Zarządzanie ustawieniami przepływów pracy

Skonfiguruj ustawienia przepływu pracy, aby zarządzać czasem wykonywania działań, wszelkimi powiadomieniami związanymi z wydajnością przepływu pracy i określić, czy kontakt powinien wypisywać się z innych przepływów pracy, gdy zapisuje się do wybranego przepływu pracy. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy.

Czas

Użyj ustawień czasu, aby określić, kiedy przepływ pracy powinien lub nie powinien wykonywać akcji. Domyślnie działania przepływu pracy będą uruchamiane, gdy tylko zapisywany się rekord dotrze do działania.

To ustawienie nie wpływa na zapisywanie się do przepływów pracy, a jedynie na działania po zapisaniu się. Jeśli masz problemy z zapisywaniem się do przepływów pracy, dowiedz się, jak rozwiązywać typowe problemy z zapisywaniem się do przepływów pracy.

Uwaga: jeśli konto HubSpot nie ma ustawionej strefy czasowej, ustawienia czasu przepływu pracy będą domyślnie ustawione na EST (czas wschodni standardowy). Dowiedz się więcej o dostosowywaniu strefy czasowej konta.

Aby skonfigurować ustawienia synchronizacji przepływu pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę swojego przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Timing w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Run actions at specific times only: określ, kiedy rekordy mogą uruchamiać działania przepływu pracy w oparciu o strefę czasową konta.

    • Czas uruchomienia zaplanowanej akcji zależy od tego, kiedy zapisywany się rekord osiągnie akcję przepływu pracy:

      • Jeśli rekord osiągnie działanie poza określonymi dniami i godzinami: Przepływ pracy przełoży działanie na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.
      • Jeśli rekord dotrze do działania poza określonymi dniami, ale w określonych godzinach wykonania: przepływ pracy przełoży działanie na tę samą godzinę następnego dostępnego dnia. Ma to również zastosowanie, jeśli przepływ pracy ma datę wstrzymania dodaną do ustawienia Nie uruchamiaj działań w określonym dniu .

• • • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, działania są zaplanowane tak, aby wykonać się w ciągu 15-minutowego okna. Na przykład, jeśli następny dostępny czas to 9:00 rano, akcje zostaną przełożone między 9:00 a 9:15 rano.
    • Opóźnienia i rozgałęzienia warunkowe if/then nie są przenoszone do harmonogramu, ale obserwująca je akcja będzie. Na przykład, przepływ pracy oparty na transakcjach jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do czwartku, od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w 2-dniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z opóźnienia w sobotę. Następna akcja zostanie przełożona na poniedziałek między 9:00 a 9:15 rano.

• • Nie uruch amiajdziałań w określonych datach: wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu działań w określonych datach. Można również ustawić daty wstrzymania w ujęciu rocznym. W tych datach, gdy rekord osiągnie akcję, zostanie ona wstrzymana do następnej dostępnej daty. Korzystając z dat wstrzymania, należy obserwować następujące kwestie:

    • Daty wstrzymania będą uwzględniać inne ustawienia dat podczas zmiany harmonogramu działań. Na przykład, przepływ pracy jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do środy w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeśli dodasz datę wstrzymania, która ma miejsce w środę, wszelkie działania zaplanowane na tę środę zostaną przeniesione na następny poniedziałek o 9:00.
    • Rekordy nadal będą zapisywać się i wprowadzać opóźnienia i rozgałęzienia warunkowe w dni wstrzymania. Gdy opuszczą opóźnienie lub rozgałęzienie warunkowe, zostaną wstrzymane w następnej akcji.
  • Zaplanuj automatyczne wyłączenie przepływu pracy: zaplanuj wyłączenie przepływu pracy po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy.

Powiadomienia o wydajności( tylkodla przedsiębiorstw )

Przed skonfigurowaniem powiadomień w edytorze przepływów pracy należy upewnić się, że powiadomienia użytkownika są włączone.

Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach na kontach Enterprise mogą ustawić domyślne preferencje powiadomień dla innych użytkowników, ale preferencje ustawione przez poszczególnych użytkowników będą miały pierwszeństwo przed domyślnymi. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu powiadomień dla użytkowników w HubSpot.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• U góry kliknij kartę Wiadomość e-mail .
• W sekcji Wiadomość e-mail kliknij, aby włączyć przełącznik umożliwiający otrzymywanie wiadomości e-mail na skrzynkę odbiorczą.
• Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Przepływy pracy .
• Zaznacz pola wyboru obok odpowiednich typów powiadomień
  

Ustawianie powiadomień o przepływach pracy

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę Przepływu pracy.
• W edytorze przepływów pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Wydajność w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Get notified when this workflow needs review: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy status przepływu pracy zmieni się na Needs review.
    • Otrzymasz powiadomienie za pierwszym razem, gdy wystąpią jakiekolwiek problemy w tym przepływie pracy.
    • Po ich ocenie status zmieni się na Ocena.
    • Jeśli pojawią się nowe problemy lub jeśli pojawią się już ocenione problemy, status zmieni się z powrotem na Ocena wymaga i ponownie wyzwalacz powiadomienie.

• • Otrzymuj powiadomienia o zmianie wskaźnika zapisywania się: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy wskaźnik zapisywania się w przepływie pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego progu. Możesz użyć Breeze Intelligence do określenia tego progu lub ręcznie ustawić wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwalacz powiadomienia.
    • Użyj Breeze Intelligence: użyj Breeze, HubSpot AI, aby automatycznie wykrywać nietypowe zmiany w zapisywaniu się.
      • Breeze Intelligence porównuje wskaźnik zapisywania się każdego dnia z wzorcem zapisywania się w ciągu ostatniego miesiąca. Nietypowe spadki lub skoki wskaźnika zapisów wyzwalają powiadomienia e-mail.
      • Korzystając z tego ustawienia, użytkownicy nie muszą ustawiać progu.
    • Użyj ręcznego zakresu : ręcznie ustaw wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwalać wiadomości e-mail z powiadomieniami. Wybierając tę opcję, należy skonfigurować następujące elementy:
      • Sprawdzaj liczbę : wybierz, czy liczba zapisujących się ma być sprawdzana co tydzień czy codziennie.
        • Cotygodniowo : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznej wiadomości e-mail w każdy piątek o godzinie 10:00, jeśli z tygodnia na tydzień liczba zapisów do danego przepływu pracy wzrośnie lub spadnie o określoną wartość procentową.
        • Codziennie : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail codziennie o 10 rano, jeśli dzienne wskaźniki zapisywania się do przepływu pracy wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
      • Zwiększono co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby wyzwalać to powiadomienie, jeśli liczba zapisów wzrośnie.
        • Jeśli wskaźniki zapisywania się wzrosną o więcej niż podany procent, wysyłana będzie wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniem nie będą wyzwalane w przypadku zwiększonych zapisów w przepływie pracy.
      • Zmniejszono o co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby wyzwalać to powiadomienie, jeśli zapisy się zmniejszą.
        • Jeśli liczba zapisów zmniejszy się o więcej niż tę wartość procentową, zostanie wysłana wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniem nie będą wyzwalane w przypadku spadku liczby zapisów w przepływie pracy.

• • Odbiorcy powiadomień: jeśli opcja Otrzymuj powiadomienia, gdy ten przepływ pracy wymaga oceny lub Otrzymuj powiadomienia, gdy zmienia się wskaźnik zapisywania się jest włączona, pojawi się to pole. Możesz wybrać wysyłanie odpowiednich powiadomień do poszczególnych użytkowników lub określonych zespołów.

    • Wyślij do tych użytkowników: wybierz określonych użytkowników do wysyłania wiadomości e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać te wiadomości e-mail.
    • Wyślij do tych zespołów: wybierz określone zespoły, aby wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać tę wiadomość e-mail.
  • Porównaj konwersję dla każdego oddziału i punktu końcowego : włącz to ustawienie, aby rozpocząć śledzenie konwersji i wskaźników wydajności dla przepływu pracy. Dowiedz się więcej o ocenie danych dotyczących konwersji i wydajności przepływu pracy.
    
    

Połączenia

W przepływach pracy opartych na kontaktach można określić, czy kontakt powinien wypisywać się z innych przepływów pracy, gdy zapisuje się do wybranego przepływu pracy. Ustawienie będzie obowiązywać tylko w momencie zapisywania się, nie spowoduje wypisywania się kontaktu z innych przepływów pracy w przyszłości. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone.

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.

• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W prawym panelu, w sekcji Kontakty , włącz opcję Zapisuj kontakty z innych przepływów pracy, gdy zapisują się do tego przepływu pracy. Następnie wybierz, z których przepływów pracy kontakt ma zostać wyrejestrowany:
  • Zapisuj się ze wszystkich innych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów pracy w momencie zapisywania się.
  • Zapisuj się z określonych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty z określonych przepływów pracy w momencie zapisywania się.
    • Aby wybrać przepływ pracy, kliknij menu rozwijane i zaznacz pola wyboru obok przepływów pracy, z których chcesz usunąć kontakty.
    • Aby usunąć przepływ pracy z tego ustawienia, kliknij ikonę x obok nazwy przepływu pracy.