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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Workflows

Workflow-Einstellungen verwalten

Zuletzt aktualisiert am: August 3, 2022

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

Auf der Registerkarte „Einstellungen“ eines Workflows können Sie verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, Entfernungs-Trigger festlegen, zugehörige Kampagnen hinzufügen, Salesforce-Aufnahmen zulassen und Workflow-bezogene Benachrichtigungen konfigurieren. 

So greifen Sie auf die Einstellungen eines Workflows zu:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“.
  • Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die Registerkarte „Einstellungen“.

Allgemein

Auf der Registerkarte „Allgemein“ können Sie die Wochentage und die Uhrzeiten für die Ausführung von Aktionen für alle Workflow-Typen verwalten. In kontaktbasierten Workflows können Sie die Aufnahme von Kontakten aus Salesforce zulassen und Workflows mit Kampagnen verknüpfen. 

Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Allgemein Ihres Workflow-Editors Folgendes:  

  • Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden?: Geben Sie an, wann Datensätze Workflow-Aktionen ausführen können. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein aufgenommener Datensatz die Aktion erreicht. Wenn Sie Ihre Ausführungszeiträume angeben, beachten Sie Folgendes: 
    • Wenn ein Datensatz eine Aktion außerhalb des festgelegten Zeitraums erreicht, versucht der Workflow, die Ausführung der Aktion auf die gleiche Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag zu verlegen. Wenn die Uhrzeit der Aktion jedoch außerhalb des angegebenen Zeitraums liegt, versucht der Workflow, die Aktion stattdessen auf die früheste verfügbare Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag zu verlegen.
    • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn beispielsweise der nächste verfügbare Termin 9:00 Uhr ist, werden Aktionen neu in das Zeitfenster von 9:00 bis 9:15 Uhr verschoben.
    • Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu terminiert, aber die Aktion, die auf sie folgt, ist. Für einen Deal-basierten Workflow wurde beispielsweise festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Donnerstag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden.  Der Deal tritt am Donnerstag in eine Verzögerungsphase von 2 Tagen ein, beendet diese Phase dann am Samstag. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 Uhr und 9:15 Uhr verschoben.
  • Welche bevorstehenden Datumsangaben wollen Sie für die Ausführung von Aktionen unterbrechen?: Einen Workflow unterbrechen, um die Ausführung von Aktionen an bestimmten Datumsangaben zu verhindern. Sie können auch festlegen, dass die Daten jährlich angehalten werden. Wenn ein Datensatz an diesen Daten eine Aktion erreicht, wird er bis zum nächsten verfügbaren Datum pausiert. Wenn Sie Pausendaten verwenden, beachten Sie Folgendes:

    • Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Beispielsweise wurde für einen Workflow festgelegt, dass Aktionen nur am Montag bis Mittwoch von 9: 00 Uhr bis 17: 00 UHR ausgeführt werden. Wenn Sie ein Pausierungsdatum hinzufügen, das an einem Mittwoch stattfindet, wird die nächste Aktion auf den nächsten Montag um 9: 00 UHR verschoben.
    •  Records werden an pausierten Tagen weiterhin aufgenommen bzw. treten weiterhin in Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen ein. Sobald sie die Verzögerung oder Wenn/dann-Verzweigung verlassen, werden sie bei der nächsten Aktion stattdessen pausiert. 
  • Zulassen, dass Kontakte aus Salesforce in diesen Workflow aufgenommen werden: Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie auswählen, dass Salesforce-Leads und -Kontakte, die mit HubSpot synchronisiert wurden, in kontaktbasierte Workflows aufgenommen werden. Erfahren Sie mehr über die Aufnahme von Salesforce-Leads oder -Kontakten in HubSpot-Workflows direkt aus Salesforce.
  • Kampagne: Ordnen Sie Ihren kontaktbasierten Workflow einer Kampagne zu. Diese Einstellung ist nur für Konten mit Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Abonnements verfügbar. Wenn eine Kampagne mit einem Workflow verknüpft ist, stehen die folgenden Daten in der Kampagne zur Verfügung:
    • Die Anzahl der aufgenommenen Kontakte.
    • Die Anzahl der zur Zielliste hinzugefügten Kontakte. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Workflow-Zielen.
    • Die Workflow-Konversionsrate insgesamt. Diese wird berechnet, indem die Anzahl für „Zur Zielliste hinzugekommen“ durch die Anzahl für „Workflow gestartet“ dividiert und dann mal 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten.

  • Wenn Sie die Optionen „Welche Zeiten wollen Sie für die Ausführung der Aktionen?“ oder „Welche anstehenden Daten wollen Sie für die Ausführung von Aktionen anhalten?“ verwenden, werden Einstellungen und Datensätze in einer Aktion angehalten oder neu geplant. Die Aktion wird eine Anzahl dieser Datensätze anzeigen. So zeigen Sie die spezifischen Datensätze und wann deren Fortsetzung geplant wurde:
    • Klicken Sie auf die Aktion.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf die Registerkarte „[Objekt] in Aktion“.



workflow-contact-waiting-in-action

Entfernung und Unterdrückung

In kontaktbasierten Workflows können Sie außerdem die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten verwalten, Kontakte entfernen, die nicht länger die Aufnahmekriterien erfüllen, und die Aufnahme von Kontakten in bestimmten Listen verhindern.

In anderen Workflow-Typen können Sie die Kriterien festlegen, anhand derer aktive Datensätze entfernt werden und außerdem deren Aufnahme oder erneute Aufnahme verhindert wird.

Verwalten der Abmeldung und Unterdrückung in kontaktbasierten Workflows

Konfigurieren Sie auf der Registerkarte „Abmelden“ und „Unterdrückung“ eines kontaktbasierten Workflows Folgendes:  

  • Wenn Kontakten in diesen Workflow aufgenommen werden: Mit dieser Workflow-Einstellung können Sie festlegen, wie aufgenommene Kontakten behandelt werden sollen, die auch in einen anderen Workflow aufgenommen wurden. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus anderen Workflows entfernt.
    • Werden sie nicht aus anderen Workflows entfernt: Kontakte bleiben weiterhin in anderen Workflows registriert.
    • Werden sie von allen anderen Workflows entfernt: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus allen anderen Workflows entfernt.
    • Aus bestimmten Workflows entfernen: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus einem Workflow entfernt, den Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. 
  • Wenn ein Kontakt die Anmeldebedingungen nicht mehr erfüllt, entfernen Sie ihn aus diesem Workflow?: tSeine Einstellung legt fest, ob ein Kontakt entfernt wird, wenn er die Anmelde-Trigger-Kriterien nicht mehr erfüllt, während er angemeldet ist. Standardmäßig werden Kontakte nicht entfernt.
    • Wenn diese Einstellung auf „Ja“ festgelegt ist, können Kontakte, die die Kriterien nicht erfüllen, nicht manuell aufgenommen werden.  
    • Wenn derzeit ein Kontakt im Workflow registriert ist, der die Aufnahme-Trigger nicht erfüllte, bevor diese Einstellung aktiviert wurde, wird er bei Aktivierung dieser Einstellung nicht aus dem Workflow entfernt, und Sie müssen ihn manuell entfernen.
    • Wenn Sie einen Testkontakt registrieren, der nicht den Registrierungsauslösern entspricht, wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden diese automatisch aus dem Workflow entfernt und führen keinen der Schritte aus.
  • Wenn zwei Kontakte zusammengeführt werden, sollte der neu erstellte Kontakt in diesen Workflow aufgenommen werden, wenn sie die Trigger-Kriterien erfüllen?: by Standard, Workflows werden keine zusammengeführten Kontakte aufgenommen. Zusammengeführte Kontakte können jedoch in der Zukunft aufgenommen werden, wenn sie die Aufnahme-Trigger erneut erfüllen und die Wiederaufnahme aktiviert ist.
  • Unterdrückungslisten für diesen Workflow: Fügen Sie eine Liste von Kontakten hinzu, die nicht in den Workflow aufnehmen möchten.
    • Wenn eine Unterdrückungsliste aus den Einstellungen eines Workflows entfernt wird oder Kontakte aus einer Unterdrückungsliste entfernt werden, werden diese Kontakte nicht automatisch in den Workflow aufgenommen, selbst wenn sie die Aufnahme-Trigger des Workflows erfüllen. Sie kommen dafür in Frage, beim nächsten Mal aufgenommen zu werden, wenn sie die Aufnahme- oder Wiederaufnahmekriterien des Workflows erfüllen.
    • Das Hinzufügen einer Unterdrückungsliste zu einem Workflow führt zu einer der folgenden drei Situationen, je nach aktuellem Aufnahmestatus eines Kontakts:
      • Der Kontakt ist derzeit nicht in den Workflow aufgenommen und Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt wird nicht in den Workflow aufgenommen, selbst wenn er die Aufnahme-Trigger zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt, und er wird im Verlauf des Workflows als Mitglied einer Unterdrückungsliste und entfernt aufgeführt. Der Kontakt kann außerdem auch nicht manuell aufgenommen werden.
      • Der Kontakt ist derzeit im Workflow aufgenommen und Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt wird entfernt, sobald er den nächsten Schritt im Workflow erreicht.
      • Der Kontakt ist derzeit in im Workflow aufgenommen und kein Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt verbleibt im Workflow. Wenn er jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Kriterien der Unterdrückungsliste erfüllt, wird er entfernt.

Entfernungs-Trigger für andere Workflow-Typen festlegen 

In anderen Workflow-Typen werden aufgrund der Entfernungs-Trigger sowohl aufgenommene Datensätze aktiv entfernt als auch deren Aufnahme oder erneute Aufnahme verhindert. So legen Sie Abmeldungs-Trigger fest: 

  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Entfernung und Unterdrückung“. 
  • Klicken Sie auf „Entfernungs-Trigger festlegen“.
  • Legen Sie im rechten Bereich Ihre Entfernungs-Trigger fest. Klicken Sie dann auf „Filter anwenden“. Erfahren Sie mehr über Entfernungs-Trigger in Workflows.
  • Fügen Sie nach Bedarf weitere Entfernungs-Trigger hinzu und klicken Sie dann auf „ Speichern“.


Benachrichtigungen

Richten Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen einer Workflow-Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Benutzer und Teams zu benachrichtigen, wenn die Registrierungsrate eines Workflows über einen bestimmten Prozentsatz hinaus zunimmt oder abnimmt. 

Benutzer-Workflow-Benachrichtigungseinstellungen einrichten 

Bevor Sie Benachrichtigungen im Workflow-Editor einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerbenachrichtigungen aktiviert sind. Während Super-Administratoren in  Enterprise-Accounts Standard-Benachrichtigungseinstellungen für andere Benutzer festlegen können, haben die von einzelnen Benutzern festgelegten Einstellungen Vorrang vor den Standardeinstellungen. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen in HubSpot
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Benachrichtigungen“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail“.
  • Klicken Sie im Bereich E-Mail auf den Schalter, um ihn zu aktivieren und E-Mail-Benachrichtigungen an Ihr Postfach zu erhalten.
  • Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Workflows.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Weekly digest of change in workflow enrollments“.
     

Richten Sie Benachrichtigungen für einzelne Workflows ein

E-Mail-Benachrichtigungen müssen im Workflow-Editor für einzelne Workflows festgelegt werden. Jede Woche wird eine E-Mail mit einer Liste der konfigurierten Workflows an die ausgewählten Benutzer und das Team gesendet. Sobald dies eingerichtet ist, erhalten die Benutzer eine wöchentliche Benachrichtigungs-E-Mail mit der Anzahl der Anmeldungen und der prozentualen Zunahme oder Abnahme der Anmeldungen für ihre ausgewählten Workflows.   

So konfigurieren Sie die Benachrichtigungseinstellungen: 
  • Interne E-Mail-Benachrichtigung jeden Freitag um 10 Uhr senden, wenn sich die Anmelderaten für diesen Workflow über die Woche um mindestens erhöhen: Geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen. Wenn sich die Anmelderaten um mehr als diesen Prozentsatz erhöhen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Wenn diese Option leer gelassen wird, werden Benachrichtigungs-E-Mails nicht für erhöhte Anmeldungen im Workflow ausgelöst.   
  • Interne E-Mail-Benachrichtigung jeden Freitag um 10: 00 Uhr senden, wenn sich die Anmeldequoten für diesen Workflow über die Woche um mindestens verringern: Geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen. Wenn die Anmelderaten um mehr als diesen Prozentsatz sinken, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Wenn diese Option leer gelassen wird, werden Benachrichtigungs-E-Mails nicht für reduzierte Anmeldungen im Workflow ausgelöst.   
  • Interne E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer senden: Wählen Sie bestimmte Benutzer aus, um die Workflow-Benachrichtigungs-E-Mail zu senden. Einzelne Benutzer müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten.  
  • Interne E-Mail-Benachrichtigungen an Teams senden: Wählen Sie bestimmte Teams aus, um die Workflow-Benachrichtigungs-E-Mail zu senden. Benutzer in diesen Teams müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten. 

 

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