データ品質コマンドセンターの活用

データ品質コマンドセンターは、HubSpot CRMにデータがどのように保存されているかの概要を示し、データの潜在的な問題をハイライト表示します。プロパティー、レコード、データ同期連携、ワークフローについて、考えられる問題を評価できます。また、コマンドセンターから各資産をさらに掘り下げて、データの品質を向上させるためのアクションを起こすことも可能です。

スーパー管理者またはデータ品質ツールのアクセス権およびコンタクトおよび会社の表示権限を持つユーザー別のみ、データ品質コマンドセンターにアクセスできます。 

コマンドセンターにアクセスするには

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。

• データモニタリング：データの予期せぬ変更の合計数。データ品質ツールで特定のプロパティーを追跡し、HubSpot AIを使用してCRMレコードのプロパティー値の更新に異常がないかを監視します。プロパティー値の更新回数を追跡して、このプロパティーの想定範囲の更新数と比較できます。
• プロパティー : アカウント内のコンタクト、会社、取引、チケットのプロパティーの合計数、プロパティーの問題についての毎日のトレンドレポート、HubSpotが以下のいずれかの問題があると確認したプロパティーの数：

• • データなし：記録上、そのプロパティーの値が空であるか、不完全なものである。
  • 未使用：リスト、ワークフロー、レポートなど、HubSpotのどのツールでもこのプロパティーは使用されていません。
  • 重複：当該プロパティーと類似したプロパティーが他に存在する。

• レコードについて : コンタクトや会社のレコードの合計数、レコードの問題点に関する日々のトレンドレポート、HubSpotが以下のいずれかの問題点を確認したレコードの数です：
  • 書式の問題：レコードのプロパティー値が正しく書式設定されていない可能性があります（例えば、「姓」の大文字が欠けているなど）。

注：データ品質コマンドセンターによってレコードが更新され、後で手動で異なる不正確なフォーマットの値に更新された場合、データ品質コマンドセンターはそのレコードに再びフラグを立てることはない。ユーザーによる手動更新、API、連携、インポート、またはデータ移行によって追加された値は、通常、再びフラグが立つことはありません。例えば、アカウント名に "LORELAI GILMORE "と表示されている場合、データ品質コマンドセンターは "Lorelai Gilmore "に変更するよう提案します。しかし、このコンタクトがAPI経由で再び "LORELAI GILMORE "に更新された場合、上書きされたフォーマットを正しいものとして解釈するため、データ品質コマンドセンターで再びフラグが立つことはない。

• • 重複：そのレコードと類似した別のレコードが存在する。

• データ同期 : 接続されているデータ同期アプリの合計数、データ同期に関する問題の日次傾向レポート、HubSpotが以下のいずれかの問題があると認定したアプリの数です：
  • 同期に失敗するアプリ：アプリは接続され、データの同期がオンになっていますが、HubSpotは一部のレコードが同期されていないことを確認しました。
  • 同期が有効でないアプリ：アカウントが切断されているか、既存の同期が一時停止されているか、データ同期が設定またはオンになっていないため、アプリが同期されていない。
• ワークフロー : アクティブなワークフローの合計数、ワークフローの問題に関する日々のトレンドレポート、HubSpotが未使用またはリスクがあると判断したワークフローの数などです。ただし、フォーマット固定オプションはコンタクトのみ、重複削除はコンタクトと会社のみである。
  • 未使用のワークフロー：ワークフローはオフにされているか、過去90日間にアクティビティーがない。
  • リスクのあるワークフロー：ワークフローに少なくとも1つの固有のエラーがある。

以下では、各セクションのインサイトに関する詳細な情報へのアクセス方法と、データ品質に関する提案への対応方法について説明します。

プロパティーを監視する

更新回数が想定範囲外の場合は異常とみなされます。例えば、特定のプロパティーが1日に15回更新されたが、想定範囲は5～10回であった場合、異常とフラグ付けされます。データ品質ツールでこれらの問題を確認し、これらの異常が発生した時点で通知を受信するように配信登録できます。

監視するプロパティーを設定する

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• 上部のデータモニタリングセクションで、「始める」または「モニタリングした全てのissueの表示」をクリックします。 
• Property anomaliesタブに移動する。
• 右上の［新しいプロパティーを監視］をクリックします。
• 右のパネルで、Select an object typeドロップダウンメニューをクリックし、モニターしたいプロパティーのタイプを選択します。
• プロパティーを検索または選択"ドロップダウンをクリックして、監視するプロパティーを選択する。

• Notificationsタブに移動します。
• Search for usersドロップダウンメニューをクリックし、ユーザー名の隣にあるチェックボックスをクリックします。通知を受け取るには、「データ品質コマンドセンター」へのアクセス権が必要です。通知の管理については、通知設定で詳しく説明しています。
• 配信登録ユーザーを削除するには、ユーザー名の横にある「削除」をクリックします。
• 下部にある［保存］をクリックします。

監視対象のプロパティーを管理する 

監視プロパティーを作成した場合、通知や設定したプロパティーを変更することができます。

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• 右上のView all monitored issuesをクリックします。
• Property anomaliesタブに移動する。
• 監視プロパティーまたは通知を編集するには、右上の監視プロパティーを管理をクリックします。
• 右のパネルでプロパティーにマウスポインターを合わせ、「編集」をクリックする。 

• 通知するユーザーを追加するには、［通知するユーザーを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、ユーザー名の横にあるチェックボックスをクリックします。 
• 配信登録ユーザーを削除するには、ユーザー名の横にある「削除」をクリックします。
• プロパティーの監視を止めるには、右上で「プロパティーの監視を停止」をクリックします。次に、モニタリングの停止をクリックします。 

問題を確認する

HubSpot AIが異常を検出すると、ダッシュボードに表示されます。ここから詳細を見ることができる：

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• 右上のView all monitored issuesをクリックします。
• 詳細を表示するには、［アクション］列で［確認］をクリックします。 
• アラートを非表示にするには、［アクション］列で［無視］をクリックします。
• 右側のパネルでは、データのグラフ化や過去30日間に発生したその他の事例など、異常の詳細を表示します。

プロパティーを見る

プロパティーカードは、コンタクト、会社、取引、チケットのプロパティーに関する洞察を表示します。ここから、問題解決に向けて行動を起こしたり、監視したくないプロパティーを非表示にして、プロパティー分析レポートに影響を与えないようにすることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。

• 問題数レポートの日付にマウスポインターを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• プロパティーの詳細情報を表示するには、[ 全てのプロパティーの分析を表示 ]をクリックします。

• プロパティーが何件あるか、概要を見るデータなし、未使用、または重複の可能性があります。
• レビューするプロパティーカードで、少なくとも1つの潜在的な問題があるプロパティーを一覧で表示します。プロパティーは五十音順で、全ての銘柄が表示されます。
  • 特定の課題で絞り込むには、「すべての課題」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したい課題の種類の横にあるチェックボックスを選択します。
  • 特定のオブジェクトのプロパティーだけを表示するには、「すべてのオブジェクト」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したいオブジェクトを選択します。
  • 表の上部にある検索バーで、特定のプロパティーを検索することができます。
  • 列をクリックすると、その列のデータでプロパティーを並べ替えることができます。列は以下の通りです。
    • 「名前」：プロパティーの名前。
    • 課題：そのプロパティーで特定された課題の種類。オプションには、「データなし」、Unused、Duplicatesがあります。
    • 「オブジェクト」：プロパティーが適用されるオブジェクト。 
    • プロパティー更新日：そのプロパティーの値が更新された直近の日付。
    • 更新元：最新の更新の場合、プロパティー値がどのように更新されたかを示す。
    • 充填率(% )：プロパティーに値を持つレコードの割合。
    • 「使用箇所」：そのプロパティーを現在使用しているツール（リスト、ワークフローなど）の数。
• 課題レポートから個々のプロパティーを非表示にするには、プロパティーにマウスポインターを合わせ、「アクション」 > Hideをクリックします。これらのプロパティーは、「隠しプロパティー」タブに移動します。 
• 隠しプロパティー」タブをクリックすると、監視しないことにしたプロパティーが表示されます。非表示プロパティーの問題の監視を再開するには、プロパティーの上にマウスポインターを置き、「アクション」 > Showをクリックします。複数の非表示プロパティーを表示するには、プロパティー横のチェックボックスを選択し、テーブルの上部にある「表示」を選択します。
• どちらのタブでも、特定のプロパティーについて詳細を見たり、アクションを起こしたりするには、プロパティー名をクリックします。
• プロパティーを編集するには、右上の「「プロパティーを編集」」をクリックします。右のパネルで、プロパティーを編集します。

• プロパティーの履歴値をエクスポートするには、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「プロパティー履歴をエクスポート」を選択します。
• プロパティーをアーカイブするには、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「アーカイブ」を選択します。複数のプロパティーをアーカイブするには、プロパティー横のチェックボックスをクリックし、「アーカイブ」をクリックします。アーカイブ・プロパティーについてはこちらをご覧ください。
• プロパティーに関する追加情報を表示します。
  • プロパティーの詳細：プロパティーの名前、説明、オブジェクト、作成日、最終更新日、フィールドタイプ。
  • 充填率/値を持つレコード：プロパティーに値を持つレコードの割合です。CRM の［リストを表示］をクリックすると、そのプロパティーの値を持つレコードの全リストが表示されます。

• • プロパティー更新ソース：プロパティーに対してどのように値が更新されたかを示すレポート。ドロップダウンメニューをクリックすると、日付範囲と頻度に基づいてレポートを絞り込むことができます。 
  • このプロパティーを使用しているツール：このプロパティーが現在使用されている資産のリスト。特定のツールに基づいて資産を絞り込むには、「全てのツール」ドロップダウンメニューをクリックします。

レコードが重複していないか、フォーマットに問題がないか確認する。

レコードカードでは、コンタクトや会社のレコードに関する潜在的な問題の概要を表示し、解決することができます。考えられる問題としては、プロパティー値のフォーマットが正しくない（コンタクトの名が大文字でないなど）、レコードが重複しているなどがあります。書式に関する問題を自動修正するためのルール設定。 

、書式の問題や重複の管理はコンタクトと会社に対してのみ可能です。

重複監視の設定

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• 右上の「始める」または「全ての表示条件」をクリックする。次に、重複の私の設定を調整するをクリックします。
• 右側のパネルで、新しい重複レコードを監視したいオブジェクトを選択します。コンタクトおよび/または会社スイッチオンに切り替えるにはクリックしてください。
• 各オブジェクトの下で、毎日の複製制限を選択する。これは、通知が送信されるまでの24時間に許容される重複の数です。
• Notificationsタブに移動します。
• 通知を受け取るユーザーを選択します。
• ［保存］をクリックします。

重複レコードの表示条件

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• データモニタリングカードで、新規重複銘柄の隣にある全て表示をクリックします。
• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 重複issueテーブルで、「コンタクト」、またはCompanies列の重複のcountをクリックします。
• 重複レコードツールで、重複レコードをクリックし、ReviewまたはRejectを選択する。

プロパティー異常の表示条件

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• 右上のView all monitored issuesをクリックします。
• プロパティーのフォーマットに問題があるレコードのリストを表示するには、左上でData monitoringドロップダウンメニューをクリックし、Formatting issues をクリックを選択します。フォーマットの問題を修正する」ページが表示され、以下の操作が可能です。

• • フォーマットの修正案を手動で承認または拒否するには、表の、フォーマットの修正案を表示および管理します。
  • 特定の書式に関する問題を自動修正する設定を管理するには、右上のAutomationをクリックします。右のパネルでは、、現在および将来の書式に関する問題を自動的に修正するルールを設定する。
  • レコードを編集するには、修正案にマウスポインターを合わせ、鉛筆アイコンをクリックします。
  • レコードを削除するには、レコードをクリックし、右側のパネルで「レコードを削除」をクリックする。

• 重複している可能性のあるコンタクトレコードや会社レコードのリストを表示するには、「Duplicates」行の「「全て表示」」をクリックします。重複した記録の管理」ページが表示されます。この表で、、重複の可能性を検討する。

レコードを削除する

フォーマットの問題ツールで、アカウントに含める必要のないレコードを削除します。 

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• レコード カードで、 フォーマットの問題 をクリックする。
• フォーマットの問題を確認し、「その他」をクリックし、Delete this recordを選択する。

• ポップアップ・ボックスで、「削除」 [record]を選択する。

重複をCSVとしてエクスポート

データ品質コマンドセンターで特定された重複レコードをCSVファイルにエクスポートします。

• HubSpotアカウントにて、［データ管理］＞［データ品質］の順に進みます。
• をクリックの全てのを表示の行のを表示する。
• 右上で、重複のエクスポートをクリックする。

「データ同期」アプリのインサイトを見る

「データ同期」カードでは、「データ同期」 by HubS pot接続アプリで考えられる同期の問題の概要を表示し、これらの問題を解決するための行動をとることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 問題数レポートの日付にマウスポインターを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• アプリの詳細情報を表示するには、「全ての「データ同期」アプリのインサイトを表示」をクリックします。

• 自分のアプリが何個あるか表示する同期に失敗した、または同期がアクティブでない。
• 同期アクティビティーカードでは、データ同期アプリをすべて表示することができます。デフォルトでは、アプリはアルファベット順で表示され、全てのアプリが表示されます。
  • 特定の同期ステータスで絞り込むには、「すべてのステータス」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したいステータスを選択します。同期の状態について詳しくはこちらをご覧ください。
  • 表上部の検索バーを使って、特定のアプリを検索することができます。
  • 列をクリックすると、その列のデータでアプリを並べ替えることができます。列は以下の通りです。
    • App：接続されているアプリの名前。
    • アカウント：接続しているアプリのアカウントです。
    • ステータス：アプリの同期状況。
    • 同期に失敗：同期されていないレコードの数。
    • 最終同期アクティビティー：アプリが同期された直近の日付または時刻。
• アプリの名前をクリックすると、そのアプリの同期設定に移動します
• 「同期に失敗」列で、数字をクリックすると、エラーのあるレコードのリストが表示されます。右側のパネルで、影響を受けるレコード、同期されているオブジェクト、レコードが同期されていないアプリ、エラーの理由を確認します。

• • ドロップダウンメニューをクリックすると、同期の種類とエラーのカテゴリーに基づいてレコードを絞り込むことができます。
  • エラーの横にあるinfo 情報アイコンにマウスポインターを合わせると、エラーの解決方法に関する詳細情報が表示されます。

HubSpotデータ同期の設定と使用方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

リスクのあるワークフローと未使用のワークフローを見直す

ワークフローカードでは、最近のアクティビティーがないワークフローやエラーのあるワークフローの概要を見ることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 問題数レポートの日付にマウスポインターを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• 未使用のワークフローの一覧を表示するには、「未使用のワークフロー」行の「すべてを表示」をクリックします。ワークフローツールの「未使用ワークフロー」タブ（）が表示され、不要なワークフローを移動、オフ、削除するためのアクションを起こすことができます。

• エラーのある危険なワークフローのリストを表示するには、「危険なワークフロー」行の「すべてを表示」をクリックします。ワークフローツールの「リスクがあるワークフロー」タブが表示され、ワークフローのエラーのトラブルシューティングを行うことができます。

ワークフローの整理について、詳しくはこちらをご覧ください。