Workflow-Einstellungen verwalten

In den Einstellungen Ihres Workflows können Sie verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, Entfernungs-Kriterien festlegen, zugehörige Kampagnen hinzufügen und Salesforce-Aufnahmen zulassen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die Registerkarte Einstellungen.

Allgemein

Im Abschnitt „Allgemein“ können Sie die Wochentage und die Uhrzeiten für das Ausführen von Aktionen verwalten, die Aufnahme von Kontakten aus Salesforce zulassen und kontaktbasierte Workflows zu HubSpot-Kampagnen zuordnen. 

Zeiten für das Ausführen von Aktionen festlegen

Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein aufgenommener Datensatz die Aktion erreicht. So geben Sie an, wann Aktionen stattfinden können:

• Wählen Sie „Bestimmte Zeiten“ aus.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Tag aus. Verwenden Sie dann die Dropdown-Menüs, um die Zeitspanne für die Ausführung von Aktionen anzugeben. Zeiten basieren auf der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Zeitzone. 
• Um weitere Zeiten für die Ausführung von Aktionen hinzuzufügen, klicken Sie auf „Stunden hinzufügen“.

Wenn ein Datensatz eine Aktion außerhalb des festgelegten Zeitraums erreicht, wird die Ausführung der Aktion auf die nächste verfügbare Zeit geändert. Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn beispielsweise der nächste verfügbare Termin 9:00 Uhr ist, werden Aktionen neu in das Zeitfenster von 9:00 bis 9:15 Uhr verschoben.

Verzögerungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu terminiert, aber die Aktion, die auf sie folgt. Zum Beispiel:

• Für einen Deal-basierten Workflow wurde festgelegt, dass Aktionen nur Montag bis Donnerstag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr ausgeführt werden.
• Ein Deal tritt am Donnerstag in eine Verzögerungsphase von 2 Tagen ein, beendet diese Phase dann am Samstag.
• Nach dem Verlassen der Verzögerungsphase am Samstag wechselt der Deal zum nächsten Schritt, der eine Wenn/dann-Verzweigung ist.
• Der Deal wird mit der Wenn/dann-Verzweigung abgeglichen und folgt dann dem JA-Zweig. Die nächste Aktion wird dann auf Montag zwischen 9:00 Uhr und 9:15 Uhr verschoben.

Aufnahmen aus Salesforce zulassen

Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows auswählen, dass Salesforce-Leads und -Kontakte aufgenommen werden, die mit HubSpot synchronisiert wurden. Um Salesforce-Leads oder -Kontakte aufzunehmen, aktivieren Sie „Ja, Aufnahme von Salesforce zulassen“.

Erfahren Sie mehr über die Aufnahme von Salesforce-Leads oder -Kontakten in HubSpot-Workflows direkt aus Salesforce.

Workflows mit HubSpot-Kampagnen verknüpfen

Wenn Sie ein Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Benutzer sind, können Sie mit dieser kontaktbasierten Workflow-Einstellung Ihre Workflows zu jeder Ihrer Kampagnen zuordnen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Kampagnen im Zusammenhang mit“ und wählen Sie einen Kampagnennamen aus.

Wenn eine Kampagne mit einem Workflow verknüpft ist, stehen die folgenden Daten in der Kampagne zur Verfügung:

• Die Anzahl der aufgenommenen Kontakte.
• Die Anzahl der zur Zielliste hinzugefügten Kontakte. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Workflow-Zielen.
• Die Workflow-Konversionsrate insgesamt. Diese wird berechnet, indem die Anzahl für „Zur Zielliste hinzugekommen“ durch die Anzahl für „Workflow gestartet“ dividiert und dann mal 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten.

Entfernung und Unterdrückung

Im Abschnitt „Entfernung und Unterdrückung“ können Sie die Kriterien für das Entfernen von Datensätzen festlegen. In kontaktbasierten Workflows können Sie außerdem die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten verwalten, Kontakte entfernen, die nicht länger die Aufnahmekriterien erfüllen, und die Aufnahme von Kontakten verhindern, die die Kriterien einer bestimmten Liste erfüllen.

Entfernungs-Kriterien für Unternehmen, Deals, Angebote und Tickets festlegen

Legen Sie in unternehmens-, Deal-, angebots- und Ticket-basierten Workflows die Kriterien fest, anhand derer Datensätze aus dem Workflow entfernt werden:

• Klicken Sie auf „Entfernungs-Trigger festlegen“.
  
• Legen Sie im rechten Bereich Ihre Entfernungs-Trigger fest. Klicken Sie dann auf „Filter anwenden“. Erfahren Sie mehr über Entfernungs-Trigger in Workflows.
• Fügen Sie nach Bedarf weitere Entfernungs-Trigger hinzu und klicken Sie dann auf „Speichern“.

Aufgenommene Kontakte aus anderen Workflows entfernen

Mit dieser kontaktbasierten Workflow-Einstellung können Sie festlegen, wie aufgenommene Kontakten behandelt werden sollen, die auch in einen anderen Workflow aufgenommen wurden. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus anderen Workflows entfernt.

• Werden sie nicht aus anderen Workflows entfernt: Kontakte bleiben weiterhin in anderen Workflows registriert.
• Werden sie von allen anderen Workflows entfernt: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus allen anderen Workflows entfernt.
• Aus bestimmten Workflows entfernen: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus einem Workflow entfernt, den Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aus bestimmten Workflows entfernen, um den/die betreffenden Workflow(s) auszuwählen.

Aufnahmen von zusammengeführten Kontakten verhindern

Wenn Sie Kontakte zusammenführen, wird standardmäßig der verbleibende Kontakt in einen kontaktbasierten Workflow aufgenommen, wenn er die Aufnahme-Trigger erfüllt. Um zu verhindern, dass zusammengeführte Kontakte in einen Workflow aufgenommen werden, wählen Sie für diese Einstellung die Option „Nein“ aus.