Créez et associez automatiquement des entreprises à des contacts

Vous pouvez associer automatiquement des contacts à des entreprises en associant le domaine dans la valeur E-mail d’un contact à la valeur Nom de domaine de l’entreprise d’une entreprise. Cela peut aider à maintenir la qualité des données entre les fiches d’informations et à limiter le besoin d’associations manuelles entre les contacts et les entreprises. Par exemple, un contact avec l’adresse e-mail « sandra@example.com » sera associé à l’entreprise avec le nom de domaine d’entreprise « example.com ».

Comprendre les scénarios d'association automatique

Quels que soient vos paramètres d’association automatique, si une soumission de formulaire comprend des propriétés d’entreprise, le contact s’associera automatiquement à l’entreprise incluse dans la soumission. Si la propriété Nom de domaine de l’entreprise n’est pas incluse dans la soumission, mais que l’adresse e-mail soumise par le contact correspond au domaine d’une entreprise dans votre compte HubSpot, le contact sera automatiquement associé à cette entreprise.

Consulter les comportements d'association automatique

Une fois le paramètre d’association automatique activé, vous pouvez vous attendre à ce que les vérifications suivantes se produisent :

• Si une entreprise n’existe pas déjà dans votre compte, HubSpot créera automatiquement une fiche d’informations d’une entreprise et la remplira avec les informations de la base de données de HubSpot. Une fiche d'informations d'entreprise sera créée pour chaque domaine unique, y compris les sous-domaines (par exemple, @exemple.com et @info.exemple.com donneront lieu à deux fiches d'informations d'entreprise différentes).
• Si la propriété E-mail du contact dispose d’une valeur Freemail (par exemple, gmail.com, yahoo.com), HubSpot examinera également la propriété URL du site web du contact pour tenter de faire correspondre le nom de domaine d’une entreprise au contact.
• Les contacts actuels et les nouveaux contacts seront associés à des entreprises.
• Si plusieurs entreprises ont la même valeur Nom de domaine de l’entreprise , les contacts avec des e-mails contenant ce domaine seront automatiquement associés à une seule entreprise. Il n’est pas possible de sélectionner l’entreprise à laquelle les contacts doivent être automatiquement associés. Il peut donc être nécessaire de mettre à jour manuellement les associations après la création des contacts.

Savoir lorsque l'association automatique n'aura pas lieu

L’association automatique ne se produira pas dans les scénarios suivants, même si le paramètre est activé :

• Si un contact possède une entreprise associée différente de son domaine de messagerie, ce paramètre ne remplacera pas l'association existante. Les valeurs des propriétés d’entreprise ne seront pas non plus mises à jour ou synchronisées avec les propriétés de contact (par exemple, Nom de l’entreprise).
• Si vous créez des contacts via un import d’objets multiples qui associe les contacts et les entreprises, le paramètre ne remplacera pas les associations importées. Même si vous n’incluez pas de fiche d’informations d’une entreprise associée à une fiche d’informations d’un contact dans l’import d’objets multiples, le paramètre ne créera pas d’entreprise pour ce contact.
• Si un contact a une valeur Freemail dans la propriété E-mail (par exemple, gmail.com, hotmail.com) et aucune valeur dans la propriété URL du site web .

Activer ou désactiver l'association automatique entre les contacts et entreprises

Remarque : Si vous avez activé l’intégration HubSpot-Salesforce, il n’est pas recommandé d’activer les associations automatiques car cela peut entraîner des doublons dans les fiches d’informations d’entreprise. Découvrez comment gérer les fiches d'informations d'entreprise en double lorsque vous utilisez l'intégration.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Entreprises.

3. Dans la section Automatisation, sélectionnez la case à cocher Créer et associer des entreprises à des contacts .

   

4. Dans la boîte de dialogue, choisissez d’autoriser ou non HubSpot à créer de nouvelles fiches d’informations et associations d’entreprises en fonction des adresses e-mail de vos contacts existants :

   • Cliquez sur Oui pour créer rétroactivement des fiches d'informations d'entreprise et associer des contacts existants en fonction de leur adresse e-mail. Les contacts existants et les nouveaux contacts seront automatiquement associés aux entreprises selon leurs adresses e-mail.

   • Cliquez sur Non pour appliquer le paramètre uniquement aux nouveaux contacts. Les contacts existants ne seront pas affectés, mais à l'avenir, tous les nouveaux contacts que vous créerez seront automatiquement associés à des entreprises sur la base de leurs adresses e-mail.

Pour désactiver l'association automatique entre les contacts et les entreprises :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Entreprises.

3. Désélectionnez la case à cocher Créer et associer des entreprises à des contacts .

Si ce paramètre est désactivé, les entreprises ne seront pas automatiquement créées ou associées à des contacts en fonction de l’adresse e-mail et du domaine de l’entreprise. Les fiches d’informations existantes restent inchangées. Vous pouvez toujours créer des entreprises et les associer à des objets manuellement et en utilisant d’autres outils HubSpot.

Exclure des domaines spécifiques de l'association automatique

Vous pouvez exclure jusqu'à 1 000 domaines d'une association automatique. Cela signifie que si le domaine exclu est une valeur dans la propriété Nom de domaine de l'entreprise, l'entreprise ne sera pas automatiquement créée ou associée au contact.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Entreprises.

3. Dans la case à cocher Créer et associer des contacts et des entreprises , cliquez sur Désactiver l’association automatique d’un domaine.

4. Dans la boîte de dialogue, dans le champ Domaines désinscrits , saisissez les domaines à exclure de l’association automatique, puis cliquez sur Enregistrer.

5. Cliquez sur le X à droite du domaine pour supprimer un domaine existant, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous supprimez un domaine de la liste des domaines désinscrits et souhaitez qu’il soit automatiquement associé à l’avenir, vous devrez désactiver l’association automatique et la réactiver en décochant et en sélectionnant à nouveau la case à cocher Créer et associer des entreprises à des contacts .