Organizar, eliminar y exportar propiedades

Para ayudar a mantener la calidad de los datos en tu CRM, es importante mantener tus propiedades organizadas. Puede separar las propiedades en grupos, o archivar y eliminar las que no utilice. Puede exportar propiedades de un solo objeto o de varios.

Aprenda a exportar el historial de una propiedad para ver sus valores por registro. Si desea crear nuevas propiedades o actualizar las existentes, aprenda a crear y editar propiedades.

Crear y editar grupos de propiedades

Los grupos de propiedades pueden ayudarte a identificar propiedades relacionadas dentro de un objeto. Existen grupos de propiedades predeterminados, pero también puedes crear grupos personalizados. Estos grupos sólo aparecen en los ajustes de propiedades. Para agrupar las propiedades de un registro, utiliza las barras laterales.

Para crear un nuevo grupo o editar uno existente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades del [objeto] para el objeto cuyos grupos quieres editar.
4. Haz clic en la pestaña Grupos.

5. Para crear un nuevo grupo, en la parte superior derecha, haz clic en Crear grupo. Para editar un grupo existente, coloca el cursor sobre el grupo y haz clic en Editar.

6. En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del grupo y haz clic en Guardar.

7. Para ver las propiedades de un grupo, pasa el cursor sobre él y haz clic en Ver propiedades.

8. Para eliminar un grupo, coloca el cursor sobre él y haz clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Agregar propiedades a un grupo

Para agregar una propiedad individual a un grupo:

1. Pasa el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y luego haz clic en Mover al grupo.
2. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Para agregar varias propiedades al mismo grupo:

1. Selecciona las casillas de verificación al lado de las propiedades.
2. En la parte superior de la tabla, haz clic en + Agregar al grupo.
3. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Archivar propiedades

Una vez archivadas, las propiedades se almacenan en la pestaña Archivadas y se eliminarán permanentemente transcurridos 90 días.

Archiva las propiedades que no están en uso en tu cuenta de HubSpot

Puede archivar una propiedad si no se está utilizando en ningún registro o recurso (por ejemplo, segmento, página de índice o filtros de informe). También puedes borrarlo definitivamente sin archivarlo antes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres ver o editar.
4. Haz clic en el menú desplegable Más y, a continuación, en Archivo.
5. En el panel derecho, haz clic en Eliminar permanentemente o Archivar.

Archivo de propiedades en uso dentro de tu cuenta de HubSpot

Sólo puede archivar propiedades si no se utilizan en recursos o herramientas que impidan el archivo (por ejemplo, en un segmento, formulario o workflow).

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres ver o editar.
4. Para archivar una propiedad individual, pase el ratón por encima de la propiedad, haga clic en el menú desplegable Más y, a continuación, haga clic en Archivar.
5. En el panel derecho, revisa dónde se utilizan las propiedades antes de archivarlas:
   
   • Tasa de llenado de esta propiedad: el porcentaje de registros que tienen un valor para la propiedad. Haz clic en Revisar [registros] para ver los registros con un valor. La propiedad puede archivarse aunque los registros tengan valores.
   • Recursos que impiden el archivo: herramientas, como workflows o tarjetas de propiedad, para las que, si se utiliza la propiedad, no puede archivarse hasta que se elimine. Haz clic en Revisar [recursos] para navegar a la herramienta para ver y actualizar dónde se utiliza la propiedad.
     • Por ejemplo, verás que un workflow impide el archivo de una propiedad. Navega hasta el workflow y observa una acción Editar registro que utiliza la propiedad. Elimina la acción para poder archivar la propiedad.
   • Otros recursos que utilizan esta propiedad: herramientas adicionales en las que se utiliza la propiedad. La propiedad puede archivarse si es utilizada por los recursos de esta sección. Una vez archivada, la propiedad se eliminará del recurso (por ejemplo, se eliminará como columna en una visualización de página de índice).

6. Haz clic en Archivar propiedad para confirmar.
7. Para archivar varias propiedades, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las propiedades y, a continuación, haga clic en Archivar en la parte superior de la tabla. 
8. En el cuadro de diálogo:
   • En el campo de texto Escriba el número de propiedades que desea archivar , introduzca el número de propiedades que desea archivar.
   • Haga clic en Archivo.

Restaurar o eliminar permanentemente propiedades archivadas

Nota: las propiedades archivadas hace 90 días o más han sido eliminadas y no se pueden restaurar.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccione Propiedades [objeto] para el objeto cuya propiedad desea restaurar o eliminar.
4. Haga clic en la pestaña Archivado.
5. Busca las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente.
   • Haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona el tipo de propiedad.
   • Usa los campos de fecha para filtrar las propiedades según el momento en que se archivaron.
6. Selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente. Selecciona la casilla de comprobación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todas las propiedades en la lista.
7. En la parte superior de la tabla, haz clic en Restaurar o Eliminar.
   • Si va a eliminar, en el cuadro de diálogo, escriba el número de propiedades que va a eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar para confirmar.

Exportar una propiedad individual

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione un objeto para ver sus propiedades.
4. En la tabla, pase el ratón sobre una propiedad, haga clic en Más y seleccione Exportar definición de propiedad.
5. En el cuadro de diálogo, confirme el formato del archivo y haga clic en Exportar. 

El archivo exportado contendrá información básica como: nombre, nombre interno, tipo, nombre de grupo y usuario que lo creó. Para las propiedades de contacto, empresa, negocio y ticket, el archivo contendrá la última hora de actualización y la fuente de actualización.

Exportar todas las propiedades

Puede exportar una hoja de cálculo de todas las propiedades de todos los objetos de su cuenta o de determinados objetos seleccionados. El archivo exportado contendrá información básica como: el nombre de cada propiedad, el nombre interno, el tipo, la descripción, el grupo, sus opciones (si procede), el usuario que la creó, los usos y la tasa de llenado. El archivo también incluirá la última hora de actualización y la fuente de actualización para las propiedades de contacto, empresa, negocio y ticket.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Propiedades.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar todas la propiedades.
4. En el cuadro de diálogo:
   • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los objetos cuyas propiedades desea exportar. 
   • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione el formato que desee para el archivo exportado.
   • Haz clic en Exportar.