Problemen met de opmaak van contacteigenschappen beheren

Om het CRM overzichtelijk te houden, kunnen gebruikers met toegangsrechten voor Superbeheer of Gegevenskwaliteit mogelijke opmaakproblemen voor waarden van contacteigenschappen bekijken en corrigeren (bijvoorbeeld een waarde voor Voornaam in allemaal hoofdletters). Door opmaakproblemen aan te pakken, kan uw team gemakkelijker zoeken in het CRM en ervoor zorgen dat personalisatietoken die worden gebruikt in e-mails of inhoud consistent worden opgemaakt.

Als je een abonnement hebt op Operations Hub Professional of Enterprise, kun je opmaakcorrecties automatiseren en een overzicht van je gegevens bekijken in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit.

Opmaakproblemen bekijken en beheren

Alle Operations Hub accounts kunnen opmaakproblemen voor contacteigenschappen oplossen. Om aanbevelingen voor opmaakproblemen te bekijken en handmatig te accepteren of af te wijzen:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik rechtsboven op Acties.
• Selecteer opmaakproblemen oplossen in het vervolgkeuzemenu.

• Bekijk in het menu aan de linkerkant eigenschappen met een mogelijk formaatprobleem en het aantal records met problemen voor die eigenschap. Klik op de naam van de eigenschap waarvoor u opmaakproblemen wilt beheren.
• Bekijk mogelijke problemen in de tabel en accepteer of verwerp de voorgestelde oplossingen:
  • Contactpersoon: het record waarvan de eigenschapwaarde een mogelijk opmaakprobleem heeft.

• • Probleem: waarom er een probleem met de opmaak van de waarde is gedetecteerd (bijv. mindertekens dan verwacht).
  • Huidig: de huidige waarde van de eigenschap die een opmaakprobleem heeft.

• • Voorgestelde oplossing: de voorgestelde oplossing of nieuwe waarde om het opmaakprobleem op te lossen.

• • Acties: selecteer of u de voorgestelde oplossing wilt accepteren of afwijzen. Als het probleem kan worden opgelost door een automatiseringsregel, klik dan op Automatiseren om je automatiseringsinstellingen te beheren.

• Om in bulk te accepteren of af te wijzen, selecteer je de selectievakjes naast elk formaatprobleem en klik je vervolgens op Accepteren of Afwijzen bovenaan de tabel. Om alles te selecteren, klik je op het selectievakje linksboven in de tabel.

• Zodra je hebt gekozen om de resolutie te accepteren of af te wijzen, wordt het formatprobleem uit de lijst verwijderd. Als u ervoor kiest om te accepteren, wordt de waarde van de eigenschap van de contactpersoon bijgewerkt tot de waarde die wordt weergegeven in de kolom Voorgesteld.

Regels instellen om opmaakproblemen automatisch op te lossen( alleenProfessional en Enterprise )

Als je account een Operations Hub Professional of Enterprise abonnement heeft, kun je instellingen inschakelen om automatisch bepaalde opmaakproblemen voor contacteigenschappen op te lossen. De regels die je instelt, accepteren automatisch suggesties voor records die momenteel in de tabel staan en voor nieuwe records die worden toegevoegd.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik rechtsboven op Acties.
• Selecteer opmaakproblemen oplossen in het vervolgkeuzemenu.
• Klik rechtsboven op Automatisering.
• In het rechter paneel, op het tabblad Regels:
  • Klik op een sectie om de regelopties uit te vouwen.
  • Schakel het selectievakje in om automatisering in te schakelen voor een opmaakregel (bijvoorbeeld Voornaam met hoofdletter). Als een regel is ingeschakeld, worden waarden met dat opmaakprobleem automatisch aangepast (bijvoorbeeld een contactpersoon met de voornaam jOhN wordt bijgewerkt tot John).
  • Schakel het selectievakje uit om de automatisering voor een specifieke regel uit te schakelen.

• Klik op het tabblad Changes to records om alle records te bekijken waarvan de waarden zijn bijgewerkt door de geautomatiseerde regels. Klik op de vervolgkeuzemenu's om records te filteren op basis van het probleem of wanneer het is bijgewerkt.
• Klik op Opslaan als je klaar bent.

De volgende problemen kunnen automatisch worden gedetecteerd en opgelost voor de contacteigenschappen E-mail, Voornaam en Achternaam:

• Hoofdlettergebruik: de waarde heeft ontbrekende of onverwachte hoofdletters (bijv. JOHN zou worden bijgewerkt naar John, macdonald zou worden bijgewerkt naar MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com zou worden bijgewerkt naar example@hubspot.com).
• Gecombineerde velden: de waarden voor voor- en achternaam zijn gecombineerd ( JohnSmith zou bijvoorbeeld worden bijgewerkt tot John Smith).
• Spatie en interpunctie: de waarde bevat onverwachte spatie of interpunctie. Voorbeelden van hoe deze velden worden opgelost:
  • Speciale tekens aan het einde van namen verwijderen (bijv. ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
  • Speciale tekens binnen namen verwijderen (bijv. ;:<)
  • Verwijder spaties aan het begin/eind van namen.
  • Verwijder namen met ontbrekende spaties (bijv. Chris naar Chris, St.James naar St. James, John! naar John, JohnDoe naar John Doe).

Formaat probleemtracering beheren

Pas aan welke opmaakproblemen HubSpot controleert voor contactpersonen door de opmaakregels te selecteren die het belangrijkst zijn voor jouw team.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik rechtsboven op Acties.
• Selecteer opmaakproblemen oplossen in het vervolgkeuzemenu.
• Klik rechtsboven op Acties > Probleemtypes beheren.
• 
  Schakel in het rechterpaneel de schakelaar uit voor eigenschappen die u niet wilt controleren op opmaakproblemen.

• Klik op Opslaan.

Opmaakvoorkeuren voor locatiegegevens instellen

U kunt instellen hoe de gegevens van de eigenschappen Staat/Regio en Land moeten worden opgemaakt voor contactpersonen. Zodra een voorkeur is ingesteld, zullen de aanbevelingen voor opmaak de onjuiste opmaak detecteren en de voorkeursindeling voorstellen die je kunt accepteren.

Om deze voorkeuren bij te werken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer Contactpersonen.

• Selecteer voor de standaard eigenschap Staat/regio de opmaak van uw voorkeur, ofwel de volledige naam van de staat (bijv. Massachusetts) of de afkorting van de staat (bijv. MA).

• Voor de standaard eigenschap Country (Land) selecteert u de opmaak van uw voorkeur: volledige naam van het land (bijv. Verenigde Staten) of afkorting van het land (bijv. VS).

• Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen. U hebt nu toegang tot uw gedetecteerde opmaakproblemen om de waarden van de eigenschap Staat/Regio of Land aan te passen aan de indeling van uw voorkeur.

Opmaakproblemen gedetecteerd door HubSpot

Om records te identificeren en aanbevelingen te doen, worden bepaalde eigenschappen automatisch geëvalueerd op mogelijke opmaakproblemen.

Let op: HubSpot maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om potentiële problemen te identificeren, dus het kan zijn dat je het niet eens bent met een gedetecteerd probleem of een voorgestelde oplossing. In dat geval kun je de suggestie verwerpen.

• De waarde heeft een ontbrekende of onverwachte hoofdletter. Mogelijke problemen zijn onder andere:
  
  • De waarde bevat alle hoofdletters.
  • De waarde bevat geen hoofdletters.
  • De waarde bevat andere onverwachte hoofdletters (bijv. JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com)
  • De waarde bevat een ander teken dat een hoofdletter zou moeten zijn, maar dat niet is (bijv. Desantos in plaats van DeSantos, macdonald in plaats van MacDonald).
• De waarde bevat tekst die niet algemeen herkend wordt als e-mailadres of naam.
• De waarde bevat ten minste één onverwacht getal.
• De waarde bevat een URL of domein dat niet algemeen wordt opgenomen in de eigenschap.
• De waarde bevat een onverwachte aanhef (bijv. meneer, mevrouw, enz.).
• De waarde bevat een onjuiste voor- en achternaamopmaak. Mogelijke problemen zijn onder andere:
  • De waarden voor voor- en achternaam kunnen gecombineerd zijn.
  • De waarden voor voor- en achternaam zijn hetzelfde.
  • De waarden voor voor- en achternaam kunnen verwisseld zijn.
• Het formaat van deze eigenschap kan verschillen.
• De waarde is leeg.
• De waarde voor e-mailadres is waarschijnlijk tijdelijk en ongeldig.
• De waarde is geen geldig e-mailadres.
• Het formaat is onverwacht of ongeldig voor de eigenschap.
• De waarde bevat onverwachte tekens of tekst die niet gebruikelijk is in de eigenschap.
• Het formaat is onverwacht of ongeldig voor een naam.
• De waarde bevat onverwachte of mogelijk ongeschikte tekst.
• De waarde bevat gebruikelijke plaatshoudertekst (bijv. n.v.t., Onbekend).
• De waarde bevat onverwachte spatiëring of interpunctie. Dit omvat speciale tekens aan het einde van namen (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), speciale tekens binnen namen (`;:<`), spaties aan het begin en einde van namen en ontbrekende spaties.
• De waarde bevat een onverwacht aantal tekens (d.w.z. de waarde is te lang of te kort).

Een contactpersoon wordt in de lijst opgenomen als een van de volgende problemen wordt geïdentificeerd voor de eigenschappen van de staat/regio en het land:

• De waarde heeft geen of een onverwacht hoofdlettergebruik.
• De waarde heeft onverwachte spatiëring of interpunctie (bijv. UnitedStates, USA?).
• De waarde is leeg.
• De waarde is verkeerd (bv. de verkeerde tijdzone is geselecteerd).
• Een ander formaat kan de voorkeur hebben voor deze eigenschap. De aanbevolen oplossing is gebaseerd op de opmaakvoorkeuren voor uw locatie.