Workflow-instellingen beheren

Op het tabblad Instellingen van een workflow kunt u beheren wanneer acties moeten worden uitgevoerd, triggers voor uitschrijving instellen, gekoppelde campagnes toevoegen, Salesforce-inschrijving toestaan en workflowgerelateerde meldingen configureren.

Om toegang te krijgen tot de instellingen van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Beweeg de muis over de workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workflow editor op het tabblad Instellingen .

Algemeen

Op het tabblad Algemeen kunt u de dagen van de week en tijden beheren waarop acties kunnen worden uitgevoerd voor alle workflowtypen. In op contactpersonen gebaseerde workflows kunt u toestaan dat contactpersonen vanuit Salesforce worden geregistreerd en kunt u workflows aan campagnes koppelen.

Op het tabblad Algemeen van uw workflow-editor configureert u het volgende:

• Welke tijden wilt u dat de acties worden uitgevoerd?: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een ingeschreven record de actie bereikt. Let bij het specificeren van uw uitvoeringstermijnen op het volgende:
  • Wanneer een record een actie bereikt buiten het ingestelde tijdsbestek, probeert de workflow de actie opnieuw te plannen voor hetzelfde tijdstip op de volgende beschikbare dag. Als het tijdstip van de actie echter buiten het opgegeven tijdskader valt, zal de workflow in plaats daarvan de actie opnieuw plannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de volgende beschikbare dag.
  • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw gepland om binnen een venster van 15 minuten te worden uitgevoerd. Als het volgende beschikbare tijdstip bijvoorbeeld 9.00 uur is, worden de acties opnieuw gepland voor tijden tussen 9.00 en 9.15 uur.
  • Vertragingen en als/dan-takken worden niet opnieuw ingepland, maar de actie die erop volgt wel. Bijvoorbeeld, een deal-gebaseerde workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren van maandag tot donderdag, 9:00 AM tot 17:00 PM. De deal gaat een 2-daagse vertraging in op donderdag, en verlaat de vertraging op zaterdag. De volgende actie wordt verschoven naar maandag tussen 9:00 en 9:15 uur.

• Welke komende data wilt u dat acties niet worden uitgevoerd?: Pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke data worden uitgevoerd. U kunt ook de data instellen om jaarlijks te pauzeren. Op die data, wanneer een record een actie bereikt, zal het pauzeren tot de volgende beschikbare datum. Let bij het gebruik van pauzedata op het volgende:

  • Pauzedata houden rekening met andere datuminstellingen bij het opnieuw inplannen van acties. Bijvoorbeeld, een workflow is ingesteld om alleen acties uit te voeren op maandag - woensdag van 9.00 tot 17.00 uur. Als u een pauzedatum toevoegt die plaatsvindt op een woensdag, wordt de volgende actie opnieuw gepland voor de volgende maandag om 9 uur.
  • Recordszullen zich nog steeds inschrijven en vertragingen en als/dan-takken invoeren op gepauzeerde dagen. Zodra ze de vertraging of als/dan-tak verlaten, zullen ze in plaats daarvan pauzeren bij de volgende actie.
• Sta toe dat contacten in deze workflow worden ingeschreven vanuit Salesforce: als je de Salesforce integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce leads en contacten die zijn gesynchroniseerd met HubSpot in te schrijven in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het rechtstreeks vanuit Salesforce registreren van Salesforce-leads of contactpersonen in HubSpot-workflows.
• Campagne: koppel uw contactgebaseerde workflow aan een campagne. Deze instelling is alleen beschikbaar voor accounts met een Marketing Hub Professional- ofEnterprise-abonnement. Wanneer een campagne is gekoppeld aan een workflow, zijn de volgende gegevens beschikbaar in de campagne:
  • Het aantal ingeschreven contacten.
  • Het aantal contacten dat zich bij de doelenlijst heeft aangesloten. Meer informatie over het instellen van workflowdoelen.
  • Het totale conversiepercentage van de workflow. Dit wordt berekend door het aantal toegevoegde doellijsten te delen door het aantal gestarte workflows, en vervolgens te vermenigvuldigen met 100 om een percentage te krijgen.
    
    

• Als u de instellingen Welke tijden wilt u dat de acties worden uitgevoerd? of Welke komende data wilt u dat de acties niet worden uitgevoerd? gebruikt en records worden gepauzeerd of opnieuw gepland in een actie, zal de actie een telling van die records weergeven. Om de specifieke records te bekijken en wanneer ze opnieuw zijn gepland om door te gaan:
  • Klik op de actie.
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad [Object] in actie.

Uitschrijving en onderdrukking

In op contactpersonen gebaseerde workflows kunt u de inschrijving van samengevoegde contactpersonen beheren, contactpersonen verwijderen die niet langer aan de inschrijvingscriteria voldoen en inschrijving van contactpersonen in specifieke lijsten voorkomen.

In andere workflowtypes kunt u de criteria instellen om actieve records uit te schrijven en te voorkomen dat ze zich inschrijven of opnieuw inschrijven.

Uitschrijving en onderdrukking beheren in workflows op basis van contacten

Op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking van een op contact gebaseerde workflow configureert u het volgende:

• Wanneer contacten zich in deze workflow inschrijven: met deze workflowinstelling kunt u beslissen wat er gebeurt met ingeschreven contacten die ook in een andere workflow zijn ingeschreven. Standaard worden contactpersonen niet uit andere workflows verwijderd.
  • Verwijder ze niet uit andere workflows: contacten blijven ingeschreven in andere workflows.
  • Verwijder ze uit alle andere workflows: zodra de contactpersoon is ingeschreven in deze workflow, worden ze verwijderd uit alle andere workflows.
  • Verwijder ze uit een specifieke workflow: als de contactpersoon eenmaal in deze workflow is opgenomen, wordt hij of zij verwijderd uit elke workflow die u in het vervolgkeuzemenu selecteert.
• Als een contactpersoon niet meer aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoet, verwijder hem dan uit deze workflow: deze instelling bepaalt of een contactpersoon wordt verwijderd als hij niet meer aan de inschrijvingscriteria voldoet terwijl hij is ingeschreven. Standaard worden contacten niet verwijderd.
  • Als deze instelling is ingesteld op Ja, kunnen contactpersonen die niet aan de criteria voldoen niet handmatig worden ingeschreven.
  • Als u momenteel een contactpersoon in de workflow hebt ingeschreven die niet aan de inschrijvingscriteria voldeed voordat deze instelling was ingeschakeld, zaldeze niet uit de workflow worden verwijderd zodra de instelling is ingeschakeld en moet u hemhandmatig uitschrijven.
  • Als u een testcontact inschrijft dat niet aan de inschrijvingscriteria voldoet wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt het automatisch uit de workflow verwijderd en worden geen stappen uitgevoerd.
• Wanneer twee contactpersonen worden samengevoegd, moet het nieuw aangemaakte contact dan worden ingeschreven in deze workflow als het voldoet aan de triggercriteria ?: Standaard worden samengevoegde contactpersonen niet ingeschreven in workflows. Maar samengevoegde contactpersonen kunnen in de toekomst wel worden ingeschreven als ze opnieuw aan de triggers voor inschrijving voldoen en inschrijving opnieuw is ingeschakeld.
• Suppressielijsten voor deze workflow: voeg een lijst met contactpersonen toe die u niet in de workflow wilt inschrijven.
  • Als een suppressielijst wordt verwijderd uit de instellingen van een workflow, of als contactpersonen worden verwijderd uit een suppressielijst, worden deze contactpersonen niet automatisch ingeschreven in de workflow, zelfs als zij voldoen aan de inschrijvingscriteria van de workflow. Zij komen in aanmerking voor inschrijving wanneer zij de volgende keer voldoen aan de inschrijvings- of herinschrijvingscriteria van de workflow.
  • Het toevoegen van een suppressielijst aan een workflow doet één van drie dingen op basis van de huidige inschrijvingsstatus van een contactpersoon:
    • Het contact is momenteelniet ingeschreven in de workflow en is lid van de suppressielijst: het contact zal niet worden ingeschreven in de workflow, zelfs als het op een later tijdstip voldoet aan de inschrijvingscriteria, en zal in degeschiedenis van de workflow verschijnen als zijnde gevonden in een suppressielijst en uitgeschreven. Het contact kan ook niet handmatig worden ingeschreven.
    • Hetcontact is momenteel ingeschreven in de workflow en staat op de suppressielijst: het contact wordt uitgeschreven wanneer het de volgende stap in de workflow bereikt.
    • Het contact is momenteel ingeschreven in de workflow en staat niet op de suppressielijst: het contact blijft in de workflow. Als hij echter op een later tijdstip aan de criteria van de suppressielijst voldoet, wordt hij uitgeschreven.
      
      

Triggers voor uitschrijving instellen voor andere workflowtypes

In andere typen workflows zullen triggers voor uitschrijving actief ingeschreven records uit de workflow verwijderen en voorkomen dat ze worden ingeschreven of opnieuw worden ingeschreven. Gebruik de onderstaande stappen wanneer u objecten uit de workflows op basis van bedrijf, deal, ticket, offerte, gesprek, feedback en contractant verwijdert.

Triggers voor uitschrijving instellen:

• Klik op het tabblad Unenrollment en onderdrukking.
• Klik op Triggers voor uitschrijving instellen.
  
• Stel in het rechterpaneel uw uitschrijftriggers in. Klik vervolgens opFilter toepassen. Meer informatie over uitschrijftriggers in workflows.
• Voeg indien nodig meer uitschrijvingstriggers toe en klik opOpslaan.
  
  

Meldingen

Op het tabblad Meldingen van een workflowinstelling kunt u e-mailmeldingen instellen om gebruikers en teams te waarschuwen wanneer het inschrijvingspercentage van een workflow boven een bepaald percentage stijgt of daalt.

Instellingen voor workflowmeldingen voor gebruikers instellen

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad E-mail .
• Klik in de sectie E-mail om de schakelaar aan te zetten om e-mailmeldingen in uw inbox te ontvangen.
• Scroll naar beneden en klik op Workflows.
• Schakel het selectievakje Wekelijks overzicht van wijzigingen in workflowinschrijvingen in.
  
  

Meldingen voor afzonderlijke workflows instellen (alleenEnterprise )

E-mailmeldingen moeten worden ingesteld in de workflow-editor voor individuele workflows. Elke week wordt een e-mail met een lijst van geconfigureerde workflows verzonden naar de geselecteerde gebruikers en het team Zodra dit is ingesteld, ontvangen gebruikers wekelijks een kennisgevingse-mail met het aantal inschrijvingen en het percentage toename of afname van inschrijvingen voor hun geselecteerde workflows.

• Stuur elke vrijdag om 10 uur een interne e-mailnotificatie als de week-op-week inschrijvingspercentages voor deze workflow met ten minste: voer een percentage in om deze notificatie te activeren. Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage stijgt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden. Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen notificatie-e-mails verstuurd voor verhoogde inschrijvingen in de workflow.
• Stuur elke vrijdag om 10.00 uur een interne e-mailnotificatie als het aantal inschrijvingen voor deze workflow van week tot week met ten minste: voer een percentage in om deze notificatie te activeren. Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden. Als u deze optie leeg laat, worden er geen kennisgevingse-mails verzonden voor verminderde inschrijvingen in de workflow.
• Stuur interne e-mailmeldingen naar gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met de workflowmelding te verzenden. Individuele gebruikers moeten in hun instellingen workflow e-mail notificaties hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.
• Stuur interne e-mailmeldingen naar teams: selecteer specifieke teams om de e-mail met workflowmeldingen te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen workflow e-mail notificaties hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.