Workflow-Einstellungen verwalten

Konfigurieren Sie Ihre Workflow-Einstellungen, um zu verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, welche Benachrichtigungen bezüglich der Workflow-Performance angezeigt werden, und anzugeben, ob ein Kontakt von anderen Workflows entfernt werden soll, wenn er in den ausgewählten Workflow aufgenommen wird. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows .

Timing 

Verwenden Sie Timing-Einstellungen, um festzulegen, wann ein Workflow Aktionen ausführen soll und wann nicht. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein aufgenommener Eintrag die Aktion erreicht.

Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Aufnahme in den Workflow aus, sondern nur auf Aktionen nach der Aufnahme. Wenn Sie Probleme mit der Aufnahme in einen Workflow haben, erfahren Sie hier, wie Sie häufige Probleme bei der Aufnahme in einen Workflow beheben. 

Bitte beachten: Wenn für Ihre HubSpot Account keine Zeitzone festgelegt ist, ist für die Zeiteinstellung der Workflow standardmäßig EST (Eastern Standard Time) festgelegt. Erfahren Sie mehr über das Anpassen der Zeitzone Ihres Accounts.

So konfigurieren Sie die Zeiteinstellungen Ihres Workflows: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie oben links auf Einstellungen.
• Konfigurieren Sie im Abschnitt Timing auf der rechten Seite Folgendes:
  • Aktionen nur zu bestimmten Zeiten ausführen: Geben Sie basierend auf der Zeitzone Ihres Accounts an, wann Datensätze Workflow-Aktionen ausführen können. 

    • Der Zeitpunkt für die neu geplante Aktion wird dadurch bestimmt, wann der aufgenommene Eintrag die Workflow-Aktion erreicht:

      • Wenn ein Eintrag eine Aktion außerhalb der angegebenen Tage und Zeiten erreicht: Der Workflow plant die Aktion auf die früheste verfügbare Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag.
      • Wenn ein Eintrag eine Aktion außerhalb der angegebenen Tage, aber während der angegebenen Ausführungszeiten erreicht: Der Workflow plant die Aktion für die gleiche Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag. Dies gilt auch, wenn für einen Workflow ein Pausierungsdatum zur Einstellung "Aktionen an bestimmten Datum nicht ausführen" hinzugefügt wurde.

• • • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn zum Beispiel die nächste verfügbare Zeit 9:00 Uhr ist, werden die Aktionen zwischen 9:00 und 9:15 Uhr neu geplant.
    • Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu geplant, die folgende Aktion jedoch schon. Ein Deal-basierter Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Donnerstag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr Aktionen ausführt. Der Deal wird am Donnerstag für 2 Tage aufgeschoben und am Samstag wieder aufgehoben. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 und 9:15 Uhr verschoben.

• • Aktionen nicht an bestimmten Daten ausführen: Pausieren Sie einen Workflow, um zu verhindern, dass Aktionen an bestimmten Daten ausgeführt werden. Sie können die Daten auch so einstellen, dass sie jährlich pausieren. Wenn ein Eintrag an diesen Daten eine Aktion erreicht, wird er bis zum nächsten verfügbaren Datum pausiert. Bei der Verwendung von Pausendaten ist Folgendes zu beachten:

    • Durch das Pausieren von Daten werden andere Datumseinstellungen Account übernommen, wenn Aktionen neu geplant werden. Ein Workflow ist beispielsweise so festgelegt, dass Aktionen nur montags bis mittwochs von 9 bis 17 Uhr ausgeführt werden. Wenn Sie ein Pausierungsdatum hinzufügen, das an einem Mittwoch stattfindet, werden alle für diesen Mittwoch geplanten Aktionen auf den nächsten Montag um 9 Uhr verschoben.
    • Datensätze werden noch eintragen und Verspätungen und Wenn/dann-Verzweigungen an pausierten Tagen eintragen. Sobald sie den Verzögerungs- oder Wenn/Dann-Zweig verlassen, halten sie stattdessen bei der nächsten Aktion an. 
  • Workflow so planen, dass er sich automatisch deaktiviert: den Workflow so planen, dass er sich nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit deaktiviert. Erfahren Sie mehr über Deaktivieren von Workflows.

Performance-Benachrichtigungen (nur Enterprise)

Bevor Sie Benachrichtigungen im Workflow-Editor einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerbenachrichtigungen aktiviert sind.

Während Super-Admins in Enterprise Konten Standard-Benachrichtigungseinstellungen für andere Benutzer festlegen können, haben die von einzelnen Benutzern festgelegten Einstellungen Vorrang vor den Standardeinstellungen. Erfahren Sie mehr über Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen in HubSpot. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte E-Mail .
• Klicken Sie im Abschnitt E-Mail auf den Schalter , um E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang zu erhalten.
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um den Abschnitt Workflows zu erweitern.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Meldungsarten.
   

Workflow-Benachrichtigungen einstellen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor oben links auf Einstellungen.
• Konfigurieren Sie im Abschnitt Performance des rechten Bereichs Folgendes:
  • Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn dieser Workflow überprüft werden muss: Benachrichtigen Sie Benutzer und Teams jedes Mal, wenn sich der Status des Workflows zu Muss überprüft werden.
    • Sie werden benachrichtigt, wenn Probleme in diesem Workflow zum ersten Mal auftreten.
    • Nachdem die Ausgaben überprüft wurden, ändert sich der Status in Reviewed.
    • Wenn neue Probleme auftreten oder bereits überprüfte Probleme erneut auftreten, ändert sich der Status wieder auf Erforderliche Änderung und löst erneut eine Benachrichtigung aus.

• • Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn sich die Aufnahmerate ändert: Benachrichtigen Sie Benutzer und Teams jedes Mal, wenn die Aufnahme eines Workflows einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder unterschreitet. Sie können auswählen, ob Sie Breeze Intelligence verwenden möchten, um diesen Schwellenwert zu bestimmen, oder manuell eine Steigerungs- oder Senkrate festlegen, um die Benachrichtigung Trigger. 
    • Nutzen Sie Breeze Intelligence: Verwenden Sie Breeze, die KI von HubSpot, um ungewöhnliche Änderungen der Aufnahmeraten automatisch zu erkennen.
      • Breeze Intelligence vergleicht die tägliche Aufnahmerate mit dem Muster der Aufnahmen im letzten Monat. Ungewöhnliche Einbrüche oder Spitzen bei den Aufnahmeraten Trigger E-Mail-Benachrichtigungen.
      • Wenn Sie diese Einstellung verwenden, müssen Benutzer keinen Schwellenwert festlegen. 
    • Manuellen Bereich verwenden: Legen Sie manuell eine Steigerungs- oder Senkrate fest, um die E-Mail-Benachrichtigungen Trigger. Wenn Sie diese Option auswählen, konfigurieren Sie Folgendes: 
      • Zählung prüfen: Wählen Sie aus, ob die Anzahl der Einschreibungen wöchentlich oder täglich geprüft werden soll. 
        • Wöchentlich: prüft und sendet jeden Freitag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Anmeldezahlen für den Workflow im Wochenvergleich um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
        • Täglich: prüft und sendet jeden Tag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die täglichen Einschreibungsraten für den Workflow um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
      • Erhöht mindestens: geben Sie einen Prozentsatz ein, der diese Benachrichtigung auslöst, wenn die Zahl der Einschreibungen steigt.
        • Wenn die Einschreibungsraten um mehr als diesen Prozentsatz steigen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
        • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für erhöhte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
      • Verringert um mindestens: geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen, wenn die Zahl der Einschreibungen abnimmt. 
        • Sinkt die Einschreibequote um mehr als diesen Prozentsatz, wird die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet.
        • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für verringerte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 

• • Benachrichtigungsempfänger: Wenn die Option Benachrichtigung erhalten, wenn dieser Workflow überprüft werden muss oder Benachrichtigung erhalten, wenn sich die Änderungen der Aufnahmerate ändern, aktiviert ist, wird dieses Feld angezeigt. Sie können wählen, ob die entsprechenden Benachrichtigungen an einzelne Benutzer oder an bestimmte Teams gesendet werden sollen. 

    • An diese Benutzer senden: wählen Sie bestimmte Benutzer aus, um die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail zu senden. Um diese E-Mail zu erhalten, müssen einzelne Benutzer in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben. 
    • An diese Teams senden: wählen Sie bestimmte Teams aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Benutzer in diesen Teams müssen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten.
  • Conversion für jede Verzweigung und jeden Endpunkt vergleichen: Aktivieren Sie diese Einstellung, um mit dem Tracking der Conversion- und Performance-Kennzahlen für den Workflow zu beginnen. Erfahren Sie mehr über die Überprüfung der Conversion- und Performance-Daten Ihres Workflows.
     
     

Verbindungen

In kontaktbasierten Workflows können Sie angeben, ob ein Kontakt aus anderen Workflows abgemeldet werden soll, wenn er in den ausgewählten Workflow aufgenommen wird. Die Einstellung gilt nur zum Zeitpunkt der Anmeldung, sie wird nicht den Kontakt von anderen Workflows in der Zukunft abmelden. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.

• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie oben links auf Einstellungen.
• Aktivieren Sie auf der rechten Seite im Abschnitt Verbindungen den Schalter Wenn Kontakte in diesen Workflow aufgenommen werden, Kontakte aus anderen Workflows abmelden. Wählen Sie dann aus, von welchen Workflows sich der Kontakt abmelden soll:
  • Von allen anderen Workflows abmelden: der Kontakt wird von allen anderen Workflows zum Zeitpunkt der Anmeldung entfernt. 
  • Von bestimmten Workflows abmelden: der Kontakt wird zum Zeitpunkt der Anmeldung aus den angegebenen Workflows entfernt. 
    • Um einen Workflow auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Workflow, aus dem die Kontakte entfernt werden sollen. 
    • Um einen Workflow aus dieser Einstellung zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol x neben dem Namen des Workflows.