Workflows

Workflows erstellen

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 19, 2020

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

Mit dem Workflow-Tool können Sie Ihre Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstabläufe automatisieren, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Aktionen für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Aktionen für zugehörige Datensätzen durchführen, z. B. das Aktualisieren des Unternehmens, das einem im Workflow aufgenommenen Kontakt zugeordnet ist.

Bitte beachten Sie: Kontaktbasierte Workflows wurden migriert, um dasselbe System wie alle anderen Objekte zu verwenden. Es gibt noch einige Unterschiede zwischen Workflow-Typen, z. B. Einstellungen. Erfahren Sie mehr über die Workflow-Migration.

Sequenzen sind ein weiteres Automatisierungstool, das Vertriebsmitarbeiter anhand von Einzel-E-Mails und Erinnerungen an Follow-up-Aufgaben bei der Pflege potenzieller Kunden und der Automatisierung ihrer Vertriebsprozesse unterstützt. Wenn ein Kontakt antwortet oder ein Meeting bucht, wird er aus der Sequenz entfernt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Sequenzen.

Workflow-Typ auswählen

Bitte beachten: Deal-basierte Workflows erfordern ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement, Ticket-basierte Workflows erfordern einen Service Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement und angebotsbasierte Workflows erfordern ein Sales Hub Enterprise-Abonnement.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“.
  • Wählen Sie im linken Bereich aus, ob Sie Ihren Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen möchten.
    • Komplett neu beginnen: Um mit einem leeren Workflow zu beginnen, klicken Sie auf die Registerkarte „Komplett neu beginnen“. Wählen Sie dann „Kontaktbasiert“, „Unternehmensbasiert“, „Deal-basiert“, „Ticket-basiert“, oder „Angebotsbasiert“ (nur Sales Hub Enterprise) als Workflow-Typ aus. Wenn Sie „Kontaktbasiert“ auswählen, können Sie auswählen, mit der „Komplett neu beginnen“-Erstellung weiterzumachen oder Ihren Workflow auf ein Datum oder einer Datumseigenschaft zu zentrieren.

      workflow-builder-from-scratch-tab
    • Vorlagen: Um mit einem Standardsatz an Aufnahme-Triggern und Aktionen zu starten, klicken Sie auf die Registerkarte „Vorlagen“. Suchen oder klicken Sie im linken Bereich auf das Dropdown-Menü „Typ“, um nach Vorlagentyp zu filtern. Wählen Sie eine Vorlage aus, um die Aufnahme-Trigger und -Aktionen rechts in einer Vorschau anzuzeigen.

      workflow-builder-template-select-tab
  • Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol edit, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf Workflow erstellen.

Aufnahmekriterien festlegen

Nachdem Ihr Workflow erstellt wurde, legen Sie die Aufnahmekriterien fest. Wenn ein Datensatz diese Kriterien erfüllt, wird er automatisch aufgenommen. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

  • Klicken Sie im Workflow-Editor auf Aufnahme-Trigger festlegen. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
  • Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Legen Sie Ihre Kriterien fest, und klicken Sie auf Filter anwenden.
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  • Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte „Wiederaufnahme“.
    • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
    • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Wiederaufnahme-Triggern zu Workflows.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
  • Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Aktionen hinzufügen

  • Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Workflow-Aktionen.

  • Richten Sie die Details der Aktion ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Klicken Sie ggf. auf das Plus-Symbol (+), um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
  • Wenn Sie einen kontaktbasierten Workflow erstellen, um Marketing-E-Mails zu senden, wird empfohlen, ein Workflow-Ziel festzulegen, um die Interaktion mit Ihrem Content zu messen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zielen in kontaktbasierten Workflows.

Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten. Wählen Sie auf der Seite „Allgemein“ Tage und Zeiten aus, an bzw. zu denen Aktionen durchgeführt werden sollen, nehmen Sie Kontakte aus Salesforce auf und ordnen Sie dem Workflow Kampagnen zu. Legen Sie auf der Seite „Entfernung und Unterdrückung“ die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

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Workflow aktivieren

  • Klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen“.
  • Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Kriterien erfüllen, oder ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Kriterien in der Zukunft erfüllen:
    • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie „Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde“.
    • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie „Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen“.

    • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen“ klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.
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  • Überprüfen Sie die Workflow-Einstellungen und klicken Sie auf „Aktivieren“.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, aktivieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie den Workflow-Verlauf anzeigen, um die aufgenommenen Datensätze zu überwachen.