisää ja valitse sitten Poista tämä tietue.

• Valitse ponnahdusikkunassa Poista [tietue].

Vie kaksoiskappaleet CSV-tiedostoon

Vie tietojen laatu komentokeskuksessa tunnistetut päällekkäiset tietueet CSV-tiedostoon.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.
• Napsauta View all (Näytä kaikki ) Duplicate issues (Kaksoiskysymykset ) -rivillä.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Vie kaksoiskappaleet.

Näytä Data Sync -sovelluksen tiedot

Data Sync -kortilla voit tarkastella yleiskatsausta Data Sync by HubSpot -yhteydessä olevien sovellusten mahdollisista synkronointiongelmista ja ryhtyä toimiin ongelmien ratkaisemiseksi.

• Jos haluat säätää kuvaajassa näkyviä tietoja, napsauta avattavia valikoita Päivämääräalue ja Taajuus ja valitse haluamasi suodattimet.
• Siirrä hiiren osoitin päivämäärän päälle Issues Number of Issues -raportissa nähdäksesi kunkin ongelman lukumäärän kyseisenä päivänä.
• Jos haluat tarkastella lisätietoja sovelluksistasi, valitse Näytä kaikki Data Sync -sovelluksen tiedot.

• Näytä, kuinka monessa sovelluksessasi on Synkronointihäiriöitä tai Ei aktiivisia synkronointeja.
• Synkronointitoiminnot-kortissa voit tarkastella kaikkia tietojen synkronointisovelluksiasi. Oletusarvoisesti sovellukset luetellaan aakkosjärjestyksessä ja kaikki sovellukset näytetään.
  • Jos haluat suodattaa tiettyjen synkronointitilojen mukaan, napsauta Kaikki tilat -pudotusvalikkoa ja valitse sitten tila, jonka haluat tarkastella. Lisätietoja synkronointitiloista.
  • Käytä taulukon yläosassa olevaa hakupalkkia tietyn sovelluksen etsimiseen.
  • Napsauta saraketta lajitellaksesi sovellukset sarakkeen tietojen mukaan. Sarakkeita ovat mm:
    • Sovellus: yhdistetyn sovelluksen nimi.
    • Tili: yhdistetyn sovelluksen tili.
    • Tila: sovelluksen synkronointitila .
    • Epäonnistunut synkronointi: niiden tietueiden määrä, joita ei ole synkronoitu.
    • Viimeisin synkronointi: sovelluksen viimeisin synkronointipäivämäärä tai -aika.
• Siirry sovelluksen synkronointiasetuksiin napsauttamalla sovelluksen nimeä
• Napsauta Epäonnistunut synkronointi -sarakkeessa olevaa numeroa nähdäksesi luettelon tietueista, joissa on virheitä. Näytä oikeassa paneelissa kyseiset tietueet, synkronoitava kohde, sovellus, johon tietueita ei synkronoida, ja virheen syy.

• • Voit suodattaa tietueet synkronointityypin ja virhetyyppien perusteella napsauttamalla pudotusvalikoita.
  • Siirrä hiiren osoitin virheen vieressä olevan info -kuvakkeen kohdalle, niin saat lisätietoja virheen korjaamisesta.

Lisätietoja HubSpot-tietojen synkronoinnin määrittämisestä ja käytöstä.

Riskirakenteiden ja käyttämättömien työnkulkujen tarkastelu

Työnkulut-kortissa voit tarkastella yleiskatsausta työnkuluista, joissa ei ole viimeaikaista toimintaa tai joissa on virheitä.

• Jos haluat säätää kuvaajassa näkyviä tietoja, napsauta avattavia valikoita Päivämääräalue ja Taajuus ja valitse haluamasi suodattimet.
• Siirrä hiiren osoitin päivämäärän päälle Issues Number of Issues -raportissa nähdäksesi kunkin ongelman lukumäärän kyseisenä päivänä.
• Jos haluat tarkastella luetteloa käyttämättömistä työnkuluista, napsauta Näytä kaikki Käyttämättömät työnkulut -rivillä. Pääset työnkulutustyökalun Käyttämättömät työnkulut -välilehdelle, , jossa voit ryhtyä toimenpiteisiin tarpeettomien työnkulkujen siirtämiseksi, sammuttamiseksi tai poistamiseksi.

• Jos haluat tarkastella luetteloa virheellisistä riskityönkuluista, valitse Näytä kaikki Riskityönkulut-rivillä. Pääset työnkulutustyökalun Riskityönkulut-välilehdelle, jossa voit korjata työnkulun virheitä.

Lue lisää työnkulkujen organisoinnista.