Workflow-Einstellungen verwalten

Konfigurieren Sie Ihre Workflow-Einstellungen, um zu verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, um Benachrichtigungen zur Workflow-Performance zu erhalten und anzugeben, ob ein Kontaktdatensatz von anderen Workflows entfernt werden soll, wenn er in den ausgewählten Workflow aufgenommen wird. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows.

Wie Sie Entfernungstrigger oder eine Unterdrückungsliste hinzufügen, um zu bestimmen, wann Datensätze von einem Workflow entfernt werden sollen, erfahren Sie in diesem Artikel über das Verwalten von Entfernungen in Workflows.

Timing 

Verwenden Sie die Einstellungen für zeitliche Koordinierung, um festzulegen, wann ein Workflow Aktionen ausführen soll und wann nicht. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein aufgenommener Datensatz die Aktion erreicht.

Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Aufnahme in den Workflow aus, sondern nur auf Aktionen nach der Aufnahme. Wenn Sie Probleme mit der Aufnahme in einen Workflow haben, erfahren Sie hier, wie Sie häufige Probleme bei der Aufnahme in einen Workflow beheben. 

Bitte beachten: Wenn für Ihren HubSpot-Account keine Zeitzone festgelegt ist, ist für die Zeiteinstellung der Workflow standardmäßig auf EST (Eastern Standard Time) festgelegt. Erfahren Sie mehr über das Anpassen der Zeitzone Ihres Accounts.

So konfigurieren Sie die Einstellungen für zeitliche Koordinierung Ihres Workflows: 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
3. Klicken Sie oben links auf Einstellungen.
4. Konfigurieren Sie im Abschnitt Timing auf der rechten Seite Folgendes:
   • Aktionen nur zu bestimmten Uhrzeiten ausführen: Geben Sie basierend auf der Zeitzone Ihres Accounts an, wann Datensätze Workflow-Aktionen ausführen können. 

     • Der Zeitpunkt für die neu geplante Aktion wird dadurch bestimmt, wann der aufgenommene Datensatz die Workflow-Aktion erreicht:

       • Wenn ein Datensatz eine Aktion außerhalb der angegebenen Tage und Zeiten erreicht: Der Workflow plant die Aktion zur frühestens verfügbaren Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag neu.
       • Wenn ein Datensatz eine Aktion außerhalb der angegebenen Tage, aber während der angegebenen Ausführungszeiten erreicht: Der Workflow plant die Aktion für die gleiche Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag neu. Dies gilt auch, wenn für einen Workflow ein Pausierungsdatum zur Einstellung Aktionen nicht an bestimmten Daten ausführen hinzugefügt wurde.

• • • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn beispielsweise der nächste verfügbare Termin 9:00 Uhr ist, werden Aktionen neu in das Zeitfenster von 9:00 bis 9:15 Uhr verschoben.
    • Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu geplant, die folgende Aktion jedoch schon. Für einen Deal-basierten Workflow wurde beispielsweise festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Donnerstag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden. Der Deal tritt am Donnerstag in eine Verzögerungsphase von 2 Tagen ein, beendet diese Phase dann am Samstag. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 und 9:15 Uhr verschoben.

• • Aktionen nicht an bestimmten Daten ausführen: Pausieren Sie einen Workflow, um zu verhindern, dass Aktionen an bestimmten Daten ausgeführt werden. Sie können die Daten auch so einstellen, dass sie jährlich pausieren. Wenn ein Datensatz an solchen festgelegten Daten eine Aktion erreicht, wird diese bis zum nächsten verfügbaren Datum pausiert. Bei der Verwendung von Pausendaten ist Folgendes zu beachten:

    • Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Beispielsweise wurde für einen Workflow festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Mittwoch von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden. Wenn Sie ein Pausierungsdatum hinzufügen, das an einem Mittwoch stattfindet, werden alle für diesen Mittwoch geplanten Aktionen auf den nächsten Montag um 9:00 Uhr verschoben.
    • Datensätze werden an pausierten Tagen weiterhin aufgenommen bzw. treten weiterhin in Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen ein. Sobald sie die Verzögerung oder die Wenn/dann-Verzweigung verlassen, werden sie bei der nächsten Aktion pausiert. 
  • Automatisches Deaktivieren des Workflows planen: den Workflow so planen, dass er sich nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit deaktiviert. Erfahren Sie mehr über das Deaktivieren von Workflows.

Performance-Benachrichtigungen (nur Enterprise)

Bevor Sie Benachrichtigungen im Workflow-Editor einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerbenachrichtigungen aktiviert sind.

Während Super-Admins in Enterprise-Accounts Standard-Benachrichtigungseinstellungen für andere Benutzer festlegen können, haben die von einzelnen Benutzern festgelegten Einstellungen Vorrang vor den Standardeinstellungen. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen in HubSpot. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie oben auf den Tab E-Mail.
4. Klicken Sie im Abschnitt E-Mail auf den Schalter, um ihn zu aktivieren und E-Mail-Benachrichtigungen an Ihr Postfach zu erhalten.
5. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um den Abschnitt Workflows zu erweitern.
6. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Benachrichtigungstypen.
    

Workflow-Benachrichtigungen festelgen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
3. Klicken Sie im Workflow-Editor oben links auf Einstellungen.
4. Konfigurieren Sie im Abschnitt Performance im rechten Bereich Folgendes:
   • Benachrichtigung erhalten, wenn dieser Workflow geprüft werden muss: Benachrichtigen Sie Benutzer und Teams jedes Mal, wenn sich der Status des Workflows in Muss überprüft werden ändert.
     • Sie werden benachrichtigt, wenn Probleme in diesem Workflow zum ersten Mal auftreten.
     • Nachdem die Probleme überprüft wurden, ändert sich der Status in Überprüft.
     • Wenn neue Probleme auftreten oder bereits überprüfte Probleme erneut auftreten, ändert sich der Status wieder auf Muss überprüft werden und löst erneut eine Benachrichtigung aus.

• • Benachrichtigungen zu Änderungen der Aufnahmerate erhalten: Benachrichtigen Sie Benutzer und Teams jedes Mal, wenn die Aufnahme eines Workflows einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder unterschreitet. Sie können auswählen, ob Sie Breeze Intelligence verwenden möchten, um diesen Schwellenwert zu definieren, oder manuell eine Rate des Steigens/Fallens festlegen, um die Benachrichtigung auszulösen. 
    • Breeze Intelligence verwenden: Verwenden Sie Breeze, die KI von HubSpot, um ungewöhnliche Änderungen der Aufnahmeraten automatisch zu erkennen.
      • Breeze Intelligence vergleicht die tägliche Aufnahmerate mit dem Muster der Aufnahmen im letzten Monat. Ungewöhnliche Einbrüche oder Spitzen bei den Aufnahmeraten lösen E-Mail-Benachrichtigungen aus.
      • Wenn Sie diese Einstellung verwenden, müssen Benutzer keinen Schwellenwert festlegen. 
    • Einen manuellen Bereich verwenden: Legen Sie manuell eine Rate des Steigens/Fallens fest, um die E-Mail-Benachrichtigungen auszulösen. Wenn Sie diese Option auswählen, konfigurieren Sie Folgendes: 
      • Anzahl überprüfen: Wählen Sie aus, ob die Anzahl der Aufnahmen wöchentlich oder täglich geprüft werden soll.
        • Wöchentlich: prüft und sendet jeden Freitag um 10:00 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Aufnahmeraten für den Workflow im Wochenvergleich um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
        • Täglich: prüft und sendet jeden Tag um 10:00 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die täglichen Aufnahmeraten für den Workflow um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
      • Gestiegen um mindestens: Geben Sie einen Prozentsatz ein, der diese Benachrichtigung auslöst, wenn die Zahl der Aufnahmen steigt.
        • Wenn die Aufnahmeraten um mehr als diesen Prozentsatz steigen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
        • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für erhöhte Aufnahmen im Workflow ausgelöst. 
      • Gefallen um mindestens: Geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen, wenn die Zahl der Aufnahmen sinkt. 
        • Wenn die Aufnahmeraten um mehr als diesen Prozentsatz sinken, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
        • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für verringerte Aufnahmen im Workflow ausgelöst. 

• • Benachrichtigungsempfänger: Wenn die Option Benachrichtigung erhalten, wenn dieser Workflow geprüft werden muss oder Benachrichtigungen zu Änderungen der Aufnahmerate erhalten aktiviert ist, wird dieses Feld angezeigt. Sie können auswählen, ob die entsprechenden Benachrichtigungen an einzelne Benutzer oder an bestimmte Teams gesendet werden sollen. 

    • An diese Benutzer senden: Wählen Sie bestimmte Benutzer aus, um die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail zu senden. Um diese E-Mail zu erhalten, müssen einzelne Benutzer in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben. 
    • An diese Teams senden: Wählen Sie bestimmte Teams aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Benutzer in diesen Teams müssen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten.
  • Konversion für jede Verzweigung und jeden Endpunkt vergleichen: Aktivieren Sie diese Einstellung, um mit dem Tracking der Conversion- und Performance-Kennzahlen für den Workflow zu beginnen. Erfahren Sie mehr über die Überprüfung der Conversion- und Performance-Daten Ihres Workflows.
    
     

Verknüpfungen (nur kontaktbasierte Workflows)

In kontaktbasierten Workflows können Sie angeben, ob ein Kontakt aus anderen Workflows abgemeldet werden soll, wenn er in den ausgewählten Workflow aufgenommen wird. Diese Einstellung wird nicht in anderen Workflow-Typen angezeigt. 

Die Einstellung gilt nur zum Zeitpunkt der Aufnahme, sie wird den Kontakt in Zukunft nicht von anderen Workflows abmelden. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
3. Klicken Sie oben links auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie auf der rechten Seite im Abschnitt Verknüpfungen den Schalter Kontakte von anderen Workflows entfernen, wenn sie in diesen Workflow aufgenommen werden. Wählen Sie dann aus, von welchen Workflows sich der Kontakt abmelden soll:
   • Aus allen anderen Workflows entfernen: Der Kontakt wird von allen anderen Workflows zum Zeitpunkt der Aufnahme entfernt. 
   • Aus bestimmten Workflows entfernen: Der Kontakt wird zum Zeitpunkt der Aufnahme aus den angegebenen Workflows entfernt. 
     • Um einen Workflow auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Workflow, aus dem die Kontakte entfernt werden sollen. 
     • Um einen Workflow aus dieser Einstellung zu entfernen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Namen des Workflows.