Crear workflows

Con la herramienta workflows, puedes automatizar tus procesos de marketing, ventas y servicio para que tu equipo sea más eficiente. Establece criterios de inscripción para inscribir automáticamente registros y tomar acciones en tus contactos, empresas, negocios, cotizaciones y tickets. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada con un contacto inscrito en el workflow.

Nota: los workflows basados en contactos se han migrado para usar el mismo sistema que todos los demás objetos. Aún hay algunas diferencias entre los tipos de workflows, como la configuración. Más información sobre la migración de workflow.

Las secuencias son otra herramienta de automatización que depende de correos electrónicos individuales y recordatorios de tareas de seguimiento para ayudar a los representantes de ventas automatizar sus procesos. Más información sobre cómo usar secuencias.

Para comenzar a crear un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
• Para copiar un workflow existente, coloca el cursor sobre el workflow y luego haz clic en Clonar.
• Para editar un workflow existente, coloca el cursor sobre el workflow y luego haz clic en Editar.

Se te pedirá que selecciones el tipo de workflow que deseas crear.

Seleccionar tipo de workflow

Puedes crear workflows para los siguientes objetos:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Cotizaciones (Sales Hub Enterprise)
• Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
• Objetos personalizados (solo Enterprise)
• Conversaciones
• Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)

Más información sobre los tipos de workflows en el video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

Para seleccionar tu tipo de workflow:

• En el panel izquierdo de la página de configuración del workflow, elige si deseas comenzar tu workflow desde cero o desde una plantilla.
  
  • Comenzar desde cero: para comenzar con un workflow en blanco, haz clic en la pestaña Comenzar desde cero. Luego selecciona Basado en contactos, Basado en empresas, Basado en negocios, Basado en tickets, Con base en la cotización o Basado en objeto personalizado como el tipo de workflow. Si seleccionas Basado en contacto, puedes elegir continuar de cero o centrar tu workflow en una fecha o propiedad de fecha.
    
    
  • Plantillas: para comenzar con un conjunto predeterminado de activadores de inscripción y acciones, haz clic en la pestaña Plantillas. En el panel izquierdo, busca o haz clic en el menú desplegable Tipo para el archivo por tipo de plantilla. Selecciona una plantilla para ver la vista preliminar de los activadores de inscripción y acciones en la derecha.
    
    
    
• Haz clic en el ícono de lápiz edit para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Crear workflow. 

Si estás creando un workflow desde cero, llegarás al editor de workflows. Si estás creando tu workflow desde una plantilla, se te guiará a través de un proceso de creación de paso a paso, y llegarás al editor de workflows.

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Si solo deseas inscribir registros manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores de inscripción. Más información sobre cómo configurar los activadores de inscripción en los workflows.
• En el panel derecho, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura los activadores y luego haz clic en Aplicar filtro.

• De manera predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En la barra lateral derecha, haz clic en la pestaña Reinscripción.
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse.  Más información sobre cómo agregar activadores de reinscripción a workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario.
• Al finalizar, haz clic en Guardar.

Agregar acciones

• Haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
• En el panel derecho, selecciona una acción. Más información sobre elegir acciones del workflow.

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

• Configura los detalles de la acción y haz clic en Guardar.
• Haz clic en el ícono más + para agregar más acciones de workflow.
• Si estás creando un workflow basado en contactos para enviar correos electrónicos de marketing, se recomienda establecer una meta de workflow para medir la interacción con tu contenido. Más información sobre cómo usar metas en workflows basados en contactos.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Además, si quieres dejar una nota en una acción de workflow para ti o para que tu equipo la consulte, descubre cómo agregar comentarios a acciones de workflow.

Al crear workflows más grandes, puedes usar el minimapa de workflows para ver una vista más rápida de la arquitectura de tu workflow y la navegación más rápida. Para usar el minimapa de workflows:

• En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
• Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
• Para cerrar el minimapa, haz clic en el left símbolo de flecha izquierda en la parte superior derecha del minimapa.

Administrar configuración

Haz clic en la pestaña Configuración para administrar la configuración del workflow. En la página General, selecciona los días y las horas en las que deseas que se ejecuten las acciones, inscribe contactos desde Salesforce y asocia campañas con el workflow. En la página Cancelación de inscripción y supresión, establece criterios de cancelación de inscripción y supresión para eliminar o excluir automáticamente registros del workflow.

Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.

Activa tu workflow

Después de configurar tu workflow, actívalo para comenzar a automatizar.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar.
• Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los activadores de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los activadores en el futuro:
  • Para inscribir registros que cumplan solo con los activadores de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow.
  • Para inscribir objetos existentes que cumplan con los activadores de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora.

• • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.
    

• Revisa el resto de tu configuración de workflow, incluyendo conexiones y cancelación de inscripción, luego haz clic en Activar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, activar.

Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para monitorizar los registros que están inscritos.