Criar fluxos de trabalho

Com a ferramenta de fluxos de trabalho, você pode automatizar seus processos de marketing, vendas e atendimento para tornar sua equipe mais eficiente. Defina critérios de inscrição para inscrever registros automaticamente e tomar ações em seus contatos, empresas, negócios, orçamentos e tíquetes. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito no fluxo de trabalho.

Observação: os fluxos de trabalho baseados em contatos foram migrados para usar o mesmo sistema que todos os outros objetos. Ainda há algumas diferenças entre os tipos de fluxo de trabalho, como configurações. Saiba mais sobre a migração de fluxo de trabalho.

As sequências são outra ferramenta de automação que usa e-mails individuais e lembretes de tarefas de acompanhamento para ajudar os representante de vendas a automatizar seus processos. Saiba mais sobre como usar sequências.

Para começar a criar um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• Para copiar um fluxo de trabalho existente, passe o mouse sobre o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Clone.
• Para editar um fluxo de trabalho existente, passe o mouse sobre o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Editar.

Você selecionará o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar.

Selecionar o tipo de fluxo de trabalho

Você pode criar fluxos de trabalho para os seguintes objetos:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Orçamentos (Sales Hub Enterprise)
• Tíquetes (Service Hub Professional ou Enterprise)
• Objetos personalizados (somente Enterprise)
• Conversas
• Envios de feedback (Service Hub Professional ou Enterprise)

Saiba mais sobre os tipos de fluxos de trabalho no vídeo abaixo:

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Fluxos de trabalho mergulho profundo

Para selecionar o tipo de fluxo de trabalho:

• No painel esquerdo da página de configuração do fluxo de trabalho, escolha se deseja começar o fluxo de trabalho do zero ou a partir de um modelo.
  
  • Começar do zero: para começar com um fluxo de trabalho em branco, clique na guia Começar do zero. Em seguida, selecione Baseado em contatos, Baseado em empresas, Baseados em negócios, Baseados em tíquetes, Baseado em orçamentos ou Baseado em objetos personalizados como o tipo de fluxo de trabalho. Se você selecionar Baseado em contatos, você pode optar por começar do zero ou focar seu fluxo de trabalho em uma data ou propriedade de data.
    
    
  • Modelos: para começar com um conjunto padrão de disparadores e ações de inscrição, clique na guia Modelos. No painel esquerdo, pesquise ou clique no menu suspenso Tipo para arquivar por tipo de modelo. Selecione um modelo para visualizar os disparadores e ações de inscrição à direita.
    
    
    
• Clique no ícone de lápis edit para dar ao fluxo de trabalho um nome e clique em Criar fluxo de trabalho. 

Se estiver criando um fluxo de trabalho do zero, você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho. Se estiver criando um fluxo de trabalho a partir de um modelo, você será guiado por um processo de criação passo a passo e, em seguida, será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.

Definir disparadores de inscrição

Os disparadores de inscrição são um conjunto de critérios que inscrevem automaticamente os registros no fluxo de trabalho. Se você somente quiser inscrever registros manualmente, deixe a caixa de disparador de inscrição em branco. Saiba mais sobre a inscrição manual.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo:

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Fluxos de trabalho mergulho profundo

• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir disparadores de inscrição. Saiba mais sobre como definir acionadores de inscrição em fluxos de trabalho.
• No painel direito, selecione um tipo de filtro para o seu disparador de inscrição. Configure o disparador e clique em Aplicar filtro. 

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos disparadores de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • Na barra lateral direita, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os disparadores que você deseja usar para reinscrição. Saiba mais sobre como adicionar disparadores de reinscrição aos fluxos de trabalho.
• Adicione mais acionadores de inscrição se necessário.
• Quando terminar, clique em Salvar.

Adicionar ações

• Clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
• No painel direito, selecione uma ação. Saiba mais sobre como escolher as ações do fluxo de trabalho.

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem uma atualização de conta para serem usadas. 

• Configure os detalhes da ação e clique em Salvar.
• Clique no ícone de mais + para adicionar mais ações de fluxo de trabalho.
• Se você estiver criando um fluxo de trabalho baseado em contatos para enviar e-mails de marketing, é recomendável definir uma meta de fluxo de trabalho para medir o envolvimento com seu conteúdo. Saiba mais sobre como usar metas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Após adicionar uma ação, você pode clonar ou movê-la para simplificar o processo de construção do fluxo de trabalho. E euse você gostaria de deixar uma nota sobre uma ação de fluxo de trabalho para você ou para a referência da sua equipe, aprenda como adicionar comentários às ações de fluxo de trabalho

Ao construir fluxos de trabalho maiores, você pode usar o minimapa de fluxo de trabalho para uma visão mais rápida da sua arquitetura de fluxo de trabalho e uma navegação mais rápida. Para utilizar o minimapa do fluxo de trabalho:

• Na parte superior esquerda da linha de tempo do fluxo de trabalho, clique em Mostrar minimapa.
• Com o minimapa aberto, você pode pairar sobre as ações do fluxo de trabalho para ver o nome da ação, e clicar em uma área do minimapa para navegar até lá.
• Para fechar o minimapa, clique noícone da seta para a esquerda no canto superior direito do minimapa.

Gerenciar configurações

Clique na guia Configurações para gerenciar as configurações do fluxo de trabalho. Na página Geral, selecione os dias e horários em que você deseja executar as ações, inscrever contatos do Salesforce e associar campanhas com o fluxo de trabalho. Na página Cancelamentos de inscrição e supressão, defina os critérios de cancelamento de inscrição e supressão para remover ou excluir registros do fluxo de trabalho automaticamente.

Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.

Ativar fluxo de trabalho

Depois de configurar o fluxo de trabalho, ative-o para iniciar a automação. 

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo: 

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Fluxos de trabalho mergulho profundo

Para revisar e ativar o fluxo de trabalho:

• No canto superior direito, clique em Revisar.
• Escolha inscrever os registros que atendem aos disparadores de inscrição ou apenas aqueles que atendam aos disparadores no futuro:
  • Para inscrever somente os registros que atendem aos disparadores de inscrição após um fluxo de trabalho ser ativado, marque Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do disparador após a ativação do fluxo de trabalho.
  • Para inscrever os registros existentes que atendam aos acionadores de inscrição, selecione Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem aos critérios do disparador nesse momento.

• • Se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios clicando em Use listas para ver esses contatos. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.
    

• Revise o restante das configurações do fluxo de trabalho, incluindo conexões e cancelamento de inscrição e clique em Ativar.
• Na caixa de diálogo, clique em Sim, ativar.

Depois de ativar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o histórico do fluxo de trabalho para monitorar os registros que estão inscritos.