Workflow-Einstellungen verwalten

Timing 

Um festzulegen, wann ein Workflow Aktionen ausführen soll oder nicht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor oben links auf Einstellungen.
• Konfigurieren Sie im Abschnitt Timing auf der rechten Seite Folgendes:
  • Workflow ausführen: legt fest, wann Datensätze Workflow-Aktionen basierend auf der Zeitzone Ihres Accounts ausführen können. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein eingeschriebener Datensatz die Aktion erreicht. Bei der Angabe von Ausführungsfristen ist Folgendes zu beachten: 
    • Wenn ein Workflow kein Pausendatum hat:
      • Wenn der Datensatz eine Aktion außerhalb des angegebenen Ausführungszeitfensters erreicht, versucht der Workflow, die Aktion für den frühesten verfügbaren Zeitpunkt am nächsten verfügbaren Tag neu zu planen.

• • • Wenn ein Workflow ein Pausendatum hat:
      • Wenn der Datensatz eine Aktion außerhalb der angegebenen Ausführungszeiten erreicht, versucht der Workflow, ihn für den frühesten verfügbaren Zeitpunkt am nächsten verfügbaren Tag neu zu terminieren.
      • Erreicht der Datensatz eine Aktion während der angegebenen Ausführungszeiten, aber nicht an einem bestimmten Ausführungstag, versucht der Workflow, den Termin für dieselbe Zeit am nächsten verfügbaren Tag neu festzulegen.
    • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn zum Beispiel die nächste verfügbare Zeit 9:00 Uhr ist, werden die Aktionen zwischen 9:00 und 9:15 Uhr neu geplant.
    • Verspätungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu geplant, aber die folgende Aktion wird durchgeführt. Ein Deal-basierter Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Donnerstag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr Aktionen ausführt. Der Deal wird am Donnerstag für 2 Tage aufgeschoben und am Samstag wieder aufgehoben. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 und 9:15 Uhr verschoben.

  • Workflow nicht ausführen: pausiert einen Workflow, um zu verhindern, dass Aktionen an bestimmten Daten ausgeführt werden. Sie können die Daten auch so einstellen, dass sie jährlich pausieren. Wenn ein Datensatz an diesen Tagen eine Aktion erreicht, wird er bis zum nächsten verfügbaren Termin pausiert. Bei der Verwendung von Pausendaten ist Folgendes zu beachten:

    • Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Ein Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Mittwoch von 9 bis 17 Uhr Aktionen ausführt. Wenn Sie ein Pausendatum hinzufügen, das auf einen Mittwoch fällt, wird die nächste Aktion auf den nächsten Montag um 9 Uhr verschoben.
    •  Datensätze werden weiterhin registriert und geben Verzögerungen und Wenn/Dann-Zweige an pausierten Tagen ein. Sobald sie den Verzögerungs- oder Wenn/Dann-Zweig verlassen, halten sie stattdessen bei der nächsten Aktion an. 
  • Workflow so planen, dass er sich automatisch deaktiviert: den Workflow so planen, dass er sich nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit deaktiviert. Erfahren Sie mehr über Deaktivieren von Workflows.
     

Benachrichtigungen (nurEnterprise )

Bevor Sie Benachrichtigungen im Workflow-Editor einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerbenachrichtigungen aktiviert sind. Während Super-Admins in Enterprise Konten Standard-Benachrichtigungseinstellungen für andere Benutzer festlegen können, haben die von einzelnen Benutzern festgelegten Einstellungen Vorrang vor den Standardeinstellungen. Erfahren Sie mehr über Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen in HubSpot. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte E-Mail .
• Klicken Sie im Abschnitt E-Mail auf den Schalter , um E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang zu erhalten.
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um den Abschnitt Workflows zu erweitern.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Meldungsarten.
   

Workflow-Benachrichtigungen einstellen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor oben links auf Einstellungen.
• Konfigurieren Sie im Abschnitt Benachrichtigungen des rechten Bereichs Folgendes:
  • Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn dieser Workflow überarbeitet werden muss (BETA): benachrichtigt Benutzer und Teams jedes Mal, wenn sich der Status des Workflows zu Benötigt Überprüfung ändert. 
    • Sie werden benachrichtigt, wenn in diesem Workflow zum ersten Mal ein Problem auftritt.
    • Nachdem die Ausgaben überprüft wurden, ändert sich der Status in Reviewed.
    • Wenn neue Probleme auftreten oder bereits überprüfte Probleme erneut auftreten, ändert sich der Status wieder auf Erforderliche Änderung und löst erneut eine Benachrichtigung aus.

• • Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn die Registrierung einen Schwellenwert überschreitet: benachrichtigt Benutzer und Teams jedes Mal, wenn die Registrierung des Workflows einen bestimmten Schwellenwert übersteigt oder sinkt.
    • Zählung prüfen: Wählen Sie aus, ob die Anzahl der Einschreibungen wöchentlich oder täglich geprüft werden soll. 
      • Wöchentlich: prüft und sendet jeden Freitag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Anmeldezahlen für den Workflow im Wochenvergleich um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
      • Täglich: prüft und sendet jeden Tag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die täglichen Einschreibungsraten für den Workflow um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
    • Erhöht mindestens: geben Sie einen Prozentsatz ein, der diese Benachrichtigung auslöst, wenn die Zahl der Einschreibungen steigt.
      • Wenn die Einschreibungsraten um mehr als diesen Prozentsatz steigen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
      • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für erhöhte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
    • Verringert um mindestens: geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen, wenn die Zahl der Einschreibungen abnimmt. 
      • Sinkt die Einschreibequote um mehr als diesen Prozentsatz, wird die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet.
      • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für verringerte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 

• • Benachrichtigungsempfänger: wenn die Option E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn dieser Workflow überprüft werden muss oder E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn die Anmeldung einen Schwellenwert überschreitet aktiviert ist, wird dies 

    • An diese Benutzer senden: wählen Sie bestimmte Benutzer aus, um die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail zu senden. Einzelne Benutzer müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten. 
    • An diese Teams senden: wählen Sie bestimmte Teams aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Benutzer in diesen Teams müssen die Workflow-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten.
       

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.

• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• •  
  •  
    •  
    •  

Nichtanmeldung 

Verwalten Sie in kontaktbasierten Workflows die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten, entfernen Sie Kontakte, die die Aufnahmekriterien nicht mehr erfüllen, und verhindern Sie die Aufnahme von Kontakten in bestimmte Listen.

In anderen Workflow-Typen können Sie die Kriterien für die Aufhebung der Registrierung aktiver Datensätze festlegen und auch verhindern, dass sie registriert oder erneut registriert werden.

Verwalten der Aufhebung der Registrierung in kontaktbasierten Workflows

Auf der Registerkarte Unenrollment and suppression eines kontaktbasierten Workflows:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Edit > Edit enrollment trigger.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Registrierung auf Registrierungseinstellungen , um sie zu erweitern. Dann können Sie Folgendes konfigurieren: 
  • Wenn Kontakte zusammengeführt werden: Standardmäßig werden in Workflows keine zusammengeführten Kontakte aufgenommen, auch wenn der Kontakt die Aufnahmekriterien des Workflows erfüllt. Zusammengeführte Kontakte können sich jedoch später erneut anmelden, wenn sie die Aufnahme-Trigger erneut erfüllen und die erneute Anmeldung aktiviert ist. Ein Beispiel: Der Aufnahme-Trigger ist hat ein Formular auf Any page ausgefüllt. Wenn zwei Kontakte, die zuvor Formulare ausgefüllt haben, zusammengeführt werden, wird der neue Kontakt nicht in den Workflow aufgenommen. Wenn der neu zusammengeführte Kontakt jedoch später erneut ein Formular einreicht, wird er in den Workflow aufgenommen.
  • Zulassen, dass Kontakte aus Salesforce in diesen Workflow aufgenommen werden: Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie Salesforce-Leads und -Kontakte, die mit HubSpot synchronisiert wurden, in kontaktbasierte Workflows aufnehmen. Erfahren Sie mehr über , wie Sie Ihre Salesforce-Leads oder -Kontakte direkt von Salesforce aus in HubSpot-Workflows aufnehmen.
    
    

• Um Ihre Einstellungen für die Aufhebung der Registrierung zu verwalten, klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Aufhebung der Registrierung . Dann können Sie Folgendes konfigurieren: 
  
  • Kontakte befinden sich auf einer Unterdrückungsliste oder treten dieser bei: fügen Sie eine Liste von Kontakten hinzu, die Sie nicht aufnehmen möchten.
    • Wenn eine Unterdrückungsliste entfernt wird oder wenn Kontakte aus einer Unterdrückungsliste entfernt werden, werden diese Kontakte nicht automatisch in den Workflow aufgenommen, selbst wenn sie die Aufnahme-Trigger des Workflows erfüllen. Sie sind berechtigt, sich anzumelden, wenn sie das nächste Mal die Kriterien des Workflows für die Anmeldung oder Wiederanmeldung erfüllen.
    • Das Hinzufügen einer Unterdrückungsliste zu einem Workflow führt zu einer der folgenden drei Situationen, je nach aktuellem Aufnahmestatus eines Kontakts:
      • Der Kontakt ist derzeit nicht im Workflow eingeschrieben und ist Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird nicht im Workflow eingeschrieben, selbst wenn er die Einschreibungs-Trigger zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt, und erscheint im Workflow-Verlauf als in einer Unterdrückungsliste gefunden und nicht eingeschrieben. Der Kontakt kann außerdem auch nicht manuell aufgenommen werden.
      • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow aufgenommen und ist Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird beim nächsten ausführbaren Schritt im Workflow, wie z.B. einer E-Mail senden Aktion, wieder abgemeldet. Der Kontakt wird bei Verzweigungs-, Verzögerungs- oder Gehe zu-Aktionen nicht abgemeldet.
      • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow eingeschrieben und ist nicht ein Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt bleibt im Workflow. Wenn er jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Kriterien der Unterdrückungsliste erfüllt, wird er entfernt.
  • Kontakte erfüllen ein Ziel: hebt die Registrierung von Kontakten auf, wenn diese das angegebene Ziel erfüllen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zielen in kontaktbasierten Workflows. 

• • Kontakt erfüllt die Aufnahmekriterien nicht mehr: entscheidet, ob ein Kontakt entfernt wird, wenn er die Kriterien des Triggers für die Aufnahme nicht mehr erfüllt, während er angemeldet ist. In der Standardeinstellung ist diese Funktion nicht aktiviert. Diese Einstellung gilt nur für Wenn ein Filterkriterium erfüllt ist Aufnahme-Trigger festlegen.
    • Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, können Kontakte, die die Kriterien nicht erfüllen, nicht manuell eingetragen werden. 
    • Wenn Sie einen Kontakt haben, der derzeit im Workflow eingeschrieben ist und die Aufnahme-Trigger nicht erfüllt hat, bevor diese Einstellung aktiviert wurde, wird er nicht abgemeldet, bis der Kontakt die nächste Aktion erreicht (ausgenommen Verzweigungen und Verzögerungen). Wenn Sie möchten, dass der Kontakt sofort abgemeldet wird, müssen Sie manuell abmelden.
    • Wenn Sie einen Testkontakt aufnehmen, der die Aufnahme-Trigger nicht erfüllt, wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird er automatisch vom Workflow abgemeldet und führt keinen der Schritte aus.
       

Trigger für die Aufhebung der Registrierung für andere Workflow-Typen festlegen 

In anderen Workflow-Typen entfernen Trigger zur Aufhebung der Einschreibung aktiv eingeschriebene Datensätze aus dem Workflow und verhindern, dass sie sich einschreiben oder erneut einschreiben können. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Registrierung von Objekten aus unternehmens-, deal-, ticket-, angebots-, konversations-, feedback- und vertragsnehmerbasierten Workflows aufheben.

So legen Sie Trigger für die Exmatrikulation fest: 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Edit > Edit enrollment trigger.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Unenrollment . 
• Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen.
• Legen Sie im linken Bereich Ihre Trigger für die Aufhebung der Registrierung fest. Klicken Sie dann auf Filter anwenden. Erfahren Sie mehr über Auslöser für die Aufhebung der Registrierung in Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Trigger für die Aufhebung der Registrierung hinzu, und klicken Sie dann auf Speichern als.