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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Workflows erstellen

Zuletzt aktualisiert am: Mai 21, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

Marketing Hub   Professional , Enterprise
Sales Hub   Professional , Enterprise
Service Hub   Professional , Enterprise
Operations Hub   Professional , Enterprise

Erstellen Sie einen Workflow, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ihr Team effizienter zu machen. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Schritte für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, wird er auf der Registerkarte In Workflows erstellt im Dashboard für Workflows angezeigt. Workflows, die mit anderen Tools erstellt wurden, wie z. B. Formulare, E-Mails, Tickets oder Deals , werden auf der Registerkarte In anderen Tools erstellt angezeigt. Erfahren Sie mehr über das Organisieren Ihrer Workflows


Workflow-Objekt und -Typ auswählen

Mit dem Workflow-Tool können Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine Workflow-Vorlage verwenden, die Sie dabei unterstützt. Neben der Verwendung von Workflow-Vorlagen können Sie sich auch in der Workflow-Bibliothek der Community Anregungen für die Einrichtung Ihres Workflows holen. 

Je nach Ihrem Setup-Ablauf werden Sie auch aufgefordert, einen Objekt- und einen Workflow-Typ auszuwählen. Die Anzahl an Workflows, die Sie erstellen können, hängen von Ihren Abonnements ab.

So erstellen Sie einen Workflow:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows
  • Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen:
    • Um einen vollkommen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Komplett neu.
    • Um einen neuen Workflow von einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Aus Vorlage.
  • Um vorhandene Workflows zu bearbeiten oder zu klonen, müssen Sie den Mauszeiger über den Workflow bewegen und auf Klonen oder Bearbeiten klicken. 

Komplett neu beginnen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

  • Wählen Sie im linken Bereich die Option [objekt]-basiert aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen, können Sie aus den folgenden Objekten auswählen:
    • Kontakte
    • Unternehmen
    • Deals
    • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
    • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
    • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
    • Konversationen
    • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
    • Abonnements
    • HubSpot Payments
    • Ziele
    • Leads (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Wählen Sie im rechten Bereich unter Typ auswählen den Workflow-Typ aus:
    • Leerer Workflow: Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu.
    • Geplanter Workflow (nur Operations Hub Professional und Enterprise): Legen Sie einen Zeitplan für Ihren Workflow fest, sodass er in regelmäßigen, vorher festgelegten Intervallen wie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrt. Fügen Sie im Anschluss Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu. Erfahren Sie mehr über die Erstellung geplanter Workflows.
    • „Bestimmtes Datum“ oder „Kontaktdatumseigenschaft“ (nur kontaktbasierte Workflows): Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Aktionen hinzu, die an einem bestimmten Datum oder an mehreren Terminen für eine bestimmte Eigenschaft in aufgenommenen Datensätzen ausgeführt werden. Erfahren Sie mehr über Erstellen von Bestimmtes Datum oder Kontaktdatumseigenschaft Workflows.
       

  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Klicken Sie auf das edit Bleistift-Symbol, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Oder verwenden Sie die künstliche Intelligenz (KI) von HubSpot, um eine Beschreibung für Ihren Workflow zu generieren. Klicken Sie auf Generieren
  • Klicken Sie auf Speichern.
     

 

Eine Vorlage verwenden

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, um verschiedene Optionen der Workflow-Automatisierung zu erkunden. 

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

  • Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
    • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
    • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
  • Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
    • Zweck: der Zweck und die Ziele dieses Workflows. 
    • Enthaltene Trigger und Aktionen: die Aufnahme-Trigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 
    • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
  • Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden. Im Workflow-Editor wird die Vorlage mit Platzhalteraktionenangezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen. 

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Aufnahme-Trigger können filterbasiert oder ereignisbasiert sein. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

 
Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive
  • Klicken Sie im Workflow-Editor auf Trigger einrichten. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
  • Wählen Sie im linken Bereich Wenn ein Event auftritt oder Wenn die Filterkriterien erfüllt sind aus. Erfahren Sie mehr über Event-Trigger.
  • Wählen Sie im linken Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf Speichern
add-enrollment-triggers-workflow
  • Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahmetrigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
  • Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Aktionen hinzufügen

Sie können KI-Assistenten verwenden, um Aktionen für einen Workflow zu generieren oder manuell Aktionen auswählen und hinzufügen. Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Damit gesperrte Aktionen locked verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

  • Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
  • Wählen Sie im linken Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über Auswahl Ihrer Workflow-Aktionen.
  • Je nach ausgewählter Workflow-Aktion können Sie über den Datenbereich auch Daten aus verschiedenen Objektquellen verwenden. Sie können zum Beispiel Daten aus einem Datensatz und dem zugehörigen Deal verwenden, um eine In-App-Benachrichtigung an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter zu senden. 
  • Die Funktionalität des Datenbereichs kann mit den folgenden Workflow-Aktionen genutzt werden:
    • Interne E-Mail-Benachrichtigung senden.
    • Aufgabe erstellen.
    • In-App-Benachrichtigung senden.
    • „Wert ist gleich“-Verzweigung.
    • Eigenschaftswert festlegen (beim Festlegen von Texteigenschaften).
    • Eigenschaft kopieren.
    • Datensatz erstellen (beim Festlegen von Texteigenschaften).
    • Slack-Benachrichtigung senden (erfordert Slack-Integration).
    • Daten formatieren (nurOperation Hub Professional oder Enterprise).
    • Webhook triggern (nur Operations Hub Professional oder Enterprise).
  • So verwenden Sie die Datenbereich-Funktionalität: 
    • So fügen Sie eine Datenquelle zu den verfügbaren Daten des Bereichs hinzu:
      • Klicken Sie im Abschnitt Verfügbare Daten auf Verfügbare Daten bearbeiten

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      • Klicken Sie im rechten Bereich auf + Datenquelle hinzufügen.
      • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datensatztyp auswählen und wählen Sie eine Datenquelle aus.
      • Konfigurieren Sie die Details der Datenquelle und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
    • So verwenden Sie Daten aus einer bestimmten Quelle für Ihre Aktion:
      • Klicken Sie auf der Registerkarte Aktion bearbeiten auf das Feld, für das Sie die Daten verwenden möchten.
      • Klicken Sie im rechten Bereich auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf die Eigenschaft, die Sie im Feld verwenden möchten. Die Eigenschaft wird in das Feld eingefügt. Benutzerdefinierte Eigenschaften können für Aktionen verwendet werden, die von der data panelunterstützt werden. Die verfügbaren benutzerdefinierten Eventeigenschaften werden unter dem Namen des benutzerdefinierten Events im Datenbereich angezeigt.

data-panel-properties

  • Nachdem Sie die Details der Aktion festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf Speichern, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.
  • Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
  • Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:
    • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf Minimap anzeigen.
    • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
    • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie oben rechts in der Minimap auf das left Pfeil-Symbol.
mini-map-workflows
  • Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, ist die Endmarkierung gelb. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.

end-marker-alert

Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen

Beim Bearbeiten Ihres Workflows können Sie Änderungen, die Sie in den letzten 30 Tagen an dem Workflow vorgenommen haben, rückgängig machen oder wiederherstellen.

Bitte beachten: Sie können die Rückgängig- und Wiederherstellungsfunktion nicht für Erweiterungsaktionen, benutzerdefinierte Code-Aktionen oder das Verschieben oder Klonen von Aktionen verwenden.

  • Navigieren Sie zum Workflow-Editor.
  • Um eine Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie oben links auf das undo Symbol für Rückgängigmachen. Änderungen werden nacheinander rückgängig gemacht.
undo-workflow action
  • Um eine Aktion wiederherzustellen, klicken Sie oben links auf das redo Symbol für Wiederherstellen. Die Änderungen werden nacheinander wiederhergestellt.

redo-workflow-action

Einstellungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

  • Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Einstellungen, um die Ausführungs- und Benachrichtigungseinstellungen des Workflows zu verwalten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.
  • Klicken Sie oben links auf Bearbeiten > Aufnahme-Trigger bearbeiten , um die Einstellungen des Workflows für die Aufnahme, die Aufhebung der Aufnahme und die Wiederaufnahme der Aufnahme zu verwalten. 

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie unter den Workflow-Verlauf einsehen, um die erfassten Datensätze zu überwachen.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an: 

 
Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

  • Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.
Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen:
  • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde
Bitte beachten: Wenn Sie die Option Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde :
  • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es den Aufnahme-Triggern zum ersten Mal entspricht, nachdem der Workflow aktiviert wurde, wird das [Objekt] aufgenommen.
  • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es die Aufnahmekriterien erneut erfüllt, und Wiederaufnahme aktiviert ist, wird das [Objekt] aufgenommen. Erfahren Sie mehr über Wiederaufnahme-Trigger.
 
    • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen.
    • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen klicken.

  • Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf Aktivieren.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, aktivieren.

 

Erforderliche Offenlegung:

HubSpot speichert die Daten der Workflow-Aktionsprotokolle innerhalb der folgenden Zeiträume:

  • 90 Tage: werden alle Daten des Workflow-Aktionsprotokolls gespeichert, einschließlich der Daten des Aktionsprotokolls auf hoher Ebene, wie z. B. die Objekt-ID (welcher Kontakt, welches Unternehmen, welcher Deal usw.), der Ereignistyp (Eintragung, Aufhebung der Eintragung usw.) und der Aktionstyp.
  • 6 Monate: Der Workflow-Anmeldeverlauf wird gespeichert. 
  • 2 Jahre+: Historische Daten von Einschreibungen werden in unserem System gespeichert, um Workflow-basierte Filter zu ermöglichen.
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