Tietueiden yhdistäminen

HubSpot-tililläsi voit yhdistää kaksi saman kohteen tietuetta yhdeksi tietueeksi. Jos esimerkiksi HubSpotiin on luotu kaksi yritystietuetta, voit yhdistää ne. Tuloksena on yksi yritystietue, jossa on aktiviteetteja ja assosiaatioita molemmista tietueista.

Huomaa: tililläsi saatetaan käyttää henkilökohtaisia nimiä kullekin objektille (esim. tili yrityksen sijaan). Tässä asiakirjassa objekteihin viitataan niiden HubSpotin oletusnimillä.

Ennen kuin aloitat

Kun valmistaudut tietueiden yhdistämiseen, sinun on ymmärrettävä, miten tietueesi tiedot vaikuttavat. Tietueiden yhdistämisen odotettu käyttäytyminen vaihtelee sen mukaan, minkä objektin tietueita olet yhdistämässä. Lue lisää siitä , mitä tiedoillesi tapahtuu kunkin yhdistämistyypin yhteydessä.

On myös tärkeää huomata, että kun olet yhdistänyt kaksi tietuetta, niiden yhdistämistä ei voi enää perua. Yhteystietoja ja yrityksiä varten voit luoda uuden tietueen, jossa on yhdistetyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset. Kaikkien kohteiden osalta voit käyttää Yhdistetyt [tietue]-tunnukset-ominaisuutta tarkastellaksesi aiemmin yhdistettyjä tietueita.

Yhdistetyt tietueet

Voit yhdistää tililläsi olevia tietueita:

1. Siirry tietueisiin:
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Nimitykset (jos aktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tapaamiset.
   • Kurssit (jos aktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kurssit.
   • Listings (jos aktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Listaukset.
• Palvelut (jos aktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelut.
• Mukautetut kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
2. Napsauta sen tietueen nimeä, jota pidetään ensisijaisena tietueenasi.
3. Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa pudotusvalikkoa Actions (Toiminnot ) ja valitse sitten Merge (Yhdistä).

4. Napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa ja etsi ja valitse sitten tietue, joka yhdistetään ensisijaiseen tietueeseen. Tätä pidetään toissijaisena tietueena.
   • Voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena syntyvässä tietueessa, napsauttamalla arvoja, jotka haluat säilyttää. Oletusarvoisesti ensisijaisen tietueen ominaisuudet ovat valittuna, koska ne yleensä säilytetään yhdistämisen jälkeen.
   • Jos haluat muuttaa, mitkä ominaisuudet näytetään tietueita vertailtaessa, valitse Aseta ominaisuudet tarkasteltaviksi. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
5. Napsauta Yhdistä.

Huomaa: Jos yhdistät tietueita puhelun aikana, puhelu katkeaa automaattisesti.

Sinulle ilmoitetaan, että yhdistäminen on käynnissä. Kaikkien tietueiden toimintojen synkronointi voi kestää jopa 30 minuuttia.

Jos yhdistäminen epäonnistuu, se voi johtua yhdistämisrajoituksesta. Et voi yhdistää tietueita, jos ne ovat olleet mukana yhteensä yli 250 yhdistämisessä (esim. Yhteyshenkilö A ja Yhteyshenkilö B ovat olleet mukana 130 yhdistämisessä kumpikin). Kun tämä raja on saavutettu, sinun on joko luotava uusi tietue tai muokattava tietuetta manuaalisesti yhdistämisen sijaan. On myös tiettyjä tilanteita, joissa et voi yhdistää yrityksiä.

Tarkastele yhdistettyjä tietueita

Voit käyttää Yhdistetyt [tietue]-tunnukset-ominaisuuksia tarkastellaksesi, mitkä tietueet olivat aiemmin mukana yhdistämisessä. Voit käyttää tätä ominaisuutta yksittäisen tietueen kohdalla tai suodattaa kaikki tietueet sen perusteella, onko niillä arvo ominaisuudelle.

Ominaisuuden tarkasteleminen yksittäisessä tietueessa:

1. Siirry tietueisiin.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Valitse vasemmassa paneelissa Toiminnot ja valitse sitten Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Kirjoita hakupalkkiin Merged (Yhdistetty).
5. Jos tietue on ollut mukana yhdistämisessä, Yhdistetyt [tietue]-tunnukset -ominaisuus sisältää kaikkien kyseiseen tietueeseen aiemmin yhdistettyjen tietueiden tietueiden tietueiden tunnukset. Opi muokkaamaan, mitkä ominaisuudet näkyvät ominaisuusosioissa.

Voit tarkastella kaikkia tietyn kohteen tietueita, jotka olivat mukana yhdistämisessä:

1. Siirry tietueisiin.
2. Valitse taulukon yläpuolella Kaikki suodattimet.
3. Kirjoita oikeassa paneelissa hakupalkkiin Merged (Yhdistetty) ja valitse sitten Merged [record] IDs (Yhdistetyt [tietue]-tunnukset).
4. Valitse on tiedossa.

5. Sulje paneeli napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-kirjainta.
6. Näkymä sisältää vain tietueet, jotka on sisällytetty yhdistämiseen. Näiden tietueiden osalta ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietueiden ID-arvot.

Lisätietoja tietueiden suodattamisesta.

Mitä tapahtuu, kun yhdistän tietueita?

Kun yhdistät tietueita, tapahtuu oletusarvoisesti seuraavaa:

• Tietueen ID: tuloksena syntyvälle yhdistetylle tietueelle luodaan uusi yksilöllinen tietueen ID. Voit käyttää Merged [record] IDs -ominaisuutta hakuun alkuperäisen Record ID -arvon avulla.
• Luontipäivämäärä: Vanhimman tietueen arvo säilytetään.
• Ominaisuuksien arvot: Yleensä ensisijaisen tietueen ominaisuuksien arvot ovat etusijalla, mikä tarkoittaa, että yhdistetyn tietueen arvot vastaavat ensisijaisen tietueen arvoja. Poikkeuksia ovat tietueen ID, luontipäivämäärä ja tietyt yhteystieto- ja yritysominaisuudet. Voit halutessasi valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena syntyvässä yhdistetyssä tietueessa.

Huomaa: Jos ensisijaisella tietueella ei ole arvoa ominaisuudelle (esim. nolla, tyhjä), käytetään toissijaisen tietueen arvoa.

• Toiminnot: Kaikki yhdistämisessä mukana olevien molempien tietueiden aikajanan toiminnot näkyvät uudessa tietueessa.
• Assosiaatioita: kaikki yhdistämiseen sisältyvien tietueiden assosioituneet tietueet näkyvät uudessa tietueessa. Ensisijainen-merkinnällä varustetuissa yritysassosiaatioissa ensisijainen yritys ensisijaisesta yhdistämistietueesta asetetaan etusijalle. Toissijaisen tietueen ensisijainen assosiaatio näkyy edelleen uudessa tietueessa, mutta Ensisijainen-merkintä poistetaan.
• Segmenttijäsenyys: Toissijainen tietue poistetaan kaikista staattisista segmenteistä. Aktiiviset segmenttijäsenyydet voivat muuttua yhdistämisen aiheuttamien tietomuutosten seurauksena.
• Lomakkeiden lähettäminen (vain yhteystiedot): Kaikki evästeet(HubSpot-käyttäjätunnukset), jotka oli yhdistetty jompaankumpaan yhteystietoon, yhdistetään ensisijaiseen yhteystietoon, ja toissijaisen yhteystiedon sähköpostiosoite yhdistetään pysyvästi ensisijaiseen yhteystietoon. Jos toissijainen yhteyshenkilö lähettää lomakkeen laitteella, jolla hän on aiemmin lähettänyt lomakkeen, lähetystiedot deduplikoidaan usertokenin perusteella ja liitetään ensisijaiseen yhteyshenkilöön. Jos yhteyshenkilö lähettää lomakkeen uudelta laitteelta käyttäen toissijaisen yhteyshenkilön tietueen sähköpostiosoitetta, tämä lähetys näkyy ensisijaisen yhteyshenkilön tietueessa.
• Työnkulkujen rekisteröinti: yhdistämisessä mukana olevat tietueet poistetaan kaikista työnkuluista. Tuloksena syntyvä tietue ei rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuneiden tietomuutosten seurauksena, ellet ole sallinut yhteystietojen rekisteröintiä yhdistämisistä. Jatkossa tuloksena syntyvä tietue voidaan rekisteröidä työnkulkuihin ominaisuuksien muutosten tai yhdistämiseen liittymättömien toimien vuoksi.
• Soittokirjat: Molempien yhdistämisessä mukana olevien tietueiden kirjatut soittokirjat näkyvät uudessa tietueessa. Kummassakaan tietueessa olevia luonnosteltuja leikkikirjoja ei säilytetä.
• Salesforce-synkronointi:
  • Yhteystiedot: Vain ensisijainen yhteyshenkilö jatkaa synkronointia Salesforce-tietueeseen. Jos toissijainen yhteyshenkilö synkronoitiin Salesforceen, kyseinen Salesforce-tietue ei enää synkronoidu HubSpotiin, koska tietuetta ei enää ole olemassa.
  • Yritykset: Jos olet ottanut HubSpotin Salesforce-integraation käyttöön, et voi yhdistää yrityksiä. Lue lisää päällekkäisten yritysten hallinnasta Salesforcesta.

Yhdistämislogiikka riippuu kohteesta ja tietueesta, jonka kanssa työskentelet. Alla on tarkasteltu sovellettavien kohteiden poikkeuksia tai erityiskäyttäytymistä.

Yrityksen yhdistämistä koskevat poikkeukset

Seuraavat yrityksen ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämislogiikasta:

• Yrityksen verkkotunnus: Vaikka ensisijaisen yrityksen verkkotunnus säilyy ensisijaisena verkkotunnuksena, toissijaisen yrityksen verkkotunnus lisätään toissijaisena verkkotunnuksena. Jos ensisijaisella yrityksellä ei ole verkkotunnusta ennen yhdistämistä, valitaan toissijaisen yrityksen verkkotunnuksen arvo.
• Elinkaaren vaihe: Elinkaaren pisimmälle menevä vaihe säilytetään. Jos esimerkiksi toinen yritys on Lead ja toinen Customer, sulautuneen yrityksen elinkaaren vaihe on Customer.
• Analytiikkaominaisuudet: Nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yritysten yhdistettyjen sivulatausten ja käyntien kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikennelähde: alkuperäisen liikennelähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.

On myös skenaarioita, joissa yhtiöiden yhdistäminen ei ole mahdollista tai epäonnistuu:

• Yritys on tällä hetkellä emo- tai tytäryritys. Jos vanhempi-lapsi-suhteessa on silmukka, yhdistäminen voi epäonnistua.
• Jos olet ottanut HubSpot Salesforce -integraation käyttöön, et voi yhdistää yrityksiä. Jos haluat siivota päällekkäiset tietueet HubSpotissa, kun integraatio on asennettu, voit poistaa ylimääräiset päällekkäiset yritykset HubSpotissa päällekkäisyyksien hallintatyökalun avulla. Varmista, että säilytät HubSpotissa sen yrityksen, joka synkronoidaan ensisijaisen tilin kanssa Salesforcessa. Jos sinulla on päällekkäisiä yrityksiä, jotka synkronoituvat Salesforcesta, voit joko yhdistää tilit tai poistaa ylimääräiset päällekkäiset tilit Salesforcesta. Jos tilisi on ottanut käyttöön HubSpot-asetuksen, jonka mukaan yritykset luodaan ja yhdistetään automaattisesti yhteystietoihin, on myös suositeltavaa poistaa tämä asetus käytöstä, jotta vältät tulevat päällekkäisyydet.

Yhteystietojen yhdistämistä koskevat poikkeukset

Seuraavat yhteystieto-ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämislogiikasta:

• Sähköposti: Vaikka ensisijaisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite säilyy ensisijaisena sähköpostiosoitteena, toissijaisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite lisätään toissijaiseksi sähköpostiosoitteeksi.
• Elinkaaren vaihe: Elinkaaren pisimmälle menevä vaihe säilytetään. Jos esimerkiksi yksi yhteyshenkilö on Lead ja toinen on Asiakas, yhdistetyn yhteyshenkilön elinkaaren vaihe on Asiakas.
• Konversioiden määrä ja lähetettyjen lomakkeiden määrä: Nämä lasketaan yhteen kunkin kontaktin arvojen kanssa. Jos esimerkiksi ensisijainen yhteyshenkilö on lähettänyt kolme lomaketta ja toissijainen yhteyshenkilö on lähettänyt kaksi lomaketta, lähetettyjen lomakkeiden lukumäärä -arvon arvoksi tulee viisi.
• Markkinointikontaktin tila: Jos tililläsi on markkinointikontakteja, säilytetään markkinointikelpoisin tila. Jos esimerkiksi yksi yhteyshenkilö on määritetty markkinointitilaksi ja toinen ei-markkinointitilaksi, yhdistetty yhteyshenkilö asetetaan markkinointitilaksi.
• Analytics-ominaisuudet: Nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yhteystietojen yhdistettyjen sivulatausten kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikennelähde: alkuperäisen liikennelähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.
• Oikeusperusta: Molempien yhteystietueiden viimeisimmät arvot säilytetään.

Työnkulkujen rekisteröinnissä( vainProfessional ja Enterprise ) ensisijainen yhteyshenkilö ei oletusarvoisesti rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuvien tietomuutosten seurauksena. Voit kuitenkin sallia yhdistettyjen yhteystietojen rekisteröinnin yhdistämisen yhteydessä työnkulkuasetuksissa.

Voinko poistaa yhdistetyt tietueet?

Tietueiden yhdistämistä ei voi poistaa. Voit käyttää Yhdistetyt [tietue]-tunnukset -ominaisuuksia nähdäksesi, mitkä tietueet on aiemmin yhdistetty olemassa olevaan tietueeseen. Yhteyshenkilöiden ja yritysten osalta voit käyttää tuloksena syntynyttä uutta sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta uuden tietueen luomiseen.

Jos yhdistetyllä yhteystiedolla on useita sähköpostiosoitteita, poista yhdistetyn yhteystiedon ylimääräinen sähköpostiosoite ja luo uusi yhteystieto kyseisellä sähköpostiosoitteella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta yhteystiedon nimeä.
3. Vie hiiren kursori Tietoja tästä yhteystiedosta -osiossa Sähköpostiominaisuuden päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta.

4. Napsauta lisäsähköpostin vieressä Poista.
5. Vahvista valintaikkunassa napsauttamalla Poista sähköposti.
6. Luo uusi yhteystieto poistetulla sähköpostiosoitteella.

Jos sulautetulla yrityksellä on useita verkkotunnuksia, voit poistaa sulautetun yrityksen tietueessa olevan ylimääräisen yritysverkkotunnuksen ja luoda uuden yrityksen kyseisellä yrityksen verkkotunnuksella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
2. Napsauta yrityksen nimeä.
3. Vie hiiren kursori Tietoja tästä yrityksestä -osiossa Yrityksen verkkotunnus -ominaisuuden päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta.

4. Napsauta lisäverkkotunnuksen vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Poista. Muutos tallennetaan automaattisesti. Lisätietoja ominaisuuden arvon muutostoiminnon peruuttamisesta.
5. Luo uusi yritys poistetulla yrityksen verkkotunnuksella.