Workflow-instellingen beheren

Configureer uw workflowinstellingen om te beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, eventuele prestatiegerelateerde meldingen van de workflow en geef aan of een contactpersoon zich moet afmelden voor andere workflows wanneer deze is aangemeld voor de geselecteerde workflow. Meer informatie over het maken van workflows.

Timing

Gebruik timing-instellingen om aan te geven wanneer een workflow acties wel of niet moet uitvoeren. Deze instelling heeft geen invloed op de registratie van je workflow, alleen op de acties na de registratie. Als u problemen ondervindt met het aanmelden van uw workflow, lees dan hoe u veelvoorkomende problemen met het aanmelden van workflows kunt oplossen.

Let op: als je HubSpot account geen tijdzone heeft ingesteld, zal de workflow standaard ingesteld zijn op EST (Eastern Standard Time). Meer informatie over het aanpassen van de tijdzone van je account.

De tijdinstellingen van je workflow configureren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik linksboven op Instellingen.
• Configureer het volgende in het gedeelte Timing van het rechterpaneel:
  • Voer acties alleen op specifieke tijden uit: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. In het algemeen, als een record een actie bereikt buiten de opgegeven data of tijd, zal de workflow de actie opnieuw plannen voor de vroegst beschikbare tijd op de volgende beschikbare dag.

• • • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Als het volgende beschikbare tijdstip bijvoorbeeld 9:00 AM is, worden acties opnieuw gepland tussen 9:00 - 9:15 AM.
    • Vertragingen en als/dan vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de volgende actie wel. Bijvoorbeeld, een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag, 9:00 AM tot 17:00 PM. De deal gaat een vertraging van 2 dagen in op donderdag en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt opnieuw gepland voor maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.
    • Als een workflow een pauzedatum heeft toegevoegd aan de instelling Voer acties niet uit op specifieke datums , wanneer een record een actie bereikt tijdens de gespecificeerde uitvoeringsuren, maar niet op een gespecificeerde uitvoeringsdag, zal de workflow opnieuw plannen voor hetzelfde tijdstip op de eerstvolgende beschikbare dag in plaats van het eerstvolgende beschikbare tijdstip.

• • Voer geen acties uit op specifieke data: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties worden uitgevoerd op specifieke data. Je kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Houd rekening met het volgende als je pauzedata gebruikt:

    • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Een workflow is bijvoorbeeld ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag tot en met woensdag van 9 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags. Als u een pauzedatum toevoegt die op een woensdag valt, worden alle acties die voor die woensdag zijn gepland verplaatst naar de volgende maandag om 9 uur.
    • Records zullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan vertakkingen invoeren op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan tak verlaten, zullen ze in plaats daarvan pauzeren bij de volgende actie.
  • Workflow automatisch uitschakelen: Plan de workflow zo dat deze na een bepaalde datum en tijd wordt uitgeschakeld. Meer informatie over het uitschakelen van workflows.

Prestatiemeldingen( alleenEnterprise )

Voordat u meldingen instelt in de workflow-editor, moet u ervoor zorgen dat uw gebruikersmeldingen zijn ingeschakeld.

Superbeheerders in Enterprise-accounts kunnen standaardvoorkeuren voor meldingen instellen voor andere gebruikers, maar voorkeuren die zijn ingesteld door individuele gebruikers hebben voorrang op de standaardinstellingen. Meer informatie over het instellen van gebruikersmeldingen in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik bovenin op het tabblad E-mail .
• Klik in het gedeelte E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw Postvak IN te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik om de sectie Workflows uit te vouwen.
• Schakel de selectievakjes naast de relevante typen meldingen in.
  

Workflow-meldingen instellen

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workflow editor linksboven op Instellingen.
• Configureer het volgende in het gedeelte Prestaties van het rechterpaneel:
  • Ontvang een melding wanneer deze workflow moet worden herzien: stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de status van de workflow verandert in Behoefte aan herziening .
    • U krijgt een melding wanneer er voor het eerst problemen optreden in deze workflow.
    • Nadat de problemen zijn herzien, verandert de status in Gereviewd.
    • Als er zich nieuwe problemen voordoen of als er zich opnieuw problemen voordoen die al zijn beoordeeld, verandert de status weer in Behoefte aan beoordeling en wordt er opnieuw een melding gegeven.

• • Ontvang een melding als de aanmeldingsgraad verandert: stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de aanmeldingsgraad van de workflow een bepaalde drempel overschrijdt. U kunt ervoor kiezen om Breeze Intelligence te gebruiken om deze drempel te bepalen of handmatig een stijgings- of dalingspercentage in te stellen om de notificatie te triggeren.
    • Breeze Intelligence gebruiken: gebruik Breeze, HubSpot's AI, om automatisch ongebruikelijke veranderingen in inschrijvingspercentages te detecteren.
      • Breeze Intelligence vergelijkt het inschrijvingspercentage elke dag met het inschrijvingspatroon van de afgelopen maand. Ongebruikelijke dalingen of pieken in inschrijvingspercentages leiden tot e-mailmeldingen.
      • Wanneer gebruikers deze instelling gebruiken, hoeven ze geen drempelwaarde in te stellen.
    • Gebruik een handmatig bereik: stel handmatig een stijgings- of dalingspercentage in om de e-mailmeldingen te triggeren. Wanneer u deze optie selecteert, moet u het volgende configureren:
      • Aantal controleren: kies of het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks moet worden gecontroleerd.
        • Wekelijks: controleert en verstuurt elke vrijdag om 10 uur 's ochtends een interne e-mailmelding als het aantal inschrijvingen voor de workflow van week tot week met het opgegeven percentage stijgt of daalt.
        • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingspercentages voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen.
      • Minstens toegenomen: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen toeneemt.
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage toeneemt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
      • Ten minste gedaald: voer een percentage in om deze melding te triggeren als het aantal inschrijvingen daalt.
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage afneemt, wordt de e-mailnotificatie voor de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verminderde inschrijvingen in de workflow.

• • Ontvangers van meldingen: als de optie Ontvang een melding als deze workflow moet worden herzien of Ontvang een melding als het inschrijvingspercentage verandert is ingeschakeld, verschijnt dit veld. Je kunt ervoor kiezen om de bijbehorende meldingen naar individuele gebruikers of specifieke teams te sturen.

    • Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Individuele gebruikers moeten workflow e-mailmeldingen hebben ingeschakeld in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
    • Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten workflow e-mail notificaties hebben ingeschakeld in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
  • Conversie vergelijken voor elke tak en eindpunt (BETA): schakel deze instelling in om te beginnen met het bijhouden van conversie- en prestatiecijfers voor de workflow. Meer informatie over het bekijken van de conversie- en prestatiegegevens van uw workflow.
    
    

Verbindingen

In workflows op basis van contactpersonen kunt u opgeven of een contactpersoon moet worden uitgeschreven uit andere workflows wanneer hij of zij wordt ingeschreven in de geselecteerde workflow. De instelling is alleen van toepassing op het moment van inschrijving, de contactpersoon wordt in de toekomst niet uit andere workflows verwijderd. Deze instelling is standaard uitgeschakeld.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.

• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik linksboven op Instellingen.
• Schakel in het rechterpaneel, in de sectie Verbindingen , de schakelaar Contacten van andere workflows uitschrijven als ze in deze workflow zijn ingeschreven in. Selecteer vervolgens bij welke workflows de contactpersoon moet worden uitgeschreven:
  • Uitschrijven uit alle andere workflows: de contactpersoon wordt uit alle andere workflows verwijderd op het moment van inschrijving.
  • Uitschrijven uit specifieke workflows: de contactpersoon wordt verwijderd uit de gespecificeerde workflows op het moment van inschrijving.
    • Om een workflow te selecteren, klik je op het dropdownmenu en selecteer je de selectievakjes naast de workflow waarvan je wilt dat contactpersonen worden verwijderd.
    • Om een workflow uit deze instelling te verwijderen, klik je op het x-pictogram naast de naam van de workflow.