Organizar, eliminar y exportar propiedades

Para ayudar a mantener la calidad de los datos en tu CRM, es importante mantener tus propiedades organizadas. Puedes separar las propiedades en grupos, o archivar y eliminar las propiedades no utilizadas. Para ver la información de las propiedades de varios objetos, también puedes exportar todas las propiedades o los datos históricos de una sola propiedad.

Si quieres crear nuevas propiedades o actualizar las existentes, aprende a crear y editar propiedades. Para obtener más información sobre cómo actualizar los valores de las propiedades de un registro, aprende cómo editar el valor de una propiedad de un registro o de forma masiva. 

Crear y editar grupos de propiedades

Los grupos de propiedades pueden ayudarte a identificar propiedades relacionadas dentro de un objeto. Existen grupos de propiedades predeterminados, pero también puedes crear grupos personalizados. Estos grupos se utilizan únicamente en la configuración de las propiedades. Para agrupar las propiedades de un registro, utiliza las barras laterales.

Para crear un nuevo grupo o editar uno existente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades del [objeto] para el objeto cuyos grupos quieres editar.
4. Haz clic en la pestaña Grupos.

5. Para crear un nuevo grupo, en la parte superior derecha, haz clic en Crear grupo. Para editar un grupo existente, coloca el cursor sobre el grupo y haz clic en Editar.

6. En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del grupo y haz clic en Guardar.

7. Para ver las propiedades de un grupo, pasa el cursor sobre él y haz clic en Ver propiedades.

8. Para eliminar un grupo, coloca el cursor sobre él y haz clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Agregar propiedades a un grupo

Los usuarios deben tener permisos de Editar configuración de propiedades para mover propiedades a un grupo. 

Para agregar una propiedad individual a un grupo:

1. Pasa el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y luego haz clic en Mover al grupo.

2. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Para agregar varias propiedades al mismo grupo:

1. Selecciona las casillas de verificación al lado de las propiedades.

2. En la parte superior de la tabla, haz clic en + Agregar al grupo.
3. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Archivar propiedades

Los usuarios deben tener permisos de Editar configuración de propiedades para archivar propiedades. Una vez archivadas, las propiedades se almacenan en la pestaña Archivadas y se eliminarán permanentemente transcurridos 90 días.

Archiva las propiedades que no están en uso en tu cuenta de HubSpot

Si una propiedad no está siendo utilizada en ningún registro o recurso dentro de tu cuenta de HubSpot, puedes archivarla. También puedes borrarlo definitivamente sin archivarlo antes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres ver o editar.

4. Haz clic en el menú desplegable Más y, a continuación, en Archivo.
5. En el panel derecho, haz clic en Eliminar permanentemente o Archivar. Obtén más información sobre el impacto cuando eliminas permanentemente una propiedad.

Archivo de propiedades en uso dentro de tu cuenta de HubSpot

Solo puedes archivar propiedades si no se utilizan en recursos o herramientas que impidan el archivo dentro de tu cuenta de HubSpot (por ejemplo, en una lista, formulario o workflow).

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres ver o editar.

4. Para archivar una propiedad individual, pasa el cursor por encima de la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y, a continuación, haz clic en Archivar.

5. En el panel derecho, revisa dónde se utilizan las propiedades antes de archivarlas:
   
   • Tasa de llenado de esta propiedad: el porcentaje de registros que tienen un valor para la propiedad. Haz clic en Revisar [registros] para ver los registros con un valor. La propiedad puede archivarse aunque los registros tengan valores.
   • Recursos que impiden el archivo: herramientas, como workflows o tarjetas de propiedad, para las que, si se utiliza la propiedad, no se puede archivar hasta que se elimine. Haz clic en Revisar [recursos] para navegar a la herramienta para ver y actualizar dónde se utiliza la propiedad.
     • Por ejemplo, verás que un workflow impide el archivo de una propiedad. Navega hasta el workflow y observa una acción Editar registro que utiliza la propiedad. Elimina la acción para poder archivar la propiedad.
   • Otros recursos que utilizan esta propiedad: herramientas adicionales en las que se utiliza la propiedad. La propiedad puede archivarse si es utilizada por los recursos de esta sección. Una vez archivada, la propiedad se eliminará del recurso (por ejemplo, se eliminará como columna en una visualización de página de índice).

6. Haz clic en Archivar propiedad para confirmar.
7. Para archivar varias propiedades, selecciona las casillas de verificación situadas junto a las propiedades y, a continuación, haz clic en Archivar en la parte superior de la tabla. 
8. En el cuadro de diálogo:
   • Escribe el número de propiedades para archivar.
   • Haz clic en Archivar.

Restaurar o eliminar permanentemente propiedades archivadas

Los usuarios con permisos de Editar configuración de propiedad de un objeto pueden restaurar las propiedades archivadas de ese objeto. Los usuarios con permisos de superadministrador también pueden eliminar permanentemente las propiedades archivadas anteriormente. Al eliminar una propiedad se borrarán los valores existentes en los registros. También te permitirá volver a crear la propiedad eliminada con una configuración diferente. Este proceso de limpieza durará unos treinta minutos.

Por ejemplo, creaste una propiedad personalizada basada en texto ID de cuenta y no requirió valores únicos. Puedes archivar la propiedad y luego eliminarla. A continuación, puedes volver a crearlo con el mismo nombre y tipo de campo y exigir solo números y valores únicos.

Nota: las propiedades archivadas hace 90 días o más han sido eliminadas y no se pueden restaurar.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona el objeto cuyas propiedades deseas restaurar o editar.

4. Haz clic en la pestaña Archivado.

5. Busca las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente.

   • Haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona el tipo de propiedad.

   • Usa los campos de fecha para filtrar las propiedades según el momento en que se archivaron.

6. Selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente. Selecciona la casilla de comprobación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todas las propiedades en la lista.

7. En la parte superior de la tabla, haz clic en Restaurar o Eliminar.

   • Si vas a eliminar, en el cuadro de diálogo escribe el número de propiedades que vas a eliminar y haz clic en Eliminar para confirmar.

Exportar todas las propiedades

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

3. En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar todas la propiedades.

4. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona el formato de archivo que quieres para el archivo exportado.

5. Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga por correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

También puedes exportar el historial de propiedades y utilizar los datos históricos para restaurar valores anteriores.