Records samenvoegen

In je HubSpot account kun je twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Als er bijvoorbeeld twee bedrijfsrecords zijn gemaakt voor HubSpot, kun je deze samenvoegen. Dit resulteert in één bedrijfsrecord met activiteiten en koppelingen van beide records.

Voordat je begint

Als je je voorbereidt op het samenvoegen van records, moet je begrijpen hoe je recordgegevens worden beïnvloed. Het verwachte gedrag voor het samenvoegen van records verschilt op basis van de objectrecords die je samenvoegt. Lees meer over wat er met je gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat als je twee records hebt samengevoegd, het niet mogelijk is om de samenvoeging ongedaan te maken. Voor contactpersonen en bedrijven kun je een nieuw record maken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kun je de eigenschapSamengevoegde [record] ID's gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

U kunt records in uw account als volgt samenvoegen:

• Navigeer naar je records:
  
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Afspraken (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Afspraken.
  • Cursussen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Cursussen.
  • Vermeldingen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Listings.
  • Services (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > Services.

• • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record dat wordt beschouwd als je primaire record.
• Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Samenvoegen.

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu, zoek en selecteer de record die je wilt samenvoegen met de primaire record. Dit wordt beschouwd als je secundaire record.
  
  • Om te kiezen welke eigenschappen behouden blijven in de resulterende record, klik je op de waarden die je wilt behouden. Standaard zijn de eigenschappen van het primaire record geselecteerd, omdat deze over het algemeen behouden blijven na een samenvoeging.
  • Om te wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klik je op Eigenschappen instellen om te bekijken. Klik op Toepassen als je de eigenschappen hebt geselecteerd.

• Klik op Samenvoegen.

Let op: als u records samenvoegt terwijl u in gesprek bent, wordt het gesprek automatisch verbroken.

Je krijgt een melding dat de samenvoeging bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records gesynchroniseerd zijn.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit te wijten zijn aan een samenvoeglimiet. Je kunt records niet samenvoegen als ze zijn opgenomen in een gecombineerd totaal van 250+ samenvoegingen (bijv. Contact A en Contact B zijn elk betrokken geweest bij 130 samenvoegingen). Als deze limiet is bereikt, moet je een nieuw record maken of het record handmatig bewerken in plaats van samen te voegen. Er zijn ook bepaalde scenario's waarbij je geen bedrijven kunt samenvoegen.

Records bekijken die zijn samengevoegd

Je kunt de eigenschappen Samengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder betrokken waren bij een samenvoeging. Je kunt deze eigenschap voor een individueel record gebruiken of alle records filteren op basis van het feit of ze een waarde voor deze eigenschap hebben.

Om de eigenschap voor een individueel record te bekijken:

• Navigeer naar je records.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en vervolgens op Alle eigenschappen weergeven.
• Voer in de zoekbalk Samengevoegd in.
• Als het record betrokken was bij een samenvoeging, bevat de eigenschap Samengevoegde [record] ID's de record-ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd. Leer hoe u kunt bewerken welke eigenschappen worden weergegeven in eigenschappensecties.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die betrokken waren bij een samenvoeging:

• Navigeer naar je records.
• Klik boven de tabel op Alle filters.
• Typ in het rechterpaneel in de zoekbalk Samengevoegd en selecteer vervolgens Samengevoegde [record] ID's.
• Selecteren is bekend.

• Klik op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.

• De weergave bevat alleen records die zijn opgenomen in een samenvoeging. Voor deze records bevat de eigenschap de Record ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van uw records.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Wanneer je records samenvoegt, gebeurt standaard het volgende:

• Record ID: er wordt een nieuwe unieke Record ID gemaakt voor het resulterende samengevoegde record. De originele record-ID waarden zullen nog steeds verwijzen naar het nieuwe samengevoegde record, dus zoeken in records met de originele record-ID waarden zal het nieuwe record opleveren.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste record blijft behouden.
• Eigenschapwaarden: over het algemeen krijgen de eigenschapwaarden van het primaire record voorrang, wat betekent dat de waarden van het samengevoegde record die van het primaire record weerspiegelen. Uitzonderingen zijn onder andere Record ID, Aanmaakdatum en bepaalde eigenschappen van contactpersonen en bedrijven. Indien gewenst, kunt u kiezen welke eigenschappen u wilt behouden in het resulterende samengevoegde record.
• Activiteiten: alle tijdlijn activiteiten van beide records die zijn opgenomen in de samenvoeging zullen verschijnen op het nieuwe record.
• Associaties: alle geassocieerde records van beide records in de samenvoeging verschijnen op het nieuwe record. Voor bedrijfs associaties met het Primair label, wordt het primaire bedrijf van het primaire samenvoeg record geprioriteerd. De primaire associatie van het secundaire record verschijnt nog steeds op het nieuwe record, maar het label Primair wordt verwijderd.
• Lijstlidmaatschap: het secundaire record wordt verwijderd uit alle statische lijsten. Actieve lijst lidmaatschappen kunnen veranderen als gevolg van gegevenswijzigingen van de samenvoeging.
• Formulierinzendingen (alleen voor contactpersonen): alle cookies(HubSpot usertokens) die waren gekoppeld aan een van beide contactpersonen worden samengevoegd in de primaire contactpersoon en het e-mailadres van de secundaire contactpersoon wordt permanent gekoppeld aan de primaire contactpersoon. Als de secundaire contactpersoon een formulier indient op een apparaat waarop hij of zij eerder een formulier heeft ingediend, worden de indieningsgegevens ontdubbeld op basis van de usertoken en geassocieerd met de primaire contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier indient vanaf een nieuw apparaat met het e-mailadres uit de record van de secundaire contactpersoon, wordt deze indiening weergegeven in de record van de primaire contactpersoon.
• Aanmelding voor workflows ( alleenProfessional en Enterprise ): de records die zijn opgenomen in de samenvoeging worden afgemeld voor alle workflows. Het resulterende record wordt niet automatisch aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens de samenvoeging, tenzij je de aanmelding van contactpersonen voor samenvoegingen hebt toegestaan. In de toekomst kan het resulterende record worden aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in de eigenschappen of acties die niets te maken hebben met de samenvoeging.
• Afspeelmappen( alleenSales Hub of Service Hub Professional en Enterprise ): gelogde afspeelmappen op beide records die zijn opgenomen in de samenvoeging, verschijnen op het nieuwe record. Concept-afspeelmappen op beide records worden niet bewaard.
• Salesforce Sync( alleenProfessional en Enterprise ):
  • Contactpersonen: alleen de primaire contactpersoon zal blijven synchroniseren met de Salesforce-record. Als het secundaire contact werd gesynchroniseerd met Salesforce, wordt dat record in Salesforce niet langer gesynchroniseerd met HubSpot omdat het record niet langer bestaat.
  • Bedrijven: als je de HubSpot Salesforce integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Meer informatie over het beheren van dubbele bedrijven vanuit Salesforce.

De logica voor het samenvoegen is afhankelijk van het object en het record waarmee je werkt. Bekijk hieronder de uitzonderingen of speciale gedragingen voor objecten die van toepassing zijn.

Uitzonderingen voor het samenvoegen van bedrijven

De volgende bedrijfseigenschappen zijn uitzonderingen op de standaard logica voor samenvoegen:

• Bedrijfsdomeinnaam: terwijl de domeinnaam van het primaire bedrijf wordt behouden als het primaire domein, wordt de domeinnaam van het secundaire bedrijf toegevoegd als een secundaire domeinnaam. Als het primaire bedrijf geen domeinnaam heeft voor het samenvoegen, wordt de domeinwaarde van het secundaire bedrijf geselecteerd.
• Levenscyclusfase: de fase die het verst in de trechter zit, wordt behouden. Als het ene bedrijf bijvoorbeeld een Lead is en het andere een Klant, dan zal het samengevoegde bedrijf een levenscyclusfase Klant hebben.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's en bezoeken voor beide bedrijven samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de oorspronkelijke verkeersbron-eigenschap wordt bewaard, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.

Er zijn ook scenario's waarbij het samenvoegen van bedrijven niet mogelijk is of mislukt:

• Een bedrijf is momenteel een ouder- of kindbedrijf. Als de ouder-kind relatie een lus bevat, kan het samenvoegen mislukken.
• Als je de HubSpot Salesforce integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Om dubbele records in HubSpot op te ruimen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met de tool voor duplicatenbeheer. Zorg ervoor dat je het bedrijf in HubSpot behoudt dat synchroniseert met het primaire account in Salesforce. Als je dubbele bedrijven hebt die synchroniseren vanuit Salesforce, kun je de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts verwijderen in Salesforce. Als uw account de HubSpot-instelling heeft ingeschakeld om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen, is het ook aan te raden om deze instelling uit te schakelen om duplicaten in de toekomst te voorkomen.

Uitzonderingen voor het samenvoegen van contactpersonen

De volgende contactpersooneigenschappen zijn uitzonderingen op de standaard logica voor het samenvoegen:

• E-mail: terwijl het e-mailadres van de primaire contactpersoon wordt gehandhaafd als het primaire e-mailadres, wordt het e-mailadres van de secundaire contactpersoon toegevoegd als een secundair e-mailadres.
• Levenscyclusstadium: het stadium dat het verst in de trechter ligt, wordt gehandhaafd. Als het ene contact bijvoorbeeld een Lead is en het andere een Klant, krijgt het samengevoegde contact het levenscyclusstadium Klant.
• Aantal conversies en Aantal unieke ingediende formulieren: deze worden opgeteld bij de waarden voor elk contact. Als het primaire contact bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en het secundaire contact twee, dan is de waarde voor Aantal ingediende formulieren vijf.
• Status marketingcontactpersoon: als je account marketingcontactpersonen heeft, wordt de meest verkoopbare status aangehouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon is ingesteld als Marketing en de andere als Niet-marketing, wordt de samengevoegde contactpersoon ingesteld als Marketing.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en je ziet het totale aantal bekeken pagina's voor beide contactpersonen samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de oorspronkelijke verkeersbron-eigenschap wordt bewaard, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden van beide contactpersonen worden bewaard.

Voor workflow inschrijvingen( alleenProfessional en Enterprise ) wordt de primaire contactpersoon standaard niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens het samenvoegen. Je kunt er echter voor kiezen om samengevoegde contactpersonen toe te staan zich aan te melden op het moment van de samenvoeging in je workflow instellingen.

Kan ik records weer samenvoegen?

Het is niet mogelijk om records samen te voegen. U kunt de eigenschappenSamengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder zijn samengevoegd in een bestaand record. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u het resulterende extra e-mailadres of domeinnaam gebruiken om een nieuw record te maken.

Als een samengevoegd contactpersoon meerdere e-mailadressen heeft, verwijdert u het extra e-mailadres in uw samengevoegde contactpersoon en maakt u een nieuw contactpersoon met dat e-mailadres:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het contact.
• Ga in het gedeelte Over deze contactpersoon met de muis over de eigenschap E-mail en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast de extra e-mail op Verwijderen.
• Klik in het dialoogvenster op E-mail verwijderen om te bevestigen.
• Maak een nieuwe contactpersoon met het verwijderde e-mailadres.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Klik op de naam van het bedrijf.
• Ga in het gedeelte Over dit bedrijf met de muis over de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast het extra domein op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Verwijderen. Uw wijziging wordt automatisch opgeslagen. Meer informatie over het ongedaan maken van een wijziging in de waarde van een eigenschap.
• Maak een nieuw bedrijf met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.