Criar fluxos de trabalho

Crie um fluxo de trabalho para automatizar seus processos de negócios e tornar sua equipe mais eficiente. Defina critérios de inscrição para inscrever registros automaticamente e tomar ações em seus registros. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito.

Depois de criar seu fluxo de trabalho, ele aparecerá na guia Criado em fluxos de trabalho no painel de fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho criados em outras ferramentas como formulários, e-mails, tickets ou negócios serão exibidos na guia Criado em outras ferramentas. Saiba mais sobre como organizar os fluxos de trabalho. 

Selecione o objeto e o tipo de fluxo de trabalho

Na ferramenta de fluxos de trabalho, você pode criar um fluxo de trabalho do zero ou usar um modelo de fluxo de trabalho como guia. Além de usar modelos de fluxo de trabalho, você também pode consultar a biblioteca de fluxo de trabalho da comunidade para obter ver ideias para configurar seu fluxo de trabalho. 

Dependendo do seu fluxo de configuração, será também solicitado a seleção de um tipo de objeto e fluxo de trabalho. O número de fluxos de trabalho que você pode criar depende das suas assinaturas.

Para começar a criar um fluxo de trabalho:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho. 
• Você pode criar um novo fluxo de trabalho do zero ou com um modelo.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho a partir do zero, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > A partir do zero.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho a partir de um modelo, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > A partir de um modelo.
• Para editar ou clonar fluxos de trabalho existentes, passe o cursor do mouse sobre o fluxo de trabalho e clique em Clonar ou Editar. 

Começar do zero

Para criar um fluxo de trabalho a partir do zero:

• No painel esquerdo, selecione Baseado em [objeto] para selecionar o objeto do fluxo de trabalho. Isso determina o tipo de registro que pode ser inscrito no fluxo de trabalho. Ao criar um fluxo de trabalho do zero, você pode selecionar os seguintes objetos:

• • Contatos
  • Empresas
  • Negócios
  • Orçamentos (Sales Hub Professional ou Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Objetos personalizados (Enterprise apenas)
  • Conversas
  • Envios de feedback (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Assinaturas
  • Pagamentos
  • Objetivos
  • Leads (Sales Hub Professional ou Enterprise)
  • Usuários
• No painel direito, em Escolher tipo , selecione Fluxo de trabalho em branco.
• No canto superior esquerdo, clique em Próximo.
• Clique no edit ícone de lápis para dar um nome ao fluxo de trabalho e adicionar uma descrição. Ou use a Inteligência Artificial (IA) da HubSpot para gerar uma descrição para o seu fluxo de trabalho. Clique em Gerar. 
• Clique em Salvar.
   

Usar um modelo

Use um fluxo de trabalho alinhado com suas metas para simplificar os processos de automação. Você também pode navegar através dos modelos para explorar diferentes opções de automatização do fluxo de trabalho. 

Criar um fluxo de trabalho usando um modelo:

• Na bibloteca de modelos, pesquise um modelo que corresponde aos seus objetivos de fluxo de trabalho: 
  • Para filtrar os modelos por função ou objetivo, na barra lateral esquerda, selecionar uma categoria. 
  • Para pesquisar um modelo específico, no canto superior direito, insira uma palavra-chave para pesquisa. 
• Para revisar os detalhes do modelo, clique em Visualização. Na caixa de diálogo, você pode verificar se o modelo é compatível com suas assinaturas do HubSpot. Também é possível revisar os seguintes detalhes:
  
  • Objetivo: a finalidade e as metas deste fluxo de trabalho. 
  • Incluir gatilhos e ações: os gatilhos de incrição e as ações de fluxo de trabalho que estão incluídos nesse modelo. 
  • O que terá de preparar: quaisquer ativos que terá de preparar para povoar as ações de espaço reservado, tais como e-mails ou formulários de marketing. 
• Depois de selecionar seu modelo, clique em Usar modelo. No editor de fluxo de trabalho, o modelo será exibido com ações de espaço reservado. É possível editar, adicionar, e remover ações no editor. 

Definir gatilhos de inscrição

Gatilhos de inscrição são um conjunto de critérios que inscrevem automaticamente registros no fluxo de trabalho. Os gatilhos de inscrição podem ser baseados em filtro, evento ou programação. Saiba mais sobre como definir gatilhos de inscrição.

Se você somente quiser inscrever registros manualmente, deixe a caixa de gatilho de inscrição em branco. Saiba mais sobre a inscrição manual.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo:

• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos.
• No painel esquerdo, selecione Quando um evento ocorre, Quando o critério do filtro é atendido ou Baseado em uma programação. 
• No painel direito, selecione um tipo de filtro para o seu gatilho de inscrição. Configure o gatilho e clique em Salvar. 

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos gatilhos de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • No painel esquerdo, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os gatilhos que você deseja usar para reinscrição. Saiba mais sobre como adicionar gatilhos de reinscrição aos fluxos de trabalho.
• Adicione mais gatilhos de inscrição se necessário. Quando terminar, clique em Salvar.

Adicionar ações

Você pode usar assistentes de IA para gerar ações para um fluxo de trabalho ou selecionar e adicionar ações manualmente. Por exemplo, use um fluxo de trabalho para enviar um e-mail de marketing ou atribuir seus registros. Saiba mais sobre as diferentes ações de fluxo de trabalhodisponíveis no HubSpot.

Após adicionar uma ação, você pode cloná-la ou movê-la para facilitar o processo de criação do fluxo de trabalho. Além disso, se quiser deixar uma observação em uma ação de fluxo de trabalho para referência, saiba como adicionar comentários a ações de fluxo de trabalho. 

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem atualização de conta para serem usadas. 

Para adicionar ações a um fluxo de trabalho:

• Clique no + ícone de mais.
• No painel esquerdo, selecione uma ação. Saiba mais sobre como escolher as ações do fluxo de trabalho.
• Dependendo da ação de fluxo de trabalho selecionada, você também pode usar o painel de dados para usar dados de várias fontes de objeto. Por exemplo, você pode usar dados de um registro de contato e seu negócio associado para enviar uma notificação no aplicativo ao proprietário do negócio. 

• A funcionalidade do painel de dados pode ser usada com as ações de fluxo de trabalho abaixo:
  • Enviar notificação de e-mail interna
  • Criar tarefa

• • Enviar notificação no aplicativo
  • Valor igual a ramificação
  • Definir valor da propriedade (ao definir propriedades de texto)
  • Copiar propriedade
  • Criar registro (ao definir propriedades de texto)
  • Enviar notificação do Slack (requer integração com o Slack)

• • Ações de integração que permitem a transferência de dados (como Google Planilhas ou Asana)

• • Código personalizado (somente para Operation Hub Professional ou Enterprise)

• • Formatar dados (somente para Operation Hub Professional ou Enterprise)

• • Enviar um webhook (somente para Operation Hub Professional ou Enterprise). 

• Para usar a funcionalidade do painel de dados: 
  • Para adicionar uma fonte de dados aos dados disponíveis do painel:
    • Na seção Dados disponíveis, clique em Editar dados disponíveis. 

• • • No painel direito, clique em + Adicionar fonte de dados.
    • Clique no menu suspenso Escolher um tipo de registro e selecione uma fonte de dados.
    • Configure os detalhes da fonte de dados e clique em Adicionar.

• • Para usar dados de uma fonte específica para sua ação:
    
    • Na guia Editar ação, clique no campo com o qual deseja usar os dados.
    • No painel direito, clique para expandir a fonte de dados que você deseja usar e clique na propriedade a ser usada no campo. A propriedade será inserida no campo. As propriedades de eventos personalizados podem ser usadas para ações que são suportadas pelo painel de dados. As propriedades de eventos personalizados disponíveis serão exibidas sob o nome do evento personalizado no painel de dados.

• Depois de configurar os detalhes da ação, clique em Salvar. Ou, se você estiver adicionando a ação como um espaço reservado, clique em Salvar sem preencher os detalhes da ação. As ações de espaço reservado devem ser preenchidas antes de ativar o fluxo de trabalho. Saiba mais sobre as ações de espaço reservado.
• Clique no ícone de adição+ para adicionar mais ações de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais + para adicionar mais ações de fluxo de trabalho. Para usar o minimapa do fluxo de trabalho:
  • No canto superior esquerdo do fluxo de trabalho, na linha do tempo, clique em Mostrar minimapa.
  • Com o minimapa aberto, você pode passar o cursor do mouse sobre as ações de fluxo de trabalho para visualizar o nome da ação e clicar em uma área dele para navegar.
  • Para fechar o minimapa, clique no leftícone de seta no canto superior direito.

• Se o seu fluxo de trabalho exigir quaisquer alterações antes de ser publicado, o marcador final será amarelo. Clique no link no alerta e revise as alterações que precisam de ser feitas.

Desfazer ou refazer alterações

Ao editar seu fluxo de trabalho, você pode desfazer ou refazer as alterações feitas no fluxo de trabalho nos 30 dias anteriores.

Observação: não é possível usar a funcionalidade de desfazer e refazer para ações de extensão, ações de código personalizado ou ações de movimentação ou clonagem.

• Acesse o editor de fluxo de trabalho.
• Para desfazer uma ação, clique no undo ícone de desfazer no canto superior esquerdo. As alterações serão desfeitas uma de cada vez.

• Para desfazer uma ação, clique no redo ícone de desfazer no canto superior esquerdo. As alterações serão refeitas uma de cada vez.

Gerenciar configurações

Para gerenciar as configurações de fluxo de trabalho:

• No canto superior esquerdo, clique na guia Configurações para gerenciar as configurações de execução e notificação do fluxo de trabalho. Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.
• No canto superior esquerdo, clique em Editar > Editar gatilho de inscrição para gerenciar as configurações de inscrição, cancelamento e reinscrição do fluxo de trabalho. 
  
  

Ativar fluxo de trabalho

Depois de configurar o fluxo de trabalho, ative-o para iniciar a automação. Se alguma ação de espaço reservado foi salva, ela deverá ser concluída antes que você possa ativar o fluxo de trabalho. Depois de ativar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o histórico do fluxo de trabalho para monitorar os registros que estão inscritos.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo: 

Para revisar e ativar o fluxo de trabalho:

• No canto superior direito, clique em Revisar e publicar.

• Para inscrever somente os registros que atendem aos gatilhos de inscrição após um fluxo de trabalho ser ativado, marque Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do gatilho após a ativação do fluxo de trabalho. 

• • Para inscrever os registros existentes que atendam aos acionadores de inscrição, selecione Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem aos critérios do disparador nesse momento.

• • Se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios clicando em Use listas para ver esses contatos. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.

Observação: o número de contatos existentes indicado na página de revisão é uma estimativa. Para ver o número exato de contatos, crie uma lista estática de contatos que atendem aos critérios ao clicar em Use listas para ver esses contatos.

• Revise o restante das configurações do fluxo de trabalho, incluindo conexões e cancelamento de inscrição e clique em Ativar.

• Na caixa de diálogo, clique em Sim, ativar.