Mesclar registros

Na sua conta da HubSpot, é possível mesclar dois registros do mesmo objeto em um único registro. É possível mesclar dois registros de empresas, contatos, negócios, tickets ou objetos personalizados. Por exemplo, se foram criados dois registros de empresa para a HubSpot, é possível mesclar um no outro. O resultado será um registro de empresa com atividades e associações de ambos os registros.

Antes de mesclar registros

Antes de mesclar registros, você deve compreender como isso afeta os dados dos registros. O comportamento esperado para mesclar os registros depende dos registros do objeto que está sendo mesclado. Saiba mais sobre o que acontece com os seus dados em cada tipo de mesclagem.

Também é importante notar que, depois de mesclar dois registros, não é possível desfazer a ação. Para contatos e empresas, é possível criar um novo registro com os endereços de e-mail ou nomes de domínio mesclados. Em todos os objetos, você pode usar a propriedade IDs [registro] mesclados para ver os registros mesclados anteriormente.

Mesclar registros

Para mesclar registros na sua conta:

• Acesse os registros:
  
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Clique no nome do registro que será considerado o seu registro principal.
• No painel esquerdo, clique no menu suspenso Ações e selecione Mesclar.

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e, em seguida, procure e selecione o registro para mesclar no registro principal.

• Depois de selecionar o registro secundário, clique em Mesclar.

Observação: se você mesclar registros durante uma chamada, a chamada será desconectada automaticamente.

Você será notificado de que a mesclagem está em andamento. Pode levar até 30 minutos para que todas as atividades do registro sejam sincronizadas.

Se a sua fusão falhar, poderá ser devido a um limite de fusão. Você não pode mesclar registros que foram incluídos em um total combinado de mais de 250 mesclagens (por exemplo, o Contato A e o Contato B se envolveram em 130 mesclagens cada um). Uma vez atingido o limite, será necessário criar um novo ou editar manualmente o registro em vez de mesclá-lo. Há também certas situações que não permitirão mesclar empresas.

Ver registros que foram mesclados

Você pode usar as propriedades IDs [registro] mesclados para ver quais os registros estavam envolvidos em uma mesclagem. Você pode acessar essa propriedade em um registro individual ou filtrar todos os registros que têm um valor para essa propriedade.

Para visualizar a propriedade em um registro individual:

• Acesse seus registros.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, role para baixo da seção Sobre este [registro] e clique em Ver todas as propriedades.
• Na barra de pesquisa, insira Mesclado.
• Se o registro estiver envolvido em uma mesclagem, a propriedade IDs [registro] mesclado conterá os valores de ID de registro de todos os registros anteriormente mesclados nesse registro.

Para ver todos os registros de um objeto específico envolvidos em uma fusão:

• Acesse seus registros.
• Acima da tabela, clique em Todos os filtros.
• No painel direito, na barra de pesquisa, insira Fundido e, em seguida, selecione IDs [de registro] mesclados.
• Selecione é conhecido.

• Clique em Aplicar filtro e, em seguida, clique no X no canto superior direito para fechar o painel.

• A visualização conterá apenas os registros incluídos em uma mesclagem. Para esses registros, a propriedade conterá os valores de ID do registro de todos os registros previamente mesclados nesse registro.

Saiba mais sobre como filtrar os seus registros.

O que acontece ao mesclar duas empresas?

Dependendo do objeto a que pertencem os registros mesclados, a lógica de fusão é diferente. Veja abaixo que esperar quando mesclar registros dentro de um determinado objeto.

Empresas mescladas

O registro da empresa principal permanecerá após a mesclagem. A empresa secundária será incorporada ao registro principal.

Existem cenários em que as combinações não são possíveis ou podem ocorrer erros:

• Uma empresa é atualmente uma empresa matriz ou afiliada. Se a relação pai-filha contiver um loop, poderá ocorrer um erro na combinação. 
• Se você ativou a integração do HubSpot Salesforce, você não poderá mesclar empresas. Saiba como gerenciar empresas duplicadas ao usar a integração do HubSpot-Salesforce.

Nas seções a seguir, saiba como as mesclagens afetam as propriedades da empresa, as associações, as atividades, as inscrições no fluxo de trabalho e a sincronização do Salesforce.

Propriedades, associações e atividades da empresa

Todas as associações e atividades da linha do tempo de ambos os registros serão mesclados e serão exibidos no registro da empresa principal. Em geral, o valor mais recente de cada propriedade é adotado pela empresa principal. As seguintes propriedades são exceções:

• Nome da empresa: o nome da empresa principal é mantido.
• Nome de domínio da empresa: o endereço da web da empresa principal é mantido.
• Fase do ciclo de vida: a fase mais avançada no funil é mantida. Por exemplo, se uma empresa for um lead e a outra for um cliente, a empresa mesclada terá um estágio de ciclo de vida de Cliente.
• Data de criação: o valor da empresa mais antiga é mantido.
• Propriedades de análise: estas propriedades são sincronizadas novamente e você verá o número total de visualizações de página e visitas para ambas as empresas combinadas.
• Análise - tipo de fonte original: o valor mais antigo da propriedade da fonte original é mantido, a menos que a fonte seja atualizada manualmente. Nesse caso, o valor atualizado manualmente permanecerá.

O histórico do valor da propriedade para os dois registros de empresa ainda pode ser encontrado no Histórico da propriedade no registro da empresa principal.

Inscrições do fluxo de trabalho (somente para Professional e Enterprise)

• A empresa secundária terá a inscrição cancelada em todos os fluxos de trabalho.
• A empresa principal não será inscrita automaticamente em nenhum fluxo de trabalho como resultado de alterações de dados que ocorreram durante a mesclagem.
• Daqui para frente, a empresa principal pode ser inscrita em fluxos de trabalho como resultado de alterações de propriedade ou ações não relacionadas à mesclagem.

Sincronização do Salesforce (somente para Professional e Enterprise)

Você não terá a opção de mesclar os registros de empresa se sua conta for integrada ao Salesforce. Para limpar registros duplicados no HubSpot enquanto a integração está instalada, você pode excluir as empresas duplicadas extras no HubSpot usando a ferramenta de gerenciamento de duplicados. Mantenha a empresa no HubSpot que sincroniza com a conta principal no Salesforce. Se você tiver empresas duplicadas sincronizando do Salesforce, você poderá mesclar as contas ou excluir as contas duplicadas extras no Salesforce.

Se a opção para criar e associar empresas automaticamente a contatos estiver ativada na sua conta, também será recomendado desativá-la para evitar duplicidades.

Mesclagens de contatos

Ao mesclar contatos, o registro de contato principal permanecerá após a mesclagem. O contato secundário será mesclado no registro principal.

Nas seções a seguir, veja como as mesclagens afetam as propriedades dos contatos, as associações, as atividades, os membros de listas, as assinaturas de comunicações, os envios de formulário, as inscrições em fluxos de trabalho e a sincronização do Salesforce.

Propriedades, associações e atividades de contato

Todas as associações e atividades da linha do tempo de ambos os registros serão mesclados e serão exibidos no registro da registro do contato principal. Em geral, o contato principal adota o valor mais recente para cada propriedade. As seguintes propriedades são exceções:

• E-mail: o endereço de e-mail do contato principal é mantido como o endereço de e-mail principal. O endereço de e-mail do contato secundário será adicionado como um endereço de e-mail secundário.
• Fase do ciclo de vida: a fase mais avançada no funil é mantida. Por exemplo, se um contato for um Lead e outro for um Cliente, o contato mesclado terá uma Fase de ciclo de vida de Cliente.
• Data de criação: o valor para o contato mais antigo é mantido.
• Número de conversões e Número de formulários exclusivos enviados: são adicionados juntamente com os valores de cada contato. Por exemplo, se o contato principal tiver enviado três formulários e o contato secundário tiver enviado dois formulários, o valor do Número de formulários enviados será cinco.
• Status do contato de marketing: se a sua conta tiver contatos de marketing, o status mais comercializável será mantido. Por exemplo, se um contacto for definido como Marketing e o outro como Não autorizado para marketing, o contato mesclado será definido como Marketing.
• Propriedades de análise: essas propriedades são sincronizadas novamente e você verá o número total combinado de visualizações de página para ambos os contatos.
• Análise - tipo de fonte original: o valor mais antigo da propriedade da fonte original é mantido, a menos que a fonte seja atualizada manualmente. Nesse caso, o valor atualizado manualmente permanecerá.
• Propriedades de informações de e-mail: os valores do contato principal serão mantidos para essas propriedades, incluindo as propriedades de não adesão.
• Base jurídica: os valores mais recentes de ambos os registros do contato são mantidos. 

Participação na lista

• O contato secundário é removido de todas as listas estáticas.
• As associações de lista ativa podem mudar como resultado de alterações de dados que acontecem durante a mesclagem.

Envios de formulários

• Todos os cookies (tokens de usuário da HubSpot) que foram associados a um contato serão mesclados no contato principal.
• Se o contato secundário enviar um formulário com um dispositivo no qual ele havia enviado anteriormente, os dados de envio serão deduplicados e associados ao contato principal.
• O endereço de e-mail do contato secundário está associado permanentemente ao contato principal. Se o contato enviar um formulário de um dispositivo do qual nunca enviou, mas usar o endereço de e-mail do registro de contato secundário, esse envio será refletido no registro do contato principal.

Inscrições do fluxo de trabalho (somente para Professional e Enterprise)

• O contato secundário terá sua inscrição cancelada de todos os fluxos de trabalho.
• Por padrão, o contato principal não será inscrito automaticamente em nenhum fluxo de trabalho como resultado de alterações de dados que acontecem durante a mesclagem. Você pode escolher permitir contatos mesclados inscritos no momento da mesclagem nas configurações do fluxo de trabalho.
• Em seguida, o contato principal pode ser inscrito em fluxos de trabalho devido às alterações de propriedade ou ações não relacionadas à mesclagem. 

Sincronização do Salesforce (somente para Professional e Enterprise)

Se você tiver a sincronização do HubSpot-Salesforce habilitada, a mesclagem de contatos no HubSpot exercerá um impacto sobre o Salesforce.

Observação: se os dois registros que você mesclou no HubSpot foram sincronizados com o Salesforce, é recomendável mesclar os registros no Salesforce. Você vai querer manter o registro do Salesforce que está sendo sincronizado com o registro de contato principal no HubSpot.

• Cada registro do HubSpot só pode ser vinculado a um registro do Salesforce, seguindo a mesclagem no HubSpot, somente o contato principal continuará a ser sincronizado com o registro do Salesforce.
• Se o contato secundário que foi mesclado no contato principal estiver sendo sincronizado com o Salesforce, esse registro no Salesforce não será mais sincronizado com o HubSpot porque esse registro não existe mais.

Mesclagens de negócio

Ao mesclar dois negócios, um novo registro de negócio será criado com um ID de negócio exclusivo.

Nas seções a seguir, veja como as mesclagem afetam as propriedades, as associações, as atividades e as inscrições no fluxo de trabalho do negócio.

Propriedades, associações e atividades do negócio

Todas as atividades da linha do tempo e objetos associados de ambos os registros serão mesclados e serão exibidos no novo registro de negócio. Em geral, os valores de propriedade do negócio principal são adotados pelo registro de negócio resultante. As seguintes propriedades são exceções:

• Data de criação: o valor para o negócio mais antigo é mantido.
• ID do negócio: o negócio resultante terá um valor inteiramente novo.

Inscrições do fluxo de trabalho (somente para Professional e Enterprise)

• Todos os negócios principais e secundários inscritos em fluxos de trabalho antes de uma mesclagem terão a inscrição cancelada após a conclusão. 
• O negócio resultante não será inscrito nos fluxos de trabalho em que os negócios primário e secundário foram inscritos como resultado da mesclagem.
• O negócio resultante não inscreve automaticamente em nenhum fluxo de trabalho como resultado de alterações de dados que acontecem durante a mesclagem.
• Em seguida, o negócio resultante pode ser inscrito em fluxos de trabalho devido às alterações de propriedade ou ações não relacionadas à mesclagem.

Mesclagens de ticket

Ao mesclar dois ticket, um novo registro de ticket será criado com um ID de negócio exclusivo.

Nas seções a seguir, saiba como as mesclagem afetam as propriedades, as associações, as atividades, os SLAs e as inscrições no fluxo de trabalho dos tickets.

Propriedades, associações e atividades dos tickets

Todas as atividades da linha do tempo e objetos associados de ambos os registros serão mesclados e exibidos no novo registro de ticket. Em geral, os valores de propriedade do ticket principal são adotados pelo registro de ticket resultante. As seguintes propriedades são exceções:

• Data de criação: o valor do ticket mais antigo é mantido.
• ID do ticket: o ticket resultante terá um valor inteiramente novo.

Acordos de nível de serviço

Ao mesclar os tickets que incluem SLAs, o novo ticket adotará o SLA do ticket principal. Se apenas um dos tickets tiver um SLA, o novo ticket adoptará o SLA desse ticket. 

Inscrições do fluxo de trabalho (somente para Professional e Enterprise)

• Todos os tickets principais e secundários inscritos em fluxos de trabalho antes de uma mesclagem terão a inscrição cancelada após a conclusão. 
• O ticket resultante não será inscrito nos fluxos de trabalho em que os tickets primário e secundário foram inscritos como resultado da mesclagem.
• O ticket resultante não será inscrito automaticamente em nenhum fluxo de trabalho como resultado das alterações de dados que acontecem durante a mesclagem.
• Em seguida, o ticket resultante pode ser inscrito em fluxos de trabalho devido às alterações de propriedade ou ações não relacionadas à mesclagem.

Mesclagens de objetos personalizados (apenas Enterprise)

Ao mesclar registros de objetos personalizados, é criado um novo registro com um ID de registro único.

Nas seções a seguir, veja como as mesclagem afetam as propriedades, as associações, as atividades e as inscrições no fluxo de trabalho dos objetos personalizados.

Propriedades, associações e atividades de objetos personalizados

Todas as atividades da linha do tempo e objetos associados de ambos os registros serão mesclados e serão exibidos no novo registro. Em geral, os valores de propriedade do registro principal são adotados pelo registro resultante. As seguintes propriedades são exceções:

• Data de criação: o valor para o registro mais antigo é mantido.
• ID do registro: o registro resultante terá um novo valor que será diferente dos registros de objetos personalizados principal e secundário.

Inscrições do fluxo de trabalho

• O registro secundário terá sua inscrição cancelada de todos os fluxos de trabalho. 
• O registro resultante não será inscrito automaticamente em nenhum fluxo de trabalho como resultado de alterações de dados que ocorreram durante a mesclagem. 
• A partir de agora, o registro resultante poderá ser inscrito em fluxos de trabalho devido às alterações de propriedade ou ações não relacionadas à mesclagem. 

Posso cancelar a mesclagem de registros?

Não é possível desfazer a mesclagem de registros. Você pode usar as propriedades IDs [registro] mesclados para ver quais os registros foram previamente mesclados em um registro existente. Para contatos e empresas, você pode usar o e-mail ou nome de domínio adicional resultante para criar um novo registro.

Se um contato mesclado tiver vários e-mails, exclua o endereço de e-mail adicional no contato mesclado e crie um novo contato com este endereço de e-mail:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Clique no nome do contato.
• Na seção Sobre este contato, passe o cursor do mouse sobre a propriedade E-mail e clique no edit ícone de lápis.

• Ao lado do e-mail adicional, clique em Excluir.
• Na caixa de diálogo, clique em Excluir e-mail para confirmar.
• Crie um contato com o endereço de e-mail excluído.

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Clique no nome da empresa.
• Na seção Sobre esta empresa, passe o cursor do mouse sobre a propriedade Nome do domínio da empresa e clique no edit ícone de lápis.

• Ao lado do domínio adicional, clique no menu suspenso Ações e selecione Excluir.
• Na parte inferior da tela, clique em Salvar.
• Crie uma nova empresa com o nome de domínio de empresa que foi excluído.