Crear workflows

Crea un workflow para automatizar tus procesos de marketing y hacer que tu equipo sea más eficiente. Establece criterios de inscripción para inscribir automáticamente registros y tomar acciones en tus contactos, empresas, negocios, cotizaciones y tickets. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada de un contacto inscrito.

Después de crear tu workflow, aparecerá en la pestaña Creado en workflows en el panel de workflows. Los workflows creados a partir de otras herramientas, como formularios, correos electrónicos, tickets o negocios, se mostrarán en la pestaña Creados en otras herramientas. Más información sobre cómo organizar los workflows. 

Seleccionar objeto y tipo de workflow

Desde la herramienta de workflows, puedes crear un workflow desde cero o utilizar una plantilla de workflow para guiarse. Dependiendo del flujo de configuración que elijas, también se te solicitará que selecciones un tipo de objeto y workflow.

Para comenzar a crear un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows. 
• Puedes crear un nuevo workflow desde cero o a partir de una plantilla:
  • Para crear un nuevo workflow desde cero, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde cero.
  • Para crear un nuevo workflow desde plantilla, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde plantilla.
• Para editar o clonar workflows existentes,  coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Clonar o Editar. 

Comenzar desde cero

Para crear un workflow desde cero:

• En el panel izquierdo, selecciona Basado en [objeto] para seleccionar el objeto de workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Al crear un workflow desde cero, puedes seleccionar uno de los siguientes objetos:

• • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Cotizaciones (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Conversaciones
  • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Suscripciones
  • Pagos
  • Metas

• En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona tu tipo de workflow.
  • Workflow en blanco: comienza con un workflow en blanco y agrega tus propios activadores de inscripción, acciones y retrasos.
  • Workflow programado (solo en Operations Hub Pro y Enterprise): establece una programación para que tu workflow se repita a intervalos regulares y predeterminados como, por ejemplo, diaria, semanal, mensual o anualmente. Después, agrega tus propios activadores, acciones y retrasos de inscripción. Más información sobre la creación de workflows programados.
  • Fecha específica o propiedad de fecha de contacto (solo workflows basados en contactos): comienza con un workflow en blanco y agrega acciones que se ejecuten en función de una fecha específica o de las fechas establecidas en una propiedad específica en los registros inscritos. Más información sobre cómo crear workflows de fecha específica o de propiedad de fecha de contacto.

• Haz clic en Siguiente.
• Haz clic en el edit icono de lápiz para darle un nombre a tu workflow y agrega una descripción.
• Haz clic en Guardar.

Usar una plantilla

Utiliza una plantilla de workflow alineada con tus objetivos para agilizar tus procesos de automatización. También puedes navegar por las plantillas para explorar diferentes opciones de automatización del workflow. 

Para crear un workflow usando una plantilla.

• En la biblioteca de plantillas, busca una plantilla que se ajuste a tus objetivos de workflow: 
  • Para filtrar plantillas por función u objetivo, en la barra lateral izquierda, selecciona una categoría. 
  • Para buscar una plantilla concreta, en la parte superior derecha, introduce una palabra clave de búsqueda. 
• Para revisar los detalles de una plantilla, haz clic en Vista previa. En el cuadro de diálogo, puedes comprobar si la plantilla es compatible con tus suscripciones de HubSpot. También puedes consultar los siguientes detalles:
  
  • Propósito: el propósito y los objetivos de este workflow. 
  • Desencadenantes y acciones incluidos: los desencadenantes de inscripción y las acciones de workflow que se incluyen en esta plantilla. 
  • Qué tendrás que preparar: cualquier material que tengas que preparar para rellenar las acciones del marcador de posición, como correos electrónicos de marketing o formularios. 
• Una vez seleccionada la plantilla, haz clic en Usar plantilla. En el editor de workflows, la plantilla se mostrará con acciones de marcador de posición. Puedes editar, agregar y eliminar acciones en el editor. 

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Los activadores de inscripción pueden estar basados en filtros o en eventos. Si solo deseas inscribir registros manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores. Aprende más sobre cómo configurar los desencadenantes de inscripción en los workflows.
• En el panel izquierdo, selecciona Cuando se produce un evento o Cuando se cumplen los criterios de filtrado. Más información sobre desencadenantes de eventos.
• En el panel izquierdo, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura los activadores y luego haz clic en Aplicar filtro.  

• Por opción predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Reinscripción. 
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse. Más información sobre cómo agregar activadores de reinscripción a workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario.
• Al finalizar, haz clic en Guardar.

Agregar acciones

Agrega acciones a tu workflow Por ejemplo, puedes utilizar un workflow para enviar un correo electrónico de marketing o asignar tus registros. Obtén más información sobre las diferentes acciones de workflow disponibles en HubSpot.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Además, si quieres dejar una nota en una acción de workflow para ti o para que tu equipo la consulte, aprende cómo agregar comentarios a acciones de workflow.  

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

Para agregar acciones a un workflow:

• Haz clic en el icono + más.
• En el panel izquierdo, selecciona una acción. Más información sobre elegir acciones del workflow.
• Dependiendo de la acción de workflow seleccionada, también puedes utilizar el panel de datos para usar datos de varias fuentes de objetos. Por ejemplo, puedes utilizar los datos de un registro de contacto y su operación asociada para enviar una notificación dentro de la aplicación al propietario de la operación. Para utilizar la funcionalidad del panel de datos: 
  • Para agregar una fuente de datos a los datos disponibles del panel:
    • En la sección Datos disponibles, haz clic en Editar datos disponibles. 

• • • En el panel derecho, haz clic en + Agregar fuente de datos.
    • Haz clic en el menú desplegable Elegir un tipo de registro y selecciona una fuente de datos .
    • Configura los detalles de la fuente de datos y luego haz clic en Agregar.

• • Para utilizar datos de una fuente específica para tu acción:
    
    • En la pestaña Editar acción, haz clic en el campo con el que desea utilizar los datos.
    • En la sección Propiedades del objeto , haz clic para expandir la fuente de datos que deseas utilizar y luego haz clic en la propiedad que deseas utilizar en el campo. La propiedad se insertará en el campo. 

• Después de configurar los detalles de la acción, haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción. Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.
• Haz clic en el ícono + más para agregar más acciones de workflow.
• Al crear workflows más grandes, puedes usar el minimapa de workflows para ver una vista más rápida de la arquitectura de tu workflow y la navegación más rápida. Para usar el minimapa de workflows:
  • En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
  • Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
  • Para cerrar el minimapa, haz clic en el leftsímbolo de flecha izquierda en la parte superior derecha del minimapa.

• Si tu workflow requiere algún cambio antes de ser publicado, el marcador final será amarillo. Haz clic en el enlace de la alerta y revisa los cambios que debes realizar.

Administrar configuración

Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.

Administrar la configuración de tu workflow:

• Haz clic en la pestaña Configuración para administrar la configuración del workflow.
• En la pestaña General, selecciona los días y las horas en las que deseas que se ejecuten las acciones, inscribe contactos desde Salesforce y asocia campañas con el workflow.
• En la pestaña Cancelación de inscripción y supresión, establece criterios de cancelación de inscripción y supresión para eliminar o excluir automáticamente registros del workflow.
• En la pestaña Notificaciones, configura notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios y equipos cuando la tasa de inscripción de un workflow aumente o disminuya por encima de un determinado porcentaje.
  
  

Activa tu workflow

Después de configurar tu workflow, actívalo para comenzar a automatizar. Si has guardado alguna acción de marcador de posición, debe completarse antes de poder activar el workflow. Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para monitorizar los registros que están inscritos.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación: 

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar y publicar.
• Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los activadores de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los activadores en el futuro:
  • Para inscribir registros que cumplan solo con los activadores de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow.
  • Para inscribir objetos existentes que cumplan con los activadores de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora.

• • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

Nota: el número de contactos existentes que aparece en la página de revisión es una estimación. Para ver un número exacto de contactos, crea una lista estática de contactos que cumplan los criterios haciendo clic en Usar las listas para ver estos contactos.

• Revisa el resto de tu configuración de workflow, incluyendo conexiones y cancelación de inscripción, luego haz clic en Activar.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, activar.