Importer poster og aktiviteter

Du kan importere filer til HubSpot for å legge til eller oppdatere data i store mengder. Du kan importere poster, f.eks. kontakter og selskaper, eller aktiviteter, f.eks. en e-post sendt til en kontakt eller et møte for en pågående avtale.

Nedenfor ser du hvilke typer import du kan utføre, og hvilke objekter og aktiviteter som støttes:

• Import av ett objekt eller én aktivitet: import for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller én aktivitet. I en import av ett enkelt objekt:
  • Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, samtaler, produkter og egendefinerte objektposter.

• • Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.
• Import av flere objekter og aktiviteter: Import for å opprette, oppdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. Ved import av flere objekter:
  • Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, samtaler og egendefinerte objekt poster. Du kan opprette og/eller oppdatere varelinjer, men de må være knyttet til avtaler.
  • Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-post, møter og notater må være tilknyttet et objekt.

Du kan følge instruksjonene nedenfor for all import, men det finnes trinn som bare gjelder for visse importtyper (f.eks. trinn for å knytte sammen poster i en import med flere objekter). Hvis du vil ha mer veiledning, kan du lese kravene til importfiler.

Før du importerer

Før du starter en import:

• Du må ha importrettigheter og redigeringsrettigheter for objektposten du importerer til HubSpot.
• Lær mer om objekter, poster, egenskaper og hvordan du administrerer CRM-databasen i HubSpot.
• Konfigurerimportfilene og kontroller at du har fylt ut alle nødvendige felter. Ved å konfigurere filene på riktig måte unngår du importfeil eller at feil data blir lagt til i CRM-systemet. Du kan se eksempler på importfiler for å komme i gang.
• Det finnes flere måter å opprette, synkronisere eller knytte poster på som du kan vurdere:
  • For kontakter og selskaper kan du slå på innstillingen for automatisk å opprette og knytte selskaper til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra selskapenes domener, eller hvis du importerer andre objekter, følger du instruksjonene for å knytte postene via import.
  • Hvis du har data i et annet system og ønsker å konfigurere en toveis synkronisering, kan du lese om hvordan du kobler til og bruker HubSpot-datasynkronisering i stedet for å importere.

Importer poster og aktiviteter

Hvis du vil se en oversikt over hvordan du importerer til HubSpot-kontoen din, kan du se videoen nedenfor:

Når du har konfigurert filene dine, kan du importere dem til HubSpot:

• Klikk på Importer øverst til høyre på startsiden for et objekt, eller åpne importinnstillingene:
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Importer og eksporter i menyen til venstre.
  • Klikk på Gå til import.
• På siden Importer klikker du på Start en import.
• Velg Fil fra datamaskin, og klikk deretter på Neste. Du kan også velge Gjenta en tidligere import for å fullføre en import med de samme egenskapene som en tidligere import.
• Avhengig av importtype velger du antall filer og objekter/aktiviteter:
  • Import av ett objekt eller en aktivitet:
    • Velg Én fil, og klikk deretter på Neste.
    • Velg Ett objekt, og klikk deretter på Neste.
    • Velg objektet eller aktiviteten i importfilen. Samtaler og oppgaver er de eneste aktivitetene som kan importeres alene.

• • Import av flere objekter eller aktiviteter i én fil:
    • Velg Én fil, og klikk deretter på Neste.
    • Velg Flere objekter, og klikk deretter på Neste.
    • Velg objektene og aktivitetene i importfilen, og klikk deretter på Neste.

• • Import av flere objekter eller aktiviteter i to filer:
    • Velg Flere filer med assosiasjoner, og klikk deretter på Neste.
    • Velg de to objektene eller objektet og aktiviteten, og klikk deretter på Neste.

• Klikk på Velg en fil for hvert objekt eller hver aktivitet, og velg deretter importfilen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg hvordan du vil importere [objekter/aktiviteter] for hvert objekt/aktivitet, og velg hvordan du vil importere dataene:

• • Opprett og oppdater [poster/aktiviteter]: Importen vil opprette nye poster og aktiviteter, samt identifisere og oppdatere eksisterende poster. For å opprette nye poster eller aktiviteter må filen inneholde de nødvendige egenskapene for det aktuelle objektet/aktiviteten . For å oppdatere eksisterende poster må filen inneholde en unik identifikator.
  • Opprett kun nye [poster/aktiviteter]: Importen oppretter kun nye poster og aktiviteter. Eksisterende poster i importfilen ignoreres. For å opprette nye poster eller aktiviteter må filen inneholde de nødvendige egenskapene for det aktuelle objektet/aktiviteten.
  • Oppdater kun eksisterende [poster/aktiviteter]: Importen oppdaterer kun eksisterende poster. Nye poster eller aktiviteter i importfilen ignoreres. For å oppdatere eksisterende poster må filen inneholde en unik identifikator.

Merk: E-post, møter, notater og oppgaver kan ikke oppdateres via import, uansett hvordan du velger å importere dataene.

• Hvis du importerer assosiasjoner til samme objekt, merker du av for Assosiasjoner til samme objekt.
• Hvis du importerer data på et annet språk enn standardspråket, klikker du på rullegardinmenyen Velg språk for kolonneoverskriftene i filen og velger språk. Hvis du velger riktig språk, kan HubSpot bedre matche kolonneoverskriftene med eksisterende standardegenskaper. Hvis det ikke finnes noen match på det valgte språket, vil HubSpot søke etter en engelsk egenskap som matcher.
• Klikk på Neste.
• Hvis du importerer og assosierer flere objekter i to filer, angir du hvilken kolonne som er inkludert i begge filene:
  • Klikk på rullegardinmenyen Felles kolonneoverskrifter i filene dine og velg navnet på den felles kolonnen.
  • Klikk på rullegardinmenyen Hvilket objekt er [felles kolonne] den unike nøkkelen for? og velg deretter objektet som egenskapen skal importeres til. Hvis du for eksempel importerer kontakter og selskaper og bruker Firmanavn som felles kolonne, velger du Selskap for å laste opp disse dataene til selskapsposter.
• Klikk på Neste.
• På skjermbildet Tilordne kolonner i filen din til [objekt/aktivitet]- egenskaper vil HubSpot tilordne kolonnene i filen din til det valgte objektets eller aktivitetens egenskaper basert på overskriften, overskriftsspråket og egenskapsnavnet. Hvis du har importert to filer, vil det være en tilordningsside for hvert objekt eller hver aktivitet.
• Tilordningsguiden viser egenskapene som kreves for å opprette og/eller oppdatere objekter eller aktiviteter. Hvis filen mangler noen av egenskapene som er nødvendige for å fullføre målet med importen (f.eks. hvis du valgte å oppdatere eksisterende avtaler, men ikke inkluderte en Record ID-kolonne ), bør du korrigere importfilen og starte importen på nytt for å unngå feil.
• I kolonnen Forhåndsvisning av informasjon vises en forhåndsvisning av de tre første radene i regnearket.
  • Hvis det ikke er oppdaget noen feil, vil det være en success hake i kolonnen Mapped.
  • Hvis det oppdages visse feil, vises et exclamation varselikon i kolonnen Tilordnet med antall feil. Klikk på [x] feil for å se hvordan du kan løse feilene.

• Hvis noen av kolonnene ble tilordnet feil objekt- eller aktivitetsegenskaper, klikker du på rullegardinmenyen i kolonnen Importer som og velger deretter riktige [Objekt/Aktivitet]-egenskaper.

• Hvis du importerer for å assosiere de samme objektpostene, mapper du den tilknyttede postens unike identifikatoregenskap som en assosiasjon. Dette gjør du i raden med den unike identifikatoren:
  • I kolonnen Importer som klikker du på rullegardinmenyen og velger deretter Assosiasjon.
  • I HubSpot-egenskapskolonnen klikker du på rullegardinmenyen Velg egenskap og velger deretter den unike identifikatoregenskapen (f.eks. E-post, Record ID).

• Hvis noen av kolonnene ikke tilordnes en eksisterende egenskap, eller tilordnes feil egenskap, klikker du på rullegardinmenyen i HubSpot Property-kolonnen. I rullegardinmenyen kan du gjøre ett av følgende:
  
  • Hvis du vil tilordne kolonnen til en eksisterende egenskap, søker du etter og velger en eksisterende egenskap. Du kan holde musepekeren over en egenskap for å se detaljene og sikre at du tilordner til riktig egenskap før du velger.
  • Hvis du vil opprette en ny egendefinert egenskap (kun objekter), klikker du på Opprett ny egenskap og konfigurerer deretter egenskapen i panelet til høyre. Dataene i kolonnen tilordnes denne nye egendefinerte egenskapen.

• Hvis du vil hoppe over import av data fra en enkelt rad, klikker du på rullegardinmenyen i kolonnen Importer som og velger deretter Ikke importer kolonnen. Hvis du vil hoppe over import av data fra alle kolonner som ikke er tilordnet, merker du av for Ikke importer data i kolonner som ikke er tilordnet nederst til høyre.

• Hvis du oppdaterer eksisterende oppføringer eller vil unngå duplikater når du knytter sammen oppføringer på tvers av objekter, må du sørge for at du har tilordnet riktig unik identifikator (f.eks. oppførings-ID, e-post, selskapets domenenavn eller egendefinerte unike verdier):
  
  • Record ID: Tilordne kolonnen til Record ID i HubSpot-egenskapskolonnen. Hvis en rad i filen ikke inneholder en verdi for Record ID, opprettes en ny post.

• • E-post (kun kontakter) eller selskapets domenenavn (kun selskaper): Tilordne kolonnen til den tilsvarende egenskapen i HubSpot-egenskapskolonnen.
  • Egendefinert egenskap som krever unike verdier (kun kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter): Hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier, tilordner du kolonnen til denne egenskapen i HubSpot-egenskapskolonnen. Hvis du importerer flere egenskaper med unike verdier, velger du hvilken egenskap som skal brukes som identifikator på siden Detaljer før du fullfører importen.

• Hvis du oppdaterer poster, merker du av i avmerkingsboksene i kolonnen Administrer eksisterende verdier for å hindre at importen overskriver eksisterende egenskapsverdier for postene. Når dette er valgt for en egenskap, oppdaterer ikke importen egenskapen for poster som allerede har en verdi , men den oppdaterer egenskapen for nye poster eller eksisterende poster uten gjeldende verdi for egenskapen.
  • Hvis du vil forhindre at importen overskriver eksisterende verdier for enkeltegenskaper, merker du av for Ikke overskriv i raden for egenskapen.
  • Hvis du vil forhindre at importen overskriver eksisterende verdier for alle egenskaper som inngår i importen, merker du av i avmerkingsboksen øverst i tabellen.

• Hvis du importerer og assosierer objekter, for å importere assosiasjonsetiketter ( kunProfessional og Enterprise ):
  • Klikk på rullegardinmenyen i kolonnen Importer som, og velg deretter Tilknytningsetikett. Import av en ny assosiasjonsetikett overskriver ikke en eksisterende assosiasjonsetikett. Den importerte etiketten legges til i posten som en ekstra tilknytningsetikett. Finn ut hvordan du fjerner en assosiasjonsetikett fra en post manuelt.
  • Når du importerer to objekter, vil HubSpot-egenskapskolonnen automatisk fylle ut objektrelasjonen for objektene du importerer (f.eks. kontakt og selskap). Hvis du importerer mer enn to objekter, velger du de to objektene som assosiasjonsetikettene beskriver forholdet mellom.

• Når alle kolonnene er tilordnet eller satt til Ikke importer kolonne, klikker du på Neste. Hvis du har importert to filer, tilordner du egenskapene til det andre objektet eller den andre aktiviteten, og klikker deretter på Neste.
• Skriv inn importopplysningene dine:
  
  • Angi et importnavn.
  • Hvis filene inneholder flere egenskaper med unike verdier (kun kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter), klikker du på rullegardinmenyen Egenskap som skal brukes til å finne eksisterende [objekter] og velger egenskapen du vil bruke til å oppdatere eller deduplikere poster.
  • Hvis du importerer kontakter:
    
    • Hvis du vil opprette en liste over de importerte kontaktene automatisk, merker du av for Opprett en liste over kontakter fra denne importen. Selv om du bare har importert for å legge til eksisterende kontakter i en liste (dvs. en fil med e-post- eller Record ID-verdier, men ingen nye egenskapsverdier), vil postene likevel inkluderes som oppdaterte poster i importhistorikktabellen og i sammendraget for den enkelte import.
    • Hvis du vil godta at kontaktene forventer å høre fra deg og at importfilen ikke inneholder en kjøpt liste, merker du av i avmerkingsboksen. Finn ut mer om HubSpots retningslinjer for akseptabel bruk.
    • Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen Angi juridisk grunnlag for behandling av en kontakts data og velger et juridisk behandlingsgrunnlag.

• • Hvis du importerer en fil med en datoegenskap, klikker du på rullegardinmenyen Datoformat og bekrefter hvordan datoverdiene i regnearket er formatert.
  • Hvis du importerer en fil med en nummeregenskap, klikker du på rullegardinmenyen Nummerformat og bekrefter hvilket lands nummerformat du vil bruke for dataene dine.
• Når du har angitt alternativene for importen, klikker du på Fullfør import.

Når du har importert, kan du se nye og oppdaterte poster på hvert objekts startside, nye oppgaver på siden for oppgaveindeksen eller nye aktiviteter på poster. Hvis importen inneholdt feil, kan du lese om hvordan du løser importfeil. Du kan også vise, analysere og utføre handlinger med tidligere importerte oppføringer, inkludert å opprette en liste, vise eller slette importerte oppføringer.