Criar fluxos de trabalho

Crie um fluxo de trabalho para automatizar seus processos de negócios e tornar sua equipe mais eficiente. Crie um fluxo de trabalho para automatizar seus processos de negócios e tornar sua equipe mais eficiente. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito.

Depois de criar seu fluxo de trabalho, ele aparecerá na guia Criado em fluxos de trabalho no painel de fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho criados em outras ferramentas como formulários, e-mails, tickets ou negócios serão exibidos na guia Criado em outras ferramentas. Saiba mais sobre como organizar os fluxos de trabalho. 

Selecione o objeto e o tipo de fluxo de trabalho

Na ferramenta de fluxos de trabalho, você pode criar um fluxo de trabalho do zero ou usar um modelo de fluxo de trabalho como guia. Dependendo do fluxo de configuração escolhido, você também será solicitado a selecionar um tipo de objeto e fluxo de trabalho.

Para começar a criar um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho. 
• Você pode criar um novo fluxo de trabalho do zero ou com um modelo.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho a partir do zero, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > A partir do zero.
  • Para criar um novo fluxo de trabalho a partir de um modelo, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > A partir de um modelo.
• Para editar ou clonar fluxos de trabalho existentes, passe o cursor do mouse sobre o fluxo de trabalho e clique em Clonar ou Editar. 

Começar do zero

Para criar um fluxo de trabalho a partir do zero:

• No painel esquerdo, selecione Baseado em [objeto] para selecionar o objeto do fluxo de trabalho. Isso determina o tipo de registro que pode ser inscrito no fluxo de trabalho. Ao criar um fluxo de trabalho do zero, você pode selecionar os seguintes objetos:

• • Contatos
  • Empresas
  • Negócios
  • Orçamentos (Sales Hub Professional ou Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Objetos personalizados (Enterprise apenas)
  • Conversas
  • Envios de feedback (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Assinaturas
  • Pagamentos
  • Objetivos

• No painel direito, em Escolha o tipo , selecione o tipo de fluxo de trabalho.
  • Fluxo de trabalho em branco: comece com um fluxo de trabalho em branco e adicione seus próprios gatilhos, ações e atrasos de inscrição.
  • Fluxo de trabalho programado (somente para Operations Hub Professional e Enterprise): defina uma programação para que seu fluxo de trabalho se repita em intervalos regulares e pré-determinados, como diário, semanal, mensal ou anual. Depois disso, adicione seus próprios gatilhos, ações e atrasos de inscrição. Saiba mais sobre a criação de fluxos de trabalho programados.
  • Data específica ou propriedade da data de contato (somente fluxos de trabalho baseados em contatos): comece com um fluxo de trabalho em branco e adicione as ações que serão executadas com base em uma data específica ou nas datas definidas em uma propriedade específica nos registros inscritos. Saiba mais sobre como criar fluxos de trabalho de Data específica ou propriedade da data de contato.

• Clique em Próximo.
• Clique no edit ícone de lápis para dar um nome ao fluxo de trabalho e adicionar uma descrição.
• Clique em Salvar.

Usar um modelo

Use um fluxo de trabalho alinhado com suas metas para simplificar os processos de automação. Você também pode navegar através dos modelos para explorar diferentes opções de automatização do fluxo de trabalho. 

Criar um fluxo de trabalho usando um modelo:

• Na bibloteca de modelos, pesquise um modelo que corresponde aos seus objetivos de fluxo de trabalho: 
  • Para filtrar os modelos por função ou objetivo, na barra lateral esquerda, seleccionar uma categoria. 
  • Para pesquisar um modelo específico, no canto superior direito, insira uma palavra-chave para pesquisa. 
• Para revisar os detalhes do modelo, clique em Visualização. Na caixa de diálogo, você pode verificar se o modelo é compatível com suas assinaturas do HubSpot. Também é possível revisar os seguintes detalhes:
  
  • Objetivo: a finalidade e as metas deste fluxo de trabalho. 
  • Incluir gatilhos e ações: os gatilhos de incrição e as ações de fluxo de trabalho que estão incluídos nesse modelo. 
  • O que terá de preparar: quaisquer ativos que terá de preparar para povoar as ações de espaço reservado, tais como e-mails ou formulários de marketing. 
• Depois de selecionar seu modelo, clique em Usar modelo. No editor de fluxo de trabalho, o modelo será exibido com ações de espaço reservado. É possível editar, adicionar, e remover ações no editor. 

Definir gatilhos de inscrição

Gatilhos de inscrição são um conjunto de critérios que inscrevem automaticamente registros no fluxo de trabalho. Os gatilhos de inscrição podem ser baseados em filtros ou em eventos. Se você somente quiser inscrever registros manualmente, deixe a caixa de gatilho em branco. Saiba mais sobre a inscrição manual.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo:

• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir gatilhos. Saiba mais sobre comodefinir gatilhos de inscrição em fluxos de trabalho.
• No painel esquerdo, selecione Quando um evento ocorre ou Quando o critério do filtro é atendido. Saiba mais sobre gatilhos de eventos.
• No painel direito, selecione um tipo de filtro para o seu gatilho de inscrição. Configure o disparador e clique em Aplicar filtro.  

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos gatilhos de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • No painel esquerdo, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os gatilhos que você deseja usar para reinscrição. Saiba mais sobre como adicionar gatilhos de reinscrição aos fluxos de trabalho.
• Adicione mais gatilhos de inscrição se necessário.
• Quando terminar, clique em Salvar.

Adicionar ações

Adicionar ações ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, use um fluxo de trabalho para enviar um e-mail de marketing ou atribuir seus registros. Saiba mais sobre as diferentes ações de fluxo de trabalhodisponíveis no HubSpot.

Após adicionar uma ação, você pode cloná-la ou movê-la para facilitar o processo de criação do fluxo de trabalho. Além disso, se quiser deixar uma observação em uma ação de fluxo de trabalho para referência, saiba como adicionar comentários a ações de fluxo de trabalho. 

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem atualização de conta para serem usadas. 

Para adicionar ações a um fluxo de trabalho:

• Clique no + ícone de adição.
• No painel esquerdo, selecione uma ação. Saiba mais sobre como escolher as ações do fluxo de trabalho.
• Dependendo da ação de fluxo de trabalho selecionada, você também pode usar o painel de dados para usar dados de várias fontes de objeto. Por exemplo, você pode usar dados de um registro de contato e seu negócio associado para enviar uma notificação no aplicativo ao proprietário do negócio. Para usar a funcionalidade do painel de dados: 
  • Para adicionar uma fonte de dados aos dados disponíveis do painel:
    • Na seção Dados disponíveis, clique em Editar dados disponíveis. 

• • • No painel direito, clique em + Adicionar fonte de dados.
    • Clique no menu suspenso Escolher um tipo de registro e selecione uma fonte de dados.
    • Configure os detalhes da fonte de dados e clique em Adicionar.

• • Para usar dados de uma fonte específica para sua ação:
    
    • Na guia Editar ação, clique no campo com o qual deseja usar os dados.
    • Na seção Propriedades do objeto, clique para expandir a fonte de dados que você deseja usar e clique na propriedade a ser usada no campo. A propriedade será inserida no campo. 

• Depois de configurar os detalhes da ação, clique em Salvar. Ou, se você estiver adicionando a ação como um espaço reservado, clique em Salvar sem preencher os detalhes da ação. As ações de espaço reservado devem ser preenchidas antes de ativar o fluxo de trabalho. Saiba mais sobre as ações de espaço reservado.
• Clique no ícone de adição+ para adicionar mais ações de fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais + para adicionar mais ações de fluxo de trabalho. Para usar o minimapa do fluxo de trabalho:
  • No canto superior esquerdo do fluxo de trabalho, na linha do tempo, clique em Mostrar minimapa.
  • Com o minimapa aberto, você pode passar o cursor do mouse sobre as ações de fluxo de trabalho para visualizar o nome da ação e clicar em uma área dele para navegar.
  • Para fechar o minimapa, clique no leftícone de seta no canto superior direito.

• Se o seu fluxo de trabalho exigir quaisquer alterações antes de ser publicado, o marcador final será amarelo. Clique no link no alerta e revise as alterações que precisam de ser feitas.

Gerenciar configurações

Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.

Para gerenciar as configurações de fluxo de trabalho:

• Clique na guia Configurações para gerenciar as configurações do fluxo de trabalho.
• Na guia Geral, selecione os dias e horários em que você deseja executar as ações, inscrever contatos do Salesforce e associar campanhas com o fluxo de trabalho.
• Na página Cancelamentos de inscrição e supressão, defina os critérios de cancelamento de inscrição e supressão para remover ou excluir registros do fluxo de trabalho automaticamente.
• Na guia Notificações , configurar notificações por e-mail para alertar os usuários e as equipes quando a taxa de inscrição de um fluxo de trabalho aumenta ou diminui para além de um determinado percentual.
  
  

Ativar fluxo de trabalho

Depois de configurar o fluxo de trabalho, ative-o para iniciar a automação. Se alguma ação de espaço reservado foi salva, ela deverá ser concluída antes que você possa ativar o fluxo de trabalho. Depois de ativar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o histórico do fluxo de trabalho para monitorar os registros que estão inscritos.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo: 

Para revisar e ativar o fluxo de trabalho:

• No canto superior direito, clique em Revisar e publicar.
• Escolha inscrever os registros que atendem aos gatilhos de inscrição ou apenas inscrever aqueles que atenderem aos gatilhos no futuro:
  • Para inscrever somente os registros que atendem aos gatilhos de inscrição após um fluxo de trabalho ser ativado, marque Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do gatilho após a ativação do fluxo de trabalho.
  • Para inscrever os registros existentes que atendam aos acionadores de inscrição, selecione Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem aos critérios do disparador nesse momento.

• • Se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios clicando em Use listas para ver esses contatos. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.

Observação: o número de contactos existentes indicado na página de revisão é uma estimativa. Para ver o número exato de contatos, crie uma lista estática de contatos que atendem aos critérios ao clicar em Use listas para ver esses contatos.

• Revise o restante das configurações do fluxo de trabalho, incluindo conexões e cancelamento de inscrição e clique em Ativar.

• Na caixa de diálogo, clique em Sim, ativar.