Importer optegnelser og aktiviteter

Hvis du vil tilføje eller opdatere data i store mængder, kan du importere filer til HubSpot. Du kan importere poster, som f.eks. kontakter og virksomheder, eller aktiviteter, som f.eks. en e-mail sendt til en kontakt eller et møde i forbindelse med en igangværende aftale.

Her følger de typer af import, du kan gennemføre, og de objekter og aktiviteter, der understøttes:

• Import af et enkelt objekt eller en enkelt aktivitet: Import for at oprette og/eller opdatere et objekt eller en aktivitet. I en import af et enkelt objekt:
  • Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, opkald, produkter og brugerdefinerede objektposter .

• • Du kan oprette, men ikke opdatere, opgaver.
• Import af flere objekter og aktiviteter: Import for at oprette, opdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. I en import af flere objekter:
  • Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, aftaler, billetter, opkald og brugerdefinerede objektposter. Du kan oprette og/eller opdatere linjeposter, men de skal være knyttet til aftaler.
  • Du kan oprette, men ikke opdatere, e-mails, møder, noter og opgaver. E-mails, møder og noter skal være knyttet til et objekt.

Du kan følge instruktionerne nedenfor for alle importer, men der er trin, der kun gælder for visse importtyper (f.eks. trin til at knytte poster i en import af flere objekter). Se kravene til importfiler for at få mere vejledning.

Før du importerer

Før du starter en import:

• Du skal have importtilladelser og redigeringstilladelser til den objektpost, du importerer til HubSpot.
• Få mere at vide om objekter, poster og egenskaber, og hvordan du administrerer din CRM-database i HubSpot.
• Opsæt dine importfiler , og bekræft, at du har alle de nødvendige felter. Korrekt opsætning af dine filer hjælper dig med at undgå importfejl eller forkerte data, der tilføjes til dit CRM. Du kan se eksempler på importfiler som hjælp til at komme i gang.
• Der er flere måder at oprette, synkronisere eller tilknytte poster på, som du kan overveje:
  • For kontakter og virksomheder kan du slå indstillingen til for automatisk at oprette og tilknytte virksomheder til kontakter baseret på kontaktens e-maildomæne. Hvis du har kontakter med e-maildomæner, der er forskellige fra deres virksomheders domæner, eller hvis du importerer andre objekter, skal du følge instruktionerne for at tilknytte dine poster via import.
  • Hvis du har data i et andet system og ønsker at oprette en tovejssynkronisering, kan du lære at oprette forbindelse og bruge HubSpot-datasynkronisering i stedet for at importere.

Importer optegnelser og aktiviteter

Når du har sat dine filer op, skal du importere dem til HubSpot:

• Klik på Import øverst til højre på enhver objektindeksside, eller få adgang til dine importindstillinger:
  • På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
  • Naviger til Import & Export i menuen i venstre side.
  • Klik på Gå til import.
• Klik på Importer en fil på siden Importer.
• Start import for at importere poster og aktiviteter. Du kan også vælge Gentag en tidligere import for at gennemføre en import med de samme egenskaber som en tidligere import eller vælge at importere en fravalgsliste, brugerdefinerede hændelser eller datasæt.
• Vælg objekterne eller aktiviteterne i din importfil, og klik derefter på Næste.
• Hvis du importerer to objekter/aktiviteter, skal du vælge, hvor mange filer du vil uploade.
  • En enkelt fil: Begge tilknyttede objekter/aktiviteter er i den samme fil.
  • Flere filer: Du har to filer med et objekt/en aktivitet i hver fil.

• Klik på Vælg en fil, og vælg derefter din importfil. Ved import af to filer skal du vælge en fil for hvert objekt eller hver aktivitet. Klik på Download eksempel-fil for at generere en eksempel-fil baseret på dine valgte objekter.
• Klik på rullemenuen Choose how to import [objects/activities] for hvert objekt/aktivitet, og vælg, hvordan du vil importere dine data:

• • Opret og opdater [poster/aktiviteter]: Importen vil oprette nye poster og aktiviteter samt identificere og opdatere eksisterende poster. For at oprette nye poster eller aktiviteter skal din fil indeholde de nødvendige egenskaber for det pågældende objekt/den pågældende aktivitet. For at opdatere eksisterende poster skal din fil indeholde en unik identifikator.
  • Opret kun nye [poster/aktiviteter]: Importen opretter kun nye poster og aktiviteter. Eksisterende poster i importfilen ignoreres. For at oprette nye poster eller aktiviteter skal din fil indeholde de nødvendige egenskaber for det pågældende objekt/den pågældende aktivitet.
  • Opdater kun eksisterende [poster/aktiviteter]: Importen opdaterer kun eksisterende poster. Nye poster eller aktiviteter i importfilen ignoreres. For at opdatere eksisterende poster skal din fil indeholde en unik identifikator.

Bemærk: e-mails, møder, noter og opgaver kan ikke opdateres via import, uanset hvordan du vælger at importere dataene.

• Hvis du importerer samme objektassociationer, skal du markere afkrydsningsfeltet Same-object associations.
• Hvis du importerer data på et andet sprog end dit standardsprog, skal du klikke på rullemenuen Vælg sproget for kolonneoverskrifterne i din fil og vælge sproget. Når du vælger det korrekte sprog, kan HubSpot bedre matche dine kolonneoverskrifter med de eksisterende egenskaber. Hvis der ikke er noget match på det valgte sprog, vil HubSpot søge efter en engelsk egenskab, der kan matche.
• Klik på Næste.
• Hvis du importerer og tilknytter to objekter i to filer, skal du angive, hvilken kolonne der er inkluderet i begge filer:
  • Klik på rullemenuen Common column headers found in your files, og vælg navnet på den fælles kolonne.
  • Klik på rullemenuen Hvilket objekt er [fælles kolonne] den unikke nøgle for? og vælg derefter det objekt, som egenskaben skal importeres til. Hvis du f.eks. importerer kontakter og virksomheder og bruger Firmanavn som den fælles kolonne, skal du vælge Virksomhed for at uploade disse data til virksomhedsposter.
• Klik på Næste.
• På skærmen Map columns in your file to [object/activity] properties vil HubSpot mappe kolonnerne i din fil til det valgte objekts eller aktivitets egenskaber baseret på overskriften, overskriftssproget og navnet på egenskaben. Hvis du har importeret to filer, vil der være en kortlægningsside for hvert objekt eller hver aktivitet.
• Kortlægningsguiden viser de egenskaber, der kræves for at oprette og/eller opdatere objekterne eller aktiviteterne. Hvis din fil mangler nogle af de egenskaber, der er nødvendige for at fuldføre målet med din import (f.eks. hvis du valgte at opdatere eksisterende deals, men ikke inkluderede en Record ID-kolonne ), bør du rette din importfil og genstarte importen for at undgå fejl.
• I kolonnen Preview Information er der en forhåndsvisning af de første tre rækker fra dit regneark.
  • Hvis der ikke er fundet nogen fejl, vil der være et success flueben i kolonnen Mapped.
  • Hvis der opdages visse fejl, vil der være et exclamation -alarmikon i Mapped-kolonnen med antallet af fejl. Klik på [x] fejl for at se, hvordan du kan løse fejlene.

• Hvis nogle af kolonnerne blev knyttet til det forkerte objekts eller den forkerte aktivitets egenskaber, skal du klikke på rullemenuen i kolonnen Importer som og derefter vælge de korrekte [Objekt/Aktivitet]-egenskaber.

• Hvis du importerer for at tilknytte samme objektposter, skal du mappe de tilknyttede posters egenskab for unik identifikator som en association. For at gøre dette skal du i rækken med den unikke identifikator:
  • Klik på rullemenuen i kolonnen Importer som, og vælg derefter Tilknytning.
  • I kolonnen HubSpot Egenskab skal du klikke på rullemenuen Vælg egenskab og derefter vælge egenskaben for den unikke identif ikator (f.eks. E-mail, Record ID).

• Hvis nogle kolonner ikke er knyttet til en eksisterende egenskab eller er knyttet til den forkerte egenskab, skal du klikke på rullemenuen i kolonnen HubSpot Egenskab. I dropdown-menuen kan du gøre et af følgende:
  
  • Hvis du vil tilknytte kolonnen til en eksisterende egenskab, skal du søge efter og vælge en eksisterende egenskab. Du kan holde musen over en egenskab for at se dens detaljer og sikre, at du mapper til den rigtige egenskab, før du vælger.
  • Hvis du vil oprette en ny brugerdefineret egenskab (kun objekter), skal du klikke på Opret ny egenskab og derefter oprette din egenskab i højre panel. Dataene i kolonnen vil blive mappet til denne nye egenskab.

• Hvis du vil undgå at importere data fra en enkelt række, skal du klikke på rullemenuen i kolonnen Importer som og derefter vælge Importer ikke kolonne. Hvis du vil springe over at importere data fra alle ikke-tilknyttede kolonner, skal du markere afkrydsningsfeltet Importer ikke data i ikke-tilknyttede kol onner nederst til højre.

• Hvis du opdaterer eksisterende poster eller vil undgå dubletter, mens du tilknytter poster med flere objekter, skal du sikre dig, at du har kortlagt den korrekte unikke identifikator (f.eks. post-ID, e-mail, virksomhedsdomænenavn eller brugerdefinerede unikke værdiegenskaber):
  
  • Record ID: Tilknyt kolonnen til Record ID i HubSpot egenskaben. Hvis en række i din fil ikke indeholder en værdi for Record ID, vil der blive oprettet en ny post.

• • E-mail (kun kontakter) eller virksomhedsdomænenavn (kun virksomheder): Tilknyt kolonnen til den tilsvarende egenskab i HubSpot-egenskabskolonnen.
  • Brugerdefineret egenskab, der kræver unikke værdier (kun kontakter, virksomheder, deals, tickets og brugerdefinerede objekter): Hvis du har oprettet en egenskab, der kræver unikke værdier, skal du mappe kolonnen til den pågældende egenskab i HubSpot-kolonnen. Hvis du importerer flere egenskaber med unikke værdier, vælger du, hvilken egenskab der skal bruges som identifikator på siden Detaljer, før du afslutter din import.

• Hvis du opdaterer poster, skal du markere afkrydsningsfelterne i kolonnen Administrer eksisterende værdier for at forhindre, at importen overskriver posternes eksisterende værdier for egenskaber. Når dette er valgt for en egenskab, vil importen ikke opdatere egenskaben for poster, der allerede har en værdi, men den vil opdatere egenskaben for nye poster eller eksisterende poster uden en aktuel værdi for egenskaben.
  • Hvis du vil forhindre, at importen overskriver eksisterende værdier for individuelle egenskaber, skal du markere afkrydsningsfeltet Overskriv ikke i rækken for egenskaben.
  • Hvis du vil forhindre, at importen overskriver eksisterende værdier for alle egenskaber, der er inkluderet i importen, skal du markere afkrydsningsfeltet øverst i tabellen.

• Hvis du importerer og tilknytter objekter, skal du importere tilknytningsetiketter (kunProfessional og Enterprise ):
  • Klik på rullemenuen i kolonnen Importer som, og vælg derefter Tilknytningslabel. Import af en ny tilknytningslabel overskriver ikke en eksisterende tilknytningslabel. Den importerede label tilføjes til posten som en ekstra associationslabel. Lær, hvordan du manuelt fjerner en associationslabel fra en post.
  • Når du importerer to objekter, udfylder HubSpot-egenskabskolonnen automatisk objektrelationen for de objekter, du importerer (f.eks. Kontakt og Virksomhed). Hvis du importerer mere end to objekter, skal du vælge de to objekter, hvis relation tilknytningsetiketterne beskriver.

• Når alle kolonner er tilordnet eller indstillet til Ikke importere kolonne, skal du klikke på Næste. Hvis du har importeret to filer, skal du tilknytte det andet objekts eller den anden aktivitets egenskaber og derefter klikke på Næste.
• Indtast dine importoplysninger:
  
  • Indtast et importnavn.
  • Hvis dine filer indeholder flere unikke værdiegenskaber (kun kontakter, virksomheder, deals, billetter og brugerdefinerede objekter), skal du klikke på rullemenuen Egenskab, der skal bruges til at finde eksisterende [objekter] og vælge den egenskab, du vil bruge til at opdatere eller deduplikere poster. Denne mulighed vises ikke, hvis du også har inkluderet Record ID, fordi det automatisk erstatter de andre unikke identifikatorer.
  • Hvis du importerer kontakter:
    
    • Hvis du automatisk vil oprette en liste over de importerede kontakter, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret en liste over kontakter fra denne import. Selv hvis du kun har importeret for at tilføje eksisterende kontakter til en liste (dvs. en fil med e-mail- eller Record ID-værdier, men ingen nye egenskabsværdier), vil posterne stadig blive medtaget som Opdaterede poster i importhistorik-tabellen og den enkelte imports oversigt.
    • Hvis du vil acceptere, at kontakterne forventer at høre fra dig, og at din importfil ikke indeholder en købt liste, skal du markere afkrydsningsfeltet. Læs mere om HubSpots politik for acceptabel brug.
    • Hvis du har slået indstillinger for databeskyttelse til på din konto, skal du klikke på rullemenuen Angiv rets grundlag for behandling af en kontakts data og vælge et retsgrundlag for behandlingen.

• • Hvis du importerer egenskaber for dato eller dato og tid, skal du klikke på rullemenuen Datoformat og bekræfte, hvordan datoværdierne i dit regneark er formateret. For egenskaber med dato og tid skal du klikke på rullemenuen Tidszone for at bekræfte den tidszone, egenskaben skal bruge, når den importeres.
  • Hvis du importerer en fil med en egenskab for tal, skal du klikke på rullemenuen Talformat og bekræfte, hvilket lands talformat der skal bruges til dine data.
• Hvis nogle af egenskaberne i importen bruges i eksisterende lister eller arbejdsgange, skal du klikke på antallet af lister eller arbejdsgange for at gennemgå brugen. I højre panel kan du filtrere efter specifikke egenskaber eller klikke på navnet på en liste eller import for at gennemgå den.
• Klik på Afslut import.

Når du har importeret, kan du se nye og opdaterede poster på hvert objekts startside, nye opgaver på indekssiden for opgaver eller nye aktiviteter på poster. Hvis din import indeholdt fejl, kan du lære at løse importfejl. Du kan også se, analysere og gennemføre handlinger med din tidligere import, herunder oprette en liste, se eller slette importerede poster.