Organizowanie, usuwanie i eksportowanie właściwości

Aby pomóc w utrzymaniu wysokiej jakości danych w CRM, ważne jest, aby utrzymać porządek w nieruchomościach. Możesz podzielić właściwości na grupy lub zarchiwizować i usunąć nieużywane właściwości. Aby wyświetlić informacje o właściwościach dla wielu obiektów, można również wyeksportować wszystkie właściwości lub dane historyczne dla pojedynczej właściwości.

Jeśli chcesz utworzyć nowe lub zaktualizować istniejące właściwości, dowiedz się, jak tworzyć i edytować właściwości. Aby uzyskać wskazówki dotyczące aktualizacji wartości właściwości rekordu, dowiedz się, jak edytować wartość właściwości w rekordzie lub zbiorczo.

Tworzenie i edytowanie grup właściwości

Grupy właściwości mogą pomóc w identyfikacji powiązanych właściwości w obiekcie. Istnieją domyślne grupy właściwości, ale można także tworzyć grupy niestandardowe. Grupy te pojawiają się tylko w ustawieniach właściwości. Aby pogrupować właściwości w rekordzie, użyj pasków bocznych rekordu.

Aby utworzyć nową lub edytować istniejącą grupę:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Właściwości.
3. Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierz właściwości [obiektu] dla obiektu, którego grupy chcesz edytować.
4. Kliknij kartę Grupy.

5. Aby utworzyć nową grupę, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz grupę. Aby edytować istniejącą grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Edytuj.

6. W oknie dialogowym wprowadź nazwę grupy i kliknij przycisk Zapisz.

7. Aby wyświetlić właściwości grupy, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Wyświetl właściwości.

8. Aby usunąć grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij przycisk Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń, aby potwierdzić.

Dodawanie właściwości do grupy

Aby dodać pojedynczą właściwość do grupy:

1. Najedź kursorem na właściwość, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij polecenie Przenieś do grupy.
2. W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Aby dodać wiele właściwości do tej samej grupy:

1. Zaznacz pola wyboru obok właściwości.
2. W górnej części tabeli kliknij + Dodaj do grupy.
3. W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Właściwości archiwum

Po zarchiwizowaniu właściwości są przechowywane na karcie Zarchiwizowane i zostaną trwale usunięte po 90 dniach.

Archiwizowanie właściwości nieużywanych na koncie HubSpot

Właściwość można zarchiwizować, jeśli nie jest ona używana w żadnych rekordach lub zasobach (np. na liście, stronie indeksu lub w filtrach raportów). Można ją również trwale usunąć bez wcześniejszej archiwizacji.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

3. Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierzwłaściwości [obiektu] dla obiektu, którego właściwości chcesz zarchiwizować.

4. Kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Archiwizuj.
5. W prawym panelu kliknij Usuń na stałe lub Archiwizuj.

Archiwizowanie właściwości używanych na koncie HubSpot

Właściwości można archiwizować tylko wtedy, gdy nie są one używane w zasobach lub narzędziach, które uniemożliwiają archiwizację (np. w segmencie, formularzu lub przepływie pracy).

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

3. Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierzwłaściwości [obiekt] dla obiektu, którego właściwości chcesz zarchiwizować.

4. Aby zarchiwizować pojedynczą właściwość, najedźna niąkursorem, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Archiwizuj.
5. W prawym panelu sprawdź, gdzie właściwości są używane przed archiwizacją:
   
   • Współczynnik wypełnienia dla tej właściwości: procent rekordów, które mają wartość dla właściwości. Kliknij przycisk Przejrzyj [rekordy], aby wyświetlić rekordy z wartością. Właściwość można zarchiwizować, nawet jeśli rekordy mają wartości.
   • Zasoby uniemożliwiające archiwizację: narzędzia, takie jak przepływy pracy lub karty właściwości, dla których, jeśli właściwość jest używana, nie można jej zarchiwizować, dopóki nie zostanie usunięta. Kliknij opcję Przejrzyj [zasoby], aby przejść do narzędzia w celu wyświetlenia i zaktualizowania miejsca, w którym właściwość jest używana.
     • Na przykład widzisz, że przepływ pracy uniemożliwia archiwizację właściwości. Przechodzisz do przepływu pracy i zauważasz akcjęEdytuj rekord, która używa właściwości. Usuwasz akcję, aby właściwość mogła zostać zarchiwizowana.
   • Inne zasoby korzystające z tej właściwości: dodatkowe narzędzia, w których właściwość jest używana. Właściwość może zostać zarchiwizowana, jeśli jest używana przez zasoby w tej sekcji. Po zarchiwizowaniu właściwość zostanie usunięta z zasobu (np. usunięta jako kolumna w widoku strony indeksu).

6. Kliknij przycisk Archiwizuj właściwość, aby potwierdzić.
7. Aby zarchiwizować wiele właściwości, zaznacz pola wyboru obok właściwości, a następnie kliknij przycisk Archiwizuj w górnej części tabeli.
8. W oknie dialogowym:
   • W polu tekstowym Type the number of properties to archive wprowadź liczbę właściwości do zarchiwizowania.
   • Kliknij przycisk Archiwizuj.

Przywracanie lub trwałe usuwanie zarchiwizowanych właściwości

Uwaga: właściwości zarchiwizowane 90 lub więcej dni temu zostały usunięte i nie można ich przywrócić.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

3. Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt, a następnie wybierz właściwości [obiekt] dla obiektu, którego właściwości chcesz przywrócić lub usunąć.

4. Kliknij kartę Zarchiwizowane.

5. Zlokalizuj właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć:

   • Kliknij menu rozwijane Filtruj według i wybierz typ właściwości.

   • Użyj pól daty, aby filtrować właściwości na podstawie daty ich archiwizacji.

6. Zaznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć. Możesz zaznaczyć pole wyboru w lewym górnym rogu tabeli, aby wybrać wszystkie właściwości z listy.

7. W górnej części tabeli kliknij przycisk Przywróć lub Usuń.

   • W przypadku usuwania, w oknie dialogowym wpisz liczbę usuwanych właściwości, a następnie kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić.

Eksportowanie wszystkich właściwości

Użytkownicy z uprawnieniami do eksportowania mogą wyeksportować listę wszystkich właściwości wszystkich obiektów konta. Wyeksportowany plik będzie zawierał podstawowe informacje, w tym: nazwę każdej właściwości, nazwę wewnętrzną, typ, opis, grupę, opcje (jeśli dotyczy), użytkownika, który ją utworzył, użycie i współczynnik wypełnienia. Plik będzie również zawierał czas ostatniej aktualizacji i źródło aktualizacji dla właściwości kontaktu, firmy, transakcji i biletu. Nie można eksportować pojedynczych właściwości.

Aby wyświetlić wartości właściwości, można wyeksportować historię poszczególnych właściwości lub wyświetlić dane historyczne dla właściwości w rekordzie.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
3. W prawym górnym rogu kliknij Eksportuj wszystkie właściwości.
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz żądany format eksportowanego pliku.
5. Kliknij przycisk Eksportuj. Po przetworzeniu eksportu otrzymasz link do pobrania za pośrednictwem poczty e-mail i centrum powiadomień. Jeśli nie widzisz wiadomości e-mail, upewnij się, że powiadomienia są włączone.

Możesz także wyeksportować historię nieruchomości i użyć danych historycznych do przywrócenia poprzednich wartości.