Työnkulkuasetusten hallinta

Määritä työnkulun asetukset, joilla voit hallita toimintojen suoritusajankohtaa, työnkulkuun liittyviä ilmoituksia ja työnkulun yhteyksiä. Työnkulkueditorista voit myös määrittää rekisteröinnin poistamisen käynnistimet ja sallia Salesforce-ilmoittautumisen.

Ajoitus

Ajoitusasetusten avulla voit määrittää, milloin työnkulun pitäisi tai ei pitäisi suorittaa toimia ilmoittautumisen jälkeen.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä .
• Napsauta työnkulkueditorin vasemmassa yläkulmassa olevaa Settings (Asetukset) -painiketta.
• Määritä oikeanpuoleisen paneelin Timing-osiossa seuraavat asetukset:
  • Suorita työnkulku: Määritä, milloin tietueet voivat suorittaa työnkulun toimia tilisi aikavyöhykkeen perusteella. Oletusarvoisesti työnkulun toiminnot suoritetaan heti, kun kirjattu tietue saavuttaa toiminnon. Kun määrität suoritusaikoja, ota huomioon seuraavat seikat:
    • Jos työnkululla ei ole taukopäivää:
      • Jos tietue saavuttaa toiminnon määritetyn suoritusaikaikkunan ulkopuolella, työnkulku yrittää siirtää toiminnon aikaisimpaan mahdolliseen aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.

• • • Jos työnkululla on taukopäivä:
      • Jos tietue saavuttaa toiminnon määritettyjen suoritusaikojen ulkopuolella, työnkulku yrittää siirtää työnkulun aikaisimpaan käytettävissä olevaan aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.
      • Jos tietue saavuttaa toiminnon määritettyjen suoritusaikojen aikana, mutta ei määritettynä suorituspäivänä, työnkulku yrittää ajoittaa sen uudelleen samaan aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.
    • Työnkulun ylikuormituksen estämiseksi toimet ajoitetaan uudelleen siten, että ne suoritetaan 15 minuutin sisällä. Jos esimerkiksi seuraava käytettävissä oleva aika on klo 9:00, toimet ajoitetaan uudelleen klo 9:00 - 9:15 väliseksi ajaksi.
    • Viiveitä ja jos/jos-haaroja ei ajoiteta uudelleen, mutta seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen. Esimerkiksi kauppaan perustuva työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista torstaihin klo 9:00-17:00. Kauppa siirtyy 2 päivän viive torstaina ja poistuu viive lauantaina. Seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen maanantaiksi klo 9:00-9:15 väliseksi ajaksi.

  • Älä suorita työnkulkua: Pysäytä työnkulku estääksesi toimintojen suorittamisen tiettyinä päivinä. Voit myös asettaa päivämäärät, jolloin keskeytys tehdään vuosittain. Näinä päivinä, kun tietue saavuttaa toiminnon, se keskeytetään seuraavaan käytettävissä olevaan päivämäärään asti. Kun käytät taukopäivämääriä, huomioi seuraavat seikat:

    • Taukopäivämäärät ottavat muut päivämääräasetukset huomioon, kun toimintoja ajoitetaan uudelleen. Esimerkiksi työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista keskiviikkoon klo 9-17. Jos lisäät taukopäivän, joka ajoittuu keskiviikkoon, seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen seuraavalle maanantaille klo 9.00.
    • Tietueet ilmoittautuvat edelleen ja syöttävät viiveitä ja if/then-haaroja taukopäivinä. Kun he poistuvat viive tai if/then-haara, he keskeyttävät sen sijaan seuraavan toimenpiteen.
  • Aikatauluta työnkulku sammumaan automaattisesti: aikatauluta työnkulku sammumaan tietyn päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Lisätietoja työnkulkujen sammuttamisesta.
    

Ilmoitukset( vainEnterprise )

Ennen kuin määrität ilmoitukset työnkulkueditorissa, varmista, että käyttäjäilmoitukset on otettu käyttöön. Vaikka Enterprise-tilien pääkäyttäjät voivat asettaa oletusarvoiset ilmoitusasetukset muille käyttäjille, yksittäisten käyttäjien asettamat asetukset ovat ensisijaisia oletusasetuksiin nähden. Lisätietoja käyttäjäilmoitusten määrittämisestä HubSpotissa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
• Napsauta yläreunassa Sähköposti-välilehteä .
• Napsauta Sähköposti-kohdassa kytkintä päälle, jotta saat sähköposti-ilmoituksia saapuneet sähköpostit -postilaatikkoosi.
• Selaa alaspäin ja laajenna Työnkulut-osio napsauttamalla sitä.
• Valitse asiaankuuluvien ilmoitustyyppien vieressä olevat valintaruudut.
  

Työnkulkuilmoitusten asettaminen

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä .
• Napsauta työnkulkueditorin vasemmassa yläkulmassa olevaa Settings (Asetukset) -painiketta.
• Määritä oikean paneelin Suorituskyky-osiossa seuraavat asetukset:
  • Get notified when this workflow needs review: Ilmoita käyttäjille ja tiimeille aina, kun työnkulun tila muuttuu tilaan Needs review.
    • Saat ilmoituksen, kun tässä työnkulussa ilmenee ensimmäisen kerran ongelmia.
    • Kun ongelmat on tarkistettu, tila muuttuu tilaan Tarkistettu.
    • Jos uusia ongelmia ilmenee tai jos jo tarkistettuja ongelmia ilmenee uudelleen, tila muuttuu takaisin tilaan Tarvitsee tarkistusta ja käynnistää ilmoituksen uudelleen.

• • Saat ilmoituksen, jos ilmoittautumisprosentti muuttuu: Ilmoita käyttäjille ja tiimeille aina, kun työnkulun ilmoittautumisprosentti nousee tai laskee tietyn kynnysarvon yli. Voit käyttää Breeze Intelligenceä tämän kynnysarvon määrittämiseen tai määrittää manuaalisesti nousu- tai laskunopeuden, joka käynnistää ilmoituksen.
    • Käytä Breeze Intelligenceä: käytä Breezeä, HubSpotin tekoälyä, havaitsemaan automaattisesti epätavalliset muutokset ilmoittautumisasteissa.
      • Breeze Intelligence vertaa ilmoittautumisastetta joka päivä viimeisen kuukauden ilmoittautumismalliin. Epätavalliset notkahdukset tai piikit ilmoittautumisasteissa laukaisevat sähköposti-ilmoitukset.
      • Tätä asetusta käytettäessä käyttäjien ei tarvitse asettaa kynnysarvoa.
    • Käytä manuaalista vaihteluväliä: aseta manuaalisesti nousu- tai laskunopeus, joka laukaisee sähköposti-ilmoitukset. Kun valitset tämän vaihtoehdon, määritä seuraavat asetukset:
      • Tarkista määrä: Valitse, tarkistetaanko ilmoittautumisten määrä viikoittain vai päivittäin.
        • Viikoittain: Tarkista ja lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka perjantai klo 10.00, jos työnkulun ilmoittautumismäärät kasvavat tai laskevat määritetyn prosenttiosuuden verran viikoittain.
        • Päivittäin: Tarkista ja lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka päivä klo 10 aamulla, jos työnkulun päivittäiset ilmoittautumismäärät kasvavat tai pienenevät määritetyn prosenttiosuuden verran.
      • Lisääntynyt vähintään: anna prosenttiosuus, jonka mukaan ilmoitus käynnistyy, jos ilmoittautuminen lisääntyy.
        • Jos ilmoittautumismäärät kasvavat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään.
        • Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei käynnistetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät kasvavat.
      • Vähentynyt vähintään: Anna prosenttiosuus, jolla tämä ilmoitus käynnistetään, jos ilmoittautuminen vähenee.
        • Jos ilmoittautumismäärät laskevat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään.
        • Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei lähetetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät vähenevät.

• • Ilmoitusten vastaanottajat: Jos Ilmoita, kun tämä työnkulku on tarkistettava tai Ilmoita, jos ilmoittautumisprosentti muuttuu -vaihtoehto on kytketty päälle, tämä kenttä tulee näkyviin. Voit valita, lähetetäänkö vastaavat ilmoitukset yksittäisille käyttäjille vai tietyille tiimeille.

    • Lähetä näille käyttäjille: Valitse tietyt käyttäjät, joille työnkulun ilmoitussähköposti lähetetään. Yksittäisten käyttäjien asetuksissa on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.
    • Lähetä näille tiimeille: Valitse tietyt tiimit, joille lähetetään työnkulkuilmoitussähköposti. Näiden tiimien käyttäjillä on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä asetuksissaan, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.
      

Yhteydet

Yhteyshenkilöpohjaisissa työnkuluissa voit määrittää, pitääkö yhteyshenkilön poistua muista työnkuluista, kun hänet on kirjattu valittuun työnkulkuun. Asetusta sovelletaan vain rekisteröintihetkellä, se ei poista kontaktin rekisteröintiä muista työnkuluista tulevaisuudessa. Oletusarvoisesti tämä asetus on pois käytöstä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.

• Napsauta työnkulun nimeä .
• Valitse vasemmassa yläkulmassa Asetukset.
• Vaihda oikeassa paneelissa Connections (Yhteydet ) -osiossa Unenroll contacts from other workflow when enrolled in this workflow switch ( Poista yhteystietojen rekisteröinti muista työnkuluista, kun ne on kirjattu tähän työnkulkuun ). Valitse sitten, mistä työnkuluista yhteyshenkilön pitäisi poistua:
  • Unenroll from all other workflows (Poista ilmoittautuminen kaikista muista työnkuluista ): Yhteyshenkilö poistetaan kaikista muista työnkuluista ilmoittautumisen yhteydessä.
  • Poista ilmoittautuminen tietyistä työnkuluista: yhteyshenkilö poistetaan tietyistä työnkuluista ilmoittautumisen yhteydessä.
    • Voit valita työnkulun napsauttamalla pudotusvalikkoa ja valitsemalla sen työnkulun vieressä olevat valintaruudut, josta haluat poistaa yhteystiedot.
    • Voit poistaa työnkulun tästä asetuksesta napsauttamalla työnkulun nimen vieressä olevaa x-kuvaketta .
      

Rekisteröinnin lopettaminen

Yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit hallita yhdistettyjen yhteystietojen rekisteröintiä, poistaa yhteystietoja, jotka eivät enää täytä rekisteröintikriteerejä, ja estää yhteystietojen rekisteröinnin tiettyihin luetteloihin.

Muissa työnkulutyypeissä voit määrittää kriteerit aktiivisten tietueiden poistamiselle ja myös estää niiden rekisteröinnin tai uudelleenrekisteröinnin.

Rekisteröinnin poistamisen hallinta yhteyshenkilöpohjaisissa työnkuluissa

Yhteystietopohjaisen työnkulun Rekisteröinnin poistaminen ja poistaminen -välilehdellä:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä .
• Napsauta työnkulkueditorissa Muokkaa > Muokkaa ilmoittautumislaukaisinta.
• Laajenna Ilmoittautuminen-välilehdellä Ilmoittautumisasetukset . Tämän jälkeen voit määrittää seuraavat asetukset:
  • Rekisteröi, kun yhteystietoja yhdistetään: Oletusarvoisesti työnkulut eivät rekisteröi yhdistettyjä yhteystietoja, vaikka yhteystieto täyttäisi työnkulun rekisteröintikriteerit. Yhdistetyt yhteyshenkilöt voidaan kuitenkin myöhemmin rekisteröidä, jos ne täyttävät rekisteröinnin käynnistimet uudelleen ja uudelleenrekisteröinti on käytössä. Esimerkiksi ilmoittautumisen laukaiseva tekijä on on täyttänyt Minkä tahansa lomakkeen lähettäminen millä tahansa sivulla. Kun kaksi yhteystietoa, jotka ovat aiemmin täyttäneet lomakkeita, yhdistetään, uusi yhteystieto ei rekisteröidy työnkulkuun. Jos yhdistetty yhteyshenkilö kuitenkin lähettää myöhemmin uudelleen lomakkeen, hänet rekisteröidään työnkulkuun.
  • Salli yhteyshenkilöiden rekisteröinti tähän työnkulkuun Salesforcesta: Jos olet asentanut Salesforce-integraation ja lisännyt HubSpot Visualforce -ikkunan, voit valita, että HubSpotiin synkronoidut Salesforce-johtajat ja -yhteyshenkilöt rekisteröidään yhteyshenkilöpohjaisiin työnkulkuihin. Lue lisää Salesforce-leadien tai -kontaktien kirjaamisesta HubSpot-työnkulkuihin suoraan Salesforcesta.
    
    

• Voit hallita rekisteröinnin poistoasetuksia napsauttamalla vasemmassa paneelissa Rekisteröinnin poisto -välilehteä. Sen jälkeen voit määrittää seuraavat asetukset:
  
  • Yhteyshenkilöt ovat estoluettelo tai liittyvät siihen: Lisää luettelo yhteystiedoista, joita et halua rekisteröidä.
    • Jos estoluettelo poistetaan tai jos yhteystietoja poistetaan estoluettelo, nämä yhteystiedot eivät rekisteröidy automaattisesti työnkulkuun, vaikka ne täyttäisivät työnkulun rekisteröinnin käynnistimet. Ne voidaan rekisteröidä, kun ne seuraavan kerran täyttävät työnkulun rekisteröinti- tai uudelleenrekisteröintiperusteet.
    • estoluettelo lisääminen työnkulkuun tekee yhden kolmesta asiasta riippuen yhteyshenkilön tämänhetkisestä ilmoittautumistilanteesta:
      • Yhteyshenkilöä ei ole tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja hän on estoluettelo jäsen : Yhteyshenkilöä ei kirjata työnkulkuun, vaikka hän täyttäisikin kirjoitusperusteet myöhemmin, ja hän näkyy työnkulun historiassa estoluettelo ja ei ole kirjattu työnkulkuun. Yhteyshenkilöä ei voi myöskään kirjata manuaalisesti.
      • Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja on estoluettelo jäsen: Yhteyshenkilö poistetaan, kun hän pääsee työnkulun seuraavaan suoritettavaan vaiheeseen, kuten Lähetä sähköpostia -toimintoon. Yhteyshenkilön rekisteröintiä ei poisteta haaroitus-, viive tai siirtymistoimintojen aikana.
      • Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun eikä kuulu estoluettelo: Yhteyshenkilö pysyy työnkulussa. Jos yhteyshenkilö kuitenkin täyttää estoluettelo kriteerit myöhemmin, hänen rekisteröintinsä poistetaan.
  • Yhteyshenkilöt täyttävät tavoitteen: Yhteyshenkilöt poistetaan, kun ne täyttävät määritetyn tavoitteen. Lisätietoja tavoitteiden käyttämisestä yhteystietopohjaisissa työnkuluissa.

• • Yhteyshenkilö ei enää täytä ilmoittautumiskriteerejä: päätä, poistetaanko yhteyshenkilö, jos hän ei enää täytä ilmoittautumisen käynnistyskriteerejä ilmoittautumisen aikana. Oletusarvoisesti tämä asetus ei ole käytössä. Tätä asetusta sovelletaan vain Kun suodatinkriteerit täyttyvät -ilmoittautumislaukaisimiin.
    • Kun tämä asetus on valittuna, yhteystietoja, jotka eivät täytä kriteerejä, ei voida kirjata manuaalisesti.
    • Jos työnkulussa on tällä hetkellä kirjattu yhteyshenkilö, joka ei täyttänyt kirjautumisen käynnistäviä kriteerejä ennen kuin tämä asetus otettiin käyttöön, yhteyshenkilön kirjautumista ei poisteta, ennen kuin yhteyshenkilö saavuttaa seuraavan toiminnon (lukuun ottamatta haaroja ja viiveitä). Jos haluat, että yhteyshenkilö poistetaan välittömästi, sinun on poistettava yhteyshenkilön rekisteröinti manuaalisesti.
    • Jos rekisteröit testikontaktin , joka ei täytä rekisteröinnin käynnistäviä tekijöitä, kun tämä asetus on käytössä, hänet poistetaan automaattisesti työnkulusta eikä hän suorita mitään vaiheita.
      

Aseta rekisteröinnin poistamisen käynnistimet muille työnkulutyypeille

Muissa työnkulkutyypeissä kirjautumisen poistamisen käynnistimet poistavat aktiivisesti kirjatut tietueet työnkulusta ja estävät niitä kirjautumasta tai kirjautumasta uudelleen. Käytä alla olevia ohjeita, kun poistat kohteiden rekisteröinnin yritys-, kauppa-, lippu-, tarjous-, keskustelu-, palautteen lähetys- ja urakoitsijapohjaisista työnkuluista.

Rekisteröinnin poistamisen käynnistimien asettaminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä .
• Napsauta työnkulkueditorissa Muokkaa > Muokkaa ilmoittautumislaukaisinta.
• Napsauta yläreunassa Unenrolment-välilehteä .
• Napsauta + Lisää kriteerit.
• Määritä vasemmassa paneelissa rekisteröinnin poistamisen käynnistimet. Napsauta sitten Käytä suodatinta. Lisätietoja työnkuluissa olevista rekisteröinnin poistamisen laukaisimista.
• Lisää tarpeen mukaan lisää rekisteröinnin poistamisen käynnistäviä tekijöitä ja napsauta sitten Tallenna.