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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Workflows

Workflows erstellen

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 26, 2021

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

Erstellen Sie einen Workflow, um Ihre Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zu automatisieren und Ihr Team effizienter zu machen. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Schritte für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Schritte für zugehörige Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines eingetragenen Kontakts aktualisieren.

So erstellen Sie einen Workflow:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
  • Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“.

Sie können vorhandene Workflows auch bearbeiten oder klonen, indem Sie den Mauszeiger über den Workflow bewegen und auf „Klonen“ oder „Bearbeiten“ klicken.

Workflow-Objekt und -Typ auswählen

Wählen Sie auf der Seite für die Workflow-Einrichtung die Registerkarte „Komplett neu beginnen“ oder „Vorlagen“ aus, um den Workflow von Grund auf neu einzurichten oder mit vorgefertigten Aufnahmekriterien und Aktionen auf der Grundlage häufiger Anwendungsfälle zu beginnen. Je nachdem, welchen Setup-Ablauf Sie auswählen, werden Sie auch aufgefordert, ein Objekt- und einen Workflow-Typ auszuwählen.

Komplett neu beginnen

Wenn Sie sich entschieden haben, komplett neu zu beginnen:

  • Wählen Sie im linken Bereich die Option [object]-basiert aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen, können Sie aus den folgenden Objekten auswählen:
    • Kontakte
    • Unternehmen
    • Deal-Datensätze
    • Angebote (Sales Hub Enterprise)
    • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
    • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
    • Konversationen
    • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)

Erfahren Sie im folgenden Video mehr über die verschiedenen Workflow-Typen:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive
  • Wählen Sie im rechten Bereich unter „Typ auswählen“ den Workflow-Typ aus:
  • Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol edit, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf „Weiter“. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.

Eine Vorlage verwenden

Wenn Sie sich für die Verwendung einer Vorlage zur Einrichtung Ihres Workflows entschieden haben:

  • Suchen Sie im linken Bereich nach der gewünschten Vorlage oder klicken Sie darauf.

  • Auf dem Setup-Bildschirm der Workflow-Vorlage werden Sie durch einen schrittweisen Erstellungsprozess geführt. Füllen Sie auf jeder Seite des Setup-Leitfadens die erforderlichen Felder aus. Klicken Sie unten rechts auf „Weiter“, um zur nächsten Seite zu gelangen.
  • Klicken Sie im letzten Schritt des Setup-Leitfadens auf „Erstellen“, um den Workflow zu erstellen. Sie werden zum Workflow-Editor weitergeleitet.

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive
  • Klicken Sie im Workflow-Editor auf Aufnahme-Trigger festlegen. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
  • Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf „Filter anwenden“.
adding-workflow-enrollment-criteria
  • Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte „Wiederaufnahme“.
    • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
    • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Wiederaufnahme-Triggern zu Workflows.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
  • Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Aktionen hinzufügen

Die meisten Workflow-Aktionen, z. B. „Aufgabe erstellen“ und „E-Mail senden“, können gespeichert werden, ohne alle Details festzulegen. Dadurch können Sie besser dasErstellen von Workflows optimieren, da Sie Ihre Aktionen zunächst als Platzhalter hinzufügen und die restlichen Details dann später einrichten können, bevor Sie den Workflow aktivieren.

Sie richten beispielsweise einen Workflow für eine bevorstehende E-Mail-Marketing-Kampagne ein. Auch wenn Sie mit dem Erstellen der E-Mails, die Sie versenden, noch nicht fertig sind, können Sie alle Aktionen vom Typ „E-Mail senden“, die Sie benötigen, hinzufügen und dann die E-Mails hinzufügen, sobald sie fertiggestellt sind.

Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Gesperrte Aktionen locked erfordern eine Hochstufung des Accounts, um verwendet werden zu können. 

  • Richten Sie die Details der Aktion ein und klicken Sie dann auf „Speichern“. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf „Speichern“, ohne die Details der Aktion auszufüllen.
  • Klicken Sie ggf. auf das Plus-Symbol (+), um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
  • Wenn Sie einen kontaktbasierten Workflow erstellen, um Marketing-E-Mails zu senden, wird empfohlen, ein Workflow-Ziel festzulegen, um die Interaktion mit Ihrem Content zu messen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zielen in kontaktbasierten Workflows.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie eine Notiz zu einer Workflow-Aktion für sich oder Ihr Team hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen

Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:

  • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf „Minimap anzeigen“.
  • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
  • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie oben rechts in der Minimap auf das leftPfeil-Symbol.

Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten. Wählen Sie auf der Seite „Allgemein“ Tage und Zeiten aus, an bzw. zu denen Aktionen durchgeführt werden sollen, nehmen Sie Kontakte aus Salesforce auf und ordnen Sie dem Workflow Kampagnen zu. Legen Sie auf der Seite „Entfernung und Unterdrückung“ die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

general-settings-tab

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

  • Klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen“.
  • Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen:
    • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie „Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde“.
    • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie „Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen“.

    • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen“ klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.
workflow-review-contact-list
  • Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf „Aktivieren“.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Ja, aktivieren“.

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie den Workflow-Verlauf anzeigen, um die aufgenommenen Datensätze zu überwachen.