Organiczne, usuwanie i eksportowanie właściwości

Aby utrzymać jakość danych w CRM, ważne jest, aby utrzymywać właściwości w porządku organicznym. Właściwość można podzielić na grupy lub zarchiwizować i usunąć nieużywane właściwości. Aby wyświetlić informacje o właściwościach dla wielu obiektów, można również eksportować wszystkie właściwości lub dane historyczne dla pojedynczej właściwości.

Jeśli chcesz utworzyć nowe lub zaktualizować istniejące właściwości, dowiedz się, jak tworzyć i edytować właściwości. Aby uzyskać wskazówki dotyczące aktualizacji wartości właściwości rekordu, dowiedz się, jak edytować wartość właściwości w rekordzie lub zbiorczo.

Tworzenie i edytowanie grup właściwości

Grupy właściwości mogą pomóc w identyfikacji powiązanych właściwości w obiekcie. Istnieją domyślne grupy właściwości, ale można również tworzyć grupy niestandardowe. Grupy te są używane tylko w ustawieniach właściwości. Aby pogrupować właściwości w rekordzie, należy użyć pasków bocznych rekordu.

Aby utworzyć nową lub edytować istniejącą grupę:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwość.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierz Właściwość [obiekt] dla obiektu, którego grupy chcesz edytować.
• Kliknij kartę Grupy.

• Aby utworzyć nową grupę, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz grupę. Aby edytować istniejącą grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Edytuj.

• W oknie dialogowym wprowadź nazwę grupy i kliknij Zapisz.

• Aby wyświetlić właściwości grupy, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Wyświetl właściwości.

• Aby usunąć grupę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij przycisk Usuń. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić.

Dodawanie właściwości do grupy

Użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edycji ustawień właściwości, aby przenieść właściwości do grupy.

Aby dodać pojedynczą właściwość do grupy:

• Najedź kursorem na właściwość, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Przenieś do grupy.

• W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Aby dodać wiele właściwości do tej samej grupy:

• Zaznacz pola wyboru obok właściwości.

• W górnej części tabeli kliknij przycisk + Dodaj do grupy.
• W oknie dialogowym wybierz grupę z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Właściwość archiwum

Aby archiwizować właściwości, użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edycji ustawień właściwości. Po zarchiwizowaniu, właściwości są przechowywane w zakładce Zarchiwizowane i zostaną trwale usunięte po 90 dniach.

Archiwizowanie właściwości nieużywanych na koncie HubSpot

Jeśli właściwość nie jest używana w żadnych rekordach lub zasobach na koncie HubSpot, można ją zarchiwizować. Można również usunąć go na stałe bez wcześniejszej archiwizacji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwość.

• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierzWłaściwości [obiektu] dla obiektu, którego właściwości chcesz zarchiwizować.

• Kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Archiwizuj.
• W prawym panelu kliknij Usuń na stałe lub Archiwizuj. Dowiedz się więcej o skutkach trwałego usunięcia na stałe właściwości.

Właściwość archiwum używana na koncie HubSpot

Właściwość można archiwizować tylko wtedy, gdy nie jest ona używana w zasobach lub narzędziach, które uniemożliwiają archiwizację na koncie HubSpot (np. na liście, w formularzu lub w przepływie pracy).

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwość.

• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt , a następnie wybierzWłaściwość [obiekt] dla obiektu, którego właściwości chcesz zarchiwizować.

• Aby zarchiwizować pojedynczą właściwość, najedźna niąkursorem, kliknij menu rozwijane Więcej, a następnie kliknij opcję Archiwizuj.

• W prawym panelu dokonaj oceny miejsca użycia Właściwości przed archiwizacją:
  
  • Współczynnik wypełnienia dla tej właściwości: procent rekordów, które mają wartość dla tej właściwości. Kliknij przycisk Ocena [rekordy], aby wyświetlić rekordy z wartością. Właściwość może zostać zarchiwizowana, nawet jeśli rekordy mają wartości.
  • Właściwość uniemożliwiająca archiwizację: narzędzia, takie jak przepływy pracy lub karty właściwości, dla których, jeśli właściwość jest używana, nie można jej zarchiwizować, dopóki nie zostanie usunięta. Kliknij przycisk Ocena [assets], aby przejść do narzędzia w celu wyświetlenia i zaktualizowania, gdzie właściwość jest używana.
    • Na przykład widzisz, że przepływ pracy uniemożliwia archiwizację właściwości. Przechodzisz do przepływu pracy i zauważasz akcjęEdytuj rekord, która używa właściwości. Usuwasz akcję, aby właściwość mogła zostać zarchiwizowana.
  • Inne zasoby korzystające z tej właściwości: dodatkowe narzędzia, w których właściwość jest używana. Właściwość może zostać zarchiwizowana, jeśli jest używana przez zasoby w tej sekcji. Po zarchiwizowaniu właściwość zostanie usunięta z zasobu (np. usunięta jako kolumna w widoku strony indeksu).

• Kliknij przycisk Archiwizuj właściwość, aby potwierdzić.
• Aby zarchiwizować wiele właściwości, zaznacz pola wyboru obok właściwości, a następnie kliknij przycisk Archiwizuj w górnej części tabeli.
• W oknie dialogowym:
  • Wpisz liczbę właściwości do zarchiwizowania.
  • Kliknij przycisk Archiwizuj.

Przywrócenie lub trwałe usunięcie z możliwością cofnięcia zarchiwizowanych właściwości

Użytkownicy z uprawnieniami do edycji ustawień właściwości obiektu mogą przywrócić zarchiwizowane właściwości tego obiektu. Użytkownicy z uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach mogą również trwale usunąć wcześniej zarchiwizowane właściwości. Usunięcie właściwości spowoduje wyczyszczenie istniejących wartości z rekordów. Pozwoli to również na ponowne utworzenie usuniętej właściwości z inną konfiguracją. Ten proces czyszczenia zajmie około trzydziestu minut.

Na przykład utworzono niestandardową właściwość tekstową Konto ID i nie wymagano unikatowych wartości. Właściwość można zarchiwizować, a następnie usunąć. Następnie możesz utworzyć go ponownie z tą samą nazwą i typem pola oraz wymagać tylko liczb i unikalnych wartości.

Uwaga: właściwości zarchiwizowane 90 lub więcej dni temu zostały usunięte i nie można ich przywrócić.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwość.

• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt, a następnie wybierz Właściwość [obiekt] dla obiektu, którego właściwość chcesz przywrócić lub usunąć.

• Kliknij kartę Zarchiwizowane.

• Zlokalizuj właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć:

  • Kliknij menu rozwijane Filtruj według i wybierz typ właściwości.

  • Użyj pól daty, aby filtrować właściwości na podstawie daty ich archiwizacji.

• Zaznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz przywrócić lub trwale usunąć. Możesz zaznaczyć pole wyboru w lewym górnym rogu tabeli, aby wybrać wszystkie właściwości z listy.

• W górnej części tabeli kliknij przycisk Przywróć lub Usuń.

  • W przypadku usuwania, w oknie dialogowym wpisz liczbę usuwanych właściwości, a następnie kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić.

Eksport wszystkich właściwości

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W lewym menu paska bocznego przejdź do Właściwość.

• W prawym górnym rogu kliknij Eksportuj wszystkie właściwości.

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz żądany format eksportowanego pliku.

• Kliknij Eksport. Po przetworzeniu eksportu otrzymasz link do pobrania za pośrednictwem wiadomości e-mail i w centrum powiadomień.

Można również eksportować historię właściwości i używać danych historycznych do przywracania poprzednich wartości.