Zarządzaj ustawieniami przepływu pracy

W zakładce Ustawienia przepływu można zarządzać czasem wykonania akcji, ustawiać wyzwalacze niezapisania, dodawać powiązane kampanie, zezwalać na zapisy w Salesforce oraz konfigurować powiadomienia związane z przepływem.

Aby uzyskać dostęp do ustawień przepływu:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Najedź kursorem na przepływ pracy, a następnie kliknij Edytuj.
• W edytorze przepływu kliknij zakładkę Ustawienia .

Ogólne

W zakładce Ogólne można zarządzać dniami tygodnia i godzinami, w których akcje mogą być wykonywane dla wszystkich typów przepływów. W przepływach opartych na kontaktach, można zezwolić na zapisywanie kontaktów z Salesforce oraz powiązać przepływy z kampaniami.

W zakładce Ogólne edytora przepływu pracy należy skonfigurować następujące elementy:

• W jakich godzinach mają być wykonywane akcje: określ, kiedy rekordy mogą wykonywać akcje przepływu pracy w oparciu o strefę czasową Twojego konta. Domyślnie akcje przepływu pracy będą wykonywane, gdy tylko zapisany rekord dotrze do akcji. Określając czas wykonania akcji, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
  • Gdy rekord osiągnie akcję poza ustalonymi ramami czasowymi, przepływ będzie próbował przełożyć akcję na tę samą godzinę w następnym dostępnym dniu. Jeśli jednak czas wykonania akcji znajduje się poza określonymi ramami czasowymi, przepływ przełoży ją na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.
  • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, akcje są przesuwane do wykonania w ramach 15-minutowego okna. Przykładowo, jeśli najbliższy dostępny czas to 9:00 rano, akcje zostaną przesunięte na czas pomiędzy 9:00 a 9:15 rano.
  • Opóźnienia oraz gałęzie if/then nie są przesuwane, ale akcje, które po nich następują są przesuwane. Na przykład, przepływ oparty na transakcjach jest ustawiony na wykonywanie akcji od poniedziałku do czwartku w godzinach od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w dwudniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z niego w sobotę. Następna akcja zostanie przesunięta na poniedziałek w godzinach 9:00 - 9:15.

• Wjakich nadchodzących datach chcesz wstrzymać wykonywanie akcji: Wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu akcji w określonych dniach. Można również ustawić daty, które będą wstrzymywane co roku. W tych datach, gdy rekord osiągnie akcję, zostanie ona wstrzymana do następnej dostępnej daty. Podczas używania dat wstrzymania należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Daty wstrzymania uwzględniają inne ustawienia dat podczas zmiany harmonogramu akcji. Na przykład, przepływ ma ustawione wykonywanie akcji tylko od poniedziałku do środy w godzinach 9-17. Jeśli dodamy datę wstrzymania, która wypada w środę, następna akcja zostanie przesunięta na następny poniedziałek o 9 rano.
  • Rekordynadal będą zapisywać się i wchodzić w opóźnienia oraz gałęzie if/then w dni wstrzymane. Po opuszczeniu opóźnienia lub gałęzi if/then, będą pauzować w następnym działaniu zamiast.
• Zezwalaj na zapisywanie kontaktów do tego przepływu pracy z Salesforce: jeśli zainstalowałeś integrację Salesforce i dodałeś okno HubSpot Visualforce, możesz wybrać zapisywanie leadów i kontaktów Salesforce, które zostały zsynchronizowane z HubSpot, do przepływów pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o zapisywaniu leadów lub kontaktów Salesforce do przepływów pracy HubSpot bezpośrednio z Salesforce.
• Kampania: powiązanie przepływu opartego na kontaktach z kampanią. To ustawienie jest dostępne tylko dla kont zsubskrypcją Marketing Hub Professional lub Enterprise . Gdy kampania zostanie powiązana z przepływem pracy, dostępne będą w niej następujące dane:
  • Liczba zapisanych kontaktów.
  • Liczba kontaktów, które dołączyły do listy celów. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu celów przepływu pracy.
  • Ogólny współczynnik konwersji przepływu pracy. Oblicza się go, dzieląc liczbę dołączonych do listy celów przez liczbę rozpoczętych przepływów, a następnie mnożąc przez 100, aby uzyskać wartość procentową.
    
    

• Jeśli w ustawieniach Jakie godziny mają być wykonywane akcje? lub Jakie najbliższe daty mają wstrzymywać akcje przed wykonaniem? i rekordy są wstrzymywane lub przesuwane w ramach akcji, to akcja pokaże liczbę tych rekordów. Aby zobaczyć konkretne rekordy i kiedy są one ponownie zaplanowane do wykonania:
  • Kliknij akcję.
  • W prawym panelu kliknąć zakładkę [Obiekt] w akcji.

Wyrejestrowanie i stłumienie

W przepływach pracy opartych na kontaktach można zarządzać zapisywaniem połączonych kontaktów, usuwać kontakty, które nie spełniają już kryteriów zapisywania, oraz zapobiegać zapisywaniu kontaktów na określone listy.

W innych typach przepływów pracy można ustawić kryteria, które powodują wyrejestrowanie aktywnych rekordów, a także zapobiegają ich ponownemu zapisowi.

Zarządzanie usuwaniem zapisów i tłumieniem w przepływach opartych na kontaktach

Na karcie Rozwijanie i tłum ienie przepływu opartego na kontaktach należy skonfigurować następujące elementy:

• Kiedy kontakty zapisują się do tego przepływu: to ustawienie przepływu pozwala zdecydować, co stanie się z zapisanymi kontaktami, które są również zapisane do innego przepływu. Domyślnie kontakty nie będą usuwane z innych przepływów pracy.
  • Nie usuwaj ich z innych przepływów: kontakty pozostaną zapisane do innych przepływów.
  • Usuń je ze wszystkich innych przepływów: gdy kontakt zostanie zapisany do tego przepływu, zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów.
  • Usuń z określonego przepływu pracy: po zapisaniu kontaktu do tego przepływu pracy zostanie on usunięty z każdego przepływu pracy wybranego z menu rozwijanego.
• Gdy kontakt nie spełnia już warunków zapisania, usuń go z tego przepływu pracy: to ustawienie określa, czy kontakt będzie usuwany, jeśli podczas zapisywania przestanie spełniać kryteria wyzwalające zapis. Domyślnie kontakty nie są usuwane.
  • Gdy to ustawienie jest ustawione na Tak, kontakty, które nie spełniają kryteriów, nie mogą być ręcznie zapisane.
  • Jeśli w przepływie znajdują się kontakty, które nie spełnia ły kryteriów zapisu przed włączeniem tego ustawienia, nie zostanąone usunięte z przepływu po włączeniu tego ustawienia i konieczne będzie ichręczne usunięcie.
  • Jeśli użytkownik zapisze do testu kontakt , który nie spełnia warunków rejestracji po włączeniu tego ustawienia, zostanie on automatycznie usunięty z przepływu i nie wykona żadnego z kroków.
• Czy w przypadku połączenia dwóch kontaktów, nowo utworzony kontakt powinien zostać zapisany do tego przepływu, jeśli spełnia kryteria wyzwalacza?: Domyślnieprzepływy pracy nie będą zapisywać połączonych kontaktów. Jednakże, połączone kontakty mogą zostać zapisane w przyszłości, jeśli ponownie spełnią kryteria rejestracji i zostanie włączona ponowna rejestracja.
• Listy eliminacji dla tego przepływu: dodaj listę kontaktów, które nie mają być zapisane do przepływu.
  • Jeśli lista eliminacji zostanie usunięta z ustawień przepływu pracy lub jeśli kontakty zostaną usunięte z listy eliminacji, kontakty te nie będą automatycznie zapisywane do przepływu pracy, nawet jeśli spełnią kryteria rejestracji. Będą one kwalifikowały się do zapisania, gdy następnym razem spełnią kryteria zapisania lub ponownego zapisania do przepływu.
  • Dodanie listy eliminacji do przepływu pracy spowoduje jedną z trzech rzeczy, w zależności od aktualnego statusu zapisania kontaktu:
    • Kontakt nie jest obecnie zapisany do przepływu i znajduje się naliście tłumienia: kontaktnie będzie zapisany do przepływu, nawet jeśli spełni kryteria zapisu w późniejszym czasie, a whistorii przepływu pojawi się jako znajdujący się na liście tłumienia i niezapisany. Kontakt nie może być również zapisany ręcznie.
    • Kontaktjest obecnie zapis any doprzepływu pracy i znajduje się na liście eliminacji: kontakt zostanie usunięty z listy po przejściu do następnego kroku przepływu.
    • Kontakt jest aktualnie zapisany do przepływu i nie jest członkiem listy eliminacji: kontakt pozostanie w przepływie. Jeśli jednak w późniejszym czasie spełni kryteria listy eliminacji, zostanie usunięty z listy.
      
      

Ustawianie wyzwalaczy odblokowania dla innych typów przepływu pracy

W innych typach przepływów, wyzwalacz usuwa z przepływu aktywnie zapisane rekordy, uniemożliwiając im ponowne zapisanie się. Poniższe kroki należy zastosować przy usuwaniu obiektów z przepływów opartych na firmach, transakcjach, biletach, ofertach, rozmowach, opiniach i kontrahentach.

Aby ustawić wyzwalacze usuwania zapisów:

• Kliknij kartę Unenrollment and suppression.
• Kliknąć przycisk Ustaw wyzwalacze usuwania obiektów.
  
• W prawym panelu ustaw wyzwalacze niezapisywania. Następnie kliknij przyciskZastosuj filtr. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach niezapisywaniaw przepływach pracy.
• W razie potrzeby dodaj kolejne wyzwalacze, a następnie kliknij przyciskZapisz.
  
  

Powiadomienia

W zakładce Powiadomienia przepływu można skonfigurować powiadomienia e-mail, które będą informować użytkowników i zespoły o wzroście lub spadku wskaźnika rejestracji przepływu powyżej określonej wartości procentowej.

Konfiguracja ustawień powiadomień przepływu pracy dla użytkowników

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Powiadomienia.
• Kliknij kartę E-mail .
• W sekcji Email kliknij, aby włączyć przełącznik, aby otrzymywać powiadomienia e-mail do skrzynki odbiorczej.
• Przewiń w dół i kliknij Przepływy pracy.
• Zaznacz pole wyboru Cotygodniowy skrót zmian w zapisach przepływu pracy.
  
  

Konfiguracja powiadomień dla poszczególnych przepływów pracy( tylko w wersjiEnterprise )

W edytorze przepływów pracy należy ustawić powiadomienia e-mail dla poszczególnych przepływów pracy. Co tydzień do wybranych użytkowników i zespołu będzie wysyłana wiadomość e-mail zawierająca listę skonfigurowanych przepływów pracy Po skonfigurowaniu tej opcji użytkownicy będą otrzymywać cotygodniową wiadomość e-mail z powiadomieniem o liczbie zapisów oraz procentowym wzroście lub spadku zapisów dla wybranych przez nich przepływów pracy.

• Wysyłaj wewnętrzne powiadomienie e-mail w każdy piątek o 10 rano, jeśli tygodniowy wskaźnik zapisów dla tego przepływu pracy wzrośnie o co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie. Jeśli wskaźniki zapisów wzrosną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie pocztą elektroniczną. Jeśli opcja ta pozostanie pusta, powiadomienia e-mail nie będą wysyłane w przypadku wzrostu liczby zapisów w danym przepływie.
• Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail w każdy piątek o godzinie 10 rano, jeśli w ciągu tygodnia liczba zapisów dla tego przepływu spadnie o co najmniej: wpisz wartość procentową, która ma uruchomić to powiadomienie. Jeśli liczba zapisów zmniejszy się o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie pocztą elektroniczną. Jeśli opcja ta pozostanie pusta, powiadomienia e-mail nie będą wysyłane w przypadku spadku liczby zapisów w danym przepływie.
• Wyślij wewnętrzne powiadomienia e-mail do użytkowników: należy wybrać konkretnych użytkowników, do których wysyłane będą powiadomienia e-mail o przepływie. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie w swoich ustawieniach, aby mogli otrzymywać te wiadomości.
• Wysyłaj wewnętrzne powiadomienia pocztą elektroniczną dozespołów: należy wybrać określone zespoły, do których wysyłane będą powiadomienia o przepływie. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mailowe o przepływie w swoich ustawieniach, aby otrzymać tę wiadomość.