Workflows erstellen

Erstellen Sie einen Workflow, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ihr Team effizienter zu machen. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Schritte für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, wird er auf der Registerkarte In Workflows erstellt im Dashboard für Workflows angezeigt. Workflows, die mit anderen Tools erstellt wurden, wie Formulare, E-Mails, Tickets oder Deals werden auf der Registerkarte Erstellt in anderen Tools angezeigt. Erfahren Sie mehr über das Organisieren Ihrer Workflows. 

Workflow-Objekt und -Typ auswählen

Mit dem Workflow-Tool können Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine Workflow-Vorlage verwenden, die Sie dabei unterstützt. Je nachdem, welchen Setup-Ablauf Sie auswählen, werden Sie auch aufgefordert, ein Objekt- und einen Workflow-Typ auszuwählen.

So erstellen Sie einen Workflow:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows. 
• Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen:
  • Um einen vollkommen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Komplett neu.
  • Um einen neuen Workflow von einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Aus Vorlage.
• Um vorhandene Workflows zu bearbeiten oder zu klonen, müssen Sie den Mauszeiger über den Workflow bewegen und auf Klonen oder Bearbeiten klicken. 

Komplett neu beginnen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

• Wählen Sie im linken Bereich die Option [objekt]-basiert aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen, können Sie aus den folgenden Objekten auswählen:

• • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deals
  • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Abonnements
  • HubSpot Payments
  • Ziele

• Wählen Sie im rechten Bereich unter Typ auswählen den Workflow-Typ aus:
  • Leerer Workflow: Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu.
  • Geplanter Workflow (nur Operations Hub Professional und Enterprise): Legen Sie einen Zeitplan für Ihren Workflow fest, sodass er in regelmäßigen, vorher festgelegten Intervallen wie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrt. Fügen Sie im Anschluss Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu. Erfahren Sie mehr über die Erstellung geplanter Workflows.
  • „Bestimmtes Datum“ oder „Kontaktdatumseigenschaft“ (nur kontaktbasierte Workflows): Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Aktionen hinzu, die an einem bestimmten Datum oder an mehreren Terminen für eine bestimmte Eigenschaft in aufgenommenen Datensätzen ausgeführt werden. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows der Typen Bestimmtes Datum oder Kontaktdatumseigenschaft.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Klicken Sie auf das edit Bleistift-Symbol, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• Klicken Sie auf Speichern.

Eine Vorlage verwenden

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, um verschiedene Optionen der Workflow-Automatisierung zu erkunden. 

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

• Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
  • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
  • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
• Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
  
  • Zweck: der Zweck und die Ziele dieses Workflows. 
  • Enthaltene Trigger und Aktionen: die Aufnahme-Trigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 
  • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
• Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden. Im Workflow-Editor wird die Vorlage mit Platzhalteraktionenangezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen. 

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Aufnahme-Trigger können filterbasiert oder ereignisbasiert sein. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Trigger einrichten. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
• Wählen Sie im linken Bereich Wenn ein Event auftritt oder Wenn die Filterkriterien erfüllt sind aus. Erfahren Sie mehr über Event-Trigger.
• Wählen Sie im linken Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf Filter anwenden. 

• Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Wiederaufnahme.
  • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
  • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über und das Hinzufügen von Triggern für die erneute Registrierung zu Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
• Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Aktionen hinzufügen

Aktionen zu Ihrem Workflow hinzufügen Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen. 

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Damit gesperrte Aktionen locked verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
• Wählen Sie im linken Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über Auswahl Ihrer Workflow-Aktionen.
• Je nach ausgewählter Workflow-Aktion können Sie über den Datenbereich auch Daten aus verschiedenen Objektquellen verwenden. Sie können zum Beispiel Daten aus einem Datensatz und dem zugehörigen Deal verwenden, um eine In-App-Benachrichtigung an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter zu senden. 

• Die Funktionalität des Datenbereichs kann mit den folgenden Workflow-Aktionen genutzt werden:
  • Interne E-Mail-Benachrichtigung senden.
  • Aufgabe erstellen.

• • In-App-Benachrichtigung senden.
  • „Wert ist gleich“-Verzweigung.
  • Eigenschaftswert festlegen (beim Festlegen von Texteigenschaften).
  • Eigenschaft kopieren.
  • Datensatz erstellen (beim Festlegen von Texteigenschaften).
  • Slack-Benachrichtigung senden (erfordert Slack-Integration).
  • Daten formatieren (nurOperation Hub Professional oder Enterprise).

• • Webhook triggern (nur Operations Hub Professional oder Enterprise).

• So verwenden Sie die Datenbereich-Funktionalität: 
  • So fügen Sie eine Datenquelle zu den verfügbaren Daten des Bereichs hinzu:
    • Klicken Sie im Abschnitt Verfügbare Daten auf Verfügbare Daten bearbeiten. 

• • • Klicken Sie im rechten Bereich auf + Datenquelle hinzufügen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datensatztyp auswählen und wählen Sie eine Datenquelle aus.
    • Konfigurieren Sie die Details der Datenquelle und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

• • So verwenden Sie Daten aus einer bestimmten Quelle für Ihre Aktion:
    
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Aktion bearbeiten auf das Feld, für das Sie die Daten verwenden möchten.
    • Klicken Sie im Abschnitt Objekteigenschaften auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf die Eigenschaft, die Sie im Feld verwenden möchten. Die Eigenschaft wird in das Feld eingefügt. 

• Nachdem Sie die Details der Aktion festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf Speichern, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.
• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
• Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:
  • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf Minimap anzeigen.
  • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
  • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie oben rechts in der Minimap auf das left Pfeil-Symbol.

• Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, ist die Endmarkierung gelb. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.

Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen

Bei der Bearbeitung Ihres Workflows können Sie Änderungen, die Sie in den letzten 30 Tagen an dem Workflow vorgenommen haben, rückgängig machen oder wiederherstellen.

Bitte beachten Sie: Sie können die Rückgängig- und Wiederherstellungsfunktion nicht für Erweiterungsaktionen, benutzerdefinierte Codeaktionen oder das Verschieben oder Kopieren von Aktionen verwenden.

• Navigieren Sie zum Workflow-Editor.
• Um eine Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie oben links auf das Symbol undo rückgängig machen. Änderungen werden nacheinander rückgängig gemacht.

• Um eine Aktion zu wiederholen, klicken Sie oben links auf das Symbol redo redo. Die Änderungen werden nacheinander wiederhergestellt.

Einstellungen verwalten

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Tage und Uhrzeiten aus, an denen Aktionen ausgeführt werden sollen, melden Sie Kontakte aus Salesforce an und verknüpfen Sie Kampagnen mit dem Workflow.
• Legen Sie auf der Registerkarte Entfernung und Unterdrückung die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.
• Richten Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Benutzer und Teams darauf hinzuweisen, wenn die Aufnahmerate eines Workflows einen bestimmten Prozentsatz übersteigt oder unterschreitet.
  
  

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie unter den Workflow-Verlauf einsehen, um die erfassten Datensätze zu überwachen.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an: 

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

• Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.
• Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen:
  • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde.
  • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen.

• • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen klicken.

• Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf Aktivieren.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, aktivieren.