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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Workflow-Einstellungen verwalten

Zuletzt aktualisiert am: März 26, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

Auf der Registerkarte Einstellungen und Benachrichtigungen eines Workflows können Sie verwalten, wann Aktionen ausgeführt werden sollen, Auslöser für die Aufhebung von Registrierungen festlegen, zugehörige Kampagnen hinzufügen, die Registrierung in Salesforce zulassen und workflowbezogene Benachrichtigungen konfigurieren. 

So greifen Sie auf die Einstellungen eines Workflows zu:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
  • Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
  • Klicken Sie im Workflow-Editor auf die Registerkarte Einstellungen und Benachrichtigungen .

Allgemein

Auf der Seite Allgemein können Sie für alle Workflow-Typen festlegen, wann Aktionen ausgeführt werden können. In kontaktbasierten Workflows können Sie die Registrierung von Kontakten aus Salesforce zulassen und Workflows mit Kampagnen verknüpfen. 

Auf der Seite Allgemein Ihres Workflow-Editors konfigurieren Sie Folgendes: 

  • Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden: geben Sie an, wann Datensätze auf der Grundlage der Zeitzone Ihres Accounts Workflow-Aktionen ausführen können. Standardmäßig werden Workflow-Aktionen ausgeführt, sobald ein eingeschriebener Datensatz die Aktion erreicht. Bei der Angabe von Ausführungsfristen ist Folgendes zu beachten: 
    • Wenn ein Datensatz einen Vorgang außerhalb des festgelegten Zeitrahmens erreicht, versucht der Workflow, den Vorgang für dieselbe Zeit am nächsten verfügbaren Tag neu zu planen. Liegt der Zeitpunkt der Aktion jedoch außerhalb des angegebenen Zeitrahmens, verschiebt der Workflow die Aktion auf den frühestmöglichen Zeitpunkt am nächsten Tag.
    • Um eine Workflow-Überlastung zu vermeiden, werden Aktionen so terminiert, dass sie innerhalb eines Zeitfensters von 15 Minuten ausgeführt werden. Wenn zum Beispiel die nächste verfügbare Zeit 9:00 Uhr ist, werden die Aktionen zwischen 9:00 und 9:15 Uhr neu geplant.
    • Verspätungen und Wenn/dann-Verzweigungen werden nicht neu geplant, aber die folgende Aktion wird durchgeführt. Ein Deal-basierter Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Donnerstag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr Aktionen ausführt. Der Deal wird am Donnerstag für 2 Tage aufgeschoben und am Samstag wieder aufgehoben. Die nächste Aktion wird auf Montag zwischen 9:00 und 9:15 Uhr verschoben.
  • An welchen bevorstehenden Daten möchten Sie die Ausführung von Aktionen unterbrechen: pausieren Sie einen Workflow, um die Ausführung von Aktionen an bestimmten Daten zu verhindern. Sie können die Daten auch so einstellen, dass sie jährlich pausieren. Wenn ein Datensatz an diesen Tagen eine Aktion erreicht, wird er bis zum nächsten verfügbaren Termin pausiert. Bei der Verwendung von Pausendaten ist Folgendes zu beachten:

    • Datumsangaben für ein Pausieren berücksichtigen andere Datumseinstellungen, wenn Aktionen neu terminiert werden. Ein Workflow ist zum Beispiel so eingestellt, dass er nur von Montag bis Mittwoch von 9 bis 17 Uhr Aktionen ausführt. Wenn Sie ein Pausendatum hinzufügen, das auf einen Mittwoch fällt, wird die nächste Aktion auf den nächsten Montag um 9 Uhr verschoben.
    •  Datensätze werden weiterhin registriert und geben Verzögerungen und Wenn/Dann-Zweige an pausierten Tagen ein. Sobald sie den Verzögerungs- oder Wenn/Dann-Zweig verlassen, halten sie stattdessen bei der nächsten Aktion an. 
  • Zulassen, dass Kontakte aus Salesforce in diesen Workflow aufgenommen werden: Wenn Sie die Salesforce-Integration installiert und das HubSpot Visualforce-Fenster hinzugefügt haben, können Sie Salesforce-Leads und -Kontakte, die mit HubSpot synchronisiert wurden, in kontaktbasierte Workflows aufnehmen. Erfahren Sie mehr über , wie Sie Ihre Salesforce-Leads oder -Kontakte direkt von Salesforce aus in HubSpot-Workflows eintragen.
  • Kampagne: verknüpfen Sie Ihren kontaktbasierten Workflow mit einer Kampagne. Diese Einstellung ist nur für Accounts mit Marketing Hub Professional oder Enterprise Abonnements verfügbar. Wenn eine Kampagne mit einem Workflow verknüpft ist, sind die folgenden Daten in der Kampagne verfügbar:
    • Die Anzahl der aufgenommenen Kontakte.
    • Die Anzahl der zur Zielliste hinzugefügten Kontakte. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Workflow-Zielen.
    • Die Workflow-Konversionsrate insgesamt. Diese wird berechnet, indem die Anzahl für „Zur Zielliste hinzugekommen“ durch die Anzahl für „Workflow gestartet“ dividiert und dann mal 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten.
  • Wenn Sie die Einstellungen Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden? oder Zu welchen Terminen soll die Ausführung von Aktionen pausiert werden? verwenden und Datensätze in einer Aktion pausiert oder verschoben werden, zeigt die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze an. So können Sie sich die einzelnen Datensätze ansehen und erfahren, wann sie wieder zur Bearbeitung anstehen:
    • Klicken Sie auf die Aktion.
    • Klicken Sie im rechten Fenster auf die Registerkarte [Objekt] in Aktion.

Entfernung und Unterdrückung

Verwalten Sie in kontaktbasierten Workflows die Aufnahme von zusammengeführten Kontakten, entfernen Sie Kontakte, die die Aufnahmekriterien nicht mehr erfüllen, und verhindern Sie die Aufnahme von Kontakten in bestimmte Listen.

In anderen Workflow-Typen können Sie die Kriterien für die Aufhebung der Registrierung aktiver Datensätze festlegen und auch verhindern, dass sie registriert oder erneut registriert werden.

Verwalten der Aufhebung der Registrierung und Unterdrückung in kontaktbasierten Workflows

Auf der Registerkarte Unenrollment and suppression eines kontaktbasierten Workflows konfigurieren Sie Folgendes: 

  • Wenn Kontakte in diesen Workflow aufgenommen werden: entscheiden Sie, was mit aufgenommenen Kontakten geschieht, die auch in einem anderen Workflow aufgenommen sind. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus anderen Workflows entfernt.
    • Werden sie nicht aus anderen Workflows entfernt: Kontakte bleiben weiterhin in anderen Workflows registriert. Dies ist die Standardeinstellung. 
    • Werden sie von allen anderen Workflows entfernt: Sobald der Kontakt in diesen Workflow aufgenommen wird, wird er aus allen anderen Workflows entfernt.
    • Aus einem bestimmten Workflow entfernen: Sobald der Kontakt in diesem Workflow registriert ist, wird er aus den angegebenen Workflows entfernt. 
  • Wenn ein Kontakt die Bedingungen für die Einschreibung nicht mehr erfüllt, entfernen Sie ihn aus diesem Workflow: entscheiden, ob ein Kontakt entfernt wird, wenn er die Kriterien für den Trigger für die Einschreibung nicht mehr erfüllt, während er eingeschrieben ist. Standardmäßig werden die Kontakte nicht entfernt.
    • Wenn diese Einstellung auf Ja... gesetzt ist, können Kontakte, die die Kriterien nicht erfüllen, nicht manuell aufgenommen werden. 
    • Wenn Sie einen Kontakt haben, der derzeit im Workflow eingeschrieben ist und die Aufnahme-Trigger nicht erfüllt hat, bevor diese Einstellung aktiviert wurde, wird er nicht abgemeldet, bis der Kontakt die nächste Aktion erreicht (ausgenommen Verzweigungen und Verzögerungen). Wenn Sie möchten, dass der Kontakt sofort abgemeldet wird, müssen Sie manuell abmelden.
    • Wenn Sie einen Testkontakt registrieren, der die Trigger für die Registrierung nicht erfüllt, wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird er automatisch aus dem Workflow entfernt und keiner der Schritte wird ausgeführt.
  • Wenn zwei Kontakte zusammengeführt werden, sollte sich der neu erstellte Kontakt in diesem Workflow anmelden, wenn er die Trigger-Kriterien erfüllt: Standardmäßig werden die Workflows nicht zusammengeführte Kontakte anmelden, selbst wenn die Zusammenführung bedeutet, dass der Kontakt die Anmeldekriterien des Workflows erfüllt. Zusammengeführte Kontakte können sich jedoch in der Zukunft anmelden, wenn sie die Trigger für die Anmeldung erneut erfüllen und die erneute Anmeldung aktiviert ist. Wenn der Trigger für die Registrierung beispielsweise darin besteht, dass das Formular [X] ausgefüllt wurde, wird der Kontakt bei der Zusammenführung der Kontakte standardmäßig nicht in den Workflow aufgenommen. Wenn der Kontakt das Formular jedoch erneut absendet, wird er in den Workflow aufgenommen.
  • Unterdrückungslisten für diesen Workflow: fügen Sie eine Liste von Kontakten hinzu, die Sie nicht aufnehmen möchten.
    • Wenn eine Unterdrückungsliste entfernt wird oder wenn Kontakte aus einer Unterdrückungsliste entfernt werden, werden diese Kontakte nicht automatisch in den Workflow aufgenommen, selbst wenn sie die Aufnahme-Trigger des Workflows erfüllen. Sie sind berechtigt, sich anzumelden, wenn sie das nächste Mal die Kriterien des Workflows für die Anmeldung oder Wiederanmeldung erfüllen.
    • Das Hinzufügen einer Unterdrückungsliste zu einem Workflow führt zu einer der folgenden drei Situationen, je nach aktuellem Aufnahmestatus eines Kontakts:
      • Der Kontakt ist derzeit nicht im Workflow eingeschrieben und ist Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird nicht im Workflow eingeschrieben, selbst wenn er die Einschreibungs-Trigger zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt, und erscheint im Workflow-Verlauf als in einer Unterdrückungsliste gefunden und nicht eingeschrieben. Der Kontakt kann außerdem auch nicht manuell aufgenommen werden.
      • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow eingeschrieben und steht auf der Unterdrückungsliste: der Kontakt wird beim nächsten Schritt im Workflow wieder abgemeldet.
      • Der Kontakt ist derzeit in den Workflow eingeschrieben und ist nicht ein Mitglied der Unterdrückungsliste: der Kontakt bleibt im Workflow. Wenn er jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Kriterien der Unterdrückungsliste erfüllt, wird er entfernt.
    • Workflow so planen, dass er sich automatisch deaktiviert: den Workflow so planen, dass er sich nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit deaktiviert. Erfahren Sie mehr über Deaktivieren von Workflows

Trigger für die Aufhebung der Registrierung für andere Workflow-Typen festlegen 

Bei anderen Workflow-Typen entfernen Trigger zur Aufhebung der Registrierung aktiv registrierte Datensätze aus dem Workflow und verhindern, dass sie sich einschreiben oder erneut einschreiben können. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Registrierung von Objekten aus unternehmens-, deal-, ticket-, angebots-, konversations-, feedback- und vertragsnehmerbasierten Workflows aufheben.

So legen Sie Trigger für die Exmatrikulation fest: 

  • Nehmen Sie [Objekt-Typ] aus der Liste, wenn sie die folgenden Kriterien erfüllen: Klicken Sie auf die Registerkarte Unenrollment und Unterdrückung
  • Klicken Sie auf Auslöser für die Aufhebung der Registrierung festlegen.
  • Legen Sie im rechten Bereich Ihre Entfernungs-Trigger fest. Klicken Sie dann auf Filter anwenden. Erfahren Sie mehr über Auslöser für die Aufhebung der Registrierung in Workflows.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Trigger für die Aufhebung der Registrierung hinzu, und klicken Sie dann auf Speichern als.
  • Workflow so planen, dass er sich automatisch deaktiviert: den Workflow so planen, dass er sich nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit deaktiviert. Erfahren Sie mehr über Deaktivieren von Workflows


Benachrichtigungen (nurEnterprise )

Richten Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen einer Workflow-Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Benutzer und Teams zu benachrichtigen, wenn die Registrierungsrate eines Workflows einen bestimmten Prozentsatz übersteigt oder sinkt. 

Bevor Sie Benachrichtigungen im Workflow-Editor einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerbenachrichtigungen aktiviert sind. Während Super-Admins in  Enterprise Konten  Standard-Benachrichtigungseinstellungen für andere Benutzer festlegen können, haben die von einzelnen Benutzern festgelegten Einstellungen Vorrang vor den Standardeinstellungen. Erfahren Sie mehr über Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen in HubSpot.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
  • Klicken Sie oben auf die Registerkarte E-Mail .
  • Klicken Sie im Abschnitt E-Mail auf den Schalter , um E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang zu erhalten.
  • Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um den Abschnitt Workflows zu erweitern.
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Meldungsarten.
     

Benachrichtigungsempfänger festlegen

Festlegen der Empfänger für Wenn dieser Workflow überarbeitet werden muss und Wenn eine große Änderung der Registrierung auftritt Workflow-Benachrichtigungen an bestimmte Benutzer und Teams. 

  • An diese Benutzer senden: wählen Sie bestimmte Benutzer aus, um die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail zu senden. Einzelne Benutzer müssen in ihren Einstellungen Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten. 
  • An diese Teams senden: wählen Sie bestimmte Teams aus, an die die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet werden soll. Benutzer in diesen Teams müssen die Workflow-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen aktiviert haben, um diese E-Mail zu erhalten. 
     

 

Benötigt Meldungen zur Überprüfung (BETA)

Benutzer und Teams jedes Mal benachrichtigen, wenn sich der Status des Workflows auf Überprüfen erforderlichändert. 

  • Sie werden benachrichtigt, wenn in diesem Workflow zum ersten Mal ein Problem auftritt.
  • Nachdem die Ausgaben überprüft wurden, ändert sich der Status in Reviewed.
  • Wenn neue Probleme auftreten oder bereits überprüfte Probleme erneut auftreten, ändert sich der Status wieder auf Erforderliche Änderung und löst erneut eine Benachrichtigung aus.
     

 

Benachrichtigungen über Änderungen der Workflow-Einschreibung

Jede Woche wird eine E-Mail mit einer Liste der konfigurierten Workflows an die ausgewählten Benutzer und das Team gesendet. Die Benutzer von Uerhalten täglich oder wöchentlich eine Benachrichtigung per E-Mail mit der Anzahl der Anmeldungen und dem prozentualen Anstieg oder Rückgang der Anmeldungen für ihre ausgewählten Workflows. 

So konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen: 
  • Um die Benachrichtigungen zur Registrierung von Workflow-Änderungen zu aktivieren, klicken Sie auf den Schalter Benachrichtigung für diesen Workflow ist . 
  • Überprüfung der Anzahl der Einschreibungen: Wählen Sie, ob die Anzahl der Einschreibungen wöchentlich oder täglich überprüft werden soll. 
    • Wöchentlich: prüft und sendet jeden Freitag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Anmeldezahlen für den Workflow im Wochenvergleich um den angegebenen Prozentsatz steigen oder fallen. 
    • Täglich (BETA): prüft und sendet jeden Tag um 10 Uhr eine interne E-Mail-Benachrichtigung, wenn die täglichen Anmeldezahlen für den Workflow um den angegebenen Prozentsatz steigen oder sinken. 
  • Trigger, wenn sich die Zahl der Einschreibungen um mindestens: erhöht hat, geben Sie einen Prozentsatz ein, um diese Meldung auszulösen.
    • Wenn die Einschreibungsraten um mehr als diesen Prozentsatz steigen, wird die Workflow-E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
    • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für erhöhte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
  • Trigger, wenn die Einschreibezahlen um mindestens: einen Prozentsatz eingeben, um diese Meldung auszulösen.
    • Sinkt die Einschreibequote um mehr als diesen Prozentsatz, wird die Workflow-Benachrichtigung per E-Mail gesendet.
    • Wenn diese Option leer gelassen wird, werden keine Benachrichtigungs-E-Mails für verringerte Anmeldungen im Workflow ausgelöst. 
       

 

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