Automatisch bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen

HubSpot kan contactpersonen automatisch koppelen aan bedrijven door het domein in de E-mailwaarde van een contactpersoon te koppelen aan de bedrijfsdomeinnaamwaarde van het bedrijf. Een contactpersoon met het e-mailadres "sandra@example.com" wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan het bedrijf met de bedrijfsdomeinnaam "example.com".

Automatische koppeling begrijpen

Het volgende associatiegedrag wordt verwacht tussen contactpersonen en bedrijven:

• Ongeacht uw instellingen voor automatische koppeling,als een formulier dat wordt verzonden bedrijfseigenschappen bevat, wordt de contactpersoon automatisch gekoppeld aan het bedrijf dat in het formulier is opgenomen.Zelfs als de eigenschap Domeinnaam bedrijf niet is opgenomen in het formulier,als het verzonden e-mailadres van het formulier overeenkomt met het domein van een bedrijf in de CRM, wordt het automatisch gekoppeld aan het bedrijf.
• Met de instelling voor automatisch koppelen ingeschakeld:
  • Als er nog geen bedrijfsrecord bestaat, maakt HubSpot automatisch een bedrijfsrecord aan en vult deze met informatie uit de database van HubSpot. Er wordt een bedrijfsrecord aangemaakt voor elk uniek domein, inclusief subdomeinen (@voorbeeld.nl en @info.voorbeeld.nl resulteren bijvoorbeeld in twee verschillende bedrijfsrecords).
  • Als de contactpersoon een gratis e-mailaccount heeft (bijv. gmail.com, yahoo.com), kijkt HubSpot ook naar de eigenschap Website URL van de contactpersoon om te proberen de contactpersoon te matchen met de domeinnaam van een bedrijf.
  • Zowel huidige contactpersonen als nieuw toegevoegde contactpersonen worden gekoppeld aan bedrijven.
• Automatische koppeling zal niet plaatsvinden in de volgende scenario's, zelfs als de instelling is ingeschakeld:
  • Als een contactpersoon een gekoppeld bedrijf heeft dat anders is dan het domein van hun e-mailadres, overschrijft de instelling de bestaande koppeling niet. Ook worden de waarden van bedrijfseigenschappen niet bijgewerkt of gesynchroniseerd met contactpersooneigenschappen (zoals bedrijfsnaam).
  • Als u contactpersonen maakt via een import van meerdere objecten die contactpersonen en bedrijven associëren, overschrijft de instelling de geïmporteerde associaties niet. Zelfs als u geen gekoppelde bedrijfsrecord voor een contactrecord opneemt in de import van meerdere objecten, zal de instelling nog steeds geen bedrijf maken voor die contactpersoon.
  • Als meerdere bedrijven dezelfde waarde voor de domeinnaam Bedrijf hebben, worden contactpersonen met e-mails die dat domein bevatten automatisch aan slechts één bedrijf gekoppeld, niet aan alle bedrijven. Het is niet mogelijk om te selecteren aan welk bedrijf de contactpersonen automatisch moeten worden gekoppeld, dus het kan zijn dat je de koppelingen handmatig moet bijwerken nadat de contactpersonen zijn gemaakt.

Automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven inschakelen

Om de instelling voor automatische koppeling in te schakelen:

Let op: als je de HubSpot-Salesforce integratie hebt ingeschakeld, wordt het niet aanbevolen om automatische associatie in te schakelen omdat dit kan resulteren in dubbele bedrijfsrecords. Leer hoe u dubbele bedrijfsrecords kunt beheren wanneer u de integratie gebruikt.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

• Schakel in de sectie Automatisering hetselectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen in.

• Kies in het dialoogvenster of HubSpot wel of niet nieuwe bedrijfsrecords en koppelingen mag maken op basis van de e-mailadressen van je bestaande contactpersonen:

  • Klik op Ja ommet terugwerkende kracht bedrijfsrecords te maken en bestaande contactpersonen te associëren op basis van hun e-mailadressen. Zowel bestaande als nieuwe contactpersonen worden automatisch gekoppeld aan bedrijven op basis van hun e-mailadres.

  • Klik op Nee om de instelling alleen op nieuwe contactpersonen toe te passen. Bestaande contactpersonen worden niet beïnvloed, maar in de toekomst zullen alle nieuwe contactpersonen die u aanmaakt automatisch aan bedrijven worden gekoppeld op basis van hun e-mailadres.

Specifieke domeinen uitsluiten van automatische koppeling

Jekunt tot 1000 domeinen uitsluiten van automatische koppeling.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

• Klik onder het selectievakje Contactpersonen en bedrijven maken en koppelen op Een domein uitsluiten van automatische koppeling.

• Voer in het dialoogvenster in het veld Uitgesloten domeinen de organisatie(s) in die u wilt uitsluiten van automatische koppeling en klik vervolgens op Opslaan.

• Als u een bestaande organisatie wilt verwijderen, klikt u op de X rechts van de organisatie en vervolgens op Opslaan.

Let op: als u een organisatie verwijdert uit de lijst met uitgesloten organisaties en u wilt dat deze automatisch wordt gekoppeld, moet u de automatische koppeling uitschakelen en weer inschakelen door het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen uit te schakelen en weer in te schakelen.