Zuletzt aktualisiert am: Juli 16, 2021
Auf der Registerkarte „Einstellungen“ eines Workflows können Sie verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, Entfernungs-Trigger festlegen, zugehörige Kampagnen hinzufügen und Salesforce-Aufnahmen zulassen.
So greifen Sie auf die Einstellungen eines Workflows zu:
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“.
- Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die Registerkarte „Einstellungen“.
Um einen Überblick über die Workflow-Einstellungen zu erhalten, sehen Sie sich das Video unten an:
| Sehen Sie sich die vollständige HubSpot Academy-Lektion an: Workflows deep dive |
Allgemein
Im Abschnitt „Allgemein“ können Sie die Wochentage und die Uhrzeiten für das Ausführen von Aktionen verwalten, die Aufnahme von Kontakten aus Salesforce zulassen und kontaktbasierte Workflows zu HubSpot-Kampagnen zuordnen.
Zeiten für das Ausführen von Aktionen festlegen
Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein aufgenommener Datensatz die Aktion erreicht. So geben Sie an, wann Aktionen stattfinden können:
- Wählen Sie „Bestimmte Zeiten“ aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Tag aus. Verwenden Sie dann die Dropdown-Menüs, um die Zeitspanne für die Ausführung von Aktionen anzugeben. Zeiten basieren auf der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Zeitzone.
- Um weitere Zeiten für die Ausführung von Aktionen hinzuzufügen, klicken Sie auf „Stunden hinzufügen“.
Wenn ein Datensatz eine Aktion außerhalb des festgelegten Zeitraums erreicht, wird der Termin der Ausführung der Aktion geändert.
- Der Workflow versucht, die Aktion auf die gleiche Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag zu verlegen. Wenn die Uhrzeit der Aktion jedoch außerhalb des angegebenen Zeitraums liegt, versucht der Workflow, die Aktion stattdessen auf die früheste verfügbare Uhrzeit am nächsten verfügbaren Tag zu verlegen.
- Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn beispielsweise der nächste verfügbare Termin 9:00 Uhr ist, werden Aktionen neu in das Zeitfenster von 9:00 bis 9:15 Uhr verschoben.
Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu terminiert, aber die Aktion, die auf sie folgt. Beispiel:
- Für einen Deal-basierten Workflow wurde festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Donnerstag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden.
- Ein Deal tritt am Donnerstag in eine Verzögerungsphase von 2 Tagen ein, beendet diese Phase dann am Samstag.
- Nach dem Verlassen der Verzögerungsphase am Samstag wechselt der Deal zum nächsten Schritt, der eine Wenn/dann-Verzweigung ist.
- Der Deal wird mit der Wenn/dann-Verzweigung abgeglichen und folgt dann dem JA-Zweig. Die nächste Aktion wird dann auf Montag zwischen 9:00 Uhr und 9:15 Uhr verschoben.
Wenn Datensätze für eine Aktion erneut geplant sind, wird für die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze angezeigt, z. B. „1 Kontakt in dieser Aktion“. Um die spezifischen Datensätze anzuzeigen und auf welchen Zeitpunkt deren Fortsetzung festgelegt wurde, klicken Sie auf die Aktion und dann im rechten Bereich auf die Registerkarte „[Objekt] in Aktion“.
Datumsangaben für Pausieren festlegen, um die Ausführung von Aktionen zu verhindern
Sie können für einen Workflow festlegen, dass die Ausführung von Aktionen an bestimmten Daten verhindert wird. Wenn ein Datensatz an solch einem festgelegten Datum eine Aktion erreicht, wird diese bis zum nächsten verfügbaren Datum pausiert.
Sie haben beispielsweise einen Workflow für eine bevorstehende Marketing-Kampagne erstellt. Wenn Ihre Kampagne im Oktober ausgeführt wird, sollten Sie möglicherweise keine E-Mails am Tag der deutschen Einheit versenden. Sie könnten ein Pausierungsdatum hinzufügen, damit im Rahmen Ihrer E-Mail-Aktionen keine E-Mails am 3. Oktober gesendet werden. Kontakten, die die E-Mail-Versandaktion an diesem Datum erreichen, wird die E-Mail stattdessen am nächsten Tag gesendet.
Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Beispielsweise wurde für einen Workflow festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Mittwoch von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden. Wenn Sie ein Pausierungsdatum hinzufügen, das an einem Mittwoch stattfindet, werden an diesem Tag geplante Aktionen auf den nächsten Montag um 9:00 Uhr verschoben.
Bitte beachten: Datensätze werden an pausierten Tagen weiterhin aufgenommen bzw. treten weiterhin in Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen ein. Sobald sie in den Workflow aufgenommen werden bzw. die Verzögerung oder Wenn/dann-Verzweigung verlassen, werden sie bei der nächsten Aktion pausiert.
So fügen Sie Ihrem Workflow ein Pausierungsdatum hinzu:
- Klicken Sie unter „An welchen kommenden Tagen wollen Sie die Ausführung von Aktionen unterbrechen?“ auf „+ Datumsangaben hinzufügen“.
- Wählen Sie ein Datum aus, indem Sie auf das Datumsfeld klicken. Sie können nur Tage in der Zukunft auswählen, beginnend mit dem morgigen Datum. Um alle Aktionen jedes Jahr am selben Datum zu pausieren, wählen Sie das Kontrollkästchen „Jährlich“aus.
- Fügen Sie weitere Datumsangaben hinzu, indem Sie auf „+ Datumsangaben hinzufügen“ klicken, oder klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Datensätze für eine Aktion geplant sind, wird für die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze angezeigt, z. B. „1 Kontakt in dieser Aktion“. Um die spezifischen Datensätze anzuzeigen und wie lange sie pausiert werden sollen, klicken Sie auf die Aktion und dann im rechten Bereich auf die Registerkarte „[Objekt] in Aktion“.
Aufnahmen aus Salesforce zulassen
Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows auswählen, dass Salesforce-Leads und -Kontakte aufgenommen werden, die mit HubSpot synchronisiert wurden. Um Salesforce-Leads oder -Kontakte aufzunehmen, aktivieren Sie „Ja, Aufnahme von Salesforce zulassen“.
Erfahren Sie mehr über die Aufnahme von Salesforce-Leads oder -Kontakten in HubSpot-Workflows direkt aus Salesforce.
Workflows mit HubSpot-Kampagnen verknüpfen
Wenn Sie ein Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Benutzer sind, können Sie mit dieser kontaktbasierten Workflow-Einstellung Ihre Workflows zu jeder Ihrer Kampagnen zuordnen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Kampagnen im Zusammenhang mit“ und wählen Sie einen Kampagnennamen aus.
Wenn eine Kampagne mit einem Workflow verknüpft ist, stehen die folgenden Daten in der Kampagne zur Verfügung:
- Die Anzahl der aufgenommenen Kontakte.
- Die Anzahl der zur Zielliste hinzugefügten Kontakte. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Workflow-Zielen.
- Die Workflow-Konversionsrate insgesamt. Diese wird berechnet, indem die Anzahl für „Zur Zielliste hinzugekommen“ durch die Anzahl für „Workflow gestartet“ dividiert und dann mal 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten.
Entfernung und Unterdrückung
Mithilfe der Einstellungen im Abschnitt „Entfernung und Unterdrückung“ können Sie steuern, welche Datensätze wann aufgenommen werden.
In unternehmens-, Deal-, angebots- und Ticket-basierten Workflows können Sie die Kriterien festlegen, anhand derer aktive Datensätze entfernt werden und außerdem deren Aufnahme oder erneute Aufnahme verhindert wird.
In kontaktbasierten Workflows können Sie außerdem die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten verwalten, Kontakte entfernen, die nicht länger die Aufnahmekriterien erfüllen, und die Aufnahme von Kontakten in bestimmten Listen verhindern.
Entfernungs-Trigger für Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets festlegen
In unternehmens-, Deal-, angebots- und Ticket-basierten Workflows werden aufgrund der Entfernungs-Trigger sowohl aufgenommene Datensätze aktiv entfernt als auch deren Aufnahme oder erneute Aufnahme verhindert.
- Klicken Sie auf „Entfernungs-Trigger festlegen“.
- Legen Sie im rechten Bereich Ihre Entfernungs-Trigger fest. Klicken Sie dann auf „Filter anwenden“. Erfahren Sie mehr über Entfernungs-Trigger in Workflows.
- Fügen Sie nach Bedarf weitere Entfernungs-Trigger hinzu und klicken Sie dann auf „Speichern“.
Aufgenommene Kontakte aus anderen Workflows entfernen
Mit dieser kontaktbasierten Workflow-Einstellung können Sie festlegen, wie aufgenommene Kontakten behandelt werden sollen, die auch in einen anderen Workflow aufgenommen wurden. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus anderen Workflows entfernt.
- Werden sie nicht aus anderen Workflows entfernt: Kontakte bleiben weiterhin in anderen Workflows registriert.
- Werden sie von allen anderen Workflows entfernt: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus allen anderen Workflows entfernt.
- Aus bestimmten Workflows entfernen: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus einem Workflow entfernt, den Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aus bestimmten Workflows entfernen, um den/die betreffenden Workflow(s) auszuwählen.
Aufnahme zusammengeführter Kontakte zulassen
Wenn Sie Kontakte zusammenführen, erfüllt der zusammengeführte Kontakt dann möglicherweise die Aufnahme-Trigger für Workflows. In der Standardeinstellung werden Kontakte nicht aufgrund von zusammengeführten Daten in vorhandene Workflows aufgenommen, aber sie können in der Zukunft aufgenommen werden, wenn sie die Aufnahme-Trigger erneut erfüllen. Wiederaufnahmen müssen aktiviert sein, damit ein zusammengeführter Kontakt in den Workflow aufgenommen werden kann.
Um für Ihren Workflow festzulegen, dass Kontakte aufgenommen werden, die zum Zeitpunkt der Zusammenführung dafür in Frage kommen, wählen Sie „Ja“ für diese Einstellung aus.
Kontakte entfernen, die nicht länger die Aufnahme-Trigger erfüllen
Diese Einstellung legt fest, ob ein Kontakt entfernt wird, wenn er die Aufnahme-Trigger-Kriterien nicht mehr erfüllt.
Die Option Nein, im Workflow behalten ist standardmäßig ausgewählt. Wählen Sie Ja, aus diesem Workflow entfernen aus, wenn Kontakte entfernt werden sollen, wenn sie die Aufnahme-Trigger nicht mehr erfüllen.
Diese Einstellung gilt auch für Testkontakte. Wenn Sie einen Testkontakt registrieren, der nicht den Registrierungsauslösern entspricht, wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden diese automatisch aus dem Workflow entfernt und führen keinen der Schritte aus.
Unterdrückungslisten hinzufügen
Klicken Sie in kontaktbasierten Workflows auf das Dropdown-Menü „Unterdrückungslisten für diesen Workflow“ und wählen Sie eine Liste von Kontakten aus, die nicht in den Workflow aufnehmen möchten.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Datensätze aus Workflows für Unternehmen, Deals, Angebote, Tickets oder benutzerdefinierte Objekt entfernen oder von diesen ausschließen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Entfernungs-Trigger festlegen.
Das Hinzufügen einer Unterdrückungsliste zu einem Workflow führt zu einer der folgenden drei Situationen, je nach aktuellem Aufnahmestatus eines Kontakts:
- Der Kontakt ist derzeit nicht in den Workflow aufgenommen und Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt wird nicht in den Workflow aufgenommen, selbst wenn er die Aufnahme-Trigger zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt, und er wird im Verlauf des Workflows als Mitglied einer Unterdrückungsliste und entfernt aufgeführt.
- Der Kontakt ist derzeit im Workflow aufgenommen und Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt wird entfernt, sobald er den nächsten Schritt im Workflow erreicht.
- Der Kontakt ist derzeit in im Workflow aufgenommen und kein Mitglied der Unterdrückungsliste: Der Kontakt verbleibt im Workflow. Wenn er jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Kriterien der Unterdrückungsliste erfüllt, wird er entfernt.
Wenn eine Unterdrückungsliste aus den Einstellungen eines Workflows entfernt wird oder Kontakte aus einer Unterdrückungsliste entfernt werden, werden diese Kontakte nicht automatisch in den Workflow aufgenommen, selbst wenn sie die Aufnahme-Trigger des Workflows erfüllen. Sie kommen dafür in Frage, beim nächsten Mal aufgenommen zu werden, wenn sie die Aufnahme- oder Wiederaufnahmekriterien des Workflows erfüllen.
