Workflows erstellen

Erstellen Sie einen Workflow, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ihr Team effizienter zu machen. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Schritte für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, wird er auf der Registerkarte „In Workflows erstellt“ im Dashboard für Workflows angezeigt. Workflows, die über andere Tools wie Formulare, E-Mails, Tickets oder Deals erstellt wurden, werden auf der Registerkarte „In anderen Tools erstellt“ angezeigt. Erfahren Sie mehr über das Organisieren Ihrer Workflows. 

Workflow-Objekt und -Typ auswählen

Mit dem Workflow-Tool können Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine Workflow-Vorlage verwenden, die Sie dabei unterstützt. Je nachdem, welchen Setup-Ablauf Sie auswählen, werden Sie auch aufgefordert, ein Objekt- und einen Workflow-Typ auszuwählen.

So erstellen Sie einen Workflow:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows. 
• Sie können einen neuen Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen:
  • Um einen vollkommen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“ > „Komplett neu“.
  • Um einen neuen Workflow von einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“ > „Aus Vorlage“.
• Um vorhandene Workflows zu bearbeiten oder zu klonen, müssen Sie den Mauszeiger über den Workflow bewegen und auf „Klonen“ oder „Bearbeiten“ klicken.
  
  

Komplett neu beginnen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

• Wählen Sie im linken Bereich die Option „[objekt]-basiert“ aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen, können Sie aus den folgenden Objekten auswählen:

• • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deals
  • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Abonnements
  • HubSpot Payments
  • Ziele

• Wählen Sie im rechten Bereich unter „Typ auswählen“ den Workflow-Typ aus:
  • Leerer Workflow: Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu.
  • Geplanter Workflow (nur Operations Hub Professional und Enterprise): Legen Sie einen Zeitplan für Ihren Workflow fest, sodass er in regelmäßigen, vorher festgelegten Intervallen wie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrt. Fügen Sie im Anschluss Ihre eigenen Aufnahme-Trigger, Aktionen und Verzögerungen hinzu. Erfahren Sie mehr über die Erstellung geplanter Workflows.
  • „Bestimmtes Datum“ oder „Kontaktdatumseigenschaft“ (nur kontaktbasierte Workflows): Beginnen Sie mit einem leeren Workflow und fügen Sie Aktionen hinzu, die an einem bestimmten Datum oder an mehreren Terminen für eine bestimmte Eigenschaft in aufgenommenen Datensätzen ausgeführt werden. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows der Typen „Bestimmtes Datum“ oder „Kontaktdatumseigenschaft“.

• Klicken Sie auf „Weiter“.
• Klicken Sie auf das edit Bleistift-Symbol, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Eine Vorlage verwenden

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, um verschiedene Optionen der Workflow-Automatisierung zu erkunden. 

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

• Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
  • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
  • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
• Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf „Vorschau“. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
  
  • Zweck: der Zweck und die Ziele dieses Workflows. 
  • Enthaltene Trigger und Aktionen: die Aufnahme-Trigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 
  • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
• Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf „Vorlage verwenden“. Im Workflow-Editor wird die Vorlage mit Platzhalteraktionen angezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen.
  
  

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Trigger einrichten“. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
• Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf „Filter anwenden“.
  
  

• Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Klicken Sie im Bereich rechts auf die Registerkarte „Wiederaufnahme“.
  • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
  • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Wiederaufnahme-Triggern zu Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
• Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
  
  

Aktionen hinzufügen

Aktionen zu Ihrem Workflow hinzufügen Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen. 

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Damit gesperrte Aktionen locked verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
• Wählen Sie im rechten Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Workflow-Aktionen.
• Richten Sie die Details der Aktion ein und klicken Sie dann auf „Speichern“. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf „Speichern“, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.
• Klicken Sie ggf. auf das Plus-Symbol (+), um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
• Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:
  • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf „Minimap anzeigen“.
  • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
  • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie oben rechts in der Minimap auf das left Pfeil-Symbol.
    
    

• Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, ist die Endmarkierung gelb. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.

Einstellungen verwalten

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

• Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten.
• Wählen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ Tage und Zeiten aus, an bzw. zu denen Aktionen durchgeführt werden sollen, nehmen Sie Kontakte aus Salesforce auf und ordnen Sie dem Workflow Kampagnen zu.
• Legen Sie auf der Registerkarte „Entfernung und Unterdrückung“ die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.
  
• Richten Sie auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Benutzer und Teams darauf hinzuweisen, wenn die Aufnahmerate eines Workflows einen bestimmten Prozentsatz übersteigt oder unterschreitet.
  
  

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie den Workflow-Verlauf anzeigen, um die aufgenommenen Datensätze zu überwachen.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

• Klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen und veröffentlichen“.
• Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen:
  • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie „Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde“.
  • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie „Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen“.

• • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen“ klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.
    

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen“ klicken.

• Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf „Aktivieren“.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf „Ja, aktivieren“.