Crear workflows

Comenzar desde cero

Para crear un flujo de trabajo desde cero

• En el panel izquierdo, selecciona Basado en [objeto] para seleccionar el objeto de workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Al crear un workflow desde cero, puedes seleccionar uno de los siguientes objetos:

• • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Cotizaciones (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Conversaciones
  • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Suscripciones
  • Pagos

• En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona tu tipo de workflow.
  • Workflow en blanco: comienza con un workflow en blanco y agrega tus propios activadores de inscripción, acciones y retrasos.
  • Workflow programado (solo en Operations Hub Pro y Enterprise): establece una programación para que tu workflow se repita a intervalos regulares y predeterminados como, por ejemplo, diaria, semanal, mensual o anualmente. Después, agrega tus propios desencadenantes, acciones y retrasos de inscripción. Más información sobre la creación de workflows programados.
  • Fecha específica o propiedad de fecha de contacto (solo workflows basados en contactos): comienza con un workflow en blanco y agrega acciones que se ejecuten en función de una fecha específica o de las fechas establecidas en una propiedad específica en los registros inscritos. Más información sobre cómo crear workflows de fecha específica o de propiedad de fecha de contacto.

• Haz clic en Siguiente.
• Haga clic en el icono del lápiz de edición de para dar un nombre a su flujo de trabajo y añadir una descripción.
• Haz clic en Guardar.

Usar una plantilla

Utilice una plantilla de flujo de trabajo alineada con sus objetivos para agilizar sus procesos de automatización. También puede navegar por las plantillas para explorar diferentes opciones de automatización del flujo de trabajo. 

Para crear un flujo de trabajo utilizando una plantilla:

• En la biblioteca de plantillas, busque una plantilla que se ajuste a sus objetivos de flujo de trabajo: 
  • Para filtrar las plantillas por función u objetivo, en la barra lateral izquierda, seleccione una categoría.   
  • Para buscar una plantilla específica, en la parte superior derecha, introduzca una palabra clave de búsqueda. 
• Para revisar los detalles de una plantilla, haga clic en Vista previa. En el cuadro de diálogo, puedes comprobar si la plantilla es compatible con tus suscripciones de HubSpot. También puede revisar los siguientes detalles:
  
  • Propósito: el propósito y los objetivos de este flujo de trabajo. 
  • Activadores y acciones incluidos: los activadores de inscripción y las acciones de flujo de trabajo que se incluyen en esta plantilla. 
  • Lo que tendrá que preparar: cualquier activo que tenga que preparar para rellenar las acciones del marcador de posición, como los correos electrónicos de marketing o los formularios. 
• Una vez que haya seleccionado su plantilla, haga clic en Usar plantilla. En el editor de flujos de trabajo, la plantilla se mostrará con acciones de marcador de posición. Puede editar, añadir y eliminar acciones en el editor
  
  

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Si solo deseas inscribir registros manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de HubSpot Academy: Flujos de trabajo en profundidad

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores. Más información sobre cómo configurar los activadores de inscripción en los workflows.
• En el panel derecho, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura los activadores y luego haz clic en Aplicar filtro.
  
  

• De manera predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En el panel derecho, haz clic en la pestaña Reinscripción.
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse.  Más información sobre cómo agregar activadores de reinscripción a workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario.
• Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
  
  

Agregar acciones

Añada acciones a su flujo de trabajo. Por ejemplo, puede utilizar un flujo de trabajo para enviar un correo electrónico de marketing o asignar sus registros. Conozca más sobre las diferentes acciones de flujo de trabajodisponibles en HubSpot.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Y ensi quiere dejar una nota en una acción de flujo de trabajo como referencia, aprenda a añadir comentarios a las acciones de flujo de trabajo

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

Para agregar acciones a un workflow:

• Haz clic en el icono + más.
• En el panel derecho, selecciona una acción. Más información sobre elegir acciones del workflow.
• Configura los detalles de la acción y haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción. Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.
• Haz clic en el ícono más + para agregar más acciones de workflow.
• Al crear workflows más grandes, puedes usar el minimapa de workflows para ver una vista más rápida de la arquitectura de tu workflow y la navegación más rápida. Para usar el minimapa de workflows:
  • En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
  • Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
  • Para cerrar el minimapa, haz clic en elicono de la flecha hacia la izquierda en la parte superior derecha del minimapa.
    
    

• Si su flujo de trabajo requiere algún cambio antes de ser publicado, el marcador final será amarillo. Haga clic en el enlace de la alerta y revise los cambios que deben realizarse.

Administrar configuración

Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.

Para gestionar la configuración del flujo de trabajo:

• Haga clic en la pestaña Configuración para gestionar los ajustes del flujo de trabajo
• En la pestaña General , seleccione los días y las horas en que desea que se ejecuten las acciones, inscriba los contactos de Salesforce y asocie las campañas al flujo de trabajo
• En la pestaña Desinscripción y supresión, establezca los criterios de desinscripción y supresión para eliminar o excluir automáticamente los registros del flujo de trabajo.
  
• En la pestaña de notificaciones , configure notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios y equipos cuando la tasa de inscripción de un flujo de trabajo aumente o disminuya por encima de un determinado porcentaje
  
  

Activa tu workflow

Después de configurar tu workflow, actívalo para comenzar a automatizar. Si has guardado alguna acción de marcador de posición, debe completarse antes de poder activar el workflow. Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para monitorizar los registros que están inscritos.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de HubSpot Academy: Flujos de trabajo en profundidad

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haga clic en Revisar y publicar.
• Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los activadores de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los activadores en el futuro:
  • Para inscribir registros que cumplan solo con los activadores de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow.
  • Para inscribir registros existentes que cumplan con los activadores de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora.

• • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.
    
• Revisa el resto de tu configuración de workflow, incluyendo conexiones y cancelación de inscripción, luego haz clic en Activar.

• En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí, activar.