Criar fluxos de trabalho

Crie um fluxo de trabalho para automatizar seus processos de negócios e tornar sua equipe mais eficiente. Defina critérios de inscrição para inscrever registros automaticamente e tomar ações em seus contatos, empresas, negócios, orçamentos e tickets. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito.

Depois de criar seu fluxo de trabalho, ele aparecerá na guia Criado em fluxos de trabalho no painel de fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho criados em outras ferramentas como formulários, e-mails, tickets ou negócios serão exibidos na guia Criado em outras ferramentas. Saiba mais sobre como organizar os fluxos de trabalho. 

Para começar a criar um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Para criar um novo fluxo de trabalho, no canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.
• Para editar ou clonar fluxos de trabalho existentes, passe o cursor do mouse sobre o fluxo de trabalho e clique em Clonar ou Editar. 

Selecione o objeto e o tipo de fluxo de trabalho

Na página de configuração do fluxo de trabalho, selecione a guia Começar do zero ou Modelos para configurar o fluxo de trabalho do zero ou começar com modelos de critérios e ações de inscrição com base em casos de uso frequentes. Dependendo do fluxo de configuração escolhido, você também será solicitado a selecionar um tipo de objeto e fluxo de trabalho.

Começar do zero

Se você escolheu Começar do zero:

• No painel esquerdo, selecione Baseado em [objeto] para selecionar o objeto do fluxo de trabalho. Isso determina o tipo de registro que pode ser inscrito no fluxo de trabalho. Ao criar um fluxo de trabalho do zero, você pode selecionar os seguintes objetos:

• • Contatos
  • Empresas
  • Negócios
  • Orçamentos (Sales Hub Professional ou Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Objetos personalizados (somente Enterprise)
  • Conversas
  • Envios de feedback (Service Hub Professional ou Enterprise)
  • Assinaturas
  • Pagamentos

Saiba mais sobre os tipos de fluxos de trabalho no vídeo abaixo:

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Detalhamento de fluxos de trabalho

• No painel direito, em Escolher tipo, selecione o tipo de fluxo de trabalho:
  • Fluxo de trabalho em branco: comece com um fluxo de trabalho em branco e adicione seus próprios gatilhos, ações e atrasos de inscrição.
  • Fluxo de trabalho programado (somente para Operations Hub Professional e Enterprise): defina uma programação para que seu fluxo de trabalho se repita em intervalos regulares e pré-determinados, como diário, semanal, mensal ou anual. Depois disso, adicione seus próprios gatilhos, ações e atrasos de inscrição. Saiba mais sobre a criação de fluxos de trabalho programados.

• • Data específica ou propriedade da data de contato (somente fluxos de trabalho baseados em contatos): comece com um fluxo de trabalho em branco e adicione as ações que serão executadas com base em uma data específica ou nas datas definidas em uma propriedade específica nos registros inscritos. Saiba mais sobre como criar fluxos de trabalho de Data específica ou propriedade da data de contato .

• Clique no ícone de lápis edit para dar um nome ao fluxo de trabalho e clique em Avançar. Você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.
  
  

Usar um modelo

Se você escolheu usar um modelo para configurar seu fluxo de trabalho:

• No painel esquerdo, pesquise ou clique no modelo que deseja usar.
  
  

• Na tela de configuração do modelo de fluxo de trabalho, você será guiado por um processo de criação passo a passo. 
  • Em cada página do guia de configuração, configure os campos obrigatórios, clicando em Próximo, no canto inferior direito, para navegar até a próxima página.
  • Se você quiser pular a configuração passo a passo do modelo de fluxo de trabalho, no canto inferior direito, clique em Configurar no construtor de fluxos de trabalho. No editor de fluxo de trabalho, o modelo será exibido com ações de espaço reservado. 
• Na última etapa do guia de configuração, clique em Criar, no canto inferior direito, para criar o fluxo de trabalho. Você será encaminhado para o editor de fluxo de trabalho.
  

Definir disparadores de inscrição

Os disparadores de inscrição são um conjunto de critérios que inscrevem automaticamente os registros no fluxo de trabalho. Se você somente quiser inscrever registros manualmente, deixe a caixa de disparador de inscrição em branco. Saiba mais sobre a inscrição manual.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo:

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Detalhamento de fluxos de trabalho

• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir disparadores. Saiba mais sobre como definir acionadores de inscrição em fluxos de trabalho.
• No painel direito, selecione um tipo de filtro para o seu disparador de inscrição. Configure o disparador e clique em Aplicar filtro. 
  
  

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos disparadores de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • No painel à direita, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os disparadores que você deseja usar para reinscrição. Saiba mais sobre como adicionar disparadores de reinscrição aos fluxos de trabalho.
• Adicione mais acionadores de inscrição se necessário.
• Quando terminar, clique em Salvar.

Adicionar ações

A maioria das ações de fluxo de trabalho, como Criar tarefa e Enviar e-mail, pode ser salva sem configurar todos os detalhes. Isso pode ajudar a simplificar a construção do fluxo de trabalho , permitindo que você adicione suas ações primeiro como espaços reservados e configure mais tarde o resto dos detalhes antes de ativar o fluxo de trabalho.

Por exemplo, você está configurando um fluxo de trabalho para uma campanha de marketing por e-mail futura. Mesmo que você não tenha terminado de criar os e-mails que serão enviados, poderá adicionar todas as ações de Enviar e-mail necessárias e, em seguida, adicionar os e-mails assim que eles forem finalizados.

As ações de espaço reservado devem ser preenchidas antes de ativar o fluxo de trabalho. Saiba mais sobre as ações de espaço reservado.

Para adicionar ações a um fluxo de trabalho:

• Clique no + ícone de adição.
• No painel direito, selecione uma ação. Saiba mais sobre como escolher as ações do fluxo de trabalho.

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem uma atualização de conta para serem usadas. 

• Configure os detalhes da ação e clique em Salvar. Ou, se você estiver adicionando a ação como um espaço reservado, clique em Salvar sem preencher os detalhes da ação.
• Clique no ícone de mais + para adicionar mais ações de fluxo de trabalho.
• Se você estiver criando um fluxo de trabalho baseado em contatos para enviar e-mails de marketing, é recomendável definir uma meta de fluxo de trabalho para medir o envolvimento com seu conteúdo. Saiba mais sobre como usar metas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Após adicionar uma ação, você pode cloná-la ou movê-la para facilitar o processo de criação do fluxo de trabalho. Além disso, se quiser deixar uma observação em uma ação de fluxo de trabalho para você ou para referência da sua equipe, saiba como adicionar comentários a ações de fluxo de trabalho. 

Ao criar fluxos de trabalho maiores, você pode usar o minimapa para uma exibição mais rápida da arquitetura do fluxo de trabalho e uma navegação mais ágil. Para usar o minimapa do fluxo de trabalho:

• No canto superior esquerdo do fluxo de trabalho, na linha do tempo, clique em Mostrar minimapa.
• Com o minimapa aberto, você pode passar o cursor do mouse sobre as ações de fluxo de trabalho para visualizar o nome da ação e clicar em uma área dele para navegar.
• Para fechar o minimapa, clique noleftícone de seta no canto superior direito do mapa.

Gerenciar configurações

Clique na guia Configurações para gerenciar as configurações do fluxo de trabalho. Na página Geral, selecione os dias e horários em que você deseja executar as ações, inscrever contatos do Salesforce e associar campanhas com o fluxo de trabalho. Na página Cancelamentos de inscrição e supressão, defina os critérios de cancelamento de inscrição e supressão para remover ou excluir registros do fluxo de trabalho automaticamente.

Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.

Ativar fluxo de trabalho

Depois de configurar o fluxo de trabalho, ative-o para iniciar a automação. Se alguma ação de espaço reservado foi salva, ela deverá ser concluída antes que você possa ativar o fluxo de trabalho.

Para assistir a uma visão geral desse processo, confira o vídeo abaixo:

Veja a lição completa da HubSpot Academy: Detalhamento de fluxos de trabalho

Para revisar e ativar o fluxo de trabalho:

• No canto superior direito, clique em Revisar.
• Escolha inscrever os registros que atendem aos disparadores de inscrição ou apenas aqueles que atendam aos disparadores no futuro:
  • Para inscrever somente os registros que atendem aos disparadores de inscrição após um fluxo de trabalho ser ativado, marque Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do disparador após a ativação do fluxo de trabalho.
  • Para inscrever os registros existentes que atendam aos acionadores de inscrição, selecione Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem aos critérios do disparador nesse momento.
    
    

• • Se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios clicando em Use listas para ver esses contatos. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.
    

• Revise o restante das configurações do fluxo de trabalho, incluindo conexões e cancelamento de inscrição e clique em Ativar.
• Na caixa de diálogo, clique em Sim, ativar.

Depois de ativar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o histórico do fluxo de trabalho para monitorar os registros que estão inscritos.