Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Workflows

Beheer uw workflow-instellingen

Laatst bijgewerkt: maart 9, 2021

Geldt voor:

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

In de instellingen van uw workflow kunt u beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, criteria instellen voor het afmelden, geassocieerde campagnes toevoegen en Salesforce-registratie toestaan.

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
  • Klik op de naam van een workflow.
  • Klik in de workflow editor op het tabblad Instellingen .

Algemeen

In het gedeelte Algemeen kunt u de dagen van de week en tijdstippen beheren waarop acties kunnen worden uitgevoerd, toestaan dat contactpersonen worden ingeschreven vanuit Salesforce, en op contactpersonen gebaseerde workflows koppelen aan HubSpot-campagnes.

platform-workflow-general-tab-settings

Stel tijden in voor uit te voeren acties

Standaard zullen workflow acties worden uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Om te specificeren wanneer acties kunnen plaatsvinden:

  • Selecteer Specifieke tijden.
  • Selecteer een dag in het vervolgkeuzemenu. Gebruik vervolgens de vervolgkeuzemenu's om het tijdsbereik voor uit te voeren acties aan te geven. De tijden zijn gebaseerd op de tijdzone die is geselecteerd in uw accountinstellingen.
  • Om meer actie uitvoeringstijden toe te voegen, klik op uren toevoegen.

workflow-settings-specific-times-platform

Wanneer een record een actie bereikt buiten het ingestelde tijdsbestek, wordt de actie opnieuw ingepland voor het eerstvolgende beschikbare tijdstip. Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een tijdsbestek van 15 minuten te worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als de volgende beschikbare tijd 9:00 AM is, zullen acties worden herschikt voor tijden tussen 9:00 - 9:15 AM.

Vertragingen en als/dan-takken worden niet herschikt, maar de actie die erop volgt wel. Bijvoorbeeld:

  • Een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot donderdag, van 9:00 tot 17:00 uur.
  • Een deal gaat een vertraging van 2 dagen in op donderdag, en verlaat de vertraging weer op zaterdag.
  • Na het verlaten van de vertraging op zaterdag gaat de overeenkomst over naar de volgende stap, die een if/then-tak is.
  • De overeenkomst wordt gecontroleerd aan de hand van de tak if/then, en gaat dan verder met de tak YES. De volgende actie wordt dan opnieuw gepland voor maandag tussen 9:00 - 9:15 AM.

Wanneer records opnieuw worden ingepland voor een actie, zal de actie een telling van die records tonen, zoals 1 contact in deze actie. Om de specifieke records te zien en wanneer ze opnieuw gepland zijn om verder te gaan, klik op de actie, dan in het rechter paneel, klik op de [Object] in actie tab.



workflow-contact-waiting-in-action

Stel pauzedata in om te voorkomen dat acties worden uitgevoerd

U kunt een workflow instellen om te voorkomen dat acties op bepaalde data worden uitgevoerd. Op die datum, wanneer een record een actie bereikt, zal de actie pauzeren tot de volgende beschikbare datum.

U hebt bijvoorbeeld een workflow gemaakt voor een komende marketingcampagne. Als uw campagne in november wordt uitgevoerd, wilt u misschien geen e-mails verzenden tijdens de Amerikaanse Thanksgiving-vakantie. U zou een pauzedatum kunnen toevoegen, zodat uw e-mailacties geen e-mails verzenden op 26 november. Contactpersonen die op die datum de actie E-mail verzenden bereiken, krijgen hun e-mail de volgende dag om middernacht toegestuurd.

Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het herschikken van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met woensdag van 9.00 tot 17.00 uur. Als u een pauzedatum toevoegt die op een woensdag valt, zullen acties op die dag opnieuw worden ingepland voor de volgende maandag om 9 uur.

Let op: records zullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en if/then-takken binnengaan op gepauzeerde dagen. Zodra ze de workflow binnengaan of de vertraging of if/then tak verlaten, zullen ze pauzeren bij de volgende actie.

Om een pauzedatum aan uw workflow toe te voegen:

  • Onder Op welke komende dagen wilt u het uitvoeren van acties pauzeren? klik op + Voeg data toe.

    pause-action-add-dates-setting
  • Selecteer een datum door op het datumveld te klikken. U kunt alleen dagen in de toekomst selecteren, te beginnen met de datum van morgen. Om acties elk jaar op dezelfde datum te pauzeren, vinkt u het vakje Jaarlijks aan.

    pause-action-dates-field-
  • Voeg meer data toe door te klikken op + Add dates, of klik op Save om uw wijzigingen op te slaan.

Wanneer records zijn ingepland voor een actie, zal de actie een aantal van die records tonen, zoals 1 contact in deze actie. Om de specifieke records te zien en hoe lang ze gepland zijn om te pauzeren, klik op de actie, dan in het rechter paneel, klik op het [Object] in actie tabblad.



workflow-contact-waiting-in-action

Inschrijving vanuit Salesforce toestaan

In contactgebaseerde workflows, als u de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce-venster hebt toegevoegd, kunt u ervoor kiezen om Salesforce-leads en -contactpersonen te registreren die zijn gesynchroniseerd met HubSpot. Om Salesforce leads of contactpersonen te registreren, selecteert u Ja, registratie vanuit Salesforce toestaan.

Meer informatie over het registreren van uw Salesforce-leads of -contactpersonen in HubSpot-workflows, rechtstreeks vanuit Salesforce.

Koppel uw workflow aan een HubSpot campagne

Als u een Marketing Hub Professional of Enterprise gebruiker bent, kunt u met deze instelling voor op contact gebaseerde workflows uw workflows aan al uw campagnes koppelen. Klik op het vervolgkeuzemenu Campagnes gekoppeld aan en selecteer een campagnenaam.

workflows-campaign-associated-with

Wanneer een campagne aan een workflow is gekoppeld, zijn de volgende gegevens in de campagne beschikbaar:

  • Het aantal ingeschreven contacten.
  • Het aantal contactpersonen dat aan de doelenlijst is toegevoegd. Meer informatie over het instellen van werkstroom doelen.
  • Het algemene workflow conversiepercentage. Dit wordt berekend door het aantal deelnemers aan de lijst te delen door het aantal deelnemers aan de workflow, en dan te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te krijgen.

campaigns-workflow-card

Uittreding en onderdrukking

Instellingen in de sectie Uitschrijven en onderdrukking stellen u in staat te bepalen welke records zich inschrijven en wanneer.

In bedrijfs-, transactie-, offerte- en ticket-gebaseerde workflows kunt u de criteria instellen waarmee actieve records worden uitgeschreven en waarmee wordt voorkomen dat ze worden ingeschreven of opnieuw worden ingeschreven.

In contactgebaseerde workflows kunt u de inschrijving van samengevoegde contactpersonen beheren, contactpersonen verwijderen die niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoen en de inschrijving van contactpersonen in specifieke lijsten voorkomen.

platform-workflow-unenrollment-and-suppression

Criteria instellen voor het afmelden van bedrijven, deals, offertes en tickets

In bedrijfs-, transactie-, offerte- en ticketgebaseerde workflows worden actief ingeschreven records door het uitschrijfcriterium uit de workflow verwijderd en wordt voorkomen dat ze kunnen worden ingeschreven of opnieuw worden ingeschreven.

  • Klik op Uitschrijf triggers instellen.
  • Stel in het rechterpaneel uw triggers voor afmelding in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over unenrollment triggers in workflows.
  • Voeg meer afmeld triggers toe indien nodig, klik dan op Opslaan.

Ingeschreven contacten verwijderen uit andere workflows

Met deze workflowinstelling op basis van contactpersonen kunt u bepalen wat er gebeurt met ingeschreven contactpersonen die ook in een andere workflow zijn ingeschreven. Contactpersonen worden standaard niet verwijderd uit andere workflows.

  • Verwijder ze niet uit andere workflows: contactpersonen blijven ingeschreven in andere workflows.
  • Verwijder ze uit alle andere workflows: zodra het contact in deze workflow is ingeschreven, wordt het uit alle andere workflows verwijderd.
  • Verwijder ze uit een specifieke workflow: zodra het contact in deze workflow is ingeschreven, worden ze verwijderd uit elke workflow die u in het vervolgkeuzemenu selecteert. Klik op het vervolgkeuzemenu Verwijder ze uit specifieke workflows om de specifieke workflow(s) te selecteren.

Samengevoegde contacten toestaan zich in te schrijven

Wanneer u contactpersonen samenvoegt, kande samengevoegde contactpersoon nu voldoen aan de inschrijvingscriteria voor workflows. Contactpersonen worden standaard niet ingeschreven in bestaande workflows als gevolg van samengevoegde gegevens, maar kunnen in de toekomst wel worden ingeschreven als ze opnieuw aan de criteria voldoen.

Om uw workflow zo in te stellen dat contactpersonen die in aanmerking komen op het moment van samenvoegen worden ingeschreven, selecteert u Ja voor deze instelling.



workflow-contact-merge-setting

 

Contacten verwijderen die niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoen

Deze instelling bepaalt of een contactpersoon wordt verwijderd als hij niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoet terwijl hij ingeschreven is.

De optie Nee, houd ze in deze workflow is standaard geselecteerd. Selecteer Ja, verwijder ze uit deze workflow om contactpersonen te verwijderen wanneer ze niet langer voldoen aan de criteria voor startinschrijvingen.

Let op: als u momenteel een contactpersoon in de workflow hebt ingeschreven die niet aan de inschrijfvoorwaarden vol deed voordat deze instelling werd ingeschakeld,zal deze niet uit de workflowworden verwijderd zodra de instelling wordt ingeschakeld .

Deze instelling is ook van toepassing op testcontacten. Als u een testcontact inschrijft dat niet voldoet aan de inschrijf triggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, dan zal dit contact automatisch worden uitgeschreven uit de workflow en zal geen van de stappen worden uitgevoerd.

Een onderdrukkingslijst toevoegen

In workflows die op contactpersonen zijn gebaseerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Onderdrukkingslijsten voor deze workflow en selecteert u een lijst van contactpersonen die u niet in de workflow wilt laten opnemen.

Let op:

Het toevoegen van een onderdrukkingslijst aan een workflow zal één van de volgende drie dingen doen, gebaseerd op de huidige inschrijvingsstatus van een contact:

  1. Contact is momenteelniet ingeschreven in de workflow en is een lid van de onderdrukkingslijst: het contact zal niet worden ingeschreven in de workflow, zelfs als zij voldoen aan de inschrijf triggers op een later tijdstip, en zal verschijnen in de geschiedenis van de workflow als zijnde gevonden in een onderdrukkingslijst en niet ingeschreven.
  2. Contact is momenteel ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: het contact zal worden uitgeschreven wanneer het de volgende stap in de workflow bereikt.
  3. Contact is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de suppressielijst: het contact zal in de workflow blijven. Als zij echter op een later tijdstip voldoen aan de criteria van de suppressielijst, zullen zij worden uitgeschreven.

Als een onderdrukkingslijst wordt verwijderd uit de instellingen van een workflow, of als contactpersonen worden verwijderd uit een onderdrukkingslijst, zullen deze contactpersonen niet automatisch worden ingeschreven in de workflow, zelfs als ze voldoen aan de inschrijftriggers van de workflow. Ze zullen in aanmerking komen voor inschrijving de volgende keer dat ze voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.