Workflow-instellingen beheren

Configureer uw workflowinstellingen om te beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, eventuele workflowgerelateerde meldingen en de koppelingen van uw workflow. Vanuit de workfloweditor kunt u ook triggers voor uitschrijving instellen en Salesforce-inschrijving toestaan.

Timing

Om aan te geven wanneer een workflow acties wel of niet moet uitvoeren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workflow editor linksboven op Instellingen.
• Configureer het volgende in het gedeelte Timing van het rechterpaneel:
  • Workflow uitvoeren: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Let bij het specificeren van uitvoeringstijden op het volgende:
    • Als een workflow geen pauzedatum heeft:
      • Als het record een actie bereikt buiten het opgegeven uitvoeringstijdvenster, probeert de workflow de actie opnieuw te plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.

• • • Als een workflow een pauzedatum heeft:
      • Als het record een actie bereikt buiten de gespecificeerde uitvoeringsuren, probeert de workflow opnieuw te plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.
      • Als het record een actie bereikt tijdens de gespecificeerde uitvoeringsuren, maar niet op een gespecificeerde uitvoeringsdag, zal de workflow proberen opnieuw te plannen voor hetzelfde tijdstip op de volgende beschikbare dag.
    • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als de volgende beschikbare tijd 9:00 AM is, worden acties opnieuw gepland tussen 9:00 - 9:15 AM.
    • Vertragingen en als/dan vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de volgende actie wel. Bijvoorbeeld, een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag, 9:00 AM tot 17:00 PM. De deal gaat een vertraging van 2 dagen in op donderdag en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt opnieuw gepland voor maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.

  • Workflow niet uitvoeren: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke data worden uitgevoerd. Je kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Houd rekening met het volgende als je pauzedata gebruikt:

    • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag - woensdag van 9 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags. Als je een pauzedatum toevoegt die plaatsvindt op een woensdag, wordt de volgende actie opnieuw gepland voor de volgende maandag om 9 uur 's ochtends.
    • Records zullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan-takken binnengaan op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan tak verlaten, zullen ze in plaats daarvan pauzeren bij de volgende actie.
  • Workflow automatisch uitschakelen: Plan de workflow zo dat deze na een bepaalde datum en tijd wordt uitgeschakeld. Meer informatie over het uitschakelen van workflows.
    

Meldingen( alleenEnterprise )

Voordat u meldingen instelt in de workflow-editor, moet u ervoor zorgen dat uw gebruikersmeldingen zijn ingeschakeld. Superbeheerders in Enterprise-accounts kunnen standaardvoorkeuren voor meldingen instellen voor andere gebruikers, maar voorkeuren die zijn ingesteld door individuele gebruikers hebben voorrang op de standaardinstellingen. Meer informatie over het instellen van gebruikersmeldingen in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik bovenin op het tabblad E-mail .
• Klik in het gedeelte E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw Postvak IN te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik om de sectie Workflows uit te vouwen.
• Schakel de selectievakjes naast de relevante typen meldingen in.
  

Workflow-meldingen instellen

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workflow editor linksboven op Instellingen.
• Configureer het volgende in het gedeelte Meldingen in het rechterpaneel:
  • Ontvang e-mailmeldingen wanneer deze workflow moet worden beoordeeld (BETA): stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de status van de workflow verandert in Behoefte aan beoordeling.
    • U ontvangt een melding wanneer er voor het eerst problemen optreden in deze workflow.
    • Nadat de problemen zijn beoordeeld, verandert de status in Gereviewd.
    • Als er zich nieuwe problemen voordoen of als er zich opnieuw problemen voordoen die al zijn beoordeeld, verandert de status weer in Behoeftebeoordeling en wordt er opnieuw een melding geactiveerd.

• • Ontvang e-mailmeldingen wanneer de aanmeldingsdrempel wordt overschreden: stel gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de aanmeldingsdrempel van de workflow wordt overschreden.
    • Aantal controleren: kies of het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks moet worden gecontroleerd.
      • Wekelijks: controleer en stuur elke vrijdag om 10 uur 's ochtends een interne e-mail als het aantal inschrijvingen van week tot week voor de workflow met het opgegeven percentage stijgt of daalt.
      • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingspercentages voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen.
    • Minstens toegenomen: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen toeneemt.
      • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage toeneemt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
      • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
    • Ten minste gedaald: voer een percentage in om deze melding te triggeren als het aantal inschrijvingen daalt.
      • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage afneemt, wordt de e-mailnotificatie voor de workflow verzonden.
      • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie e-mails verstuurd voor verminderde inschrijvingen in de workflow.

• • Ontvangers van meldingen: als de optie Ontvang e-mailmeldingen wanneer deze workflow moet worden herzien of Ontvang e-mailmeldingen wanneer inschrijvingen een drempel overschrijden is ingeschakeld, wordt dit

    • Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Individuele gebruikers moeten e-mailmeldingen over de workflow hebben ingeschakeld in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
    • Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de e-mail met de workflowmelding te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen workflow e-mailmeldingen hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.
      

Verbindingen

In workflows op basis van contactpersonen kunt u opgeven of een contactpersoon moet worden uitgeschreven uit andere workflows wanneer deze wordt ingeschreven in de geselecteerde workflow. De instelling is alleen van toepassing op het moment van inschrijving, de contactpersoon wordt in de toekomst niet uit andere workflows verwijderd. Deze instelling is standaard uitgeschakeld.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.

• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik linksboven op Instellingen.
• Schakel in het rechterpaneel, in de sectie Verbindingen , de schakelaar Contacten van andere workflows uitschrijven als ze in deze workflow zijn ingeschreven in. Selecteer vervolgens bij welke workflows de contactpersoon moet worden uitgeschreven:
  • Uitschrijven uit alle andere workflows: de contactpersoon wordt uit alle andere workflows verwijderd op het moment van inschrijving.
  • Uitschrijven uit specifieke workflows: de contactpersoon wordt verwijderd uit de gespecificeerde workflows op het moment van inschrijving.
    • Om een workflow te selecteren, klik je op het dropdown menu en selecteer je de selectievakjes naast de workflow waarvan je wilt dat contactpersonen worden verwijderd.
    • Om een workflow uit deze instelling te verwijderen, klik je op het x-pictogram naast de naam van de workflow.
      

Uitschrijving

Beheer in contactgebaseerde workflows de inschrijving van samengevoegde contactpersonen, verwijder contactpersonen die niet meer aan de inschrijvingscriteria voldoen en voorkom inschrijving van contactpersonen in specifieke lijsten.

In andere workflowtypes kunt u de criteria instellen om actieve records uit te schrijven en ook voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven.

Uitschrijving beheren in contactgebaseerde workflows

Op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking van een contactgebaseerde workflow:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workfloweditor op Bewerken > Inschrijvingstrigger bewerken.
• Klik op het tabblad Inschrijving op Inschrijvingsinstellingen om uit te vouwen. Vervolgens kunt u het volgende configureren:
  • Inschrijven wanneer contactpersonen worden samengevoegd: standaard worden samengevoegde contactpersonen niet ingeschreven door workflows, zelfs niet als de contactpersoon voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen zich echter later aanmelden als ze opnieuw voldoen aan de aanmeldingscriteria en opnieuw aanmelden is ingeschakeld. De triggertrigger voor inschrijving is bijvoorbeeld Heeft een contactpersoon een formulier ingevuld op een willekeurige pagina. Als twee contactpersonen die eerder formulieren hebben ingevuld worden samengevoegd, zal het nieuwe contactpersoon zich niet inschrijven in de workflow. Maar als de samengevoegde contactpersoon later weer een formulier indient, wordt hij wel ingeschreven in de workflow.
  • Contactpersonen toestaan om te worden ingeschreven in deze workflow vanuit Salesforce: als je de Salesforce integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce leads en contactpersonen die zijn gesynchroniseerd met HubSpot in te schrijven in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het direct vanuit Salesforce toevoegen van Salesforce leads of contactpersonen aan HubSpot workflows.
    
    

• Om uw instellingen voor uitschrijving te beheren, klikt u in het linkerpaneel op het tabblad Uitschrijving . Vervolgens kunt u het volgende configureren:
  
  • Contactpersonen staan op of zijn lid van een suppressielijst: voeg een lijst toe met contactpersonen die u niet wilt inschrijven.
    • Als een onderdrukkingslijst wordt verwijderd of als contactpersonen van een onderdrukkingslijst worden verwijderd, worden deze contactpersonen niet automatisch ingeschreven in de workflow, zelfs als ze voldoen aan de inschrijvings triggers van de workflow. Ze komen in aanmerking voor inschrijving wanneer ze de volgende keer voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.
    • Het toevoegen van een suppressielijst aan een workflow zal een van de volgende drie dingen doen op basis van de huidige inschrijfstatus van een contactpersoon:
      • De contactpersoon is momenteel niet ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: de contactpersoon wordt niet ingeschreven in de workflow, zelfs niet als hij of zij op een later moment aan de inschrijvingscriteria voldoet, en verschijnt in de geschiedenis van de workflow als zijnde gevonden in een suppressielijst en niet ingeschreven. De contactpersoon kan ook niet handmatig worden ingeschreven.
      • Het contactpersoonis momenteel ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: het contactpersoon wordt uitgeschreven wanneer het de volgende uitvoerbare stap in de workflow bereikt, zoals een verzend e-mail actie. Het contact wordt niet afgemeld bij vertakkingen, vertragingen of ga naar acties.
      • Het contact is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de suppressielijst: het contact blijft in de workflow. Als hij echter op een later tijdstip aan de criteria van de suppressielijst voldoet, wordt hij uitgeschreven.
  • Contactpersonen voldoen aan een doel: schrijf contactpersonen uit als ze voldoen aan het opgegeven doel. Meer informatie over het gebruik van doelen met contactgebaseerde workflows.

• • Contact voldoet niet langer aan de inschrijvingscriteria: bepaal of een contactpersoon wordt verwijderd als deze niet langer voldoet aan de criteria voor de inschrijvingsactivering terwijl hij is ingeschreven. Deze instelling is standaard niet ingeschakeld. Deze instelling is alleen van toepassing op Wanneer aan een filtercriteria is voldaan enrollment triggers.
    • Als deze instelling is geselecteerd, kunnen contactpersonen die niet aan de criteria voldoen niet handmatig worden ingeschreven.
    • Als je een contactpersoon hebt die momenteel is ingeschreven in de workflow en die niet voldeed aan de inschrijvingstriggers voordat deze instelling was ingeschakeld, wordt hij of zij niet uitgeschreven totdat het contact de volgende actie heeft bereikt (met uitzondering van vertakkingen en vertragingen). Als u wilt dat het contact onmiddellijk wordt uitgeschreven, moet u dit handmatig doen.
    • Als je een testcontact inschrijft dat niet voldoet aan de inschrijf triggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt deze automatisch uitgeschreven uit de workflow en zal geen van de stappen worden uitgevoerd.
      

Inschrijf triggers voor andere workflow typen instellen

In andere workflowtypes zullen triggers voor uitschrijving actief ingeschreven records uit de workflow verwijderen en voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven. Gebruik de onderstaande stappen bij het uitschrijven van objecten uit workflows op basis van Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte, Gesprek, Feedback en Contractant.

Triggers voor uitschrijven instellen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik in de workfloweditor op Bewerken > Inschrijvingstrigger bewerken.
• Klik bovenaan op het tabblad Unenrollment .
• Klik op + Criteria toevoegen.
• Stel in het linkerpaneel uw uitschrijftriggers in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over unenrollment triggers in workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers toe en klik op Opslaan.