Criar fluxos de trabalho

Com a ferramenta de fluxos de trabalho, você pode automatizar seus processos de marketing, vendas e atendimento para tornar sua equipe mais eficiente. Defina critérios de inscrição para inscrever registros automaticamente e tomar ações em seus contatos, empresas, negócios, orçamentos e tíquetes. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito no fluxo de trabalho.

Observação: os fluxos de trabalho baseados em contatos foram migrados para usar o mesmo sistema que todos os outros objetos. Ainda há algumas diferenças entre os tipos de fluxo de trabalho, como configurações. Saiba mais sobre a migração de fluxo de trabalho.

As sequências são outra ferramenta de automação que usa e-mails individuais e lembretes de tarefas de acompanhamento para ajudar os representante de vendas a automatizar seus processos. Saiba mais sobre como usar sequências.

Para começar a criar um fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• No canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho.

Você selecionará o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar.

Selecionar o tipo de fluxo de trabalho

Você pode criar fluxos de trabalho para os seguintes objetos:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Orçamentos (Sales Hub Enterprise)
• Tíquetes (Service Hub Professional ou Enterprise)
• Objetos personalizados (somente Enterprise)
• Conversas

Para selecionar o tipo de fluxo de trabalho:

• No painel esquerdo da página de configuração do fluxo de trabalho, escolha se deseja começar o fluxo de trabalho do zero ou a partir de um modelo.
  
  • Começar do zero: para começar com um fluxo de trabalho em branco, clique na guia Começar do zero. Em seguida, selecione Baseado em contatos, Baseado em empresas, Baseados em negócios, Baseados em tíquetes, Baseado em orçamentos ou Baseado em objetos personalizados como o tipo de fluxo de trabalho. Se você selecionar Baseado em contatos, você pode optar por começar do zero ou focar seu fluxo de trabalho em uma data ou propriedade de data.
    
    
  • Modelos: para começar com um conjunto padrão de disparadores e ações de inscrição, clique na guia Modelos. No painel esquerdo, pesquise ou clique no menu suspenso Tipo para arquivar por tipo de modelo. Selecione um modelo para visualizar os disparadores e ações de inscrição à direita.
    
    
• Clique no ícone de lápis edit para dar ao fluxo de trabalho um nome e clique em Criar fluxo de trabalho.

Definir critérios de inscrição

Depois de criar o fluxo de trabalho, defina os critérios de inscrição. Quando um registro atende a esses critérios, ele será inscrito automaticamente. Se você somente quiser inscrever registros manualmente, deixe a caixa de disparador de inscrição em branco. Saiba mais sobre a inscrição manual.

• No editor de fluxo de trabalho, clique em Definir disparadores de inscrição. Saiba mais sobre como definir acionadores de inscrição em fluxos de trabalho.
• No painel direito, selecione um tipo de filtro para o seu disparador de inscrição. Configure os critérios, depois clique em Aplicar filtro.

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos disparadores de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • Na barra lateral direita, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os disparadores que você deseja usar para reinscrição. Saiba mais sobre como adicionar disparadores de reinscrição aos fluxos de trabalho.
• Adicione mais acionadores de inscrição se necessário.
• Quando terminar, clique em Salvar.

Adicionar ações

• Clique no ícone de mais + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
• No painel direito, selecione uma ação. Saiba mais sobre como escolher as ações do fluxo de trabalho.

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem uma atualização de conta para serem usadas. 

• Configure os detalhes da ação e clique em Salvar.
• Clique no ícone de mais + para adicionar mais ações de fluxo de trabalho.
• Se você estiver criando um fluxo de trabalho baseado em contatos para enviar e-mails de marketing, é recomendável definir uma meta de fluxo de trabalho para medir o envolvimento com seu conteúdo. Saiba mais sobre como usar metas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Após adicionar uma ação, você pode clonar ou movê-la para simplificar o processo de construção do fluxo de trabalho.

Se quiser deixar uma observação em uma ação de fluxo de trabalho para você ou para referência da sua equipe, saiba como adicionar comentários a ações de fluxo de trabalho. 

Você também pode conectar aplicativos à sua conta da HubSpot com a ferramenta de fluxos de trabalho, que permitirá usar as ações de fluxo de trabalho disponíveis fornecidas pelo aplicativo. Saiba mais sobre como usar os aplicativos conectados nos seus fluxos de trabalho.

Gerenciar configurações

Clique na guia Configurações para gerenciar as configurações do fluxo de trabalho. Na página Geral, selecione os dias e horários em que você deseja executar as ações, inscrever contatos do Salesforce e associar campanhas com o fluxo de trabalho. Na página Cancelamentos de inscrição e supressão, defina os critérios de cancelamento de inscrição e supressão para remover ou excluir registros do fluxo de trabalho automaticamente.

Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.

Ativar fluxo de trabalho

• No canto superior direito, clique em Revisar.
• Escolha inscrever os registros que atendem aos critérios ou apenas inscrever os registros que atendam aos critérios no futuro:
  • Para inscrever somente os registros que atendem aos disparadores de inscrição após um fluxo de trabalho ser ativado, marque Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do disparador após a ativação do fluxo de trabalho.
  • Para inscrever os registros existentes que atendam aos acionadores de inscrição, selecione Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem aos critérios do disparador nesse momento.

• • Se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios clicando em Use listas para ver esses contatos. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.
    

• Revise o restante das configurações do fluxo de trabalho, incluindo conexões e cancelamento de inscrição e clique em Ativar.
• Na caixa de diálogo, clique em Sim, ativar.

Depois de ativar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o histórico do fluxo de trabalho para monitorar os registros que estão inscritos.