Workflow-instellingen beheren

Als u uitschrijvingstriggers of een uitsluitingslijst wilt toevoegen om te bepalen wanneer records uit een workflow moeten worden verwijderd, lees dan meer over het beheren van uitschrijvingen in workflows.

Bij het configureren van uw inschrijvingstriggers verschijnt de optie om een uitsluitingslijst of uitschrijvingstriggers toe te voegen op het tabblad Instellingen. 

Timing 

Gebruik timinginstellingen om aan te geven wanneer een workflow acties wel of niet moet uitvoeren. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt.

Deze instelling heeft geen invloed op je workflow-inschrijving, alleen op acties na inschrijving. Als je problemen ondervindt met je workflow-inschrijving, lees dan hoe je veelvoorkomende problemen met workflow-inschrijving kunt oplossen. 

Let op: als er voor je HubSpot-account geen tijdzone is ingesteld, worden de timinginstellingen van de workflow standaard ingesteld op EST (Eastern Standard Time). Lees meer over het aanpassen van de tijdzone van je account.

Om de timinginstellingen van je workflow te configureren: 

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van uw workflow.
3. Klik linksboven op Instellingen.
4. Configureer het volgende in het gedeelte Timing van het rechterpaneel:
   • Acties alleen op specifieke tijdstippen uitvoeren: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. 

     • Het tijdstip voor de opnieuw geplande actie wordt bepaald door het moment waarop het aangemelde record de workflowactie bereikt:

       • Als een record een actie bereikt buiten de opgegeven dagenentijden:de workflow zal de actie opnieuw plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de eerstvolgende beschikbare dag.
       • Als een record een actie bereikt buiten de opgegeven dagen maar tijdens de opgegeven uitvoeringstijden: deworkflow zal de actie opnieuw plannen voor hetzelfde tijdstip op de eerstvolgende beschikbare dag. Dit geldt ook als aan een workflow een pauzedatum is toegevoegd aan de instelling 'Voer geen acties uit op specifieke datum '.

• • • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Als de eerstvolgende beschikbare tijd bijvoorbeeld 09:00 uur is, worden acties opnieuw gepland tussen 09:00 en 09:15 uur.
    • Vertragingen en 'als/dan'-vertakkingen worden niet opnieuw gepland, maar de volgende actie wel. Een op deals gebaseerde workflow is bijvoorbeeld ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag, van 09.00 tot 17.00 uur. De deal gaat op donderdag een vertraging van twee dagen in en komt op zaterdag weer uit de vertraging. De volgende actie wordt opnieuw gepland voor maandag tussen 09.00 en 09.15 uur.

• • Voer geen acties uit op specifieke datums: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke datums worden uitgevoerd. U kunt de datums ook instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die datums, wanneer een record een actie bereikt, wordt deze gepauzeerd tot de volgende beschikbare datum. Houd bij het gebruik van pauzedatums rekening met het volgende:

    • Bij het opnieuw plannen van acties houdt de pauzedatum rekening met andere datuminstellingen. Een workflow is bijvoorbeeld zo ingesteld dat acties alleen worden uitgevoerd op maandag tot en met woensdag van 9.00 tot 17.00 uur. Als u een pauzedatum toevoegt die op een woensdag valt, worden alle acties die voor die woensdag zijn gepland, verplaatst naar de volgende maandag om 9.00 uur.
    • Records worden nog steeds ingeschreven en komen in vertragingen en if/then-vertakkingen terecht op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of if/then-vertakking verlaten, worden ze in plaats daarvan gepauzeerd bij de volgende actie. 
  • Plan de workflow om automatisch uit te schakelen: plan de workflow zo dat deze na een specifieke datum en tijd wordt uitgeschakeld. Lees meer over het uitschakelen van workflows.

Prestatiemeldingen

Voordat je meldingen instelt in de workflow-editor:

• Uw gebruikersmeldingen moeten zijn ingeschakeld. Lees meer over het instellen van gebruikersmeldingen in HubSpot. 

• BeheerdersBeheerders kunnen standaardmeldingsvoorkeuren instellen voor andere gebruikers instellen, maar de voorkeuren die door individuele gebruikers zijn ingesteld, hebben voorrang op de standaardinstellingen.

Gebruikersmeldingen inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-mail .
4. Klik in het gedeelte E-mail op de schakelaar om deze in te schakelen en e-mailmeldingen in uw inbox te ontvangen.
5. Scroll naar beneden en klik om het gedeelte Workflows uit te vouwen.
6. Vink de selectievakjes aan naast de relevante soorten meldingen.
    

Workflowmeldingen instellen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik in de workflow-editor linksboven op Instellingen.
4. Configureer het volgende in het gedeelte Prestaties van het rechterpaneel:
   • Ontvang een melding wanneer deze workflow moet worden beoordeeld: breng gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de status van de workflow verandert in Moet worden beoordeeld in de tool voor automatiseringsproblemen. Lees meer over het oplossen van automatiseringsproblemen in HubSpot.
     
     • Er wordt een melding verzonden telkens wanneer er een probleem optreedt of zich opnieuw voordoet in de workflow. 

1. • • Als er daarna opnieuw problemen optreden of nieuwe problemen worden gedetecteerd, verandert de status automatisch terug naar 'Moet worden beoordeeld' in de tool voor automatiseringsproblemen. Er wordt ook een nieuwe melding verzonden.
     • Om een overdaad aan meldingen te voorkomen, worden meldingen automatisch per workflow beperkt. Als er meerdere problemen tegelijk optreden, ontvangt u niet voor elk probleem een afzonderlijke melding. U kunt alle actieve problemen op elk moment bekijken op het tabblad 'Beoordeling nodig' in de tool voor automatiseringsproblemen.
     • Er is geen extra configuratie nodig. Meldingen volgen uw bestaande instellingen voor workflowmeldingen.

• • Ontvang een melding als het inschrijvingspercentage verandert: breng gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de inschrijvingen voor de workflow boven of onder een bepaalde drempel komen. Je kunt ervoor kiezen om Breeze Intelligence te gebruiken om deze drempel te bepalen of handmatig een stijgings- of dalingspercentage instellen om de melding te activeren. 
    • Gebruik Breeze Intelligence: gebruik Breeze, de AI van HubSpot, om automatisch ongebruikelijke veranderingen in inschrijvingspercentages te detecteren.
      • Breeze Intelligence vergelijkt het inschrijvingspercentage elke dag met het patroon van de inschrijvingen in de afgelopen maand. Ongewone dalingen of pieken in de inschrijvingspercentages activeren e-mailmeldingen.
      • Bij gebruik van deze instelling hoeven gebruikers geen drempelwaarde in te stellen. 
    • Gebruik een handmatig bereik: stel handmatig een stijgings- of dalingspercentage in om de e-mailmeldingen te activeren. Configureer het volgende wanneer je deze optie selecteert: 
      • Controlefrequentie: kies of u het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks wilt controleren. 
        • Wekelijks: controleer en verstuur elke vrijdag om 10.00 uur een interne e-mailmelding als de inschrijvingspercentages voor de workflow ten opzichte van de vorige week met het opgegeven percentage stijgen of dalen. 
        • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10.00 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingspercentages voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen. 
      • Toename van ten minste: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen toeneemt.
        • Als de inschrijvingscijfers met meer dan dit percentage stijgen, wordt de e-mailmelding van de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen e-mailmeldingen geactiveerd voor toegenomen inschrijvingen in de workflow. 
      • Afgenomen met ten minste: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen daalt. 
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de workflow-e-mailmelding verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen e-mailmeldingen geactiveerd voor een afname van het aantal inschrijvingen in de workflow. 

• • Ontvangers van meldingen: als de optie 'Melding ontvangen wanneer deze workflow moet worden beoordeeld' of 'Melding ontvangen als het inschrijvingspercentage verandert' is ingeschakeld, verschijnt dit veld. U kunt ervoor kiezen om de bijbehorende meldingen naar individuele gebruikers of specifieke teams te sturen. 

    • Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de workflowmelding per e-mail te verzenden. Individuele gebruikers moeten workflow-e-mailmeldingen in hun instellingen hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen. 
    • Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de workflowmelding per e-mail te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten workflow-e-mailmeldingen in hun instellingen hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.
  • Vergelijk de conversie per tak en eindpunt: schakel deze instelling in om te beginnen met het bijhouden van conversie- en prestatiestatistieken voor de workflow. Lees meer over het bekijken van de conversie- en prestatiegegevens van uw workflow. 
     
     

Koppelingen (alleen contactgebaseerde workflows)

In op contacten gebaseerde workflows kunt u aangeven of een contact zich moet uitschrijven voor andere workflows wanneer het wordt ingeschreven voor de geselecteerde workflow. Deze instelling verschijnt niet in andere workflowtypes. 

De instelling is alleen van toepassing op het moment van inschrijving; het contact wordt hierdoor in de toekomst niet uitgeschreven uit andere workflows. Standaard is deze instelling uitgeschakeld. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van uw workflow.
3. Klik linksboven op Instellingen.
4. Schakel in het rechterpaneel, in het gedeelte Verbindingen , de schakelaar Contacten uit andere workflows uitschrijven wanneer ze zich voor deze workflow aanmelden in. Selecteer vervolgens uit welke workflows het contact moet worden uitgeschreven:
   • Afmelden voor alle andere workflows: het contact wordt op het moment van aanmelding uit alle andere workflows verwijderd. 
   • Afmelden voor specifieke workflows: het contact wordt op het moment van inschrijving verwijderd uit de opgegeven workflows. 
     • Om een workflow te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu en vinkt u de selectievakjes aan naast de workflows waaruit u de contacten wilt verwijderen. 
     • Om een workflow uit deze instelling te verwijderen, klikt u op het x-pictogram naast de naam van de workflow.