Automatisch bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen

Je kunt contactpersonen automatisch aan bedrijven koppelen door het domein in de waarde E-mail van een contactpersoon te matchen met de waarde Bedrijfsdomeinnaam van een bedrijf. Dit kan helpen om de gegevenskwaliteit tussen records te handhaven en de noodzaak voor handmatige koppelingen tussen contactpersonen en bedrijven te beperken. Een contactpersoon met het e-mailadres "sandra@example.com" wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan het bedrijf met de bedrijfsdomeinnaam "example.com".

Scenario's voor automatische koppelingen begrijpen

Ongeacht uw instellingen voor automatische koppelingen, als een formulier dat wordt verzonden bedrijfseigenschappen bevat, wordt de contactpersoon automatisch gekoppeld aan het bedrijf dat in het formulier is verzonden. Als de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam niet is opgenomen in de inzending, maar het opgegeven e-mailadres van de contactpersoon overeenkomt met het domein van een bedrijf in je HubSpot-account, wordt de contactpersoon automatisch gekoppeld aan dat bedrijf.

Gedrag van automatische koppelingen bekijken

Als je de automatische koppelingsinstelling hebt ingeschakeld, kun je verwachten dat de volgende controles plaatsvinden:

• Als een bedrijf nog niet bestaat in je account, maakt HubSpot automatisch een bedrijfsrecord aan en vult deze met informatie uit de database van HubSpot. Er wordt een bedrijfsrecord aangemaakt voor elk uniek domein, inclusief subdomeinen (@voorbeeld.nl en @info.voorbeeld.nl resulteren bijvoorbeeld in twee verschillende bedrijfsrecords).
• Als de contactpersoon een freemail-waarde heeft in de eigenschap Email (bijvoorbeeld gmail.com, yahoo.com), kijkt HubSpot ook naar de eigenschap Website URL van de contactpersoon om te proberen de contactpersoon te matchen met de domeinnaam van een bedrijf.
• Zowel huidige contactpersonen als nieuw toegevoegde contactpersonen worden gekoppeld aan bedrijven.
• Als meerdere bedrijven dezelfde waarde voor de domeinnaam Bedrijf hebben, worden contactpersonen met e-mails die dat domein bevatten automatisch aan slechts één bedrijf gekoppeld. Het is niet mogelijk om te selecteren aan welk bedrijf de contactpersonen automatisch moeten worden gekoppeld, dus mogelijk moet u de koppelingen handmatig bijwerken nadat de contactpersonen zijn gemaakt.

Overzicht wanneer automatische koppeling niet plaatsvindt

Automatische koppeling zal niet plaatsvinden in de volgende scenario's, zelfs als de instelling is ingeschakeld:

• Als een contactpersoon een geassocieerd bedrijf heeft dat verschilt van het domein van hun e-mailadres, overschrijft de instelling de bestaande associatie niet. Ook worden de waarden van bedrijfseigenschappen niet bijgewerkt of gesynchroniseerd met contactpersooneigenschappen (bijv. Bedrijfsnaam).
• Als u contactpersonen maakt via een import van meerdere objecten die contactpersonen en bedrijven associëren, overschrijft de instelling de geïmporteerde associaties niet. Zelfs als u geen gekoppelde bedrijfsrecord toevoegt aan een contactrecord in de import van meerdere objecten, zal de instelling nog steeds geen bedrijf maken voor die contactpersoon.
• Als een contactpersoon een freemail-waarde heeft in de eigenschap Email (bijv. gmail.com, hotmail.com) en geen waarde in de eigenschap Website URL.

Automatische associatie tussen contactpersonen en bedrijven in- of uitschakelen

Let op: als je de HubSpot-Salesforce integratie hebt ingeschakeld, is het niet aan te raden om automatische associatie in te schakelen omdat dit kan resulteren in dubbele bedrijfsrecords. Leer hoe je dubbele bedrijfsrecords beheert als je de integratie gebruikt.

De instelling inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

3. Schakel in de sectie Automatisering het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen in.

   

4. Selecteer in het dialoogvenster of HubSpot wel of niet nieuwe bedrijfsrecords en koppelingen mag maken op basis van de e-mailadressen van je bestaande contactpersonen:

   • Klik op Ja om met terugwerkende kracht bedrijfsrecords te maken en bestaande contactpersonen te associëren op basis van hun e-mailadressen. Zowel bestaande als nieuwe contactpersonen worden automatisch gekoppeld aan bedrijven op basis van hun e-mailadres.

   • Klik op Nee om de instelling alleen op nieuwe contactpersonen toe te passen. Bestaande contactpersonen worden niet beïnvloed, maar in de toekomst zullen alle nieuwe contactpersonen die u aanmaakt automatisch aan bedrijven worden gekoppeld op basis van hun e-mailadres.

Automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

3. Schakel het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen uit.

Als de instelling is uitgeschakeld, worden bedrijven niet automatisch gemaakt of gekoppeld aan contactpersonen op basis van het e-mailadres en het bedrijfsdomein. Bestaande records blijven ongewijzigd. Je kunt nog steeds handmatig en met behulp van andere HubSpot-tools bedrijven maken en aan objecten koppelen.

Specifieke domeinen uitsluiten van automatische koppeling

Je kunt tot 1000 domeinen uitsluiten van automatische koppeling. Dit betekent dat als het uitgesloten domein een waarde is in de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam, het bedrijf niet automatisch wordt gemaakt of geassocieerd met de contactpersoon.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

3. Klik onder het selectievakje Contactpersonen en bedrijven maken en koppelen op Een domein uitsluiten van automatische koppeling.

4. Voer in het dialoogvenster in het veld Uitgesloten domeinen de domeinen in om ze uit te sluiten van automatische koppeling en klik vervolgens op Opslaan.

5. Klik op de X rechts van de organisatie om een bestaande uitgesloten organisatie te verwijderen en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: als u een organisatie verwijdert uit de lijst met uitgesloten organisaties en u wilt dat deze automatisch wordt gekoppeld, moet u de automatische koppeling uitschakelen en weer inschakelen door het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen uit te schakelen en weer in te schakelen.