Workflow-Einstellungen verwalten

Auf der Registerkarte Einstellungen eines Workflows können Sie verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, Auslöser für die Aufhebung von Registrierungen festlegen, zugehörige Kampagnen hinzufügen, die Registrierung in Salesforce zulassen und workflowbezogene Benachrichtigungen konfigurieren. 

So greifen Sie auf die Einstellungen eines Workflows zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow , und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
• Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die Registerkarte „Einstellungen“.

Allgemein

Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die Wochentage und Uhrzeiten verwalten, zu denen Aktionen für alle Workflow-Typen ausgeführt werden können. In kontaktbasierten Workflows können Sie die Registrierung von Kontakten aus Salesforce zulassen und Workflows mit Kampagnen verknüpfen. 

Auf der Registerkarte Allgemein Ihres Workflow-Editors konfigurieren Sie Folgendes: 

• Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden?: geben Sie an, wann Datensätze Workflow-Aktionen ausführen können, basierend auf der Zeitzone Ihres Accounts. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein eingeschriebener Datensatz die Aktion erreicht. Beachten Sie bei der Festlegung Ihrer Ausführungszeiträume Folgendes: 
  • Wenn ein Datensatz einen Vorgang außerhalb des festgelegten Zeitrahmens erreicht, versucht der Workflow, den Vorgang für dieselbe Zeit am nächsten verfügbaren Tag neu zu planen. Liegt der Zeitpunkt der Aktion jedoch außerhalb des angegebenen Zeitrahmens, verschiebt der Workflow die Aktion auf den frühestmöglichen Zeitpunkt am nächsten Tag.
  • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn beispielsweise der nächste verfügbare Termin 9:00 Uhr ist, werden Aktionen neu in das Zeitfenster von 9:00 bis 9:15 Uhr verschoben.
  • Verzögerungen und Wenn-Dann-Zweige werden nicht neu geplant, wohl aber die darauf folgende Aktion. Ein Deal-basierter Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Donnerstag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr Aktionen ausführt. Der Deal wird am Donnerstag für 2 Tage aufgeschoben und am Samstag wieder aufgehoben. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 und 9:15 Uhr verschoben.

• An welchen Daten soll die Ausführung von Aktionen unterbrochen werden?: pausieren Sie einen Workflow, um die Ausführung von Aktionen an bestimmten Daten zu verhindern. Sie können die Daten auch so einstellen, dass sie jährlich pausieren. Wenn ein Datensatz an diesen Tagen eine Aktion erreicht, wird er bis zum nächsten verfügbaren Termin pausiert. Bei der Verwendung von Pausendaten ist Folgendes zu beachten:

  • Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Ein Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Mittwoch von 9 bis 17 Uhr Aktionen ausführt. Wenn Sie ein Pausendatum hinzufügen, das auf einen Mittwoch fällt, wird die nächste Aktion auf den nächsten Montag um 9 Uhr verschoben.
  •  Datensätze werden weiterhin registriert und geben Verzögerungen und Wenn/Dann-Zweige an pausierten Tagen ein. Sobald sie den Verzögerungs- oder Wenn/Dann-Zweig verlassen, halten sie stattdessen bei der nächsten Aktion an. 
• Zulassen, dass Kontakte aus Salesforce in diesen Workflow aufgenommen werden: Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie Salesforce-Leads und -Kontakte, die mit HubSpot synchronisiert wurden, in kontaktbasierte Workflows aufnehmen. Erfahren Sie mehr über , wie Sie Ihre Salesforce-Leads oder -Kontakte direkt von Salesforce aus in HubSpot-Workflows eintragen.
• Kampagne: verknüpfen Sie Ihren kontaktbasierten Workflow mit einer Kampagne. Diese Einstellung ist nur für Accounts mit Marketing Hub Professional oder Enterprise Abonnements verfügbar. Wenn eine Kampagne mit einem Workflow verknüpft ist, sind die folgenden Daten in der Kampagne verfügbar:
  • Die Anzahl der aufgenommenen Kontakte.
  • Die Anzahl der zur Zielliste hinzugefügten Kontakte. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Workflow-Zielen.
  • Die Workflow-Konversionsrate insgesamt. Dieser Wert wird berechnet, indem die Zahl Joined goal list durch die Zahl Started workflow geteilt und dann mit 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten.
    
    

• Wenn Sie die Einstellungen Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden? oder Zu welchen Terminen soll die Ausführung von Aktionen pausiert werden? verwenden und Datensätze in einer Aktion pausiert oder verschoben werden, zeigt die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze an. So können Sie sich die einzelnen Datensätze ansehen und erfahren, wann sie wieder zur Bearbeitung anstehen:
  • Klicken Sie auf die Aktion.
  • Klicken Sie im rechten Fenster auf die Registerkarte [Objekt] in Aktion.

Entfernung und Unterdrückung

In kontaktbasierten Workflows können Sie außerdem die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten verwalten, Kontakte entfernen, die nicht länger die Aufnahmekriterien erfüllen, und die Aufnahme von Kontakten in bestimmten Listen verhindern.

In anderen Workflow-Typen können Sie die Kriterien festlegen, die die Registrierung aktiver Datensätze aufheben und verhindern, dass sie registriert oder erneut registriert werden.

Verwaltung von Aufhebung der Registrierung und Unterdrückung in kontaktbasierten Workflows

Auf der Registerkarte Unenrollment and suppression eines kontaktbasierten Workflows konfigurieren Sie Folgendes: 

• Wenn sich Kontakte in diesem Workflow anmelden: Mit dieser Workflow-Einstellung können Sie entscheiden, was mit angemeldeten Kontakten geschieht, die auch in einem anderen Workflow angemeldet sind. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus anderen Workflows entfernt.
  • Werden sie nicht aus anderen Workflows entfernt: Kontakte bleiben weiterhin in anderen Workflows registriert.
  • Werden sie von allen anderen Workflows entfernt: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus allen anderen Workflows entfernt.
  • Aus bestimmten Workflows entfernen: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus einem Workflow entfernt, den Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. 
• Wenn ein Kontakt die Einschreibungsbedingungen nicht mehr erfüllt, aus diesem Workflow entfernen?: Diese Einstellung legt fest, ob ein Kontakt entfernt wird, wenn er die Trigger-Kriterien für die Einschreibung nicht mehr erfüllt, während er eingeschrieben ist. Standardmäßig werden die Kontakte nicht entfernt.
  • Wenn diese Einstellung auf Ja gesetzt ist, können Kontakte, die die Kriterien nicht erfüllen, nicht manuell angemeldet werden. 
  • Wenn Sie einen Kontakt haben, der derzeit in den Workflow eingeschrieben ist und die Trigger für die Einschreibung nicht erfüllt hat , bevor diese Einstellung aktiviert wurde, wird er nicht aus dem Workflow entfernt, bis der Kontakt die nächste Aktion erreicht (außer Verzweigungen und Verzögerungen). Wenn Sie möchten, dass der Kontakt sofort abgemeldet wird, müssen Sie manuell abmelden.
  • Wenn Sie einen Testkontakt registrieren, der die Trigger für die Registrierung nicht erfüllt, wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird er automatisch aus dem Workflow entfernt und keiner der Schritte wird ausgeführt.
• Wenn zwei Kontakte zusammengeführt werden, soll sich der neu erstellte Kontakt in diesem Workflow anmelden, wenn er die Trigger-Kriterien erfüllt?: Standardmäßig werden Workflows nicht zusammengeführte Kontakteanmelden. Zusammengeführte Kontakte können sich jedoch in der Zukunft anmelden, wenn sie die Trigger für die Anmeldung erneut erfüllen und die erneute Anmeldung aktiviert ist.
• Unterdrückungslisten für diesen Workflow: fügen Sie eine Liste von Kontakten hinzu, die nicht in den Workflow aufgenommen werden sollen.
  • Wenn eine Unterdrückungsliste aus den Einstellungen eines Workflows entfernt wird oder wenn Kontakte aus einer Unterdrückungsliste entfernt werden, werden diese Kontakte nicht automatisch in den Workflow aufgenommen, selbst wenn sie die Trigger für die Aufnahme in den Workflow erfüllen. Sie sind berechtigt, sich anzumelden, wenn sie das nächste Mal die Kriterien des Workflows für die Anmeldung oder Wiederanmeldung erfüllen.
  • Das Hinzufügen einer Unterdrückungsliste zu einem Workflow führt zu einer der folgenden drei Situationen, je nach aktuellem Aufnahmestatus eines Kontakts:
    • Der Kontakt ist derzeit nicht im Workflow eingeschrieben und ist Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird nicht im Workflow eingeschrieben, selbst wenn er die Einschreibungs-Trigger zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt, und erscheint im Workflow-Verlauf als in einer Unterdrückungsliste gefunden und nicht eingeschrieben. Der Kontakt kann außerdem auch nicht manuell aufgenommen werden.
    • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow eingeschrieben und steht auf der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird beim nächsten Schritt im Workflow wieder abgemeldet.
    • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow eingeschrieben und ist nicht ein Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt bleibt im Workflow. Sollten sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Kriterien der Streichliste erfüllen, werden sie aus der Liste gestrichen.
      
      

Trigger für die Aufhebung der Registrierung für andere Workflow-Typen festlegen 

Bei anderen Workflow-Typen entfernen Trigger zur Aufhebung der Registrierung aktiv registrierte Datensätze aus dem Workflow und verhindern, dass sie sich einschreiben oder erneut einschreiben können. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Registrierung von Objekten aus unternehmens-, deal-, ticket-, angebots-, konversations-, feedback- und vertragsnehmerbasierten Workflows aufheben.

So legen Sie Trigger für die Exmatrikulation fest: 

• Klicken Sie auf die Registerkarte Unenrollment and suppression. 
• Klicken Sie auf Auslöser für die Aufhebung der Registrierung festlegen.
  
• Legen Sie im rechten Bereich Ihre Entfernungs-Trigger fest. Klicken Sie dann auf Filter anwenden. Erfahren Sie mehr über Auslöser für die Aufhebung der Registrierung in Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Trigger für die Aufhebung der Registrierung hinzu, und klicken Sie dann auf Speichern.
  
  

Benachrichtigungen

Richten Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen einer Workflow-Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Benutzer und Teams zu benachrichtigen, wenn die Registrierungsrate eines Workflows einen bestimmten Prozentsatz übersteigt oder sinkt. 

Einrichten von Benutzer-Workflow-Benachrichtigungseinstellungen 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Benachrichtigungen“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail“.
• Klicken Sie im Abschnitt E-Mail auf den Schalter , um E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang zu erhalten.
• Blättern Sie nach unten und klicken Sie auf Workflows.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wöchentlicher Überblick über Änderungen bei Workflow-Anmeldungen.
   
  

Einrichten von Benachrichtigungen für einzelne Workflows (nurEnterprise )

E-Mail-Benachrichtigungen müssen im Workflow-Editor für einzelne Workflows eingestellt werden. Jede Woche wird eine E-Mail mit einer Liste der konfigurierten Workflows an die ausgewählten Benutzer und das Team gesendet. Sobald dies eingerichtet ist, erhalten die Benutzer eine wöchentliche Benachrichtigung per E-Mail mit der Anzahl der Anmeldungen und dem prozentualen Anstieg oder Rückgang der Anmeldungen für ihre ausgewählten Workflows. 

• Senden Sie jeden Freitag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Anmeldezahlen für diesen Workflow im Wochenvergleich um mindestens steigen. Geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Benachrichtigung auszulösen. Wenn die Einschreibungsraten um mehr als diesen Prozentsatz steigen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für erhöhte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
• Jeden Freitag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn die Einschreibungsraten für diesen Workflow im Wochenvergleich um mindestens: einen Prozentsatz eingeben, um diese Benachrichtigung auszulösen. Wenn die Einschreibungsrate um mehr als diesen Prozentsatz sinkt, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung verschickt. Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für verringerte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
• Interne E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer senden: wählen Sie bestimmte Benutzer aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Einzelne Benutzer müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten. 
• Interne E-Mail-Benachrichtigungen an Teams senden: wählen Sie bestimmte Teams aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Benutzer in diesen Teams müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten.