Workflows

Beheer uw workflow-instellingen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

In de instellingen van uw workflow kunt u beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, criteria voor afmelding instellen, bijbehorende campagnes toevoegen en Salesforce-inschrijving toestaan.

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
  • Klik op de naam van een workflow.
  • Klik in de workflow-editor op het tabblad Instellingen.

Algemeen

In het gedeelte Algemeen kunt u de dagen van de week en de tijden beheren waarop acties kunnen worden uitgevoerd, kunt u contactpersonen van Salesforce inschrijven en kunt u op contact gebaseerde workflows koppelen aan HubSpot-campagnes.

platform-workflow-general-tab-settings

Stel tijden in voor uit te voeren acties

Standaard zullen workflow acties worden uitgevoerd zodra een geregistreerd record de actie bereikt. Om aan te geven wanneer acties kunnen plaatsvinden:

  • Selecteer Specifieke tijden.
  • Selecteer een dag in het dropdown menu. Gebruik vervolgens de dropdown-menu's om het tijdsbestek voor de uit te voeren acties op te geven. De tijden zijn gebaseerd op de geselecteerde tijdzone in uw accountinstellingen.
  • Om meer actie-uitvoeringstijden toe te voegen, klikt u op Uren toevoegen.

workflow-settings-specific-times-platform

Wanneer een record een actie bereikt buiten het ingestelde tijdsbestek, zal de actie worden verplaatst naar de eerstvolgende beschikbare tijd. Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden de acties binnen een tijdsbestek van 15 minuten opnieuw ingepland. Als de eerstvolgende beschikbare tijd bijvoorbeeld 9:00 uur is, worden de acties opnieuw ingepland voor tijden tussen 9:00 en 9:15 uur.

Vertragingen en als/dan-takken worden niet herschikt, maar de actie die daarop volgt wel. Bijvoorbeeld:

  • Een op deals gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 17.00 uur.
  • Een deal komt donderdag met een vertraging van 2 dagen, en verlaat dan de vertraging op zaterdag.
  • Na het verlaten van de vertraging op zaterdag, gaat de deal door naar de volgende stap, die een als/dan-tak is.
  • De deal wordt gecontroleerd aan de hand van de als/die tak, daarna gaat het verder met de JA tak. De volgende actie wordt dan verschoven naar maandag tussen 9:00 - 9:15 uur.

Laat de inschrijving van Salesforce toe

Als u in contactgebaseerde workflows de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce-venster hebt toegevoegd, kunt u ervoor kiezen om Salesforce-kabels en -contacten die met HubSpot zijn gesynchroniseerd, in te schrijven. Als u Salesforce-leads of -contactpersonen wilt registreren, selecteert u Ja, en staat u registratie toe vanuit Salesforce.

Lees meer over het inschrijven van uw Salesforce-leads of -contacten in HubSpot-workflows rechtstreeks vanuit Salesforce.

Associeer uw workflow met een HubSpot-campagne

Als u een Marketing Hub Professionele of Enterprise-gebruiker , deze op contact gebaseerde workflow-instelling stelt u in staat om uw workflows te koppelen aan een van uw campagnes. Klik op de Campagnes gekoppeld aan het dropdown menu en selecteer een campagnenaam.

workflows-campaign-associated-with

Wanneer een campagne wordt gekoppeld aan een workflow, zullen de volgende gegevens beschikbaar zijn in de campagne:

  • Het aantal ingeschreven contacten.
  • Het aantal contacten dat zich bij de doellijst heeft gevoegd. Meer informatie over het opstellen van werkstroomdoelen.
  • De totale workflowconversie. Dit wordt berekend door het nummer van de Gezamenlijke Doelenlijst te delen door het Begonnen Werkstroomnummer en vervolgens te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te krijgen.

campaigns-workflow-card

Uitrollen en onderdrukken

In het gedeelte Uitschrijven en onderdrukken kunt u de criteria instellen om records uit te schrijven. In contactgebaseerde workflows kunt u ook de registratie van samengevoegde contacten beheren, contacten die niet langer aan de registratiecriteria voldoen verwijderen en de registratie van contacten die aan de criteria van een bepaalde lijst voldoen, voorkomen.

platform-workflow-unenrollment-and-suppression

Stel criteria op voor bedrijven, deals, offertes en tickets.

In bedrijfs-, deal-, offerte- en ticketgebaseerde workflows, stel je de criteria op die records uit de workflow halen:

  • Klik op Stel de triggers voor het uitrollen in.
  • Stel in het rechterpaneel de triggers voor het uitrollen in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over triggers voor afmelden in workflows.
  • Voeg indien nodig meer triggers voor het uitrollen toe en klik vervolgens op Opslaan.

Verwijder geregistreerde contacten uit andere workflows

Met deze op contacten gebaseerde workflow-instelling kunt u bepalen wat er gebeurt met ingeschreven contacten die ook in een andere workflow zijn ingeschreven. Standaard worden contacten niet uit andere workflows verwijderd.

  • Verwijder ze niet uit andere workflows: contacten blijven in andere workflows ingeschreven.
  • Verwijder ze uit alle andere workflows: zodra het contact in deze workflow is opgenomen, worden ze uit alle andere workflows verwijderd.
  • Verwijder ze uit een specifieke workflow: zodra het contact in deze workflow is ingeschreven, worden ze verwijderd uit elke workflow die u selecteert in het dropdown menu. Klik op de knop Verwijderen uit specifieke workflows om de specifieke workflow(s) te selecteren.

Voorkomen dat samengevoegde contacten zich inschrijven

Standaard wordt bij het samenvoegen van contacten het resterende contact ingeschreven in een op contacten gebaseerde workflow als ze voldoen aan de inschrijvings triggers. Om te voorkomen dat samengevoegde contacten zich inschrijven in een workflow, selecteert u Nee voor deze instelling.

workflow-contact-merge-setting

 

Contacten verwijderen die niet langer voldoen aan de inschrijvingscriteria

Deze instelling bepaalt of een contactpersoon wordt verwijderd als deze tijdens de inschrijving niet meer aan de inschrijvingscriteria voldoet.

De optie Nee, houd ze in deze workflow optie is standaard geselecteerd. Selecteer Ja, verwijder ze uit deze workflow om contacten te verwijderen wanneer ze niet langer voldoen aan de startende inschrijvingscriteria.

Let op: als u een contactpersoon hebt die momenteel in de workflow is ingeschreven en die niet aan de triggers voor de inschrijving voldeed voordat deze instelling werd ingeschakeld, zullen ze niet worden afgemeld van de workflow zodra de instelling is ingeschakeld en moet u ze handmatig afmelden

.
Deze instelling geldt ook voor testcontacten. Als u een testcontact inschrijft dat niet voldoet aan de registratietriggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden deze automatisch afgemeld van de workflow en worden geen van de stappen uitgevoerd.

Een onderdrukkingslijst toevoegen

Klik in de op contacten gebaseerde workflows op de onderdrukkingslijsten voor dit workflow dropdown menu en selecteer een lijst met contacten die u niet in de workflow wilt hebben.

Let op:

Het toevoegen van een onderdrukkingslijst aan een workflow doet een van de drie dingen op basis van de huidige inschrijvingsstatus van een contactpersoon:

  1. Contact is momenteel niet opgenomen in de workflow en is een lid van de onderdrukkingslijst: het contact zal niet worden opgenomen in de workflow, zelfs als het op een later tijdstip aan de triggers voor de inschrijving voldoet, en zal in de geschiedenis van de workflow verschijnen als zijnde te vinden in een onderdrukkingslijst en afgemeld.
  2. De contactpersoon is momenteel ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: de contactpersoon zal worden uitgeschreven wanneer hij/zij de volgende stap in de workflow bereikt.
  3. Contactpersoon is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de suppressielijst: het contact blijft in de workflow. Als ze echter op een later tijdstip aan de criteria van de suppressielijst voldoen, zullen ze worden uitgeschreven.

Als een onderdrukkingslijst wordt verwijderd uit de instellingen van een workflow, of als contacten worden verwijderd uit een onderdrukkingslijst, zullen deze contacten zich niet automatisch inschrijven in de workflow, zelfs als ze voldoen aan de triggers voor de inschrijving in de workflow. Ze komen in aanmerking om zich de volgende keer dat ze aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow voldoen, in te schrijven.