Zarządzanie ustawieniami przepływu pracy

Skonfiguruj ustawienia przepływu pracy, aby zarządzać czasem wykonywania akcji, wszelkimi powiadomieniami związanymi z wydajnością przepływu pracy i określić, czy kontakt powinien wyrejestrować się z innych przepływów pracy po zarejestrowaniu się w wybranym przepływie pracy. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy.

Harmonogram

Użyj ustawień synchronizacji, aby określić, kiedy przepływ pracy powinien lub nie powinien wykonywać akcji po zarejestrowaniu.

Uwaga: jeśli konto HubSpot nie ma ustawionej strefy czasowej, ustawienia czasu przepływu pracy będą domyślnie ustawione na EST (czas wschodni standardowy). Dowiedz się więcej o dostosowywaniu strefy czasowej konta.

Aby skonfigurować ustawienia czasu przepływu pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Timing w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Uruchamiajakcje tylko w określonych godzinach: określ, kiedy rekordy mogą uruchamiać akcje przepływu pracy w oparciu o strefę czasową konta. Domyślnie akcje przepływu pracy będą uruchamiane, gdy tylko zarejestrowany rekord osiągnie akcję. Ogólnie rzecz biorąc, gdy rekord osiągnie działanie poza określonymi datami lub godzinami, przepływ pracy przełoży działanie na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.

• • • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, akcje są przenoszone do wykonania w ciągu 15-minutowego okna. Na przykład, jeśli następny dostępny czas to 9:00 rano, działania zostaną przełożone między 9:00 a 9:15 rano.
    • Opóźnienia i rozgałęzienia if/then nie są przekładane, ale następująca akcja będzie. Na przykład przepływ pracy oparty na transakcji jest ustawiony tak, aby wykonywać akcje tylko od poniedziałku do czwartku, od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w 2-dniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z opóźnienia w sobotę. Następna akcja zostanie przełożona na poniedziałek między 9:00 a 9:15.
    • Jeśli przepływ pracy ma datę wstrzymania dodaną do ustawienia Nie uruchamiaj akcji w określonym dniu , gdy rekord osiągnie akcję w określonych godzinach wykonania, ale nie w określonym dniu wykonania, przepływ pracy przełoży się na ten sam czas w następnym dostępnym dniu zamiast następnego najwcześniejszego dostępnego czasu.

• • Nie uruchamiajakcji w określonych datach: wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu akcji w określonych datach. Można również ustawić daty wstrzymania w skali roku. W tych datach, gdy rekord osiągnie akcję, zostanie wstrzymany do następnej dostępnej daty. Korzystając z dat wstrzymania, należy pamiętać o następujących kwestiach:

    • Daty wstrzymania będą uwzględniać inne ustawienia daty podczas zmiany harmonogramu działań. Na przykład przepływ pracy jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do środy w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeśli dodasz datę wstrzymania, która ma miejsce w środę, wszelkie działania zaplanowane na tę środę zostaną przeniesione na następny poniedziałek o 9:00.
    • Rekordy będą nadal rejestrować się i wprowadzać opóźnienia oraz gałęzie if/then w dniach wstrzymania. Gdy opuszczą opóźnienie lub gałąź if/then, zostaną wstrzymane w następnej akcji.
  • Zaplanuj automatyczne wyłączenie przepływu pracy: zaplanuj wyłączenie przepływu pracy po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy.

Powiadomienia o wydajności( tylkodla przedsiębiorstw )

Przed skonfigurowaniem powiadomień w edytorze przepływu pracy należy upewnić się, że powiadomienia użytkownika są włączone.

Podczas gdy superadministratorzy na kontach Enterprise mogą ustawić domyślne preferencje powiadomień dla innych użytkowników, preferencje ustawione przez poszczególnych użytkowników będą miały pierwszeństwo przed domyślnymi. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu powiadomień dla użytkowników w HubSpot.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• U góry kliknij kartę E-mail .
• W sekcji E-mail kliknij, aby włączyć przełącznik umożliwiający otrzymywanie powiadomień e-mail na skrzynkę odbiorczą.
• Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Przepływy pracy .
• Zaznacz pola wyboru obok odpowiednich typów powiadomień.
  

Ustawianie powiadomień przepływu pracy

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy, w lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W sekcji Wydajność w prawym panelu skonfiguruj następujące elementy:
  • Otrzymuj powiadomienia, gdy ten przepływ pracy wymaga przeglądu: powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy status przepływu pracy zmieni się na Wymaga przeglądu .
    • Otrzymasz powiadomienie, gdy po raz pierwszy wystąpią jakiekolwiek problemy w tym przepływie pracy.
    • Po sprawdzeniu błędów status zmieni się na Sprawdzony.
    • Jeśli pojawią się nowe problemy lub jeśli pojawią się już sprawdzone problemy, status zmieni się z powrotem na Przegląd potrzeb i ponownie uruchomi powiadomienie.

• • Otrzymuj powiadomienia o zmianach wskaźnika rejestracji : powiadamiaj użytkowników i zespoły za każdym razem, gdy wskaźnik rejestracji przepływu pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego progu. Możesz użyć Breeze Intelligence, aby określić ten próg lub ręcznie ustawić wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwolić powiadomienie.
    • Użyj Breeze Intelligence: użyj Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot, aby automatycznie wykrywać nietypowe zmiany wskaźników rejestracji.
      • Breeze Intelligence porówna wskaźnik rejestracji każdego dnia z wzorcem rejestracji w ciągu ostatniego miesiąca. Nietypowe spadki lub skoki wskaźników rejestracji będą powodować powiadomienia e-mail.
      • Korzystając z tego ustawienia, użytkownicy nie muszą ustawiać progu.
    • Użyj ręcznego zakresu : ręcznie ustaw wskaźnik wzrostu lub spadku, aby wyzwalać powiadomienia e-mail. Po wybraniu tej opcji należy skonfigurować następujące elementy:
      • Sprawdź liczbę: wybór, czy liczba rejestracji ma być sprawdzana co tydzień czy codziennie .
        • Cotygodniowo : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail w każdy piątek o godzinie 10:00, jeśli wskaźniki rejestracji w przepływie pracy z tygodnia na tydzień wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
        • Codziennie : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail codziennie o 10 rano, jeśli dzienne wskaźniki rejestracji dla przepływu pracy wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
      • Zwiększono co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie, jeśli liczba rejestracji wzrośnie.
        • Jeśli wskaźniki rejestracji wzrosną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie e-mail o przepływie pracy.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zwiększonej liczby rejestracji w przepływie pracy.
      • Zmniejszono o co najmniej: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie, jeśli liczba zapisów spadnie.
        • Jeśli wskaźniki rejestracji spadną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie e-mail o przepływie pracy.
        • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zmniejszenia liczby zapisów w przepływie pracy.

• • Odbiorcy powiadomień: jeśli opcja Otrzymuj powiadomienia, gdy ten przepływ pracy wymaga przeglądu lub Otrzymuj powiadomienia, jeśli zmieni się wskaźnik rejestracji jest włączona, to pole zostanie wyświetlone. Możesz wybrać wysyłanie odpowiednich powiadomień do poszczególnych użytkowników lub określonych zespołów.

    • Wyślij do tych użytkowników: wybierz określonych użytkowników, aby wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać te wiadomości e-mail.
    • Wyślij do tych zespołów: wybierz określone zespoły, aby wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać tę wiadomość e-mail.
      

Połączenia

W przepływach pracy opartych na kontaktach można określić, czy kontakt powinien zostać wyrejestrowany z innych przepływów pracy po zarejestrowaniu w wybranym przepływie pracy. Ustawienie będzie miało zastosowanie tylko w momencie rejestracji, nie spowoduje wyrejestrowania kontaktu z innych przepływów pracy w przyszłości. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..

• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia.
• W prawym panelu, w sekcji Połączenia , włącz przełącznik Odwiąż kontakty z innych przepływów pracy, gdy są zarejestrowane w tym przepływie pracy. Następnie wybierz przepływy pracy, z których kontakt powinien zostać wyrejestrowany:
  • Wyrejestruj ze wszystkich innych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów pracy w momencie rejestracji.
  • Wyrejestruj z określonych przepływów pracy: kontakt zostanie usunięty z określonych przepływów pracy w momencie rejestracji.
    • Aby wybrać przepływ pracy, kliknij menu rozwijane i zaznacz pola wyboru obok przepływu pracy, z którego chcesz usunąć kontakty.
    • Aby usunąć przepływ pracy z tego ustawienia, kliknij ikonę x obok nazwy przepływu pracy.