Työnkulkuasetusten hallinta

Työnkulun Asetukset ja ilmoitukset -välilehdellä voit hallita, milloin toimintojen tulisi suorittaa, asettaa rekisteröinnin poistamisen käynnistimet, lisätä siihen liittyviä kampanjoita, sallia Salesforce-ilmoittautumisen ja määrittää työnkulkuun liittyviä ilmoituksia.

Pääset työnkulun asetuksiin:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
• Napsauta työnkulun nimeä .
• Napsauta työnkulun editorissa Asetukset ja ilmoitukset -välilehteä.

Yleistä

Yleistä-sivulla voit hallita viikonpäiviä ja kellonaikoja, jolloin toimet voidaan suorittaa kaikkien työnkulutyyppien osalta. Yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit sallia yhteystietojen rekisteröinnin Salesforce-ohjelmasta ja yhdistää työnkulut kampanjoihin.

Määritä työnkulkueditorin Yleistä-sivulla seuraavat asetukset:

• Mihin kellonaikoihin haluat, että toimet suoritetaan: Määritä, milloin tietueet voivat suorittaa työnkulun toimia tilisi aikavyöhykkeen perusteella. Oletusarvoisesti työnkulkutoiminnot suoritetaan heti, kun ilmoittautunut tietue saavuttaa toiminnon. Kun määrität suoritusaikoja, ota huomioon seuraavat seikat:
  • Kun tietue saavuttaa toiminnon asetetun aikarajan ulkopuolella, työnkulku yrittää siirtää toiminnon samaan aikaan seuraavana vapaana päivänä. Jos toimenpiteen ajankohta on kuitenkin määritetyn aikakehyksen ulkopuolella, työnkulku siirtää toimenpiteen sen sijaan aikaisimpaan käytettävissä olevaan aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.
  • Työnkulun ylikuormituksen estämiseksi toimet ajoitetaan uudelleen siten, että ne suoritetaan 15 minuutin sisällä. Jos esimerkiksi seuraava käytettävissä oleva aika on klo 9:00, toimet ajoitetaan uudelleen klo 9:00 - 9:15 väliseksi ajaksi.
  • Viiveitä ja if/then-haaroja ei ajoiteta uudelleen, mutta niitä seuraavia toimintoja ajoitetaan. Esimerkiksi kauppaan perustuva työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista torstaihin klo 9:00-17:00. Kauppa siirtyy kahden päivän viiveeseen torstaina ja poistuu viiveestä lauantaina. Seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen maanantaille klo 9:00 - 9:15 väliseksi ajaksi.

• Mitkä tulevat päivämäärät haluat keskeyttää toimintojen suorittamisen: Työnkulun keskeyttäminen estää toimintojen suorittamisen tiettyinä päivinä. Voit myös asettaa päivämäärät, jolloin toimintojen keskeyttäminen tapahtuu vuosittain. Näinä päivinä, kun tietue saavuttaa toiminnon, se keskeytetään seuraavaan käytettävissä olevaan päivämäärään asti. Kun käytät taukopäivämääriä, huomioi seuraavat seikat:

  • Taukopäivämäärät ottavat muut päivämääräasetukset huomioon, kun toimintoja ajoitetaan uudelleen. Esimerkiksi työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista keskiviikkoon klo 9-17. Jos lisäät taukopäivän, joka ajoittuu keskiviikkoon, seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen seuraavalle maanantaille klo 9.00.
  • Tietueet ilmoittautuvat edelleen ja syöttävät viiveitä ja if/then-haaroja taukopäivinä. Kun he poistuvat viiveestä tai if/then-haarasta, he keskeyttävät sen sijaan seuraavan toimenpiteen.
• Salli yhteyshenkilöiden kirjaaminen tähän työnkulkuun Salesforcesta: Jos olet asentanut Salesforce-integraation ja lisännyt HubSpot Visualforce -ikkunan, voit valita, että HubSpotiin synkronoidut Salesforce-olehdet ja yhteyshenkilöt kirjataan yhteyshenkilöpohjaisiin työnkulkuihin. Lue lisää Salesforce-leadien tai -kontaktien kirjaamisesta HubSpot-työnkulkuihin suoraan Salesforcesta.
• Kampanja: Yhdistä yhteyshenkilöpohjainen työnkulku kampanjaan. Tämä asetus on käytettävissä vain tileillä, joilla on Marketing Hub Professional- taiEnterprise-tilaus . Kun kampanja on liitetty työnkulkuun, seuraavat tiedot ovat käytettävissä kampanjassa:
  • Ilmoittautuneiden yhteystietojen määrä.
  • Tavoiteluetteloon liittyneiden yhteystietojen määrä. Lisätietoja työnkulun tavoitteiden määrittämisestä.
  • Työnkulun yleinen muuntumisaste. Tämä lasketaan jakamalla Liittynyt-tavoiteluettelon määrä Aloitetun työnkulun määrällä ja kertomalla se sitten 100:lla prosenttiluvun saamiseksi.

• Jos käytät asetuksia Mihin kellonaikoihin haluat, että toiminnot suoritetaan? tai Mihin tuleviin päivämääriin haluat, että toimintojen suorittaminen keskeytetään? ja tietueet keskeytetään tai ajoitetaan uudelleen toiminnossa, toiminnossa näytetään näiden tietueiden määrä. Voit tarkastella tiettyjä tietueita ja sitä, milloin niiden suorittaminen on ajoitettu uudelleen:
  • Napsauta toimintoa.
  • Napsauta oikeassa paneelissa [Kohde] toiminnossa -välilehteä.

Rekisteröinnin poistaminen ja poistaminen

Yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit hallita yhdistettyjen yhteystietojen rekisteröintiä, poistaa yhteystietoja, jotka eivät enää täytä rekisteröintikriteerejä, ja estää yhteystietojen rekisteröinnin tiettyihin luetteloihin.

Muissa työnkulutyypeissä voit määrittää kriteerit, joiden perusteella aktiiviset tietueet poistetaan rekisteristä ja estetään niiden rekisteröinti tai uudelleenrekisteröinti.

Rekisteröinnin poistamisen ja estämisen hallinta yhteystietopohjaisissa työnkuluissa.

Määritä yhteystietopohjaisen työnkulun Rekisteröinnin poistaminen ja estäminen -välilehdellä seuraavat asetukset:

• Kun yhteystietoja rekisteröidään tähän työnkulkuun: Tämän työnkulkuasetuksen avulla voit päättää, mitä tapahtuu rekisteröidyille yhteystiedoille, jotka on rekisteröity myös toiseen työnkulkuun. Oletusarvoisesti yhteystietoja ei poisteta muista työnkuluista.
  • Älä poista niitä muista työnkuluista: Yhteystiedot pysyvät kirjattuina muihin työnkulkuihin.
  • Poista ne kaikista muista työnkuluista: kun yhteyshenkilö on kirjattu tähän työnkulkuun, hänet poistetaan kaikista muista työnkuluista.
  • Poista heidät tietystä työnkulusta: Kun yhteyshenkilö on kirjattu tähän työnkulkuun, hänet poistetaan mistä tahansa pudotusvalikosta valitsemastasi työnkulusta.
• Kun yhteyshenkilö ei enää täytä ilmoittautumisehtoja, poista hänet tästä työnkulusta?: Tämä asetus määrittää, poistetaanko yhteyshenkilö, jos hän ei enää täytä ilmoittautumisen käynnistysehtoja ilmoittautumisen aikana. Oletusarvoisesti yhteystietoja ei poisteta.
  • Kun tämän asetuksen arvoksi on asetettu Kyllä, yhteystietoja, jotka eivät täytä kriteerejä, ei voida kirjata manuaalisesti.
  • Jos työnkulussa on tällä hetkellä kirjattu yhteyshenkilö, joka ei täyttänyt kirjautumisen käynnistysperusteita ennen tämän asetuksen ottamista käyttöön, häntä ei poisteta työnkulusta ennen kuin yhteyshenkilö saavuttaa seuraavan toiminnon (lukuun ottamatta haaroja ja viiveitä). Jos haluat, että yhteyshenkilö poistetaan välittömästi, sinun on poistettava yhteyshenkilön rekisteröinti manuaalisesti.
  • Jos rekisteröit testiyhteystiedon , joka ei täytä rekisteröinnin käynnistäviä tekijöitä, kun tämä asetus on käytössä, hänet poistetaan automaattisesti työnkulusta eikä hän suorita mitään vaiheita.
• Kun kaksi yhteystietoa yhdistetään, pitäisikö uuden luodun yhteystiedon rekisteröityä tähän työnkulkuun, jos se täyttää käynnistyskriteerit?: Oletusarvoisesti työnkulut eivät rekisteröi yhdistettyjä yhteystietoja, vaikka yhdistäminen tarkoittaisi, että yhteystieto täyttää työnkulun rekisteröintikriteerit. Yhdistetyt yhteyshenkilöt voivat kuitenkin ilmoittautua tulevaisuudessa, jos he täyttävät ilmoittautumisen käynnistävät kriteerit uudelleen ja uudelleen ilmoittautuminen on otettu käyttöön. Jos esimerkiksi ilmoittautumislaukaisijana on täytetty lomake [X], kun yhteystiedot yhdistetään, tämä ei oletusarvoisesti merkitse yhteystietoa työnkulkuun. Jos yhteyshenkilö kuitenkin täyttää lomakkeen uudelleen, hänet kirjataan työnkulkuun.
• Tämän työnkulun estoluettelot: Lisää luettelo yhteystiedoista, joita et halua ottaa mukaan työnkulkuun.
  • Jos estoluettelo poistetaan työnkulun asetuksista tai jos yhteyshenkilöt poistetaan estoluettelosta, nämä yhteyshenkilöt eivät rekisteröidy automaattisesti työnkulkuun, vaikka he täyttäisivätkin työnkulun rekisteröinnin käynnistysehdot. He ovat oikeutettuja rekisteröitymään, kun he seuraavan kerran täyttävät työnkulun rekisteröinti- tai uudelleenrekisteröintiperusteet.
  • Estoluettelon lisääminen työnkulkuun tekee yhden kolmesta asiasta riippuen yhteyshenkilön tämänhetkisestä ilmoittautumistilanteesta:
    • Yhteyshenkilöä ei ole tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja hän ontukilistan jäsen: Yhteyshenkilöä ei kirjata työnkulkuun, vaikka hän täyttäisikin kirjoitusperusteet myöhemmin, ja hän näkyy työnkulun historiassa tukilistalla ja ei ole kirjattu. Yhteyshenkilöä ei myöskään voi rekisteröidä manuaalisesti.
    • Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja kuuluu tukahduttamisluetteloon: Yhteyshenkilö poistetaan, kun hän saavuttaa työnkulun seuraavan vaiheen.
    • Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun eikä kuulupoistoluetteloon: Yhteyshenkilö pysyy työnkulussa. Jos yhteyshenkilö kuitenkin täyttää tukahduttamisluettelon kriteerit myöhemmin, hänet poistetaan luettelosta.

Rekisteröinnin poistamisen laukaisimien määrittäminen muille työnkulutyypeille

Muissa työnkulutyypeissä kirjautumisen poistamisen käynnistimet poistavat aktiivisesti kirjatut tietueet työnkulusta ja estävät niitä kirjautumasta tai kirjautumasta uudelleen. Käytä alla olevia ohjeita, kun poistat kohteiden rekisteröinnin yritys-, kauppa-, lippu-, tarjous-, keskustelu-, palautteen lähetys- ja urakoitsijapohjaisista työnkuluista.

Rekisteröinnin poistamisen käynnistimien asettaminen:

• Napsauta Unenrolment and suppression -välilehteä.
• Napsauta Set unenrollment triggers (Määritä rekisteröinnin poistamisen käynnistimet) -painiketta.
• Aseta oikeassa paneelissa rekisteröinnin poistamisen käynnistimet. Napsauta sitten Käytä suodatinta. Lisätietoja rekisteröinnin poistamisen laukaisimista työnkuluissa.
• Lisää tarvittaessa lisää rekisteröinnin poistamisen käynnistimiä ja napsauta sitten Tallenna.
  
  

Ilmoitukset

Määritä työnkulkuasetusten Ilmoitukset-välilehdellä sähköposti-ilmoitukset, joilla käyttäjiä ja tiimejä varoitetaan, kun työnkulun ilmoittautumisprosentti nousee tai laskee yli tietyn prosenttiosuuden.

Käyttäjän työnkulun ilmoitusasetusten määrittäminen

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
• Napsauta Sähköposti-välilehteä .
• Napsauta Sähköposti-kohdassa kytkintä päälle, jotta saat sähköposti-ilmoitukset saapuneet sähköpostit.
• Vieritä alaspäin ja valitse Työnkulut.
• Valitse Weekly digest of change in workflow enrollments -valintaruutu.
  

Yksittäisten työnkulkujen ilmoitusten määrittäminen( vainEnterprise )

Sähköposti-ilmoitukset on määritettävä työnkulkueditorissa yksittäisille työnkuluille.

Valitse vastaanottajat

• Lähetä sisäiset sähköposti-ilmoitukset käyttäjille: Valitse tietyt käyttäjät, joille lähetetään työnkulun ilmoitussähköposti. Yksittäisten käyttäjien asetuksissa on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.
• Lähetä sisäisiä sähköposti-ilmoituksia tiimeille: Valitse tietyt tiimit, joille lähetetään työnkulkuilmoitussähköposti. Näiden tiimien käyttäjillä on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä asetuksissaan, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.

Ota tarpeiden tarkistamisilmoitukset käyttöön (BETA).

Valitse, haluatko saada ilmoituksen joka kerta, kun työnkulun tila muuttuu tilaan Tarvitsee tarkistusta. Saat ilmoituksen ensimmäisen kerran, kun tässä työnkulussa ilmenee ongelmia. Kun ongelmat on tarkistettu, tila muuttuu tilaan Tarkistettu. Sitten, jos uusia ongelmia ilmenee tai jos jo tarkastettuja ongelmia ilmenee uudelleen, tila muuttuu takaisin tilaan Tarvitsee tarkastelua ja käynnistää ilmoituksen uudelleen.

Työnkulun ilmoittautumismuutosilmoitusten ottaminen käyttöön

Valituille käyttäjille ja tiimille lähetetään joka viikko sähköpostiviesti, joka sisältää luettelon määritetyistä työnkuluista.Käyttäjät saavat viikoittaisen ilmoitussähköpostiviestin, jossa ilmoittautumisten määrä ja prosentuaalinen lisäys tai vähennys heidän valitsemiensa työnkulkujen ilmoittautumisissa .

• Lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka perjantai klo 10, jos tämän työnkulun ilmoittautumismäärät lisääntyvät viikoittain vähintään: Anna prosenttiosuus, jolla tämä ilmoitus käynnistetään. Jos ilmoittautumismäärät kasvavat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään. Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei käynnistetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät kasvavat.
• Lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka perjantai klo 10, jos tämän työnkulun ilmoittautumismäärät laskevat viikoittain vähintään: Anna prosenttiosuus, jolla tämä ilmoitus käynnistetään. Jos ilmoittautumismäärät laskevat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään. Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei lähetetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät vähenevät.