Criar e utilizar rótulos de associação

Na sua conta da HubSpot, você pode associar registros para conectá-los na sua base de dados. Você também pode rotular associações para especificar a relação entre os registros associados.

Todas as contas da HubSpot podem usar o rótulo principal para empresas, mas em contas com uma assinatura Professional ou Enterprise, você pode criar rótulos personalizados. Os rótulos de associação podem descrever relações entre todos os objetos do CRM, incluindo contatos, empresas, negócios, tíquetes e objetos personalizados. Por exemplo:

• Um contato pode ser Gerente em uma empresa, mas também Ex-funcionário em outra empresa.
• Um negócio pode ter vários contatos associados, um que é o Tomador de decisões e outro que é o Contato de cobrança.
• Duas localizações da empresa estão associadas: uma é a Matriz e a outra é o Escritório regional.
• Vários contatos da mesma família estão associados, com rótulos para Parceiro, Principal e Secundário.

Se quiser automatizar as associações no sistema, saiba mais sobre os aplicativos relacionados às operações no Marketplace de aplicativos da HubSpot.

Criar rótulos de associação

Os usuários com permissões de superadministrador podem criar rótulos de associação personalizados. Você pode criar até 50 rótulos por par de objetos (por exemplo, Contato a Negócio, Contato a Contato).

Para criar um rótulo de associação:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos e selecione o objeto para o qual deseja criar uma um rótulo de associação.
• Clique na guia Associações.
• Clique em Criar rótulo de associação.
• No painel direito:
  • Clique no menu suspenso Objetos que você está associado e selecione o relacionamento do outro objeto para o qual você está criando o rótulo de associação (por exemplo, Negócios a Contatos).

• • Selecione o tipo de rótulo que pretende criar:

• • • Um único rótulo: os registros associados estão relacionados da mesma forma; portanto, o rótulo se aplicará a ambos os registros (por exemplo, Colega, Parceiro).
    • Um par de rótulos: palavras diferentes são usadas para descrever cada lado do relacionamento dos registros associados; portanto, dois rótulos separados são necessários (por exemplo, Gerente e Funcionário, Principal e Secundário, Matriz e Escritório regional). Se você definir um rótulo para um dos registros, o registro associado será automaticamente definido para o outro rótulo no par. Um rótulo emparelhado é contabilizado no seu limite de rótulos personalizados.
  • Insira um nome para o rótulo.

• • Para editar o nome interno do rótulo, clique no ícone de lápis edit abaixo do rótulo. Isso é usado para integrações e APIs. Assim que o rótulo for criado, o nome interno não poderá ser editado.

• • No canto inferior, clique em Criar.

• Depois de criar um rótulo, navegue até um registro e atualize a página. O rótulo agora será exibido para você selecionar.

Gerenciar rótulos de associação

Você pode editar ou excluir rótulos de associação existentes, bem como exibir mais informações sobre o histórico de um rótulo e os detalhes da API. Para gerenciar os rótulos de associação existentes:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos e selecione o objeto para o qual deseja criar uma um rótulo de associação.
• Clique na guia Associações.
• Clique no menu suspenso Selecionar associações de objeto e selecione as associações para as quais deseja visualizar os rótulos (por exemplo, Negócios-contatos). Você também pode usar os menus suspenso Filtrar por para filtrar os rótulos com base na cardinalidade (em massa ou individual) ou em qual usuário criou o rótulo. 
• Para editar um rótulo, passe o mouse sobre o rótulo e clique em Editar rótulo. No painel direito, edite o nome do rótulo e clique em Salvar.

• Para definir limites para um rótulo de associação, passe o mouse sobre o rótulo e clique em Editar limite.
• Para excluir um rótulo, passe o mouse sobre o rótulo, clique em Mais e selecione Excluir. Marque a caixa de seleção para confirmar que você não pode restaurar um rótulo excluído e, em seguida, clique em Excluir para confirmar. Se um rótulo for usado dentro de registros ou outras ferramentas da HubSpot, você precisará primeiro remover os rótulos desses ativos antes da exclusão. Para ver onde um rótulo está sendo usado:
  • Passe o cursor do mouse sobre a opção Excluir e clique na caixa pop-up Visualizar em quais automações o rótulo de associação está sendo usado.
  • No painel direito, clique no nome de um registro ou ferramenta para acessar o ativo que está usando o rótulo.

• Para visualizar o histórico de um rótulo de associação, passe o mouse sobre o rótulo, clique em Mais e selecione Exibir histórico. Na caixa de diálogo, veja como o rótulo foi criado, o relacionamento entre objetos ao qual se aplica, quando foi criado, qual usuário o criou e uma linha do tempo de alterações.
• Para visualizar as informações da API de um rótulo, passe o mouse sobre o rótulo, clique em Mais e selecione Exibir detalhes da API. Na caixa de diálogo, veja o nome do rótulo, o inverso, o nome interno, os limites, a categoria (se o rótulo é definido pelo HubSpot ou personalizado) e o ID do tipo de associação. Saiba mais sobre como usar esses valores na API de associações.
  • Para copiar um valor individual, clique no ícone de cópia duplicate.
  • Para copiar todos os valores, clique em Copiar tudo para a área de transferência.

Definir ou atualizar rótulos de associação em registros

Em um registro, você pode adicionar ou remover rótulos para suas associações. Você também pode definir rótulos de associação em massa por meio de uma importação. Para adicionar uma nova associação a um rótulo ou atualizar a empresa principal de um registro, saiba como adicionar ou editar associações em um registro.

Para atualizar os rótulos de uma associação individual:

• Acesso o registro com a associação que deseja atualizar.
• Para adicionar ou editar rótulos de uma associação existente, passe o mouse sobre o cartão de associação, clique em Mais e selecione Editar rótulos de associação.

• Na caixa de diálogo:
  • Para adicionar um rótulo, clique no menu suspenso e selecione a rótulo.
  • Para remover um rótulo, clique no x ao lado do rótulo.

Usar rótulos de associação em ferramentas da HubSpot

Depois de criar rótulos de associação para descrever as relações entre registros, você pode adicionar rótulos a associações novas ou existentes em um registro ou em massa via importação. Você pode então filtrar por esses rótulos nas ferramentas da HubSpot, como listas, fluxos de trabalho e relatórios personalizados. 

Os rótulos de associação não permitem sincronização por meio da integração HubSpot-Salesforce; no entanto, antes de atualizar as associações, é recomendado entender como os registros são sincronizados entre a HubSpot e a Salesforce.

Filtrar por associações nas listas

Ao criar uma lista baseada em contatos ou empresas, você pode filtrar seus registros de acordo com suas associações. Para listas baseadas em contatos, você pode filtrar com base nas associações de empresa principal dos contatos. Os usuários em contas do Professional e Enterprise também podem filtrar registros nas listas por rótulos de associação.

• Criar ou editar uma lista.
• Clique em +Adicionar filtro.
• Clique no menu suspenso Filtrar em e selecione o objeto na seção Objeto associado (por exemplo, em uma lista baseada em contatos, selecione Empresa para filtrar com base nas associações de empresas dos contatos).
• Selecione uma categoria e um filtro e defina os seus critérios.
• Por padrão, a lista incluirá registros quando qualquer registro associado a esse objeto atender aos critérios.
• Para definir os seus critérios com base na associação principal da empresa ou em um rótulo de associação personalizado, clique em [Objeto] está associado a: Qualquer [objeto] e selecione um rótulo no menu suspenso. Isso filtrará os registros com base apenas nas associações com esse rótulo; e a lista incluirá apenas os registros associados que tenham esse rótulo e atendam aos critérios.

• Depois de definir os critérios da lista, no canto superior direito, clique em Salvar lista.

Saiba mais sobre como criar listas.

Usar rótulos de associação nos fluxos de trabalho

Depois de criar rótulos de associação, você pode usá-los para disparar a inscrição e certas ações dentro dos fluxos de trabalho. Por exemplo, você pode enviar automaticamente um e-mail para os contatos com base nos atributos da empresa principal associada ou, se um negócio passar para uma fase diferente, atualizar automaticamente a fase dos negócios associados.

A seguinte funcionalidade é suportada:

• Gatilhos de inscrição: inscrevem registros em um fluxo de trabalho se os registros associados cumprirem os critérios especificados.
• Ações de fluxo de trabalho:
  • Ramificações
  • Defina ou limpe um valor de propriedade em registros associados.

• • Copie um valor de propriedade dos registros inscritos para os registros associados ou para os registros inscritos a partir de registros associados.

• • Envie um e-mail para os contatos associados. 

Acionadores de inscrição

Você pode usar rótulos de associação em fluxos de trabalho baseados em contatos, empresas, negócios, tickets ou objetos personalizados ao definir gatilhos de inscrição e ramificações se/então. Para definir gatilhos baseados em rótulos de associação:

• Criar um fluxo de trabalho. 
• Clique em Configurar gatilhos.
• No painel esquerdo, clique em Quando o critério do filtro é atendido.
• Clique em + Adicionar filtro.
• Clique no menu suspenso Filtrar em e, na seção Objeto associado, selecione o objeto associado.
• Selecione uma propriedade pela qual filtrar e defina os critérios.
• Por padrão, o filtro será baseado em Qualquer [objeto], o que significa que um registro é inscrito sempre que um dos registros associados atende aos critérios.
• Para definir os seus critérios com base em um rótulo de associação, clique em [Objeto] está associado a: Qualquer [objeto] e selecione um rótulo no menu suspenso. Isso inscreverá os registros com base apenas nas associações com esse rótulo, o que significa que o fluxos de trabalho inscreverá um registro apenas se tiver um registro associado que tenha esse rótulo e que atenda aos critérios.

• Depois de definir os disparadores, na parte inferior, clique em Salvar.

Ações

Para usar rótulos de associação em uma ação de fluxo de trabalho:

• Criar um fluxo de trabalho. 
• Para adicionar uma ação e fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição.
• Para configurar uma ramificação, clique em Ramificação.
  • Crie umse/então ou valor igual à ramificação.
  • Ao criar uma ramificação se/então:
    • Dentro de uma ramificação, clique em + Adicionar filtro.
    • Clique no menu suspenso Filtrar em e, na seção Objeto associado, selecione o objeto.
    • Selecione uma propriedade pela qual filtrar e defina os critérios.
    • Por padrão, o filtro será baseado em Qualquer [objeto], o que significa que o registro avança na ramificação sempre que um dos registros associados atende aos critérios. Para definir os seus critérios com base em um rótulo de associação, clique em [Objeto] está associado a: Qualquer [objeto] e selecione um  rótulo no menu suspenso. Isso moverá os registros com base apenas nas associações com esse rótulo, o que significa que um registro seguirá a ramificação apenas se tiver um registro associado que tenha esse rótulo e atenda aos critérios.

• • Ao criar um valor igual à ramificação:
    • Clique no campo Propriedade ou valor a ramificar e selecione uma propriedade na seção [Objeto associado]: [Critérios de refinamento]. Os critérios de refinamento determinarão de qual registro associado o valor será copiado (por exemplo, o mais recentemente atualizado, um rótulo específico). Isso só aparecerá se você tiver adicionado o tipo de associação como uma fonte de dados disponível.
    • Clique em Próximo.
    • Insira ou selecione o valor para ramificar e adicione mais ramificações conforme necessário.
    • Quando terminar, clique em Salvar.

• Para definir ou limpar um valor de propriedade para registros associados, clique em Definir valor da propriedade ou Limpar valor da propriedade.
  • Clique no menu suspenso Objeto de destino e, na seção Objeto associado, selecione o objeto.
  • Por padrão, a atualização da propriedade será definida com base em Todos os [objetos], o que significa que todos os valores de propriedade dos registros associados serão definidos ou apagados. Para definir ou limpar o valor da propriedade apenas para associações de um determinado rótulo, clique no menu suspenso Associação ao objeto e selecione um rótulo.
  • Selecione a propriedade a definir ou limpar e clique em Salvar.

• Para copiar um valor entre os registros associados, clique em Copiar valor da propriedade.
  • No painel de dados disponíveis, selecione a propriedade da qual copiar.
    • Para copiar o valor da propriedade dos registros inscritos para os registros associados, selecione a propriedade na seção [Objeto] inscrito.
    • Para copiar o valor da propriedade para os registros inscritos a partir dos registros associados, selecione a propriedade na seção [Objeto associado]: [Critérios de refinamento]. Os critérios de refinamento determinarão de qual registro associado o valor será copiado (por exemplo, o mais recentemente atualizado, um rótulo específico). Isso só aparecerá se você tiver adicionado o tipo de associação como uma fonte de dados disponível.

• • Clique no menu suspenso Objeto de destino e selecione uma opção:
    • Para copiar dos registros inscritos para os registros associados, na seção Objeto associado, selecione o objeto associado.
    • Para copiar para os registros inscritos a partir dos registros associados, na seção Objeto atual, selecione o objeto inscrito.

• • Ao copiar de registros inscritos para registros associados, por padrão, a atualização da propriedade será baseada em Todos os [objetos], o que significa que a propriedade de um registro inscrito será copiada para todos os registros associados. Para definir os seus critérios com base em um rótulo de associação, clique no menu suspenso Associação ao objeto e selecione um rótulo. Isso copiará a propriedade apenas para registros associados que tenham esse rótulo.
  • Selecione a propriedade para a qual copiar.
  • Quando terminar, clique em Salvar.

• Em um fluxo de trabalho baseado em contatos ou empresas, para enviar um e-mail para contatos associados, clique em Enviar e-mail. Em um fluxo de trabalho baseado em contatos, na seção Enviar para, selecione Contato associado.
  • Para editar quais associações devem receber o e-mail, clique no menu suspenso Rótulo de associação e selecione os rótulos que devem receber o e-mail, ou clique no x de um rótulo selecionado se esse tipo de associação não deve receber o e-mail.
  • Escolha o e-mail a enviar para os contatos associados e, em seguida, clique em Salvar.

Saiba mais sobre como criar fluxos de trabalho.

Usar rótulos de associação em relatórios personalizados

Nos relatórios personalizados, você pode usar rótulos de associação para especificar quais registros devem ser incluídos no relatório com base em seus rótulos. Você também pode usar rótulos de associação como um eixo, campo de quebra ou filtro no seu relatório personalizado.

• Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Relatórios.
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• No painel esquerdo, selecione Criador de relatórios personalizados.
• Selecione as fontes de dados:
  • Selecione a fonte principal, clicando no menu suspenso Fonte de dados principal. A fonte principal selecionada afeta quais rótulos estão disponíveis. Por exemplo, um relatório com uma fonte de dados principal de Contatos incluirá apenas os rótulos que você criou dentro das configurações de associação do seu contato.

• • Selecione as fontes secundárias escolhendo entre as seções CRM, Marketing, Sales, Service e Objetos personalizados. Para usar os rótulos para associações entre objetos, você precisará selecionar pelo menos um objeto de CRM adicional.
• Na parte superior do editor da fonte de dados, clique em Escolher rótulos de associação.
• No menu suspenso, selecione os rótulos que você deseja incluir no relatório.
  • Para associações entre objetos, você pode marcar a caixa de seleção Todos os [objetos] para incluir todos os registros associados desse objeto, independentemente de seus rótulos. Essa opção será selecionada por padrão se não houver rótulos definidos para uma relação de objetos.
  • Para as mesmas associações de objetos, você somente pode selecionar um rótulo de associação de objetos por relatório.
  • Para rótulos emparelhados, a direção selecionada afetará os dados incluídos no relatório (por exemplo, se você selecionar Empresa afiliada à Empresa matriz, as empresas rotuladas como Empresa afiliada serão a fonte de dados principal do relatório e as empresas rotuladas como Empresa matriz serão uma fonte adicional).
• Você pode clicar em Voltar às fontes de dados para continuar editando suas fontes, ou clicar em Avançar para continuar. Você pode atualizar as fontes de dados e as associações a qualquer momento no criador de relatórios, clicando em Editar fontes de dados na barra lateral esquerda.

• Adicione campos ao seu relatório como um eixo, campo de detalhamento ou filtro. Por padrão, os campos do rótulo da fonte principal são mostrados no painel esquerdo (por exemplo, Contatos (principal), Empresas (Empresa matriz) etc.). Para acessar os campos da associação, você pode pesquisar as fontes ou clicar no menu suspenso Procurar e, em seguida, selecionar o objeto com o rótulo especificado (por exemplo, Contatos (Parceiro), Empresas (Empresa afiliada) etc.).

• Termine de criar o seu relatório personalizado.

Saiba mais sobre como criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados.

Exemplos de relatórios

Veja a seguir exemplos de casos de uso para os rótulos de associação em relatórios personalizados.

• Liste todas as empresas afiliadas de uma empresa matriz e seus valores de receita anual.

• Você administra aluguéis de apartamentos e criou um objeto de Locação personalizado com dois rótulos de associação para locações de longo e curto prazo.
  • Para dividir os dados do seu relatório nesses dois rótulos:
    
    • Clique e arraste o Rótulo de associação de locações para o canal eixo X.
    • Clique e arraste a propriedade Contagem de contatos para o canal eixo Y.
    • Em seguida, clique e arraste a propriedade Fonte original para o canal Dividir por. 
    • O gráfico mostrará quantos contatos alugaram uma estadia de curto e longo prazo e em que fonte encontraram a locação.

• • Para gerar relatórios apenas de contatos com um rótulo de associação de locações de Curto prazo:
    • Clique no filtro da Rótulo de associação de locações.
    • Selecione é qualquer um de e clique em Curto prazo.