Crear y asociar empresas con contactos automáticamente

Puede asociar automáticamente contactos con empresas haciendo coincidir el dominio en el valor Correo electrónico de un contacto con el valor Nombre de dominio de empresa de una empresa. Esto puede ayudar a mantener la calidad de los datos entre registros y limitar la necesidad de asociaciones manuales de contactos y empresas. Por ejemplo, un contacto con la dirección de correo electrónico "sandra@example.com" estará asociado a la empresa con el dominio "ejemplo.com"

Comprender los escenarios de asociación automática

Independientemente de su configuración de asociación automática, si un envío de formularios incluye propiedades de empresa, el contacto se asociará automáticamente con la empresa incluida en el envío. Si la propiedad Nombre de dominio de la empresa no se incluye en el envío, pero la dirección de correo electrónico enviada por el contacto coincide con el dominio de una empresa de tu cuenta de HubSpot, el contacto se asociará automáticamente con esa empresa.

Revisar los comportamientos de asociación automática

Cuando hayas activado la asociación automática , se producirán las siguientes comprobaciones:

• Si aún no existe una empresa en tu cuenta, HubSpot creará automáticamente un registro de empresa y lo rellenará con información de la base de datos de HubSpot. Se creará un registro de empresa para cada dominio único, incluidos los subdominios (por ejemplo, @ejemplo.com e @info.ejemplo.com darán lugar a dos registros de empresa diferentes).
• Si el contacto tiene un valor freemail en la propiedad Email (por ejemplo, gmail.com, yahoo.com), HubSpot también mirará la propiedad URL del sitio web del contacto para intentar hacer coincidir el contacto con el nombre de dominio de una empresa.
• Tanto los contactos actuales como los recién agregados se asociarán a empresas.
• Si varias empresas tienen el mismo valor de dominio Empresa , los contactos con correos electrónicos que contengan ese dominio se asociarán automáticamente a una sola empresa. No es posible seleccionar a qué empresa deben asociarse automáticamente los contactos, por lo que es posible que tenga que actualizar manualmente las asociaciones una vez creados los contactos.

Revisar cuándo no se producirá la asociación automática

La asociación automática no se producirá en los siguientes escenarios, incluso con el ajuste activado:

• Si un contacto tiene una empresa asociada que es diferente de su dominio de dirección de correo electrónico, la configuración no anulará la asociación existente. Tampoco actualizará ni sincronizará los valores de propiedad de empresa con las propiedades de contacto (por ejemplo, Nombre de empresa).
• Si crea contactos mediante una importación de objetos múltiples que asocia contactos y empresas, la configuración no anulará las asociaciones importadas. Aunque no incluya un registro de empresa asociado para un registro de contacto en la importación de varios objetos, la configuración seguirá sin crear una empresa para ese contacto.
• Si un contacto tiene un valor freemail en la propiedad Email (por ejemplo, gmail.com, hotmail.com) y ningún valor en la propiedad URL del sitio web .

Activar o desactivar la asociación automática entre contactos y empresas

Nota: si ha activado la integración HubSpot-Salesforce, no se recomienda activar la asociación automática porque puede dar lugar a registros de empresa duplicados. Aprenda a gestionar los registros de empresa duplicados al utilizar la integración.

Para activar la opción:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Empresas.

3. En la sección Automatización, seleccione la casilla de verificación Crear y asociar empresas con contactos .

   

4. En el cuadro de diálogo, seleccione si desea o no permitir que HubSpot cree nuevos registros de empresa y asociaciones basadas en las direcciones de correo electrónico de sus contactos existentes:

   • Haz clic en Sí para crear registros de empresa de forma retroactiva y asociar los contactos existentes en función de sus direcciones de correo electrónico. Tanto los contactos existentes como los nuevos se asociarán automáticamente a las empresas en función de su dirección de correo electrónico.

   • Haz clic en No para aplicar la configuración sólo a los contactos nuevos. Los contactos existentes no se verán afectados, pero a partir de ahora, los nuevos contactos que crees se asociarán automáticamente a las empresas en función de su dirección de correo electrónico.

Para desactivar la asociación automática entre contactos y empresas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Empresas.

3. Desactive la casilla de verificación Crear y asociar empresas con contactos .

Con la opción desactivada, las empresas no se crearán automáticamente ni se asociarán a contactos en función de la dirección de correo electrónico y el dominio de empresa. Los registros existentes permanecen inalterados. Todavía puedes crear empresas y asociarlas a objetos manualmente y utilizando otras herramientas de HubSpot.

Excluir dominios específicos desde la asociación automática

Puedes excluir hasta 1000 dominios de asociación automática. Esto significa que si el dominio excluido es un valor de la propiedad Dominio de empresa, la empresa no se creará automáticamente ni se asociará al contacto.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Empresas.

3. En la casilla de verificación Crear y asociar contactos y empresas , haga clic en Excluir un dominio de la asociación automática.

4. En el cuadro de diálogo, en el campo Dominios excluidos , introduzca los dominios para excluirlos de la asociación automática y, a continuación, haga clic en Guardar.

5. Haga clic en la X situada a la derecha del dominio para eliminar un dominio excluido existente y, a continuación, haga clic en Guardar.

Nota: si eliminas un dominio de la lista de dominios excluidos y quieres que se asocie automáticamente en el futuro, tendrás que desactivar la asociación automática y volver a activarla desmarcando y volviendo a marcar la casilla de verificación Crear y asociar empresas con contactos .