Zarządzanie ustawieniami przepływu pracy

Na karcie Ustawienia i powiadomienia przepływu pracy można zarządzać czasem wykonywania akcji, ustawiać wyzwalacze anulowania rejestracji, dodawać powiązane kampanie, zezwalać na rejestrację Salesforce i konfigurować powiadomienia związane z przepływem pracy.

Aby uzyskać dostęp do ustawień przepływu pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• Kliknij nazwę przepływu pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij kartę Ustawienia i powiadomienia .

Ogólne

Na stronie Ogólne można zarządzać czasem wykonywania akcji dla wszystkich typów przepływów pracy. W przepływach pracy opartych na kontaktach można zezwolić na rejestrowanie kontaktów z Salesforce i powiązać przepływy pracy z kampaniami.

Na stronie Ogólne edytora przepływu pracy skonfiguruj następujące elementy:

• W jakich godzinach mają być wykonywane akcje: określ, kiedy rekordy mogą wykonywać akcje przepływu pracy w oparciu o strefę czasową konta. Domyślnie akcje przepływu pracy będą wykonywane, gdy tylko zarejestrowany rekord dotrze do akcji. Określając ramy czasowe wykonania, należy pamiętać o następujących kwestiach:
  • Jeśli przepływ pracy nie ma daty wstrzymania:
    • Jeśli rekord dotrze do działania poza określonym oknem czasu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu działania na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.

• • Jeśli przepływ pracy ma datę wstrzymania:
    • Jeśli rekord osiągnie działanie poza określonymi godzinami wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na najwcześniejszy dostępny czas w następnym dostępnym dniu.
    • Jeśli rekord osiągnie działanie w określonych godzinach wykonania, ale nie w określonym dniu wykonania, przepływ pracy podejmie próbę zmiany harmonogramu na ten sam czas w następnym dostępnym dniu.
  • Aby zapobiec przeciążeniu przepływu pracy, akcje są ponownie zaplanowane do wykonania w ciągu 15-minutowego okna. Na przykład, jeśli następny dostępny czas to 9:00 rano, akcje zostaną przełożone między 9:00 a 9:15 rano.
  • Opóźnienia i rozgałęzienia if/then nie są przekładane, ale następująca akcja będzie. Na przykład przepływ pracy oparty na transakcji jest ustawiony tak, aby wykonywać akcje tylko od poniedziałku do czwartku, od 9:00 do 17:00. Transakcja wchodzi w 2-dniowe opóźnienie w czwartek, a następnie wychodzi z opóźnienia w sobotę. Następna akcja zostanie przełożona na poniedziałek między 9:00 a 9:15 rano.

• Wjakich nadchodzących datach chcesz wstrzymać wykonywanie akcji: wstrzymaj przepływ pracy, aby zapobiec wykonywaniu akcji w określonych datach. Można również ustawić daty wstrzymania w skali roku. W tych datach, gdy rekord osiągnie działanie, zostanie ono wstrzymane do następnej dostępnej daty. Podczas korzystania z dat wstrzymania należy pamiętać o następujących kwestiach:

  • Daty wstrzymania uwzględniają inne ustawienia daty podczas zmiany harmonogramu działań. Na przykład przepływ pracy jest ustawiony tak, aby wykonywać działania tylko od poniedziałku do środy w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeśli dodasz datę wstrzymania, która ma miejsce w środę, następna akcja zostanie przełożona na następny poniedziałek o 9:00.
  • Rekordy będą nadal rejestrować się i wprowadzać opóźnienia oraz gałęzie if/then w dniach wstrzymania. Gdy opuszczą opóźnienie lub gałąź if/then, zostaną wstrzymane w następnym działaniu.
• Zezwalaj na rejestrowanie kontaktów w tym przepływie pracy z Salesforce: jeśli zainstalowałeś integrację Sales force i dodałeś okno HubSpot Visualforce, możesz wybrać opcję rejestrowania potencjalnych klientów i kontaktów Salesforce, które zostały zsynchronizowane z HubSpot, w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu potencjalnych klientów lub kontaktów Salesforce w przepływach pracy HubSpot bezpośrednio z Salesforce.
• Kampania: powiązanie przepływu pracy opartego na kontaktach z kampanią. To ustawienie jest dostępne tylko dla kont zsubskrypcją Marketing Hub Professional lub Enterprise . Gdy kampania jest powiązana z przepływem pracy, następujące dane będą dostępne w kampanii:
  • Liczba zarejestrowanych kontaktów.
  • Liczba kontaktów, które dołączyły do listy celów. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu celów przepływu pracy.
  • Ogólny współczynnik konwersji przepływu pracy. Jest on obliczany poprzez podzielenie liczby dołączonych do listy celów przez liczbę rozpoczętych przepływów pracy, a następnie pomnożenie przez 100, aby uzyskać wartość procentową.

• Jeśli korzystasz z opcji W jakich godzinach mają być wykonywane akcje lub W jakich nadchodzących datach mają być wstrzymywane akcje, a rekordy zostaną wstrzymane lub przełożone w akcji, akcja wyświetli liczbę tych rekordów. Aby wyświetlić konkretne rekordy i termin ich ponownego zaplanowania:
  • Kliknij działanie.
  • W prawym panelu kliknij kartę [Obiekt] w działaniu.

Wyrejestrowanie i wstrzymanie

W przepływach pracy opartych na kontaktach można zarządzać rejestrowaniem scalonych kontaktów, usuwać kontakty, które nie spełniają już kryteriów rejestracji, i zapobiegać rejestrowaniu kontaktów na określonych listach.

W innych typach przepływów pracy można ustawić kryteria anulowania rejestracji aktywnych rekordów, a także uniemożliwić ich rejestrację lub ponowną rejestrację.

Zarządzanie wyrejestrowywaniem i blokowaniem w przepływach pracy opartych na kontaktach

Na karcie Wyrejestrowanie i wstrzymanie przepływu pracy opartego na kontakcie skonfiguruj następujące elementy:

• Gdy kontakty zarejestrują się w tym przepływie pracy: zdecyduj, co stanie się z zarejestrowanymi kontaktami, które są również zarejestrowane w innym przepływie pracy. Domyślnie kontakty nie będą usuwane z innych przepływów pracy.
  • Nie usuwajich z innych przepływów pracy: kontakty pozostaną zarejestrowane w innych przepływach pracy. Jest to ustawienie domyślne.
  • Usuń je zewszystkich innych przepływów pracy: gdy kontakt zostanie zarejestrowany w tym przepływie pracy, zostanie usunięty ze wszystkich innych przepływów pracy.
  • Usuń je zokreślonego przepływu pracy: gdy kontakt zostanie zarejestrowany w tym przepływie pracy, zostanie usunięty z określonych przepływów pracy.
• Gdy kontakt nie spełnia już warunków rejestracji, usuń go z tego przepływu pracy: zdecyduj, czy kontakt zostanie usunięty, jeśli nie spełnia już kryteriów wyzwalacza rejestracji podczas rejestracji. Domyślnie kontakty nie są usuwane.
  • Gdy to ustawienie jest ustawione na Tak... kontakty, które nie spełniają kryteriów, nie mogą być rejestrowane ręcznie.
  • Jeśli masz kontakt obecnie zarejestrowany w przepływie pracy, który nie spełniał kryteriów rejestracji przed włączeniem tego ustawienia, nie zostanie on wyrejestrowany, dopóki kontakt nie osiągnie następnej akcji (z wyłączeniem rozgałęzień i opóźnień). Jeśli chcesz, aby kontakt został natychmiast wyrejestrowany, musisz ręcznie go wyrejestrować.
  • Jeśli zarejestrujesz kontakt testowy , który nie spełnia wyzwalaczy rejestracji, gdy to ustawienie jest włączone, zostanie on automatycznie wyrejestrowany z przepływu pracy i nie wykona żadnego z kroków.
• Gdy dwa kontakty zostaną połączone, czy nowo utworzony kontakt powinien zostać zarejestrowany w tym przepływie pracy, jeśli spełnia kryteria wyzwalacza: domyślnie przepływy pracy nie rejestrują połączonych kontaktów, nawet jeśli połączenie oznacza, że kontakt spełnia kryteria rejestracji w przepływie pracy. Połączone kontakty mogą jednak zostać zarejestrowane w przyszłości, jeśli ponownie spełnią kryteria rejestracji, a ponowna rejestracja jest włączona. Na przykład, jeśli wyzwalaczem rejestracji jest wypełnienie dowolnego formularza, po połączeniu kontaktów nie spowoduje to domyślnie zarejestrowania kontaktu w przepływie pracy. Jeśli jednak kontakt ponownie prześle formularz, zostanie zarejestrowany w przepływie pracy.
• Listy wykluczeń dla tego przepływu pracy: dodaj listę kontaktów, których nie chcesz rejestrować.
  • Jeśli lista wykluczeń zostanie usunięta lub jeśli kontakty zostaną usunięte z listy wykluczeń, kontakty te nie zostaną automatycznie zarejestrowane w przepływie pracy, nawet jeśli spełniają wyzwalacze rejestracji przepływu pracy. Będą one kwalifikować się do rejestracji następnym razem, gdy spełnią kryteria rejestracji lub ponownej rejestracji w przepływie pracy.
  • Dodanie listy wykluczeń do przepływu pracy spowoduje wykonanie jednej z trzech czynności w oparciu o bieżący status rejestracji kontaktu:
    • Kontakt nie jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i jest członkiem listy wykluczeń: kontakt nie zostanie zarejestrowany w przepływie pracy, nawet jeśli spełni kryteria rejestracji w późniejszym czasie, i pojawi się w historii przepływu pracy jako znaleziony na liście wykluczeń i niezarejestrowany. Kontaktu nie można również zarejestrować ręcznie.
    • Kontakt jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i jest członkiem listy wykluczeń: kontakt zostanie wyrejestrowany po osiągnięciu następnego kroku w przepływie pracy.
    • Kontakt jest obecnie zarejestrowany w przepływie pracy i nie jest członkiem listy wykluczeń: kontakt pozostanie w przepływie pracy. Jeśli jednak w późniejszym czasie spełni kryteria listy wykluczeń, zostanie wyrejestrowany.
  • Zaplanuj przepływ pracy do automatycznego wyłącz enia: zaplanuj przepływ pracy, aby wyłączyć go po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy.

Ustawianie wyzwalaczy anulowania rejestracji dla innych typów przepływów pracy

W innych typach przepływów pracy wyzwalacze wyrejestrowania usuwają aktywnie zarejestrowane rekordy z przepływu pracy i uniemożliwiają ich rejestrację lub ponowną rejestrację. Skorzystaj z poniższych kroków podczas wyrejestrowywania obiektów z przepływów pracy opartych na firmach, transakcjach, biletach, ofertach, rozmowach, przesyłaniu opinii i kontrahentach.

Aby ustawić wyzwalacze wyrejestrowania:

• Wyrejestruj [typ obiektu], gdy spełnia on następujące kryteria: Kliknij kartę Wyrejestrowanie i wstrzymanie.
• Kliknij przycisk Ustaw wyzwalacze cofnięcia rejestracji.
• W prawym panelu ustaw wyzwalacze anulowania rejestracji. Następnie kliknij przycisk Zastosuj filtr. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach anulowania rejestracji w przepływach pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy anulowania rejestracji, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Zaplanuj przepływ pracy do automatycznego wyłączenia: zaplanuj przepływ pracy, aby wyłączył się po określonej dacie i godzinie. Dowiedz się więcej o wyłączaniu przepływów pracy.
  

Powiadomienia( tylko w wersjiEnterprise )

Na karcie Powiadomienia w ustawieniach przepływu pracy można skonfigurować powiadomienia e-mail, aby ostrzegać użytkowników i zespoły, gdy wskaźnik rejestracji przepływu pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego procentu.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
• U góry kliknij kartę E-mail .
• W sekcji E-mail kliknij, aby włączyć przełącznik umożliwiający otrzymywanie powiadomień e-mail na skrzynkę odbiorczą.
• Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Przepływy pracy .
• Zaznacz pola wyboru obok odpowiednich typów powiadomień.
  

Ustaw odbiorców powiadomień

Ustaw odbiorców powiadomień o konieczności sprawdzenia tego przepływu pracy i dużej zmianie w rejestracji dla określonych użytkowników i zespołów.

• Wyślij do tych użytkowników: wybierz określonych użytkowników do wysyłania wiadomości e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Poszczególni użytkownicy muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać te wiadomości e-mail.
• Wyślij do tych zespołów: wybierz określone zespoły, aby wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o przepływie pracy. Użytkownicy w tych zespołach muszą mieć włączone powiadomienia e-mail o przepływie pracy w swoich ustawieniach, aby otrzymywać tę wiadomość e-mail.
  

Powiadomienia o przeglądzie potrzeb (BETA)

Powiadamianie użytkowników i zespołów za każdym razem, gdy status przepływu pracy zmieni się na Przegląd potrzeb.

• Otrzymasz powiadomienie, gdy po raz pierwszy wystąpią jakiekolwiek problemy w tym przepływie pracy.
• Po sprawdzeniu zgłoszeń status zmieni się na Sprawdzone.
• Jeśli pojawią się nowe problemy lub jeśli pojawią się już sprawdzone problemy, status zmieni się z powrotem na Przegląd potrzeb i ponownie uruchomi powiadomienie.
  

Powiadomienia o zmianie rejestracji w przepływie pracy

Co tydzień wiadomość e-mail zawierająca listę skonfigurowanych przepływów pracy będzie wysyłana do wybranych użytkowników i zespołu.Użytkownicy będą otrzymywać codzienne lub cotygodniowe powiadomienia e-mail z liczbą rejestracji oraz procentowym wzrostem lub spadkiem rejestracji dla wybranych przepływ ów pracy.

• Aby włączyć powiadomienia o zmianie rejestracji w przepływie pracy, kliknij przełącznik Powiadomienie dla tego przepływu pracy jest włączone.
• Sprawdź liczbę rejestracji: wybierz, czy liczba rejestracji ma być sprawdzana co tydzień, czy codziennie .
  • Cotygodniowo : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail w każdy piątek o godzinie 10:00, jeśli wskaźniki rejestracji w przepływie pracy z tygodnia na tydzień wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
  • Codziennie : sprawdzanie i wysyłanie wewnętrznego powiadomienia e-mail codziennie o 10 rano, jeśli dzienne wskaźniki rejestracji dla przepływu pracy wzrosną lub spadną o określoną wartość procentową.
• Trigger if enrollment increased by at least: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie.
  • Jeśli wskaźniki rejestracji wzrosną o więcej niż ten procent, zostanie wysłane powiadomienie e-mail o przepływie pracy.
  • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zwiększonej liczby rejestracji w przepływie pracy.
• Trigger if enrollment decreased by at least: wprowadź wartość procentową, aby uruchomić to powiadomienie.
  • Jeśli wskaźniki rejestracji spadną o więcej niż ten procent, powiadomienie e-mail przepływu pracy zostanie wysłane.
  • Jeśli ta opcja pozostanie pusta, wiadomości e-mail z powiadomieniami nie będą wyzwalane w przypadku zmniejszenia liczby zapisów w przepływie pracy.