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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Crear workflows

Última actualización: junio 11, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

Marketing Hub   Pro , Enterprise
Sales Hub   Pro , Enterprise
Service Hub   Pro , Enterprise
Operations Hub   Pro , Enterprise

Crea un workflow para automatizar tus procesos de marketing y hacer que tu equipo sea más eficiente. Establece criterios de inscripción para inscribir automáticamente registros y tomar acciones en tus contactos, empresas, negocios, cotizaciones y tickets. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada de un contacto inscrito.

Después de crear tu workflow, aparecerá en la pestaña Creado en workflows en el panel de workflows. Los workflows creados desde otras herramientas como formularios, correos, tickets, o negocios se mostrarán en la pestaña Creados en otras herramientas. Más información sobre cómo organizar los workflows


Seleccionar objeto y tipo de workflow

Desde la herramienta de workflows, puedes crear un workflow desde cero o utilizar una plantilla de workflow para guiarse. Además de utilizar plantillas de workflows, también puedes consultar la biblioteca de workflows de la comunidad para obtener ideas a la hora de configurar tu workflow. 

Dependiendo del flujo de configuración que elijas, también se te solicitará que selecciones un tipo de objeto y workflow. El número de workflows que puedes crear depende de tu suscripción.

Para comenzar a crear un workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows
  • Puedes crear una CTA desde cero o a partir de una plantilla:
    • Para crear un nuevo workflow desde cero, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde cero.
    • Para crear un nuevo workflow desde plantilla, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde plantilla.
  • Para editar o clonar workflows existentes, coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Clonar o Editar

Comenzar desde cero

Para crear un workflow desde cero:

  • En el panel izquierdo, selecciona Basado en [objeto] para seleccionar el objeto de workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Al crear un workflow desde cero, puedes seleccionar uno de los siguientes objetos:
    • Contactos
    • Empresas
    • Negocios
    • Cotizaciones (Sales Hub Pro o Enterprise)
    • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
    • Objetos personalizados (solo Enterprise)
    • Conversaciones
    • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)
    • Suscripciones
    • Pagos
    • Metas
    • Leads (Sales Hub Pro o Enterprise)
    • Usuarios
  • En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona tu tipo de workflow.
    • Workflow en blanco: comienza con un workflow en blanco y agrega tus propios activadores de inscripción, acciones y retrasos.
    • Workflow programado (solo en Operations Hub Pro y Enterprise): establece una programación para que tu workflow se repita a intervalos regulares y predeterminados como, por ejemplo, diaria, semanal, mensual o anualmente. Después, agrega tus propios activadores, acciones y retrasos de inscripción. Más información sobre la creación de workflows programados.
    • Fecha específica o propiedad de fecha de contacto (solo workflows basados en contactos): comienza con un workflow en blanco y agrega acciones que se ejecuten en función de una fecha específica o de las fechas establecidas en una propiedad específica en los registros inscritos. Más información sobre cómo crear workflows de fecha específica o de propiedad de fecha de contacto

  • Haz clic en Siguiente.
  • Haz clic en el edit icono de lápiz para darle un nombre a tu workflow y agrega una descripción. O utiliza la inteligencia artificial (IA) de HubSpot para generar una descripción de tu workflow. Haz clic en Generar
  • Haz clic en Guardar.
     

 

Usar una plantilla

Utiliza una plantilla de workflow alineada con tus objetivos para agilizar tus procesos de automatización. También puedes navegar por las plantillas para explorar diferentes opciones de automatización del workflow. 

Para crear un workflow usando una plantilla.

  • En la biblioteca de plantillas, busca una plantilla que se ajuste a tus objetivos de workflow: 
    • Para filtrar plantillas por función u objetivo, en la barra lateral izquierda, selecciona una categoría
    • Para buscar una plantilla concreta, en la parte superior derecha, introduce una palabra clave de búsqueda
  • Para revisar los detalles de una plantilla, haz clic en Vista previa. En el cuadro de diálogo, puedes comprobar si la plantilla es compatible con tus suscripciones de HubSpot. También puedes consultar los siguientes detalles:
  • Una vez seleccionada la plantilla, haz clic en Usar plantilla. En el editor de workflow, la plantilla se mostrará con acciones de marcador de posición. Puedes editar, agregar y eliminar acciones en el editor. 

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Los activadores de inscripción pueden estar basados en filtros o en eventos. Si solo deseas inscribir registros manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

 
Ver la lección completa de la HubSpot Academy: Inmersión profunda en los workflows
  • En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores. Aprende más sobre cómo configurar los desencadenantes de inscripción en los workflows.
  • En el panel izquierdo, selecciona Cuando se produce un evento o Cuando se cumplen los criterios de filtrado. Más información sobre desencadenantes de eventos.
  • En el panel izquierdo, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura el desencadenante y luego haz clic en Guardar
add-enrollment-triggers-workflow
  • Por opción predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
    • En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Reinscripción
    • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
    • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse. Más información sobre añadir activadores de reinscripción a los workflows.
  • Agrega más activadores de inscripción si es necesario.
  • Al finalizar, haz clic en Guardar.

Agregar acciones

Puedes utilizar los asistentes de IA para generar acciones para un workflow o seleccionar y agregar acciones manualmente. Por ejemplo, puedes utilizar un workflow para enviar un correo electrónico de marketing o asignar tus registros. Obtén más información sobre las diferentes acciones de workflow disponibles en HubSpot.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Además, si quieres dejar una nota en una acción de workflow para ti o para que tu equipo la consulte, aprende cómo agregar comentarios a acciones de workflow

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

Para agregar acciones a un workflow:

  • Haz clic en el icono + más.
  • En el panel izquierdo, selecciona una acción. Más información sobre cómo elegir las acciones de tu workflow.
  • Dependiendo de la acción de workflow seleccionada, también puedes utilizar el panel de datos para usar datos de varias fuentes de objetos. Por ejemplo, puedes utilizar los datos de un registro de contacto y su operación asociada para enviar una notificación dentro de la aplicación al propietario de la operación. 
  • La funcionalidad del panel de datos se puede utilizar con las siguientes acciones de workflow:
    • Enviar notificación interna por correo
    • Crear tarea
    • Enviar notificación en app
    • El valor es igual a la bifurcación
    • Definir valor de propiedad (al ajustar propiedades de texto)
    • Copiar propiedad
    • Crear registro (al ajustar las propiedades del texto)
    • Enviar notificación de Slack (requiere integración con Slack)
    • Código personalizado (Operations Hub Professional o Enterprise solamente)
    • Formato de los datos (Operations Hub Professional o Enterprise solamente)
    • Enviar un webhook (Operations Hub Professional o Enterprise solamente) 
  • Para utilizar la funcionalidad del panel de datos: 
    • Para agregar una fuente de datos a los datos disponibles del panel:
      • En la sección Datos disponibles, haz clic en Editar datos disponibles

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      • En el panel derecho, haz clic en + Agregar fuente de datos.
      • Haz clic en el menú desplegable Elegir un tipo de registro y selecciona una fuente de datos .
      • Configura los detalles de la fuente de datos y luego haz clic en Agregar.
    • Para utilizar datos de una fuente específica para tu acción:
      • En la pestaña Editar acción, haz clic en el campo con el que desea utilizar los datos.
      • En el panel derecho, haz clic para expandir la fuente de datos que deseas utilizar y luego haz clic en la propiedad que deseas utilizar en el campo. La propiedad se insertará en el campo. Las propiedades personalizadas del evento pueden utilizarse para acciones compatibles con el panel de datos . Las propiedades disponibles del evento personalizado se mostrarán bajo el nombre del evento personalizado en el panel de datos.

data-panel-properties

  • Después de configurar los detalles de la acción, haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción. Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.
  • Haz clic en el ícono + más para agregar más acciones de workflow.
  • Al crear workflows más grandes, puedes usar el minimapa de workflows para ver una vista más rápida de la arquitectura de tu workflow y la navegación más rápida. Para usar el minimapa de workflows:
    • En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
    • Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
    • Para cerrar el minimapa, haz clic en el leftsímbolo de flecha izquierda en la parte superior derecha del minimapa.
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  • Si tu workflow requiere algún cambio antes de ser publicado, el marcador final será amarillo. Haz clic en el enlace de la alerta y revisa los cambios que debes realizar.

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Deshacer o rehacer cambios

Cuando edites tu workflow, puedes deshacer o rehacer los cambios realizados en el workflow en los 30 días anteriores.

Nota: no puedes utilizar las funciones de deshacer y rehacer para acciones de extensión, acciones de código personalizado o acciones de mover o clonar.

  • Navega al editor de workflows:
  • Para deshacer una acción, haz clic en el undo icono de deshacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se desharán de uno en uno.
undo-workflow action
  • Para rehacer una acción, haz clic en el redo icono de rehacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se reharán de uno en uno.

redo-workflow-action

Administrar configuración

Administrar la configuración de tu workflow:

  • En la parte superior izquierda, haz clic en la pestaña Configuración para gestionar los valores de configuración de ejecución y notificación del workflow. Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.
  • En la parte superior izquierda, haz clic en Editar > Editar desencadenante de inscripción para gestionar la configuración de inscripción, anulación de inscripción y reinscripción del workflow. 

Activa tu workflow

Después de configurar tu workflow, actívalo para comenzar a automatizar. Si has guardado alguna acción de marcador de posición, debe completarse antes de poder activar el workflow. Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para controlar los registros que están inscritos.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación: 

 
Ver la lección completa de la HubSpot Academy: Inmersión profunda en los workflows

Para revisar y activar tu workflow:

  • En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar y publicar.
Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los activadores de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los activadores en el futuro:
  • Para inscribir registros que cumplan solo con los activadores de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow
Nota: si seleccionas la opción No, solo inscribir objetos que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow :
  • Si el [objeto] cambia para cumplir los desencadenantes de inscripción por primera vez después de activar el workflow, el [objeto] se inscribirá.
  • Si el [objeto] vuelve a cumplir los criterios de inscripción y se activa la reinscripción, el [objeto] será inscrito. Más información sobre los desencadenantes de reinscripción.
 
    • Para inscribir objetos existentes que cumplan con los activadores de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora.
    • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

Nota: el número de contactos existentes que aparece en la página de revisión es una estimación. Para ver un número exacto de contactos, crea una lista estática de contactos que cumplan los criterios haciendo clic en Usar las listas para ver estos contactos.

  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, activar.

 

Información necesaria:

HubSpot almacenará los datos de los registros de acciones de workflow dentro de los siguientes periodos de tiempo:

  • 90 días: esto incluye el almacenamiento de datos de registro de acciones de alto nivel, como el ID del objeto (qué contacto, empresa, negocio, etc.), el tipo de evento (inscripción, cancelación de inscripción, etc.) y el tipo de acción.
  • 6 meses: se almacenará el historial de inscripción en el workflow. 
  • Más de 2 años: los datos históricos de las inscripciones se conservarán en nuestro sistema para permitir filtros basados en workflows.
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