Workflow-instellingen beheren

Configureer uw workflowinstellingen om te beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, eventuele workflowgerelateerde meldingen en de verbindingen van uw workflow. Vanuit de workflow-editor kunt u ook registratietriggers instellen en Salesforce-inschrijvingen toestaan.

Timing

Gebruik timing-instellingen om aan te geven wanneer een workflow wel of geen actiereeks moet uitvoeren na het inschrijven.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik in de workflow editor linksboven op Settings.
• Configureer het volgende in de sectie Timing van het rechterpaneel:
  • Workflow uitvoeren: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Workflowacties worden standaard uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Let bij het specificeren van uitvoeringstijden op het volgende:
    • Als een workflow geen pauzedatum heeft:
      • Als het record een actie bereikt buiten het opgegeven uitvoeringstijdvenster, probeert de workflow de actie opnieuw te plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.

• • • Als een workflow een pauzedatum heeft:
      • Als het record een actie bereikt buiten de opgegeven uitvoeringstijden, probeert de workflow opnieuw te plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.
      • Als het record een actie bereikt tijdens de gespecificeerde uitvoeringsuren, maar niet op een gespecificeerde uitvoeringsdag, probeert de workflow deze te verzetten naar hetzelfde tijdstip op de volgende beschikbare dag.
    • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden workflowacties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als de volgende beschikbare tijd 9:00 AM is, worden acties opnieuw gepland tussen 9:00 - 9:15 AM.
    • Vertragingen en als/dan-vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de volgende actie wel. Bijvoorbeeld, een workflow op basis van een deal is zo ingesteld dat deze alleen acties uitvoert van maandag tot en met donderdag, van 9:00 tot 17:00 uur. De deal gaat een 2-daagse vertraging in op donderdag en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt opnieuw gepland voor maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.

  • Workflow niet uitvoeren: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke data worden uitgevoerd. Je kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Houd rekening met het volgende als je pauzedata gebruikt:

    • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag - woensdag van 9 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags. Als je een pauzedatum toevoegt die plaatsvindt op een woensdag, wordt de volgende actie opnieuw gepland voor de volgende maandag om 9 uur 's ochtends.
    • Records zullen nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan-vertakkingen invoeren op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan-vertakking verlaten, zullen ze pauzeren bij de volgende actie.
  • Workflow inplannen om automatisch uit te schakelen: plan de workflow in om na een specifieke datum en tijd uit te schakelen. Meer informatie over het uitschakelen van workflows
    

Meldingen( alleenEnterprise )

Voordat u meldingen instelt in de workflow editor, moet u ervoor zorgen dat uw gebruikersmeldingen zijn ingeschakeld. Superbeheerders in Enterprise-accounts kunnen standaardvoorkeuren voor meldingen instellen voor andere gebruikers, maar voorkeuren die zijn ingesteld door individuele gebruikers hebben voorrang op de standaardinstellingen. Meer informatie over het instellen van gebruikersmeldingen in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
• Klik bovenin op het tabblad E-mail .
• Klik in het gedeelte E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw Postvak IN te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik om de sectie Workflows uit te vouwen.
• Schakel de selectievakjes naast de relevante typen meldingen in
  

Workflow meldingen instellen

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik in de workflow editor linksboven op Settings.
• Configureer het volgende in het gedeelte Prestaties van het rechterpaneel:
  • Ontvang een melding wanneer deze workflow moet worden herzien: stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de status van de workflow verandert in Behoefte aan herziening.
    • U ontvangt een melding wanneer zich voor het eerst problemen voordoen in deze workflow.
    • Nadat de problemen zijn herzien, verandert de status in Gereviewd.
    • Als er zich nieuwe problemen voordoen of als er zich opnieuw problemen voordoen die al zijn beoordeeld, verandert de status weer in Behoefte aan beoordeling en wordt er opnieuw een melding geactiveerd.

• • Ontvang een melding als de inschrijvingsratio verandert: stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de inschrijvingsratio van de workflow een bepaalde drempel overschrijdt. U kunt ervoor kiezen om Breeze Intelligence te gebruiken om deze drempel te bepalen of handmatig een percentage van toename of afname in te stellen om de melding te activeren.
    • Breeze Intelligence gebruiken: gebruik Breeze, HubSpot AI, om ongebruikelijke veranderingen in inschrijvingspercentages automatisch te detecteren.
      • Breeze Intelligence vergelijkt het inschrijvingspercentage elke dag met het patroon van inschrijvingen in de afgelopen maand. Ongebruikelijke dalingen of pieken in de inschrijvingspercentages leiden tot e-mailmeldingen.
      • Wanneer gebruikers deze instelling gebruiken, hoeven ze geen drempelwaarde in te stellen.
    • Gebruik een handmatig bereik: stel handmatig een stijgings- of dalingspercentage in om de e-mailmeldingen te triggeren. Wanneer u deze optie selecteert, moet u het volgende configureren:
      • Aantal controleren: kies of het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks moet worden gecontroleerd.
        • Wekelijks: controleer en verstuur elke vrijdag om 10 uur een interne e-mailmelding als het aantal inschrijvingen voor de workflow van week tot week met het opgegeven percentage stijgt of daalt.
        • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingspercentages voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen.
      • Minstens toegenomen: voer een percentage in om deze melding te triggeren als het aantal inschrijvingen toeneemt.
        • Als de inschrijvingspercentages met meer dan dit percentage stijgen, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen e-mailmeldingen verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
      • Ten minste gedaald: voer een percentage in om deze melding te triggeren als het aantal inschrijvingen daalt.
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen kennisgevingse-mails verzonden voor verminderde inschrijvingen in de workflow.

• • Ontvangers van meldingen: als de optie Ontvang een melding als deze workflow moet worden herzien of Ontvang een melding als het inschrijvingspercentage verandert is ingeschakeld, verschijnt dit veld. Je kunt ervoor kiezen om de bijbehorende meldingen naar individuele gebruikers of specifieke teams te sturen.

    • Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met de workflow meldingen te verzenden. Individuele gebruikers moeten workflow e-mailmeldingen ingeschakeld hebben in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
    • Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de workflow-meldingse-mail te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen meldingen voor workflow-e-mails hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen
      

Verbindingen

In workflows op basis van contactpersonen kunt u opgeven of een contactpersoon moet worden uitgeschreven uit andere workflows wanneer hij of zij wordt ingeschreven in de geselecteerde workflow. De instelling is alleen van toepassing op het moment van inschrijven, de contactpersoon wordt in de toekomst niet uit andere workflows verwijderd. Standaard is deze instelling uitgeschakeld.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.

• Klik op de naam van je workflow.
• Klik linksboven op Instellingen.
• Schakel in het rechterpaneel, in de sectie Verbindingen , de optie Contactpersonen van andere workflows uitschrijven als ze zijn ingeschreven in deze workflow in. Selecteer vervolgens bij welke workflows de contactpersoon moet worden uitgeschreven:
  • Uitschrijven uit alle andere workflows: de contactpersoon wordt bij het inschrijven uit alle andere workflows verwijderd.
  • Uitschrijven uit specifieke workflows: de contactpersoon wordt verwijderd uit de opgegeven workflows op het moment van inschrijving.
    • Om een workflow te selecteren, klik je op het dropdownmenu en selecteer je de selectievakjes naast de workflow waarvan je contactpersonen wilt verwijderen.
    • Om een workflow uit deze instelling te verwijderen, klikt u op het x-pictogram naast de naam van de workflow.
      

Uitschrijving

Beheer in workflows op basis van contactpersonen de inschrijving van samengevoegde contactpersonen, verwijder contactpersonen die niet meer aan de inschrijvingscriteria voldoen en voorkom dat contactpersonen in specifieke lijsten worden ingeschreven.

In andere workflow types kun je de criteria instellen om actieve records uit te schrijven en ook om te voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven.

Unenrollment beheren in contactpersoon-gebaseerde workflows

Op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking van een workflow gebaseerd op contactpersonen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik in de workflow editor op Bewerken > Registratietrigger bewerken.
• Klik op het tabblad Inschrijven op Inschrijvingsinstellingen om uit te vouwen. Vervolgens kunt u het volgende configureren:
  • Inschrijven wanneer contactpersonen worden samengevoegd: standaard worden in workflows samengevoegde contactpersonen niet ingeschreven, zelfs niet als de contactpersoon voldoet aan de inschrijvingscriteria voor de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen zich echter later inschrijven als ze opnieuw voldoen aan de registratietriggers en voor herinschrijving is ingeschakeld. De registratietrigger is bijvoorbeeld Heeft een formulierverzending op een willekeurige pagina ingevuld. Als twee contactpersonen die eerder formulieren hebben ingevuld, worden samengevoegd, wordt de nieuwe contactpersoon niet ingeschreven in de workflow. Maar als de nieuwe contactpersoon later weer een formulier indient, wordt hij of zij wel ingeschreven in de workflow.
  • Contactpersonen toestaan om in deze workflow te worden ingeschreven vanuit Salesforce: als je de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce-venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce-leads en contactpersonen die naar HubSpot zijn gesynchroniseerd, in te schrijven in workflows die op contactpersonen zijn gebaseerd. Meer informatie over het direct vanuit Salesforce inschrijven van Salesforce leads of contactpersonen in HubSpot workflows.
    
    

• Om uw instellingen voor uitschrijving te beheren, klikt u in het linkerpaneel op het tabblad Uitschrijving . Vervolgens kunt u het volgende configureren:
  
  • Contactpersonen staan op of worden lid van een weigeringslijst: voeg een lijst toe met contactpersonen die u niet wilt inschrijven.
    • Als een weigeringslijst wordt verwijderd of als contactpersonen van een weigeringslijst worden verwijderd, worden deze contactpersonen niet automatisch ingeschreven in de workflow, zelfs niet als ze voldoen aan de registratietriggers van de workflow. Ze komen in aanmerking om zich in te schrijven wanneer ze de volgende keer voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.
    • Het toevoegen van een weigeringslijst aan een workflow zal één van drie dingen doen op basis van de huidige inschrijvingsstatus van een contactpersoon:
      • Contactpersoon is momenteel niet ingeschreven in de workflow en is lid van de weigeringslijst: de contactpersoon wordt niet ingeschreven in de workflow, zelfs niet als hij of zij op een later moment voldoet aan de registratietriggers, en verschijnt in de geschiedenis van de workflow als zijnde aangetroffen in een weigeringslijst en uitgeschreven. De contactpersoon kan ook niet handmatig worden ingeschreven.
      • Contactpersoon is momenteel ingeschreven in de workflow en is lid van de weigeringslijst: de contactpersoon wordt uitgeschreven wanneer deze de volgende uitvoerbare stap in de workflow bereikt, zoals een Verzend e-mailactie . De contactpersoon wordt niet uitgeschreven tijdens vertakkingen, vertragingen of ga naar acties.
      • Contactpersoon is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de weigeringslijst: de contactpersoon blijft in de workflow. Als het contact echter op een later tijdstip aan de criteria van de weigeringslijst voldoet, wordt het uitgeschreven.
  • Contactpersonen voldoen aan een doel: contactpersonen worden uitgeschreven als ze voldoen aan het opgegeven doel. Meer informatie over het gebruik van doelen met workflows op basis van contactpersonen.

• • Contactpersoon voldoet niet langer aan de inschrijvingscriteria: bepaal of een contactpersoon wordt verwijderd als deze niet langer voldoet aan de criteria voor registratietrigger tijdens het inschrijven. Standaard is deze instelling niet ingeschakeld. Deze instelling is alleen van toepassing op Registratietriggers die voldoen aan de filtercriteria.
    • Als deze instelling is geselecteerd, kunnen contactpersonen die niet aan de criteria voldoen niet handmatig worden ingeschreven.
    • Als je een contactpersoon hebt die momenteel is ingeschreven in de workflow en die niet voldeed aan de registratietriggers voordat deze instelling werd ingeschakeld, wordt hij of zij niet uitgeschreven totdat de contactpersoon de volgende actie heeft bereikt (met uitzondering van vertragingen en vertragingen). Als u wilt dat de contactpersoon onmiddellijk wordt uitgeschreven, moet u deze handmatig uitschrijven.
    • Als je een testcontactpersoon inschrijft die niet voldoet aan de registratietriggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt hij automatisch uitgeschreven uit de workflow en voert hij geen van de stappen uit
      

Triggers voor uitschrijving instellen voor andere workflow typen

In andere workflow types zullen unenrollment triggers actief ingeschreven records uit de workflow verwijderen en voorkomen dat ze zich inschrijven of voor herinschrijving in aanmerking komen. Gebruik de onderstaande stappen voor het uitschrijven van objecten uit workflows op basis van Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte, Gesprekken, Feedback en Contractant.

Triggers voor uitschrijving instellen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik in de workflow editor op Bewerken > Registratietrigger bewerken.
• Klik bovenaan op het tabblad Inschrijving .
• Klik op + Criteria toevoegen.
• Stel in het linkerpaneel uw uitschrijftriggers in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over unenrollment triggers in workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers toe en klik op Opslaan.