Zarządzanie ustawieniami przepływu pracy

Skonfiguruj ustawienia przepływu pracy, aby zarządzać czasem wykonywania działań, wszelkimi powiadomieniami związanymi z przepływem pracy i połączeniami przepływu pracy. W edytorze przepływu pracy można również ustawić wyzwalacze zapisu i zezwolić na rejestrację Salesforce.

Czas

Użyj ustawień czasu, aby określić, kiedy przepływ pracy powinien lub nie powinien wykonywać działań po zapisywaniu się.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Timing w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Uruchom przepływ pracy: określ, kiedy rekordy mogą wykonywać działania przepływu pracy w oparciu o strefę czasową konta. Domyślnie działania przepływu pracy będą wykonywane, gdy tylko zapisujący się rekord osiągnie działanie. Określając ramy czasowe wykonania, należy pamiętać o następujących kwestiach:
    • Jeśli przepływ pracy nie ma daty wstrzymania:
      • Jeśli rekord dotrze do działania poza określonym oknem czasu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu działania na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.

• • • Jeśli przepływ pracy ma datę wstrzymania:
      • Jeśli rekord osiągnie działanie poza określonymi godzinami wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.
      • Jeśli rekord osiągnie działanie w określonych godzinach wykonania, ale nie w określonym dniu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na ten sam czas w następnym dostępnym dniu.
    • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, działania są ponownie planowane do wykonania w ciągu 15-minutowego okna. Na przykład, jeśli następny dostępny czas to 9:00 rano, akcje zostaną przełożone między 9:00 a 9:15 rano.
    • Opóźnienia i rozgałęzienia warunkowe if/then nie są przenoszone do harmonogramu, ale obserwująca je akcja będzie. Na przykład, przepływ pracy oparty na transakcjach jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do czwartku, od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w 2-dniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z opóźnienia w sobotę. Następna akcja zostanie przełożona na poniedziałek między 9:00 a 9:15 rano.

  • Nie uruchamiaj przepływu pracy: wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu działań w określonych datach. Można również ustawić daty wstrzymania w skali roku. W tych datach, gdy rekord osiągnie akcję, zostanie ona wstrzymana do następnej dostępnej daty. Podczas korzystania z dat wstrzymania należy obserwować następujące kwestie:

    • Daty wstrzymania uwzględniają inne ustawienia dat podczas zmiany harmonogramu działań. Na przykład, przepływ pracy jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do środy w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeśli dodasz datę wstrzymania, która ma miejsce w środę, następna akcja zostanie przełożona na następny poniedziałek o 9:00.
    • Rekordy nadal będą zapisywać się i wprowadzać opóźnienia i rozgałęzienia warunkowe w dni wstrzymania. Gdy opuszczą opóźnienie lub rozgałęzienie warunkowe, zostaną wstrzymane w następnej akcji.
  • Zaplanuj automatyczne wyłączenie przepływu pracy: zaplanuj wyłączenie przepływu pracy po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy
    

Powiadomienia( tylkoEnterprise )

Przed skonfigurowaniem powiadomień w edytorze przepływu pracy należy upewnić się, że powiadomienia użytkownika są włączone. Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach na kontach Enterprise mogą ustawić domyślne preferencje powiadomień dla innych użytkowników, ale preferencje ustawione przez poszczególnych użytkowników będą miały pierwszeństwo przed domyślnymi. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu powiadomień użytkowników w HubSpot.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• U góry kliknij kartę E-mail .
• W sekcji E-mail kliknij, aby włączyć przełącznik umożliwiający otrzymywanie powiadomień e-mail na skrzynkę odbiorczą.
• Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Przepływy pracy .
• Zaznacz pola wyboru obok odpowiednich typów powiadomień
  

Ustawianie powiadomień o przepływie pracy

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Wydajność w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Get notified when this workflow needs review: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy status przepływu pracy zmieni się na Needs review.
    • Otrzymasz powiadomienie za pierwszym razem, gdy wystąpią jakiekolwiek problemy w tym przepływie pracy.
    • Po sprawdzeniu błędów status zmieni się na Sprawdzony.
    • Jeśli pojawią się nowe problemy lub jeśli pojawią się już sprawdzone problemy, status zmieni się z powrotem na Przegląd potrzeb i ponownie uruchomi powiadomienie.

• • Otrzymuj powiadomienia o zmianach wskaźnika zapis ów: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy wskaźnik zapisów w przepływie pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego progu. Możesz użyć Breeze Intelligence, aby określić ten próg lub ręcznie ustawić wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwolić powiadomienie.
    • Użyj Breeze Intelligence: użyj Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot AI, aby automatycznie wykrywać nietypowe zmiany wskaźników zapisywania się.
      • Breeze Intelligence porównuje wskaźnik zapisów każdego dnia z wzorcem zapisów w ciągu ostatniego miesiąca. Nietypowe spadki lub skoki wskaźników zapisów wyzwalają powiadomienia e-mail.
      • Korzystając z tego ustawienia, użytkownicy nie muszą ustawiać progu.
    • Użyj ręcznego zakresu : ręcznie ustaw wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwalać powiadomienia e-mail. Wybierając tę opcję, należy skonfigurować następujące elementy:
      • Sprawdzaj liczbę : wybierz, czy liczba zapisujących się ma być sprawdzana co tydzień, czy codziennie.
        • Cotygodniowo : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail w każdy piątek o godzinie 10:00, jeśli z tygodnia na tydzień liczba zapisów do przepływu pracy wzrośnie lub spadnie o określoną wartość procentową.
        • Codziennie : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail codziennie o godzinie 10:00, jeśli dzienna liczba zapisów do przepływu pracy wzrośnie lub spadnie o określoną wartość procentową.
      • Zwiększono co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby wyzwalać to powiadomienie, jeśli liczba zapisów wzrośnie.
        • Jeśli wskaźnik zapisów wzrośnie o więcej niż podany procent, powiadomienie e-mail o przepływie pracy zostanie wysłane.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, powiadomienia e-mail nie będą wyzwalane w przypadku zwiększonej liczby zapisów w przepływie pracy.
      • Zmniejszono o co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby wyzwalać to powiadomienie, jeśli liczba zapisów zmniejszy się.
        • Jeśli liczba zapisów zmniejszy się o więcej niż ten procent, powiadomienie e-mail przepływu pracy zostanie wysłane.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, powiadomienia e-mail nie będą wyzwalane w przypadku spadku liczby zapisów w przepływie pracy.

• • Odbiorcy powiadomień: jeśli opcja Otrzymuj powiadomienia, gdy ten przepływ pracy wymaga przeglądu lub Otrzymuj powiadomienia, gdy zmienia się współczynnik zapisywania się jest włączona, pole to zostanie wyświetlone. Możesz wybrać wysyłanie odpowiednich powiadomień do poszczególnych użytkowników lub określonych zespołów.

    • Wyślij do tych użytkowników: wybierz określonych użytkowników do wysyłania wiadomości e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać te wiadomości e-mail.
    • Wyślij do tych zespołów: wybierz określone zespoły do wysyłania wiadomości e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać tę wiadomość e-mail
      

Połączenia

W przepływach pracy opartych na kontaktach można określić, czy kontakt powinien zapisywać się z innych przepływów pracy po zapisaniu się do wybranego przepływu pracy. Ustawienie będzie obowiązywać tylko w momencie zapisywania się, nie będzie powodować wypisywania się kontaktu z innych przepływów pracy w przyszłości. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.

• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W prawym panelu, w sekcji Połączenia , włącz przełącznik Zapisywanie się kontaktów z innych przepływów pracy po zapisaniu się do tego przepływu pracy. Następnie wybierz przepływ pracy, z którego kontakt ma zostać wyrejestrowany:
  • Zapisuj się ze wszystkich innych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów pracy w momencie zapisywania się.
  • Zapisywanie się z określonych przepływów pracy : kontakt zostanie usunięty z określonych przepływów pracy w momencie zapisywania się.
    • Aby wybrać przepływ pracy, kliknij menu rozwijane i zaznacz pola wyboru obok przepływów pracy, z których chcesz usunąć kontakty.
    • Aby usunąć przepływ pracy z tego ustawienia, kliknij ikonę x obok nazwy przepływu pracy.
      

Wyrejestrowanie

W przepływach pracy opartych na kontaktach można zarządzać zapisywaniem się połączonych kontaktów, usuwać kontakty, które nie spełniają już kryteriów zapisywania się, i zapobiegać zapisywaniu się kontaktów na określonych listach.

W innych typach przepływów pracy można ustawić kryteria, aby wypisywać się z aktywnych rekordów, a także zapobiegać ich zapisywaniu się lub ponownemu zapisywaniu.

Zarządzanie anulowaniem rejestracji w przepływach pracy opartych na kontakcie

W zakładce Wyrejestrowanie i usunięcie przepływu pracy opartego na kontakcie:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz zapisu.
• W zakładce Zapisywanie się kliknij Ustawienia zapisywania się , aby rozwinąć. Następnie można skonfigurować następujące elementy:
  • Zapisuj się, gdy kontakty są łączone: domyślnie przepływy pracy nie będą zapisywać się do połączonych kontaktów, nawet jeśli kontakt spełnia kryteria zapisywania się do przepływu pracy. Jednak scalone kontakty mogą zostać później zapisane, jeśli ponownie spełnią wyzwalacze ponownego zapisu, a ponowny zapis jest włączony. Przykładowo, wyzwalaczem zapisu jest wypełnienie dowolnego formularza na dowolnej stronie. Gdy dwa kontakty, które wcześniej wypełniły formularze, zostaną połączone, nowy kontakt nie zapisuje się do przepływu pracy. Jeśli jednak nowo połączony kontakt później ponownie prześle formularz, będzie zapisywać się do przepływu pracy.
  • Zezwalaj kontaktom na zapisywanie się do tego przepływu pracy z Salesforce: jeśli zainstalowałeś integrację Salesforce i dodałeś okno HubSpot Visualforce, możesz zdecydować się na zapisywanie leadów i kontaktów Salesforce, które zostały zsynchronizowane z HubSpot do przepływów pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o zapisywaniu leadów lub kontaktów Salesforce do przepływów pracy HubSpot bezpośrednio z Salesforce.
    
    

• Aby zarządzać ustawieniami wyrejestrowania, w lewym panelu kliknij kartę Wyrejestrowanie . Następnie możesz skonfigurować następujące elementy:
  
  • Kontakty znajdują się na liście wyłączonych lub dołączają do niej: dodaj listę kontaktów, których nie chcesz zapisywać się do listy.
    • Jeśli lista wyłączonych zostanie usunięta lub jeśli kontakty zostaną usunięte z listy wyłączonych, kontakty te nie będą automatycznie zapisywać się do przepływu pracy, nawet jeśli spełniają wyzwalacze zapisu przepływu pracy. Będą one kwalifikować się do rejestracji, gdy następnym razem spełnią kryteria rejestracji lub ponownej rejestracji w przepływie pracy.
    • Dodanie listy wyłączonych do przepływu pracy spowoduje wykonanie jednej z trzech czynności w oparciu o bieżący status zapisywania się kontaktu:
      • Kontakt nie jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i jest członkiem listy wyłączonych: kontakt nie zostanie zarejestrowany w przepływie pracy, nawet jeśli spełni wyzwalacze zapisu w późniejszym czasie, i pojawi się w historii przepływu pracy jako znaleziony na liście wyłączonych i niezarejestrowany. Kontaktu nie można również zapisywać ręcznie.
      • Kontaktjest obecnie zapisywany w przepływie pracy i znajduje się na liście wyłączonych: kontakt zostanie wyrejestrowany po osiągnięciu następnego wykonywalnego kroku w przepływie pracy, takiego jak działanie Wyślij wiadomość e-mail . Kontakt nie zostanie wyrejestrowany podczas akcji rozgałęzienia, opóźnienia lub przejścia do.
      • Kontakt aktualnie zapisuje się do przepływu pracy i nie jest członkiem listy wyłączonych: kontakt pozostanie w przepływie pracy. Jeśli jednak w późniejszym czasie spełni kryteria listy wyłączonych, zostanie wyrejestrowany.
  • Kontakt spełnia cel: kontakty zostaną wyrejestrowane, gdy spełnią określony cel. Więcej informacji na temat korzystania z celów w przepływach pracy opartych na kontaktach.

• • Kontakt nie spełnia już kryteriów zapisu : zdecyduj, czy kontakt zostanie usunięty, jeśli przestanie spełniać kryteria wyzwalacza zapisu podczas zapisywania się. Domyślnie to ustawienie nie jest włączone. To ustawienie ma zastosowanie tylko do Wyzwalaczy zapisu, gdy spełnione są kryteria filtrowania.
    • Po wybraniu tego ustawienia kontakty, które nie spełniają kryteriów, nie mogą być zapisywane ręcznie.
    • Jeśli kontakt jest obecnie zapisywany w przepływie pracy, który nie spełniał wyzwalaczy zapisu przed włączeniem tego ustawienia, nie zostanie on wyrejestrowany, dopóki kontakt nie osiągnie następnego działania (z wyłączeniem rozgałęzień i opóźnień). Jeśli chcesz, aby kontakt został wyrejestrowany natychmiast, musisz ręcznie wyrejestrować go.
    • Jeśli zarejestrujesz kontakt testowy , który nie spełnia wyzwalaczy zapisu, gdy to ustawienie jest włączone, zostanie on automatycznie wyrejestrowany z przepływu pracy i nie wykona żadnego z kroków
      

Ustawianie wyzwalaczy wyrejestrowania dla innych typów przepływów pracy

W innych typach przepływów pracy wyzwalacze ponownego zapisu usuwają aktywnie zapisane rekordy z przepływu pracy i uniemożliwiają im zapisanie się lub ponowne zapisanie. Poniższe kroki należy wykonać podczas wyrejestrowywania obiektów z przepływów pracy opartych na Firmach, Transakcjach, Zgłoszeniach, Wycenach, Rozmowach, Opiniach i Kontrahentach.

Aby ustawić wyzwalacze anulowania rejestracji:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz zapisu.
• U góry kliknij kartę Wyrejestrowanie .
• Kliknij + Dodaj kryteria.
• W lewym panelu ustaw wyzwalacze wyrejestrowania. Następnie kliknij Zastosuj filtr. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach anulowania rejestracji w przepływach pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy anulowania rejestracji, a następnie kliknij przycisk Zapisz.