Zarządzanie ustawieniami przepływu pracy

Skonfiguruj ustawienia przepływu pracy, aby zarządzać czasem wykonywania akcji, wszelkimi powiadomieniami związanymi z przepływem pracy i połączeniami przepływu pracy. W edytorze przepływu pracy można również ustawić wyzwalacze anulowania rejestracji i zezwolić na rejestrację Salesforce.

Harmonogram

Aby określić, kiedy przepływ pracy powinien lub nie powinien wykonywać akcji:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Timing w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Uruchom przepływ pracy: określ, kiedy rekordy mogą wykonywać akcje przepływu pracy w oparciu o strefę czasową konta. Domyślnie akcje przepływu pracy będą wykonywane, gdy tylko zarejestrowany rekord osiągnie akcję. Określając ramy czasowe wykonania, należy pamiętać o następujących kwestiach:
    • Jeśli przepływ pracy nie ma daty wstrzymania:
      • Jeśli rekord dotrze do działania poza określonym oknem czasu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu działania na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.

• • • Jeśli przepływ pracy ma datę wstrzymania:
      • Jeśli rekord osiągnie działanie poza określonymi godzinami wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.
      • Jeśli rekord osiągnie działanie w określonych godzinach wykonania, ale nie w określonym dniu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na ten sam czas w następnym dostępnym dniu.
    • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, akcje są ponownie zaplanowane do wykonania w ciągu 15-minutowego okna. Na przykład, jeśli następny dostępny czas to 9:00 rano, akcje zostaną przełożone między 9:00 a 9:15 rano.
    • Opóźnienia i rozgałęzienia if/then nie są przekładane, ale następująca akcja będzie. Na przykład przepływ pracy oparty na transakcji jest ustawiony tak, aby wykonywać akcje tylko od poniedziałku do czwartku, od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w 2-dniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z opóźnienia w sobotę. Następna akcja zostanie przełożona na poniedziałek między 9:00 a 9:15 rano.

  • Nie uruchamiajprzepływu pracy: wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu akcji w określonych datach. Można również ustawić daty wstrzymania w skali roku. W tych datach, gdy rekord osiągnie akcję, zostanie wstrzymany do następnej dostępnej daty. Podczas korzystania z dat wstrzymania należy pamiętać o następujących kwestiach:

    • Daty wstrzymania uwzględniają inne ustawienia daty podczas zmiany harmonogramu działań. Na przykład przepływ pracy jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko w poniedziałek - środę od 9:00 do 17:00. Jeśli dodasz datę wstrzymania, która ma miejsce w środę, następna akcja zostanie przełożona na następny poniedziałek o 9:00.
    • Rekordy będą nadal rejestrować się i wprowadzać opóźnienia oraz gałęzie if/then w dniach wstrzymania. Gdy opuszczą opóźnienie lub gałąź if/then, zostaną wstrzymane w następnej akcji.
  • Zaplanuj automatyczne wyłączenie przepływu pracy: zaplanuj wyłączenie przepływu pracy po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy.
    

Powiadomienia( tylko w wersjiEnterprise )

Przed skonfigurowaniem powiadomień w edytorze przepływu pracy należy upewnić się, że powiadomienia użytkownika są włączone. Podczas gdy superadministratorzy na kontach Enterprise mogą ustawić domyślne preferencje powiadomień dla innych użytkowników, preferencje ustawione przez poszczególnych użytkowników będą miały pierwszeństwo przed domyślnymi. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu powiadomień dla użytkowników w HubSpot.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• U góry kliknij kartę E-mail .
• W sekcji E-mail kliknij, aby włączyć przełącznik umożliwiający otrzymywanie powiadomień e-mail na skrzynkę odbiorczą.
• Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Przepływy pracy .
• Zaznacz pola wyboru obok odpowiednich typów powiadomień.
  

Ustawianie powiadomień przepływu pracy

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Powiadomienia w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Otrzymuj powiadomienia e-mail, gdy ten przepływ pracy wymaga przeglądu (BETA): powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy status przepływu pracy zmieni się na Wymaga przeglądu.
    • Otrzymasz powiadomienie, gdy po raz pierwszy wystąpią jakiekolwiek problemy w tym przepływie pracy.
    • Po sprawdzeniu błędów status zmieni się na Sprawdzony.
    • Jeśli pojawią się nowe problemy lub jeśli pojawią się już sprawdzone problemy, status zmieni się z powrotem na Przegląd potrzeb i ponownie uruchomi powiadomienie.

• • Otrzymuj powiadomienia e-mail, gdy rekrutacja przekroczy próg: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy rekrutacja przepływu pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego progu.
    • Sprawdź liczbę : wybierz, czy liczba rejestracji ma być sprawdzana co tydzień, czy codziennie .
      • Cotygodniowo : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail w każdy piątek o godzinie 10:00, jeśli wskaźniki rejestracji w przepływie pracy z tygodnia na tydzień wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
      • Codziennie : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail codziennie o 10 rano, jeśli dzienne wskaźniki rejestracji dla przepływu pracy wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
    • Zwiększono co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie, jeśli liczba rejestracji wzrośnie.
      • Jeśli wskaźniki rejestracji wzrosną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie e-mail o przepływie pracy.
      • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zwiększonej liczby rejestracji w przepływie pracy.
    • Zmniejszono o co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie, jeśli liczba zapisów spadnie.
      • Jeśli wskaźniki rejestracji spadną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie e-mail o przepływie pracy.
      • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zmniejszenia liczby zapisów w przepływie pracy.

• • Odbiorcy powiadomień: jeśli opcja Otrzymuj powiadomienia e-mail , gdy ten przepływ pracy wymaga przeglądu lub Otrzymuj powiadomienia e-mail, gdy rekrutacja przekroczy próg jest włączona, to

    • Wyślij do tych użytkowników: wybierz określonych użytkowników do wysyłania wiadomości e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać te wiadomości e-mail.
    • Wyślij do tych zespołów: wybierz określone zespoły, aby wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać tę wiadomość e-mail.
      

Połączenia

W przepływach pracy opartych na kontaktach można określić, czy kontakt powinien zostać wyrejestrowany z innych przepływów pracy po zarejestrowaniu w wybranym przepływie pracy. Ustawienie będzie miało zastosowanie tylko w momencie rejestracji, nie spowoduje wyrejestrowania kontaktu z innych przepływów pracy w przyszłości. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..

• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W prawym panelu, w sekcji Połączenia , włącz przełącznik Odwiąż kontakty z innych przepływów pracy, gdy są zarejestrowane w tym przepływie pracy. Następnie wybierz przepływy pracy, z których kontakt powinien zostać wyrejestrowany:
  • Wyrejestruj zewszystkich innych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów pracy w momencie rejestracji.
  • Wyrejestruj z określonych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty z określonych przepływów pracy w momencie rejestracji.
    • Aby wybrać przepływ pracy, kliknij menu rozwijane i zaznacz pola wyboru obok przepływu pracy, z którego chcesz usunąć kontakty.
    • Aby usunąć przepływ pracy z tego ustawienia, kliknij ikonę x obok nazwy przepływu pracy.
      

Wyrejestrowanie

W przepływach pracy opartych na kontaktach można zarządzać rejestrowaniem połączonych kontaktów, usuwać kontakty, które nie spełniają już kryteriów rejestracji, i zapobiegać rejestrowaniu kontaktów na określonych listach.

W innych typach przepływów pracy można ustawić kryteria anulowania rejestracji aktywnych rekordów, a także uniemożliwić ich rejestrację lub ponowną rejestrację.

Zarządzanie anulowaniem rejestracji w przepływach pracy opartych na kontaktach

Na karcie Wyrejestrowanie i wstrzymanie przepływu pracy opartego na kontakcie:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Edytuj > Edytuj wyzwalacz rejestracji.
• Na karcie Rejestracja kliknij opcję Ustawienia rejestracji , aby ją rozwinąć. Następnie można skonfigurować następujące ustawienia:
  • Rejestruj, gdy kontakty są łącz one: domyślnie przepływy pracy nie rejestrują połączonych kontaktów, nawet jeśli kontakt spełnia kryteria rejestracji przepływu pracy. Jednak połączone kontakty mogą zostać później zarejestrowane, jeśli ponownie spełnią kryteria rejestracji, a ponowna rejestracja jest włączona. Na przykład wyzwalaczem rejestracji jest wypełnienie dowolnego formularza na dowolnej stronie. Gdy dwa kontakty, które wcześniej wypełniły formularze, zostaną połączone, nowy kontakt nie zostanie zarejestrowany w przepływie pracy. Jeśli jednak nowo połączony kontakt później ponownie prześle formularz, zostanie zarejestrowany w przepływie pracy.
  • Zezwalaj na rejestrowanie kontaktów w tym przepływie pracy z Salesforce: jeśli zainstalowałeś integrację Sales force i dodałeś okno HubSpot Visualforce, możesz wybrać opcję rejestrowania potencjalnych klientów i kontaktów Salesforce, które zostały zsynchronizowane z HubSpot, w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu potencjalnych klientów lub kontaktów Salesforce w przepływach pracy HubSpot bezpośrednio z Salesforce.
    
    

• Aby zarządzać ustawieniami wyrejestrowania, w lewym panelu kliknij kartę Wyrejestrowanie . Następnie możesz skonfigurować następujące ustawienia:
  
  • Contacts are on or join a suppression list: dodaj listę kontaktów, których nie chcesz rejestrować.
    • Jeśli lista wykluczeń zostanie usunięta lub jeśli kontakty zostaną usunięte z listy wykluczeń, kontakty te nie zostaną automatycznie zarejestrowane w przepływie pracy, nawet jeśli spełniają wyzwalacze rejestracji przepływu pracy. Będą one kwalifikować się do rejestracji następnym razem, gdy spełnią kryteria rejestracji lub ponownej rejestracji w przepływie pracy.
    • Dodanie listy wykluczeń do przepływu pracy spowoduje wykonanie jednej z trzech czynności w oparciu o bieżący status rejestracji kontaktu:
      • Kontakt nie jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i jest członkiem listy wykluczeń: kontakt nie zostanie zarejestrowany w przepływie pracy, nawet jeśli spełni kryteria rejestracji w późniejszym czasie, i pojawi się w historii przepływu pracy jako znaleziony na liście wykluczeń i niezarejestrowany. Kontaktu nie można również zarejestrować ręcznie.
      • Kontakt jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i jest członkiem listy wykluczeń: kontakt zostanie wyrejestrowany po osiągnięciu następnego wykonywalnego kroku w przepływie pracy, takiego jak akcja Wyślij wiadomość e-mail . Kontakt nie zostanie wyrejestrowany podczas akcji rozgałęzienia, opóźnienia lub przejścia do.
      • Kontakt jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i nie jest członkiem listy wykluczeń: kontakt pozostanie w przepływie pracy. Jeśli jednak w późniejszym czasie spełni kryteria listy wykluczeń, zostanie wyrejestrowany.
  • Kontakty spełniają cel: kontakty zostaną wyrejestrowane, gdy spełnią określony cel. Dowiedz się więcej o używaniu celów w przepływach pracy opartych na kontaktach.

• • Kontakt nie spełnia już kryteriów rejestracji: zdecyduj, czy kontakt zostanie usunięty, jeśli nie spełnia już kryteriów wyzwalacza rejestracji podczas rejestracji. Domyślnie to ustawienie nie jest włączone. To ustawienie będzie miało zastosowanie tylko do wyzwalaczy rejestracji, gdy spełnione są kryteria filtrowania.
    • Gdy to ustawienie jest wybrane, kontakty, które nie spełniają kryteriów, nie mogą być rejestrowane ręcznie.
    • Jeśli masz kontakt obecnie zarejestrowany w przepływie pracy, który nie spełniał kryteriów rejestracji przed włączeniem tego ustawienia, nie zostanie on wyrejestrowany, dopóki kontakt nie osiągnie następnej akcji (z wyłączeniem rozgałęzień i opóźnień). Jeśli chcesz, aby kontakt został natychmiast wyrejestrowany, będziesz musiał ręcznie go wyrejestrować.
    • Jeśli zarejestrujesz kontakt testowy , który nie spełnia wyzwalaczy rejestracji, gdy to ustawienie jest włączone, zostanie on automatycznie wyrejestrowany z przepływu pracy i nie wykona żadnego z kroków.
      

Ustawianie wyzwalaczy anulowania rejestracji dla innych typów przepływów pracy

W innych typach przepływów pracy wyzwalacze wyrejestrowania usuwają aktywnie zarejestrowane rekordy z przepływu pracy i uniemożliwiają ich rejestrację lub ponowną rejestrację. Skorzystaj z poniższych kroków, aby wyrejestrować obiekty z przepływów pracy opartych na firmach, transakcjach, biletach, ofertach, rozmowach, przesyłaniu opinii i kontrahentach.

Aby ustawić wyzwalacze wyrejestrowania:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz rejestracji.
• U góry kliknij kartę Wyrejestrowanie .
• Kliknij + Dodaj kryteria.
• W lewym panelu ustaw wyzwalacze wyrejestrowania. Następnie kliknij Zastosuj filtr. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach anulowania rejestracji w przepływach pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy anulowania rejestracji, a następnie kliknij przycisk Zapisz.