Crear workflows

Crea un workflow para automatizar tus procesos de marketing, ventas y servicios y hacer que tu equipo sea más eficiente. Establece criterios de inscripción para inscribir automáticamente registros y tomar acciones en tus contactos, empresas, negocios, cotizaciones y tickets. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada de un contacto inscrito.

Para comenzar a crear un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Para crear un nuevo workflow, en la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.

También puedes editar o clonar workflows existentes colocando el cursor sobre el workflow y haciendo clic en Clonar o Editar.

Seleccionar objeto y tipo de workflow

En la página de configuración del workflow, selecciona la pestaña Empezar de cero o Plantillas para configurar el workflow desde cero o para comenzar con los criterios y acciones de inscripción de plantillas basados en casos de uso frecuente. Dependiendo del flujo de configuración que elijas, también se te solicitará que selecciones un tipo de objeto y workflow.

Comenzar desde cero

Si optas por Empezar de cero:

• En el panel izquierdo, selecciona Basado en [object] para seleccionar el objeto de workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Al crear un workflow desde cero, puedes seleccionar uno de los siguientes objetos:

• • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Cotizaciones (Sales Hub Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Conversaciones
  • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)

Más información sobre los tipos de workflows en el video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

• En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona tu tipo de workflow.
  • Empezar de cero: comienza con un workflow en blanco y agrega tus propios activadores de inscripción, acciones y retrasos.
  • Centrar en una fecha o propiedad de fecha (solo workflows basados en contactos): comienza con un workflow en blanco y agrega acciones que se ejecuten en función de una fecha específica o de las fechas establecidas en una propiedad específica en los registros inscritos. Más información sobre cómo crear workflows de Centrar en una fecha o en una propiedad de fecha.
• Haz clic en el ícono de lápiz edit para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Siguiente. A continuación, accederás al editor de workflows.
  
  

Usar una plantilla

Si has optado por utilizar una plantilla para configurar tu workflow:

• En el panel de la izquierda, busca o haz clic en la plantilla que deseas usar.

• En la pantalla de configuración de la plantilla de workflow, se te guiará a través de un proceso de creación paso a paso. En cada página de la guía de configuración, configura los campos obligatorios, haciendo clic en Siguiente en la parte inferior derecha para navegar a la página siguiente.
• En el último paso de la guía de configuración, haz clic en Crear en la parte inferior derecha para crear el workflow. A continuación, accederás al editor de workflows.
  

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Si solo deseas inscribir registros manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores de inscripción. Más información sobre cómo configurar los activadores de inscripción en los workflows.
• En el panel derecho, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura los activadores y luego haz clic en Aplicar filtro.

• De manera predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En la barra lateral derecha, haz clic en la pestaña Reinscripción.
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse.  Más información sobre cómo agregar activadores de reinscripción a workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario.
• Al finalizar, haz clic en Guardar.

Agregar acciones

La mayoría de las acciones del workflow, como Crear tarea y Enviar correo electrónico, pueden guardarse sin configurar todos los detalles. Esto puede ayudar a agilizar laconstrucción del workflow al permitirte agregar tus acciones primero como marcadores de posición, y luego configurar el resto de los detalles antes de activar el workflow.

Por ejemplo, estás configurando un workflow para una próxima campaña de marketing por correo electrónico. Aunque no hayas terminado de crear los mensajes de correo electrónico que vas a enviar, puedes agregar todas las acciones de Enviar correo electrónico que necesites y, luego, agregar los mensajes de correo electrónico una vez que se hayan finalizado.

Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.

Para agregar acciones a un workflow:

• Haz clic en el icono + más.
• En el panel derecho, selecciona una acción. Más información sobre elegir acciones del workflow.

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

• Configura los detalles de la acción y haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción.
• Haz clic en el ícono más + para agregar más acciones de workflow.
• Si estás creando un workflow basado en contactos para enviar correos electrónicos de marketing, se recomienda establecer una meta de workflow para medir la interacción con tu contenido. Más información sobre cómo usar metas en workflows basados en contactos.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Además, si quieres dejar una nota en una acción de workflow para ti o para que tu equipo la consulte, descubre cómo agregar comentarios a acciones de workflow.

Al crear workflows más grandes, puedes usar el minimapa de workflows para ver una vista más rápida de la arquitectura de tu workflow y la navegación más rápida. Para usar el minimapa de workflows:

• En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
• Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
• Para cerrar el minimapa, haz clic en el left símbolo de flecha izquierda en la parte superior derecha del minimapa.

Administrar configuración

Haz clic en la pestaña Configuración para administrar la configuración del workflow. En la página General, selecciona los días y las horas en las que deseas que se ejecuten las acciones, inscribe contactos desde Salesforce y asocia campañas con el workflow. En la página Cancelación de inscripción y supresión, establece criterios de cancelación de inscripción y supresión para eliminar o excluir automáticamente registros del workflow.

Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.

Activa tu workflow

Después de configurar tu workflow, actívalo para comenzar a automatizar. Si has guardado alguna acción de marcador de posición, debe completarse antes de poder activar el workflow.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar.
• Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los activadores de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los activadores en el futuro:
  • Para inscribir registros que cumplan solo con los activadores de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow.
  • Para inscribir objetos existentes que cumplan con los activadores de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora.

• • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.
    

• Revisa el resto de tu configuración de workflow, incluyendo conexiones y cancelación de inscripción, luego haz clic en Activar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, activar.

Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para monitorizar los registros que están inscritos.