Organizar, excluir e exportar propriedades

CRM Para ajudar a manter os dados de qualidade em seu Você pode separar as propriedades em grupos ou arquivar e excluir propriedades não utilizadas. Para exibir informações de propriedade de vários objetos, você também pode exportar todas as propriedades ou dados históricos de uma única propriedade.

Se desejar criar propriedades novas ou atualizar propriedades existentes, aprenda como criar e editar propriedades. Para obter orientação sobre como atualizar os valores de propriedade de um registro, aprenda como editar um valor de propriedade em um registro ou em massa. 

Criar e editar grupos de propriedades

Os grupos de propriedades podem ajudá-lo a identificar propriedades relacionadas em um objeto. Existem grupos de propriedades padrão, mas você também pode criar grupos personalizados. Esses grupos são usados apenas nas configurações das propriedades. Para agrupar propriedades em um registro, use as barras laterais do registro.

Para criar um novo grupo ou editar um grupo existente:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e, em seguida, selecione as Propriedades de [objeto] para o objeto cujos grupos você deseja editar.
• Clique na guia Grupos.

• Para criar um novo grupo, no canto superior direito, clique em Criar grupo. Para editar um grupo existente, passe o mouse sobre o grupo e clique em Editar.

• Na caixa de diálogo, insira o nome do grupo e clique em Salvar.

• Para exibir as propriedades de um grupo, passe o mouse sobre o grupo e clique em Exibir propriedades.

• Para excluir um grupo, passe o mouse sobre o grupo e clique em Excluir. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.

Adicionar propriedades a um grupo

Os usuários devem ter permissões Editar configurações de propriedade para mover as propriedades para um grupo. 

Para adicionar uma propriedade a um grupo:

• Passe o mouse sobre a propriedade, clique no menu suspenso Mais e clique em Mover para o grupo.

• Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

Para adicionar várias propriedades ao mesmo grupo:

• Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades.

• Na parte superior da tabela, clique em + Adicionar ao grupo.
• Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

Arquivar propriedades

Os usuários devem ter permissões para Editar configurações de propriedade para arquivar propriedades. Uma vez arquivadas, as propriedades são armazenadas na guia Arquivado e serão excluídas permanentemente após 90 dias.

Arquive as propriedades que não estão em uso na sua conta HubSpot

Se uma propriedade não estiver sendo usada em nenhum registro ou ativo dentro da sua conta HubSpot, você pode arquivá-la. Você também pode excluir permanentemente sem arquivá-lo primeiro.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecione um objeto e selecione as Propriedades de [objeto] do objeto cujas propriedades você deseja arquivar.

• Clique no menu suspenso Mais e, em seguida, clique em Arquivar.
• No painel direito, clique em Excluir permanentemente ou Arquivar. Saiba mais sobre o impacto quando você exclui permanentemente uma propriedade .

Arquive as propriedades em uso na sua conta HubSpot

Você só pode arquivar propriedades se elas não forem usadas em ativos ou ferramentas que impeçam o arquivamento na sua conta HubSpot (por exemplo, em uma lista, formulário ou fluxo de trabalho).

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecione um objeto e selecione as Propriedades de [objeto] do objeto cujas propriedades você deseja arquivar.

• Para arquivar uma propriedade individual, passe o mouse sobre a propriedade, clique no menu suspenso Mais e clique em Arquivar.

• No painel direito, revise onde as propriedades são usadas antes do arquivamento:
  
  • Taxa de preenchimento para esta propriedade : a porcentagem de registros que têm um valor para a propriedade. Clique em Revisar [registros] para exibir registros com um valor. As propriedades podem ser arquivadas mesmo que os registros tenham valores.
  • Ativos que impedem o arquivamento: ferramentas, como cartões de fluxos de trabalho ou propriedade, para as quais, se a propriedade for usada, não poderá ser arquivada até que seja removida. Clique em Revisar [ativos] para navegar até a ferramenta para exibir e atualizar onde a propriedade é usada.
    • Por exemplo, você vê que um fluxo de trabalho impede um arquivo de propriedades. Navegue até o fluxo de trabalho e observe uma ação Editar registro que usa a propriedade. Exclua a ação para que a propriedade possa ser arquivada.
  • Outros ativos que utilizem esta propriedade : ferramentas adicionais nas quais a propriedade é utilizada. As propriedades podem ser arquivadas se usadas por recursos nesta seção. Uma vez arquivada, a propriedade será removida do ativo (por exemplo, removida como uma coluna em uma exibição de página de índice).

• Clique em Arquivar propriedade para confirmar.
• Para arquivar várias propriedades, marque as caixas de seleção ao lado das propriedades e clique em Arquivar na parte superior da tabela. 
• Na caixa de diálogo:
  • Digite o número de propriedades a serem arquivadas.
  • Clique em Arquivar.

Restaurar ou excluir permanentemente as propriedades arquivadas

objeto Os usuários com permissões para Editar configurações de propriedade podem restaurar as propriedades arquivadas desse objeto. Os usuários com permissões de Superadministrador também podem excluir permanentemente propriedades arquivadas anteriormente. Quando você exclui uma propriedade, os valores existentes dos registros são limpos. Também permitirá recriar a propriedade excluída com uma configuração diferente. Esse processo de limpeza levará cerca de trinta minutos.

Por exemplo, você criou uma propriedade baseada em texto de ID da conta personalizada e não exigiu valores exclusivos. Você pode arquivar a propriedade e excluí-la. Em seguida, você pode recriá-lo com o mesmo nome e tipo de campo e exigir apenas números e valores exclusivos.

Observação: as propriedades arquivadas há 90 dias ou mais foram excluídas e não podem ser restauradas.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e, em seguida, selecione as Propriedades de [objeto] para o objeto cuja propriedade você deseja restaurar ou excluir.

• Clique na guia Arquivado.

• Localize as propriedades que deseja restaurar ou excluir permanentemente.

  • Clique no menu suspenso Filtrar por e selecione o tipo de propriedade.

  • Use os campos de data para filtrar as propriedades com base em quando foram arquivadas.

• Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades que você deseja restaurar ou excluir permanentemente. Você pode marcar a caixa de seleção no canto superior esquerdo da tabela para selecionar todas as propriedades na lista.

• No canto superior da tabela, clique em Restaurar ou Excluir.

  • Se estiver excluindo, na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que você está excluindo e clique em Excluir para confirmar.

Exportar todas as propriedades

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• No canto superior direito, clique em Exportar todas as propriedades.

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione o formato em que você deseja exportar o arquivo.

• Clique em Exportar. Depois que a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e em seu centro de notificação.

Você também pode exportar histórico de propriedades e usar dados históricos para restaurar valores anteriores.