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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Workflows

Workflows erstellen

Zuletzt aktualisiert am: August 16, 2021

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

Mit dem Workflow-Tool können Sie Ihre Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstabläufe automatisieren, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann. Legen Sie Aufnahmekriterien fest, um automatisch Datensätze aufzunehmen und Aktionen für Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets durchzuführen. Sie können auch Aktionen für zugehörige Datensätzen durchführen, z. B. das Aktualisieren des Unternehmens, das einem im Workflow aufgenommenen Kontakt zugeordnet ist.

Bitte beachten Sie: Kontaktbasierte Workflows wurden migriert, um dasselbe System wie alle anderen Objekte zu verwenden. Es gibt noch einige Unterschiede zwischen Workflow-Typen, z. B. Einstellungen. Erfahren Sie mehr über die Workflow-Migration.

Sequenzen sind ein weiteres Automatisierungstool, das Vertriebsmitarbeiter anhand von Einzel-E-Mails und Erinnerungen an Follow-up-Aufgaben beider Automatisierung ihrer Prozesse unterstützt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Sequenzen.

So erstellen Sie einen Workflow:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
  • Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“.
  • Um einen vorhandenen Workflow zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie dann auf „Klonen“.
  • Um einen vorhandenen Workflow zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“.

Danach wählen Sie den Typ des Workflows aus, den Sie erstellen möchten.

Workflow-Typ auswählen

Sie können für die folgenden Objekte Workflows erstellen:

  • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deal-Datensätze
  • Angebote (Sales Hub Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)

Erfahren Sie im folgenden Video mehr über die verschiedenen Workflow-Typen:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

So wählen Sie Ihren Workflow-Typ aus:

  • Wählen Sie im linken Bereich der Setup-Seite für Workflows aus, ob Sie Ihren Workflow von Grund auf neu oder aus einer Vorlage erstellen möchten.
    • Komplett neu beginnen: Um mit einem leeren Workflow zu beginnen, klicken Sie auf die Registerkarte „Komplett neu beginnen“. Wählen Sie dann „Kontaktbasiert“, „Unternehmensbasiert“, „Deal-basiert“, „Ticket-basiert“, „Angebotsbasiert“ oder „Benutzerdefinierte Objekte-basiert“ als Workflow-Typ aus. Wenn Sie „Kontaktbasiert“ auswählen, können Sie auswählen, mit der „Komplett neu beginnen“-Erstellung weiterzumachen oder Ihren Workflow auf ein Datum oder einer Datumseigenschaft zu zentrieren.

      workflow-builder-from-scratch-tab
    • Vorlagen: Um mit einem Standardsatz an Aufnahme-Triggern und Aktionen zu starten, klicken Sie auf die Registerkarte „Vorlagen“. Suchen oder klicken Sie im linken Bereich auf das Dropdown-Menü „Typ“, um nach Vorlagentyp zu filtern. Wählen Sie eine Vorlage aus, um die Aufnahme-Trigger und -Aktionen rechts in einer Vorschau anzuzeigen.

      workflow-templates
  • Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol edit, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“

Wenn Sie einen komplett neuen Workflow erstellen, werden Sie dann zum Workflow-Editor weitergeleitet. Wenn Sie Ihren Workflow über eine Vorlage erstellen, werden Sie durch einen schrittweisen Erstellungsprozess geführt und dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer. Erfahren Sie mehr über die manuelle Aufnahme.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive
  • Klicken Sie im Workflow-Editor auf Aufnahme-Trigger festlegen. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern in Workflows.
  • Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf „Filter anwenden“.
adding-workflow-enrollment-criteria
  • Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte „Wiederaufnahme“.
    • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
    • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Wiederaufnahme-Triggern zu Workflows.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu.
  • Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Aktionen hinzufügen

  • Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Workflow-Aktionen.

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Gesperrte Aktionen locked erfordern eine Hochstufung des Accounts, um verwendet werden zu können. 

  • Richten Sie die Details der Aktion ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Klicken Sie ggf. auf das Plus-Symbol (+), um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.
  • Wenn Sie einen kontaktbasierten Workflow erstellen, um Marketing-E-Mails zu senden, wird empfohlen, ein Workflow-Ziel festzulegen, um die Interaktion mit Ihrem Content zu messen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zielen in kontaktbasierten Workflows.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Und wenn Sie eine Notiz zu einer Workflow-Aktion für sich oder Ihr Team hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen

Wenn Sie größere Workflows erstellen, können Sie die Workflow-Minimap für eine schnellere Ansicht Ihrer Workflow-Architektur und eine schnellere Navigation verwenden. So verwenden Sie die Workflow-Minimap:

  • Klicken Sie oben links in der Workflow-Chronik auf „Minimap anzeigen“.
  • Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
  • Um die Minimap zu schließen, klicken Sie oben rechts in der Minimap auf das leftPfeil-Symbol.

Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten. Wählen Sie auf der Seite „Allgemein“ Tage und Zeiten aus, an bzw. zu denen Aktionen durchgeführt werden sollen, nehmen Sie Kontakte aus Salesforce auf und ordnen Sie dem Workflow Kampagnen zu. Legen Sie auf der Seite „Entfernung und Unterdrückung“ die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

general-settings-tab

Workflow aktivieren

Aktivieren Sie Ihren Workflow nach dem Einrichten, um mit der Automatisierung zu beginnen.

Um einen Überblick über diesen Prozess zu erhalten, sehen Sie sich das folgende Video an:

Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

  • Klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen“.
  • Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen:
    • Um nur Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger nach Aktivierung der Workflows erfüllen, aktivieren Sie „Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde“.
    • Um vorhandene Datensätze aufzunehmen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen, aktivieren Sie „Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen“.

    • Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen“ klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.
workflow-review-contact-list
  • Überprüfen Sie die restlichen Workflow-Einstellungen, einschließlich Verknüpfungen und Entfernungen, und klicken Sie dann auf „Aktivieren“.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Ja, aktivieren“.

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie den Workflow-Verlauf anzeigen, um die aufgenommenen Datensätze zu überwachen.