Administrer indstillinger for workflow

Fra fanen Indstillinger i et workflow kan du administrere, hvornår handlinger skal udføres, indstille udløsere for afmelding, tilføje tilknyttede kampagner, tillade Salesforce-tilmelding og konfigurere workflow-relaterede notifikationer.

Sådan får du adgang til et workflows indstillinger:

• Naviger i din HubSpot-konto til Automatisering > Arbejdsgange.
• Hold musen over workflowet, og klik derefter på Rediger.
• Klik på fanen Indstillinger i workflow-editoren.

Generelt

På fanen Generelt kan du administrere de ugedage og tidspunkter, hvor handlinger kan udføres for alle workflowtyper. I kontaktbaserede workflows kan du tillade, at kontakter tilmeldes fra Salesforce og knytte workflows til kampagner.

I fanen Generelt i din workflow-editor kan du konfigurere følgende:

• Hvilke tidspunkter skal handlingerne udføres på: Angiv, hvornår poster kan udføre workflowhandlinger baseret på din kontos tidszone. Som standard vil workflowhandlinger blive udført, så snart en tilmeldt post når handlingen. Når du angiver dine tidsrammer for udførelse, skal du være opmærksom på følgende:
  • Når en post når en handling uden for den indstillede tidsramme, vil workflowet forsøge at omlægge handlingen til samme tidspunkt på den næste tilgængelige dag. Men hvis tidspunktet for handlingen ligger uden for den angivne tidsramme, vil workflowet i stedet omlægge handlingen til det tidligst mulige tidspunkt på den næste ledige dag.
  • For at forhindre overbelastning af workflowet omlægges handlinger, så de udføres inden for et vindue på 15 minutter. Hvis det næste ledige tidspunkt f.eks. er kl. 9.00, vil handlinger blive omplanlagt til tidspunkter mellem kl. 9.00 og 9.15.
  • Forsinkelser og hvis/så-grene omlægges ikke, men det gør den handling, der følger efter. For eksempel er et aftalebaseret workflow indstillet til kun at udføre handlinger mandag til torsdag, kl. 9:00 til 17:00. Aftalen går ind i en 2-dages forsinkelse på torsdag og forlader derefter forsinkelsen på lørdag. Den næste handling vil blive flyttet til mandag mellem 9:00 og 9:15.

• Hvilke kommende datoer ønsker du at sætte handlinger på pause fra at blive udført?: Sæt et workflow på pause for at forhindre handlinger i at blive udført på bestemte datoer. Du kan også indstille datoerne til at pause årligt. På disse datoer, når en post når en handling, vil den blive sat på pause indtil den næste tilgængelige dato. Når du bruger pausedatoer, skal du være opmærksom på følgende:

  • Pausedatoer tager højde for andre datoindstillinger, når handlinger planlægges på ny. For eksempel er et workflow indstillet til kun at udføre handlinger mandag-onsdag fra kl. 9 til 17. Hvis du tilføjer en pausedato, der finder sted på en onsdag, vil den næste handling blive omlagt til den næste mandag kl. 9.
  • Records vil stadig tilmelde sig og gå ind i forsinkelser og hvis/så-grene på pausedage. Når de forlader forsinkelsen eller hvis/så-grenen, vil de i stedet holde pause ved den næste handling.
• Tillad, at kontakter tilmeldes dette workflow fra Salesforce: Hvis du har installeret Salesforce-integrationen og tilføjet HubSpot Visualforce-vinduet, kan du vælge at tilmelde Salesforce-leads og -kontakter, der er synkroniseret med HubSpot, til kontaktbaserede workflows. Læs mere om, hvordan du tilmelder dine Salesforce-leads eller kontakter til HubSpot-workflows direkte fra Salesforce.
• Kampagne: Tilknyt dit kontaktbaserede workflow til en kampagne. Denne indstilling er kun tilgængelig for konti med Marketing Hub Professional- ellerEnterprise-abonnementer . Når en kampagne er forbundet med et workflow, vil følgende data være tilgængelige i kampagnen:
  • Antallet af tilmeldte kontakter.
  • Antallet af kontakter, der har sluttet sig til mållisten. Læs mere om opsætning af workflowmål.
  • Den samlede konverteringsrate for workflowet. Dette beregnes ved at dividere antallet af tilmeldte på mållisten med antallet af påbegyndte workflows og derefter gange med 100 for at få en procentdel.
    
    

• Hvis du bruger indstillingerne Hvilke tidspunkter skal handlingerne udføres på? eller Hvilke kommende datoer skal handlingerne ikke udføres på? og posterne er sat på pause eller omlagt i en handling, vil handlingen vise et antal af disse poster. For at se de specifikke poster, og hvornår de er planlagt til at fortsætte:
  • Klik på handlingen.
  • Klik på fanen [Objekt] i handlingen i højre panel.

Udmeldelse og undertrykkelse

I kontaktbaserede workflows kan du administrere tilmelding af flettede kontakter, fjerne kontakter, der ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, og forhindre tilmelding af kontakter til bestemte lister.

I andre workflowtyper kan du indstille de kriterier, der afmelder aktive poster og også forhindrer dem i at blive tilmeldt eller tilmeldt igen.

Administrer afmelding og undertrykkelse i kontaktbaserede workflows

På fanen Afmelding og undertrykkelse i et kontaktbaseret workflow skal du konfigurere følgende:

• Når kontakter tilmeldes dette workflow: Med denne indstilling kan du bestemme, hvad der skal ske med tilmeldte kontakter, som også er tilmeldt et andet workflow. Som standard vil kontakter ikke blive fjernet fra andre workflows.
  • Fjerndem ikke fra andre workflows: Kontakterne forbliver tilmeldt andre workflows.
  • Fjern dem fra alle andre workflows: Når kontakten er tilmeldt dette workflow, bliver de fjernet fra alle andre workflows.
  • Fjern dem fra et specifikt workflow: Når kontakten er tilmeldt dette workflow, vil de blive fjernet fra ethvert workflow, du vælger i dropdown-menuen.
• Når en kontakt ikke længere opfylder tilmeldingsbetingelserne, skal de så fjernes fra dette workflow?: Denne indstilling bestemmer, om en kontakt skal fjernes, hvis den ikke længere opfylder tilmeldingskriterierne, mens den er tilmeldt. Som standard bliver kontakter ikke fjernet.
  • Når denne indstilling er sat til Ja, kan kontakter, der ikke opfylder kriterierne, ikke tilmeldes manuelt.
  • Hvis du har en kontakt, der i øjeblikket er tilmeldt workflowet, og som ikke opfyldte tilmeldingskriterierne, før denne indstilling blev aktiveret, vil de ikke blive afmeldt workflowet, før kontakten når til den næste handling (undtagen grene og forsinkelser). Hvis du ønsker, at kontakten skal afmeldes med det samme, skal du afmelde dem manuelt.
  • Hvis du tilmelder en testkontakt , der ikke opfylder tilmeldingsudløserne, når denne indstilling er aktiveret, vil de automatisk blive afmeldt fra workflowet og vil ikke udføre nogen af trinene.
• Når to kontakter flettes, skal den nyoprettede kontakt så tilmeldes dette workflow, hvis de opfylder udløserkriterierne? Som standard vil workflows ikke tilmelde flettede kontakter. Men flettede kontakter kan tilmeldes i fremtiden, hvis de opfylder tilmeldingskriterierne igen, og gentilmelding er aktiveret.
• Undertrykkelseslister for dette workflow: Tilføj en liste over kontakter, som du ikke ønsker at tilmelde til workflowet.
  • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes fra et workflows indstillinger, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, vil disse kontakter ikke automatisk blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder workflowets tilmeldingsudløsere. De vil være berettigede til at tilmelde sig, næste gang de opfylder workflowets tilmeldings- eller gentilmeldingskriterier.
  • Tilføjelse af en undertrykkelsesliste til et workflow vil gøre en af tre ting baseret på en kontakts aktuelle tilmeldingsstatus:
    • Kontaktener ikke tilmeldtworkflowet i øjeblikket og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke blive tilmeldt workflowet, selvom de opfylder tilmeldingskriterierne på et senere tidspunkt, og vil blive vist i workflowets historik som værende fundet på en undertrykkelsesliste og afmeldt. Kontakten kan heller ikke tilmeldes manuelt.
    • Kontaktener i øjeblikket tilmeldt workflowet og er medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten vil blive afmeldt, når de når det næste trin i workflowet.
    • Kontakten er i øjeblikket tilmeldt workflowet og er ikke medlem af undertrykkelseslisten: Kontakten forbliver i workflowet. Men hvis de opfylder kriterierne for undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de blive afmeldt.
      
      

Indstil afmeldingsudløsere for andre workflowtyper

I andre typer workflows vil afmeldingsudløsere fjerne aktivt tilmeldte poster fra workflowet og forhindre dem i at tilmelde eller gentilmelde sig. Brug nedenstående trin, når du afmelder objekter fra firma-, aftale-, billet-, tilbuds-, samtale-, feedbackafgivelses- og entreprenørbaserede workflows.

Sådan indstiller du udløsere for afmelding:

• Klik på fanen Afmelding og undertrykkelse.
• Klik på Indstil udløsere for afmelding.
  
• Indstil dine afmeldingsudløsere i panelet til højre. Klik derefter på Anvend filter. Læs mere om afmeldingsudløsere i workflows.
• Tilføj flere unenrollment triggers efter behov, og klik derefter på Gem.
  
  

Notifikationer

Fra fanen Notifikationer i en workflowindstilling kan du opsætte e-mailnotifikationer til at advare brugere og teams, når et workflows tilmeldingsrate stiger eller falder ud over en vis procentdel.

Opsæt indstillinger for bruger-workflownotifikationer

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Naviger til Notifikationer i menuen i venstre side.
• Klik på fanen E-mail .
• I afsnittet Email skal du klikke for at slå kontakten til for at modtage e-mailnotifikationer til din indbakke.
• Rul ned, og klik på Workflows.
• Marker afkrydsningsfeltet Weekly digest of change in workflow en rollments.
  
  

Opsæt notifikationer for individuelle workflows( kunEnterprise )

E-mailnotifikationer skal indstilles i workfloweditoren for individuelle workflows. Hver uge sendes en e-mail med en liste over konfigurerede workflows til de valgte brugere og teamet. Når dette er konfigureret, modtager brugerne en ugentlig e-mail med antallet af tilmeldinger og den procentvise stigning eller fald i tilmeldinger for deres valgte workflows .

• Send en intern e-mailnotifikation hver fredag kl. 10, hvis tilmeldingsprocenten for dette workflow stiger med mindst: Indtast en procentsats for at udløse denne notifikation. Hvis tilmeldingsprocenten stiger med mere end denne procentdel, sendes en e-mailnotifikation til workflowet. Hvis denne indstilling er tom, vil der ikke blive sendt notifikationsmails, hvis antallet af tilmeldinger i workflowet stiger.
• Send en intern e-mailnotifikation hver fredag kl. 10, hvis tilmeldingsprocenten for dette workflow falder med mindst: Indtast en procentsats for at udløse denne notifikation. Hvis tilmeldingsprocenten falder med mere end denne procentsats, vil workflowets e-mailnotifikation blive sendt. Hvis denne indstilling er tom, vil der ikke blive sendt notifikations-e-mails, hvis antallet af tilmeldinger i workflowet falder.
• Send interne e-mailnotifikationer til brugere: Vælg specifikke brugere til at sende e-mailnotifikationen om workflowet. Individuelle brugere skal have aktiveret e-mailnotifikationer for workflow i deres indstillinger for at modtage denne e-mail.
• Send interne e-mailnotifikationer til teams: Vælg specifikke teams til at sende e-mailen med workflownotifikationen. Brugere i disse teams skal have aktiveret e-mailnotifikationer om workflow i deres indstillinger for at modtage denne e-mail.