Combinar registros

En tu cuenta de Hub Spot, puedes combinar dos registros del mismo objeto en un solo registro. Por ejemplo, si se crearon dos registros de empresa para HubSpot, puede fusionarlos. El resultado será un registro de empresa con las actividades y asociaciones de ambos registros.

Antes de comenzar

Cuando se prepare para fusionar registros, debe comprender cómo se verán afectados los datos de sus registros. El comportamiento esperado para la combinación de registros difiere en función de los registros del objeto que estés combinando. Obtén más información sobre lo que ocurre con tus datos en cada tipo de combinación.

También es importante tener en cuenta que, una vez fusionados dos registros, no es posible deshacer la fusión. Para contactos y empresas, puede crear un nuevo registro con las direcciones de correo electrónico o los nombres de dominio fusionados. Para todos los objetos, puedes utilizar los ID [registro] de la propiedad combinados para ver los registros combinados anteriormente.

Combinar registros

Para combinar registros en tu cuenta:

• Navega a tus registros:
  
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
  • Citas (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Appointments.
  • Cursos (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega a CRM > Cursos.
  • Listados (si están activados): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Listados.
  • Servicios (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Servicios.

• • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Haz clic en el nombre del registro que se considerará tu registro principal.
• En el panel izquierdo, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Combinar.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y luego busca y selecciona el registro que desea combinar con el registro principal. Esto se considera su registro secundario.
  
  • Para elegir qué valores de propiedad se conservan en el registro resultante, haz clic en los valores que desees conservar. De forma predeterminada, se seleccionan las propiedades del registro primario, ya que suelen conservarse tras una combinación.
  • Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, haz clic en Establecer propiedades para revisar. Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

• Haz clic en Combinar.

Nota: si combinas empresas mientras estás en una llamada, ésta se desconectará automáticamente.

Se te notificará que la combinación está en curso. La sincronización de todas las actividades de los registros puede tardar hasta 30 minutos.

Si la combinación falla, puede deberse a un límite de combinación. No puedes combinar registros si los registros de contacto han sido incluidos en un total combinado de más de 250 combinaciones (por ejemplo, el contacto A y el contacto B han participado en 130 combinaciones cada uno). Una vez alcanzado el límite, es necesario crear un nuevo contacto o editar manualmente el registro en lugar de combinarlo. También hay ciertos escenarios en los que no podrás combinar empresas.

Ver los registros que se han combinado

Puedes utilizar las propiedades ID de [registro] combinado para ver qué registros participaron anteriormente en una combinación. Puedes acceder a esta propiedad en un registro individual, o filtrar todos tus registros en función de si tienen un valor para la propiedad.

Para ver la propiedad en un registro individual:

• Navegue hasta sus registros.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haga clic en Acciones y, a continuación, en Ver todas las propiedades.
• En la barra de búsqueda, introduce Combinado.
• Si el registro participó en una combinación, la propiedad IDs [registro] combinados contendrá los valores de ID de registro de todos los registros combinados previamente en ese registro. Aprenda a editar qué propiedades aparecen en las secciones de propiedades.

Para ver todos los registros de un objeto específico que participaron en una combinación:

• Navegue hasta sus registros.
• Encima de la tabla, haz clic en Todos los filtros.
• En el panel derecho, en la barra de búsqueda, introduce Combinado y luego selecciona ID de [registro] combinados.
• Seleccionar es conocido.

• Haz clic en la X de la parte superior derecha para cerrar el panel.

• La vista solo contendrá los registros que se hayan incluido en una combinación. Para estos registros, la propiedad contendrá los valores de ID de registro de todos los registros combinados previamente en ese registro.

Más información sobre el filtrado de registros.

¿Qué sucede cuando combino dos empresas?

Cuando combines registros, ocurrirá lo siguiente:

• ID de registro: se crea un nuevo ID de registro único para el registro combinado resultante. Los valores originales de ID de registro seguirán apuntando al nuevo registro combinado, por lo que la búsqueda de registros con los valores originales de ID de registro devolverá el nuevo.
• Fecha de creación: se mantiene el valor del registro más antiguo.
• Valores de propiedad: en general, se da prioridad a los valores de propiedad del registro primario, lo que significa que los valores del registro combinado reflejarán los del registro primario. Las excepciones incluyen ID de registro, Fecha de creación y ciertas propiedades de contacto y propiedades de empresa. Si lo desea, puede elegir qué valores de propiedad desea conservar en el registro fusionado resultante.
• Actividades: todas las actividades de la cronología de los dos registros incluidos en la combinación aparecerán en el nuevo registro.
• Asociaciones: todos los registros asociados de ambos registros incluidos en la combinación aparecerán en el nuevo registro. Para las asociaciones de empresas con la etiquetaPrincipal, se da prioridad a la empresa principal del registro de fusión principal. La asociación principal del registro secundario seguirá apareciendo en el nuevo registro, pero se eliminará la etiqueta Principal .
• Pertenencia a una lista: el registro secundario se elimina de todas las listas estáticas. La pertenencia a listas activas puede cambiar como resultado de cambios en los datos de la fusión.
• Envío de formularios (sólo contactos): todas las cookies(usertokens de HubSpot) que estaban asociadas a cualquiera de los dos contactos se fusionarán en el contacto principal y la dirección de correo electrónico del contacto secundario se asociará permanentemente al contacto principal. Si el contacto secundario envía un formulario en un dispositivo desde el que lo hizo anteriormente, los datos de envío se desduplican en función del usertoken y se asocian al contacto principal. Si el contacto envía un formulario desde un nuevo dispositivo utilizando la dirección de correo electrónico del registro del contacto secundario, este envío se reflejará en el registro del contacto principal.
• Inscripción en workflow (soloPro y Enterprise): los registros incluidos en la combinación se desinscribirán de todos los workflows. El registro resultante no se inscribirá automáticamente en ningún workflow como resultado de los cambios de datos que se hayan producido durante la combinación, a menos que hayas permitido la inscripción de contactos desde las combinaciones. En adelante, el registro resultante puede inscribirse en workflows debido a cambios de propiedad o acciones no relacionadas con la combinación. 
• Guías prácticas (sóloSales Hub o Service Hub pro y Enterprise): las guías prácticas registradas en ambos registros incluidos en la combinación aparecerán en el nuevo registro. No se conservarán las guías prácticas redactadas en ninguno de los dos registros.
• Sincronización de Salesforce (solo Pro y Enterprise):
  • Contactos: solo el contacto principal seguirá sincronizándose con el registro de Salesforce. Si el contacto secundario se sincronizaba con Salesforce, ese registro en Salesforce ya no se sincronizará con HubSpot porque el registro ya no existe.
  • Empresas: si has activado la integración con Salesforce de HubSpot, no podrás combinar empresas. Más información sobre gestión de empresas duplicadas de Salesforce.

La lógica de fusión depende del objeto y del registro con los que se esté trabajando. A continuación, revisa las excepciones o el comportamiento especial de los objetos aplicables.

Excepciones a la combinación de empresas

Las siguientes propiedades de empresas son excepciones a la lógica de combinación predeterminada:

• Nombre de dominio de la empresa: mientras que el nombre de dominio de la empresa principal se mantiene como dominio principal, el nombre de dominio de la empresa secundaria se añadirá como nombre de dominio secundario. Si la empresa principal no tiene un dominio antes de la combinación, se seleccionará el valor del dominio de la empresa secundaria.
• Etapa del ciclo de vida: se mantiene la etapa que está más abajo en el embudo. Por ejemplo, si una empresa es un lead y la otra es un cliente, la empresa combinada tendrá una etapa del ciclo de vida de Cliente.
• Propiedades de analíticas: estas propiedades se vuelven a sincronizar y verás la cantidad total de vistas de la página y visitas combinadas de ambas empresas.
• Fuente de tráfico original: se mantiene el valor más antiguo de la propiedad de la fuente de tráfico original, a menos que la fuente se haya actualizado manualmente. En ese caso, se mantendrá el valor actualizado manualmente.

También hay situaciones en las que la combinación de empresas no es posible o fracasará:

• Una empresa es actualmente una empresa madre o hija. Si la relación principal-secundario contiene un bucle, la combinación puede fallar. 
• Si has activado la integración de Salesforce con HubSpot, no podrás combinar empresas. Para limpiar los registros duplicados en HubSpot mientras la integración está instalada, puedes eliminar las empresas duplicadas adicionales en HubSpot utilizando la herramienta de gestión de duplicados. Asegúrate de mantener en HubSpot la empresa que se sincroniza con la cuenta principal en Salesforce. Si tienes empresas duplicadas que se sincronizan desde Salesforce, puedes combinar las cuentas o eliminar las cuentas duplicadas adicionales en Salesforce. Si tu cuenta tiene activado el ajuste de HubSpot para crear y asociar automáticamente empresas con contactos, también se recomienda desactivar este ajuste para evitar futuros duplicados.

Excepciones de combinación de contactos

Las siguientes propiedades del contacto son excepciones a la lógica de combinación predeterminada:

• Correo electrónico: mientras que la dirección de correo electrónico del contacto principal se mantiene como dirección de correo electrónico principal, la dirección de correo electrónico del contacto secundario se agregará como dirección de correo electrónico secundaria.
• Etapa del ciclo de vida: se mantiene la etapa que está más abajo en el embudo. Por ejemplo, si un contacto es un Lead y el otro es un Cliente, el contacto combinado tendrá una etapa del ciclo de vida de Cliente.
• Número de conversiones y Número de formularios únicos enviados: se suman junto con los valores de cada contacto. Por ejemplo, si el contacto principal ha enviado tres formularios y el contacto secundario ha enviado dos formularios, el valor de Número de formularios enviados será cinco.
• Estado del contacto de marketing: si tu cuenta tiene contactos de marketing, se mantiene el estado más comercial. Por ejemplo, si un contacto está configurado como Marketing y el otro como No de Marketing, el contacto fusionado se configurará como Marketing.
• Propiedades de analíticas: estas propiedades se vuelven a sincronizar y verás la cantidad total de vistas de la página de ambos contactos combinados.
• Fuente de tráfico original: se mantiene el valor más antiguo de la propiedad de la fuente de tráfico original, a menos que la fuente se haya actualizado manualmente. En ese caso, se mantendrá el valor actualizado manualmente.
• Base legal: los valores más recientes de ambos registros de contactos se mantienen. 

Para inscripciones en workflows (solo Pro y Enterprise), por opción predeterminada, el contacto principal no se inscribirá automáticamente en ningún workflow como resultado de cambios de datos que ocurran durante la combinación. Sin embargo, puedes elegir permitir la inscripción de contactos combinados al momento de la combinación en la configuración de tu workflow.

¿Puedo cancelar la combinación de registros?

No es posible cancelar la combinación de registros. Puedes utilizar las propiedades ID [registro] combinados para ver qué registros se combinaron previamente en un registro existente. Para contactos y empresas, puedes utilizar el correo electrónico o nombre de dominio adicional resultante para crear un nuevo registro.

Si un contacto fusionado tiene varios correos electrónicos, elimine la dirección de correo electrónico adicional del contacto fusionado y cree un nuevo contacto con esa dirección de correo electrónico:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Haz clic en el nombre del contacto.
• En la sección Acerca de este contacto coloca el cursor sobre la propiedad Correo electrónico y haz clic en el edit ícono del lápiz.

• Junto al correo electrónico adicional, haz clic en Eliminar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar correo electrónico para confirmar.
• Crea un nuevo contacto con la dirección de correo electrónico eliminada.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
• Haz clic en el nombre de la empresa.
• En la sección Acerca de esta empresa coloca el cursor sobre la propiedad Nombre de dominio de la empresa y haz clic en el edit ícono del lápiz.

• Junto al dominio adicional, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar. El cambio se guardará automáticamente. Más información sobre cómo deshacer una acción de cambio de valor de propiedad .
• Crea una nueva empresa con el nombre de dominio de la empresa eliminada.