Workflow-instellingen beheren

Op het tabblad Instellingen van een workflow kunt u beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, triggers voor uitschrijving instellen, gekoppelde campagnes toevoegen, Salesforce-inschrijving toestaan en workflowgerelateerde meldingen configureren.

Zo krijgt u toegang tot de instellingen van een workflow:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Beweeg de muis over de workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workflow editor op het tabblad Instellingen .

Algemeen

Op het tabblad Algemeen kunt u de dagen van de week en tijden beheren waarop acties kunnen worden uitgevoerd voor alle typen workflows. In op contactpersonen gebaseerde workflows kunt u toestaan dat contactpersonen vanuit Salesforce worden geregistreerd en kunt u workflows aan campagnes koppelen.

Configureer het volgende op het tabblad Algemeen van uw workfloweditor:

• Welke tijden wilt u dat de acties worden uitgevoerd: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Let bij het specificeren van uw uitvoeringstijden op het volgende:
  • Als een record een actie buiten het ingestelde tijdsbestek bereikt, probeert de workflow de actie opnieuw te plannen voor hetzelfde tijdstip op de volgende beschikbare dag. Echter, als het tijdstip van de actie buiten het gespecificeerde tijdsbestek valt, zal de workflow in plaats daarvan de actie opnieuw plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.
  • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Als het volgende beschikbare tijdstip bijvoorbeeld 9:00 AM is, worden acties opnieuw gepland voor tijden tussen 9:00 - 9:15 AM.
  • Vertragingen en als/dan vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de actie die erop volgt wel. Bijvoorbeeld, een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot en met donderdag, 9:00 AM tot 17:00 PM. De deal gaat een 2-daagse vertraging in op donderdag en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt verschoven naar maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.

• Welke aankomende data wil je dat acties niet worden uitgevoerd?: Pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke data worden uitgevoerd. Je kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Houd rekening met het volgende als je pauzedata gebruikt:

  • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag - woensdag van 9 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags. Als je een pauzedatum toevoegt die plaatsvindt op een woensdag, wordt de volgende actie opnieuw gepland voor de volgende maandag om 9 uur 's ochtends.
  • Records zullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan-takken binnengaan op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan tak verlaten, zullen ze in plaats daarvan pauzeren bij de volgende actie.
• Contactpersonen toestaan om te worden ingeschreven in deze workflow vanuit Salesforce: als je de Salesforce integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce leads en contactpersonen die zijn gesynchroniseerd met HubSpot in te schrijven in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het direct vanuit Salesforce toevoegen van Salesforce-leads of contactpersonen aan HubSpot-workflows.
• Campagne: koppel uw contactgebaseerde workflow aan een campagne. Deze instelling is alleen beschikbaar voor accounts met een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement. Wanneer een campagne is gekoppeld aan een workflow, zijn de volgende gegevens beschikbaar in de campagne:
  • Het aantal ingeschreven contactpersonen.
  • Het aantal contactpersonen dat zich heeft ingeschreven voor de doelenlijst. Meer informatie over het instellen van workflowdoelen.
  • Het algemene conversiepercentage van de workflow. Dit wordt berekend door het aantal toegevoegde doelen te delen door het aantal gestarte workflows en vervolgens te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te krijgen.
    
    

• Als je gebruik maakt van de instellingen Welke tijden wil je dat de acties worden uitgevoerd? of Op welke aankomende data wil je dat de acties niet worden uitgevoerd? en records worden gepauzeerd of opnieuw ingepland in een actie, dan zal de actie een telling van die records weergeven. Om de specifieke records te bekijken en te zien wanneer ze opnieuw zijn gepland om door te gaan:
  • Klik op de actie.
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad [Object] in actie.

Uitschrijving en onderdrukking

In contactgebaseerde workflows kunt u de inschrijving van samengevoegde contactpersonen beheren, contactpersonen verwijderen die niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoen en inschrijving van contactpersonen in specifieke lijsten voorkomen.

In andere workflowtypes kunt u de criteria instellen die actieve records uitschrijven en ook voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven.

Uitschrijving en onderdrukking beheren in contactgebaseerde workflows

Configureer het volgende op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking van een op contact gebaseerde workflow:

• Wanneer contactpersonen zich in deze workflow inschrijven: met deze workflowinstelling kunt u beslissen wat er gebeurt met ingeschreven contactpersonen die ook in een andere workflow zijn ingeschreven. Standaard worden contactpersonen niet verwijderd uit andere workflows.
  • Verwijder ze niet uit andere workflows: contactpersonen blijven ingeschreven in andere workflows.
  • Verwijderen uit alle andere workflows: zodra de contactpersoon is ingeschreven in deze workflow, wordt hij verwijderd uit alle andere workflows.
  • Verwijder ze uit een specifieke workflow: zodra de contactpersoon is ingeschreven in deze workflow, worden ze verwijderd uit elke workflow die u selecteert in het vervolgkeuzemenu.
• Als een contactpersoon niet meer aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoet, verwijder hem dan uit deze workflow: deze instelling bepaalt of een contactpersoon wordt verwijderd als hij niet meer aan de criteria voor de inschrijvingsprocedure voldoet terwijl hij is ingeschreven. Standaard worden contactpersonen niet verwijderd.
  • Als deze instelling op Ja staat, kunnen contactpersonen die niet aan de criteria voldoen niet handmatig worden ingeschreven.
  • Als je een contactpersoon hebt die momenteel is ingeschreven in de workflow en die niet voldeed aan de criteria voordat deze instelling was ingeschakeld, dan wordt hij of zij niet uit de workflow verwijderd totdat het contact de volgende actie heeft bereikt (met uitzondering van vertakkingen en vertragingen). Als je wilt dat het contact onmiddellijk wordt uitgeschreven, moet je dat handmatig doen.
  • Als u een testcontact inschrijft dat niet voldoet aan de inschrijftriggers wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt deze automatisch uitgeschreven uit de workflow en worden geen van de stappen uitgevoerd.
• Als twee contactpersonen worden samengevoegd, moet het nieuw aangemaakte contact dan worden ingeschreven in deze workflow als het voldoet aan de triggercriteria ?: Standaard worden samengevoegde contactpersonen niet ingeschreven in workflows, zelfs niet als de samenvoeging betekent dat het contact voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen zich in de toekomst echter wel inschrijven als ze opnieuw aan de inschrijvingscriteria voldoen en opnieuw inschrijven is ingeschakeld. Als de triggertrigger bijvoorbeeld is dat de contactpersoon formulier [X] moet hebben ingevuld, wordt de contactpersoon standaard niet ingeschreven in de workflow als de contacten worden samengevoegd. Maar als de contactpersoon het formulier opnieuw indient, wordt hij of zij wel ingeschreven in de workflow.
• Onderdrukkingslijsten voor deze workflow: voeg een lijst met contacten toe die u niet in de workflow wilt laten opnemen.
  • Als een suppressielijst uit de instellingen van een workflow wordt verwijderd, of als contactpersonen uit een suppressielijst worden verwijderd, dan worden deze contactpersonen niet automatisch ingeschreven in de workflow, zelfs als ze voldoen aan de inschrijf triggers van de workflow. Ze komen in aanmerking voor inschrijving wanneer ze de volgende keer voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.
  • Het toevoegen van een suppressielijst aan een workflow zal een van de volgende drie dingen doen op basis van de huidige inschrijfstatus van een contactpersoon:
    • De contactpersoon is momenteel niet ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: de contactpersoon wordt niet ingeschreven in de workflow, zelfs niet als hij of zij op een later moment aan de inschrijvingscriteria voldoet, en verschijnt in de geschiedenis van de workflow als zijnde gevonden in een suppressielijst en niet ingeschreven. De contactpersoon kan ook niet handmatig worden ingeschreven.
    • Het contactpersoonis momenteel ingeschreven in de workflow en staat op de suppressielijst: het contactpersoon wordt uitgeschreven wanneer het de volgende stap in de workflow bereikt.
    • Het contact is momenteel ingeschreven in de workflow en is geen lid van de suppressielijst: het contact blijft in de workflow. Als hij echter op een later tijdstip aan de criteria van de suppressielijst voldoet, wordt hij uitgeschreven.
      
      

Triggers voor uitschrijving instellen voor andere workflowtypes

In andere workflowtypes zullen triggers voor uitschrijving actief ingeschreven records uit de workflow verwijderen en voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven. Gebruik de onderstaande stappen voor het uitschrijven van objecten uit workflows op basis van Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte, Gesprek, Feedback en Contractant.

Triggers voor uitschrijven instellen:

• Klik op het tabblad Unenrollment en onderdrukking.
• Klik op Triggers voor uitschrijving instellen.
• Stel in het rechterpaneel uw triggers voor uitschrijving in. Klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over unenrollment triggers in workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers toe en klik op Opslaan.
  
  

Meldingen

Op het tabblad Meldingen van een workflow-instelling kunt u e-mailmeldingen instellen om gebruikers en teams te waarschuwen wanneer het inschrijvingspercentage van een workflow boven een bepaald percentage stijgt of daalt.

Instellingen voor workflowmeldingen voor gebruikers instellen

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
• Klik op het tabblad E-mail .
• Klik in het gedeelte E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw Postvak IN te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik op Workflows.
• Schakel het selectievakje Wekelijks overzicht van wijzigingen in workflowinschrijvingen in.
  

Meldingen voor afzonderlijke workflows instellen( alleenEnterprise )

E-mailmeldingen moeten worden ingesteld in de workflow-editor voor individuele workflows.

Ontvangers selecteren

• Stuur interne e-mailmeldingen naar gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Individuele gebruikers moeten workflow-e-mailmeldingen hebben ingeschakeld in hun instellingen om deze e-mail te ontvangen.
• Interne e-mailmeldingen naar teams verzenden: selecteer specifieke teams om de e-mail met de workflowmelding te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen workflow e-mail notificaties hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.

Meldingen voor beoordeling van behoeften inschakelen (BETA)

Selecteer om te worden geïnformeerd telkens wanneer de status van de workflow verandert in Behoeften beoordeling. U ontvangt een melding wanneer er voor het eerst problemen optreden in deze workflow. Nadat de problemen zijn beoordeeld, verandert de status in Beoordeeld. Als er zich vervolgens nieuwe problemen voordoen of als er zich opnieuw problemen voordoen die al zijn beoordeeld, verandert de status weer in Behoefte aan beoordeling en wordt er opnieuw een melding geactiveerd.

Wijzigingsmeldingen voor workflowinschrijving inschakelen

Elke week wordt er een e-mail met een lijst van geconfigureerde workflows naar de geselecteerde gebruikers en het team gestuurd.Gebruikers ontvangen wekelijks een notificatiemail met het aantal inschrijvingen en het percentage toename of afname in inschrijvingen voor hun geselecteerde workflows.

• Stuur elke vrijdag om 10 uur 's ochtends een interne e-mailnotificatie als het aantal inschrijvingen voor deze workflow van week tot week met minstens stijgt: voer een percentage in om deze notificatie te activeren. Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage stijgt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden. Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie-e-mails verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
• Stuur elke vrijdag om 10 uur 's ochtends een interne e-mailnotificatie als het aantal inschrijvingen voor deze workflow van week tot week met minstens daalt: voer een percentage in om deze notificatie te activeren. Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden. Als u deze optie leeg laat, worden er geen notificatie-e-mails verzonden voor verminderde inschrijvingen in de workflow.