จัดระเบียบลบและส่งออกคุณสมบัติ

เพื่อช่วยรักษาข้อมูลที่มีคุณภาพใน CRM ของคุณสิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบคุณสมบัติของคุณ คุณสามารถแยกพร็อพเพอร์ตี้ออกเป็นกลุ่มหรือเก็บถาวรและลบพร็อพเพอร์ตี้ที่ไม่ได้ใช้ หากต้องการดูข้อมูลที่พักสำหรับวัตถุหลายรายการคุณยังสามารถส่งออกที่พักทั้งหมดหรือข้อมูลในอดีตสำหรับที่พักเดียว

หากต้องการสร้างที่พักใหม่หรืออัพเดทที่มีอยู่ให้ดูวิธีสร้างและแก้ไขที่พัก ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการอัพเดทค่าคุณสมบัติของเรคคอร์ดได้ที่วิธีแก้ไขค่าคุณสมบัติ ในเรคคอร์ดหรือจำนวนมาก 

สร้างและแก้ไขกลุ่มที่พัก

กลุ่มที่พักจะช่วยให้คุณระบุที่พักที่เกี่ยวข้องภายในวัตถุได้ มีกลุ่มที่พักเริ่มต้นแต่คุณสามารถสร้างกลุ่มที่กำหนดเองได้ กลุ่มเหล่านี้จะปรากฏในการตั้งค่าที่พักเท่านั้น หากต้องการจัดกลุ่มคุณสมบัติในระเบียนให้ใช้แถบด้านข้างระเบียน

วิธีสร้างกลุ่มใหม่หรือแก้ไขกลุ่มที่มีอยู่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ
3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุจากนั้นเลือกคุณสมบัติ [object] สำหรับวัตถุที่คุณต้องการแก้ไขกลุ่ม
4. คลิกแท็บ กลุ่ม

5. หากต้องการสร้างกลุ่มใหม่ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างกลุ่ม หากต้องการแก้ไขกลุ่มที่มีอยู่ให้วางเมาส์เหนือกลุ่มจากนั้นคลิกแก้ไข

6. ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนชื่อกลุ่มแล้วคลิก บันทึก

7. หากต้องการดูที่พักในกลุ่มให้วางเมาส์เหนือกลุ่มแล้วคลิกดูที่พัก

8. หากต้องการลบกลุ่มให้วางเมาส์เหนือกลุ่มจากนั้นคลิก ลบ ในกล่องโต้ตอบให้คลิกลบเพื่อยืนยัน

เพิ่มที่พักไปยังกลุ่ม

วิธีเพิ่มที่พักแต่ละแห่งเข้าในกลุ่ม:

1. วางเมาส์เหนือที่พักคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มเติมจากนั้นคลิกย้ายไปยังกลุ่ม
2. ในกล่องโต้ตอบให้เลือกกลุ่มจากเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นคลิก บันทึก

วิธีเพิ่มที่พักหลายแห่งในกลุ่มเดียวกัน:

1. เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากที่พัก
2. ที่ด้านบนของตารางให้คลิก + เพิ่มไปยังกลุ่ม
3. ในกล่องโต้ตอบให้เลือกกลุ่มจากเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นคลิก บันทึก

ที่พักที่จัดเก็บถาวร

เมื่อเก็บถาวรแล้วคุณสมบัติจะถูกจัดเก็บไว้ในแท็บเก็บถาวรและจะถูกลบอย่างถาวรหลังจาก 90 วัน

ที่เก็บคุณสมบัติที่ไม่ได้ใช้ในบัญชี HubSpot ของคุณ

คุณสามารถเก็บถาวรพร็อพเพอร์ตี้ได้หากไม่ได้ใช้ในระเบียนหรือแอสเซ็ตใดๆ (เช่นรายการหน้าดัชนีหรือตัวกรองรายงาน) คุณยังสามารถลบได้อย่างถาวรโดยไม่ต้องเก็บถาวรก่อน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ

3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุจากนั้นเลือกคุณสมบัติ [object] สำหรับวัตถุที่คุณต้องการเก็บถาวร

4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มเติมจากนั้นคลิกจัดเก็บถาวร
5. ในแผงด้านขวาให้คลิกลบอย่างถาวรหรือจัดเก็บถาวร

จัดเก็บคุณสมบัติที่ใช้ภายในบัญชี HubSpot ของคุณ

คุณสามารถจัดเก็บคุณสมบัติได้ก็ต่อเมื่อไม่ได้ใช้ในเนื้อหาหรือเครื่องมือที่ป้องกันการจัดเก็บ (เช่นในเซกเมนต์ฟอร์มหรือเวิร์กโฟลว์)

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ

3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุจากนั้นเลือกคุณสมบัติ [object] สำหรับวัตถุที่คุณต้องการเก็บถาวร

4. หากต้องการเก็บที่พักแต่ละแห่งไว้ในที่พักให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มเติมจากนั้นคลิกเก็บถาวร
5. ในแผงด้านขวาให้ตรวจสอบตำแหน่งที่ใช้คุณสมบัติก่อนเก็บถาวร:
   
   • อัตราการกรอกข้อมูลสำหรับที่พักนี้: เปอร์เซ็นต์ของระเบียนที่มีค่าสำหรับที่พัก คลิกตรวจสอบ [RECORDS] เพื่อดูระเบียนที่มีค่า คุณสมบัติสามารถเก็บถาวรได้แม้ว่าระเบียนจะมีค่า
   • สินทรัพย์ที่ป้องกันการเก็บถาวร: เครื่องมือเช่นเวิร์กโฟลว์หรือบัตรทรัพย์สินซึ่งหากมีการใช้ทรัพย์สินจะไม่สามารถเก็บถาวรได้จนกว่าจะลบออก คลิกตรวจสอบ [assets] เพื่อไปยังเครื่องมือเพื่อดูและอัปเดตสถานที่ที่ใช้
     • ตัวอย่างเช่นคุณเห็นว่าเวิร์กโฟลว์ป้องกันการเก็บถาวรคุณสมบัติ คุณไปที่เวิร์กโฟลว์และสังเกตเห็นการดำเนินการแก้ไขระเบียน ที่ใช้พร็อพเพอร์ตี้ คุณลบการดำเนินการเพื่อให้สามารถเก็บคุณสมบัติได้
   • สินทรัพย์อื่นๆที่ใช้คุณสมบัตินี้: เครื่องมือเพิ่มเติมที่ใช้คุณสมบัตินี้ คุณสมบัติสามารถเก็บถาวรได้หากใช้โดยเนื้อหาในส่วนนี้ เมื่อเก็บถาวรแล้วคุณสมบัติจะถูกลบออกจากเนื้อหา (เช่นลบออกเป็นคอลัมน์ในมุมมองหน้าดัชนี)

6. คลิกที่เก็บถาวรคุณสมบัติเพื่อยืนยัน
7. หากต้องการจัดเก็บพร็อพเพอร์ตี้หลายรายการให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากพร็อพเพอร์ตี้จากนั้นคลิกจัดเก็บที่ด้านบนของ ตาราง
8. ในกล่องโต้ตอบ:
   • ในช่องพิมพ์จำนวนคุณสมบัติในการเก็บถาวรข้อความให้ป้อนจำนวนคุณสมบัติในการเก็บถาวร
   • คลิกจัดเก็บถาวร

คืนค่าหรือลบคุณสมบัติที่เก็บถาวรอย่างถาวร

โปรดทราบ: ที่พักที่เก็บถาวรอย่างน้อย 90 วันที่ผ่านมาถูกลบไปแล้วและไม่สามารถกู้คืนได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ

3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุจากนั้นเลือกคุณสมบัติ [object] สำหรับวัตถุที่คุณต้องการกู้คืนหรือลบ

4. คลิกแท็บเก็บถาวร 

5. ค้นหาคุณสมบัติที่คุณต้องการกู้คืนหรือลบอย่างถาวร:

   • คลิกเมนูดรอปดาวน์ตัวกรองและเลือกประเภทที่พัก

   • ใช้ฟิลด์วันที่เพื่อกรองคุณสมบัติตามเวลาที่เก็บถาวร

6. เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากคุณสมบัติที่คุณต้องการกู้คืนหรือลบอย่างถาวร คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายที่ด้านบนซ้ายของตารางเพื่อเลือกคุณสมบัติทั้งหมดในรายการ

7. ที่ด้านบนของตารางให้คลิกกู้คืนหรือ ลบ

   • หากลบในกล่องโต้ตอบให้พิมพ์จำนวนคุณสมบัติที่คุณกำลังลบจากนั้นคลิกลบเพื่อยืนยัน

ส่งออกคุณสมบัติทั้งหมด

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ส่งออกสามารถส่งออกรายการคุณสมบัติทั้งหมดในออบเจ็กต์ทั้งหมดของบัญชีของคุณได้ ไฟล์ที่ส่งออกจะมีข้อมูลพื้นฐานได้แก่ชื่อที่พักชื่อภายในประเภทคำอธิบายกลุ่มตัวเลือก (ถ้ามี) ผู้ใช้ที่สร้างการใช้งานและอัตราการเติม ไฟล์จะรวมเวลาที่อัปเดตล่าสุดและแหล่งอัปเดตสำหรับการติดต่อบริษัทข้อตกลงและคุณสมบัติตั๋ว คุณไม่สามารถส่งออกคุณสมบัติแต่ละรายการได้

หากต้องการดูค่าที่พักแทนคุณสามารถส่งออกประวัติของที่พักแต่ละแห่งหรือดูข้อมูลย้อนหลังสำหรับที่พักในบันทึกได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ คุณสมบัติ
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกส่งออกคุณสมบัติทั้งหมด
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกเมนูดรอปดาวน์รูปแบบไฟล์และเลือกรูปแบบที่คุณต้องการสำหรับไฟล์ที่ส่งออก
5. คลิกส่งออกเมื่อการส่งออกได้รับการประมวลผลแล้วคุณจะได้รับลิงก์ดาวน์โหลดทางอีเมลและในศูนย์การแจ้งเตือนของคุณ หากคุณไม่เห็นอีเมลโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งเตือนของคุณเปิดอยู่

นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งออกประวัติคุณสมบัติและใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อกู้คืนค่าก่อนหน้าได้