Workflows erstellen

Erstellen Sie einen Workflow, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ihr Team effizienter zu machen. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Schritte für Ihre Datensätze durchzuführen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, wird er auf der Registerkarte In Workflows erstellt im Dashboard für Workflows angezeigt. Workflows, die mit anderen Tools erstellt wurden, wie z. B. Formulare, E-Mails, Tickets oder Deals , werden auf der Registerkarte In anderen Tools erstellt angezeigt. Erfahren Sie mehr über das Organisieren Ihrer Workflows. 

Workflow-Objekt und -Typ auswählen

Mit dem Workflow-Tool können Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine Workflow-Vorlage verwenden, die Sie dabei unterstützt. Neben der Verwendung von Workflow-Vorlagen können Sie auch auf die Community-Workflow-Bibliothek zurückgreifen, um beim Einrichten Ihres Workflows Anregungen zu erhalten. 

Abhängig vonIhrem Setup-Ablauf werden Sie aufgefordert, ein Objekt- und einen Workflow-Typ auszuwählen. Die Anzahl von Workflows, die Sie erstellen können, hängen von Ihren Abonnements ab.

So erstellen Sie einen Workflow:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows. 
• Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen:
  • Um einen vollkommen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Komplett neu.
  • Um einen neuen Workflow von einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Aus Vorlage.
• Um vorhandene Workflows zu bearbeiten oder zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie auf Kopieren oder Bearbeiten. 

Komplett neu beginnen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

• Wählen Sie im linken Bereich die Option [objekt]basiert aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen, können Sie aus den folgenden Objekten auswählen:

• • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deals
  • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Abonnements
  • Zahlungen
  • Ziele
  • Leads (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzer
• Wählen Sie im rechten Bereich unter Typ auswählen die Option Leerer Workflow aus.
• Klicken Sie oben links auf Weiter.
• Klicken Sie auf das edit Bleistift-Symbol, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Oder verwenden Sie die künstliche Intelligenz (KI) von HubSpot, um eine Beschreibung für Ihren Workflow zu generieren. Klicken Sie auf Generieren. 
• Klicken Sie auf Speichern.
   

Eine Vorlage verwenden

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, um verschiedene Optionen der Workflow-Automatisierung zu erkunden. 

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

• Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
  • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
  • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
• Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
  
  • Zweck: der Zweck und die Ziele dieses Workflows. 
  • Enthaltene Trigger und Aktionen: die Aufnahme-Trigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 
  • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
• Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden. Im Workflow-Editor wird die Vorlage mit Platzhalteraktionenangezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen. 

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Aufnahme-Trigger können filterbasiert, eventbasiert oder auf einem Zeitplan basierend sein. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern.

Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Trigger einrichten.
• Wählen Sie im linken Bereich Wenn ein Event eintritt, Wenn die Filterkriterien erfüllt sind oder Basierend auf einem Zeitplan aus. 
• Wählen Sie im linken Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf Speichern. 

• Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Wiederaufnahme.
  • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
  • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über und das Hinzufügen von Triggern für die erneute Registrierung zu Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Aktionen hinzufügen

Sie können KI-Assistenten verwenden, um Aktionen für einen Workflow zu generieren oder manuell Aktionen auszuwählen und hinzuzufügen. Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen. 

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Damit gesperrte Aktionen locked verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
• Wählen Sie im linken Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über Auswahl Ihrer Workflow-Aktionen.
• Je nach ausgewählter Workflow-Aktion können Sie im Datenbereich auch Daten aus verschiedenen Objektquellen verwenden. Sie können zum Beispiel Daten von einem Kontaktdatensatz und dem zugeordneten Deal verwenden, um eine In-App-Benachrichtigung an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter zu senden. 

• Die Funktionalität des Datenbereichs kann mit den folgenden Workflow-Aktionen genutzt werden:
  • Interne E-Mail-Benachrichtigung senden
  • Aufgabe erstellen

• • In-App-Benachrichtigung senden
  • Ist-gleich-Verzweigung
  • Eigenschaftwert festlegen (beim Festlegen von Text-Eigenschaften)
  • Eigenschaft kopieren
  • Datensatz erstellen (beim Festlegen von Texteigenschaften)
  • Slack-Benachrichtigung senden (erfordert Slack-Integration)

• • Integrationsaktionen, die die Weitergabe von Daten ermöglichen (z. B. mit Google Tabellen oder Asana)

• • Benutzerdefinierter Code (nur Operations Hub Professional oder Enterprise )

• • Daten formatieren (nur Operations Hub Professional oder Enterprise)

• • Einen Webhook senden (nur Operations Hub Professional oder Enterprise) 

• So verwenden Sie die Datenbereich-Funktionalität: 
  • So fügen Sie eine Quelle zu den verfügbaren Daten des Bereichs hinzu:
    • Klicken Sie im Abschnitt Verfügbare Daten auf Verfügbare Daten bearbeiten. 

• • • Klicken Sie im rechten Bereich auf + Datenquelle hinzufügen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einen Datensatztyp auswählen und wählen Sie eine Quelle aus.
    • Konfigurieren Sie die Details der Datenquelle und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

• • So verwenden Sie Daten aus einer bestimmten Quelle für Ihre Aktion:
    
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Aktion bearbeiten auf das Feld, für das Sie die Daten verwenden möchten.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf die Eigenschaft, die Sie im Feld verwenden möchten. Die Eigenschaft wird in das Feld eingefügt. Benutzerdefinierte Eigenschaften können für Aktionen verwendet werden, die von der data panelunterstützt werden. Die verfügbaren benutzerdefinierten Event-Eigenschaften werden unter dem Namen des benutzerdefinierten Events im Datenbereich angezeigt.

• Nachdem Sie die Details der Aktion festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf Speichern, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.
• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
• Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:
  • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf Minimap anzeigen.
  • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
  • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie auf das leftPfeil-Symbol oben rechts in der Minimap.

• Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, ist die Endmarkierung gelb. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.

Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen

Beim Bearbeiten Ihres Workflows können Sie Änderungen, die Sie in den letzten 30 Tagen an dem Workflow vorgenommen haben, rückgängig machen oder wiederherstellen.

Bitte beachten: Sie können die Rückgängig- und Wiederherstellungsfunktion nicht für Erweiterungsaktionen, benutzerdefinierte Code-Aktionen oder Aktionen zum Verschieben oder Klonen verwenden.

• Gehen Sie zum Workflows-Editor.
• Um eine Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie auf das undo Symbol für Rückgängigmachen oben links. Änderungen werden nacheinander rückgängig gemacht.

• Um eine Aktion wiederherzustellen, klicken Sie auf das redo Symbol für Wiederherstellen oben links. Änderungen werden nacheinander wiederhergestellt.

Einstellungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

• Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Einstellungen, um die Ausführungs-und Benachrichtigungseinstellungen des Workflows zu verwalten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.
• Klicken Sie oben links auf Bearbeiten > Aufnahme-Trigger bearbeiten, um die Einstellungen des Workflows für die Aufnahme, Entfernung und Wiederaufnahme zu verwalten.
  
  

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie unter den Workflow-Verlauf einsehen, um die erfassten Datensätze zu überwachen.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an: 

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

• Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.

• Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde. 

• • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen.

• • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen klicken.

• Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf Aktivieren.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, aktivieren.