Administrer indstillinger for workflow

Fra fanen Indstillinger og notifikationer i et workflow kan du administrere, hvornår handlinger skal udføres, indstille udløsere for afmelding, tilføje tilknyttede kampagner, tillade Salesforce-tilmelding og konfigurere workflow-relaterede notifikationer.

Sådan får du adgang til et workflows indstillinger:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på navnet på dit workflow.
• Klik på fanen Indstillinger og notifikationer i workflow-editoren.

Generelt

På siden Generelt kan du administrere, hvornår handlinger kan udføres for alle workflowtyper. I kontaktbaserede workflows kan du tillade, at kontakter tilmeldes fra Salesforce og forbinde workflows med kampagner.

På siden Generelt i din workflow-editor skal du konfigurere følgende:

• Hvilke tidspunkter skal handlingerne udføres på: Angiv, hvornår poster kan udføre workflowhandlinger baseret på din kontos tidszone. Som standard vil workflowhandlinger blive udført, så snart en tilmeldt post når handlingen. Når du angiver tidsrammer for udførelse, skal du være opmærksom på følgende:
  • Hvis et workflow ikke har en pausedato:
    • Hvis posten når en handling uden for det angivne tidsvindue for udførelse, vil workflowet forsøge at omlægge handlingen til det tidligst mulige tidspunkt på den næste ledige dag.

• • Hvis et workflow har en pausedato:
    • Hvis posten når en handling uden for de angivne udførelsestimer, vil workflowet forsøge at omlægge til det tidligste tilgængelige tidspunkt på den næste tilgængelige dag.
    • Hvis posten når en handling i løbet af de angivne eksekveringstimer, men ikke på en angivet eksekveringsdag, vil workflowet forsøge at omlægge til samme tidspunkt på den næste ledige dag.
  • For at forhindre overbelastning af workflowet omlægges handlinger, så de udføres inden for et vindue på 15 minutter. Hvis det næste ledige tidspunkt f.eks. er kl. 9:00, vil handlingerne blive omlagt mellem kl. 9:00 og 9:15.
  • Forsinkelser og hvis/så-grene omplanlægges ikke, men det gør den efterfølgende handling. For eksempel er et aftalebaseret workflow indstillet til kun at udføre handlinger mandag til torsdag, kl. 9:00 til 17:00. Aftalen går ind i en 2-dages forsinkelse på torsdag og forlader derefter forsinkelsen på lørdag. Den næste handling vil blive omlagt til mandag mellem 9:00 og 9:15.

• Hvilke kommende datoer vil du sætte handlinger på pause fra at blive udført: Sæt et workflow på pause for at forhindre handlinger i at blive udført på bestemte datoer. Du kan også indstille datoerne til at pause årligt. På disse datoer, når en post når en handling, vil den blive sat på pause indtil den næste tilgængelige dato. Når du bruger pausedatoer, skal du være opmærksom på følgende:

  • Pausedatoer tager højde for andre datoindstillinger, når handlinger planlægges på ny. For eksempel er et workflow indstillet til kun at udføre handlinger mandag-onsdag fra kl. 9 til 17. Hvis du tilføjer en pausedato, der finder sted på en onsdag, vil den næste handling blive omlagt til den næste mandag kl. 9.
  • Records vil stadig tilmelde sig og gå ind i forsinkelser og hvis/så-grene på pausedage. Når de forlader forsinkelsen eller hvis/så-grenen, vil de i stedet holde pause ved den næste handling.
• Tillad, at kontakter indskrives i dette workflow fra Salesforce: Hvis du har installeret Salesforce-integrationen og tilføjet HubSpot Visualforce-vinduet, kan du vælge at indskrive Salesforce-leads og kontakter, der er synkroniseret med HubSpot, i kontaktbaserede workflows. Læs mere om, hvordan du tilmelder dine Salesforce-leads eller kontakter til HubSpot-workflows direkte fra Salesforce.
• Kampagne: Tilknyt dit kontaktbaserede workflow til en kampagne. Denne indstilling er kun tilgængelig for konti med Marketing Hub Professional- ellerEnterprise-abonnementer . Når en kampagne er forbundet med et workflow, vil følgende data være tilgængelige i kampagnen:
  • Antallet af tilmeldte kontakter.
  • Antallet af kontakter, der har sluttet sig til mållisten. Læs mere om opsætning af workflowmål.
  • Den samlede konverteringsrate for workflowet. Dette beregnes ved at dividere antallet af tilmeldte på mållisten med antallet af påbegyndte work flows og derefter gange med 100 for at få en procentdel.

• Hvis du bruger indstillingerne Hvilke tidspunkter skal handlingerne udføres på? eller Hvilke kommende datoer skal handlingerne ikke udføres på? og posterne er sat på pause eller omlagt i en handling, vil handlingen vise et antal af disse poster. For at se de specifikke poster, og hvornår de er omlagt til at fortsætte:
  • Klik på handlingen.
  • Klik på fanen [Objekt] i handlingen i højre panel.

Udmeldelse og undertrykkelse

I kontaktbaserede workflows kan du administrere tilmelding af flettede kontakter, fjerne kontakter, der ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, og forhindre tilmelding af kontakter til bestemte lister.

I andre workflowtyper kan du indstille kriterierne for at afmelde aktive poster og også forhindre dem i at blive tilmeldt eller tilmeldt igen.

Administrer afmelding og undertrykkelse i kontaktbaserede workflows

På fanen Afmelding og undertrykkelse i et kontaktbaseret workflow skal du konfigurere følgende:

• Når kontakter tilmeldes dette workflow: Bestem, hvad der skal ske med tilmeldte kontakter, som også er tilmeldt et andet workflow. Som standard vil kontakter ikke blive fjernet fra andre workflows.
  • Fjern dem ikke fra andre workflows: Kontakterne forbliver tilmeldt andre workflows. Dette er standardindstillingen.
  • Fjern dem fra alle andre workflows: Når kontakten er tilmeldt dette workflow, fjernes de fra alle andre workflows.
  • Fjern dem fra et specifikt workflow: Når kontakten er tilmeldt dette workflow, fjernes de fra de angivne workflows.
• Når en kontakt ikke længere opfylder tilmeldingsbetingelserne, skal du fjerne dem fra dette workflow: Beslut, om en kontakt skal fjernes, hvis de ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, mens de er tilmeldt. Som standard bliver kontakter ikke fjernet.
  • Når denne indstilling er sat til Ja..., kan kontakter, der ikke opfylder kriterierne, ikke tilmeldes manuelt.
  • Hvis du har en kontakt, der i øjeblikket er tilmeldt workflowet, og som ikke opfyldte tilmeldingskriterierne, før denne indstilling blev slået til, vil de ikke blive afmeldt, før kontakten når den næste handling (undtagen grene og forsinkelser). Hvis du gerne vil have kontakten afmeldt med det samme, skal du afmelde dem manuelt.
  • Hvis du tilmelder en testkontakt , der ikke opfylder tilmeldingsudløserne, når denne indstilling er aktiveret, vil de automatisk blive afmeldt fra workflowet og vil ikke udføre nogen af trinene.
• Når to kontakter flettes, skal den nyoprettede kontakt så tilmeldes dette workflow, hvis de opfylder udløserkriterierne: Som standard vil workflows ikke tilmelde flettede kontakter, selvom fletningen betyder, at kontakten opfylder tilmeldingskriterierne for workflowet. Flettede kontakter kan dog tilmeldes i fremtiden, hvis de opfylder tilmeldingskriterierne igen, og gentilmelding er aktiveret. Hvis tilmeldingskriteriet f.eks. er at have udfyldt en formular, vil det som standard ikke tilmelde kontakten til workflowet, når kontakterne flettes. Men hvis kontakten indsender en formular igen, vil de blive tilmeldt workflowet.
• Undertrykkelseslister for dette workflow: Tilføj en liste over kontakter, du ikke ønsker at tilmelde.
  • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, vil disse kontakter ikke automatisk blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder workflowets tilmeldingsudløsere. De vil være kvalificerede til at blive tilmeldt, næste gang de opfylder workflowets tilmeldings- eller gentilmeldingskriterier.
  • Hvis du tilføjer en undertrykkelsesliste til et workflow, sker der en af tre ting baseret på en kontakts aktuelle tilmeldingsstatus:
    • Kontaktener ikke tilmeldtworkflowet i øjeblikket og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder tilmeldingskriterierne på et senere tidspunkt, og vil blive vist i workflowets historik som værende fundet på en undertrykkelsesliste og afmeldt. Kontakten kan heller ikke tilmeldes manuelt.
    • Kontaktener i øjeblikket tilmeldt workflowet og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil blive afmeldt, når de når det næste trin i workflowet.
    • Kontaktener i øjeblikket tilmeldt workflowet og er ikke medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten forbliver i workflowet. Men hvis de opfylder kriterierne for undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de blive afmeldt.
  • Planlæg, at workflowet slukkes automatisk: Planlæg, at workflowet slukkes efter en bestemt dato og et bestemt tidspunkt. Få mere at vide om at slukke for workflows.

Indstil afmeldingsudløsere for andre workflowtyper

I andre typer workflows vil afmeldingsudløsere fjerne aktivt tilmeldte poster fra workflowet og forhindre dem i at tilmelde eller gentilmelde sig. Brug nedenstående trin, når du afmelder objekter fra firma-, aftale-, billet-, tilbuds-, samtale-, feedbackafgivelses- og entreprenørbaserede workflows.

Sådan indstiller du udløsere for afmelding:

• Afmeld [objekttype], når de opfylder følgende kriterier: Klik på fanen Afmelding og undertrykkelse.
• Klik på Indstil udløsere for afmelding.
• Indstil dine afmeldingsudløsere i panelet til højre. Klik derefter på Anvend filter. Få mere at vide om afmeldingsudløsere i workflows.
• Tilføj flere unenrollment triggers efter behov, og klik derefter på Gem.
• Planlæg, at workflowet skal slukkes automatisk: Planlæg, at workflowet skal slukkes efter en bestemt dato og et bestemt tidspunkt. Læs mere om at slukke for workflows.
  

Notifikationer( kunEnterprise )

Fra fanen Notifikationer i en workflowindstilling kan du opsætte e-mailnotifikationer til at advare brugere og teams, når et workflows tilmeldingsrate stiger eller falder ud over en vis procentdel.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Notifikationer i menuen i venstre side.
• Klik øverst på fanen E-mail .
• I afsnittet E-mail skal du klikke for at slå kontakten til for at modtage e-mailnotifikationer til din indbakke.
• Rul ned, og klik for at udvide afsnittet Workflows .
• Marker afkrydsningsfelterne ud for de relevante notifikationstyper.
  

Indstil modtagere af notifikationer

Indstil modtagerne for Når dette workflow skal gennemgås og Når der sker en stor tilmeldingsændring workflow-meddelelser til specifikke brugere og teams.

• Send til disse brugere: Vælg specifikke brugere, der skal have tilsendt e-mailen med workflow-meddelelsen. Individuelle brugere skal have aktiveret e-mailnotifikationer for workflow i deres indstillinger for at modtage denne e-mail.
• Send til disse teams: Vælg specifikke teams, der skal modtage e-mailen med workflow-meddelelsen. Brugere i disse teams skal have aktiveret e-mailnotifikationer om workflow i deres indstillinger for at modtage denne e-mail.
  

Notifikationer om behovsgennemgang (BETA)

Giv brugere og teams besked, hver gang workflowets status ændres til Needs review.

• Du får besked, første gang der opstår problemer i dette workflow.
• Når problemerne er gennemgået, ændres status til Gennemgået.
• Hvis der opstår nye problemer, eller hvis allerede gennemgåede problemer opstår igen, skifter status tilbage til Needs review og udløser en notifikation igen.
  

Notifikationer om ændringer i tilmelding til workflow

Hver uge sendes en e-mail med en liste over konfigurerede workflows til de valgte brugere og teamet.Brugerne vil modtage en daglig eller ugentlig notifikationsmail med antallet af tilmeldinger og den procentvise stigning eller fald i tilmeldinger for deres valgte workflows .

• For at slå notifikationer om ændringer i workflowet til, skal du klikke på knappen Notification for this workflow is toggle on.
• Tjek indskrivningstallet: Vælg, om du vil tjekke indskrivningstallet ugentligt eller dagligt .
  • Ugentligt: tjek og send en intern e-mailnotifikation hver fredag kl. 10, hvis antallet af tilmeldinger til workflowet stiger eller falder med den angivne procentsats i løbet af ugen.
  • Dagligt: tjek og send en intern e-mailnotifikation hver dag kl. 10, hvis det daglige antal tilmeldinger til workflowet stiger eller falder med den angivne procentdel.
• Trigger if enrollment increased by at least: indtast en procentsats for at udløse denne notifikation.
  • Hvis tilmeldingsprocenten stiger med mere end denne procentdel, sendes e-mailnotifikationen til workflowet.
  • Hvis denne indstilling er tom, vil der ikke blive sendt notifikationsmails for øgede tilmeldinger i work flowet.
• Trigger if enrollment decreased by at least: Indtast en procentsats for at udløse denne notifikation.
  • Hvis tilmeldingsprocenten falder med mere end denne procentdel, vil workflowets e-mailnotifikation blive sendt.
  • Hvis denne indstilling er tom, vil der ikke blive sendt notifikationsmails ved færre tilmeldinger i work flowet.