Organizowanie, usuwanie i eksportowanie właściwości

Aby pomóc w utrzymaniu wysokiej jakości danych w CRM, ważne jest, aby utrzymać porządek w nieruchomościach. Możesz podzielić właściwości na grupy lub zarchiwizować i usunąć nieużywane właściwości. Aby wyświetlić informacje o właściwościach dla wielu obiektów, można również wyeksportować wszystkie właściwości lub dane historyczne dla pojedynczej właściwości.

Jeśli chcesz utworzyć nowe lub zaktualizować istniejące właściwości, dowiedz się, jak tworzyć i edytować właściwości. Aby uzyskać wskazówki dotyczące aktualizowania wartości właściwości rekordu, dowiedz się, jak edytować wartość właściwości w rekordzie lub zbiorczo.

Tworzenie i edytowanie grup właściwości

Grupy właściwości mogą pomóc w identyfikacji powiązanych właściwości w obiekcie. Istnieją domyślne grupy właściwości, ale można także tworzyć grupy niestandardowe. Grupy te są używane tylko w ustawieniach właściwości. Aby pogrupować właściwości w rekordzie, należy użyć pasków bocznych rekordu.

Aby utworzyć nową lub edytować istniejącą grupę:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Właściwości.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierz właściwości [obiektu] dla obiektu, którego grupy chcesz edytować.
• Kliknij kartę Grupy.

• Aby utworzyć nową grupę, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz grupę. Aby edytować istniejącą grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Edytuj.

• W oknie dialogowym wprowadź nazwę grupy i kliknij Zapisz.

• Aby wyświetlić właściwości grupy, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Wyświetl właściwości.

• Aby usunąć grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij przycisk Usuń. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić.

Dodawanie właściwości do grupy

Użytkownicy muszą mieć uprawnienia doedycji ustawień właściwości, aby przenieść właściwości do grupy.

Aby dodać pojedynczą właściwość do grupy:

• Najedź kursorem na właściwość, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij polecenie Przenieś do grupy.

• W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Aby dodać wiele właściwości do tej samej grupy:

• Zaznacz pola wyboru obok właściwości.

• W górnej części tabeli kliknij + Dodaj do grupy.
• W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Właściwości archiwum

Aby archiwizować właściwości, użytkownicy muszą mieć uprawnienia doedycji ustawień właściwości. Po zarchiwizowaniu właściwości są przechowywane na karcie Zarchiwizowane właściwości i zostaną trwale usunięte po 90 dniach.

Właściwości można archiwizować tylko wtedy, gdy nie są one używane w innym miejscu na koncie HubSpot (np. na liście lub w przepływie pracy).

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierzwłaściwości [obiektu] dla obiektu, którego właściwości chcesz zarchiwizować.

• Aby zarchiwizować pojedynczą właściwość, najedźna niąkursorem, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Archiwizuj.

• Aby zarchiwizować wiele właściwości, zaznacz pola wyboru obok właściwości, a następnie kliknij przycisk Archiwizuj w górnej części tabeli.

• W prawym panelu sprawdź, gdzie właściwości są używane przed archiwizacją:
  
  • Współczynnik wypełnienia dla tej właściwości: procent rekordów, które mają wartość dla właściwości. Kliknij przycisk Review [records], aby wyświetlić rekordy z wartością. Właściwość można zarchiwizować, nawet jeśli rekordy mają wartości.
  • Zasoby uniemożliwiające archiwizację: narzędzia, takie jak przepływy pracy lub karty właściwości, dla których, jeśli właściwość jest używana, nie można jej zarchiwizować, dopóki nie zostanie usunięta. Kliknij opcję Przejrzyj [zasoby], aby przejść do narzędzia w celu wyświetlenia i zaktualizowania miejsca, w którym właściwość jest używana.
    • Na przykład widzisz, że przepływ pracy uniemożliwia archiwizację właściwości. Przechodzisz do przepływu pracy i zauważasz akcjęEdytuj rekord, która używa właściwości. Usuwasz akcję, aby właściwość mogła zostać zarchiwizowana.
  • Inne zasoby korzystające z tej właściwości: dodatkowe narzędzia, w których właściwość jest używana. Właściwość może zostać zarchiwizowana, jeśli jest używana przez zasoby w tej sekcji. Po zarchiwizowaniu właściwość zostanie usunięta z zasobu (np. usunięta jako kolumna w widoku strony indeksu).

• Kliknij przycisk Archiwizuj właściwość, aby potwierdzić.

Przywracanie lub trwałe usuwanie zarchiwizowanych właściwości

Użytkownicy z uprawnieniamido edycji ustawień właściwości obiektu mogą przywrócić zarchiwizowane właściwości tego obiektu. Użytkownicy z uprawnieniami super administratora mogą również trwale usunąć wcześniej zarchiwizowane właściwości. Usunięcie właściwości spowoduje wyczyszczenie istniejących wartości z rekordów. Pozwoli to również na ponowne utworzenie usuniętej właściwości z inną konfiguracją. Ten proces czyszczenia zajmie około trzydziestu minut.

Na przykład utworzono niestandardową właściwość tekstową Account ID i nie wymagano unikatowych wartości. Możesz zarchiwizować właściwość, a następnie ją usunąć. Następnie można go ponownie utworzyć z tą samą nazwą i typem pola oraz wymagać tylko liczb i unikalnych wartości.

Uwaga: właściwości zarchiwizowane 90 lub więcej dni temu zostały usunięte i nie można ich przywrócić.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt, a następnie wybierz właściwości [obiekt] dla obiektu, którego właściwości chcesz przywrócić lub usunąć.

• Kliknij kartę Archived Properties.

• Zlokalizuj właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć:

  • Kliknij menu rozwijane Filtruj według i wybierz typ właściwości.

  • Użyj pól daty, aby filtrować właściwości na podstawie daty ich archiwizacji.

• Zaznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć. Możesz zaznaczyć pole wyboru w lewym górnym rogu tabeli, aby wybrać wszystkie właściwości z listy.

• W górnej części tabeli kliknij przycisk Przywróć lub Usuń.

  • W przypadku usuwania, w oknie dialogowym wpisz liczbę usuwanych właściwości, a następnie kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić.

Eksportowanie wszystkich właściwości

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.

• W prawym górnym rogu kliknij Eksportuj wszystkie właściwości.

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz żądany format eksportowanego pliku.

• Kliknij przycisk Eksportuj. Po przetworzeniu eksportu otrzymasz link do pobrania za pośrednictwem poczty e-mail i centrum powiadomień.

• Możesz także wyeksportować historię nieruchomości i użyć danych historycznych do przywrócenia poprzednich wartości.