Workflow-instellingen beheren

Op het tabblad Instellingen en meldingen van een workflow kunt u beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, triggers voor uitschrijving instellen, gekoppelde campagnes toevoegen, Salesforce-inschrijving toestaan en workflowgerelateerde meldingen configureren.

Zo krijgt u toegang tot de instellingen van een workflow:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workflow editor op het tabblad Instellingen en meldingen .

Algemeen

Op de pagina Algemeen kunt u beheren wanneer acties kunnen worden uitgevoerd voor alle typen workflows. In op contactpersonen gebaseerde workflows kunt u toestaan dat contactpersonen vanuit Salesforce worden geregistreerd en kunt u workflows aan campagnes koppelen.

Configureer het volgende op de pagina Algemeen van uw workfloweditor:

• Welke tijden wilt u dat de acties worden uitgevoerd: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Let bij het specificeren van uitvoeringstijden op het volgende:
  • Als een record een actie buiten het ingestelde tijdsbestek bereikt, probeert de workflow de actie opnieuw te plannen voor hetzelfde tijdstip op de volgende beschikbare dag. Echter, als het tijdstip van de actie buiten het gespecificeerde tijdsbestek valt, zal de workflow in plaats daarvan de actie opnieuw plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.
  • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Als het eerstvolgende beschikbare tijdstip bijvoorbeeld 9:00 AM is, worden acties opnieuw gepland tussen 9:00 - 9:15 AM.
  • Vertragingen en als/dan vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de volgende actie wel. Bijvoorbeeld, een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag, 9:00 AM tot 17:00 PM. De deal gaat een vertraging van 2 dagen in op donderdag en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt verschoven naar maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.

• Welke aankomende data wil je dat acties niet worden uitgevoerd: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke data worden uitgevoerd. Je kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Houd rekening met het volgende als je pauzedata gebruikt:

  • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag - woensdag van 9 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags. Als je een pauzedatum toevoegt die plaatsvindt op een woensdag, wordt de volgende actie opnieuw gepland voor de volgende maandag om 9 uur 's ochtends.
  • Records zullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan-takken binnengaan op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan tak verlaten, zullen ze in plaats daarvan pauzeren bij de volgende actie.
• Contactpersonen toestaan om te worden ingeschreven in deze workflow vanuit Salesforce: als je de Salesforce integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce leads en contactpersonen die zijn gesynchroniseerd met HubSpot in te schrijven in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het direct vanuit Salesforce toevoegen van Salesforce-leads of contactpersonen aan HubSpot-workflows.
• Campagne: koppel uw contactgebaseerde workflow aan een campagne. Deze instelling is alleen beschikbaar voor accounts met een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement. Wanneer een campagne is gekoppeld aan een workflow, zijn de volgende gegevens beschikbaar in de campagne:
  • Het aantal ingeschreven contactpersonen.
  • Het aantal contactpersonen dat zich heeft ingeschreven voor de doelenlijst. Meer informatie over het instellen van workflowdoelen.
  • Het algemene conversiepercentage van de workflow. Dit wordt berekend door het aantal toegevoegde doelen te delen door het aantal gestarte workflows en vervolgens te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te krijgen.

• Als u gebruik maakt van de instellingen Welke tijden wilt u dat de acties worden uitgevoerd? of Op welke aankomende data wilt u dat de acties niet worden uitgevoerd? en records worden gepauzeerd of opnieuw gepland in een actie, dan toont de actie een telling van die records. Om de specifieke records te bekijken en te zien wanneer ze opnieuw zijn gepland om door te gaan:
  • Klik op de actie.
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad [Object] in actie.

Uitschrijving en onderdrukking

Beheer in contactgebaseerde workflows de inschrijving van samengevoegde contactpersonen, verwijder contactpersonen die niet meer aan de inschrijvingscriteria voldoen en voorkom inschrijving van contactpersonen in specifieke lijsten.

In andere workflowtypes kunt u de criteria instellen om actieve records uit te schrijven en ook voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven.

Uitschrijving en onderdrukking beheren in contactgebaseerde workflows

Configureer het volgende op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking van een op contact gebaseerde workflow:

• Wanneer contactpersonen zich in deze workflow inschrijven: bepaal wat er gebeurt met ingeschreven contactpersonen die ook in een andere workflow zijn ingeschreven. Standaard worden contactpersonen niet verwijderd uit andere workflows.
  • Verwijder ze niet uit andere workflows: contactpersonen blijven ingeschreven in andere workflows. Dit is de standaardinstelling.
  • Verwijder ze uit alle andere workflows: zodra de contactpersoon is ingeschreven in deze workflow, wordt hij verwijderd uit alle andere workflows.
  • Verwijder ze uit een specifieke workflow: zodra de contactpersoon in deze workflow is ingeschreven, worden ze uit de opgegeven workflows verwijderd.
• Als een contactpersoon niet langer aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoet, verwijder hem dan uit deze workflow: bepaal of een contactpersoon wordt verwijderd als hij of zij niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoet terwijl hij of zij is ingeschreven. Standaard worden contactpersonen niet verwijderd.
  • Als deze instelling is ingesteld op Ja... kunnen contactpersonen die niet aan de criteria voldoen niet handmatig worden ingeschreven.
  • Als je een contactpersoon hebt die momenteel is ingeschreven in de workflow en die niet voldeed aan de criteria voordat deze instelling was ingeschakeld, dan wordt hij of zij niet uitgeschreven totdat het contact de volgende actie heeft bereikt (met uitzondering van vertakkingen en vertragingen). Als u wilt dat het contact onmiddellijk wordt uitgeschreven, moet u dit handmatig doen.
  • Als je een testcontact inschrijft dat niet voldoet aan de inschrijftriggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt deze automatisch uitgeschreven uit de workflow en zal geen enkele stap worden uitgevoerd.
• Als twee contactpersonen worden samengevoegd, moet het nieuw aangemaakte contact dan worden ingeschreven in deze workflow als het voldoet aan de triggercriteria: Standaard worden samengevoegde contactpersonen niet ingeschreven in workflows, zelfs niet als de samenvoeging betekent dat het contact voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen zich in de toekomst echter wel inschrijven als ze opnieuw aan de inschrijvingscriteria voldoen en opnieuw inschrijven is ingeschakeld. Als de triggertrigger bijvoorbeeld is dat de contactpersoon een formulier moet hebben ingevuld, dan wordt de contactpersoon standaard niet ingeschreven in de workflow als de contacten worden samengevoegd. Als de contactpersoon echter opnieuw een formulier invult, wordt hij of zij wel ingeschreven in de workflow.
• Onderdrukkingslijsten voor deze workflow: voeg een lijst toe met contactpersonen die u niet wilt inschrijven.
  • Als een suppressielijst wordt verwijderd of als contactpersonen van een suppressielijst worden verwijderd, worden deze contactpersonen niet automatisch ingeschreven in de workflow, zelfs niet als ze voldoen aan de inschrijf triggers van de workflow. Ze komen in aanmerking voor inschrijving wanneer ze de volgende keer voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.
  • Het toevoegen van een suppressielijst aan een workflow zal een van de volgende drie dingen doen op basis van de huidige inschrijfstatus van een contactpersoon:
    • De contactpersoon is momenteel niet ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: de contactpersoon wordt niet ingeschreven in de workflow, zelfs niet als hij of zij op een later moment aan de inschrijvingscriteria voldoet, en verschijnt in de geschiedenis van de workflow als zijnde gevonden in een suppressielijst en niet ingeschreven. De contactpersoon kan ook niet handmatig worden ingeschreven.
    • Het contactpersoonis momenteel ingeschreven in de workflow en staat op de suppressielijst: het contactpersoon wordt uitgeschreven wanneer het de volgende stap in de workflow bereikt.
    • Het contact is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de suppressielijst: het contact blijft in de workflow. Als hij echter op een later tijdstip aan de criteria van de suppressielijst voldoet, wordt hij uitgeschreven.
  • Workflow automatisch uitschakelen: plan de workflow zo dat deze na een bepaalde datum en tijd wordt uitgeschakeld. Meer informatie over het uitschakelen van workflows.

Triggers voor uitschrijving instellen voor andere workflowtypes

In andere typen workflows zullen triggers voor uitschrijving actief ingeschreven records uit de workflow verwijderen en voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven. Gebruik de onderstaande stappen voor het uitschrijven van objecten uit workflows op basis van Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte, Gesprek, Feedback en Contractant.

Triggers voor uitschrijven instellen:

• Unenroll [objecttype] wanneer ze voldoen aan de volgende criteria: Klik op het tabblad Unenrollment en onderdrukking.
• Klik op Triggers voor uitschrijving instellen.
• Stel in het rechterpaneel uw triggers voor uitschrijving in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over unenrollment triggers in workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers toe en klik op Opslaan.
• Workflow plannen om automatisch uit te schakelen: plan de workflow om na een specifieke datum en tijd uit te schakelen. Meer informatie over het uitschakelen van workflows.
  

Meldingen( alleenEnterprise )

Op het tabblad Meldingen van een workflow-instelling kunt u e-mailmeldingen instellen om gebruikers en teams te waarschuwen wanneer het inschrijvingspercentage van een workflow boven een bepaald percentage stijgt of daalt.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik bovenin op het tabblad E-mail .
• Klik in het gedeelte E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw Postvak IN te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik om de sectie Workflows uit te vouwen.
• Schakel de selectievakjes naast de relevante typen meldingen in.
  

Ontvangers voor meldingen instellen

Stel de ontvangers in voor Wanneer deze workflow moet worden herzien en Wanneer er een grote wijziging in de registratie optreedt workflowmeldingen aan specifieke gebruikers en teams.

• Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Individuele gebruikers moeten workflow e-mail notificaties ingeschakeld hebben in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
• Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen workflow e-mailmeldingen hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.
  

Meldingen voor beoordeling van behoeften (BETA)

Informeer gebruikers en teams telkens wanneer de status van de workflow verandert in Behoefte aan beoordeling.

• U ontvangt een melding wanneer er voor het eerst problemen optreden in deze workflow.
• Nadat de problemen zijn beoordeeld, verandert de status in Beoordeeld.
• Als er zich nieuwe problemen voordoen of als er zich opnieuw problemen voordoen die al zijn beoordeeld, verandert de status weer in Behoefte aan beoordeling en wordt er opnieuw een melding geactiveerd.
  

Wijzigingsmeldingen voor workflowinschrijving

Elke week wordt er een e-mail met een lijst van geconfigureerde workflows naar de geselecteerde gebruikers en het team gestuurd.Gebruikers ontvangen dagelijks of wekelijks een notificatiemail met het aantal inschrijvingen en het stijgings- of dalingspercentage van de inschrijvingen voor hun geselecteerde workflows.

• Om de meldingen voor workflowwijzigingen van inschrijvingen in te schakelen, klik je op de melding voor deze workflow is toggle on.
• Aantal inschrijvingen controleren: kies of u het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks wilt controleren.
  • Wekelijks: controleert en verstuurt elke vrijdag om 10 uur 's ochtends een interne e-mailmelding als het aantal inschrijvingen van week tot week voor de workflow met het opgegeven percentage stijgt of daalt.
  • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingspercentages voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen.
• Triggeren als het aantal inschrijvingen minimaal is gestegen: voer een percentage in om deze melding te triggeren.
  • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage stijgt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
  • Als deze optie leeg gelaten wordt, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
• Triggeren als inschrijving met ten minste: voer een percentage in om deze melding te triggeren.
  • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
  • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verminderde inschrijvingen in de workflow.